FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

22 DECEMBER 2009. - Omzendbrief nr. 600. - Informatie inzake de personeelsenveloppe 2010, het strategisch personeelsplan 2010-2012 en de eraan verbonden operationele personeelsplannen

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FOD's en POD's worden uitgenodigd een operationeel personeelsplan 2010 en een strategisch personeelsplan 2010-2012 voor hun personeelsenveloppe op te maken rekening houdend met de richtlijnen vervat in de omzendbrief nr. 574 van 9 juli 2007 (Belgisch Staatsblad van 23 juli 2007) en met de aanvullende richtlijnen opgenomen in deze omzendbrief.

De personeelsenveloppe, ingevoerd in 2003, blijft de basis voor de personeelsplannen en dus voor het human resourcesbeleid van elke FOD/POD. 1. Beslissing Ministerraad van 16 oktober 2009 De Ministerraad van 16 oktober 2009 heeft beslist dat de modernisering en dynamisering van de FOD's en POD's een besparing op de personeelskredieten mogelijk maken van euro 100 miljoen in 2010, door te trekken naar 2011. Deze besparing komt bovenop de besparing van 0,7 % op de personeelskredieten in 2010 en in 2011 die door de Ministerraad van 23 oktober 2008 werd beslist.

Het selectief vervangingsbeleid, waartoe een eerste aanzet werd gegeven in het kader van het personeelsplan 2009, vormt de hefboom om deze besparingen te realiseren en het personeelseffectief kwalitatief op te waarderen met het oog op een meer efficiënte en doeltreffende werking van de diensten.

De voorzitters van de FOD's en POD's staan in voor de uitvoering van dit beleid, rekening houdend met de specifieke kenmerken van hun organisatie. 2. Personeelsenveloppe De tabel in bijlage 1 omvat : - de evolutie van de personeelsenveloppes van initieel 2009 tot initieel 2010 (kolommen (a) tot (j)); - het saldo van de in 2008 en/of 2009 betaalde nieuwe recurrente premies voor competentieontwikkeling (kolom (k)); - de correctie voor de eindejaarstoelage 2008 (kolom (l)); - de personeelsenveloppes, aangepast bedrag 2010 (kolom (m)). Op deze basis wordt de budgettaire haalbaarheid van de operationele personeelsplannen 2010 en van hun uitvoering geëvalueerd.

Tijdens de begrotingscontrole 2010 zal het volgende vastgelegd worden : - betreffende de eindejaarstoelage : de meerkost voorzien in het sectoraal akkoord; - betreffende de externe/interne mobiliteit : het bedrag dat in de enveloppe 2010 geïntegreerd moet worden op basis van de aanwervingen 2009 en de resterende provisie; - betreffende de premie voor competentieontwikkeling met inbegrip van de 20E-CA3 : * de eventuele correctie van het recurrente bedrag dat in de enveloppe 2010 moet geïntegreerd worden op basis van de realisaties in 2009; * de provisie voor de achterstallen die in 2010 zullen moeten betaald worden; * de provisie voor het nieuwe recurrente bedrag dat in 2010 zal moeten betaald worden; *de definitieve verdeling van de provisie voor het recurrente bedrag dat in de enveloppe 2011 moet geïntegreerd worden. 3. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan. 3.1. Het strategisch personeelsplan 2010-2012 Elke dienst werkt een strategisch personeelsplan uit voor de periode 2010-2012.

In dit plan wordt de beoogde evolutie van de operationele human resources beschreven in functie van de strategische beleidslijnen van de dienst en deze die de regering heeft uitgetekend in het bijzonder het selectief vervangingsbeleid ter versterking van de efficiëntie en doeltreffendheid van de diensten.

De VTE opgenomen in de geconsolideerde referentietoestand van de human resources, vastgesteld op 1 december 2009 en geprojecteerd naar 30 november 2010 (*), vormen de beginsituatie van het strategisch en operationeel personeelsplan.

In toepassing van omzendbrief nr. 574 integreert voornoemde referentietoestand van de human resources, in termen van kwantiteit, kwaliteit en kost : - de op 1 december 2009 bestaande human resources; - de gekende personeelsbewegingen die zich in 2010 zullen voordoen; - de besliste of de in uitvoering zijnde acties die uitwerking zullen hebben vanaf 1 december 2009.

De referentie-enveloppe voor 2011 en 2012 is, bij ongewijzigd beleid, de enveloppe 2010, verminderd met 0,7 %.

De haalbaarheid van de strategische visie wordt jaarlijks afgetoetst bij de indiening van het operationeel personeelsplan. 3.2. Het operationeel personeelsplan 2010 De diensten maken een operationeel personeelsplan 2010 op waarbij ze erover waken dat : - de geraamde reële en structurele kost van het plan binnen de grenzen van de personeelsenveloppe 2010 blijft; - de geraamde structurele kost van het plan ook door de enveloppe 2010, verminderd met 0,7 %, kan gedragen worden.

Bij de raming van de kost van het plan worden de personeelsuitgaven die door trekkingsrechten op de interdepartementale provisie 2010 zullen gedekt zijn, als neutraal beschouwd. Deze uitgaven worden analytisch vermeld in bijlage 3b van het operationeel personeelsplan waarvan het model in bijlage 2 opgenomen is.

Bij de uitvoering van het plan : - moet ervoor gezorgd worden dat de geraamde reële en structurele kost van de acties die worden beslist, ook deze die pas in het volgend boekjaar een impact zullen hebben, binnen de beschikbare reële en structurele budgettaire marge blijven. Ze moeten bovendien haalbaar zijn in de toekomst rekening houdend met de gevraagde besparing en beantwoorden aan de voor 2010 beoogde HR-evolutie; - maakt een bijkomende budgettaire marge die tijdens het boekjaar vrijkomt (ingevolge initieel niet gebudgetteerde uitstromen) nieuwe, niet in het actieplan voorziene acties mogelijk. Zij moeten afgetoetst worden aan het selectief vervangingsbeleid wat dus inhoudt dat de acties niet noodzakelijk in dezelfde graad of klasse als de uitstromen gebeuren maar kunnen gerealiseerd worden in een andere personeelscategorie. Zij moeten zich inschrijven in de objectieven en tendensen vastgelegd in het strategische personeelsplan. De beoogde HR-evolutie van het operationeel plan 2010 wordt pro rata het aantal VTE's aangepast en voor gunstig advies voorgelegd aan de Inspecteur van Financiën.

De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de Inspectie van Financiën gebeuren. 4. Procedure De opmaak van de personeelsplannen en de opvolging van de uitvoering ervan gebeurt overeenkomstig de methodologie vermeld in de omzendbrief nr.574 en met inachtneming van de specifieke richtlijnen vervat in deze omzendbrief. De diensten gebruiken het model van personeelsplan opgenomen in omzendbrief 574 behalve voor wat bijlage 3b betreft die vervangen wordt door de tabel vermeld in bijlage 2.

Het strategisch personeelsplan (periode 1.12.2009-30.11.2012) en het operationeel personeelsplan 2010 (periode 1.12.2009-30.11.2010) worden aangevuld met de rapporteringstabellen volgens model voorzien in bijlage 3. Voor 2010 worden enkel de in- en uitstromen vermeld die bovenop deze opgenomen in de TO BE 2010 (bijlage 1B van het operationeel personeelsplan 2010) worden geraamd.

Het dossier, inclusief het advies van de Inspecteur van Financiën, wordt gelijktijdig bij de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting ingediend. Dit gebeurt ten laatste op 31 januari 2010.

De task force Ambtenarenzaken-Begroting, opgericht in het kader van de omzendbrief 593, staat in voor de nodige ondersteuning van de diensten en waarborgt een gecoördineerde, eenvormige en intensieve aanpak van de ingezonden dossiers. Zijn werkwijze beoogt een snelle doorstroming van de resultaten van hun evaluatie.

Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting toe te laten uiterlijk op 1 maart 2010 hun beslissing mee te delen aan de diensten die een volledig dossier hebben ingediend zodat zij, vanaf deze datum, het personeelsplan 2010 als beheersinstrument kunnen inzetten.

De diensten die op 31 januari 2010 geen volledig dossier hebben ingediend mogen na deze datum geen enkele nieuwe beslissing meer nemen in uitvoering van een goedgekeurd personeelsplan 2009. 5. Samenstelling van de enveloppes De enveloppe moet de basis zijn voor de planning van de human resources voor alle kredieten die aan een dienst zijn toegekend voor de financiering van zijn personeel. Een personeelsplan wordt opgemaakt en uitgevoerd voor het geheel van de kredieten die de enveloppe vormen.

Voor de budgettaire opvolging is het nodig een verband te leggen tussen de enveloppe en de verschillende kredieten die het personeel financieren.

Ten laatste op 1 januari 2010 zal de FOD B & B, in coördinatie met de FOD P & O, aan elke dienst het volgende meedelen : - het geheel van de personeelskredieten die de enveloppe 2010 vormen; - de kredieten die zullen moeten geïntegreerd worden in deze enveloppe en de modaliteiten van hun opvolging; - de kredieten buiten enveloppe.

De operationele personeelsplannen 2010 voor de kredieten buiten enveloppe, worden afzonderlijk ingediend bij de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting, al dan niet gelijktijdig met de personeelsplannen voor de enveloppe.

De Minister van Begroting, G. VANHENGEL De Minister van Ambtenarenzaken, Mevr. I. VERVOTTE De Staatssecretaris voor Begroting, M. WATHELET Nota (*) Voor de FOD's waarop de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat integraal van toepassing is, zal rekening gehouden worden met het moment van imputatie van de lonen (vastgesteld recht) vanaf het jaar volgend op de inwerkingtreding van de wet.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld