21 MARS 2014. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion des archives

Le Gouvernment flamand, Vu le Décret sur les Archives du 9 juillet 2010, articles 5, 7, 10 et 11 ;

Vu l'accord du Ministre flamand, ayant le budget dans ses attributions, donné le 21 décembre 2011 ;

Vu l'avis conjoint du Conseil consultatif flamand de la Gouvernance publique et du Conseil consultatif stratégique de la Culture, de la Jeunesse, des Sports et des Médias, donné le 14 février 2012 ;

Vu l'avis 51.018/3 du Conseil d'Etat, donné le 27 mars 2012, en application de l'article 84, § 1er, premier alinéa, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Vu l'arrêt 57/2012 de la Cour constitutionnelle du 3 mai 2012 ;

Sur la proposition du Ministre flamand de la Gouvernance publique, de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles, et de la Ministre flamande de l'Environnement, de la Nature et de la Culture ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° Décret sur les Archives : le Décret sur les Archives du 9 juillet 2010 ;2° Ministre : le Ministre flamand compétent pour la politique générale en matière de technologie d'information et de communication dans l'administration flamande ;3° point d'appui : le point d'appui pour l'organisation des archives administratives et de gestion, visé à l'article 27 ; Ne relèvent pas de l'application du présent arrêté : 1° les documents d'archives n'ayant plus aucune utilité pour l'administration et appartenant aux communes, aux districts, aux provinces ainsi qu'aux organismes publics visés à l'article 4, 6° à 9° du Décret sur les Archives ;2° les documents d'archives appartenant aux communes, aux districts et aux provinces, ayant une utilité pour l'administration et ayant trait à une matière fédérale. CHAPITRE 2. - Conservation, classement et accessibilité des documents d'archives

Art. 2.Pour être conservés en bon état, classés de manière structurée et accessibles, les documents d'archives et leurs métadonnées doivent être authentiques, fiables, intègres et utilisables.

Les documents d'archives doivent à tout temps être munis de métadonnées. Les documents d'archives et leurs métadonnées constituent un ensemble indissociable et durable.

Art. 3.Le garant règle la gestion des archives par le biais de procédures visant l'efficacité et réglant les aspects suivants : 1° attribution des responsabilités ;2° stratégies de conservation pour documents numériques et analogiques ;3° sécurité ;4° acquisition et aliénation ;5° sélection ;6° enregistrement de métadonnées administratives, techniques et de gestion ;7° substitution ;8° inventaire ;9° consultation ;10° gestion matérielle ; Le garant surveille l'application et l'évaluation des procédures, conformément à son propre système de contrôle interne.

Les procédures du garant sont basées sur des normes internationales acceptées.

Art. 4.Le garant dispose d'un aperçu mis à jour des états décrivant les documents d'archives lui confiés, mentionnant au moins : 1° contexte et structure des documents d'archives ;2° le système de classement ;3° restrictions à la consultation ;4° leur emplacement ou le système informatique dans lequel ils sont stockés.

Art. 5.Le Ministre peut désigner des normes internationales acceptées pour l'application des articles 2, 3 et 4.

Art. 6.Le garant assure que les exécutants de la gestion des archives sont compétents par formation ou expérience professionnelle pertinente.

Art. 7.Les exécutants de la gestion des archives respectent un code déontologique et les obligations découlant de leur fonction. CHAPITRE 3. - Commissions de sélection et listes de sélection Section 1re. - Création et composition des commissions de sélection

Art. 8.Le Gouvernement flamand crée sept commissions de sélection : 1° une commission de sélection collèges juridictionnels administratifs ;2° une commission de sélection Communauté flamande et Région flamande ;3° une commission de sélection communes ;4° une commission de sélection provinces ;5° une commission de sélection CPAS ;6° une commission de sélection cultes ;7° une commission de sélection polders et wateringues. Chaque commission de sélection établit une liste de sélection générale, qu'elle tient régulièrement à jour : 1° la commission de sélection collèges juridictionnels administratifs, pour les garants, visés à l'article 4, 1° du Décret sur les Archives ;2° la commission de sélection Communauté flamande et Région flamande, pour les garants, visés à l'article 4, 2° du Décret sur les Archives ;3° la commission de sélection communes, pour les garants, visés à l'article 4, 3°, 5°, et, pour les autres organismes communaux, à l'article 4, 9° du Décret sur les Archives ;4° la commission de sélection provinces, pour les garants, visés à l'article 4, 4°, et, pour les autres organismes provinciaux, à l'article 4, 9° du Décret sur les Archives ;5° la commission de sélection CPAS, pour les garants, visés à l'article 4, 6° du Décret sur les Archives ;6° la commission de sélection cultes, chargée d'établir et de tenir à jour la liste de sélection pour les garants, visés à l'article 4, 7° du Décret sur les Archives ;7° la commission de sélection polders et wateringues, chargée d'établir et de tenir à jour la liste de sélection pour les garants, visés à l'article 4, 8° du Décret sur les Archives.

