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Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion, la conservation et la destruction des documents administratifs Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten
AUTORITE FLAMANDE VLAAMSE OVERHEID
10 MAI 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant la gestion, la 10 MEI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het
conservation et la destruction des documents administratifs beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten
LE GOUVERNEMENT FLAMAND, DE VLAAMSE REGERING,
Vu le décret de gouvernance du 7 décembre 2018,les articles III.81 à Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.81 tot
III.84 et III.86 à III.89 ; en met III.84, en artikel III.86 tot en met III.89;
Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot
des archives ; regeling van het archiefbeheer;
Vu l'accord du ministre flamand ayant le budget dans ses attributions, Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de
donné le 12 mars 2019 ; begroting, gegeven op 12 maart 2019;
Vu l'avis 65.777/3 du Conseil d'Etat, donné le 25 avril 2019, en Gelet op advies 65.777/3 van de Raad van State, gegeven op 25 april
application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le 2019, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de
Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ; wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Sur la proposition de la ministre flamande de l'Administration Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur,
intérieure, de l'Insertion civique, du Logement, de l'Egalité des Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding;
Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;
Après délibération, Na beraadslaging,
Arrête : Besluit :
CHAPITRE 1er - Définitions HOOFDSTUK 1. - Definities

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par :

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder:
1° Agence de Gestion des Infrastructures : l'Agence de Gestion des
Infrastructures (« agentschap Facilitair Bedrijf »), créée par 1° agentschap Facilitair Bedrijf: het agentschap Facilitair Bedrijf,
l'arrêté du Gouvernement flamand du 11 juin 2004 portant création de opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot
l'agence autonomisée interne Agence de Gestion facilitaire ; oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "agentschap
Facilitair Bedrijf";
2° destination : la destination finale visée à l'article III.87, § 2° bestemming: de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, §
1er, alinéa 1er, 3° du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 1, eerste lid, 3°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
3° délai de conservation : le délai de conservation visé à l'article 3° bewaartermijn: de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1,
III.87, § 1er, alinéa 1er, 2° du décret de gouvernance du 7 décembre eerste lid, 2°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
2018 ; 4° registre central : le registre central visé à l'article III.82, § 2 4° centrale register: het centrale register, vermeld in artikel
du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; III.82, § 2, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
5° conservation à long terme : la gestion et la conservation des 5° langetermijnbewaring: het beheren en bewaren van bestuursdocumenten
documents administratifs pendant un certain délai quelle que soit leur destination ; gedurende een bepaalde termijn en ongeacht de bestemming;
6° ministre : le ministre flamand ayant la société de l'information, 6° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de
la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de informatiemaatschappij, het structureren, opslaan, uitwisselen en
l'information et la « Infolijn » dans ses attributions ; ontsluiten van informatie en de infolijn;
7° règles de sélection : les règles de sélection visées à l'article 7° selectieregels: de selectieregels, vermeld in artikel III.87 van
III.87 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° personne responsable : la personne responsable visée à l'article 8° verantwoordelijke: de verantwoordelijke, vermeld in artikel III.81,
III.81, § 2, alinéa 2 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; § 2, tweede lid, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
9° aliénation : le transfert de la responsabilité administrative des 9° vervreemding: de overdracht van de bestuurlijke
documents administratifs, visé à l'article III.83 du décret de verantwoordelijkheid van bestuursdocumenten, vermeld in artikel III.83
gouvernance du 7 décembre 2018. van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
CHAPITRE 2. - Traitement et gestion HOOFDSTUK 2. - Zorg en beheer
Section 1re. - Règles de gestion Afdeling 1. - Beheersregels

Art. 2.La personne responsable établit au moins des règles de gestion

Art. 2.De verantwoordelijke legt minimaal beheersregels voor de
pour les aspects suivants : volgende aspecten vast:
1° la conservation à long terme ; 1° langetermijnbewaring;
2° l'inventaire et la mise en contexte ; 2° inventarisering en contextualisering;
3° la destruction de documents administratifs ; 3° vernietiging van bestuursdocumenten;
4° l'acquisition et l'aliénation ; 4° verwerving en vervreemding;
5° l'accès et la consultation. 5° toegang en raadpleging.

Art. 3.Les règles de gestion pour la conservation à long terme, visée

Art. 3.De beheersregels voor langetermijnbewaring, vermeld in artikel
à l'article 2, 1° garantissent au moins : 2, 1°, zorgen er minstens voor dat:
1° qu'il n'y a aucune perte d'information ; 1° er geen informatieverlies optreedt;
2° la lisibilité des documents administratifs ; 2° de leesbaarheid van de bestuursdocumenten gegarandeerd blijft;
3° qu'aucune modification ne peut être apportée aux documents 3° er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren.
administratifs.

Art. 4.Les règles de gestion pour l'inventaire et la mise en

Art. 4.De beheersregels voor inventarisering en contextualisering,
contexte, visés à l'article 2, 2°, garantissent qu'au moins les vermeld in artikel 2, 2°, zorgen ervoor dat minstens de volgende
métadonnées suivantes sont saisies : metagegevens gecapteerd worden:
1° le nom du document administratif ; 1° de naam van het bestuursdocument;
2° le nom du dossier auquel le document administratif appartient, le 2° de naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort, als
cas échéant ; dat van toepassing is;
3° la catégorie des documents administratifs à laquelle le document 3° de categorie van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument
administratif appartient ; behoort;
4° les règles de sélection applicables au document administratif ; 4° de selectieregels die van toepassing zijn op het bestuursdocument;
5° la tâche dont découle le document administratif ; 5° de taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit;
6° une indication de l'instance publique qui a la responsabilité 6° een aanduiding van de overheidsinstantie die de bestuurlijke
administrative du document administratif ; verantwoordelijkheid draagt over het bestuursdocument;
7° les données techniques des documents administratifs conservés sur 7° de technische gegevens van bestuursdocumenten die zich op een
support électronique ; elektronische drager bevinden;
8° une indication de la date à partir de laquelle le délai de 8° een aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint
conservation prend cours. te lopen.

Art. 5.Les règles de gestion pour la destruction des documents

Art. 5.De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten,
administratifs, visée à l'article 2, 3° du présent arrêté, vermeld in artikel 2, 3°, van dit besluit, zorgen ervoor dat
garantissent que les documents administratifs sont détruits bestuursdocumenten vernietigd worden conform artikel III.89 van het
conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre Bestuursdecreet van 7 december 2018.
2018.

Art. 6.Les règles de gestion pour l'acquisition et l'aliénation,

Art. 6.De beheersregels voor verwerving en vervreemding, vermeld in
visées à l'article 2, 4° garantissent au moins : artikel 2, 4°, zorgen er minstens voor dat:
1° qu'une instance publique qui reçoit des documents administratifs 1° een overheidsinstantie die bestuursdocumenten ontvangt van een
d'une autre instance publique est informée des règles de gestion andere overheidsinstantie, wordt geïnformeerd over de beheersregels
relatives à la conservation à long terme, à l'inventaire et à la mise die betrekking hebben op de langetermijnbewaring, de inventarisering
en contexte, à la destruction et à l'accès et à la consultation des en contextualisering, de vernietiging en de toegang en raadpleging van
documents administratifs transférés ; de overgedragen bestuursdocumenten;
2° que l'historique des documents administratifs est documenté ; 2° de historiek van de bestuursdocumenten gedocumenteerd is;
3° qu'il est clairement indiqué qui assume la responsabilité 3° duidelijk wordt aangegeven wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid
administrative après l'acquisition ou l'aliénation des documents draagt na verwerving of vervreemding van bestuursdocumenten.
administratifs.

Art. 7.Les règles de gestion pour l'accès et la consultation, visés à

Art. 7.De beheersregels voor toegang en raadpleging, vermeld in
l'article 2, 5° garantissent au moins : artikel 2, 5°, zorgen er minstens voor dat er:
1° qu'il existe des accords clairs sur le droit d'accès et de consultation ; 1° duidelijke afspraken zijn over het recht op toegang en raadpleging;
2° qu'il existe une procédure pour vérifier si les accords visés au 2° een procedure is om na te gaan of de afspraken, vermeld in punt 1°,
point 1° sont respectés. worden nageleefd.
Section 2. - Tâches, expertise et code déontologique de la personne Afdeling 2. - Taken, deskundigheid en deontologische code van de
responsable verantwoordelijke

Art. 8.La personne responsable dispose d'une expertise suffisante

Art. 8.Om de taken, vermeld in artikel 2, te kunnen uitvoeren,
pour exécuter les tâches visées à l'article 2. Cette expertise, qu'il beschikt de verantwoordelijke over voldoende deskundigheid. De
a acquise par le biais d'une formation ou d'une expérience deskundigheid heeft hij verworven door relevante opleiding of
professionnelle pertinentes, porte sur : beroepservaring en betreft:
1° la connaissance des aspects visés à l'article 2 ; 1° kennis van aspecten, vermeld in artikel 2;
2° la connaissance de la législation pertinente. 2° kennis van relevante regelgeving.

Art. 9.La personne responsable se conforme à un code déontologique

Art. 9.De verantwoordelijke leeft een deontologische code na die is
établi par l'instance publique. vastgesteld door de overheidsinstantie.
CHAPITRE 3. - Le registre central HOOFDSTUK 3. - Het centrale register

Art. 10.L'Agence de Gestion des Infrastructures a les tâches

Art. 10.Het agentschap Facilitair Bedrijf heeft de volgende taken met
suivantes relatives au registre central : betrekking tot het centrale register:
1° gérer le registre ; 1° het register beheren;
2° publier des lignes directrices sur l'utilisation du registre. 2° richtlijnen uitvaardigen over het gebruik van het register.
Une instance publique, visée à l'article III.79, § 1er du décret de Een overheidsinstantie, vermeld in artikel III.79, § 1, van het
gouvernance du 7 décembre 2018, peut déroger à l'obligation de bestuursdecreet van 7 december 2018, kan afwijken van de verplichting
publication au registre central, visée à l'article III.82, §§ 2 et 3 tot publicatie in het centrale register, vermeld in artikel III.82, §
du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, pour autant que 2 en § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voorzover de
l'instance publique concernée puisse justifier que cette publication betreffende overheidsinstantie kan verantwoorden dat die publicatie
exige un effort disproportionné démontrable. L'Agence de Gestion des een aantoonbaar buitensporige inspanning vereist. Het agentschap
Infrastructures établit des critères permettant de déterminer s'il y a Facilitair Bedrijf stelt criteria vast om te bepalen of er een
un effort disproportionné démontrable. aantoonbare buitensporige inspanning is.
Les lignes directrices, visées à l'alinéa 1er, et les critères visés à De richtlijnen, vermeld in het eerste lid, en de criteria, vermeld in
l'alinéa 2 sont publiés via le site web de l'Agence de Gestion des het tweede lid, worden bekendgemaakt via de website van het agentschap
Infrastructures. Facilitair Bedrijf.
CHAPITRE 4. - Le dépôt HOOFDSTUK 4. - Het depot
Section 1e. - Disposition générale Afdeling 1. - Algemene bepaling

Art. 11.Le présent chapitre ne s'applique pas aux autorités locales.

Art. 11.Dit hoofdstuk is niet van toepassing op lokale overheden.
Section 2. - Critères de qualité Afdeling 2. - Kwaliteitscriteria

Art. 12.Le dépôt peut, selon le support du document administratif, la

Art. 12.Het depot kan, afhankelijk van de drager van het
destination du document administratif et l'expiration ou non du délai bestuursdocument, de bestemming van het bestuursdocument en het al dan
de conservation du document administratif, consister en différents niet verstreken zijn van de bewaartermijn van het bestuursdocument,
lieux de conservation. bestaan uit verschillende bewaarplaatsen.

Art. 13.Quel que soit le type de support, les lieux de conservation

Art. 13.Ongeacht het type drager voldoen de bewaarplaatsen van het
du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : depot aan de volgende kwaliteitscriteria:
1° les documents administratifs admis au dépôt ne peuvent plus être 1° bestuursdocumenten die opgenomen zijn in het depot, kunnen niet
modifiés ; meer gewijzigd worden;
2° des mesures, clairement définies et communiquées, sont en place 2° er zijn maatregelen vastgesteld om ongeautoriseerde toegang te
pour empêcher tout accès non autorisé ; vermijden, die duidelijk vastgelegd en gecommuniceerd worden;
3° des mesures suffisantes sont prévues pour garantir l'intégrité et 3° er worden voldoende maatregelen voorzien om de integriteit en de
l'authenticité des documents administratifs ; authenticiteit van de bestuursdocumenten te garanderen;
4° si des documents administratifs sont détruits dans le dépôt 4° als bestuursdocumenten conform artikel III.89 van het
conformément à l'article III.89 du décret de gouvernance du 7 décembre Bestuursdecreet van 7 december 2018 vernietigd worden in het depot,
2018, cette destruction est organisée de telle sorte qu'aucune donnée wordt die vernietiging zo opgezet dat er geen gegevens gerecupereerd
ne puisse être récupérée et que les métadonnées associées au document kunnen worden en dat de metagegevens die verbonden zijn aan het
administratif détruit ne soient pas détruites. vernietigde bestuursdocument, niet vernietigd worden.
Pour la conservation des documents administratifs qui se situent sur Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager
un support analogique et qui sont clôturés sur le plan administratif, bevinden en die administratief afgehandeld zijn, voldoen de
les lieux de conservation du dépôt répondent aux critères de qualité bewaarplaatsen van het depot aan de volgende kwaliteitscriteria:
suivants : 1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ; 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid;
2° des moyens efficaces de ralentissement et d'extinction des 2° er zijn doelmatige middelen voor het vertragen en doven van brand
incendies sont prévus, en tenant compte de la nature, de la superficie voorzien, waarbij rekening wordt gehouden met de aard, oppervlakte en
et du contenu du dépôt ; inhoud van het depot;
3° la température et l'humidité relative sont suivies et adaptées 3° de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden opgevolgd en
conformément aux normes courantes pour le contenu du dépôt ; bijgestuurd volgens de gangbare normen voor de inhoud van het depot;
4° il existe un plan de lutte contre la contamination biologique et la 4° er is een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en
vermine ; ongedierte aanwezig;
5° un dispositif adéquat de prévention du cambriolage est en place, 5° er is voldoende inbraakpreventie, afgestemd op de aard, omvang en
adapté à la nature, à la superficie et au contenu du dépôt. inhoud van het depot.
Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager
support analogique, dont le délai de conservation a expiré et dont la bevinden en waarvan de bewaartermijn verstreken is en de bestemming
destination est la conservation permanente les lieux de conservation permanente bewaring is, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan de
du dépôt répondent aux critères de qualité suivants : volgende kwaliteitscriteria:
1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 2, à l'exception du 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het tweede lid, met uitzondering
critère de qualité visé à l'alinéa 1er, 4° ; van het kwaliteitscriterium, vermeld in het eerste lid, 4° ;
2° tout événement relatif à un document administratif est enregistré ; 2° elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt
3° l'accès au lieu de conservation est limité au gestionnaire du dépôt ; geregistreerd; 3° de toegang tot de bewaarplaats is beperkt tot de depotbeheerder;
4° le local dans lequel les documents administratifs sont conservés 4° de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden, is ingericht
est équipé de systèmes de stockage spécialement conçus à cet effet ; met opslagsystemen die specifiek daarvoor bedoeld zijn;
5° il n'y a ni fenêtres ni lumière du jour ; 5° er zijn geen ramen en invallend daglicht;
6° il y a suffisamment de structures de séparation internes et 6° er zijn voldoende inwendige en uitwendige scheidingsconstructies om
externes afin d'empêcher la propagation de calamités ; uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan;
7° il y a au moins un local distinct de quarantaine, clairement séparé 7° er is minstens één aparte quarantaineruimte die duidelijk is
du local dans lequel les documents administratifs sont conservés. afgescheiden van de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden.
Pour la conservation de documents administratifs qui se situent sur un Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een elektronische
support électronique, les lieux de conservation du dépôt répondent aux drager bevinden, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan volgende
critères de qualité suivants : kwaliteitscriteria:
1° les critères de qualité, visés à l'alinéa 1er ; 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid;
2° les métadonnées techniques sont saisies et vérifiées lors du 2° de technische metagegevens worden bij overdracht aan het depot
transfert au dépôt ; gecapteerd en gecontroleerd;
3° la politique de transformation est documentée ; 3° het transformatiebeleid is gedocumenteerd;
4° si la lisibilité du document administratif l'exige, le format de 4° het bestandsformaat van een elektronisch bestuursdocument wordt,
fichier d'un document administratif électronique est transformé en un als de leesbaarheid van het bestuursdocument dat vereist,
autre format de fichier ; getransformeerd naar een ander bestandsformaat;
5° toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et 5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de
l'authenticité de la copie électronique est enregistrée. authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
Le dépôt dispose de mécanismes de contrôle suffisants et d'appareils Het depot beschikt over voldoende monitoringsmechanismen en adequate
de mesure adéquats pour pouvoir garantir les critères de qualité. meetapparatuur om de kwaliteitscriteria te kunnen waarborgen.
Section 3. - Désignation du dépôt Afdeling 3. - Aanwijzing van het depot

Art. 14.L'Agence de Gestion des Infrastructures est le dépôt en cas

Art. 14.Het agentschap Facilitair Bedrijf is het depot in geval van
d'une situation telle que visée à l'article III.83, § 2, alinéa 1er du een situatie als vermeld in artikel III.83, § 2, eerste lid, van het
décret de gouvernance du 7 décembre 2018. Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13. Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13.
La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt
le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures. bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf.

Art. 15.Pour les documents administratifs analogiques dont le délai

Art. 15.Voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn
de conservation a expiré et dont la destination finale est la verstreken is en de definitieve bestemming permanente bewaring is, is
conservation permanente, le dépôt est l'Agence de Gestion des het agentschap Facilitair Bedrijf het depot.
Infrastructures.
Ce dépôt répond aux critères de qualité, visés à l'article 13, alinéas Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13,
3 et 5. derde en vijfde lid.
La procédure de transfert des documents administratifs est publiée sur De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt
le site web de l'Agence de Gestion des Infrastructures. bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf.

Art. 16.§ 1er. Pour les documents administratifs analogiques qui sont

Art. 16.§ 1. Voor analoge bestuursdocumenten die administratief
clôturés sur le plan administratif, les instances de l'administration afgehandeld zijn, zijn de instanties van de Vlaamse administratie het
flamande sont le dépôt des documents administratifs dont ils ont la depot voor de bestuursdocumenten waarover ze de bestuurlijke
responsabilité administrative. verantwoordelijkheid dragen.
§ 2. A partir du 1er janvier 2023, l'Agence de Gestion des § 2. Voor overheidsinstanties die opgenomen zijn in de lijst die de
Infrastructures sera le dépôt des documents administratifs analogiques minister vaststelt, is het agentschap Facilitair Bedrijf vanaf 1
qui sont clôturés sur le plan administratif pour les instances januari 2023 het depot voor analoge bestuursdocumenten die
publiques qui figurent sur la liste établie par le ministre. Cette administratief afgehandeld zijn. Deze lijst zal aan de Vlaamse
liste sera soumise au Gouvernement flamand. Regering worden voorgelegd.
Les instances publiques figurant sur la liste visée à l'alinéa 1er De overheidsinstanties die opgenomen worden in de lijst, vermeld in
exercent leurs activités dans un bâtiment géré par l'Agence de Gestion het eerste lid, zijn gehuisvest in een gebouw dat onder beheer staat
des Infrastructures. van het agentschap Facilitair Bedrijf.
§ 3. Le dépôt visé au paragraphe 1er répond aux critères de qualité, § 3. Het depot, vermeld in paragraaf 1, voldoet aan de
visés à l'article 13, alinéas 1er et 5. Ce dépôt publie en interne la kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, eerste en vijfde lid. Dat
procédure de transfert des documents administratifs. depot maakt de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten
intern bekend.
Le dépôt visé au paragraphe 2 répond aux critères de qualité, visés à Het depot, vermeld in paragraaf 2, voldoet aan de kwaliteitscriteria,
l'article 13, alinéas 2 et 5. Ce dépôt publie la procédure de vermeld in artikel 13, tweede en vijfde lid. Dat depot maakt de
transfert des documents administratifs sur le site web de l'Agence de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten bekend op de
Gestion des Infrastructures. website van het agentschap Facilitair Bedrijf.
CHAPITRE 5. - Encadrement HOOFDSTUK 5. - Ondersteuning

Art. 17.L'Agence de Gestion des Infrastructures exécute les tâches

Art. 17.Het agentschap Facilitair Bedrijf voert de taken uit, vermeld
visées à l'article III.86, alinéa 1er du décret de gouvernance du 7 in artikel III.86, eerste lid, van het Bestuursdecreet van 7 december
décembre 2018. 2018.
CHAPITRE 6. - Commissions de sélection HOOFDSTUK 6. - Selectiecommissies
Section 1re. - Création et composition Afdeling 1. - Oprichting en samenstelling

Art. 18.Il est créé une commission de sélection pour les instances

Art. 18.Er wordt een selectiecommissie opgericht voor de
publiques, visées à l'article III.79, § 1er, 1°, 2°, 3° et 4°, du overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°,
décret de gouvernance du 7 décembre 2018. Cette commission de van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Die selectiecommissie
sélection est dénommée commission de sélection Autorité flamande. wordt de selectiecommissie Vlaamse overheid genoemd.
La commission de sélection Autorité flamande est chargée des tâches De selectiecommissie Vlaamse overheid heeft de volgende taken:
suivantes : 1° établir et mettre à jour les règles de sélection pour les 1° selectieregels opstellen en actualiseren voor categorieën van
catégories de documents administratifs relatifs aux tâches et bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en
activités générales ; activiteiten;
2° approuver les règles de sélection établies par les instances 2° de selectieregels goedkeuren die door de overheidsinstanties zijn
publiques ; opgesteld;
3° autoriser la destruction des documents administratifs pour lesquels 3° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten
aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a encore été waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten
publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret précité ; bekendgemaakt zijn als vermeld in artikel III.89, § 3, van het
4° conseiller les instances publiques sur l'établissement des règles voormelde decreet; 4° advies geven aan overheidsinstanties over de opmaak van
de sélection. selectieregels.

Art. 19.Le présent article ne s'applique pas aux documents

Art. 19.Dit artikel is niet van toepassing op de bestuursdocumenten
administratifs détenus par les autorités locales, à l'exception des die de lokale overheden met uitzondering van de intergemeentelijke
partenariats intercommunaux, si la commission de sélection compétente samenwerkingsverbanden bezitten, als de bevoegde selectiecommissie
a décidé que ces documents administratifs ne sont plus utiles à beslist heeft dat die bestuursdocumenten geen nut meer hebben voor de
l'administration, ou s'ils concernent des matières fédérales. administratie, of als ze betrekking hebben op federale aangelegenheden.
Les commissions de sélection suivantes sont créées pour les autorités Voor de lokale overheden worden de volgende selectiecommissies
locales : opgericht:
1° une commission de sélection, compétente pour les autorités locales, 1° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheden, vermeld in
visées à l'article I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h) du décret de artikel I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h), van het Bestuursdecreet
gouvernance du 7 décembre 2018, et pour l'autorité locale, visée à van 7 december 2018, en voor de lokale overheid, vermeld in artikel
l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont créées par une I.3, 5°, i), van het voormelde decreet als die opgericht zijn door een
commune. Cette commission de sélection est dénommée commission de gemeente. Die selectiecommissie wordt de selectiecommissie gemeenten
sélection communes ; genoemd;
2° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, 2° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
visée à l'article I.3, 5°, c) du décret précité, et pour l'autorité artikel I.3, 5°, c), van het voormelde decreet, en voor de lokale
locale, visée à l'article I.3, 5°, i) du décret précité, si elles sont overheid, vermeld in artikel I.3, 5°, i), van het voormelde decreet,
créées par une province. Cette commission de sélection est dénommée als die opgericht zijn door een provincie. Die selectiecommissie wordt
commission de sélection provinces ; de selectiecommissie provincies genoemd;
3° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, 3° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
visée à l'article I.3, 5°, j) du décret précité. Cette commission de artikel I.3, 5°, j), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie
sélection est dénommée commission de sélection polders et wateringues wordt de selectiecommissie polders en wateringen genoemd;
; 4° une commission de sélection, compétente pour l'autorité locale, 4° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
visée à l'article I.3, 5°, k) du décret précité. Cette commission de artikel I.3, 5°, k), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie
sélection est dénommée commission de sélection administrations des wordt de selectiecommissie besturen van de erediensten genoemd.
cultes. Les commissions de sélection, visées à l'alinéa 1er, ont les tâches De selectiecommissies, vermeld in het eerste lid, hebben de volgende
suivantes : taken:
1° établir, mettre à jour et approuver les règles de sélection 1° selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren overeenkomstig
conformément à l'article III.88, § 1er du décret précité ; artikel III.88, § 1, van het voormelde decreet;
2° autoriser la destruction des documents administratifs des 2° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten
partenariats intercommunaux pour lesquels aucune règle de sélection ou van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen
liste de sélection valable n'a encore été publiée conformément à selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als
l'article III.89, § 3 du décret précité. vermeld in artikel III.89, § 3, van het voormelde decreet.

Art. 20.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,

Art. 20.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, zijn
sont composées d'au minimum quatre et d'au maximum dix membres. samengesteld uit minimaal vier en maximaal tien leden.
Les membres satisfont aux conditions suivantes : De leden voldoen aan de volgende voorwaarden:
1° posséder une expertise démontrable dans la gestion, la conservation 1° een aantoonbare expertise bezitten met betrekking tot het beheren,
et la destruction de documents administratifs ; bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten;
2° connaître le fonctionnement des instances publiques pour lesquelles 2° vertrouwd zijn met de werking van de overheidsinstanties waarvoor
leur commission de sélection respective est compétente. hun respectievelijke selectiecommissie bevoegd is.

Art. 21.Le ministre nomme et révoque les membres de la commission de

Art. 21.De minister benoemt en ontslaat de leden van de
sélection, visée aux articles 18 et 19. La nomination et la révocation selectiecommissie, vermeld in artikel 18 en 19. De benoeming en het
sont communiquées au Gouvernement flamand. ontslag worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.
Le ministre désigne parmi les membres le président et le De minister wijst onder de leden de voorzitter en de vicevoorzitter
vice-président. aan.
Les membres sont nommés pour une période de cinq ans. La nomination De leden worden benoemd voor een periode van vijf jaar. De benoeming
peut toujours être renouvelée pour une période de cinq ans. kan altijd opnieuw vernieuwd worden met een periode van vijf jaar.
Section 2. - Fonctionnement Afdeling 2. - Werking

Art. 22.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,

Art. 22.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19,
se réunissent sur convocation du président ou, lorsque le président vergaderen na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter
est empêché, du vice-président. verhinderd is, na bijeenroeping door de vicevoorzitter.
La commission de sélection précitée ne peut approuver les règles de De voormelde selectiecommissie kan selectieregels alleen goedkeuren en
sélection et statuer qu'en présence d'au moins deux tiers de ses kan alleen beslissingen nemen bij de aanwezigheid van minimaal twee
membres. derde van het aantal leden.
Les commissions de sélection précitées cherchent à atteindre un De voormelde selectiecommissies streven consensus na. Als geen
consensus. En l'absence de consensus, les commissions de sélection consensus wordt bereikt, kunnen de selectiecommissies selectieregels
peuvent approuver les règles de sélection et statuer à la majorité des goedkeuren en beslissingen nemen bij tweederdemeerderheid van de
deux tiers des membres présents. aanwezigen.

Art. 23.Les commissions de sélection, visées aux articles 18 et 19,

Art. 23.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, kunnen
peuvent faire appel à des experts pour l'accomplissement de leurs voor het vervullen van hun taken een beroep doen op deskundigen.
tâches. Les commissions de sélection précitées peuvent créer des groupes de De voormelde selectiecommissies kunnen interne werkgroepen oprichten.
travail internes.

Art. 24.Chaque commission de sélection telle que visée aux articles

Art. 24.Elke selectiecommissie als vermeld in artikel 18 en 19,
18 et 19 détermine son mode de fonctionnement interne, sans préjudice bepaalt haar interne werkwijze, met behoud van de toepassing van
de l'application des articles 22 et 23. Elle peut le fixer dans un artikel 22 en 23. Ze kan die vastleggen in een huishoudelijk
règlement d'ordre intérieur. reglement.
Section 3. - Indemnités Afdeling 3. - Vergoedingen

Art. 25.Les membres des commissions de sélection, visées aux articles
18 et 19, ont droit à une indemnité de parcours et de repas

Art. 25.De leden van de selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en
19, kunnen aanspraak maken op een reis- en maaltijdvergoeding conform
conformément au statut du personnel flamand du 13 janvier 2006. het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006.
Les indemnités sont payées sur la base des rapports approuvés et des De vergoedingen worden uitbetaald op basis van de goedgekeurde
données y reprises concernant les présences physiques. verslagen en de daarin opgenomen gegevens over de fysieke
aanwezigheden.
CHAPITRE 7. - Etablissement, approbation, mise à jour et cohérence HOOFDSTUK 7. - Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge
mutuelle des règles de sélection consistentie van selectieregels

Art. 26.Le modèle pour l'établissement des règles de sélection

Art. 26.Het sjabloon voor de opmaak van selectieregels bevat:
contient : 1° le nom et la description de la catégorie de documents 1° de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten
administratifs à laquelle se rapporte la règle de sélection, visés à waarop de selectieregel betrekking heeft, vermeld in artikel III.87, §
l'article III.87, § 1er, 1°, du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 ; 1, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
2° le délai de conservation et la justification correspondante ; 2° de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording;
3° la destination et la justification correspondante ; 3° de bestemming en bijbehorende verantwoording;
4° une indication de la tâche dont découle la catégorie de documents 4° een aanduiding van de taak waaruit de categorie van
administratifs ; bestuursdocumenten voortvloeit;
5° une indication de l'instance publique pour laquelle la règle de 5° een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel
sélection est en vigueur. van toepassing is.
Le modèle est géré et établi par l'Agence de Gestion des Het sjabloon wordt beheerd en vastgelegd door het agentschap
Infrastructures. Facilitair Bedrijf.

Art. 27.Les règles de sélection sont approuvées par la commission de

Art. 27.Een selectieregel wordt goedgekeurd door de bevoegde
sélection compétente. selectiecommissie.
Les règles de sélection approuvées sont publiées dans le registre Goedgekeurde selectieregels worden binnen tien dagen na hun
central dans les dix jours suivant leur approbation, après quoi elles goedkeuring gepubliceerd in het centrale register, waarna ze
prennent effet. uitwerking hebben.

Art. 28.§ 1er. Les commissions de sélection sont responsables de la

Art. 28.§ 1. De selectiecommissies zijn verantwoordelijk voor de
cohérence entre les règles de sélection. onderlinge consistentie van de selectieregels.
Si nécessaire pour des raisons de cohérence, les présidents des Als dat noodzakelijk is voor de onderlinge consistentie, kunnen de
commissions de sélection peuvent se réunir. voorzitters van de selectiecommissies samen vergaderen.
§ 2. Les règles de sélection sont mutuellement cohérentes lorsqu'il § 2. Selectieregels zijn onderling consistent als er geen tegenspraak
n'y a pas de contradiction entre : is tussen:
1° les différentes règles de sélection approuvées ou établies par une 1° de verschillende selectieregels die een selectiecommissie heeft
commission de sélection ; goedgekeurd of opgesteld;
2° les règles de sélection approuvées ou établies par les différentes 2° de selectieregels die door de verschillende selectiecommissies zijn
commissions de sélection. goedgekeurd of opgesteld.
CHAPITRE 8. - Destruction des documents administratifs HOOFDSTUK 8. - Vernietigen van bestuursdocumenten

Art. 29.Afin de détruire des documents administratifs pour lesquels

Art. 29.Om bestuursdocumenten te vernietigen waarvoor geen
aucune règle de sélection ou liste de sélection valable n'a été
publiée conformément à l'article III.89, § 3 du décret de gouvernance selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als
du 7 décembre 2018, l'instance publique introduit une demande de vermeld in artikel III.89, § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december
destruction motivée auprès de la commission de sélection compétente, 2018, dient de overheidsinstantie een gemotiveerde
vernietigingsaanvraag in bij de bevoegde selectiecommissie, vermeld in
visée aux articles 18 et 19 du présent arrêté. artikel 18 en 19 van dit besluit.
L'Agence de Gestion des Infrastructures fournit un modèle de demande Het agentschap Facilitair Bedrijf stelt een sjabloon voor de
de destruction motivée. gemotiveerde vernietigingsaanvraag ter beschikking.

Art. 30.La commission de sélection transmet à l'instance publique,

Art. 30.De selectiecommissie bezorgt de overheidsinstantie binnen
dans un délai de vingt jours, son approbation ou son refus motivé de twintig dagen een goedkeuring of gemotiveerde weigering van de
la demande de destruction. vernietigingsaanvraag.

Art. 31.La déclaration datée de destruction, visée à l'article

Art. 31.De gedateerde verklaring van vernietiging, vermeld in artikel
III.89, § 4 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018, comprend : III.89, § 4, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, bevat:
1° un nom et une description significatifs des documents 1° een betekenisvolle naam en omschrijving van de vernietigde
administratifs détruits ; bestuursdocumenten;
2° une référence à la règle de sélection approuvée par la commission 2° een verwijzing naar de selectieregel zoals goedgekeurd door de
de sélection compétente ou à l'approbation de la commission de bevoegde selectiecommissie of de goedkeuring van de selectiecommissie,
sélection, visée à l'article 30 du présent arrêté ; vermeld in artikel 30 van dit besluit;
3° la date de destruction. 3° de datum waarop de vernietiging is uitgevoerd.
Lorsqu'un citoyen en fait la demande, la déclaration de destruction De gedateerde verklaring van vernietiging wordt op verzoek van een
datée est rendue publique. burger bekendgemaakt.
CHAPITRE 9. - Dispositions finales HOOFDSTUK 9. - Slotbepalingen

Art. 32.L'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la

Art. 32.Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot
gestion des archives, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand regeling van het archiefbeheer, gewijzigd bij de besluiten van de
des 27 février 2015, 13 mars 2015, 2 octobre 2015, 28 avril 2017, 2 Vlaamse Regering van 27 februari 2015, 13 maart 2015, 2 oktober 2015,
juin 2017 et 10 novembre 2017, est abrogé. 28 april 2017, 2 juni 2017, 10 november 2017, wordt opgeheven.

Art. 33.Le ministre flamand ayant la société de l'information, la

Art. 33.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,
structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en
l'information et la « Infolijn » dans ses attributions, est chargé de de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit.
l'exécution du présent arrêté.
Bruxelles, le 10 mai 2019. Brussel, 10 mei 2019.
Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, De minister-president van de Vlaamse Regering,
G. BOURGEOIS G. BOURGEOIS
La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Insertion De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen,
civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding,
L. HOMANS L. HOMANS
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