Etaamb.openjustice.be
Meertalige weergave van Besluit Van De Vlaamse Regering van 10/05/2019
← Terug naar "Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten "
Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten
VLAAMSE OVERHEID VLAAMSE OVERHEID
10 MEI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het 10 MEI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het
beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten
DE VLAAMSE REGERING, DE VLAAMSE REGERING,
Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.81 tot Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel III.81 tot
en met III.84, en artikel III.86 tot en met III.89; en met III.84, en artikel III.86 tot en met III.89;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot
regeling van het archiefbeheer; regeling van het archiefbeheer;
Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de
begroting, gegeven op 12 maart 2019; begroting, gegeven op 12 maart 2019;
Gelet op advies 65.777/3 van de Raad van State, gegeven op 25 april Gelet op advies 65.777/3 van de Raad van State, gegeven op 25 april
2019, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de 2019, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de
wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973; wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;
Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur,
Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding; Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding;
Na beraadslaging, Na beraadslaging,
Besluit : Besluit :
HOOFDSTUK 1. - Definities HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder:

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder:
1° agentschap Facilitair Bedrijf: het agentschap Facilitair Bedrijf, 1° agentschap Facilitair Bedrijf: het agentschap Facilitair Bedrijf,
opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot
oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "agentschap oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "agentschap
Facilitair Bedrijf"; Facilitair Bedrijf";
2° bestemming: de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, § 2° bestemming: de definitieve bestemming, vermeld in artikel III.87, §
1, eerste lid, 3°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; 1, eerste lid, 3°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
3° bewaartermijn: de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1, 3° bewaartermijn: de bewaartermijn, vermeld in artikel III.87, § 1,
eerste lid, 2°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; eerste lid, 2°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
4° centrale register: het centrale register, vermeld in artikel 4° centrale register: het centrale register, vermeld in artikel
III.82, § 2, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; III.82, § 2, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
5° langetermijnbewaring: het beheren en bewaren van bestuursdocumenten 5° langetermijnbewaring: het beheren en bewaren van bestuursdocumenten
gedurende een bepaalde termijn en ongeacht de bestemming; gedurende een bepaalde termijn en ongeacht de bestemming;
6° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de 6° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor de
informatiemaatschappij, het structureren, opslaan, uitwisselen en informatiemaatschappij, het structureren, opslaan, uitwisselen en
ontsluiten van informatie en de infolijn; ontsluiten van informatie en de infolijn;
7° selectieregels: de selectieregels, vermeld in artikel III.87 van 7° selectieregels: de selectieregels, vermeld in artikel III.87 van
het Bestuursdecreet van 7 december 2018; het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° verantwoordelijke: de verantwoordelijke, vermeld in artikel III.81, 8° verantwoordelijke: de verantwoordelijke, vermeld in artikel III.81,
§ 2, tweede lid, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; § 2, tweede lid, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
9° vervreemding: de overdracht van de bestuurlijke 9° vervreemding: de overdracht van de bestuurlijke
verantwoordelijkheid van bestuursdocumenten, vermeld in artikel III.83 verantwoordelijkheid van bestuursdocumenten, vermeld in artikel III.83
van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
HOOFDSTUK 2. - Zorg en beheer HOOFDSTUK 2. - Zorg en beheer
Afdeling 1. - Beheersregels Afdeling 1. - Beheersregels

Art. 2.De verantwoordelijke legt minimaal beheersregels voor de

Art. 2.De verantwoordelijke legt minimaal beheersregels voor de
volgende aspecten vast: volgende aspecten vast:
1° langetermijnbewaring; 1° langetermijnbewaring;
2° inventarisering en contextualisering; 2° inventarisering en contextualisering;
3° vernietiging van bestuursdocumenten; 3° vernietiging van bestuursdocumenten;
4° verwerving en vervreemding; 4° verwerving en vervreemding;
5° toegang en raadpleging. 5° toegang en raadpleging.

Art. 3.De beheersregels voor langetermijnbewaring, vermeld in artikel

Art. 3.De beheersregels voor langetermijnbewaring, vermeld in artikel
2, 1°, zorgen er minstens voor dat: 2, 1°, zorgen er minstens voor dat:
1° er geen informatieverlies optreedt; 1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid van de bestuursdocumenten gegarandeerd blijft; 2° de leesbaarheid van de bestuursdocumenten gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren. 3° er geen wijzigingen aan de bestuursdocumenten kunnen gebeuren.

Art. 4.De beheersregels voor inventarisering en contextualisering,

Art. 4.De beheersregels voor inventarisering en contextualisering,
vermeld in artikel 2, 2°, zorgen ervoor dat minstens de volgende vermeld in artikel 2, 2°, zorgen ervoor dat minstens de volgende
metagegevens gecapteerd worden: metagegevens gecapteerd worden:
1° de naam van het bestuursdocument; 1° de naam van het bestuursdocument;
2° de naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort, als 2° de naam van het dossier waartoe het bestuursdocument behoort, als
dat van toepassing is; dat van toepassing is;
3° de categorie van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument 3° de categorie van bestuursdocumenten waartoe het bestuursdocument
behoort; behoort;
4° de selectieregels die van toepassing zijn op het bestuursdocument; 4° de selectieregels die van toepassing zijn op het bestuursdocument;
5° de taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit; 5° de taak waaruit het bestuursdocument voortvloeit;
6° een aanduiding van de overheidsinstantie die de bestuurlijke 6° een aanduiding van de overheidsinstantie die de bestuurlijke
verantwoordelijkheid draagt over het bestuursdocument; verantwoordelijkheid draagt over het bestuursdocument;
7° de technische gegevens van bestuursdocumenten die zich op een 7° de technische gegevens van bestuursdocumenten die zich op een
elektronische drager bevinden; elektronische drager bevinden;
8° een aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint 8° een aanduiding van de datum vanaf wanneer de bewaartermijn begint
te lopen. te lopen.

Art. 5.De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten,

Art. 5.De beheersregels voor vernietiging van bestuursdocumenten,
vermeld in artikel 2, 3°, van dit besluit, zorgen ervoor dat vermeld in artikel 2, 3°, van dit besluit, zorgen ervoor dat
bestuursdocumenten vernietigd worden conform artikel III.89 van het bestuursdocumenten vernietigd worden conform artikel III.89 van het
Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Art. 6.De beheersregels voor verwerving en vervreemding, vermeld in

Art. 6.De beheersregels voor verwerving en vervreemding, vermeld in
artikel 2, 4°, zorgen er minstens voor dat: artikel 2, 4°, zorgen er minstens voor dat:
1° een overheidsinstantie die bestuursdocumenten ontvangt van een 1° een overheidsinstantie die bestuursdocumenten ontvangt van een
andere overheidsinstantie, wordt geïnformeerd over de beheersregels andere overheidsinstantie, wordt geïnformeerd over de beheersregels
die betrekking hebben op de langetermijnbewaring, de inventarisering die betrekking hebben op de langetermijnbewaring, de inventarisering
en contextualisering, de vernietiging en de toegang en raadpleging van en contextualisering, de vernietiging en de toegang en raadpleging van
de overgedragen bestuursdocumenten; de overgedragen bestuursdocumenten;
2° de historiek van de bestuursdocumenten gedocumenteerd is; 2° de historiek van de bestuursdocumenten gedocumenteerd is;
3° duidelijk wordt aangegeven wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid 3° duidelijk wordt aangegeven wie de bestuurlijke verantwoordelijkheid
draagt na verwerving of vervreemding van bestuursdocumenten. draagt na verwerving of vervreemding van bestuursdocumenten.

Art. 7.De beheersregels voor toegang en raadpleging, vermeld in

Art. 7.De beheersregels voor toegang en raadpleging, vermeld in
artikel 2, 5°, zorgen er minstens voor dat er: artikel 2, 5°, zorgen er minstens voor dat er:
1° duidelijke afspraken zijn over het recht op toegang en raadpleging; 1° duidelijke afspraken zijn over het recht op toegang en raadpleging;
2° een procedure is om na te gaan of de afspraken, vermeld in punt 1°, 2° een procedure is om na te gaan of de afspraken, vermeld in punt 1°,
worden nageleefd. worden nageleefd.
Afdeling 2. - Taken, deskundigheid en deontologische code van de Afdeling 2. - Taken, deskundigheid en deontologische code van de
verantwoordelijke verantwoordelijke

Art. 8.Om de taken, vermeld in artikel 2, te kunnen uitvoeren,

Art. 8.Om de taken, vermeld in artikel 2, te kunnen uitvoeren,
beschikt de verantwoordelijke over voldoende deskundigheid. De beschikt de verantwoordelijke over voldoende deskundigheid. De
deskundigheid heeft hij verworven door relevante opleiding of deskundigheid heeft hij verworven door relevante opleiding of
beroepservaring en betreft: beroepservaring en betreft:
1° kennis van aspecten, vermeld in artikel 2; 1° kennis van aspecten, vermeld in artikel 2;
2° kennis van relevante regelgeving. 2° kennis van relevante regelgeving.

Art. 9.De verantwoordelijke leeft een deontologische code na die is

Art. 9.De verantwoordelijke leeft een deontologische code na die is
vastgesteld door de overheidsinstantie. vastgesteld door de overheidsinstantie.
HOOFDSTUK 3. - Het centrale register HOOFDSTUK 3. - Het centrale register

Art. 10.Het agentschap Facilitair Bedrijf heeft de volgende taken met

Art. 10.Het agentschap Facilitair Bedrijf heeft de volgende taken met
betrekking tot het centrale register: betrekking tot het centrale register:
1° het register beheren; 1° het register beheren;
2° richtlijnen uitvaardigen over het gebruik van het register. 2° richtlijnen uitvaardigen over het gebruik van het register.
Een overheidsinstantie, vermeld in artikel III.79, § 1, van het Een overheidsinstantie, vermeld in artikel III.79, § 1, van het
bestuursdecreet van 7 december 2018, kan afwijken van de verplichting bestuursdecreet van 7 december 2018, kan afwijken van de verplichting
tot publicatie in het centrale register, vermeld in artikel III.82, § tot publicatie in het centrale register, vermeld in artikel III.82, §
2 en § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voorzover de 2 en § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voorzover de
betreffende overheidsinstantie kan verantwoorden dat die publicatie betreffende overheidsinstantie kan verantwoorden dat die publicatie
een aantoonbaar buitensporige inspanning vereist. Het agentschap een aantoonbaar buitensporige inspanning vereist. Het agentschap
Facilitair Bedrijf stelt criteria vast om te bepalen of er een Facilitair Bedrijf stelt criteria vast om te bepalen of er een
aantoonbare buitensporige inspanning is. aantoonbare buitensporige inspanning is.
De richtlijnen, vermeld in het eerste lid, en de criteria, vermeld in De richtlijnen, vermeld in het eerste lid, en de criteria, vermeld in
het tweede lid, worden bekendgemaakt via de website van het agentschap het tweede lid, worden bekendgemaakt via de website van het agentschap
Facilitair Bedrijf. Facilitair Bedrijf.
HOOFDSTUK 4. - Het depot HOOFDSTUK 4. - Het depot
Afdeling 1. - Algemene bepaling Afdeling 1. - Algemene bepaling

Art. 11.Dit hoofdstuk is niet van toepassing op lokale overheden.

Art. 11.Dit hoofdstuk is niet van toepassing op lokale overheden.
Afdeling 2. - Kwaliteitscriteria Afdeling 2. - Kwaliteitscriteria

Art. 12.Het depot kan, afhankelijk van de drager van het

Art. 12.Het depot kan, afhankelijk van de drager van het
bestuursdocument, de bestemming van het bestuursdocument en het al dan bestuursdocument, de bestemming van het bestuursdocument en het al dan
niet verstreken zijn van de bewaartermijn van het bestuursdocument, niet verstreken zijn van de bewaartermijn van het bestuursdocument,
bestaan uit verschillende bewaarplaatsen. bestaan uit verschillende bewaarplaatsen.

