30 MAI 2024. - Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale concernant le contrôle de gestion

Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, Vu la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, article 87 modifiée par les lois spéciales du 8 août 1988, 16 juillet 1993 et 6 janvier 2014 ;

Vu la loi spéciale du 12 janvier 1989 relative aux Institutions bruxelloises, article 40, modifiée par la loi spéciale du 16 juillet 1993 ;

Vu l'ordonnance organique du 4 avril 2024 portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale, article 138;

Vu l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 24 octobre 2014 concernant les modalités du contrôle de gestion;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 20 mars 2024;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 22 mars 2024 Vu le test d'égalité des chances du 22 mars 2024 exécuté en application de l'article 2 de l' ordonnance du 4 octobre 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/10/2018 pub. 18/10/2018 numac 2018031953 source region de bruxelles-capitale Ordonnance tendant à l'introduction du test d'égalité des chances fermer tendant à l'introduction du test égalité des chances;

Vu l'avis du Conseil d'Etat 76.109/1, donné le 13 mai 2024, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° ordonnance : l' ordonnance du 4 avril 2024Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 04/04/2024 pub. 25/04/2024 numac 2024003460 source region de bruxelles-capitale Ordonnance portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale fermer portant le Code des finances publiques de la Région de Bruxelles-Capitale;2° services du Gouvernement : les services du Gouvernement tels que définis à l'article 2, 5° de l'ordonnance;3° organismes administratifs autonomes (OAA) : les organismes administratifs autonomes de première (OAA1) et deuxième (OAA2) catégorie tels que définis à l'article 2, 2° de l'ordonnance;4° entité régionale : l'entité régionale telle que définie à l'article 2, 1° de l'ordonnance;5° fonctionnaire dirigeant : le Secrétaire général, le Secrétaire général adjoint et chacun des Directeurs généraux et des Directeurs généraux adjoints des services du Gouvernement, ainsi que les titulaires de fonctions équivalentes dans les organismes administratifs autonomes;6° unité administrative : composante de l'organigramme des services du Gouvernement ou des organismes administratifs autonomes;7° responsable d'une unité administrative (ci-après dénommé RUA) : membre du personnel qui dirige les activités liées à une unité administrative;8° objectifs budgétaires : les objectifs qui découlent de l'application de l'article 9 de l'ordonnance;9° missions budgétaires : les missions telles que visées à l'article 16 de l'ordonnance;10° programmes budgétaires : les programmes tels que visés à l'article 16 de l'ordonnance;11° allocation de base : partie de la structure budgétaire définie à l'article 1, 19° de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 30 mai 2024 relatif aux fonds budgétaires, au cadre budgétaire, au budget des recettes et des dépenses et aux modifications budgétaires;12° membre du personnel : membre statutaire ou contractuel du personnel des services du Gouvernement ou des organismes administratifs autonomes;13° conseil stratégique : le conseil stratégique est le forum où le niveau politique et le niveau administratif se réunissent;le conseil stratégique soutient la détermination de la politique à haut niveau et fonctionne principalement comme plateforme pour la préparation, l'intégration et la coordination de la politique. Le conseil stratégique évalue au cours de l'année régulièrement la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels, également par rapport aux objectifs budgétaires; 14° cellule Contrôle de gestion : la cellule Contrôle de gestion de l'administration Bruxelles Finances et Budget du Service public régional de Bruxelles;15° ordonnateur : l'ordonnateur tel que défini à l'article 2, 6° de l'ordonnance;16° correspondants budgétaires : les correspondants budgétaires tels que visés à l'article 5 de l'arrêté - du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 30 mai 2024 relatif aux fonds budgétaires, au cadre budgétaire, au budget des recettes et des dépenses et aux modifications budgétaires ;17° notes et lettres d'orientation : les notes et lettres d'orientation telles que visées à l'article 35 de l'ordonnance;18° mandataire : le mandataire tel que visé dans le statut administratif;19° objectifs transversaux : objectifs stratégiques et opérationnels du Gouvernement imposés par d'autres ordonnances visées à l'article 35, § 1er, alinéa 1er de l'ordonnance, en ce compris les objectifs climatiques de la Région conformément à l' ordonnance du 2 mai 2013Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 02/05/2013 pub. 21/05/2013 numac 2013031357 source region de bruxelles-capitale Ordonnance portant le Code bruxellois de l'Air, du Climat et de la Maîtrise de l'Energie fermer portant le Code bruxellois de l'Air, du Climat et de la Maîtrise de l'Energie.20° SPRB : le Service public régional de Bruxelles, à l'exclusion des autres services publics régionaux de Bruxelles faisant également partie des services du Gouvernement.

Art. 2.Le présent arrêté règle une matière visée à l'article 138 de l'ordonnance. CHAPITRE 2. - Champ d'application

Art. 3.Le présent arrêté s'applique : 1° aux services du Gouvernement;2° aux OAA1;3° aux OAA2 tels que définis à l'article 4, § 1er, alinéa 1er de l'ordonnance. Par dérogation à l'alinéa 1er, point 3°, le présent arrêté ne s'applique pas aux OAA2 tels que définis à l'article 4, § 2, alinéa 1er de l'ordonnance. CHAPITRE 3. - Objectif du contrôle de gestion

Art. 4.Le contrôle de gestion a pour but de garantir la transparence, la justification et l'amélioration du fonctionnement de l'organisation et des performances à tous les niveaux de la hiérarchie.

Le contrôle de gestion est l'ensemble des processus dans le cadre duquel des outils et des procédures sont implémentés afin de veiller à une gestion efficace et efficiente des ressources ainsi qu'à l'atteinte des objectifs.

Le contrôle de gestion évalue la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels fixés, notamment, dans les notes d'orientation, les lettres d'orientation, les contrats d'administration avec les OAA et les plans de gestion des fonctionnaires dirigeants et des mandataires de l'entité régionale.

Le contrôle de gestion permet une analyse de l'état d'avancement des actions et projets relatifs à ces objectifs, du budget lié à ces objectifs, des causes de l'évolution constatée et permet la prise de mesures correctives éventuelles. CHAPITRE 4. - Le comité stratégique

Art. 5.§ 1er. Un comité stratégique est créé par mission budgétaire.

Le rôle du comité stratégique dans le cadre du contrôle de gestion est de définir, au début d'une nouvelle législature, une note d'orientation consolidée par mission budgétaire, avec son impact budgétaire, et puis pour toutes les années de cette législature des lettres d'orientation consolidées, avec leur impact budgétaire, ainsi que d'assurer le suivi des objectifs stratégiques propre à son champ de compétence.

Les membres du comité stratégique chargés de l'élaboration de la note et des lettres d'orientation sont les fonctionnaires dirigeants et mandataires des services du Gouvernement et des OAA qui font partie du champ de compétence concerné.

Le Gouvernement désigne un président pour chaque comité stratégique. § 2. Dans l'attente de la nomination et de la composition des comités stratégiques, leurs missions sont remplies par les conseils stratégiques qui sont créés par Ministre ou Secrétaire d'Etat et qui traitent des domaines de la politique pour lesquels le Ministre ou Secrétaire d'Etat est compétent. Chaque conseil est présidé par le Ministre ou le Secrétaire d'Etat compétent.

Chaque conseil stratégique est également composé des fonctionnaires dirigeants et mandataires concernés des services du Gouvernement et des OAA qui relèvent du Ministre ou Secrétaire d'Etat.

Art. 6.Les comités stratégiques se réunissent, entre autres, en vue : 1° de l'établissement de la note d'orientation telle que définie au chapitre 5 du présent arrêté, pour ce qui concerne leur mission budgétaire;2° de l'établissement des lettres d'orientation futures annuelles, telles que définies au chapitre 5 du présent arrêté, pour ce qui concerne leur mission budgétaire;3° de l'établissement des futurs rapports annuels de contrôle de gestion, tels que définis au chapitre 5 du présent arrêté, pour ce qui concerne leur mission budgétaire;4° de la prise de connaissance des contrats d'administration pour ce qui concerne leur(s) domaine(s) de compétences;5° de l'établissement d'un règlement d'ordre intérieur.

Art. 7.Sur proposition du comité stratégique, le Gouvernement valide les notes d'orientation, les lettres d'orientation et les rapports annuels du contrôle de gestion. CHAPITRE 5. - Documents stratégiques concernant le contrôle de gestion : les notes d'orientation, les lettres d'orientation et les rapports annuels Section 1re. - Généralités

Art. 8.§ 1er. Les notes et lettres d'orientation et les rapports annuels du contrôle de gestion sont rédigés par mission budgétaire et lient les objectifs aux crédits budgétaires suivant la présentation du budget des administrations des services du Gouvernement et des OAA concernés.

Ces documents sont élaborés selon les modalités établies par le Ministre du Budget. § 2. Les correspondants du contrôle de gestion des administrations du SPRB sont chargés de la compilation des notes d'orientation, des lettres d'orientation et des rapports annuels portant sur leur mission budgétaire. § 3. La compilation des notes d'orientation, des lettres d'orientation et des rapports annuels du contrôle de gestion, dans le cadre des missions budgétaires pour lesquelles il n'y a pas de correspondant du contrôle de gestion au sein du SPRB, relève de la responsabilité du présidents du comités stratégique concerné.

Dans l'attente de la composition du comité stratégique, en l'absence d'un correspondant du contrôle de gestion responsable au sein du SPRB, cette mission est remplie par la cellule Contrôle de gestion pour les missions budgétaires concernées. Section 2. - La note d'orientation

Art. 9.Les notes d'orientation transposent les choix stratégiques de la déclaration gouvernementale par mission budgétaire. Celles-ci sont élaborées, en début de législature, sous la responsabilité des Ministres et Secrétaires d'Etat fonctionnellement compétents, et portent sur toute la durée de la législature.

Art. 10.La note d'orientation comprend au minimum : 1° la vision du/des Ministre(s) ou du/des Secrétaire(s) d'Etat fonctionnellement compétent(s);2° l'analyse du contexte et la synthèse managériale;3° les objectifs stratégiques correspondants aux programmes budgétaires, que ces objectifs aient ou non un impact sur le budget;4° les objectifs stratégiques contribuant aux objectifs climatiques de la Région;ceux-ci doivent être élaborés selon le modèle standardisé et comprennent au moins les actions mises en place par les administrations et qui contribuent aux objectifs du plan régional air-climat-énergie, ainsi que les mesures des administrations publiques visant à réduire leur empreinte carbone.

Art. 11.Simultanément avec l'établissement du premier budget initial sous la nouvelle législature, les notes d'orientation sont établies afin de pouvoir les déposer ensemble avec le premier budget initial et son Exposé général, tel que visé à l'article 34 § 1er, 9° de l'ordonnance, auprès du Parlement de la Région de Bruxelles Capitale, au plus tard le 31 octobre de l'année, tel que visé à l'article 23 de l'ordonnance.

Ces notes d'orientation sont également présentées pour validation au Gouvernement, simultanément avec les projets d'ordonnances budgétaires et l'Exposé général. Section 3. - La lettre d'orientation

Art. 12.Chaque année, une lettre d'orientation est élaborée, par mission budgétaire, sous la responsabilité des Ministres et Secrétaires d'état fonctionnellement compétents.

La première lettre d'orientation pour la première année de la législature, fait partie de la note d'orientation et détaille les objectifs stratégiques, dont les objectifs transversaux, par rapport aux objectifs opérationnels sous-jacents.

A partir de la deuxième année de la législature, chaque lettre d'orientation actualise la précédente lettre d'orientation.

Art. 13.§ 1er. La lettre d'orientation qui accompagne le budget pour l'année x+1 comprend au minimum : 1° Pour l'année x+1 : a) les objectifs stratégiques correspondant aux programmes budgétaires, que ces objectifs aient ou non un impact sur le budget ;b) l'explication et la justification du budget demandé sur base des objectifs stratégiques et opérationnels à atteindre;c) les méthodes et les instruments qui sont utilisés afin de mesurer les résultats des objectifs opérationnels ;d) l'évolution planifiée des objectifs stratégiques transversaux, dont les objectifs stratégiques contribuant aux objectifs climatiques de la Région comme prévu dans l'article 10, point 4° .2° Pour l'année x, les résultats et/ou l'évolution de la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels, dont les objectifs transversaux, avec une attention particulière sur l'année en cours et le budget y lié. § 2. La lettre d'orientation comprend une mise à jour de l'analyse du contexte et de la synthèse managériale, à partir de la deuxième année de la législature. § 3. La lettre d'orientation comprend également la manière dont les objectifs stratégiques ont contribué à la réalisation des objectifs stratégiques transversaux, visés à l'article 1er, 19°, et l'impact des résultats sur ces objectifs transversaux.

Art. 14.Les lettres d'orientation sont introduites annuellement, au plus tard le 31 octobre, auprès du Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale, ensemble avec le budget initial pour l'année budgétaire suivante et son Exposé général. Section 4. - Le rapport annuel du contrôle de gestion

Art. 15.§ 1er. Le rapport annuel du contrôle de gestion comprend les résultats de l'année écoulée concernant les objectifs stratégiques et opérationnels envisagés qui sont repris au sein des notes et lettres d'orientation. § 2. Le rapport annuel du contrôle de gestion se base sur la lettre d'orientation précédente et reprend le contenu concernant l'année considérée, défini à l'article 13, § 1 du présent arrêté. Il complète ces résultats pour l'année x.

En outre, il commente les évolutions des résultats et les écarts éventuels par rapport aux attentes.

Enfin, il formule des mesures correctrices si nécessaire. § 3. Les objectifs stratégiques transversaux seront également évalués annuellement suivant les modèles d'évaluation qui sont élaborés par les services techniques concernés du Gouvernement ou par l'OAA spécialisé concerné.

Art. 16.§ 1er. Les fonctionnaires dirigeants communiquent chaque année, au plus tard le 15 mars, un rapport annuel du contrôle de gestion sur l'année écoulée, au comité stratégique dans lequel ils siègent.

Après compilation du rapport annuel, conformément à l'article 8 paragraphe 3, les correspondants du contrôle de gestion communiquent ce document à la cellule Contrôle de gestion pour le 20 mars au plus tard, en vue de l'élaboration du rapport annuel global du contrôle de gestion, qui est soumis au Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale au plus tard le 31 octobre, accompagné des chiffres d'exécution du budget de l'année correspondante. § 2. Dans l'attente de l'instauration et de la composition des comités stratégiques, cette mission est remplie par les conseils stratégiques. CHAPITRE 6. - Suivi et évaluation des objectifs stratégiques et opérationnels

Art. 17.§ 1er. Les objectifs stratégiques et opérationnels, dont les objectifs transversaux, repris dans les notes et lettres d'orientation sont suivis par le Ministre ou Secrétaire d'Etat concerné, chacun en ce qui le concerne, sur la base d'indicateurs.

Les objectifs stratégiques et opérationnels des plans de gestion des fonctionnaires dirigeants et mandataires des services du Gouvernement et des OAA sont suivis par les fonctionnaires dirigeants et les RUA concernés, sur la base d'indicateurs.

Les objectifs stratégiques et opérationnels des notes et lettres d'orientation, des contrats d'administration et des plans de gestion sont déclinés en objectifs opérationnels formulés selon la méthode SMART et suivis sur la base d'indicateurs. § 2. La cellule Contrôle de gestion et les correspondants du contrôle de gestion apportent leur soutien dans le choix et la formulation des indicateurs. Ils veillent à la pertinence et à la cohérence des indicateurs au regard des objectifs stratégiques et opérationnels poursuivis.

Art. 18.Les fonctionnaires dirigeants organisent le suivi systématique des objectifs visés à l'article 17 jusqu'au niveau des unités administratives de leur organisation.

Ce suivi comprend, pour chaque objectif opérationnel, au minimum les données suivantes : 1° la référence et l'intitulé de l'objectif stratégique correspondant;2° les indicateurs au moyen desquels la réalisation des objectifs est mesurée;3° les actions et projets qui doivent être exécutés afin d'atteindre ces objectifs;4° le lien entre les objectifs à atteindre d'une part et le budget d'autre part est maintenu, par l'indication, le cas échéant, du programme budgétaire auquel ces objectifs sont rattachés;5° et lorsque cela est possible, les références budgétaires ainsi que les crédits budgétaires alloués et dépensés.

Art. 19.§ 1er. Les RUA sont responsables du suivi et de l'évaluation des objectifs. § 2. Les RUA rapportent à leurs fonctionnaires dirigeants les résultats des objectifs visés à l'article 17. Dans le cadre de ce reporting, les RUA analysent les résultats à l'aide des indicateurs, afin d'identifier les causes de ces résultats et de proposer les mesures correctrices éventuelles.

Ce reporting, pour une année donnée, est réalisé au plus tard le 28 fevrier de l'année suivante.

Pour le SPRB, l'ensemble des reportings est transmis, pour information, par les fonctionnaires dirigeants au secrétaire général et au secrétaire général adjoint, au plus tard le 31 mars. § 3. Les fonctionnaires dirigeants fixent les objectifs pour l'année en cours, en concertation avec leurs RUA, pour le 28 février au plus tard. Ceux-ci seront adaptés, si nécessaire, au plus tard le 15 avril. CHAPITRE 7. - La programmation budgétaire pluriannuelle et les objectifs budgétaires

Art. 20.Les objectifs stratégiques et les objectifs opérationnels dont les objectifs transversaux doivent s'inscrire dans la programmation budgétaire pluriannuelle et les objectifs budgétaires, tels que visés à l'article 9 de l'ordonnance. CHAPITRE 8. - Le correspondant du contrôle de gestion

Art. 21.§ 1er. Un correspondant contrôle de gestion est désigné dans chaque administration des services du Gouvernement et dans chaque OAA, par le fonctionnaire dirigeant concerné. § 2. Le correspondant du contrôle de gestion : 1° soutient les fonctionnaires dirigeants, les mandataires et les RUA dans leur rôle et missions en lien avec le contrôle de gestion, en ce compris dans l'élaboration des documents décrits au sein des chapitres 5 et 6 du présent arrêté;2° coordonne, centralise et consolide toutes les informations dans le cadre du contrôle de gestion;3° suit la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels de son entité, dont les objectifs transversaux et opérationnels ;4° veille, en collaboration avec le correspondant budgétaire, à l'établissement correct du lien entre ces objectifs et les programmes budgétaires correspondants, et lorsque cela est possible avec les allocations de base y liées;5° apporte son soutien dans le choix et la formulation des indicateurs et veille à la pertinence et à la cohérence de ceux-ci au regard des objectifs poursuivis;6° donne des avis aux fonctionnaires dirigeants, aux mandataires et aux RUA, en ce compris des propositions de mesures correctrices possibles. CHAPITRE 9. - La cellule Contrôle de gestion

Art. 22.§ 1er. La cellule Contrôle de gestion suit l'application correcte du présent arrêté et établit les directives nécessaires concernant les modalités et les modèles standardisés de contrôle de gestion.

Pour l'élaboration des modèles concernant le reporting sur les objectifs transversaux, la cellule Contrôle de gestion fait appel à l'expertise des services du Gouvernement ou des OAA spécialisés, compétents dans ces domaines. § 2. La cellule Contrôle de gestion constitue également le centre de connaissances et de documentation en matière de contrôle de gestion pour l'entité régionale. Dans ce cadre, elle accompagne et assure la formation des correspondants contrôle de gestion. Elle centralise également toutes les données de l'entité régionale concernant le contrôle de gestion.

La cellule Contrôle de gestion réunit périodiquement les correspondants du contrôle de gestion dans le cadre de ses missions définies à l'alinéa 1er. § 3. La cellule Contrôle de gestion est chargée de coordonner, avec la collaboration de l'administration des services du Gouvernement compétente ou de l'OAA compétent en matière de contenu, la note mentionnée à l'article 34 § 1er, 9° de l'ordonnance. CHAPITRE 1 0. - Dispositions abrogatoires et finales

Art. 23.L'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 24 octobre 2014 concernant les modalités du contrôle de gestion est abrogé.

Art. 24.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2025, étant entendu que les travaux relatifs aux notes et lettres d'orientation pour la nouvelle législature et au budget initial 2025 se feront conformément aux dispositions du présent arrêté y relatives.

Art. 25.Les Ministres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 30 mai 2024.

Pour le Gouvernement : Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'intérêt régional, R. VERVOORT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances et du Budget, de la Fonction publique et de la Promotion du Multilinguisme, S. GATZ