6 DECEMBRE 2018. - Arrêté ministériel portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants

Le Ministre des Indépendants, Vu l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, l'article 21;

Vu l'arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, l'article 73;

Vu les décisions du Conseil d'administration de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants des 9 novembre 2016 et 27 juin 2018, Arrêté :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté et le règlement d'ordre intérieur annexé au présent arrêté produisent leurs effets le 1er juillet 2018.

Bruxelles, le 6 décembre 2018.

D. DUCARME

Annexe Règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants CHAPITRE I. - Définitions Article 1er Dans le présent règlement d'ordre intérieur, on entend par: - "Institut national" : l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants; - "président" : le président du Conseil d'administration, nommé en application de l'art. 21, § 3, 1°, de l'AR n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "membres ayant voix délibérative" : les membres visés à l'art.21, § 3, 1° à 4°, de l'AR n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "membres ayant voix consultative" : les membres visés à l'art. 21, § 3, 6°, par. 1, de l'AR n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "membres" : l'ensemble des membres ayant voix délibérative et des membres ayant voix consultative; - "administrateur général" et "administrateur général adjoint" : respectivement, le titulaire de la fonction de management chargé de la gestion journalière de l'Institut national et son adjoint-titulaire d'une fonction de management; - "secrétaire" : le secrétaire nommé en vertu de l'article 77 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967 portant règlement général en exécution de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants; - "secrétariat" : le secrétaire et les agents de l'Institut national chargés de l'assister; - Smals: asbl ayant pour objectif de soutenir ses membres en matière de gestion de l'information et questions connexes en faveur d'une prestation de services informatiques intégrée. CHAPITRE II. - Des réunions du Conseil d'administration Article 2 Sauf en août, le Conseil d'administration se réunit en principe chaque mois sur convocation du président.

Le Conseil d'administration se réunit également à la demande, soit d'au moins cinq membres ou de l'administrateur général, soit du commissaire du gouvernement du ministre de tutelle ou du commissaire du gouvernement au budget.

Article 3 L'ordre du jour de chaque réunion est fixé par le président, après consultation de l'administrateur général ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général adjoint.

L'administrateur général peut fixer l'ordre du jour par délégation du président.

Dans l'hypothèse visée à l'article 2, alinéa 2, les questions qui justifient la demande de convocation sont obligatoirement inscrites par priorité à l'ordre du jour.

Dans l'hypothèse visée à l'article 6, alinéa 2, les décisions prises par voie électronique sont inscrites en communication à l'ordre du jour de la première réunion qui suit la date de ces décisions.

Article 4 La convocation adressée à chaque membre par le secrétaire est rédigée dans la langue préalablement choisie par le destinataire.

L'ordre du jour, les documents à soumettre au Conseil d'administration ainsi que les documents émanant de cette instance sont, conformément à l'article 74 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967, établis dans les deux langues nationales. Un exemplaire des documents est transmis au Ministre de tutelle.

Article 5 Sauf en cas d'urgence visée à l'article 6 alinéa 2, la convocation et l'ordre du jour sont envoyés aux membres du Conseil d'administration par courrier électronique, trois jours au moins avant la date fixée pour la réunion.

Les documents relatifs aux questions portées à l'ordre du jour sont mis à leur disposition via une application informatique sécurisée, si possible dans le délai visé à l'alinéa 1er. Ils ne sont remis sous forme papier à l'ouverture de la séance qu'en cas d'absolue nécessité.

Article 6 Les réunions du Conseil d'administration se tiennent au siège de l'Institut national. Toutefois, le Conseil d'administration peut décider de se réunir au siège d'un des bureaux régionaux lorsqu'il l'estime nécessaire.

A l'initiative du président, ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, de l'administrateur général, la consultation des membres du Conseil d'administration peut se faire par voie électronique dans des cas exceptionnels motivés par l'urgence.

Article 7 Le Conseil d'administration peut, à la majorité des voix, décider de se réunir par voie de conférence téléphonique ou de vidéoconférence. CHAPITRE III. - Des délibérations et des votes Article 8 Le président ouvre, conduit et clôt les débats. Il assure l'ordre, donne la parole et la retire quand un orateur s'écarte du sujet; il empêche les redites, les interruptions et les colloques. Il accorde la parole par priorité pour toute réclamation relative à l'ordre du jour, pour faire préciser la question en discussion, pour un rappel au règlement ainsi que pour un fait personnel.

Les membres qui assistent aux réunions avec voix consultative interviennent dans les mêmes conditions que les membres ayant voix délibérative.

Article 9 En cas d'absence ou d'empêchement du président, la présidence est assurée dans l'ordre de priorité suivant: - par le vice-président le plus ancien ou (à égalité d'ancienneté) le plus âgé de ceux-ci; - par l'autre vice-président; - par le plus ancien des membres ayant voix délibérative ou (à égalité d'ancienneté) le plus âgé de ceux-ci.

Article 10 Les questions sont examinées dans l'ordre où elles figurent à l'ordre du jour. Le président peut modifier cet ordre avec l'accord ou à la demande de la majorité des membres du Conseil d'administration, sauf pour les questions visées à l'article 3, alinéa 3.

Dans les mêmes conditions, il peut décider de reporter à une date ultérieure l'examen d'un ou de plusieurs points inscrits ou de procéder à l'examen immédiat de questions dont l'urgence ou l'importance est dûment justifiée.

Article 11 L'administrateur général et, en cas d'absence ou d'empêchement, l'administrateur général adjoint, introduit les questions en qualité de rapporteur.

Il veille à l'exécution des décisions prises par le Conseil d'administration.

Article 12 Le Conseil d'administration ne peut délibérer valablement que si la moitié au moins des membres ayant voix délibérative sont présents.

Toutefois, après une deuxième convocation, dans laquelle sont reproduites les dispositions de l'article 72 de l'arrêté royal du 19 décembre 1967 et visés expressément les points mis pour la seconde fois à l'ordre du jour, le Conseil d'administration délibère valablement sur ces derniers points, quel que soit le nombre de membres présents Article 13 Si certains points requièrent, en raison de leur nature, la compétence de fonctionnaires de l'Institut national ou d'autres personnes, il peut être recouru à leur audition. Ceux-ci quittent la séance dès leur mission terminée ou sur invitation du président.

Article 14 Le président met au vote les décisions, propositions et avis, ou constate l'unanimité des membres présents si aucun de ceux-ci ne demande le vote par appel nominal. La parole ne peut plus être donnée sur le fond une fois le vote commencé.

Article 15 A l'exception des nominations ou de sanctions disciplinaires, les votes sont émis à main levée ou par appel nominal. Le président vote en dernier lieu. En cas de parité des voix, sa voix est prépondérante.

Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages. Les abstentions doivent être motivées après le vote.

Dans le cas d'une consultation électronique, la réponse -" oui ", " non " ou " abstention "- est adressée par courriel au secrétariat dans les trois jours ouvrables qui suivent la notification électronique.

Tout membre n'ayant pas répondu dans le délai imposé est considéré comme s'étant abstenu. Pendant ledit délai, les membres peuvent exiger du président ou de l'administrateur général les explications complémentaires qu'ils jugent utiles.

Les décisions sont adoptées à l'issue de la consultation électronique aux conditions de majorité prévues aux alinéas 1er et 2. Le résultat du vote est aussitôt transmis aux membres par messagerie électronique.

En cas de procédure électronique, l'administrateur général, ou, en son absence, l'administrateur général adjoint, confirme les résultats du vote au premier conseil d'administration qui suit ladite procédure.

Article 16 Lorsqu'il s'agit de nominations ou de sanctions disciplinaires, le vote a lieu au scrutin secret.

Les nominations sont acquises à la majorité absolue des suffrages. Au cas où celle-ci ne serait pas atteinte ou en cas de parité de voix, il est procédé à un second et dernier tour de scrutin sur les deux candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix ou sur plusieurs candidats si ceux-ci ont été classés ex-jquo au premier tour.

Au second tour, la majorité simple suffit. En cas de parité nouvelle, les règles prévues à l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant statut des agents de l'Etat, sont applicables, à savoir : l'ancienneté de classe a priorité sur l'ancienneté de service; en cas d'égalité d'ancienneté de service, le candidat le plus âgé est élu.

En ce qui concerne les sanctions disciplinaires, la proposition de sanction est rejetée en cas de parité de voix.

Article 17 Les membres ainsi que les fonctionnaires ou personnes dont il est question à l'article 13 sont tenus de respecter le caractère confidentiel des documents qui leur sont soumis, des débats et des délibérations auxquels ils ont assisté et des votes qui ont été émis.

Article 18 En cas de confusion ou de conflit d'intérêt potentiel sur un point de l'agenda du conseil, le membre concerné ne prend part ni aux délibérations ni au vote sur ce point.

La même obligation s'applique à toute personne qui participe aux réunions du Conseil d'administration. CHAPITRE IV. - Du secrétariat Article 19 Les décisions sont actées dans des procès-verbaux rédigés par le secrétaire et signés par le président et le secrétaire. Le procès-verbal de chaque réunion doit être soumis au Conseil d'administration à la réunion suivante, sauf si moins de huit jours séparent les deux séances.

Article 20 Le procès-verbal mentionne obligatoirement : a. l'ordre du jour;b. la date, le lieu et l'heure de la réunion;c. le nom des membres présents, celui des membres excusés ou absents;d. le nom et la qualité des personnes appelées et entendues en vertu de l'article 13;e. les délibérations et les décisions rendues;f. le résultat des votes. Article 21 Le texte du procès-verbal est transmis dès que possible aux membres par les soins du secrétaire.

Les modifications éventuelles sont proposées de préférence par voie électronique, trois jours avant la réunion où l'approbation du procès-verbal est à l'ordre du jour, ou verbalement en séance. Dans le premier cas, elles doivent être adressées au secrétaire.

Le Conseil d'administration décide de l'adoption de ces modifications.

La discussion de celles-ci ne peut remettre en cause la décision rendue.

Article 22 Le secrétaire a la garde des archives du conseil d'administration. CHAPITRE V. - Des compétences Article 23 En vertu de l'article 21 § 4, de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 organisant le statut social des travailleurs indépendants, le Conseil d'administration dispose de tous les pouvoirs nécessaires à l'administration de l'Institut national, à l'organisation de ses services et à l'exécution des missions qui lui sont confiées.

Ces pouvoirs s'exercent sans préjudice des pouvoirs légaux et réglementaires attribués à d'autres organes ou titulaires de fonctions de l'Institut national ou délégués en tout ou en partie à ceux-ci par le Conseil d'administration.

Article 24 § 1. En matière de passation et d'exécution des marchés publics, le Conseil d'administration délègue les pouvoirs suivants, conformément au chapitre 3 de l'arrêté royal du 3 avril 2013 relatif à l'intervention du Conseil des ministres, aux délégations de pouvoir et aux habilitations en matière de passation et d'exécution des marchés publics, des concours et des concessions au niveau fédéral: I. à l'administrateur général : 1° choisir le mode de passation, arrêter le cahier spécial des charges et engager la procédure lorsque la dépense n'excède pas le montant repris à l'article 90 de l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques;2° choisir le mode de passation, arrêter le cahier spécial des charges et engager la procédure lorsque la dépense excède le montant repris à l'article 90 de l'arrêté royal du 18 avril 2017 précité, à condition que l'objet du marché ait été préalablement approuvé par le Conseil d'administration; 3° sélectionner les candidats à un marché, aussi longtemps que le montant estimé du marché ne dépasse pas 2.000.000 euros (hors TVA); 4° attribuer et conclure le marché jusqu'à un montant de 30.000 euros (hors TVA); 5° déroger aux clauses et conditions essentielles du marché conclu, transiger et remettre des amendes pour retard d'exécution, pour les marchés jusqu'à 30.000 euros (hors TVA).

II. de concert à l'administrateur général et au président du Conseil d'administration : 1° attribuer et conclure des marchés entre 30.000 et 144.000 euros (hors TVA); 2° déroger aux clauses et conditions essentielles du marché conclu, transiger et remettre des amendes pour retard d'exécution, pour les marchés à partir de 30.000 et jusque 144.000 euros (hors TVA). § 2. Les pouvoirs suivants sont exclusivement réservés au Conseil d'administration : 1° approuver l'objet du marché lorsque la dépense excède le montant repris à l'article 90 de l'arrêté royal du 18 avril 2017 précité; 2° sélectionner les candidats à un marché lorsque le montant estimé du marché excède 2.000.000 euros (hors TVA); 3° attribuer et conclure des marchés à partir de 144.000 euros (hors TVA); 4° déroger aux clauses et conditions essentielles du marché conclu, transiger et remettre des amendes pour retard d'exécution, pour les marchés à partir de 144.000 euros (hors TVA). § 3. Conformément à l'article 21 § 5, de l'arrêté royal n° 38 du 27 juillet 1967 précité, l'administrateur général peut à son tour déléguer à des fonctionnaires de l'Institut national : 1° les pouvoirs repris au § 1.I. sous les numéros 1° et 2°, de choisir le mode de passation, d'arrêter le cahier spécial des charges et d'engager la procédure 2° le pouvoir repris au point § 1.I. sous le numéro 3°, de sélectionner les candidats à un marché; 3° les pouvoirs repris au point § 1.I. sous les numéros 4° et 5°, jusqu'à un montant de 30.000 euros (hors TVA).

Article 25 L'administrateur général représente l'Institut national dans le Conseil d'administration et/ou l'Assemblée générale de la Smals.

Le Conseil d'administration fixe la manière dont l'administrateur général lui fait rapport en ce qui concerne les modalités de la collaboration entre l'Institut national et la Smals. CHAPITRE VI. - Dispositions finales Article 26 Toute modification au présent règlement est soumise au Ministre de tutelle et entre en vigueur à la date fixée dans l'arrêté d'approbation.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 6 décembre 2018.

Le Ministre des Indépendants, D. DUCARME