MINISTERIE VAN HET WAALSE GEWEST

14 FEBRUARI 2008. - Omzendbrief betreffende de bewijsstukken

Aan de Dames en Heren, de Voorzitters en de Leden van de Gemeentecolleges, de Voorzitters en de Leden van de Provinciecolleges, de Voorzitters van de Intercommunales, de Voorzitters van de projectverenigingen, de Voorzitters van de autonome gemeentebedrijven, de Voorzitters van de autonome provinciebedrijven Aan mevrouw en de heren Provinciegouverneurs Ter informatie aan de Dames en Heren : Provinciegriffiers, Gemeentesecretarissen, Gemeenteontvangers Plaatselijke ontvangers Dames, Heren, Het decreet van 22 november 2007, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 21 december 2007, wijzigt een aantal bepalingen van het Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie die betrekking hebben op de uitoefening van het administratief toezicht op de lokale overheden om de uitoefening ervan te optimaliseren.

Uit de toepassing van het toezichtsdecreet van 1 april 1999 is gebleken dat de volgende wijzigingen moeten aangebracht worden.

Ten eerste wordt het toepassingsgebied van het administratief toezicht uitgebreid tot de nieuwe beheerswijzen zoals de autonome gemeentebedrijven en provinciebedrijven, alsook de projectverenigingen.

Vervolgens, als bijzonder goedkeuringstoezicht, wordt de toezichtsbevoegdheid over de gemeentelijke beslissingen betreffende de deelneming aan een publiek- of privaatrechtelijke vereniging of vennootschap, de oprichting van een autonoom gemeentebedrijf of beheersdelegaties aan andere publiek- of privaatrechtelijke structuren of aan een natuurlijke persoon, aan de Waalse Regering toegekend zodat zij een algemeen beeld van de para-lokale werkelijkheid kan krijgen en zo een coherente analyse kan maken.

De provinciale rekeningen maken voortaan het voorwerp uit van een goedkeuringstoezicht uitgeoefend door de Waalse Regering.

Uit zorg voor de efficiëntie en de vereenvoudiging gaan bepaalde akten van het bijzonder goedkeuringstoezicht over naar het algemeen vernietigingstoezicht als akten die verplicht overdraagbaar zijn.

Het gaat hier om de leningswaarborgen en de aanwijzing van de leden van de beheersorganen en van het college van controleurs der rekeningen en/of de revisor in de intercommunales.

De aanvullende belasting op de personenbelasting en de belastingenopcentiemen op de onroerende voorheffing worden ook van het bijzonder goedkeuringstoezicht naar het algemeen verplicht toezicht overgedragen om de gemeenten en provincies de mogelijkheid te geven om de termijnen inzake aanneming en inwerkingtreding van hun reglement tot vaststelling van het percentage van deze opcentiemen beter te beheren.

Voor het algemeen vernietigingstoezicht tenslotte, bestaat de wijziging in de bepaling van een lijst van akten die door de plaatselijke besturen overgedragen moeten worden.

Worden hiermee bedoeld, de overheidsopdrachten, de toekenning van bezoldigingen aan de mandatarissen en de leden van de kabinetten, de huishoudelijke reglementen, de toekenning van subsidies.

Het gaat om een beperkt aantal belangrijke akten waarvoor een systematisch onderzoek gegrond is, in plaats van een toevallig onderzoek na de indiening van een klacht.

Het starten van de termijn voor de uitoefening van het toezicht wordt door artikel L3113-1 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie onderworpen aan het ontvangen van de akte met de bewijsstukken.

Volgens de definitie van het nieuwe artikel L3111-2, 3° van het Wetboek, gaat het om "alle documenten en bijlagen waarmee de administratieve akten bewezen kunnen worden. Het dossier dat voorgelegd wordt aan de leden van het orgaan dat de beslissing aangenomen heeft of aan het orgaan zelf, is onder meer een bewijsstuk".

De nagestreefde doelstelling bestaat erin de overdracht van omvangrijke irrelevante documenten te vermijden. Om aldus tegemoet te komen aan de doelstelling inzake optimalisering van de uitoefening van het toezicht, bevat deze omzendbrief de bewijsstukken die moeten gevoegd worden bij de akten onderworpen aan een verplichte overdracht om te zorgen voor de volledigheid van de dossiers die door de toezichthoudende overheid moeten onderzocht worden zowel op het vlak van het bijzonder goedkeuringstoezicht als op het vlak van het algemeen vernietigingstoezicht.

Zodra de volledige dossiers door de toezichthoudende overheid worden ontvangen, begint de termijn waarover ze beschikt om te beslissen, te lopen, zelfs als ze voor de noodwendigheden van het onderzoek bijkomende stukken of inlichtingen eist zoals artikel L3112 van het Wetboek het toelaat.

Afgezien van de akten die het voorwerp uitmaken van een verplichte overdracht, bepaalt het nieuwe artikel L3122-5 van het Wetboek dat de Waalse Regering van de overheden bedoeld in artikel L3111-1, § 1, kan eisen dat elk besluit dat zij vernoemt, samen met de bewijsstukken wordt overgemaakt.

Aangezien het hier gaat om bijzondere akten zal het schrijven in beroep van het dossier in elk geval de lijst bevatten van de eraan toe te voegen bewijsstukken die na hun ontvangst de termijn van toezicht zullen doen starten.

Het is tenslotte vanzelfsprekend dat mijn departement zorg blijft dragen voor de behoeften van de plaatselijke besturen die betrekking hebben op de akten die aan geen enkele decretale verplichting inzake overdracht worden onderworpen. Zonder van systematiek te spreken om te vermijden dat het beginsel van de verantwoordelijke autonomie bevestigd door het Europees Handvest inzake lokale autonomie volledig wordt uitgehold, zal het onderzoek van bijzondere toestanden op uitdrukkelijk verzoek van de plaatselijke besturen uitgevoerd worden in een constructieve sfeer die overleg en dialoog zal nastreven.

Bijzondere aanbevelingen. 1. Voor zover nodig wil ik u herinneren aan de verplichting om elke eenzijdige rechtshandeling met individuele strekking die uitgaat van een administratieve overheid en die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor één of meer burgers of en andere administratieve overheid formeel te motiveren. De opgelegde motivering moet in de akte de juridische en feitelijke overwegingen vermelden die aan de beslissing ten grondslag liggen. Zij moet afdoende zijn (artikel 3 van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen). 2. Om redenen van goed bestuur en om de leden van de beraadslagende vergaderingen de mogelijkheid te bieden om met perfecte kennis van zaken te beslissen, kan ik u aanraden om bij elk ontwerp van beraadslaging met een financiële impact een raming van deze impact te voegen. Voor sommige investeringen in het bijzonder wordt de financiële impact niet beperkt tot de schuldenlast maar ook tot de toekomstige uitgaven inzake personeel en werking. 3. Ik wil de aandacht van de intercommunales meer bepaald vestigen op de noodzaak om voortaan, naast de bewijsstukken, uittreksels van het register der beraadslagingen van de organen over te maken met de lijst van de aanwezigen, een memorie van toelichting en de beslissing met de uitslag van de stemming en niet meer het proces-verbaal in zijn geheel.4. Ik leg de nadruk op de noodzaak om gecoördineerde teksten op te stellen om de leesbaarheid van de beslissingen van de plaatselijke overheden te verbeteren.Dit geldt voor de huishoudelijke reglementen die als basis moeten dienen voor de harmonieuze en democratische werking van de vergaderingen en de reglementen van inwendig bestuur die voor het bedoelde publiek goed toegankelijk moeten zijn, of het nu gaat om de burgers of de plaatselijke personeelsleden. Hetzelfde geldt voor het scheppen van alle openbare betrekkingen waarvan de structurering een zichtbaarheid op de organisatie moet geven in functie van de nagestreefde doelstellingen.

Deze gecoördineerde documenten zullen toegankelijk zijn voor de administraties die ermee belast zijn de dossiers van toezicht te behandelen om hen een globale visie van de behandelde problematiek te geven. 5. De lijst met de bewijsstukken in bijlage vermeldt de gegevens niet die nodig zijn voor de opvolging van de beheersplannen.Het is vanzelfsprekend dat voor de plaatselijke besturen die er rechtstreeks aan worden onderworpen of als geconsolideerd orgaan, men het bewijs dient te leveren van de conformiteit van de beraadslagingen met een financiële weerslag met het plan en de boordtabellen van opvolging.

Tenslotte herinner ik u eraan dat, overeenkomstig het Algemeen reglement op de boekhouding, een budgettaire uitgave pas na de vastlegging, de aanrekening en de betaalbaarstelling door het college aangezuiverd mag worden. Dit betekent dus dat kredietkaarten niet worden toegelaten.

Hoe dan ook worden de representatiekosten i.v.m. de uitoefening van de functie van de mandatarissen achteraf terugbetaald na overlegging van een bewijsstuk.

Voor elke bijkomende informatie kunt u bij mijn administratie terecht, volgens de aanwijzingen vermeld in bijlage.

Namen, 14 februari 2008.

De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ph. COURARD

NUTTIGE ADRESSEN Voor de akten die aan de Regering dienen overgemaakt te worden : Minister van Binnenlandse Aangelegenheden Direction générale des Pouvoirs locaux Rue Van Opré 91-95, à 5100 Namur (Jambes) Contactpersonen : Cellule Fonction publique locale Jean-Pierre Thomas, directeur f.f., 081-32 37 91 - jp.thomas@mrw.wallonie.be Cellule Finances locales Michel Charlier, directeur, 081-32 37 42 - m.charlier@mrw.wallonie.be Cellule Institutions locales Rudy Jansemme, directeur, 081-32 32 11 - r.jansemme@mrw.wallonie.be Direction des Entreprises publiques Pierre Demeffe, directeur, 081-32 32 25 - p.demeffe@mrw.wallonie.be Cellule Marchés publics Paul Beckers, premier attaché, 081-32 36 73 - p.beckers@mrw.wallonie.be Voor de akten die aan de Provinciecolleges dienen overgemaakt te worden : Provincie Waals-Brabant : Collège provincial Bâtiment Archimède Avenue Einstein 2, Bloc D, 1300 Wavre Service extérieur de la DGPL Chaussée de Collines 52, bâtiment C, 1300 Wavre Hugues de Suray, directeur, 010-23 55 55 - h.desuray@mrw.wallonie.be Provincie Henegouwen : Collège provincial Rue Verte 13, 7000 Mons Service extérieur de la DGPL Rue Achille Legrand 16, 7000 Mons André Bortoluzzi, directeur, 065-32 81 01 - a.bortoluzzi@mrw.wallonie.be Provincie Luik : Collège provincial Place Saint-Lambert 18a, 4000 Liège Service extérieur de la DGPL Rue Montagne Sainte-Walburge 2, 4000 Liège Josette Finck, directrice, 04-224 56 00 - j.finck@mrw.wallonie.be Provincie Luxemburg : Collège provincial Place Léopold Ier, 6700 Arlon Service extérieur de la DGPL Place Didier 45, 6700 Arlon Charles Dehem, directeur, 063-58 90 86 - c.dehem@mrw.wallonie.be Provincie Namen : Collège provincial Place Saint-Aubain 2, 5000 Namur Service extérieur de la DGPL Place Falmagne 1, 5000 Namur Jean-Marie Matagne, directeur, 081-25 72 13 - jm.matagne@mrw.wallonie.be

BIJLAGE Gemeente Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gemeente Bijzonder goedkeuringstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Autonoom gemeentebedrijf Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Provincie Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Provincie Bijzonder goedkeuringstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Autonoom gemeentebedrijf Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Projectvereniging Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Intercommunale Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Intercommunale Bijzonder goedkeuringstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld