MINISTERIE VAN ECONOMISCHE ZAKEN

9 MAART 2001. - Ministerieel besluit tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Controledienst voor de Verzekeringen

De Minister van Economie, Gelet op de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, inzonderheid op artikel 34, laatste lid, Besluit : Enig artikel. Het huishoudelijk reglement van de Controledienst voor de Verzekeringen, door diens Raad opgemaakt op 16 oktober 2000 wordt goedgekeurd.

Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 februari 2001.

Brussel, 9 maart 2001.

Ch. PICQUE

Bijlage Huishoudelijk reglement van de Controledienst voor de Verzekeringen I. Directiecomité.

Er wordt een Directiecomité opgericht samengesteld uit de Voorzitter van de Controledienst, de Directeur-generaal, de Adviseur-generaal en de Afdelingsdirecteurs.

Het Directiecomité is verantwoordelijk voor het omzetten in een strategie van de politiek van de Controledienst zoals deze door de Raad is vastgesteld. Het waakt over de eenheid van standpunt en de samenwerking tussen de diensten.

Het principe van de collegialiteit in het werk en in het nemen der beslissingen wordt ingesteld.

Dit principe van de collegialiteit betekent enerzijds dat elk voorstel voor de Raad het voorwerp uitmaakt van een collectieve bespreking en dat anderzijds elk wezenlijk probleem waarvan de oplossing de jurisprudentie van de Controledienst uitmaakt, het voorwerp uitmaakt van een gemeenschappelijke beslissing. Bovendien moet ieder belangrijk contact naar buiten toe en dat niet van herhalende aard is, aan het Directiecomité meegedeeld worden.

Indien geen consensus bereikt wordt, neemt de Voorzitter de nodige maatregelen.

In alle gevallen zijn de leden van het Directiecomité gehouden tot de uitsluitende verdediging van het standpunt dat t.a.v. de gecontroleerde ondernemingen ingenomen wordt.

De vergaderingen van het Directiecomité worden in principe wekelijks gehouden. De Voorzitter kan, omwille van programmatiemoeilijkheden, maximum twee vergaderingen per maand uitstellen.

Geregeld geven de Directeurs in grote trekken een uiteenzetting van de werking van hun directie en informeren het Comité over de contacten die zij hadden of zullen hebben naar buiten toe.

Minstens éénmaal per trimester presenteert iedere Afdelingsdirecteur voor wat hem betreft een analyse van de, voordien geformuleerde, bereikte doelstellingen alsook een nieuwe lijst van projecten.

De Voorzitter van de Controledienst stelt de dagorde vast. Ieder lid kan een wezenlijk probleem of een werkingsprobleem voorleggen aan het Comité.

Bij afwezigheid laat een Afdelingsdirecteur zich vervangen door een Adjunct-directeur.

Ten minste tweemaal per jaar vergadert het Comité samen met de Adjunct-directeurs en staat op de dagorde de interne communicatie in de Controledienst.

Het Comité duidt de ambtenaar aan belast met het secretariaat ervan en kan zich laten bijstaan door ambtenaren in de hoedanigheid van technici.

Wanneer het Comité zetelt als college dat tussenkomt in de evaluatieprocedure van het personeel kan het bij eenvoudige meerderheid een evaluatie bepalen die niet overeenstemt met de voorgestelde kwotering.

II. Taakverdeling.

A. De Voorzitter. 1. Delegaties. Onverminderd de eventuele bevoegdheden die de Raad hem in de toekomst nog zou delegeren, is de Voorzitter gemachtigd om namens de Raad : - alle beslissingen te nemen inzake toepassing van het administratief en geldelijk statuut van het personeel, met uitzondering van benoemingen, bevorderingen, het toekennen van hogere functies en het nemen van tuchtmaatregelen; - delegatie te verlenen aan de ambtenaren die belast zijn met de controle in de ondernemingen; - toelating te geven aan de ambtenaren voor het vervullen van opdrachten in het buitenland; - uitgaven voor gelijk welk bedrag toe te staan. 2. Bestuurstaken. De Voorzitter, die toeziet op de uitvoering van het activiteitsprogramma vastgesteld door de Raad : - roept het Directiecomité samen, zit het voor en coördineert ermee de activiteiten van de verschillende directies; - zorgt voor het opmaken van het jaarverslag; - verzekert de verbinding tussen het Directiecomité en de Raad; - zorgt voor de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad en voor de uitvoering van de genomen beslissingen.

B. De Algemene Directie.

De Directeur-generaal, Leidend ambtenaar : - zit het Directiecomité voor bij afwezigheid van de Voorzitter; - waakt, samen met de Voorzitter, over de goede werking van de administratie van de Controledienst en neemt daartoe alle nuttige maatregelen bij dienstorder; - waakt over de tucht; - ziet, samen met de Voorzitter, toe op de uitvoering van de beslissingen van de Raad en van het Directiecomité; - neemt deel aan vergaderingen die meerdere directies betreffen; - kan door de Raad of door de Voorzitter belast worden met opdrachten van algemene aard; - is gemachtigd om namens de Raad uitgaven van minder dan 250 000 BEF toe te staan. (Dit bedrag wordt aangepast aan de schommeling van het indexcijfer der consumptieprijzen, de vertrekindex is 138,01).

