FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

24 AUGUSTUS 2020. - Omzendbrief tot wijziging van de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand

Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep, Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk, Ik vestig uw aandacht op de bepalingen van de wet van 31 juli 2020 houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 7 augustus 2020 (verder: Wet van 31 juli 2020).

Hoofdstuk 2 van deze wet treedt in werking op 1 september 2020, met uitzondering van de volgende punten, die retroactief van toepassing zijn vanaf 31 maart 2019 : - de nieuwe (ruimere) definitie van de materiële vergissing (zie punt 3.9.1.1.); - de mogelijkheid tot wijziging van een akte op basis van een andere akte of aangifte (zie punt 3.8.1.); - het gebruik van een gewijzigde akte voor de nietigverklaring van een erkenning (i.p.v. een automatische melding) (zie punt 3.8.1.).

Er werden ook enkele overgangsbepalingen voorzien: - in de wet van 31 juli 2020 zelf, in verband met de ambtshalve nietigverklaring (zie punt 3.9.1.2.); - in de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (verder: wet modernisering burgerlijke stand), in verband met de genealogische opzoekingen (zie punt 3.7.10.) en de elektronische randmelding (zie punt 3.8.4.).

Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van de wet van 31 juli 2020 toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen.

Deze omzendbrief wijzigt of vervangt verschillende punten uit de omzendbrief van 19 maart 2019 over de modernisering van de burgerlijke stand (B.S. 25 maart 2019).

Uiteraard laat de toepassing van deze omzendbrief de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken onverlet.

Inleiding De wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (B.S. 2 juli 2018), die de Databank Akten Burgerlijke Stand (DABS) oprichtte, is in werking getreden op 31 maart 2019. Dit centraal register van elektronische akten heeft de lokale papieren registers van de burgerlijke stand van de gemeenten vervangen.

De oprichting van deze databank is, zeker in de beginfase, een evolutief gegeven. De ontwikkeling van alle functionaliteiten neemt tijd in beslag en ook het wetgevend kader moet wanneer nodig aangepast worden.

De grootste wijziging door de wet van 31 juli 2020 heeft betrekking op de procedure van de verbetering van akten van de burgerlijke stand door de ambtenaar van de burgerlijke stand (de zogenaamde `materiële vergissing') en de invoering van de mogelijkheid tot nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand door de ambtenaar van de burgerlijke stand (de `ambtshalve nietigverklaring'). Deze wijziging heeft tot doel om de procedures van verbetering en nietigverklaring van de akte beter af te stemmen op akten die elektronisch worden opgemaakt. Deze omzendbrief zal de nieuwe mogelijkheden toelichten.

Verder zullen de andere wijzigingen van de wet van 31 juli 2020 worden geduid. Het gaat om een reeks kleinere wijzigingen die noodzakelijk zijn om de akten correcter of vollediger te kunnen opmaken. Zo worden bv. de vermeldingen in de huwelijksakte aangepast, omdat de vermeldingen niet voldoende rekening hielden met de gegevens nodig voor de opmaak van Belgische akten op basis van buitenlandse huwelijksakte. Er wordt o.a. ook voor gezorgd dat er meer naamsveranderingen via het systeem van de (automatische) meldingen kunnen doorstromen.

De volgende punten in de omzendbrief over de modernisering van de burgerlijke stand (B.S. 25.03.2019) worden aangepast of vervangen en moeten samen gelezen worden met de informatie in deze omzendbrief: - 3.2.2. Taak en delegatie - 3.3. Oprichting van de DABS - 3.4.10. Doorlopende aktenummers - 3.7.10. Genealogische opzoekingen - 3.7.12. Modellen van afschriften en uittreksels - 3.8.1. Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten) - 3.8.2. Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW) - 3.8.4. Elektronische randmelding - 3.9. Verbetering van akten van de burgerlijke stand - 3.9.1. Verbetering en ambtshalve nietigverklaring door de ABS (art. 33-34/1 BW) - 3.9.2. Verbetering akte door de familierechtbank - 3.10.1. Aansprakelijkheid van de ABS (art. 36, 38 en 39 BW en art. 110 en 111 van de wet modernisering burgerlijke stand) - 4.2. De verschillende soorten akten van de burgerlijke stand - 4.2.1.1. Akte van geboorte - 4.2.5. Akte van huwelijk - 4.2.9. Akte van naamsverandering (art. 63 BW) - 4.2.9. Akte van echtscheiding - 4.2.11. Akte van adoptie - 4.2.12. Akte van herroeping of herziening van adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring (art. 66 BW) - 4.2.14. Akte opgemaakt op basis van een buitenlandse akte (art. 68 en 69 BW) Deze verschillende punten worden hieronder afzonderlijk hernomen met de wijzigingen of vervanging. 3.2.2 Taak en delegatie Er wordt verduidelijkt dat een machtiging aan een beambte van het gemeentebestuur ook mogelijk is voor het indienen van een verzoekschrift tot verbetering van een akte van de burgerlijke stand, zodat het niet de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf zal zijn die in voorkomend geval persoonlijk moet verschijnen in de procedure voor de familierechtbank.

De gemachtigde beambten kunnen ook geen akten van de burgerlijke stand ambtshalve nietig verklaren.

In het punt 3.2.2 "Taak en delegatie" worden bijgevolg het vijfde en het zesde lid, die de taken die gedelegeerd kunnen worden aan de beambten van de burgerlijke stand beschrijven, als volgt aangepast : "De machtiging is mogelijk voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan en het indienen van een verzoekschrift tot verbetering van een akte door de rechtbank (zie 3.9.2.).

Een machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk. Dit betreft enkel de ondertekening van de huwelijksakten, en niet de beslissingen over bv. schijnhuwelijken of erkenningen. Een machtiging is evenmin mogelijk voor de (ambtshalve) opmaak van een akte van nietigverklaring (volgens nieuw artikel 34/1 BW, zie 3.9.1.).

Het ambtshalve nietig verklaren van een akte moet immers de uitzondering blijven. Het is in de eerste plaats belangrijk om de akten van de burgerlijke stand zeer zorgvuldig op te maken en te controleren voor de ondertekening van de akte. Fouten in de akten moeten zo veel als mogelijk vermeden worden." 3.3. Oprichting van de DABS ? In het punt 3.3 "Oprichting van de DABS" wordt in de lijst van categorieën die toegang hebben tot de DABS de bepaling onder 5° vervangen als volgt : "5° de ambtenaren van de Directie I `Personenrecht en burgerlijke stand' van het Directoraat-Generaal Wetgeving, Fundamentele rechten en Vrijheden van de Federale Overheidsdienst Justitie, in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en/of schrijfrechten)." ? Daarnaast wordt de lijst van categorieën die toegang hebben tot de DABS aangevuld als volgt : "8° de officieren aangeduid door de minister van Defensie of door de hiertoe gedelegeerde autoriteit, in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten." Deze personen moeten immers volgens artikel 11 BW in zeer uitzonderlijke gevallen overlijdensakten kunnen opmaken. Het is dus logisch dat ze een wettelijke toegang krijgen tot de DABS, met schrijfrechten (om de akten op te maken). 3.4.10 Doorlopende aktenummers In punt 3.4.1. wordt enkel een wijziging doorgevoerd i.v.m. het aktenummer van de gemigreerde akten. De "JJJJ" in het aktenummer "JJJJ-XXXX.XXXX-CC" wordt in de gemigreerde akten ingevuld met het jaartal uit de datum feit van de akte.

Punt b) wordt dus vervangen als volgt : "b) voor de gemigreerde papieren akten (opgemaakt vóór 31 maart 2019) : het jaartal uit de datum feit van de akte." 3.7.10. Genealogische opzoekingen Punt 3.7.10. "Genealogische opzoekingen" wordt m.b.t. een overgangsmaatregel, die wordt opgenomen in de overgangsbepalingen van de wet van 18 juni 2018, aangevuld als volgt: "De ambtenaar van de burgerlijke stand kan tot op de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit over de genealogische opzoekingen (voorzien in artikel 79 BW) afschriften van akten van de burgerlijke stand afleveren voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden, op voorwaarde dat de verzoeker beschikt over de schriftelijke toestemming van alle personen waarop de akte betrekking heeft, voor zover deze nog in leven zijn. In geval deze personen overleden zijn, volstaat de toestemming van één van de nabestaanden.