Art. 9.Chaque commission de sélection est composée d'au maximum dix membres effectifs et dix membres suppléants.

Art. 10.Les membres effectifs et suppléants de la commission de sélection doivent répondre aux conditions suivantes : 1° faire preuve d'une conduite répondant aux exigences de l'adhésion sollicitée ;2° jouir des droits civils et politiques ;3° observer les lois sur la milice ;4° disposer d'une expertise profonde ou être actif dans la conservation ou la gestion d'archives ;5° connaître à fond le fonctionnement et les compétences des garants pour lesquels leur commission de sélection respective est compétente.

Art. 11.Les commissions de sélection compétentes pour les garants à qui sont confiés des documents d'archives découlant de compétences fédérales, peuvent compter parmi leurs membres un représentant des Archives générales du Royaume et des Archives de l'Etat dans les Provinces.

Art. 12.Le Gouvernement flamand nomme, sur la proposition du Ministre, les membres effectifs et suppléants. Leur mandat dure cinq ans et est renouvelable sans limitation d'une durée de cinq ans chaque fois.

Le Ministre désigne parmi les membres effectifs le président et le vice-président.

Lorsqu'un membre termine prématurément son mandat, le suppléant achève comme membre effectif la période du mandat de son prédécesseur. Le Gouvernement flamand nomme, sur la proposition du Ministre, un suppléant.

Les membres peuvent démissionner à tout moment. Le Ministre peut, dans l'intérêt du fonctionnement de la commission de sélection et sur sa demande spécifique, autoriser le membre à demeurer en service au plus tard jusqu'à la fin du mandat en cours.

La nomination d'une membre effectif ou suppléant est terminée par le Gouvernement flamand, d'initiative ou sur la proposition du Ministre, en cas de négligence grave, d'inconduite ou de défaillance manifestes dans les missions de la commission de sélection.

Lorsque l'intérêt de la commission de sélection l'exige, le Ministre peut suspendre le membre effectif ou suppléant après l'avoir entendu. Section 2. - Fonctionnement des commissions de sélection

Art. 13.Les commissions de sélection se réunissent sur convocation du président ou, en cas d'empêchement, du vice-président.

Art. 14.Chaque commission de sélection dispose d'un secrétaire, qui n'a pas le droit de vote. Le point d'appui désigne le secrétaire.

Toute correspondance écrite et toute communication avec les commissions de sélection est adréssée à l'adresse du point d'appui.

Art. 15.Le secrétaire établit les rapports des commissions de sélection. Ces rapports sont publics. Ils sont conservés et publiés par le point d'appui après approbation par la commission de sélection respective.

Art. 16.Dans le cadre de l'exécution de leurs missions, les commissions de sélection peuvent inviter des experts.

Art. 17.Les commissions de sélection peuvent tenir des réunions conjointes ou créer des groupes de travail en vue de garantir la cohérence entre les listes de sélection.

Ces groupes de travail ont une compétence consultative en ne peuvent pas prendre de décisions au nom des commissions de sélection qui les ont créées.

Art. 18.Les commissions de sélection établissent conjointement un règlement d'ordre intérieur, réglant au moins les aspects suivants : 1° compétences des président et vice-président ;2° manière de convocation et de délibération ;3° fréquence des réunions ;4° obligations des membres ;5° invitation d'experts ;6° établissement des listes de sélection ;7° mise à jour des listes de sélection. Ce règlement d'ordre intérieur et ses modifications sont soumises à l'approbation du Gouvernement flamand.

Art. 19.§ 1er. Les membres des commissions de sélection ont droit à une indemnité de déplacement et de repas par réunion, conformément au règlement applicable aux membres du personnel des services de l'Autorité flamande.

Ces indemnités sont accordées pour douze réunions au plus par an par membre. § 2. Les indemnités sont payées sur la base des rapports approuvés et les informations y reprises concernant les présences.

