10 MAI 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion, la conservation et la destruction des documents administratifs

LE GOUVERNEMENT FLAMAND, Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018,les articles III.81 à III.84 et III.86 à III.89 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives ;

Vu l'accord du ministre flamand ayant le budget dans ses attributions, donné le 12 mars 2019 ;

Vu l'avis 65.777/3 du Conseil d'Etat, donné le 25 avril 2019, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition de la ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° Agence de Gestion des Infrastructures : l'Agence de Gestion des Infrastructures (« agentschap Facilitair Bedrijf »), créée par l'arrêté du Gouvernement flamand du 11 juin 2004 portant création de l'agence autonomisée interne Agence de Gestion facilitaire ; 2° destination : la destination finale visée à l'article III.87, § 1er, alinéa 1er, 3° du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 3° délai de conservation : le délai de conservation visé à l'article III.87, § 1er, alinéa 1er, 2° du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 4° registre central : le registre central visé à l'article III.82, § 2 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 5° conservation à long terme : la gestion et la conservation des documents administratifs pendant un certain délai quelle que soit leur destination ;6° ministre : le ministre flamand ayant la société de l'information, la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de l'information et la « Infolijn » dans ses attributions ; 7° règles de sélection : les règles de sélection visées à l'article III.87 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 8° personne responsable : la personne responsable visée à l'article III.81, § 2, alinéa 2 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 9° aliénation : le transfert de la responsabilité administrative des documents administratifs, visé à l'article III.83 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018. CHAPITRE 2. - Traitement et gestion Section 1re. - Règles de gestion

Art. 2.La personne responsable établit au moins des règles de gestion pour les aspects suivants : 1° la conservation à long terme ;2° l'inventaire et la mise en contexte ;3° la destruction de documents administratifs ;4° l'acquisition et l'aliénation ;5° l'accès et la consultation.

Art. 3.Les règles de gestion pour la conservation à long terme, visée à l'article 2, 1° garantissent au moins : 1° qu'il n'y a aucune perte d'information ;2° la lisibilité des documents administratifs ;3° qu'aucune modification ne peut être apportée aux documents administratifs.

Art. 4.Les règles de gestion pour l'inventaire et la mise en contexte, visés à l'article 2, 2°, garantissent qu'au moins les métadonnées suivantes sont saisies : 1° le nom du document administratif ;2° le nom du dossier auquel le document administratif appartient, le cas échéant ;3° la catégorie des documents administratifs à laquelle le document administratif appartient ;4° les règles de sélection applicables au document administratif ;5° la tâche dont découle le document administratif ;6° une indication de l'instance publique qui a la responsabilité administrative du document administratif ;7° les données techniques des documents administratifs conservés sur support électronique ;8° une indication de la date à partir de laquelle le délai de conservation prend cours.

Art. 5.Les règles de gestion pour la destruction des documents administratifs, visée à l'article 2, 3° du présent arrêté, garantissent que les documents administratifs sont détruits conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018.

Art. 6.Les règles de gestion pour l'acquisition et l'aliénation, visées à l'article 2, 4° garantissent au moins : 1° qu'une instance publique qui reçoit des documents administratifs d'une autre instance publique est informée des règles de gestion relatives à la conservation à long terme, à l'inventaire et à la mise en contexte, à la destruction et à l'accès et à la consultation des documents administratifs transférés ;2° que l'historique des documents administratifs est documenté ;3° qu'il est clairement indiqué qui assume la responsabilité administrative après l'acquisition ou l'aliénation des documents administratifs.

Art. 7.Les règles de gestion pour l'accès et la consultation, visés à l'article 2, 5° garantissent au moins : 1° qu'il existe des accords clairs sur le droit d'accès et de consultation ;2° qu'il existe une procédure pour vérifier si les accords visés au point 1° sont respectés. Section 2. - Tâches, expertise et code déontologique de la personne

responsable

Art. 8.La personne responsable dispose d'une expertise suffisante pour exécuter les tâches visées à l'article 2. Cette expertise, qu'il a acquise par le biais d'une formation ou d'une expérience professionnelle pertinentes, porte sur : 1° la connaissance des aspects visés à l'article 2 ;2° la connaissance de la législation pertinente.

Art. 9.La personne responsable se conforme à un code déontologique établi par l'instance publique. CHAPITRE 3. - Le registre central

Art. 10.L'Agence de Gestion des Infrastructures a les tâches suivantes relatives au registre central : 1° gérer le registre ;2° publier des lignes directrices sur l'utilisation du registre. Une instance publique, visée à l'article III.79, § 1er du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, peut déroger à l'obligation de publication au registre central, visée à l'article III.82, §§ 2 et 3 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, pour autant que l'instance publique concernée puisse justifier que cette publication exige un effort disproportionné démontrable. L'Agence de Gestion des Infrastructures établit des critères permettant de déterminer s'il y a un effort disproportionné démontrable.

Les lignes directrices, visées à l'alinéa 1er, et les critères visés à l'alinéa 2 sont publiés via le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures. CHAPITRE 4. - Le dépôt Section 1e. - Disposition générale

Art. 11.Le présent chapitre ne s'applique pas aux autorités locales. Section 2. - Critères de qualité

Art. 12.Le dépôt peut, selon le support du document administratif, la destination du document administratif et l'expiration ou non du délai de conservation du document administratif, consister en différents lieux de conservation.

Art. 13.Quel que soit le type de support, les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : 1° les documents administratifs admis au dépôt ne peuvent plus être modifiés ;2° des mesures, clairement définies et communiquées, sont en place pour empêcher tout accès non autorisé ;3° des mesures suffisantes sont prévues pour garantir l'intégrité et l'authenticité des documents administratifs ; 4° si des documents administratifs sont détruits dans le dépôt conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, cette destruction est organisée de telle sorte qu'aucune donnée ne puisse être récupérée et que les métadonnées associées au document administratif détruit ne soient pas détruites.

Pour la conservation des documents administratifs qui se situent sur un support analogique et qui sont clôturés sur le plan administratif, les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ;2° des moyens efficaces de ralentissement et d'extinction des incendies sont prévus, en tenant compte de la nature, de la superficie et du contenu du dépôt ;3° la température et l'humidité relative sont suivies et adaptées conformément aux normes courantes pour le contenu du dépôt ;4° il existe un plan de lutte contre la contamination biologique et la vermine ;5° un dispositif adéquat de prévention du cambriolage est en place, adapté à la nature, à la superficie et au contenu du dépôt. Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un support analogique, dont le délai de conservation a expiré et dont la destination est la conservation permanente les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 2, à l'exception du critère de qualité visé à l'alinéa 1er, 4° ;2° tout événement relatif à un document administratif est enregistré ;3° l'accès au lieu de conservation est limité au gestionnaire du dépôt ;4° le local dans lequel les documents administratifs sont conservés est équipé de systèmes de stockage spécialement conçus à cet effet ;5° il n'y a ni fenêtres ni lumière du jour ;6° il y a suffisamment de structures de séparation internes et externes afin d'empêcher la propagation de calamités ;7° il y a au moins un local distinct de quarantaine, clairement séparé du local dans lequel les documents administratifs sont conservés. Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un support électronique, les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ;2° les métadonnées techniques sont saisies et vérifiées lors du transfert au dépôt ;3° la politique de transformation est documentée ;4° si la lisibilité du document administratif l'exige, le format de fichier d'un document administratif électronique est transformé en un autre format de fichier ;5° toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique est enregistrée. Le dépôt dispose de mécanismes de contrôle suffisants et d'appareils de mesure adéquats pour pouvoir garantir les critères de qualité. Section 3. - Désignation du dépôt

Art. 14.L'Agence de Gestion des Infrastructures est le dépôt en cas d'une situation telle que visée à l'article III.83, § 2, alinéa 1er du décret de gouvernance du 7 décembre 2018.

Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13.

La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Art. 15.Pour les documents administratifs analogiques dont le délai de conservation a expiré et dont la destination finale est la conservation permanente, le dépôt est l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13, alinéas 3 et 5.

La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Art. 16.§ 1er. Pour les documents administratifs analogiques qui sont clôturés sur le plan administratif, les instances de l'administration flamande sont le dépôt des documents administratifs dont ils ont la responsabilité administrative. § 2. A partir du 1er janvier 2023, l'Agence de Gestion des Infrastructures sera le dépôt des documents administratifs analogiques qui sont clôturés sur le plan administratif pour les instances publiques qui figurent sur la liste établie par le ministre. Cette liste sera soumise au Gouvernement flamand.

Les instances publiques figurant sur la liste visée à l'alinéa 1er exercent leurs activités dans un bâtiment géré par l'Agence de Gestion des Infrastructures. § 3. Le dépôt visé au paragraphe 1er répond aux critères de qualité, visés à l'article 13, alinéas 1er et 5. Ce dépôt publie en interne la procédure de transfert des documents administratifs.

Le dépôt visé au paragraphe 2 répond aux critères de qualité, visés à l'article 13, alinéas 2 et 5. Ce dépôt publie la procédure de transfert des documents administratifs sur le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures. CHAPITRE 5. - Encadrement

Art. 17.L'Agence de Gestion des Infrastructures exécute les tâches visées à l'article III.86, alinéa 1er du décret de gouvernance du 7 décembre 2018. CHAPITRE 6. - Commissions de sélection Section 1re. - Création et composition

Art. 18.Il est créé une commission de sélection pour les instances publiques, visées à l'article III.79, § 1er, 1°, 2°, 3° et 4°, du décret de gouvernance du 7 décembre 2018. Cette commission de sélection est dénommée commission de sélection Autorité flamande.

La commission de sélection Autorité flamande est chargée des tâches suivantes : 1° établir et mettre à jour les règles de sélection pour les catégories de documents administratifs relatifs aux tâches et activités générales ;2° approuver les règles de sélection établies par les instances publiques ; 3° autoriser la destruction des documents administratifs pour lesquels aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a encore été publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret précité ; 4° conseiller les instances publiques sur l'établissement des règles de sélection.

Art. 19.Le présent article ne s'applique pas aux documents administratifs détenus par les autorités locales, à l'exception des partenariats intercommunaux, si la commission de sélection compétente a décidé que ces documents administratifs ne sont plus utiles à l'administration, ou s'ils concernent des matières fédérales.

Les commissions de sélection suivantes sont créées pour les autorités locales : 1° une commission de sélection, compétente pour les autorités locales, visées à l'article I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h) du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, et pour l'autorité locale, visée à l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont créées par une commune. Cette commission de sélection est dénommée commission de sélection communes ; 2° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, visée à l'article I.3, 5°, c) du décret précité, et pour l'autorité locale, visée à l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont créées par une province. Cette commission de sélection est dénommée commission de sélection provinces ; 3° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, visée à l'article I.3, 5°, j) du décret précité. Cette commission de sélection est dénommée commission de sélection polders et wateringues ; 4° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, visée à l'article I.3, 5°, k) du décret précité. Cette commission de sélection est dénommée commission de sélection administrations des cultes.

Les commissions de sélection, visées à l'alinéa 1er, ont les tâches suivantes : 1° établir, mettre à jour et approuver les règles de sélection conformément à l'article III.88, § 1er du décret précité ; 2° autoriser la destruction des documents administratifs des partenariats intercommunaux pour lesquels aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a encore été publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret précité.

Art. 20.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19, sont composées d'au minimum quatre et d'au maximum dix membres.

Les membres satisfont aux conditions suivantes : 1° posséder une expertise démontrable dans la gestion, la conservation et la destruction de documents administratifs ;2° connaître le fonctionnement des instances publiques pour lesquelles leur commission de sélection respective est compétente.

Art. 21.Le ministre nomme et révoque les membres de la commission de sélection, visée aux articles 18 et 19. La nomination et la révocation sont communiquées au Gouvernement flamand.

Le ministre désigne parmi les membres le président et le vice-président.

Les membres sont nommés pour une période de cinq ans. La nomination peut toujours être renouvelée pour une période de cinq ans. Section 2. - Fonctionnement

Art. 22.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19, se réunissent sur convocation du président ou, lorsque le président est empêché, du vice-président.

La commission de sélection précitée ne peut approuver les règles de sélection et statuer qu'en présence d'au moins deux tiers de ses membres.

Les commissions de sélection précitées cherchent à atteindre un consensus. En l'absence de consensus, les commissions de sélection peuvent approuver les règles de sélection et statuer à la majorité des deux tiers des membres présents.

Art. 23.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19, peuvent faire appel à des experts pour l'accomplissement de leurs tâches.

Les commissions de sélection précitées peuvent créer des groupes de travail internes.

Art. 24.Chaque commission de sélection telle que visée aux articles 18 et 19 détermine son mode de fonctionnement interne, sans préjudice de l'application des articles 22 et 23. Elle peut le fixer dans un règlement d'ordre intérieur. Section 3. - Indemnités

Art. 25.Les membres des commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19, ont droit à une indemnité de parcours et de repas conformément au statut du personnel flamand du 13 janvier 2006.

Les indemnités sont payées sur la base des rapports approuvés et des données y reprises concernant les présences physiques. CHAPITRE 7. - Etablissement, approbation, mise à jour et cohérence mutuelle des règles de sélection

Art. 26.Le modèle pour l'établissement des règles de sélection contient : 1° le nom et la description de la catégorie de documents administratifs à laquelle se rapporte la règle de sélection, visés à l'article III.87, § 1er, 1°, du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 2° le délai de conservation et la justification correspondante ;3° la destination et la justification correspondante ;4° une indication de la tâche dont découle la catégorie de documents administratifs ;5° une indication de l'instance publique pour laquelle la règle de sélection est en vigueur. Le modèle est géré et établi par l'Agence de Gestion des Infrastructures.

Art. 27.Les règles de sélection sont approuvées par la commission de sélection compétente.

Les règles de sélection approuvées sont publiées dans le registre central dans les dix jours suivant leur approbation, après quoi elles prennent effet.

Art. 28.§ 1er. Les commissions de sélection sont responsables de la cohérence entre les règles de sélection.

Si nécessaire pour des raisons de cohérence, les présidents des commissions de sélection peuvent se réunir. § 2. Les règles de sélection sont mutuellement cohérentes lorsqu'il n'y a pas de contradiction entre : 1° les différentes règles de sélection approuvées ou établies par une commission de sélection ;2° les règles de sélection approuvées ou établies par les différentes commissions de sélection. CHAPITRE 8. - Destruction des documents administratifs

Art. 29.Afin de détruire des documents administratifs pour lesquels aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a été publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'instance publique introduit une demande de destruction motivée auprès de la commission de sélection compétente, visée aux articles 18 et 19 du présent arrêté.

L'Agence de Gestion des Infrastructures fournit un modèle de demande de destruction motivée.

Art. 30.La commission de sélection transmet à l'instance publique, dans un délai de vingt jours, son approbation ou son refus motivé de la demande de destruction.

Art. 31.La déclaration datée de destruction, visée à l'article III.89, § 4 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, comprend : 1° un nom et une description significatifs des documents administratifs détruits ;2° une référence à la règle de sélection approuvée par la commission de sélection compétente ou à l'approbation de la commission de sélection, visée à l'article 30 du présent arrêté ;3° la date de destruction. Lorsqu'un citoyen en fait la demande, la déclaration de destruction datée est rendue publique. CHAPITRE 9. - Dispositions finales

Art. 32.L'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 27 février 2015, 13 mars 2015, 2 octobre 2015, 28 avril 2017, 2 juin 2017 et 10 novembre 2017, est abrogé.

Art. 33.Le ministre flamand ayant la société de l'information, la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de l'information et la « Infolijn » dans ses attributions, est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 10 mai 2019.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, L. HOMANS