De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften met dit doel af door middel van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke stand (en dus geen afschrift afgeleverd uit de DABS), en vermeldt hierop: `afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden'." De bedoeling van de aflevering uit de papieren registers is om te voorkomen dat akten van de burgerlijke stand die enkel nog nuttig zijn voor genealogische opzoekingen in de DABS zouden (moeten) gemigreerd worden. Dit zou een overbodige werklast voor de ambtenaren van de burgerlijke stand met zich mee brengen, en zou de DABS bovendien onnodig belasten.

Indien de af te leveren papieren akte toch reeds in de DABS gemigreerd werd of een akte betreft opgesteld of gewijzigd na 31 maart 2019, mag het afschrift uiteraard ook uit de DABS afgeleverd worden. 3.7.12. Modellen van afschriften en uittreksels Punt 3.7.12. "Modellen van afschriften en uittreksels" wordt niet gewijzigd.

Er wordt wel op gewezen dat het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand (B.S. 15 februari 2019) wordt gewijzigd ten gevolge van de aanpassingen van de vermeldingen van bepaalde akten door de wet van 31 juli 2020.

Zie punt 4.2.

De volgende modellen van uittreksels worden hierbij gewijzigd: - de akte van huwelijk; - de akte van adoptie; - de akte van Belgische nationaliteit;

De volgende modellen van afschriften worden gewijzigd : - de akte van huwelijk; - de akte van adoptie; - de akte van echtscheiding; - de akte van Belgische nationaliteit; - de akte van naamsverandering; - de akte van nietigverklaring. 3.8.1. Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten) ? Voortaan zal ook de nietigverklaring van een erkenning leiden tot een rechtstreekse wijziging van een akte, in plaats van tot een automatische melding van de DABS. Artikel 330/3 Burgerlijk Wetboek en artikel 79quater, § 6, van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen voorzagen in een automatische melding van de DABS voor de nietigverklaring van een akte van erkenning (zie 3.8.2.). Dit hield echter geen rekening met het feit dat de nietigverklaring van een erkenning verschillende gevolgen met zich kan meebrengen, bv. voor de afstamming en de naam.

Bij een nietigverklaring van een erkenning moet dus op dezelfde wijze worden gehandeld als bij een rechterlijke beslissing die de afstamming wijzigt.

Daarom worden in punt 1° de volgende wijzigingen aangebracht : a) het eerste lid wordt vervangen als volgt: "1° Een rechterlijke beslissing die (art.31, § 1 BW): - de afstamming betwist of vaststelt of een erkenning nietig verklaart; - een akte verbetert; - een naams- of voornaamsverandering toestaat." b) tussen het vijfde en het zesde lid worden de volgende leden ingevoegd : "Hetzelfde geldt voor de nietigverklaring van een erkenning.De ABS zal in dat geval de volgende akten opmaken of wijzigingen doorvoeren : 1) in het geval de erkenning in een afzonderlijke akte gebeurde: - de opmaak van de akte van nietigverklaring van een erkenning door de ambtenaar van de burgerlijke stand en - de wijziging van de akte(n) van de burgerlijke stand van het kind en van zijn afstammelingen (volgens artikel 31 Burgerlijk Wetboek); De afstamming op de geboorteakte zal dus worden gewijzigd na de nietigverklaring van een erkenning. 2) in het geval de erkenning in de geboorteakte zelf gebeurde: - de wijziging van de akte(n) van de burgerlijke stand van het kind en van zijn afstammelingen (volgens artikel 31 Burgerlijk Wetboek)" c) het negende lid wordt vervangen als volgt : "De gewijzigde akte vermeldt de gegevens van de rechterlijke beslissing (rechterlijke instantie, datum uitspraak) alsook de inhoud van de rechterlijke beslissing (betwisting/vaststelling van een afstammingsband, nietigverklaring erkenning, verbetering van een akte, naams-of voornaamsverandering)." ? Naast de rechtstreekse wijzigingen van een akte op basis van bepaalde rechterlijke beslissingen en op basis van de verbetering van een materiële vergissing, voegt de wet nu nog een mogelijkheid toe, nl. de rechtstreekse wijziging van een akte op basis van een andere akte of van een aangifte (bv. door middel van een medisch attest of een verklaring) (art. 31, § 2 BW).

In punt 3.8.1. wordt daarom een nieuw punt 3° ingevoegd : "3° Een andere akte of een aangifte (bv. door middel van een medisch attest of een verklaring) (art. 31, § 2 BW).

Door de toevoeging van deze nieuwe wettelijke basis voor rechtstreekse wijzigingen van akten door de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt vermeden dat dit soort wijzigingen door de ABS technisch worden opgelost via een "materiële vergissing".

De opmaak van een gewijzigde akte op basis van een andere akte maakt het voortaan mogelijk om foutieve of onvolledige gegevens in een bestaande akte te wijzigen in de correcte of volledige gegevens, indien de akte die deze wijziging staaft wordt voorgelegd.

In regel zal het meestal gaan om de geboorteakte die niet ter beschikking was op het moment van de opmaak van de te wijzigen akte (anders zou van de gewijzigde akte op basis van een materiële vergissing gebruik kunnen gemaakt worden, wat indien mogelijk ook steeds de voorkeur geniet).

Het kan ook gaan om een gegeven dat niet onder de definitie van de materiële vergissing valt zoals bv. de geboorteplaats of -land van een ouder in de geboorteakte of van een echtgenoot in een huwelijksakte, maar wel op deze manier kan juist worden gezet.

Een ander toepassingsgebied is de vermelding van persoonsgegevens in akten van vreemdelingen waar er in het land een verschil gemaakt wordt tussen de gegevens opgenomen op een paspoort (gebruikt als basis van inschrijving in het vreemdelingenregister) en de akten van de burgerlijke stand die de staat van de persoon uiteindelijk vaststellen. Zo vermeldt niet elk paspoort alle voornamen van een persoon, of is het ook mogelijk dat het paspoort het patroniem niet vermeldt of een andere volgorde hanteert voor het vermelden van voornamen, familienamen of andere naamsvermeldingen.

Tot slot kan de wijzigingsakte op basis van een andere akte ook gebruikt worden indien de staat van de persoon in een bestaande akte gewijzigd is, maar er geen andere wettelijke basis voorhanden is om een basisakte of gewijzigde akte op te maken: bv. de moeder van een kind geboren in een Belgische gemeente verandert van naam door een opvolgend huwelijk in het buitenland. De huwelijksakte met naamsverandering kan niet opgenomen worden in de DABS, maar er kan een gewijzigde akte worden opgemaakt van de geboorteakte van het kind.

Het is belangrijk op te merken dat de gewijzigde akte op basis van een andere akte niet kan worden gebruikt om identiteitsfraude in een akte recht te zetten of om de bevoegdheid van de familierechtbank inzake de verbetering van de akten van de burgerlijke stand te omzeilen. Het is dus niet de bedoeling om louter op voorleggen van de geboorteakte de persoonsgegevens volledig te veranderen, de afstamming te wijzigen of verschillende gegevens in dezelfde akte te gaan wijzigen (zie punt 3.9.2.). Het is enkel de bedoeling om een gewijzigde akte op basis van een andere akte op te maken indien de oorspronkelijke akte door een gebrek aan informatie fouten of onvolledigheden bevat, maar we niet twijfelen aan de identiteit van de persoon noch aan de staat van de persoon die wordt vastgelegd in die akte. Evenmin is het mogelijk de gewijzigde akte op basis van een andere akte te gebruiken om de wijziging van de staat van de persoon te verwerken indien de opmaak noodzakelijk is van een geëigende basisakte: bv een buitenlandse akte of beslissing tot naamsverandering is in de regel de basis voor de opmaak van een akte van naamsverandering, maar niet van een gewijzigde akte.

Enkele concrete voorbeelden kunnen dit verduidelijken. De gewijzigde akte op basis van een andere akte kan opgemaakt worden om: - afgekorte of niet opgenomen voornamen of delen van namen voluit te schrijven of toe te voegen: vb. een vreemdeling is ingeschreven in het Rijksregister op basis van zijn paspoort waarbij een aantal voornamen werden afgekort en legt nu zijn geboorteakte voor; vb: door een vergissing van de ABS werd een persoon in zijn huwelijksakte van voor 31 maart 2019 opgenomen met een enkele in plaats van een dubbele naam, de geboorteakte bevatte de dubbele naam: er is zekerheid over de identiteit; - een patroniem of een "middle name" toe te voegen: bv. een Russische persoon wordt in het Rijksregister ingeschreven zonder patroniem omdat dit niet in Latijns schrift op de Russische reispaspoorten wordt vermeld, echter wel wordt opgenomen in de Russische geboorteakten en andere akten van de burgerlijke stand; - een huwelijksnaam als naam op te nemen indien deze persoon deze reeds droeg maar nog met meisjesnaam in de eerste akte vermeld staat omdat de huwelijksnaam nog niet in het Rijksregister was geregistreerd wat de voorlegging van een nieuw paspoort veronderstelt; - een fout in het geboorteland te corrigeren: bv. Congo in plaats van Zaïre; - een fout in de geboorteplaats van een persoon opgenomen in de akte te corrigeren: bv. een spelfout in de plaatsnaam of probleem met de administratieve indeling. Zo wordt in vele paspoorten (en dus in het Rijksregister) de staat, provincie of zelfs het land maar niet de eigenlijke gemeente van geboorte vermeld die doorgaans wel blijkt uit een geboorteakte; - voornamen of een familienaam toe te voegen wanneer die voordien niet geregistreerd werd maar wel uit akten van de burgerlijke stand blijkt: vb. 1: vele Irakezen staan op basis van een eerder voorgelegd paspoort ingeschreven met enkel eigennaam-vadersnaam-grootvadersnaam, maar blijken nadien wel over een familienaam te beschikken wanneer ze van hun autoriteiten een nieuw paspoort overhandigd krijgen en een geboorteakte met die naam; vb. 2: Congolezen staan vaak in oude akten opgenomen met enkel een familienaam zoals gebruikelijk in het Zaïrese tijdperk, maar leggen nu geboorteakten voor met voornamen; - het onderscheid tussen welke elementen voor- of familienaam zijn indien dit niet duidelijk was voorheen (bv. "middle name", "postnom", naamketens enz.); - geboorteakten werden in de DABS opgemaakt met onbekende geboorteplaats of zonder geboortedatum omdat deze niet voorkwamen op het afschrift of uittreksel van een buitenlandse akte, nu worden de geboorteakten voorgelegd van die ouders met de ontbrekende gegevens.

Er zijn eveneens negatieve voorbeelden aan te wijzen waarbij de gewijzigde akte op basis van een andere akte niet kan opgemaakt worden: - een persoon is ingeschreven met persoonsgegevens op verklaring, deze persoonsgegevens komen ook in Belgische akten terecht. Na regularisatie wordt een paspoort en geboorteakte voorgelegd met andere persoonsgegevens en DVZ heeft de wijziging van de persoonsgegevens in het Rijksregister toegestaan. Vermits er mogelijk sprake is van identiteitsfraude dient de verbetering aan de familierechtbank gevraagd te worden; - een persoon meldt dat zijn vorige documenten die hij voorlegde of de verklaringen die hij aflegde niet correct waren, hij legt nu nieuwe documenten voor: vermits er twijfel is over de identiteit en meestal ook meerdere elementen tezamen dienen verbeterd te worden dient de tussenkomst van de familierechtbank voor de verbetering van de bestaande akten te worden gevraagd; - een geboorteakte is opgemaakt met een moederlijke afstamming of een erkenning, nadien wordt de huwelijksakte voorgelegd: vermits er een wijziging van de afstamming zou plaatsvinden door het opmaken van een akte op basis van een andere akte is alleen de familierechtbank bevoegd.

Een rechtstreekse wijziging van een akte op basis van een aangifte was enkel voorzien voor de toevoeging van een familienaam in een akte van een levenloos kind (volgens het overgangsrecht van de Wet van 19 december 2018 tot wijziging van diverse bepalingen inzake de regelgeving betreffende het levenloos kind - B.S. 1 februari 2019) en wordt nu als algemene mogelijkheid in de wet ingeschreven. Op die manier kan de aangifte van het geslacht (met medisch attest) via een gewijzigde akte verwerkt worden (art. 48 BW).

De bevoegde ambtenaar maakt onmiddellijk de gewijzigde akte of akten op ten gevolge van de andere akte of aangifte die aan de basis van de wijziging ligt en die een wijziging van één of meerdere akten van de burgerlijke stand tot gevolg heeft.

De gewijzigde akte vermeldt de wijziging van de akte. De wijziging zal dus ook steeds zichtbaar zijn bij de raadpleging in de DABS of bij aflevering van een afschrift ervan.

De bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand is de algemeen bevoegde ambtenaar of de ambtenaar van de plaats van opmaak van de akte.

De wijziging van een akte zal in bepaalde gevallen ook de automatische wijziging meebrengen door de DABS van de andere akten van de betrokkene, en eventueel van zijn afstammelingen. De DABS verbindt deze akten immers met elkaar.

Het zal wel steeds duidelijk zijn wat er gewijzigd is sinds de oorspronkelijke akte, bij de raadpleging hiervan in de DABS. Het zal ook steeds mogelijk zijn de historiek te raadplegen, met datum en reden van wijziging.

De DABS verstuurt bij elk gebruik van de verbetering overeenkomstig artikel 33 BW (materiële vergissing) of wijziging van een akte op basis van een andere akte of van een aangifte een notificatiebericht naar de bevoegde procureur des Konings. Het parket heeft immers een algemene toezichtsfunctie over de burgerlijke stand. Deze kan dan op bepaalde tijdstippen bv. een lijst trekken van alle verbeteringen bij deze procedure, en nagaan of hier geen misbruik van wordt gemaakt." ? Het schema opgenomen onder 3° van 3.8.1. wordt punt 4° en wordt vervangen als volgt: « 4° Schema Schematisch kan dit als volgt worden voorgesteld: 1. Buitenlandse rechterlijke beslissing inzake afstamming => ABS => opmaak gewijzigde akte 2.Belgische rechterlijke beslissing (afstamming, nietigverklaring erkenning, verbetering, naams- of voornaamsverandering) => griffier => ABS => opmaak gewijzigde akte 3. Verbetering materiële vergissing => ABS => opmaak gewijzigde akte 4.Wijziging akte o.b.v. een andere akte/aangifte => ABS => opmaak gewijzigde akte." 3.8.2. Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW) Zoals vermeld in het vorige punt wordt de automatische melding voor de nietigverklaring van een erkenning afgeschaft en vervangen door de rechtstreekse wijziging van akten. ? In punt 3.8.2. "Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW)" wordt het tweede lid dus in die zin aangepast: "Dit is het geval voor: 1° echtscheidingen (art.1275, § 2 en art. 1303 Ger. W.); 2° naamsveranderingen (art.370/7 BW); 3° nietigverklaringen van een huwelijk (art.193ter BW, art. 391octies SW. en art. 79quater, § 4, Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen); 4° vernietiging of intrekking van een vergunning tot naamsverandering (art.370/8 BW); 5° terugkeer van de betrokkene ingeval van een verklaring van afwezigheid (art.122, derde lid, BW) of van een gerechtelijke verklaring van overlijden (art. 134, derde lid, BW)." ? Daarnaast wordt er in dit punt ook een aanvulling gedaan in verband met de gegevens die de meldingen bevatten. Artikel 32, § 2, 5° Burgerlijk Wetboek bepaalt nu dat een melding van de DABS tot nietigverklaring van een akte dezelfde gegevens bevat als de akte van nietigverklaring, met name de akte waarop de melding betrekking heeft en de soort van nietigverklaring (zoals bepaald in artikel 66 Burgerlijk Wetboek).

Het veertiende lid wordt daarom vervangen als volgt : "Daarnaast worden in de gevallen van echtscheiding, de vergunning tot naamsverandering en nietigverklaring een aantal van de gegevens vermeld als deze voorzien in de akte van echtscheiding (art. 64, 1° en 3° BW), de akte van naamsverandering (art.63, 1°, 2° en 4° BW) en de akte van nietigverklaring (art. 66 BW)." ? Het schema over de automatische meldingen van de DABS voor Belgische gerechtelijke beslissingen wordt vervangen als volgt : "Schematisch: 1) Belgische gerechtelijke beslissing tot 1° echtscheiding;2° nietigverklaring van een huwelijk;3° terugkeer van de betrokkene ingeval van een verklaring van afwezigheid of een gerechtelijke verklaring van overlijden;4° vernietiging of intrekking van een vergunning tot naamsverandering. De griffier verstuurt gegevens beslissing via DABS => DABS maakt melding op (elektronisch zegel DABS) + DABS verbindt automatisch met andere akten indien nodig." 3.8.4. Elektronische randmelding In het punt 3.8. "Wijzigen van akten van de burgerlijke stand" wordt een punt 3.8.4. "Elektronische randmelding" toegevoegd : "3.8.4. Elektronische randmelding De wet van 31 juli 2020 heeft een overgangsbepaling ingevoerd in de wet modernisering burgerlijke stand (nieuw art. 116/3).

In bepaalde gevallen werd er op een oude papieren akte van de burgerlijke stand geen randmelding gezet, die er wel had moeten staan.

Zo bv. wanneer geen naamsverandering werd gerandmeld op de huwelijksakte (maar wel op de geboorteakte, op basis van een koninklijk besluit tot naamsverandering).

Aangezien het in elk geval ontoelaatbaar is om de oude papieren akten zelf nog te randmelden, en deze pas nadien te migreren is nu voorzien in de mogelijkheid om een elektronische randmelding toe te voegen op een gemigreerde papieren akte in de DABS, zodat deze akte correct is.

Eender welke ambtenaar van de burgerlijke stand die het ontbreken van een randmelding vaststelt, kan deze via de DABS toevoegen op de gemigreerde akte, voor zover hij beschikt over de basis voor de toevoeging ervan (bv. vonnis van echtscheiding, koninklijk besluit tot naamsverandering, ...).

De elektronische randmelding wordt getekend door de ambtenaar van de burgerlijke stand die ze heeft toegevoegd op dezelfde wijze als hij een (gewijzigde) akte van de burgerlijke stand zou ondertekenen.

Deze randmelding komt dan in de historiek van de gemigreerde akte, op dezelfde wijze als voorzien in de bijlage 4 bij het Koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand, tot uitvoering van artikel 29, § 4, van het Burgerlijk Wetboek.

De basis van de toevoeging van de randmelding moet als bijlage in de DABS worden opgenomen." 3.9. Verbetering van akten van de burgerlijke stand Het punt 3.9. van de omzendbrief modernisering burgerlijke stand wordt grondig gewijzigd.

De procedure tot verbetering van een materiële vergissing door de ABS werd reeds vereenvoudigd door de wet modernisering burgerlijke stand.

Het concept van de materiële vergissing wordt nu verder aangepast aan de elektronische context, om een aantal specifieke verbeteringen, waarvoor de tussenkomst van de rechtbank niet wenselijk is, snel te kunnen doorvoeren.

Hetzelfde geldt voor de nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand die in de beginfase van de DABS verkeerdelijk werden opgemaakt door de overschakeling van een papieren naar een elektronische omgeving. Ook hiervoor zal het onder bepaalde voorwaarden mogelijk zijn voor de ambtenaar van de burgerlijke stand om de akten zelf nietig te verklaren (`ambtshalve nietigverklaring').

Het opschrift van punt 3.9 wordt vervangen als volgt : "3.9. Verbetering en nietigverklaring van akten van de burgerlijke stand". 3.9.1. Verbetering door de ABS (art. 33-34) Het opschrift van punt 3.9.1. wordt vervangen als volgt : "3.9.1. Verbetering en ambtshalve nietigverklaring door de ABS (art. 33-34/1 BW)".

De belangrijkste wijziging van de wet van 31 juli 2020 is de verruiming van de verbeteringsmogelijkheid van de materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand (1° ) en de invoering van de ambtshalve nietigverklaring van een akte door de ambtenaar van de burgerlijke stand (2° ).

Het punt 3.9.1. wordt onderverdeeld in 3.9.1.1. en 3.9.1.2.

Punt 3.9.1.1. zal de huidige tekst van punt 3.9.1. bevatten, met de volgende wijzigingen. 3.9.1.1. Verbetering materiële vergissing ? Sinds de wet modernisering burgerlijke stand bepaalt artikel 33 Burgerlijk Wetboek dat de bevoegde ABS die op een akte van de burgerlijke stand een materiële vergissing vaststelt op basis van een authentieke akte of officieel attest, deze akte van de burgerlijke stand zelf kan verbeteren.

De definitie van de materiële vergissing zelf (art. 34 BW) wordt nu licht uitgebreid, in die zin dat de ambtenaar van de burgerlijke stand de vergissing kan vaststellen zowel bij de opmaak als bij de wijziging van een akte van de burgerlijke stand.

Het achtste lid van punt 3.9.1. (dat punt 3.9.1.1. wordt) wordt in die zin aangepast : "Een materiële vergissing houdt in dat een ABS, op het ogenblik van de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had (art. 34 BW)." ? Daarnaast verruimt de wet van 31 juli 2020 ook de limitatieve opsomming van de gevallen die beschouwd worden als materiële vergissing, omdat deze te weinig rekening hield met de opmaak van de akten in een informaticatoepassing.

De opsomming in de omzendbrief modernisering burgerlijke stand wordt hieraan aangepast door de volgende wijzigingen of verduidelijkingen, aangeduid per categorie. a) Een schrijf- of typfout in namen en voornamen: Dit punt wordt vervangen als volgt: " Voorbeeld : de vermelding van Jozeph i.p.v. Jozef op een geboorteakte.

Niet enkel een schrijf- of typfout in de namen en voornamen wordt als een materiële vergissing beschouwd, maar ook een verwisseling tussen beiden, d.w.z. dat de voornaam als naam werd opgenomen en omgekeerd.

Het is ook nodig nog te verduidelijken tot welke voorouder er kan teruggegaan worden in de akten om de schrijfwijze van de naam te verbeteren. Hiervoor zijn er verschillende beperkingen: 1. Volgens artikel 34 BW moet de ambtenaar van de burgerlijke stand, bij de opmaak van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven opgenomen hebben in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had. Om te weten of de ABS de akte of het attest `in het bezit had' moet de vraag gesteld worden of de ABS de akte had moeten nakijken op het ogenblik van de opmaak van de akte die de fout bevat.

Bij de opmaak van de geboorteakte zal het dus in principe gaan om de geboorteakte van de vader (of moeder, bij moederlijke afstamming).

Ook de algemeen bevoegde ABS kan ervan uitgaan dat de ABS die de akte opmaakte deze akten in zijn bezit had. Indien deze akten de fout niet bevatten, kan de verbetering via de materiële vergissing gebeuren. 2. Het Hof van Cassatie heeft de draagwijdte van de verbetering van de schrijfwijze van de naam beperkt tot de eerste generatie afstammelingen (Cass.30 januari 1987, R.W., 1986-1987, col. 2357 ;

Cass., 29 oktober 1976, Pas., 1977, I, p. 250), en dus bv. niet tot de afstammelingen van de tweede generatie. Dit geldt zowel voor rechterlijke verbeteringen als voor de verbetering van materiële vergissingen. (Deze cassatierechtspraak wordt echter betwist door de hoven en rechtbanken en de rechtsleer.) De verbetering mag volgens deze rechtspraak dus slechts betrekking hebben op de eerste generatie afstammelingen: enkel de naam van de kinderen van de (over)grootvader (Van der Schueren) zouden via materiële vergissing (overgangsbepaling) verbeterd moeten worden.

In het geval de betrokkene zijn akte verbeterd wil zien op basis van de schrijfwijze van de naam in de geboorteakte van een andere ascendent dan deze van zijn vader zal hij dit enkel via de rechtbank kunnen proberen te bereiken. Het is aan de rechter om hier dan over te oordelen. In geval de rechtbank de Cassatierechtspraak volgt, zal de verbetering van de akte geweigerd worden." b) Een schrijf- of typfout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt. Wat de fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt, wordt verduidelijkt dat het moet gaan om een schrijf- of typfout in deze gegevens, zoals steeds de bedoeling was van de wetgever.

Het opschrift van b) wordt in die zin gewijzigd. c) Verwisseling van personen vermeld in de akte (nieuwe categorie) Het gaat om de gevallen waarin een verkeerde "rol" werd aangeduid bij de opmaak van de akte.Dit wil zeggen dat de gegevens van de vader bijvoorbeeld bij de moeder staan en omgekeerd of een echtgenoot en getuige werden omgewisseld (huwelijksakte). Dit komt voort uit het aanduiden van de verkeerde optie in een keuzelijst. d) Ontbreken van voornamen of delen van een naam in een andere akte dan de eigen geboorteakte (nieuwe categorie) Uit de praktijk blijkt ook dat het soms voorkomt dat er voornamen of delen van een naam van een persoon ontbreken in een andere akte van de burgerlijke stand dan de eigen akte van geboorte van de betrokkene, terwijl deze wel voorkomen in de akte van geboorte van de betrokkene. Het is voortaan mogelijk om de voornamen of delen van de familienaam via de materiële vergissing toe te voegen in de andere akte, omdat de geboorteakte van de betrokkene in elk geval prioritair is. e) Diakritische tekens Het verbeteren van foutieve diakritische tekens in de akte was reeds voorzien als materiële vergissing in de omzendbrief modernisering burgerlijke stand (onder categorie a), maar stond nog niet letterlijk in de wet.Dit wordt nu in de wet toegevoegd ter verduidelijking.

Punt e) herneemt de leden 2 tot 4 van het huidige punt a). f) Gegevens getuigen in de huwelijksakte (nieuwe categorie) Ook (bepaalde) gegevens van de in de huwelijksakte opgenomen getuigen, die de ABS is vergeten op te nemen, of fouten in deze gegevens, vallen onder de materiële vergissing.Gezien de getuigen een louter ceremoniële waarde hebben (want ze zijn niet noodzakelijk om te kunnen huwen), zijn deze gegevens niet essentieel. De wetgever heeft een verbetering via de rechtbank dan ook niet als gerechtvaardigd beschouwd. g) Foutief of niet overnemen van gegevens in authentieke akten of officiële attesten (nieuwe categorie) De ambtenaar van de burgerlijke stand neemt soms gegevens foutief of niet over in een akte van de burgerlijke stand, terwijl deze echter wel vermeld staan in de authentieke akten of officiële attesten die bij het opmaken van de akte werden voorgelegd. Het kan gaan om bv. de datum van kracht van gewijsde die correct in het gerechtelijk stuk staat, maar niet correct werd overgenomen in de akte. Het zou bijvoorbeeld ook kunnen gaan om het verkeerd overnemen van de geboorteplaats in de Belgische akte op basis van de buitenlandse akte, terwijl deze correct vermeld staat in de buitenlandse akte van geboorte.

In dit soort gevallen is het nu mogelijk om de akte van de burgerlijke stand te verbeteren, zonder dat dit via de rechtbank moet gebeuren. h) Fouten in medische attesten en processen-verbaal De hierboven genoemde gevallen van materiële vergissingen kunnen ook voorkomen in de medische attesten waarop de ambtenaar van de burgerlijke stand zich baseert om een akte op te maken (m.n. geboorte- of overlijdensattest).

Ook in dit geval kan de ABS de akte van de burgerlijke stand verbeteren volgens de procedure van de materiële vergissing, op basis van het door de arts of vroedvrouw verbeterd medisch attest.

Hetzelfde geldt voor fouten in processen-verbaal, door de ABS opgemaakt bv. bij het niet-functioneren van de DABS of bij een geboorte of overlijden op een schip of luchtvaartuig.

Het verbeterde medisch attest of proces-verbaal is een wettelijk voorziene bijlage in de DABS ter controle. ? Punt 3.9.1.1. wordt aangevuld als volgt : "Het gebruik van de mogelijkheid tot verbetering via de materiële vergissing door de ABS mag er niet toe leiden dat de ABS de akten van de burgerlijke stand onzorgvuldig opmaakt. Het is nog steeds van belang dat de akten, vóór de ondertekening ervan, grondig worden nagekeken. Fouten moeten zoveel als mogelijk vermeden worden. De uitbreiding van de gevallen van de materiële vergissing heeft enkel tot doel om, in het geval van een vergissing, de akte zo snel als mogelijk te kunnen rechtzetten.

Om die reden voorziet de wet van 31 juli 2020 dat de DABS bij elk gebruik van de verbetering van een materiële vergissing een notificatiebericht verstuurt naar de bevoegde procureur des Konings.

Het parket heeft immers een algemene toezichtsfunctie over de burgerlijke stand. Deze kan dan op bepaalde tijdstippen bv. een lijst trekken van alle verbeteringen bij deze procedure, en nagaan of hier geen misbruik van wordt gemaakt." 3.9.1.2. Ambtshalve nietigverklaring door de ABS Een nieuw punt 3.9.1.2. wordt ingevoegd : "3.9.1.2. Ambtshalve nietigverklaring door ABS De wet van 31 juli 2020 voert een nieuwe mogelijkheid in voor de ambtenaar van de burgerlijke stand: in bepaalde gevallen kan deze nu ook zelf akten van de burgerlijke stand nietig verklaren (art. 34/1 BW).

Zoals het mogelijk is om bepaalde fouten zelf te verbeteren (materiële vergissing), moet het ook mogelijk zijn om akten in hun geheel te kunnen nietig verklaren indien de fout de opmaak van de akte zelf betreft. Manifest onjuiste akten moeten zo snel mogelijk uit de DABS kunnen worden gehaald. Het is in de praktijk niet werkbaar om voor al deze "vergissingen" een verbetering of nietigverklaring via de rechtbank aan te vragen. Het wachten op een beslissing van de rechtbank kan vele andere zaken blokkeren, zoals bijvoorbeeld de collecte in het Rijksregister.

De ambtshalve nietigverklaring is mogelijk in de volgende gevallen: a) de akte heeft betrekking op een rechtsfeit dat of rechtshandeling die nooit heeft plaatsgevonden: Voorbeeld : een ABS wilde een voorlopige versie opmaken van een huwelijksakte ter voorbereiding van het huwelijk, maar ondertekende deze per ongeluk voor het huwelijk werd voltrokken. Het zou ook kunnen gaan om een akte van naamsverandering, een akte van overlijden, een akte van erkenning enz. opgemaakt voor een verkeerde persoon, door invulling van een verkeerd Rijksregisternummer (bv. 1 cijfer verschil) of omdat iemand een sterk gelijkende naam en voornaam had en de ABS het verschil niet heeft opgemerkt. b) de akte heeft betrekking op een rechterlijke of administratieve beslissing die nooit werd uitgesproken: Voorbeeld : opmaak van een akte van echtscheiding voor een gerechtelijke beslissing die nog niet was uitgesproken.c) de akte werd opgemaakt zonder dat aan de wettelijke vereiste voorwaarden hiervoor voldaan was: Voorbeelden : de geboorteakte werd opgemaakt zonder medisch attest, de akte werd ondertekend zonder dat een vereiste termijn werd afgewacht (bv.akte van geslachtsverandering, akte van nationaliteit), een gewijzigde akte werd opgemaakt op basis van een rechterlijke beslissing die niet in kracht van gewijsde was getreden. d) de ambtenaar van de burgerlijke stand was niet bevoegd of niet gemachtigd om de akte op te maken: Voorbeeld : de ambtenaar van de burgerlijke stand van de woonplaats van de betrokkene maakte de overlijdensakte op, in plaats van de ambtenaar van de overlijdensplaats. In verband met de gevallen onder a) en b) : In principe mag dit soort gevallen zo goed als niet voorkomen. Dit kwam vooral voor in de periode van de opstart van de DABS, ten gevolge van de grote hervorming van de burgerlijke stand, en het feit dat de ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand niet vertrouwd waren met het informaticasysteem van de DABS. Er werd `te snel gevalideerd' of een verkeerd cijfer (bv. van het Rijksregisternummer) ingetikt in de DABS zonder dit op te merken.

Indien dit toch voorvalt moet de ABS zijn vergissing kunnen rechtzetten, en de akte zo snel als mogelijk vernietigen, om moeilijkheden voor de betrokkene te vermijden en om de correcte akte wel te kunnen opmaken. Een rechterlijke verbetering zal veel tijd in beslag nemen en beletten dat de correcte akte wordt opgesteld, hetgeen in het nadeel van de burger is.

Net als voor de verbetering via de materiële vergissing wordt ook hier voorzien dat processen-verbaal, die werden opgemaakt in deze omstandigheden, ambtshalve nietig kunnen worden verklaard. De ambtshalve nietigverklaring kan rechtstreeks vermeld worden op het papieren proces-verbaal, voorzien van een handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand.

In geval van een ambtshalve nietigverklaring maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand die de akte heeft opgemaakt onmiddellijk de akte van nietigverklaring op. De ABS verbindt deze vervolgens met de akte van de burgerlijke stand waarop de nietigverklaring betrekking heeft.

Indien nodig maakt de ABS ook de gewijzigde akte of akten van de burgerlijke stand op. Het is immers mogelijk dat er, ten gevolge van de nietigverklaring van een akte, ook andere akte(n) van de burgerlijke stand wijzigen.

In het geval van een nietigverklaring van een akte van erkenning bijvoorbeeld zal de ambtenaar van de burgerlijke stand de akte van nietigverklaring opmaken, deze akte verbinden met de akte van erkenning, en daarnaast ook een gewijzigde geboorteakte opmaken.

De nietig verklaarde akten blijven steeds zichtbaar in de DABS. De mogelijkheid tot ambtshalve nietigverklaring van een akte is echter wel op twee manieren beperkt, nl: - in de tijd, met name tot één maand na de opmaak van de akte (en dus niet jaren na datum opmaak), en slechts voor zover deze de rechtstoestand van de personen op wie de akte betrekking heeft niet in gevaar brengt. Wanneer de akte ten onrechte is opgesteld maar de rechtsfeiten en rechtshandelingen die ze vaststelt in essentie correct zijn en reeds voorwerp van de opbouw van rechten zijn, kan ze niet meer ambtshalve nietig verklaard worden en moet desgevallend de familierechtbank zich uitspreken voor een verbetering of nietigverklaring van de akte; - enkel de ABS zelf heeft deze bevoegdheid, net zoals voor de huwelijksakten (art. 9 BW) (zie 3.2.2.). Een beambte van de burgerlijke stand kan dit dus niet doen.

Net zoals de verbetering van een materiële vergissing stuurt de DABS, bij elke nietigverklaring van een akte door de ABS, een automatische notificatie naar de procureur des Konings.

Dit maakt het mogelijk voor het parket om hierop een gecentraliseerde controle uit te oefenen. Het parket kan op basis van deze notificaties nagaan of er in bepaalde gemeenten te veel of oneigenlijk gebruikt van gemaakt wordt. Indien het parket anomalieën opmerkt kan het steeds zijn algemeen recht van toezicht op de burgerlijke stand gebruiken en hier tegen optreden (art. 40 BW).

De mogelijkheid tot ambtshalve nietigverklaring van een akte mag er immers niet toe leiden dat akten onzorgvuldig opgemaakt worden. De toepassing van de ambtshalve nietigverklaring moet beperkt blijven tot uitzonderlijke gevallen. Onregelmatigheden in het gebruik hiervan kunnen op die manier worden bestraft.

De ABS blijft verantwoordelijk voor het (correct) opstellen of wijzigen van de akten van de burgerlijke stand (zie art. 36 BW).

Daarnaast is voorzien dat het beheerscomité DABS jaarlijks een lijst opmaakt van het aantal akten dat ambtshalve werd vernietigd. Ze bezorgt deze lijst aan de minister van Justitie, die deze lijst neerlegt in de Kamer van volksvertegenwoordigers.

Op die manier kan de Kamer van volksvertegenwoordigers de ambtshalve nietigverklaringen van akten van de burgerlijke stand door de ambtenaren van de burgerlijke stand, en de eventuele betwistingen hiervan door het Openbaar Ministerie, mee opvolgen.

De verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt, als gevolg van de mogelijkheid tot ambtshalve nietigverklaring van de akten van de burgerlijke stand, logischer wijze uitgebreid tot de ambtshalve nietig verklaarde akten van de burgerlijke stand (zie 3.10.1.).

Artikel 33 van de wet van 31 juli 2020 bevat een overgangsbepaling met betrekking tot de ambtshalve nietigverklaring. Die overgangsbepaling voorziet dat een akte van de burgerlijke stand die voldoet aan de in artikel 34/1 BW bepaalde voorwaarden en die opgemaakt werd tussen 31 maart 2019 en 1 september 2020, ambtshalve vernietigd kan worden tot en met 30 september 2020.

Indien er reeds een verzoekschrift tot nietigverklaring via de rechtbank is neergelegd, komt het de ABS toe om te beoordelen of een bestaande procedure tot nietigverklaring via de rechtbank wordt verder gezet dan wel - indien de wettelijke voorwaarden vervuld zijn - een ambtshalve nietigverklaring wordt opgemaakt. In dat laatste geval dient de familierechtbank op de hoogte te worden gebracht die de gerechtelijke procedure zonder voorwerp geworden kan afsluiten." 3.9.2. Verbetering akte door de familierechtbank Het opschrift van punt 3.9.2. wordt vervangen als volgt : "3.9.2. Verbetering en nietigverklaring door de familierechtbank'".

Het Burgerlijk Wetboek bepaalt nu uitdrukkelijk dat de procedure tot nietigverklaring van een akte van de burgerlijke stand dezelfde is als de rechterlijke verbeteringsprocedure (art. 35 BW). Dit werd in de praktijk reeds lang zo toegepast, maar wordt nu dus ook duidelijk in de wet ingeschreven.

Daarnaast verduidelijkt de wet van 31 juli 2020 op welke wijze de ABS de verbetering (of nietigverklaring) kan vorderen. De ABS van de plaats van opmaak van de akte kan zelf, zonder advocaat, het verzoekschrift ondertekenen om een fout in de akte van de burgerlijke stand via de rechtbank te laten verbeteren. Dit was steeds de bedoeling van de wetgever, maar bleek onduidelijk in de praktijk.

Er wordt ook uitdrukkelijk toegevoegd dat de bevoegde ABS, in het geval van een verbetering, nietigverklaring of de opmaak van een vervangende akte niet alleen onmiddellijk de gewijzigde akte(n) van de burgerlijke stand ten gevolge hiervan opmaakt maar deze ook, indien nodig, verbindt met de akten van de burgerlijke stand waarop ze betrekking hebben.

Punt 3.9.2. wordt daarom als volgt aangepast wat die punten betreft: - "Hoe? De procedure door de burger of de ABS gebeurt op verzoekschrift. De ABS of zijn gemachtigde (zie 3.2.2.) kan het verzoekschrift zelf ondertekenen en verschijnen in de rechtbank en moet hiervoor dus geen beroep doen op een advocaat." - Op basis van de beslissing maakt de ambtenaar van burgerlijke stand dan onmiddellijk de gewijzigde akte(n) van de burgerlijke stand of de vervangende akte op (in het geval van artikel 26 BW) op en verbindt deze, in voorkomend geval, met de akten van de burgerlijke stand waarop ze betrekking hebben. De rechterlijke beslissing wordt als bijlage bij de gewijzigde of vervangende akte opgenomen in de DABS." - Het schema wordt vervangen als volgt : "Schematisch 1. Verbetering: Materiële vergissing : ABS (zonder advies parket) Eender welke fout : familierechtbank 2.Nietigverklaring: Ambtshalve nietigverklaring: ABS Rechterlijke nietigverklaring: familierechtbank 3. Vervanging van een ontbrekende akte: familierechtbank" 3.10.1. Aansprakelijkheid van de ABS (art. 36, 38 en 39 BW en art. 110 en 111 van de wet modernisering burgerlijke stand) In punt 3.10.1. wordt een kleine wijziging aangebracht. Als gevolg van de invoering van de mogelijkheid voor de ambtenaar van de burgerlijke stand tot ambtshalve nietigverklaring van een akte wordt zijn verantwoordelijkheid voor de door hem zelf opgemaakte, verbeterde of gewijzigde akten van de burgerlijke stand uitgebreid met de door hem ambtshalve nietig verklaarde akten. (art. 36 BW).

Het tweede lid, eerste streepje, wordt daarom vervangen als volgt : "- de door hem zelf opgemaakte, verbeterde, gewijzigde of ambtshalve nietig verklaarde akten van de burgerlijke stand (art. 36 BW);" 4.2. De verschillende soorten akten van de burgerlijke stand Sinds de wet modernisering burgerlijke stand vermeldt het Burgerlijk Wetboek voor elke soort akte van de burgerlijke stand een afzonderlijke afdeling. Per afdeling staat er (indien mogelijk) eerst de wijze waarop die akte tot stand komt en nadien de gegevens die deze akte moet vermelden.

De aanpassingen of verduidelijkingen volgen hieronder per soort akte. 4.2.1. De akten van geboorte 4.2.1.1. Akte van geboorte In punt 4.2.1.1. "Akte van geboorte" wordt er verduidelijkt dat bij de aangifte van het geslacht dat onduidelijk was bij de geboorte (art. 48 BW), een gewijzigde akte wordt opgemaakt op basis van deze aangifte (met medisch attest) volgens nieuw artikel 31, § 2 BW : "Er wordt op basis van de aangifte van het geslacht (met medisch attest) een gewijzigde akte opgemaakt (art. 31, § 2 BW)" 4.2.5. Akte van huwelijk De huwelijksplaats werd toegevoegd in artikel 54, 2° BW. De plaats van het huwelijk moet immers ook in de akte worden vermeld, aangezien deze (in het buitenland) niet steeds overeenkomt met de plaats van de ondertekening van de huwelijksakte.

Punt 4.2.5. wordt op dit punt aangepast : "Gegevens akte. De huwelijksakte vermeldt (artikel 54 BW): - de gegevens van de echtgenoten: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - de huwelijksdatum en de huwelijksplaats; - eventueel de door de echtgenoot gekozen naam na huwelijk (op basis van zijn nationale wet) ; - voor zover van toepassing, de gegevens over de getuigen: de naam, voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats." 4.2.9. Akte van naamsverandering (art. 63 BW) In principe moet de ABS een akte van naamsverandering slechts uitzonderlijk opmaken, nl. in geval van een buitenlandse naamsverandering of indien het niet mogelijk is om een geboorteakte te verkrijgen (bv. erkende vluchteling).