De Adviseur-generaal, Adjunct-leidend ambtenaar, staat de Directeur-generaal bij en vervangt hem, bij zijn afwezigheid. Zij kunnen onder elkaar een verdeling van deze taken overeenkomen.

C. De Afdelingsdirecteurs en de Adjunct-directeurs.

De Controledienst omvat directies, elk onder de verantwoordelijkheid van een Afdelingsdirecteur. Deze wordt bijgestaan door één of meerdere Adjunct-directeurs. De Afdelingsdirecteur en zijn Adjunct-directeur(s) stellen samen de doelstellingen van hun directie vast, met het oog op de realisatie van de strategie bepaald door het Directiecomité, aan wie zij verslag uitbrengen. Ze zorgen ervoor dat ieder medewerker een duidelijke plaats en rol heeft in de organisatie van de directie alsook dat capaciteiten en werktijd optimaal benut worden.

D. Het hoofd van de boekhouding.

Het hoofd van de boekhouding is gemachtigd om namens de Raad uitgaven toe te staan van minder dan 100 000 BEF. (Dit bedrag wordt aangepast aan de schommeling van het indexcijfer der consumptieprijzen, de vertrekindex is 138,01).

III. Personeel loopbaan.

De bevorderingen door verhoging in graad of door overgang naar het hoger niveau alsook de benoemingen door verandering van graad gebeuren overeenkomstig de regels bepaald in het personeelsstatuut.

Wanneer de Raad een betrekking heeft open verklaard, wordt die beslissing door de Leidend ambtenaar, bij dienstorder en door aanplakking, ter kennis gebracht van de ambtenaren die de voorwaarden vervullen. Die ambtenaren tekenen en dagtekenen die dienstorder. Voor de vacature van een betrekking van rang 15 of 16 gebeurt die bekendmaking door de Voorzitter.

Een exemplaar van die dienstorder wordt bij een ter post aangetekende brief gezonden aan de ambtenaren die tijdelijk uit de dienst verwijderd zijn en zich in een der administratieve standen bevinden waarin zij hun aanspraken op bevordering mogen doen gelden. Die brief wordt hun toegezonden aan het door hen laatst opgegeven adres.

De in het vorige lid bedoelde ambtenaren zijn ertoe gehouden aan de afdeling belast met de algemene zaken het adres van hun verblijfplaats mede te delen waar hun de benoemingsvoorstellen kunnen worden betekend.

De sollicitaties moeten worden ingediend bij een ter post aangetekende brief, gericht aan de Leidend ambtenaar, behalve indien het gaat om een betrekking van rang 15 of 16. In dit geval moet de brief aan de Voorzitter worden gericht. De brief moet ter post worden afgegeven voor het verstrijken van een termijn van tien dagen, die ingaat, ofwel de dag dat de ambtenaar de dienstorder heeft getekend, ofwel de dag waarop de brief met de dienstorder door de post aan het adres van de ambtenaar is aangeboden.

De sollicitatiebrief, waarvan ontvangst wordt bericht, vermeldt de datum, naam, voornaam en graad van de gegadigde.

Wanneer de sollicitatiebrieven betrekking hebben op een bevordering door verhoging in graad of op een benoeming door verandering van graad tot een graad van niveau I, onderzoekt de Directieraad de ingediende kandidaturen binnen de maand die volgt op de voor het indienen ervan vastgestelde termijn en stelt het vereist gemotiveerd advies op binnen de twee weken.

De Directieraad brengt geen advies uit over de benoemingen tot de graden die hoger zijn dan deze waarvan de helft van zijn leden titularis is.

Dat advies wordt aan de Algemene Directie gezonden die de kandidaten schriftelijk in kennis stelt van de naam van de kandidaat die zij van plan is voor te dragen.

De kandidaten beschikken dan, op hun beurt, over een termijn van tien dagen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de in de vorige alinea bedoelde brief, om, eveneens bij een ter post aangetekend schrijven, aan de Leidend ambtenaar hun bezwaren tegenover het voorstel te doen kennen. Zij kunnen vragen om door de Algemene Directie te worden gehoord.

In geval de Algemene Directie haar voorstel wijzigt worden de kandidaten in kennis gesteld van het nieuwe voorstel met inachtneming van de hierboven beschreven procedure.

Na onderzoek van de ingediende bezwaren en na de kandidaten te hebben gehoord die hiertoe de wens hebben uitgedrukt, stelt de Algemene Directie het definitief voorstel op en zendt het aan de Raad door.

IV. Bevoegdheid tot ondertekenen en tot vertegenwoordiging van de Controledienst.

A. Briefwisseling.

Zijn bevoegd voor het ondertekenen : voor de briefwisseling handelend over gevallen waarvoor nog geen vastgestelde doctrine bestaat of gericht tot Ministers en Staatssecretarissen of die afwijkingen van de reglementering of belangrijke maatregelen bevat ten aanzien van de gecontroleerde entiteiten : de Voorzitter of, bij verlengde afwezigheid, de Leidend ambtenaar indien de briefwisseling van dringende aard is; voor de gewone briefwisseling : de Directeur-generaal, de Adviseur-generaal en de Afdelingsdirecteurs, ieder voor wat hem betreft. Bij afwezigheid of verhindering van een Afdelingsdirecteur wordt de briefwisseling ondertekend door een Adjunct-directeur. Voor sommige duidelijk omschreven materies kunnen de Afdelingsdirecteurs delegatie verlenen aan een Adjunct-directeur die zij aanduiden; wanneer de Afdelingsdirecteur en de Adjunct-directeur gelijktijdig afwezig zijn, mag de Directeur de ondertekening van de gewone briefwisseling aan een ander lid van zijn dienst toevertrouwen. De Afdelingsdirecteur mag ook ondertekeningsbevoegdheid geven aan een lid van zijn dienst zolang er geen Adjunct-directeur aangewezen is voor die dienst. De Algemene directie stemt in met de aanwijzing; voor het ontvangen van deurwaardersexploten, de ter post aangetekende brieven, het bedrag van postwissels, assignaties, effecten, kwijtschriften en alle waarden : de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken, zijn adjunct en de daartoe door hen aangeduide ambtenaren.

B. Documenten betreffende de boekhouding.

Zijn bevoegd voor het ondertekenen van : de bestelbons, de contracten voor het uitvoeren van werken, voor leveringen of diensten : - voor gelijk welk bedrag : de Voorzitter; - minder dan 250 000 BEF : de Leidend ambtenaar of de Adjunct-leidend ambtenaar; - minder dan 100 000 BEF : het hoofd van de boekhouding.

Deze bedragen worden aangepast aan de schommeling van het indexcijfer der comsumptieprijzen, de vertrekindex is 138,01; de oplevering van werken en diensten en het ontvangen van goederen : het hoofd van de boekhouding of zijn adjunct; de fakturen en schuldvorderingen voor goedkeuring, de documenten voor het machtigen tot uitbetaling : de Voorzitter, de Leidend ambtenaar, de Adjunct-leidend ambtenaar of de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken en het hoofd van de boekhouding; de cheques, P.R.- en bankoverschrijvingen : gezamenlijk twee van de volgende personen : de Voorzitter, de Directeur-generaal, de Adviseur-generaal, de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken, het hoofd van de boekhouding; voor de onderrichtingen aangaande de beleggingen op korte termijn van de beschikbare fondsen van de Controledienst : gezamenlijk twee van de volgende ambtenaren : de Directeur-generaal, de Adviseur-generaal, de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken, het hoofd van de boekhouding; de onderrichtingen voor de Centrale Dienst voor de Vaste Uitgaven : - hoofdordonnateur : het hoofd van de boekhouding; - adjunct-ordonnateur : de adjunct door hem aangeduid; de toelating tot het verrichten van bezoldigde meerprestaties : de Directeur-generaal of de Adviseur-generaal; de opdracht tot betaling van door het Comité van de Sociale Dienst besliste tussenkomst : gezamenlijk de Voorzitter en de secretaris van dat Comité.

C. Bevoegdheid om de Controledienst te vertegenwoordigen.

Worden gemachtigd om de Controledienst te vertegenwoordigen : wat de arbeidsovereenkomsten betreft : de Voorzitter, of bij verlengde afwezigheid, de Directeur-generaal; bij de instellingen die de waarden in bewaring nemen die door de verzekeringsondernemingen, de kapitalisatieondernemingen en de hypotheekbedrijven worden toegewezen voor de dekking van de technische reserves of provisies : de ambtenaren van de directie verantwoordelijk voor de financiële controle; bij de instellingen die de waarden in bewaring nemen die door de pensioenfondsen worden toegewezen voor de dekking van de technische reserves of provisies : de ambtenaren van de directie verantwoordelijk voor de pensioenfondsen; voor de invordering van de door de gecontroleerde ondernemingen als bijdrage verschuldigde bedragen, overeenkomstig de in artikel 37 van de wet van 9 juli 1975 vastgestelde procedures : de Adviseur-generaal, de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken of zijn adjunct; voor het vorderen van de inschrijving van een hypotheek op de onroerende dekkingswaarden van een gecontroleerde onderneming, het verminderen of het doorhalen van die inschrijving : iedere ambtenaar daartoe aangeduid door de Directeur-generaal; voor het eensluidend verklaren van afschriften : de Afdelingsdirecteur verantwoordelijk voor de algemene zaken of zijn adjunct.

N.B. Dit huishoudelijk reglement annuleert en vervangt het reglement van 20 oktober 1993.

Brussel, 16 oktober 2000.

De Voorzitter, Willy P. Lenaerts.

Gezien om te worden gevoegd bij het ministerieel besluit van 9 maart 2001 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Controledienst voor de Verzekeringen.

De Minister van Economie, Ch. PICQUE