30 MEI 2024. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de beheerscontrole

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/08/1980 pub. 11/12/2007 numac 2007000980 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet tot hervorming der instellingen. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot hervorming der instellingen, artikel 87, gewijzigd bij de bijzondere wetten van 8 augustus 1988, 16 juli 1993 en 6 januari 2014;

Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse Instellingen, artikel 40, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993;

Gelet op de ordonnantie van 4 april 2024 houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, artikel 138;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 24 oktober 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 24/10/2014 pub. 24/12/2014 numac 2014032029 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de modaliteiten van de beheerscontrole sluiten betreffende de modaliteiten van de beheerscontrole;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 20 maart 2024;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, gegevens op 22 maart 2024;

Gelet op de gelijkekansentest van 22 maart 2024 uitgevoerd in toepassing van artikel 2 van de ordonnantie van 4 oktober 2018 tot invoering van de gelijkekansentest;

Gelet op advies 76.109/1 van de Raad van State, gegeven op 13 mei 2024, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Minister bevoegd voor Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel;

Na beraadslaging, Besluit :

HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° ordonnantie : de ordonnantie van 4 april 2024 houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; 2° diensten van de Regering : de diensten van de Regering zoals bepaald in artikel 2, 5° van de ordonnantie;; 3° autonome bestuursinstellingen (ABI): de autonome bestuursinstellingen van eerste (ABI1) en tweede (ABI2) categorie zoals bepaald in artikel 2, 2° van de ordonnantie;4° gewestelijke entiteit : de gewestelijke entiteit zoals bepaald in artikel 2, 1° van de ordonnantie;5° leidende ambtenaar : de Secretaris-generaal, de Adjunct-secretaris generaal en elke Directeur-generaal en Adjunct-directeur-generaal van de diensten van de Regering, evenals de titularissen van gelijkwaardige functies in de autonome bestuursinstellingen;6° administratieve eenheid : samenstellend deel van het organogram van de diensten van de Regering of van de autonome bestuursinstellingen;7° verantwoordelijke van een administratieve eenheid (hierna VAE genoemd) : personeelslid dat de activiteiten leidt die verbonden zijn aan een administratieve eenheid;8° begrotingsdoelstellingen : de doelstellingen die voortvloeien uit de toepassing van artikel 9 van de ordonnantie;9° begrotingsopdrachten: de opdrachten zoals bedoeld in artikel 16 van de ordonnantie;10° begrotingsprogramma's : de programma's zoals bedoeld in artikel 16 van de ordonnantie;11° basisallocatie : onderdeel van de begrotingsstructuur bepaald in artikel 1, 19° van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 30 mei 2024 betreffende de begrotingsfondsen, het begrotingskader, de ontvangsten- en uitgavenbegroting en de begrotingswijzigingen;12° personeelslid : statutair of contractueel lid van het personeel van de diensten van de Regering of van de autonome bestuursinstellingen;13° beleidsraad : de beleidsraad is het forum waarop het politieke en administratieve niveau samenkomen;de beleidsraad ondersteunt de beleidsbepaling op hoog niveau en functioneert hoofdzakelijk als beleidsvoorbereidend, -integrerend en -coördinerend platform. De beleidsraad evalueert tijdens het jaar regelmatig de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen, ook ten opzichte van de begrotingsdoelstellingen; 14° cel Beheerscontrole: de cel Beheerscontrole van het bestuur Brussel Financiën en Begroting van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel;15° ordonnateur : de ordonnateur zoals bepaald in artikel 2, 6° van de ordonnantie;16° begrotingscorrespondenten : de begrotingscorrespondenten zoals bedoeld in artikel 5 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 30 mei 2024 betreffende de begrotingsfondsen, het begrotingskader, de ontvangsten- en uitgavenbegroting en de begrotingswijzigingen ;17° beleidsnota's en -brieven: de beleidsnota's en brieven zoals bedoeld in artikel 35 van de ordonnantie;18° mandataris: de mandataris zoals bedoeld in het administratief statuut;19° transversale doelstellingen: strategische en operationele doelstellingen van de Regering, die door andere ordonnanties worden opgelegd zoals bedoeld in artikel 35, § 1, eerste lid van de ordonnantie, met inbegrip van de klimaatdoelstellingen van het Gewest overeenkomstig de ordonnantie van 2 mei 2013 houdende het Brussels Wetboek Lucht-, Klimaat- en Energiebeheer.20° GOB : de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, met uitsluiting van de andere gewestelijke overheidsdiensten Brussel die ook deel uitmaken van de diensten van de Regering.

Art. 2.Dit besluit regelt een aangelegenheid als bedoeld in artikel 138 van de ordonnantie.

HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied

Art. 3.Dit besluit is van toepassing op : 1° de diensten van de Regering;2° de ABI's1;3° de ABI's2 zoals bepaald in artikel 4, § 1, eerste lid van de ordonnantie. In afwijking van het eerste lid, punt 3° is dit besluit niet van toepassing op de ABI's2 zoals bepaald in artikel 4, § 2, eerste lid van de ordonnantie

HOOFDSTUK 3. - Doel van de beheerscontrole

Art. 4.Beheerscontrole heeft als doel het waarborgen van de transparantie, de verantwoording en de verbetering van de werking van de organisatie en van de prestaties op alle hiërarchische niveaus.

De beheerscontrole is het geheel van processen waarbij instrumenten en procedures worden geïmplementeerd om te zorgen voor een doeltreffend en efficiënt beheer van de middelen, alsook voor het bereiken van de doelstellingen.

De beheerscontrole beoordeelt de verwezenlijking van de strategische en operationele doelstellingen vastgelegd in onder meer de beleidsnota's, de beleidsbrieven, de bestuurscontracten met de ABI's en de beheersplannen van de leidend ambtenaren en de mandatarissen van de gewestelijke entiteit.

De beheerscontrole laat een analyse toe van de voortgang van de acties en projecten met betrekking tot deze doelstellingen, van het budget dat aan deze doelstellingen is gekoppeld, van de oorzaken van de vastgestelde evolutie en laat toe om eventuele corrigerende maatregelen te treffen.

HOOFDSTUK 4. - Het strategisch comité

Art. 5.§ 1. Per begrotingsopdracht wordt een strategisch comité opgericht. De rol van het strategisch comité in het kader van de beheerscontrole is het definiëren, bij het begin van een nieuwe legislatuur, van een geconsolideerde beleidsnota per begrotingsopdracht, met zijn budgettaire weerslag, en vervolgens voor alle jaren van deze legislatuur geconsolideerde beleidsbrieven, met hun budgettaire weerslag, evenals het verzekeren van de opvolging van de strategische doelstellingen die eigen zijn aan zijn bevoegdheidsgebied.

De leden van het strategisch comité belast met de opmaak van de beleidsnota en -brieven zijn de leidende ambtenaren en mandatarissen van de diensten van de Regering en de ABI's die deel uitmaken van het betrokken bevoegdheidsgebied.

De Regering stelt voor ieder strategisch comité een voorzitter aan. § 2. In afwachting van de aanstelling en samenstelling van de strategische comités, worden hun opdrachten ingevuld door de beleidsraden die per Minister of Staatssecretaris wordt opgericht en die de beleidsdomeinen behandelen waarvoor de Minister of Staatssecretaris bevoegd is. Iedere raad wordt voorgezeten door de bevoegde Minister of Staatssecretaris.

Iedere beleidsraad bestaat tevens uit de betrokken leidend ambtenaren en mandatarissen van de diensten van de Regering en van de ABI's die onder de Minister of Staatssecretaris vallen.

Art. 6.De strategische comités komen samen, onder meer met het oog op: 1° de opmaak van de beleidsnota zoals bepaald in hoofdstuk 5 van dit besluit, voor wat hun begrotingsopdacht betreft;2° de opmaak van de toekomstige jaarlijkse beleidsbrieven, zoals bepaald in hoofdstuk 5 van dit besluit, voor wat hun begrotingsopdracht betreft;3° de opmaak van de toekomstige jaarrapporten beheerscontrole zoals bepaald in hoofdstuk 5 van dit besluit, voor wat hun begrotingsopdracht betreft;4° de kennisneming van de bestuurscontracten voor wat hun beleidsdomein(en) betreft;5° de opmaak van een huishoudelijk reglement.

Art. 7.Op voorstel van het strategisch comité valideert de Regering de beleidsnota's, beleidsbrieven en de jaarrapporten van de beheerscontrole.

HOOFDSTUK 5. - Strategische documenten inzake de beheerscontrole: de beleidsnota's, de beleidsbrieven en de jaarrapporten Afdeling 1. - Algemeenheden

Art. 8.§ 1. De beleidsnota's, beleidsbrieven en jaarrapporten van de beheerscontrole worden opgesteld per begrotingsopdracht en linken de doelstellingen aan de begrotingskredieten volgens de presentatie van de begroting van de betrokken besturen van de diensten van de Regering en de betrokken ABI's.

Deze documenten worden opgesteld volgens de modaliteiten vastgelegd door de Minister van Begroting. § 2. De beheerscontrolecorrespondenten van de GOB zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de beleidsnota's, de beleidsbrieven en de jaarrapporten met betrekking tot hun begrotingsopdracht. § 3. De samenstelling van de beleidsnota's, de beleidsbrieven en jaarrapporten van de beheerscontrole, in het kader van de begrotingsopdrachten waarvoor er binnen de GOB geen beheerscontrolecorrespondent is, valt onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het betrokken strategisch comité.

In afwachting van de samenstelling van het strategisch comité wordt deze opdracht, bij ontstentenis van een verantwoordelijke beheerscontrolecorrespondent binnen de GOB, ingevuld door de cel Beheerscontrole. Afdeling 2. - De beleidsnota

Art. 9.De beleidsnota's vertalen de strategische keuzes uit de regeringsverklaring per begrotingsopdracht. Deze worden aan het begin van de legislatuur opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de functioneel bevoegde Ministers of Staatssecretarissen en bestrijken de hele duur van de legislatuur.

Art. 10.De beleidsnota bevat minstens: 1° de visie van de functioneel bevoegde Minister(s) of Staatssecretaris(sen);2° de omgevingsanalyse en de managementsamenvatting;3° de strategische doelstellingen die met de begrotingsprogramma's overeenstemmen, ongeacht of deze doelstellingen een impact op de begroting hebben of niet;4° de strategische doelstellingen die bijdragen tot de klimaatdoelstellingen van het Gewest;deze moeten worden ontwikkeld volgens het gestandaardiseerde model en omvatten minstens de acties die door de overheidsdiensten zijn genomen en die bijdragen aan de doelstellingen van het gewestelijke lucht klimaat energieplan, evenals de maatregelen die de overheidsdiensten hebben genomen om hun koolstofvoetafdruk te verkleinen.

Art. 11.Gelijktijdig met de opmaak van de eerste initiële begroting onder de nieuwe legislatuur, worden de beleidsnota's opgesteld teneinde deze samen met de eerste initiële begroting en haar Algemene Toelichting, zoals bedoeld in artikel 34 § 1er, 9° van de ordonnantie, te kunnen indienen bij het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, uiterlijk op 31 oktober van het jaar, zoals bedoeld in artikel 23 van de ordonnantie.

Deze beleidsnota's worden eveneens ter validering aan de Regering overgemaakt, gelijktijdig met de ontwerpen van begrotingsordonnanties en de Algemene Toelichting. Afdeling 3. - De beleidsbrief

Art. 12.Jaarlijks wordt er een beleidsbrief opgesteld, per begrotingsopdracht, onder verantwoordelijkheid van de functioneel bevoegde Ministers of Staatssecretarissen.

De eerste beleidsbrief voor het eerste jaar van de legislatuur, maakt deel uit van de beleidsnota en detailleert de strategische doelstellingen, waaronder de transversale doelstellingen, naar de onderliggende operationele doelstellingen toe.

Vanaf het tweede jaar van de legislatuur actualiseert elke beleidsbrief de vorige beleidsbrief.

Art. 13.§ 1. De beleidsbrief die de begroting begeleidt van het jaar x+1 omvat minstens: 1° Voor het jaar x+1 : a) de strategische doelstellingen, ongeacht of ze een impact op de begroting hebben of niet, die overeenstemmen met de begrotingsprogramma's;b) de verklaring en verantwoording van de gevraagde begroting gebaseerd op de te behalen strategische en operationele doelstellingen;c) de methoden en instrumenten die gebruikt worden om de resultaten van de operationele doelstellingen te meten;d) de geplande evolutie van de strategische transversale doelstellingen, waaronder de transversale doelstellingen die bijdragen aan de klimaatdoelstellingen van het Gewest zoals voorzien in artikel 10, punt 4°.2° Voor het jaar x, de resultaten en/of evolutie van de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen, waaronder de transversale doelstellingen, met een bijzondere focus op het lopende jaar en de daaraan gekoppelde begroting. § 2. De beleidsbrief bevat een geactualiseerde omgevingsanalyse en managementsamenvatting, vanaf het tweede jaar van de legislatuur. § 3. De beleidsbrief bevat ook de manier waarop de strategische doelstellingen hebben bijgedragen aan de verwezenlijking van de strategische transversale doelstellingen, zoals bedoeld in het artikel 1, 19°, en de impact van de resultaten op deze transversale doelstellingen.

Art. 14.De beleidsbrieven worden jaarlijks, uiterlijk op 31 oktober, ingediend bij het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, samen met de initiële begroting voor het volgende begrotingsjaar en haar Algemene Toelichting. Afdeling 4. - Het jaarrapport van de beheerscontrole

Art. 15.§ 1. Het jaarrapport van de beheerscontrole omvat de resultaten van het afgelopen jaar betreffende de vooropgestelde strategische en operationele doelstellingen die zijn opgenomen in de beleidsnota's en beleidsbrieven. § 2. Het jaarrapport van de beheerscontrole baseert zich op de voorgaande beleidsbrief en herneemt de inhoud met betrekking tot het beschouwde jaar, bepaald in artikel 13, § 1 van dit besluit. Het vervolledigt deze resultaten voor het jaar x.

Verder becommentarieert het de evoluties van de resultaten en de eventuele afwijkingen ten opzichte van de verwachtingen.

Tot slot formuleert het corrigerende maatregelen indien nodig. § 3 De transversale strategische doelstellingen worden jaarlijks geëvalueerd volgens de evaluatiemodellen die door de betrokken technische diensten van de Regering of door de betrokken gespecialiseerde ABI zijn opgesteld.

Art. 16.§ 1. De leidend ambtenaren bezorgen jaarlijks tegen uiterlijk 15 maart een jaarrapport van de beheerscontrole over het voorbije jaar aan het strategisch comité waarin zij zetelen.

Na de samenstelling van het jaarrapport, overeenkomstig artikel 8 paragraaf 3, maken de beheerscontrolecorrespondenten dit document uiterlijk op 20 maart over aan de cel Beheerscontrole, met het oog op de opmaak van het globaal jaarrapport van de beheerscontrole, dat ten laatste op 31 oktober wordt ingediend bij het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, vergezeld van de uitvoeringscijfers van de begroting van het overeenkomstige jaar. § 2. In afwachting van de oprichting en samenstelling van de strategische comités, wordt deze opdracht ingevuld door de beleidsraden.

HOOFDSTUK 6. - Opvolging en evaluatie van de strategische en operationele doelstellingen

Art. 17.§ 1. De in de beleidsnota's en beleidsbrieven opgenomen strategische en operationele doelstellingen, waaronder de transversale doelstellingen, worden op basis van indicatoren opgevolgd door de betrokken Minister of Staatssecretaris, ieder voor wat hem betreft.

De strategische en operationele doelstellingen uit de beheersplannen van de leidend ambtenaren en mandatarissen van de diensten van de Regering en de ABI's worden opgevolgd door de betrokken leidend ambtenaar en VAE op basis van indicatoren.

De strategische en operationele doelstellingen uit de beleidsnota's, beleidsbrieven, bestuurscontracten en beheersplannen worden opgedeeld in volgens de SMART-methode geformuleerde operationele doelstellingen en opgevolgd op basis van indicatoren. § 2. De cel Beheerscontrole en de beheerscontrolecorrespondenten bieden ondersteuning bij de keuze en formulering van de indicatoren.

Zij zorgen ervoor dat de indicatoren relevant zijn en overeenkomen met de nagestreefde strategische en operationele doelstellingen.

Art. 18.De leidend ambtenaren organiseren de systematische opvolging van de doelstellingen bedoeld in artikel 17 tot op het niveau van de administratieve eenheden van hun organisatie.

Deze opvolging bevat, voor elke operationele doelstelling, minstens de volgende gegevens: 1° de referentie en de naam van de overeenstemmende strategische doelstelling;2° de indicatoren aan de hand waarvan de verwezenlijking van de doelstellingen wordt gemeten;3° de acties en projecten die moeten worden uitgevoerd om deze doelstellingen te bereiken;4° de link tussen enerzijds de te behalen doelstellingen en anderzijds de begroting wordt behouden door het vermelden, in voorkomend geval, van het begrotingsprogramma waaraan deze doelstellingen zijn gekoppeld;5° waar mogelijk de betrokken begrotingsreferenties, alsook de toegewezen en uitgegeven kredieten.

Art. 19.§ 1. De VAE zijn verantwoordelijk voor de opvolging en de evaluatie van de doelstellingen. § 2. De VAE rapporteren aan hun leidend ambtenaren de resultaten van de in artikel 17 bedoelde doelstellingen. In het kader van deze rapportering analyseren de VAE de resultaten met behulp van de indicatoren teneinde de oorzaken van deze resultaten te identificeren en de eventuele corrigerende maatregelen voor te stellen.

Deze rapportering, voor een gegeven jaar, gebeurt uiterlijk op 28 februari van het volgende jaar.

Wat de GOB betreft, wordt het geheel van rapporteringen, ter informatie, door de leidend ambtenaren uiterlijk op 31 maart aan de secretaris-generaal en de adjunct-secretaris-generaal doorgestuurd. § 3. De leidend ambtenaren stellen, in overleg met hun VAE's, de doelstellingen voor het lopende jaar ten laatste op 28 februari vast.

Deze zullen, indien nodig, uiterlijk op 15 april worden aangepast.

HOOFDSTUK 7. - De meerjarige begrotingsplanning en de begrotingsdoelstellingen

Art. 20.De strategische doelstellingen, en de operationele doelstellingen waaronder de transversale doelstellingen dienen zich in te schrijven in de meerjarige begrotingsplanning en de begrotingsdoelstellingen, als bedoeld in artikel 9 van de ordonnantie.

HOOFDSTUK 8. - De beheerscontrolecorrespondent

Art. 21.§ 1. Een beheerscontrolecorrespondent wordt per bestuur van de diensten van de Regering en per ABI, door de betrokken leidend ambtenaar, aangeduid. § 2. De beheerscontrolecorrespondent : 1° ondersteunt de leidend ambtenaren, de mandatarissen en de VAE in hun rol en bij hun opdrachten inzake de beheerscontrole, met inbegrip van het opstellen van de documenten beschreven in de hoofdstukken 5 en 6 van dit besluit;2° coördineert, centraliseert en consolideert alle informatie met betrekking tot de beheerscontrole;3° ziet toe op de verwezenlijking van de strategische en operationele doelstellingen van zijn entiteit, waaronder de transversale doelstelligen ;4° zorgt er, in samenwerking met de begrotingscorrespondent, voor dat deze doelstellingen correct worden gekoppeld aan de overeenkomstige begrotingsprogramma's en, en waar mogelijk, aan de betrokken basisallocaties;5° biedt ondersteuning bij de keuze en formulering van indicatoren en zorgt ervoor dat deze relevant zijn en coherent met de nagestreefde doelstellingen;6° geeft advies aan leidend ambtenaren, mandatarissen en VAE, met inbegrip van voorstellen voor mogelijke corrigerende maatregelen. HOOFDSTUK 9. - De cel Beheerscontrole

Art. 22.§ 1. De cel Beheerscontrole volgt de correcte toepassing van dit besluit op en vaardigt de nodige richtlijnen uit aangaande de modaliteiten en de gestandaardiseerde modellen van de beheerscontrole.

Voor de uitwerking van de modellen betreffende de rapportering aangaande de transversale doelstellingen doet de cel Beheerscontrole een beroep op de expertise van de in deze domeinen bevoegde gespecialiseerde diensten van de Regering of ABI's. § 2. De cel Beheerscontrole vormt tevens het kennis- en documentatiecentrum inzake beheerscontrole voor de gewestelijke entiteit. In dit kader ondersteunt ze en voorziet ze in de opleiding van de beheerscontrolecorrespondenten. Zij centraliseert eveneens al de gegevens van de gewestelijke entiteit inzake de beheerscontrole.

De cel Beheerscontrole brengt de beheerscontrolecorrespondenten periodiek samen met betrekking tot haar opdrachten bepaald in het eerste lid. § 3. De cel Beheerscontrole is belast met de coördinatie van de nota bedoeld in artikel 34 § 1, 9° van de ordonnantie, in samenwerking met de bevoegde inhoudelijke administratie van de diensten van de Regering of ABI.

HOOFDSTUK 1 0. - Opheffings- en slotbepalingen

Art. 23.Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 24 oktober 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 24/10/2014 pub. 24/12/2014 numac 2014032029 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de modaliteiten van de beheerscontrole sluiten betreffende de modaliteiten van de beheerscontrole wordt opgeheven.

Art. 24.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2025, met dien verstande dat de werkzaamheden betreffende de beleidsnota's en beleidsbrieven voor de nieuwe legislatuur en de initiële begroting 2025 zullen gebeuren overeenkomstig de betreffende bepalingen van dit besluit.

Art. 25.De Ministers van de Regering worden, ieder voor wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 30 mei 2024.

Voor de Regering : De Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van Gewestelijk Belang, R. VERVOORT De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën en Begroting, Openbaar Ambt en de Promotie van Meertaligheid, S. GATZ