In het geval de akte van geboorte in de DABS was opgenomen of kon worden gemigreerd werd de naamsverandering via een automatische melding (zie 3.8.2. omzendbrief modernisering burgerlijke stand) van de DABS aangebracht op de geboorteakte.

In de praktijk werden er echter zeer veel akten van naamsverandering aangemaakt, omdat de akte van geboorte niet steeds (tijdig) in de DABS beschikbaar was. In bepaalde gevallen was er wel een andere akte van de burgerlijke stand van de betrokkene beschikbaar.

De oorspronkelijke bedoeling van de wetgever was echter om zoveel mogelijk naamsveranderingen via automatische meldingen op te nemen in de akten van de burgerlijke stand en om zo veel mogelijk naamsveranderingen, uitgesproken door de rechtbank, via een gewijzigde akte van de burgerlijke stand op te nemen in de DABS. In feite volstaat het dat er een akte van de burgerlijke stand van de betrokkene in de DABS is opgenomen, en moet dit niet noodzakelijk een geboorteakte zijn. Om die reden werden de automatische meldingen uitgebreid tot al de gevallen waarin er eender welke akte van de burgerlijke stand van de betrokkene in de DABS is opgenomen. De artikelen 370/7 en 370/9 van het Burgerlijk Wetboek worden hieraan aangepast.

In punt 4.2.9. wordt dus verduidelijkt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand enkel een akte van naamsverandering moet opmaken indien er geen enkele akte van de burgerlijke stand van de betrokkene in de DABS is opgenomen of waarvoor een migratie in de DABS mogelijk is. Er zullen dus meer e-meldingen gebeuren voor de naamsverandering.

Indien er nadien een andere akte van de betrokkene zou worden gemigreerd in de DABS, zal deze naam automatisch wijzigen.

In punt 4.2.9. wordt het derde lid daarom vervangen als volgt : "De akte van naamsverandering zal in principe dus enkel nodig zijn voor: - erkenningen van buitenlandse naamsveranderingen (Belgische akte van naamsverandering op basis van een buitenlandse akte/beslissing); - de gevallen waar er geen akte van de burgerlijke stand van de betrokkene in de DABS is opgenomen of kan worden gemigreerd en er een naamsverandering werd vergund bij koninklijk besluit: het gaat in principe om het geval van een erkende vluchteling of apatride die over geen enkele akte van de burgerlijke stand beschikt in de DABS." De gegevens in de akte van naamsverandering worden licht gewijzigd.

In punt 4.2.9. wordt het vijfde lid daarom vervangen als volgt : "Gegevens akte van naamsverandering De akte van naamsverandering vermeldt: - in geval van een Belgische beslissing tot naamsverandering: de datum van het verzoek; - de naam en voornamen van de betrokkene; - de geboortedatum en geboorteplaats van de betrokkene; - de nieuwe naam van de betrokkene; - de basis opmaak akte, zoals voorzien in artikel 41 BW : ? de gegevens van het Koninklijk besluit: de datum van het koninklijk besluit en, in voorkomend geval, de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad (art. 41, 5° c), BW); ? de gegevens van de buitenlandse akte of rechterlijke of administratieve beslissing (art. 41, 5°, d) en e) BW).

De datum van het verzoek wordt enkel (verplicht) vermeld bij de opmaak van een akte van naamsverandering op basis van een Belgische beslissing tot naamsverandering, aangezien deze datum gevolgen met zich meebrengt. Bij de opmaak van een akte van naamsverandering o.b.v. een buitenlandse akte of beslissing wordt dit niet vermeld, aangezien dit geen enkel nut heeft." 4.2.10. Akte van echtscheiding De wet van 31 juli 2020 past ook de vermeldingen in de akte van echtscheiding licht aan.

De akte van echtscheiding vermeldde tot vandaag enkel de gegevens over de huwelijksakte, met name (1° ) in voorkomend geval het aktenummer van de Belgische huwelijksakte (eventueel op basis van een buitenlandse akte) en (2° ) de autoriteit die de huwelijksakte heeft opgemaakt en de datum en plaats van de opmaak van de akte.

De datum en de plaats van het huwelijk worden nu ook opgenomen in de akte van echtscheiding, zodat het duidelijk is op welk huwelijk de echtscheiding betrekking heeft.

In punt 4.2.10. worden het vierde tot het zevende lid daarom vervangen als volgt : "Gegevens akte van echtscheiding (art. 64 BW) De akte van echtscheiding vermeldt: - het aktenummer van de Belgische akte van huwelijk of, in geval van een buitenlands huwelijk, de datum en plaats van huwelijk; - de naam en de voornamen van de personen die uit de echt gescheiden zijn; - de geboortedatum en geboorteplaats van de personen die uit de echt gescheiden zijn. - basis opmaak akte: de gegevens van de buitenlandse beslissing (zoals voorzien in artikel 41, § 1, BW).

Indien er geen huwelijksakte in de DABS is opgenomen (en er dus geen DABS-aktenummer is), worden de datum en de plaats van het huwelijk in de akte van echtscheiding opgenomen, zodat het duidelijk is op welk huwelijk de echtscheiding betrekking heeft.

De datum en plaats van het huwelijk kunnen immers verschillen van de gegevens van de huwelijksakte (in het buitenland).

Verbinden? De akte van echtscheiding moet verbonden worden met de Belgische huwelijksakte (al dan niet op basis van een buitenlandse akte), indien deze zich in de DABS bevindt (of hierin gemigreerd kan worden).

Via het aktenummer van de Belgische huwelijksakte kunnen de echtscheidingsakte en de huwelijksakte met elkaar verbonden worden.

Wanneer de akte van echtscheiding werd opgemaakt op basis van een buitenlandse akte of buitenlandse beslissing, zonder dat er een akte van huwelijk in de DABS aanwezig is, is het van belang ook de gegevens van de buitenlandse huwelijksakte te hebben en de identificatiegegevens van de personen die uit de echt gescheiden zijn.

Het is niet noodzakelijk om de buitenlandse huwelijksakte op te vragen en op te nemen in de DABS. De akten van echtscheiding op basis van een buitenlandse akte of beslissing kan op zich staan in de DABS, zonder verbinding met de huwelijksakte." 4.2.11. Akte van adoptie ? Het Gerechtelijk Wetboek verduidelijkt nu in artikel 1231-23, tweede lid hoe een omzetting van een gewone adoptie in een volle adoptie in de DABS verwerkt moet worden.

In punt 4.2.11. wordt daarom een nieuw vijfde lid ingevoegd, luidende : "Omzetting adoptie. In geval van een beslissing tot omzetting van een gewone adoptie in een volle adoptie maakt de ABS een nieuwe akte van adoptie op die verbonden wordt met de eerste akte van adoptie (gewone adoptie) en met de akten van de burgerlijke stand van de geadopteerde en van zijn afstammelingen." ? In punt 4.2.11. wordt daarnaast in de `gegevens van akte van adoptie' de datum van het verzoekschrift toegevoegd, voor wat de in België uitgesproken adopties betreft (nl. deze bedoeld in Titel VIII, hoofdstuk 1, van het Burgerlijk Wetboek).

Hoewel artikel 41, § 1, tweede lid, Burgerlijk Wetboek al voorziet dat de akten, voor zover nodig, de datum moet vermelden waarop de akte op basis waarvan ze werden opgemaakt uitwerking heeft, wordt de datum van het verzoekschrift toch ter verduidelijking toegevoegd bij de vermeldingen van de akte van adoptie.

In punt 4.2.11. worden het vijfde lid daarom vervangen als volgt : "Gegevens akte van adoptie (art. 65 BW) De akte van adoptie vermeldt: - de gegevens van de adoptanten: de naam, voornamen, geboorteplaats en -datum van de adoptanten; - de gegevens van de geadopteerde: de nieuwe naam en, in voorkomend geval, de nieuwe voornaam van de geadopteerde na de adoptie; - de vorm van adoptie: gewone of volle adoptie; - indien van toepassing: de datum van de erkenning van de buitenlandse adoptie door de federale centrale autoriteit; - in geval van een in België uitgesproken adoptie (zoals geregeld in Titel VIII, hoofdstuk 1, Boek I, van het Burgerlijk Wetboek), de datum van het verzoekschrift-; - de basis opmaak akte (zoals voorzien in artikel 41, § 1, 5°, BW), nl. de gegevens van de Belgische rechterlijke beslissing of van de buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing: de rechterlijke instantie of de buitenlandse autoriteit die de adoptie heeft uitgesproken, de datum van de uitspraak en de datum waarop de adoptie uitwerking heeft.