Art. 13.Ongeacht het type drager voldoen de bewaarplaatsen van het

Art. 13.Ongeacht het type drager voldoen de bewaarplaatsen van het
depot aan de volgende kwaliteitscriteria: depot aan de volgende kwaliteitscriteria:
1° bestuursdocumenten die opgenomen zijn in het depot, kunnen niet 1° bestuursdocumenten die opgenomen zijn in het depot, kunnen niet
meer gewijzigd worden; meer gewijzigd worden;
2° er zijn maatregelen vastgesteld om ongeautoriseerde toegang te 2° er zijn maatregelen vastgesteld om ongeautoriseerde toegang te
vermijden, die duidelijk vastgelegd en gecommuniceerd worden; vermijden, die duidelijk vastgelegd en gecommuniceerd worden;
3° er worden voldoende maatregelen voorzien om de integriteit en de 3° er worden voldoende maatregelen voorzien om de integriteit en de
authenticiteit van de bestuursdocumenten te garanderen; authenticiteit van de bestuursdocumenten te garanderen;
4° als bestuursdocumenten conform artikel III.89 van het 4° als bestuursdocumenten conform artikel III.89 van het
Bestuursdecreet van 7 december 2018 vernietigd worden in het depot, Bestuursdecreet van 7 december 2018 vernietigd worden in het depot,
wordt die vernietiging zo opgezet dat er geen gegevens gerecupereerd wordt die vernietiging zo opgezet dat er geen gegevens gerecupereerd
kunnen worden en dat de metagegevens die verbonden zijn aan het kunnen worden en dat de metagegevens die verbonden zijn aan het
vernietigde bestuursdocument, niet vernietigd worden. vernietigde bestuursdocument, niet vernietigd worden.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager
bevinden en die administratief afgehandeld zijn, voldoen de bevinden en die administratief afgehandeld zijn, voldoen de
bewaarplaatsen van het depot aan de volgende kwaliteitscriteria: bewaarplaatsen van het depot aan de volgende kwaliteitscriteria:
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid; 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid;
2° er zijn doelmatige middelen voor het vertragen en doven van brand 2° er zijn doelmatige middelen voor het vertragen en doven van brand
voorzien, waarbij rekening wordt gehouden met de aard, oppervlakte en voorzien, waarbij rekening wordt gehouden met de aard, oppervlakte en
inhoud van het depot; inhoud van het depot;
3° de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden opgevolgd en 3° de temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden opgevolgd en
bijgestuurd volgens de gangbare normen voor de inhoud van het depot; bijgestuurd volgens de gangbare normen voor de inhoud van het depot;
4° er is een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en 4° er is een bestrijdingsplan voor biologische contaminatie en
ongedierte aanwezig; ongedierte aanwezig;
5° er is voldoende inbraakpreventie, afgestemd op de aard, omvang en 5° er is voldoende inbraakpreventie, afgestemd op de aard, omvang en
inhoud van het depot. inhoud van het depot.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een analoge drager
bevinden en waarvan de bewaartermijn verstreken is en de bestemming bevinden en waarvan de bewaartermijn verstreken is en de bestemming
permanente bewaring is, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan de permanente bewaring is, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan de
volgende kwaliteitscriteria: volgende kwaliteitscriteria:
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het tweede lid, met uitzondering 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het tweede lid, met uitzondering
van het kwaliteitscriterium, vermeld in het eerste lid, 4° ; van het kwaliteitscriterium, vermeld in het eerste lid, 4° ;
2° elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt 2° elke gebeurtenis die betrekking heeft op een bestuursdocument wordt
geregistreerd; geregistreerd;
3° de toegang tot de bewaarplaats is beperkt tot de depotbeheerder; 3° de toegang tot de bewaarplaats is beperkt tot de depotbeheerder;
4° de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden, is ingericht 4° de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard worden, is ingericht
met opslagsystemen die specifiek daarvoor bedoeld zijn; met opslagsystemen die specifiek daarvoor bedoeld zijn;
5° er zijn geen ramen en invallend daglicht; 5° er zijn geen ramen en invallend daglicht;
6° er zijn voldoende inwendige en uitwendige scheidingsconstructies om 6° er zijn voldoende inwendige en uitwendige scheidingsconstructies om
uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan; uitbreiding van calamiteiten tegen te gaan;
7° er is minstens één aparte quarantaineruimte die duidelijk is 7° er is minstens één aparte quarantaineruimte die duidelijk is
afgescheiden van de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard afgescheiden van de ruimte waarin de bestuursdocumenten bewaard
worden. worden.
Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een elektronische Voor de bewaring van bestuursdocumenten die zich op een elektronische
drager bevinden, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan volgende drager bevinden, voldoen de bewaarplaatsen van het depot aan volgende
kwaliteitscriteria: kwaliteitscriteria:
1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid; 1° de kwaliteitscriteria, vermeld in het eerste lid;
2° de technische metagegevens worden bij overdracht aan het depot 2° de technische metagegevens worden bij overdracht aan het depot
gecapteerd en gecontroleerd; gecapteerd en gecontroleerd;
3° het transformatiebeleid is gedocumenteerd; 3° het transformatiebeleid is gedocumenteerd;
4° het bestandsformaat van een elektronisch bestuursdocument wordt, 4° het bestandsformaat van een elektronisch bestuursdocument wordt,
als de leesbaarheid van het bestuursdocument dat vereist, als de leesbaarheid van het bestuursdocument dat vereist,
getransformeerd naar een ander bestandsformaat; getransformeerd naar een ander bestandsformaat;
5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de 5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de
authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
Het depot beschikt over voldoende monitoringsmechanismen en adequate Het depot beschikt over voldoende monitoringsmechanismen en adequate
meetapparatuur om de kwaliteitscriteria te kunnen waarborgen. meetapparatuur om de kwaliteitscriteria te kunnen waarborgen.
Afdeling 3. - Aanwijzing van het depot Afdeling 3. - Aanwijzing van het depot

Art. 14.Het agentschap Facilitair Bedrijf is het depot in geval van

Art. 14.Het agentschap Facilitair Bedrijf is het depot in geval van
een situatie als vermeld in artikel III.83, § 2, eerste lid, van het een situatie als vermeld in artikel III.83, § 2, eerste lid, van het
Bestuursdecreet van 7 december 2018. Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13. Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13.
De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt
bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf. bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf.

Art. 15.Voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn

Art. 15.Voor analoge bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn
verstreken is en de definitieve bestemming permanente bewaring is, is verstreken is en de definitieve bestemming permanente bewaring is, is
het agentschap Facilitair Bedrijf het depot. het agentschap Facilitair Bedrijf het depot.
Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, Dat depot voldoet aan de kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13,
derde en vijfde lid. derde en vijfde lid.
De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt De procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten wordt
bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf. bekendgemaakt op de website van het agentschap Facilitair Bedrijf.

Art. 16.§ 1. Voor analoge bestuursdocumenten die administratief

Art. 16.§ 1. Voor analoge bestuursdocumenten die administratief
afgehandeld zijn, zijn de instanties van de Vlaamse administratie het afgehandeld zijn, zijn de instanties van de Vlaamse administratie het
depot voor de bestuursdocumenten waarover ze de bestuurlijke depot voor de bestuursdocumenten waarover ze de bestuurlijke
verantwoordelijkheid dragen. verantwoordelijkheid dragen.
§ 2. Voor overheidsinstanties die opgenomen zijn in de lijst die de § 2. Voor overheidsinstanties die opgenomen zijn in de lijst die de
minister vaststelt, is het agentschap Facilitair Bedrijf vanaf 1 minister vaststelt, is het agentschap Facilitair Bedrijf vanaf 1
januari 2023 het depot voor analoge bestuursdocumenten die januari 2023 het depot voor analoge bestuursdocumenten die
administratief afgehandeld zijn. Deze lijst zal aan de Vlaamse administratief afgehandeld zijn. Deze lijst zal aan de Vlaamse
Regering worden voorgelegd. Regering worden voorgelegd.
De overheidsinstanties die opgenomen worden in de lijst, vermeld in De overheidsinstanties die opgenomen worden in de lijst, vermeld in
het eerste lid, zijn gehuisvest in een gebouw dat onder beheer staat het eerste lid, zijn gehuisvest in een gebouw dat onder beheer staat
van het agentschap Facilitair Bedrijf. van het agentschap Facilitair Bedrijf.
§ 3. Het depot, vermeld in paragraaf 1, voldoet aan de § 3. Het depot, vermeld in paragraaf 1, voldoet aan de
kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, eerste en vijfde lid. Dat kwaliteitscriteria, vermeld in artikel 13, eerste en vijfde lid. Dat
depot maakt de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten depot maakt de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten
intern bekend. intern bekend.
Het depot, vermeld in paragraaf 2, voldoet aan de kwaliteitscriteria, Het depot, vermeld in paragraaf 2, voldoet aan de kwaliteitscriteria,
vermeld in artikel 13, tweede en vijfde lid. Dat depot maakt de vermeld in artikel 13, tweede en vijfde lid. Dat depot maakt de
procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten bekend op de procedure voor de overdracht van bestuursdocumenten bekend op de
website van het agentschap Facilitair Bedrijf. website van het agentschap Facilitair Bedrijf.
HOOFDSTUK 5. - Ondersteuning HOOFDSTUK 5. - Ondersteuning

Art. 17.Het agentschap Facilitair Bedrijf voert de taken uit, vermeld

Art. 17.Het agentschap Facilitair Bedrijf voert de taken uit, vermeld
in artikel III.86, eerste lid, van het Bestuursdecreet van 7 december in artikel III.86, eerste lid, van het Bestuursdecreet van 7 december
2018. 2018.
HOOFDSTUK 6. - Selectiecommissies HOOFDSTUK 6. - Selectiecommissies
Afdeling 1. - Oprichting en samenstelling Afdeling 1. - Oprichting en samenstelling

Art. 18.Er wordt een selectiecommissie opgericht voor de

Art. 18.Er wordt een selectiecommissie opgericht voor de
overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°, overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°,
van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Die selectiecommissie van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Die selectiecommissie
wordt de selectiecommissie Vlaamse overheid genoemd. wordt de selectiecommissie Vlaamse overheid genoemd.
De selectiecommissie Vlaamse overheid heeft de volgende taken: De selectiecommissie Vlaamse overheid heeft de volgende taken:
1° selectieregels opstellen en actualiseren voor categorieën van 1° selectieregels opstellen en actualiseren voor categorieën van
bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en bestuursdocumenten die betrekking hebben op algemene taken en
activiteiten; activiteiten;
2° de selectieregels goedkeuren die door de overheidsinstanties zijn 2° de selectieregels goedkeuren die door de overheidsinstanties zijn
opgesteld; opgesteld;
3° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten 3° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten
waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten waarvoor nog geen selectieregels of geldige selectielijsten
bekendgemaakt zijn als vermeld in artikel III.89, § 3, van het bekendgemaakt zijn als vermeld in artikel III.89, § 3, van het
voormelde decreet; voormelde decreet;
4° advies geven aan overheidsinstanties over de opmaak van 4° advies geven aan overheidsinstanties over de opmaak van
selectieregels. selectieregels.

Art. 19.Dit artikel is niet van toepassing op de bestuursdocumenten

Art. 19.Dit artikel is niet van toepassing op de bestuursdocumenten
die de lokale overheden met uitzondering van de intergemeentelijke die de lokale overheden met uitzondering van de intergemeentelijke
samenwerkingsverbanden bezitten, als de bevoegde selectiecommissie samenwerkingsverbanden bezitten, als de bevoegde selectiecommissie
beslist heeft dat die bestuursdocumenten geen nut meer hebben voor de beslist heeft dat die bestuursdocumenten geen nut meer hebben voor de
administratie, of als ze betrekking hebben op federale administratie, of als ze betrekking hebben op federale
aangelegenheden. aangelegenheden.
Voor de lokale overheden worden de volgende selectiecommissies Voor de lokale overheden worden de volgende selectiecommissies
opgericht: opgericht:
1° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheden, vermeld in 1° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheden, vermeld in
artikel I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h), van het Bestuursdecreet artikel I.3, 5°, a), b), d), e), f), g), h), van het Bestuursdecreet
van 7 december 2018, en voor de lokale overheid, vermeld in artikel van 7 december 2018, en voor de lokale overheid, vermeld in artikel
I.3, 5°, i), van het voormelde decreet als die opgericht zijn door een I.3, 5°, i), van het voormelde decreet als die opgericht zijn door een
gemeente. Die selectiecommissie wordt de selectiecommissie gemeenten gemeente. Die selectiecommissie wordt de selectiecommissie gemeenten
genoemd; genoemd;
2° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in 2° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
artikel I.3, 5°, c), van het voormelde decreet, en voor de lokale artikel I.3, 5°, c), van het voormelde decreet, en voor de lokale
overheid, vermeld in artikel I.3, 5°, i), van het voormelde decreet, overheid, vermeld in artikel I.3, 5°, i), van het voormelde decreet,
als die opgericht zijn door een provincie. Die selectiecommissie wordt als die opgericht zijn door een provincie. Die selectiecommissie wordt
de selectiecommissie provincies genoemd; de selectiecommissie provincies genoemd;
3° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in 3° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
artikel I.3, 5°, j), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie artikel I.3, 5°, j), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie
wordt de selectiecommissie polders en wateringen genoemd; wordt de selectiecommissie polders en wateringen genoemd;
4° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in 4° een selectiecommissie, bevoegd voor de lokale overheid, vermeld in
artikel I.3, 5°, k), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie artikel I.3, 5°, k), van het voormelde decreet. Die selectiecommissie
wordt de selectiecommissie besturen van de erediensten genoemd. wordt de selectiecommissie besturen van de erediensten genoemd.
De selectiecommissies, vermeld in het eerste lid, hebben de volgende De selectiecommissies, vermeld in het eerste lid, hebben de volgende
taken: taken:
1° selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren overeenkomstig 1° selectieregels opstellen, actualiseren of goedkeuren overeenkomstig
artikel III.88, § 1, van het voormelde decreet; artikel III.88, § 1, van het voormelde decreet;
2° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten 2° toestemming verlenen voor het vernietigen van bestuursdocumenten
van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvoor nog geen
selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als
vermeld in artikel III.89, § 3, van het voormelde decreet. vermeld in artikel III.89, § 3, van het voormelde decreet.

Art. 20.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, zijn

Art. 20.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, zijn
samengesteld uit minimaal vier en maximaal tien leden. samengesteld uit minimaal vier en maximaal tien leden.
De leden voldoen aan de volgende voorwaarden: De leden voldoen aan de volgende voorwaarden:
1° een aantoonbare expertise bezitten met betrekking tot het beheren, 1° een aantoonbare expertise bezitten met betrekking tot het beheren,
bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten; bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten;
2° vertrouwd zijn met de werking van de overheidsinstanties waarvoor 2° vertrouwd zijn met de werking van de overheidsinstanties waarvoor
hun respectievelijke selectiecommissie bevoegd is. hun respectievelijke selectiecommissie bevoegd is.

Art. 21.De minister benoemt en ontslaat de leden van de

Art. 21.De minister benoemt en ontslaat de leden van de
selectiecommissie, vermeld in artikel 18 en 19. De benoeming en het selectiecommissie, vermeld in artikel 18 en 19. De benoeming en het
ontslag worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering. ontslag worden meegedeeld aan de Vlaamse Regering.
De minister wijst onder de leden de voorzitter en de vicevoorzitter De minister wijst onder de leden de voorzitter en de vicevoorzitter
aan. aan.
De leden worden benoemd voor een periode van vijf jaar. De benoeming De leden worden benoemd voor een periode van vijf jaar. De benoeming
kan altijd opnieuw vernieuwd worden met een periode van vijf jaar. kan altijd opnieuw vernieuwd worden met een periode van vijf jaar.
Afdeling 2. - Werking Afdeling 2. - Werking

Art. 22.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19,

Art. 22.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19,
vergaderen na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter vergaderen na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter
verhinderd is, na bijeenroeping door de vicevoorzitter. verhinderd is, na bijeenroeping door de vicevoorzitter.
De voormelde selectiecommissie kan selectieregels alleen goedkeuren en De voormelde selectiecommissie kan selectieregels alleen goedkeuren en
kan alleen beslissingen nemen bij de aanwezigheid van minimaal twee kan alleen beslissingen nemen bij de aanwezigheid van minimaal twee
derde van het aantal leden. derde van het aantal leden.
De voormelde selectiecommissies streven consensus na. Als geen De voormelde selectiecommissies streven consensus na. Als geen
consensus wordt bereikt, kunnen de selectiecommissies selectieregels consensus wordt bereikt, kunnen de selectiecommissies selectieregels
goedkeuren en beslissingen nemen bij tweederdemeerderheid van de goedkeuren en beslissingen nemen bij tweederdemeerderheid van de
aanwezigen. aanwezigen.

Art. 23.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, kunnen

Art. 23.De selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en 19, kunnen
voor het vervullen van hun taken een beroep doen op deskundigen. voor het vervullen van hun taken een beroep doen op deskundigen.
De voormelde selectiecommissies kunnen interne werkgroepen oprichten. De voormelde selectiecommissies kunnen interne werkgroepen oprichten.

Art. 24.Elke selectiecommissie als vermeld in artikel 18 en 19,

Art. 24.Elke selectiecommissie als vermeld in artikel 18 en 19,
bepaalt haar interne werkwijze, met behoud van de toepassing van bepaalt haar interne werkwijze, met behoud van de toepassing van
artikel 22 en 23. Ze kan die vastleggen in een huishoudelijk artikel 22 en 23. Ze kan die vastleggen in een huishoudelijk
reglement. reglement.
Afdeling 3. - Vergoedingen Afdeling 3. - Vergoedingen

Art. 25.De leden van de selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en

Art. 25.De leden van de selectiecommissies, vermeld in artikel 18 en
19, kunnen aanspraak maken op een reis- en maaltijdvergoeding conform 19, kunnen aanspraak maken op een reis- en maaltijdvergoeding conform
het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006. het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006.
De vergoedingen worden uitbetaald op basis van de goedgekeurde De vergoedingen worden uitbetaald op basis van de goedgekeurde
verslagen en de daarin opgenomen gegevens over de fysieke verslagen en de daarin opgenomen gegevens over de fysieke
aanwezigheden. aanwezigheden.
HOOFDSTUK 7. - Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge HOOFDSTUK 7. - Opstelling, goedkeuring, actualisatie en onderlinge
consistentie van selectieregels consistentie van selectieregels

Art. 26.Het sjabloon voor de opmaak van selectieregels bevat:

Art. 26.Het sjabloon voor de opmaak van selectieregels bevat:
1° de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten 1° de naam en de omschrijving van de categorie van bestuursdocumenten
waarop de selectieregel betrekking heeft, vermeld in artikel III.87, § waarop de selectieregel betrekking heeft, vermeld in artikel III.87, §
1, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018; 1, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
2° de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording; 2° de bewaartermijn en bijbehorende verantwoording;
3° de bestemming en bijbehorende verantwoording; 3° de bestemming en bijbehorende verantwoording;
4° een aanduiding van de taak waaruit de categorie van 4° een aanduiding van de taak waaruit de categorie van
bestuursdocumenten voortvloeit; bestuursdocumenten voortvloeit;
5° een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel 5° een aanduiding van de overheidsinstantie waarvoor die selectieregel
van toepassing is. van toepassing is.
Het sjabloon wordt beheerd en vastgelegd door het agentschap Het sjabloon wordt beheerd en vastgelegd door het agentschap
Facilitair Bedrijf. Facilitair Bedrijf.

Art. 27.Een selectieregel wordt goedgekeurd door de bevoegde

Art. 27.Een selectieregel wordt goedgekeurd door de bevoegde
selectiecommissie. selectiecommissie.
Goedgekeurde selectieregels worden binnen tien dagen na hun Goedgekeurde selectieregels worden binnen tien dagen na hun
goedkeuring gepubliceerd in het centrale register, waarna ze goedkeuring gepubliceerd in het centrale register, waarna ze
uitwerking hebben. uitwerking hebben.

Art. 28.§ 1. De selectiecommissies zijn verantwoordelijk voor de

Art. 28.§ 1. De selectiecommissies zijn verantwoordelijk voor de
onderlinge consistentie van de selectieregels. onderlinge consistentie van de selectieregels.
Als dat noodzakelijk is voor de onderlinge consistentie, kunnen de Als dat noodzakelijk is voor de onderlinge consistentie, kunnen de
voorzitters van de selectiecommissies samen vergaderen. voorzitters van de selectiecommissies samen vergaderen.
§ 2. Selectieregels zijn onderling consistent als er geen tegenspraak § 2. Selectieregels zijn onderling consistent als er geen tegenspraak
is tussen: is tussen:
1° de verschillende selectieregels die een selectiecommissie heeft 1° de verschillende selectieregels die een selectiecommissie heeft
goedgekeurd of opgesteld; goedgekeurd of opgesteld;
2° de selectieregels die door de verschillende selectiecommissies zijn 2° de selectieregels die door de verschillende selectiecommissies zijn
goedgekeurd of opgesteld. goedgekeurd of opgesteld.
HOOFDSTUK 8. - Vernietigen van bestuursdocumenten HOOFDSTUK 8. - Vernietigen van bestuursdocumenten

Art. 29.Om bestuursdocumenten te vernietigen waarvoor geen

Art. 29.Om bestuursdocumenten te vernietigen waarvoor geen
selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als selectieregels of geldige selectielijsten bekendgemaakt zijn als
vermeld in artikel III.89, § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december vermeld in artikel III.89, § 3, van het Bestuursdecreet van 7 december
2018, dient de overheidsinstantie een gemotiveerde 2018, dient de overheidsinstantie een gemotiveerde
vernietigingsaanvraag in bij de bevoegde selectiecommissie, vermeld in vernietigingsaanvraag in bij de bevoegde selectiecommissie, vermeld in
artikel 18 en 19 van dit besluit. artikel 18 en 19 van dit besluit.
Het agentschap Facilitair Bedrijf stelt een sjabloon voor de Het agentschap Facilitair Bedrijf stelt een sjabloon voor de
gemotiveerde vernietigingsaanvraag ter beschikking. gemotiveerde vernietigingsaanvraag ter beschikking.

Art. 30.De selectiecommissie bezorgt de overheidsinstantie binnen

Art. 30.De selectiecommissie bezorgt de overheidsinstantie binnen
twintig dagen een goedkeuring of gemotiveerde weigering van de twintig dagen een goedkeuring of gemotiveerde weigering van de
vernietigingsaanvraag. vernietigingsaanvraag.

Art. 31.De gedateerde verklaring van vernietiging, vermeld in artikel

Art. 31.De gedateerde verklaring van vernietiging, vermeld in artikel
III.89, § 4, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, bevat: III.89, § 4, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, bevat:
1° een betekenisvolle naam en omschrijving van de vernietigde 1° een betekenisvolle naam en omschrijving van de vernietigde
bestuursdocumenten; bestuursdocumenten;
2° een verwijzing naar de selectieregel zoals goedgekeurd door de 2° een verwijzing naar de selectieregel zoals goedgekeurd door de
bevoegde selectiecommissie of de goedkeuring van de selectiecommissie, bevoegde selectiecommissie of de goedkeuring van de selectiecommissie,
vermeld in artikel 30 van dit besluit; vermeld in artikel 30 van dit besluit;
3° de datum waarop de vernietiging is uitgevoerd. 3° de datum waarop de vernietiging is uitgevoerd.
De gedateerde verklaring van vernietiging wordt op verzoek van een De gedateerde verklaring van vernietiging wordt op verzoek van een
burger bekendgemaakt. burger bekendgemaakt.
HOOFDSTUK 9. - Slotbepalingen HOOFDSTUK 9. - Slotbepalingen

Art. 32.Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot

Art. 32.Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014 tot
regeling van het archiefbeheer, gewijzigd bij de besluiten van de regeling van het archiefbeheer, gewijzigd bij de besluiten van de
Vlaamse Regering van 27 februari 2015, 13 maart 2015, 2 oktober 2015, Vlaamse Regering van 27 februari 2015, 13 maart 2015, 2 oktober 2015,
28 april 2017, 2 juni 2017, 10 november 2017, wordt opgeheven. 28 april 2017, 2 juni 2017, 10 november 2017, wordt opgeheven.

Art. 33.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,

Art. 33.De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij,
het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en
de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit. de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit.
Brussel, 10 mei 2019. Brussel, 10 mei 2019.
De minister-president van de Vlaamse Regering, De minister-president van de Vlaamse Regering,
G. BOURGEOIS G. BOURGEOIS
De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen,
Gelijke Kansen en Armoedebestrijding, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding,
L. HOMANS L. HOMANS
^