FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

Omzendbrief nr. 278. - Aanvullende omzendbrief bij de omzendbrief nr. 264 betreffende de aansluiting van de gemeenten op het Centraal Strafregister De Minister van Justitie aan De dames en heren Burgemeesters, De dames en heren Provinciegouverneurs, Ter info aan De Vlaamse, Brusselse en Waalse verenigingen van steden en gemeenten en verenigingen van ambtenaren van de burgerlijke stand, Mevrouw en de heren Ministers van de drie gewesten, onder wier bevoegdheid de plaatselijke besturen vallen, Mevrouw en de heren Eerste voorzitters bij de Hoven van Beroep, Mevrouw en de heren Eerste voorzitters bij de Arbeidshoven, Mevrouw en de heren Procureurs-generaal bij de Hoven van Beroep, Mijnheer de Federale Procureur, De dames en heren Procureurs des Konings en Arbeidsauditeurs, De dames en heren Hoofdgriffiers en Adjunct-griffiers, De dames en heren Voorzitters en Korpschefs van de Politiezones, Aanvullend bij de omzendbrief nr. 264 van 22 december 2017, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 28 december 2017, betreffende de aansluiting van de gemeenten op het Centraal Strafregister heeft voorliggende omzendbrief tot doel de verstrekte richtlijnen betreffende de volgende punten te actualiseren : 1. Inlichtingenbulletins en moraliteitsonderzoeken 2.Uittreksels inzake wapens 3. Anderstalige uittreksels 4.Legalisatie 5. Meertalige vertaalformulieren 6.QR-code en verificatielink op de uittreksels 7. Uittreksels inzake verkiezingen 8.Vernietiging van de gemeentelijke strafregisters 9. Uittreksels inzake eretekens 1.Inlichtingenbulletins en moraliteitsonderzoeken Sinds 1 maart 2018 is de praktijk van afleveren van inlichtingenbulletins door de gemeentebesturen aan de parketten en politiediensten definitief verdwenen. De gemeentebesturen leveren thans enkel nog uittreksels uit het Centraal Strafregister af.

In het kader van de moraliteitsonderzoeken kan het gemeentebestuur een uittrekseltype 593 (ook gekend als "parpol") aan de politiedienst afleveren voor zover dit wordt voorzien op grond van een wettelijke of reglementaire basis. Het komt de gemeentelijke ambtenaar toe, conform art. 7 van het koninklijk besluit van 19 juli 2001Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 19/07/2001 pub. 24/08/2001 numac 2001009580 bron ministerie van justitie Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 8 augustus 1997 betreffende het Centraal Strafregister sluiten tot uitvoering van de wet van 8 augustus 1997 betreffende het Centraal Strafregister, te verifiëren of de ingeroepen wettelijke of reglementaire basis werd vermeld bij de aanvraag voor het bekomen van een uittreksel. 2. Uittreksels inzake wapens 2.1. Nieuwe uittrekseltypes Ingevolge een wijziging aan de Wapen wet van 8 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/06/2006 pub. 09/06/2006 numac 2006009449 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende regeling van economische en individuele activiteiten met wapens type wet prom. 08/06/2006 pub. 09/06/2006 numac 2006009438 bron federale overheidsdienst justitie Wet houdende regeling van economische en individuele activiteiten met wapens. - Adviesraad voor wapens : oproep tot kandidaatstelling sluiten door de wet van 7 januari 2018 wordt een onderscheid ingevoerd tussen : - De vergunning voor het bezitten en hanteren van wapens door particulieren (sportschutters, jagers, enz.) - De erkenning voor de professionele activiteiten van wapenhandelaars en tussenpersonen Het oude model 596.1-5 werd vervangen door twee nieuwe modellen : - Voor particulieren (vergunning) : model 596.1-5A ; - Voor wapenhandelaars en tussenpersonen (erkenning) : model 596.1-5B. De geactualiseerde lijst van de gereglementeerde activiteiten (lijst 596.1) kan online worden geconsulteerd via : https://justitie.belgium.be/sites/default/files/lijst_5961_2020.pdf 2.2. Controle door de politiediensten In het kader van de aflevering van wapenvergunningen hebben de lokale politiediensten voortaan het recht om van het gemeentebestuur, op grond van de artikelen 5 § 4 en 11 van de Wapenwet en de omzendbrief van 8 juni 2006Relevante gevonden documenten type omzendbrief prom. 08/06/2006 pub. 09/06/2006 numac 2006009460 bron federale overheidsdienst justitie Omzendbrief met betrekking tot de toepassing van de wet houdende regeling van economische en individuele activiteiten met wapens type omzendbrief prom. 08/06/2006 pub. 14/11/2006 numac 2006000632 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Omzendbrief met betrekking tot de toepassing van de wet houdende regeling van economische en individuele activiteiten met wapens . - Duitse vertaling sluiten, niet enkel een uittrekseltype 596.1-5 (uittreksel afgeleverd voor het beoefenen van een gereglementeerde activiteit, in dit geval een activiteit zoals geregeld door de Wapenwet), maar ook een uittrekseltype 593 (uittreksel voornamelijk bestemd voor de rechterlijke instanties en politiediensten op grond van artikel 593 van het wetboek van Strafvordering) te bekomen.

Het uittrekseltype 596.1-5A "vergunningsaanvraag" vermeldt enkel de veroordelingen voor misdrijven die zijn opgenomen in de opsomming van misdrijven in artikel 11, § 3, 2° en 3° van de Wapenwet. Die misdrijven leiden automatisch tot de onontvankelijkheid van de aanvraag tot verkrijging van een vergunning. Staan er veroordelingen op dit type uittreksel vermeld, dan heeft een moraliteitsonderzoek (nagaan van een eventueel gevaar voor de openbare orde) van de aanvrager geen nut. De gouverneur heeft in dat geval immers geen appreciatiemarge met betrekking tot de beoordeling van de aanvraag: hij kan die enkel onontvankelijk verklaren.

Het uittrekseltype 593 vermeldt alle veroordelingen waarmee volgens de wet rekening mag worden gehouden. Dit uittreksel is daarom geschikt als element bij de beoordeling van de moraliteit van de aanvrager van de vergunning. De gouverneur kan zich baseren op het moraliteitsonderzoek van de lokale politie om de aanvraag desgevallend te weigeren om redenen van openbare orde.

Diezelfde principes gelden in het kader van aanvragen tot erkenning als wapenhandelaar, tussenpersoon, wapenverzamelaar etc., met dien verstande dat voor deze procedures niet de lokale politie maar de aanvrager zelf een uittrekseltype 596.1-5B "erkenningsaanvraag" moet opvragen en dit aan de gouverneur moet bezorgen.

Ook hier geldt dat, indien uit nazicht van het uittrekseltype 596.1-5B geen veroordelingen blijken die leiden tot de onontvankelijkheid van de aanvraag, de lokale politie een moraliteitsonderzoek zal moeten voeren aan de hand van - onder meer - een uittrekseltype 593. Dat uittreksel wordt door de lokale politie aangevraagd bij het gemeentebestuur. 3. Anderstalige uittreksels De omzendbrief nr.264, punt I.5.1.2, vermeldt het volgende : "Het gemeentebestuur kan enkel een uittreksel van het strafregister afleveren in de taal van het taalgebied waartoe de gemeente behoort.

De burger die er de noodzaak van aantoont, kan kosteloos een gewaarmerkte vertaling in het Nederlands, Frans of Duits, naar gelang van het geval, vragen via de gouverneur van de provincie van zijn woonplaats.".

Volgens een advies nr. 39.175 van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht van 13/03/2008 moeten de gouverneurs op basis van de artikelen 13 en 14 van de gecoördineerde wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken (SWT) enkel akten en bescheiden vertalen die in een andere taal dan die van het taalgebied zijn opgesteld. In het Nederlandse, Franse en Duitse taalgebied is echter enkel een aflevering mogelijk van het uittreksel in respectievelijk het Nederlands, Frans of Duits. Volgens de Raad van State wordt, in het andere geval, ten onrechte teruggegrepen naar een systeem van vrij gebruik van talen, hetgeen in strijd is met de artt. 13 en 14 SWT. Uittreksels uit het Centraal Strafregister vallen onder toepassing van artikel 14 SWT, onder dezelfde voorwaarden als deze van art 13 SWT. Op grond van deze bepalingen is het in het Nederlandse taalgebied niet mogelijk om een vertaling te laten afleveren in het Duits of het Frans met de tussenkomst van de gouverneur. Het is evenmin mogelijk om op grond van deze bepalingen in het Franse taalgebied een vertaling in het Duits of Nederlands te laten afleveren.

Bijgevolg kan een inwoner van een bepaald taalgebied geen gratis vertaling van het uittreksel uit het strafregister naar de taal van een ander taalgebied vragen, doch dient tot nader order zelf in te staan voor de vertaling van dit document.

In de omzendbrief nr. 264, punt I.5.1.2., worden de eerste, derde en vierde zin van het laatste lid vervangen door de volgende zin : "De burger dient bijgevolg zelf in te staan voor de vertaling van het document door beroep te doen op een beëdigd vertaler.". 4. Legalisatie De gemeentebesturen dienen sinds 1 januari 2018 de uittreksels uit het strafregister bestemd voor gebruik in het buitenland af te leveren aan particulieren die woonachtig zijn in België. Wanneer er geen vrijstelling van legalisatie is (cfr. infra), dient het uittreksel te worden gelegaliseerd.

Meer info : https://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/legalisatie_van_documenten Onder punt I.5.2.2. `Uittreksel afgeleverd door het CSR' van de omzendbrief nr. 264 wordt de zin "Het uittreksel uit het strafregister en ook de eventuele beëdigde vertaling hiervan dienen te worden gelegaliseerd door de FOD Justitie, behoudens de gevallen waarin er vrijstelling is van legalisatie :" vervangen door "Het uittreksel uit het strafregister afgeleverd door de dienst Centraal Strafregister dient niet te worden gelegaliseerd door de FOD Justitie. Enkel de eventuele vertaling van dit document door een beëdigd vertaler dient te worden gelegaliseerd door de FOD Justitie, behoudens in de gevallen waarin er vrijstelling is van legalisatie :".

Op grond van de Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012, wordt de legalisatievereiste van openbare documenten afgeschaft tussen de deelnemende EU-lidstaten (art. 4).

De verordening werd ondertekend door de volgende landen : België, Bulgarije, Tsjechië, Denemarken, Duitsland, Estland, Ierland, Griekenland, Spanje, Frakrijk, Kroatië, Italië, Cyprus, Letland, Litouwen, Luxemburg, Hongarije, Malta, Nederland, Oostenrijk Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Finland, Zweden en het Verenigd Koninkrijk.

De legalisatie van het uittreksel door de FOD BUZA dient online te gebeuren.

Zie https://elegalisation.diplomatie.be/ 5. Meertalige vertaalformulieren De Europese Verordening 2016/1191 voorziet eveneens in het gebruik van zogenaamde "meertalige vertaalformulieren" waardoor in een aantal gevallen geen beëdigde vertaling van het uittreksel meer vereist is. Deze meertalige vertaalformulieren dienen verplicht te worden ingevuld en gevoegd bij het afgeleverde uittreksel wanneer de volgende drie voorwaarden voldaan zijn : - De burger er expliciet om verzoekt ; - Het uittreksel blanco is ; - Het uittreksel bestemd is voor gebruik in één van de onder punt 4. vermelde aangesloten EU-landen.

De vertaalformulieren zijn online te vinden via de volgende link : https://beta.e-justice.europa.eu/35981/NL/public_documents_forms Meer info : https://e-justice.europa.eu/content_public_documents-551--maximize-nl.do 6. QR-code en URL op de uittreksels Vanaf 15 april 2020 zijn, ter bestrijding van de vervalsing van uittreksels, alle uittreksels uit het strafregister voor particulieren voorzien van een QR-code en een internetadres (URL), met een geldigheidsduur van drie maanden.Aan de hand daarvan - i.e. door het scannen van de QR code en/of het openen van de URL in een browser - kan de bestemmeling de inhoud van het originele uittreksel bekijken en vervolgens vergelijken met het ontvangen uittreksel.

De uittreksels uit het strafregister dienen evenwel in toepassing van art. 10 van het KB van 21.11.2016 betreffende de modaliteiten van aflevering van uittreksels uit het strafregister aan particulieren nog steeds te worden ondertekend, gedateerd en afgestempeld. Deze verplichting blijft tot nader order onverkort van toepassing.

De nieuwe QR code/URL betreft immers enkel een verificatiemechanisme met betrekking tot de inhoud van het uittreksel ten behoeve van de eindbestemmeling. Het originele document dat op die manier kan worden geconsulteerd bevat overigens niet de informatie die in het vak bestemd voor de gemeenten (onderaan op het uittreksel) wordt aangebracht.

De FOD Justitie onderzoekt momenteel de vraag betreffende het wijzigen of opheffen van de verplichting voor de gemeentebesturen om een handtekening, datum en stempel aan te brengen op het uittreksel uit het strafregister, alsook de afleverwijze van dit document. 7. Uittreksels inzake verkiezingen Op 17 augustus 2018 werd aan elke gemeente afzonderlijk, en bij wijze van aanvullend controlemiddel, een lijst van personen die vandaag mogelijks het voorwerp uitmaken van een ontzetting uit het kiesrecht ter beschikking gesteld die de identiteit bevat van de personen woonachtig in de gemeente en die geregistreerd zijn in het Centraal Strafregister, hetzij met een straf die aanleiding kan geven tot een ontzetting uit het kiesrecht, hetzij waartegen een ontzetting uit de rechten voorzien in art.31 van het Strafwetboek werd uitgesproken.

Elke aanvullende informatie (ontzettingen opgenomen in de lijst maar niet gekend door de betreffende gemeente) dient te worden opgevraagd bij de parketten van de hoven en rechtbanken.

Tot nader order zal deze procedure ook worden gevolgd voor de volgende verkiezingsrondes. 8. Vernietiging van de gemeentelijke strafregisters De vraag van de gemeenten naar het fysiek vernietigen van de gemeentelijke strafregisters na hun aansluiting op het Centraal Strafregister sinds 1 januari 2018 hangt voornamelijk af van de archivering van bepaalde dossiers van het Centraal Strafregister door het Rijksarchief. Artikel 598 van het wetboek van Strafvordering bepaalt immers: "De gegevens van het Strafregister die betrekking hebben op overleden natuurlijke personen of rechtspersonen na afsluiting van de vereffening, gerechtelijke ontbinding of ontbinding zonder vereffening, worden éénmaal per jaar aan het Algemeen Rijksarchief toegezonden." Gezien de volledige digitalisering en dematerialisatie van de dossiers van het Centraal Strafregister dient de overdracht van de betreffende gegevens aan het Rijksarchief op grond van art. 600 Sv. eveneens op digitale wijze te kunnen gebeuren. Dit project is momenteel nog niet gefinaliseerd.

De instructie betreffende het vernietigen van de gemeentelijke strafregisters zal, na de realisatie van de overdracht van dossier aan het Rijksarchief, aan de gemeentebesturen worden gegeven door het Rijksarchief. 9. Uittreksels inzake eretekens Aansluitend bij de eind februari 2018 via email verspreide communicatie aan de gemeenten en politiezones, behandelen de gemeenten thans, in tegenstelling tot hetgeen in de omzendbrief nr.264 vermeld staat, de aanvragen inzake eretekens. Te dien einde dient steeds een standaarduittreksel (model 595) te worden afgeleverd.

Voor de Minister van Justitie : Jean-Paul JANSSENS Voorzitter van het Directiecomité