Les indemnités peuvent être groupées et payées par an. § 3. Par réunion, on entend : 1° une réunion de la commission de sélection ;2° une réunion conjointe d'au moins deux commissions de sélection, telle que visée à l'article 18 ;3° une réunion d'un groupe de travail, tel que visé à l'article 17. Deux réunions ou plus dans une même journée sont considérées comme une seule réunion. § 4. Le Ministre peut arrêter des modalités de paiement des indemnités de déplacement et de repas. Section 3. - Etablissement et sanction des listes de sélection

Art. 20.Une liste de sélection comprend au moins : 1° un titre indiquant les garants auxquels elle a trait ;2° une justification, présentant le mode d'opération pour l'établissement ou la mise à jour, tel que prévu à l'article 11, § 3 du Décret sur les Archives ;3° une classification reprenant les informations suivantes : a) une description systématique des catégories de documents d'archives ;b) pour chaque catégorie le délai minimal de conservation ;c) la base légale de ce délai de conservation ;d) pour chaque catégorie la destination définitive à l'expiration du délai de conservation, à savoir destruction ou conservation ;e) un explicatif, si nécessaire.

Art. 21.§ 1er. Les commissions de sélection sont responsables de la cohérence entre les listes de sélection.

Si le maintien de la cohérence mutuelle le requiert, le point d'appui peut fournir la préparation technique des décisions des commissions de sélection. Le Ministre peut arrêter des modalités à cet effet. § 2. Les listes de sélection sont mutuellement cohérentes lorsqu'il n'y a pas de contradiction entre : 1° les listes de sélection et la réglementation ;2° les listes générales et spécifiques au sein d'un même niveau administratif ;3° les listes générales et spécifiques de chaque niveau administratif. § 3. Lorsqu'une commission de sélection constate une contradiction dont la solution dépasse la compétence des commissions de sélection, elle peut en informer le Gouvernement flamand.

Art. 22.Une liste de sélection est établie après la décision de la commission de sélection compétente.

Les commissions de sélection délibèrent et décident sur l'établissement des listes de sélection en présence de la majorité des membres.

Les commissions de sélection décident à la majorité des voix des membres présents sur l'établissement des listes de sélection. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Art. 23.La liste de sélection établie est transmise dans les trente jours de son établissement au Gouvernement flamand pour sanction, conformément à l'article 11, § 4 du Décret sur les Archives.

Les listes de sélection sanctionnées par le Gouvernement flamand sont publiques et sont publiées par le point d'appui.

Art. 24.Les listes de sélection ont une durée de validité d'au maximum dix ans.

Les commissions de sélection peuvent à tout moment remplacer des listes de sélection en établissant des listes de sélection mises à jour et en les transmettant au Gouvernement flamand pour sanction.

Art. 25.Les garants peuvent soumettre des listes de sélection spécifiques à la commission de sélection compétente. Les listes de sélection sont préparées, mises à jour et établies conformément aux articles 21, 22 et 23. CHAPITRE 4. - Soutien à la gestion des archives

Art. 26.Afin de soutenir la conservation et la gestion des archives auprès des garants, il est créé un point d'appui pour l'organisation des archives administratives et de gestion, chargé d'exécuter les tâches, visées à l'article 10 du Décret sur les Archives.

Le point d'appui fait partie de l'« Agentschap Facilitair Bedrijf » (Agence de Gestion facilitaire) du domaine politique de la Gouvernance publique.

Art. 27.Il est créé un groupe de pilotage ayant pour but de réaliser un consensus entre les domaines politiques de la Gouvernance publique, de la Culture et des Affaires intérieures concernant l'exécution des tâches du point d'appui.

Le groupe de pilotage est composé d'un représentant de : 1° l'« Agentschap Facilitair Bedrijf » ;2° l'« Agentschap Binnenlands Bestuur » ;3° l'« Agentschap Kunsten en Erfgoed ». Le groupe de pilotage peut également comprendre : 1° des représentants des garants ;2° des personnes disposant d'une expertise profonde ou actives dans la conservation et la gestion d'archives. Ces membres ont voix consultative. CHAPITRE 5. - Dispositions finales

Art. 28.Le Ministre flamand chargé de la politique générale en matière de technologie d'information et de communication dans l'administration flamande et le Ministre flamand chargé des affaires culturelles sont, chacun pour ce qui le ou la concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 21 mars 2014.

Le Ministre-Président du gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand de la Gouvernance publique, de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles, G. BOURGEOIS La ministre flamande de l'Environnement, la Nature et la Culture, J. SCHAUVLIEGE