De akte van adoptie moet de datum van het verzoekschrift enkel vermelden wanneer het gaat om een in België uitgesproken adoptie, zoals geregeld in Titel VIII, hoofdstuk I, van Boek I van het Burgerlijk Wetboek (`interne adoptie'). Deze datum bepaalt immers het ogenblik waarop de interne adoptie uitwerking heeft.

Wanneer het gaat om een adoptie die werd erkend door de Federale centrale autoriteit, overeenkomstig Titel VIII, hoofdstuk II, van Boek I van hetzelfde Wetboek (`internationale adoptie'), is de datum van het verzoekschrift niet relevant. De datum van uitwerking van de adoptie is dan immers de datum toegekend door de Federale centrale autoriteit. De datum van het verzoekschrift moet dan niet vermeld worden in de akte van adoptie." 4.2.12. Akte van herroeping of herziening van adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring (art. 66 BW) Als gevolg van de invoering van de ambtshalve nietigverklaring door de ambtenaar van de burgerlijke stand (voorzien in art. 34/1 BW, zie 3.9.1.2.), worden in punt 4.2.12. de laatste twee leden vervangen als volgt : "Gegevens akte van nietigverklaring (art. 66 BW) Deze akte vermeldt: - het aktenummer van de akte waarop de herroeping, herziening, nieuwe aanpassing of nietigverklaring betrekking heeft; - indien het een rechterlijke beslissing betreft: de aard van het beschikkend gedeelte van de rechterlijke beslissing: ? herroeping van een adoptie; ? de herziening van een adoptie; ? een nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht; ? de nietigverklaring van een aanpassing van de registratie van het geslacht; ? de nietigverklaring van een volledige akte (al dan niet op basis van artikel 463 van het Wetboek van Strafvordering); - de basis opmaak akte (artikel 41, § 1, 5°, BW): de gegevens van de rechterlijke beslissing, m.n. de rechterlijke instantie, datum uitspraak, datum in kracht van gewijsde treden, identificatienummer. - in geval van een ambtshalve nietigverklaring door de ambtenaar van de burgerlijke stand (art. 34/1 BW, zie 3.9.1.2.): de reden van de nietigverklaring van de akte.

Verbinden? De akten bedoeld in dit artikel moeten steeds verbonden worden met de akte die ze `annuleren'.

De ABS moet verder zelf nagaan welke akten van de burgerlijke stand moeten gewijzigd worden ten gevolge van de nietigverklaring." 4.2.14. Akte opgemaakt op basis van een buitenlandse akte (art. 68 en 69 BW) In punt 4.2.14.3. "Gemeenschappelijke bepalingen" wordt het deel "Erkenning van de buitenlandse akte : controle door de ABS" vervangen als volgt : "Erkenning van de buitenlandse akte : controle door de ABS De ABS kan de akte niet opmaken op basis van een buitenlandse akte zonder de controles uit te voeren die hij vroeger deed voor de overschrijving van een buitenlandse akte van de burgerlijke stand.

De buitenlandse akte moet in de eerste plaats correct gelegaliseerd zijn.

De opmaak van de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte kan enkel voor zover de buitenlandse akte voldoet aan de voorwaarden van artikel 31 van het Wetboek internationaal privaatrecht (WIPR), en dus na onderzoek van de naleving van de voorwaarden vermeld in artikel 27, § 1, WIPR. De ABS controleert dus onder meer of: - de akte werd opgemaakt door de bevoegde buitenlandse overheid; - de grond- en vormvoorwaarden werden nageleefd; - er geen sprake is van wetsontduiking of een schending van de openbare orde.

Sinds 31 maart 2019 kan de ABS of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister, bij ernstige twijfel bij de beoordeling van de voorwaarden bedoeld in artikel 27, § 1, WIPR, de buitenlandse akte of buitenlandse beslissing voor advies overmaken aan de Centrale autoriteit burgerlijke stand (art. 31, § 3, WIPR).

De Centrale autoriteit verstrekt dus adviezen over de conformiteit van de buitenlandse gerechtelijke beslissingen en akten inzake de burgerlijke stand ten aanzien van de toepasselijke rechtsregels (Belgisch of buitenlands recht).

De Centrale autoriteit burgerlijke stand werd geleidelijk aan ingevoerd vanaf 31 maart 2019.

Aangezien het personeel van de dienst nog gering is in aantal kan de Centrale autoriteit nog niet alle adviesaanvragen betreffende de erkenning van een buitenlandse akte of rechterlijke beslissing behandelen. De prioriteit zal uitgaan naar de erkenning van de buitenlandse vonnissen en akten die nodig zijn voor de opmaak van akten in België waarvoor geen strikte termijn geldt (bijvoorbeeld niet voor een geboorteaangifte binnen de 15 dagen).

Het is niet nodig om voor elke buitenlandse akte advies te vragen aan de centrale autoriteit en deze is niet bevoegd om, in geval van twijfel over de intentie van de personen waarop de akte betrekking heeft, onderzoek uit te voeren. Het onderzoek naar de intentie van de partijen is altijd een zaak van openbare orde, die, zoals voorheen, wordt uitgeoefend door het parket. In dezelfde zin valt het onderzoek naar de echtheid van het document onder de bevoegdheid van de politiediensten.

De ambtenaren van de burgerlijke stand moeten dus, in het kader van een huwelijk, erkenning of wettelijke samenwoning, een beroep doen op de bestaande procedures bedoeld in de artikelen 167, 330/2 en 1476quater van het Burgerlijk Wetboek, wanneer er een ernstig vermoeden bestaat dat dergelijke situaties strijdig zijn met de openbare orde (veinzing of fraude). In die gevallen is het ook mogelijk het advies van de procureur des Konings te verkrijgen (Zie in dat verband de omzendbrieven van het College van procureurs-generaal bij de hoven van beroep COL 10/2009 betreffende schijnhuwelijken en COL 13/2015 houdende richtlijnen met betrekking tot het advies van het openbaar ministerie in burgerrechtelijke materies krachtens de wet van 19 oktober 2015 tot wijziging van het burgerlijk procesrecht en houdende diverse bepalingen van Justitie.) Het Openbaar Ministerie behoudt immers de algemene bevoegdheid om de registers van de burgerlijke stand te controleren (art. 37 en 40 BW, art. 138bis van het Gerechtelijk Wetboek).

Om zo snel mogelijk antwoord te krijgen, moeten de verzoeken om advies uitgaande van de gemeenten per brief worden verzonden naar de FOD Justitie, Centrale autoriteit burgerlijke stand, Waterloolaan 115, 1000 Brussel, of per e-mail naar volgend adres: etatcivil.burgstand@just.fgov.be.

De dossiers moeten zo volledig mogelijk zijn ( kopieën van de akte, documenten in recto-verso, legalisaties en vertalingen). Indien het document moeilijk leesbaar is of indien er twijfel bestaat rond de aard ervan, kan de Centrale autoriteit burgerlijke stand verzoeken om de originele stukken over te zenden.

Indien bekend, zal de gemeente ook het Rijksregisternummer van de betrokken personen doorgeven.

De context waarin het verzoek om advies wordt gevraagd, moet worden toegelicht. Bijvoorbeeld: gezinshereniging, erkenning van kinderen, huwelijksproject in België, aanvraag van de nationaliteit, ...

De Centrale autoriteit burgerlijke stand kan, voor zover nodig, het origineel van de buitenlandse akte of de buitenlandse beslissing opvragen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister die om het advies verzocht. Deze laatste maakt dit onmiddellijk over aan de Centrale autoriteit burgerlijke stand.

De Centrale autoriteit brengt een advies uit, binnen een termijn van drie maanden vanaf de ontvangst van de adviesaanvraag, die verlengd kan worden met drie maanden door de Centrale autoriteit." In hetzelfde punt 4.2.14.3. "Gemeenschappelijke bepalingen" wordt het deel "Gedeeltelijke erkenning buitenlandse akte" aangevuld als volgt : "Tegen een gedeeltelijke erkenning (en dus tegen de gedeeltelijke weigering tot erkenning) kan beroep worden ingesteld (art. 31, § 4, 2e lid WIPR)." De Minister van Justitie, K. GEENS