← Terug naar "Omzendbrief betreffende de bewijsstukken "
| Omzendbrief betreffende de bewijsstukken | Circulaire relative aux pièces justificatives |
|---|---|
| MINISTERIE VAN HET WAALSE GEWEST | MINISTERE DE LA REGION WALLONNE |
| 14 FEBRUARI 2008. - Omzendbrief betreffende de bewijsstukken | 14 FEVRIER 2008. - Circulaire relative aux pièces justificatives |
| Aan de Dames en Heren, | A Mesdames et Messieurs |
| de Voorzitters en de Leden van de Gemeentecolleges, | les Présidents et Membres des Collèges communaux, |
| de Voorzitters en de Leden van de Provinciecolleges, | les Présidents et Membres des Collèges provinciaux, |
| de Voorzitters van de Intercommunales, | les Présidents des Intercommunales, |
| de Voorzitters van de projectverenigingen, de Voorzitters van de autonome gemeentebedrijven, de Voorzitters van de autonome provinciebedrijven Aan mevrouw en de heren Provinciegouverneurs Ter informatie aan de Dames en Heren : Provinciegriffiers, Gemeentesecretarissen, Gemeenteontvangers Plaatselijke ontvangers Dames, Heren, | les Présidents des associations de projet, les Présidents des régies communales autonomes, les Présidents des régies provinciales autonomes. A Madame et Messieurs les Gouverneurs de province, Pour information à Mesdames et Messieurs, les Greffiers provinciaux, les Secrétaires communaux, les Receveurs provinciaux les Receveurs locaux, Mesdames, Messieurs, |
| Het decreet van 22 november 2007, bekendgemaakt in het Belgisch | Le décret du 22 novembre 2007, publié au Moniteur belge du 21 décembre |
| Staatsblad van 21 december 2007, wijzigt een aantal bepalingen van het | 2007, modifie certaines dispositions du Code de la démocratie locale |
| Wetboek van de plaatselijke democratie en de decentralisatie die | et de la décentralisation ayant trait à l'exercice de la tutelle |
| betrekking hebben op de uitoefening van het administratief toezicht op | administrative sur les autorités locales afin d'en optimaliser l'exercice. |
| de lokale overheden om de uitoefening ervan te optimaliseren. | Sur la base des enseignements de la pratique du décret de tutelle du 1er |
| Uit de toepassing van het toezichtsdecreet van 1 april 1999 is | avril 1999, il est apparu nécessaire d'apporter les modifications |
| gebleken dat de volgende wijzigingen moeten aangebracht worden. | suivantes. Tout d'abord, le champ d'application de la tutelle administrative est |
| Ten eerste wordt het toepassingsgebied van het administratief toezicht | étendu aux nouveaux modes gestion que sont les régies communales et |
| uitgebreid tot de nieuwe beheerswijzen zoals de autonome | provinciales autonomes, ainsi que les associations de projet. |
| gemeentebedrijven en provinciebedrijven, alsook de projectverenigingen. | Ensuite, en tutelle spéciale d'approbation, la compétence de tutelle |
| Vervolgens, als bijzonder goedkeuringstoezicht, wordt de | sur les décisions communales relatives à la prise de participation |
| toezichtsbevoegdheid over de gemeentelijke beslissingen betreffende de | dans des associations ou sociétés de droit privé ou de droit public, |
| deelneming aan een publiek- of privaatrechtelijke vereniging of | la création d'une régie communale autonome ou encore les délégations |
| vennootschap, de oprichting van een autonoom gemeentebedrijf of | de gestion à d'autres structures de droit privé ou de droit public ou |
| beheersdelegaties aan andere publiek- of privaatrechtelijke structuren | |
| of aan een natuurlijke persoon, aan de Waalse Regering toegekend zodat | à une personne physique, est attribuée au Gouvernement wallon pour |
| zij een algemeen beeld van de para-lokale werkelijkheid kan krijgen en | qu'il puisse appréhender l'ensemble de la réalité para locale et donc |
| zo een coherente analyse kan maken. | assurer une cohérence d'analyse. |
| De provinciale rekeningen maken voortaan het voorwerp uit van een | Les comptes provinciaux font désormais l'objet d'une tutelle |
| goedkeuringstoezicht uitgeoefend door de Waalse Regering. | d'approbation exercée par le Gouvernement wallon. |
| Uit zorg voor de efficiëntie en de vereenvoudiging gaan bepaalde akten | Par souci d'efficacité et de simplification, certains actes basculent |
| van het bijzonder goedkeuringstoezicht over naar het algemeen | de la tutelle spéciale d'approbation vers la tutelle générale |
| vernietigingstoezicht als akten die verplicht overdraagbaar zijn. | d'annulation en qualité d'actes obligatoirement transmissibles. |
| Het gaat hier om de leningswaarborgen en de aanwijzing van de leden | Il s'agit des garanties d'emprunt et de la désignation des membres des |
| van de beheersorganen en van het college van controleurs der | organes de gestion et du collège des contrôleurs aux comptes et/ou du |
| rekeningen en/of de revisor in de intercommunales. | réviseur dans les intercommunales. |
| De aanvullende belasting op de personenbelasting en de | De même, les taxes additionnelles à l'impôt des personnes physiques et |
| belastingenopcentiemen op de onroerende voorheffing worden ook van het bijzonder goedkeuringstoezicht naar het algemeen verplicht toezicht overgedragen om de gemeenten en provincies de mogelijkheid te geven om de termijnen inzake aanneming en inwerkingtreding van hun reglement tot vaststelling van het percentage van deze opcentiemen beter te beheren. Voor het algemeen vernietigingstoezicht tenslotte, bestaat de wijziging in de bepaling van een lijst van akten die door de plaatselijke besturen overgedragen moeten worden. Worden hiermee bedoeld, de overheidsopdrachten, de toekenning van bezoldigingen aan de mandatarissen en de leden van de kabinetten, de huishoudelijke reglementen, de toekenning van subsidies. Het gaat om een beperkt aantal belangrijke akten waarvoor een systematisch onderzoek gegrond is, in plaats van een toevallig onderzoek na de indiening van een klacht. | les centimes additionnels au précompte immobilier passent de la tutelle spéciale d'approbation à la tutelle générale obligatoire, afin de permettre aux communes et provinces de mieux gérer les délais d'adoption et d'entrée en vigueur de leur règlement établissant le taux de ces additionnels. Enfin, en tutelle générale d'annulation, la modification apportée consiste en la détermination d'une liste d'actes obligatoirement transmissibles par les pouvoirs locaux. Sont notamment visés, les marchés publics, l'octroi des rémunérations aux mandataires et membres des Cabinets, les règlements d'ordre intérieur, l'octroi de subventions. Il s'agit d'un nombre limité d'actes importants pour lesquels un examen systématique se justifie, en lieu et place d'un examen occasionnel à la suite de l'introduction d'une réclamation. |
| Het starten van de termijn voor de uitoefening van het toezicht wordt | L'article L3113-1 du Code de la démocratie locale et de la |
| door artikel L3113-1 van het Wetboek van de plaatselijke democratie en | décentralisation conditionne le démarrage du délai d'exercice de |
| de decentralisatie onderworpen aan het ontvangen van de akte met de | tutelle à la réception de l'acte accompagné des pièces justificatives. |
| bewijsstukken. Volgens de definitie van het nieuwe artikel L3111-2, 3° van het | Selon la définition qu'en donne l'article L3111-2, 3 nouveau du Code, |
| Wetboek, gaat het om "alle documenten en bijlagen waarmee de | il s'agit de "tous les documents et annexes de nature à étayer un acte |
| administratieve akten bewezen kunnen worden. Het dossier dat | administratif. Constitue notamment une pièce justificative, le dossier |
| voorgelegd wordt aan de leden van het orgaan dat de beslissing | qui a été soumis aux membres de l'organe qui a adopté la décision ou à |
| aangenomen heeft of aan het orgaan zelf, is onder meer een | |
| bewijsstuk". | l'organe lui-même". |
| De nagestreefde doelstelling bestaat erin de overdracht van | L'objectif poursuivi est d'éviter la transmission de documents |
| omvangrijke irrelevante documenten te vermijden. Om aldus tegemoet te | volumineux non significatifs. Ainsi, afin de rencontrer l'objectif |
| komen aan de doelstelling inzake optimalisering van de uitoefening van | d'optimalisation de l'exercice de la tutelle, la présente circulaire |
| het toezicht, bevat deze omzendbrief de bewijsstukken die moeten gevoegd worden bij de akten onderworpen aan een verplichte overdracht om te zorgen voor de volledigheid van de dossiers die door de toezichthoudende overheid moeten onderzocht worden zowel op het vlak van het bijzonder goedkeuringstoezicht als op het vlak van het algemeen vernietigingstoezicht. Zodra de volledige dossiers door de toezichthoudende overheid worden ontvangen, begint de termijn waarover ze beschikt om te beslissen, te lopen, zelfs als ze voor de noodwendigheden van het onderzoek bijkomende stukken of inlichtingen eist zoals artikel L3112 van het Wetboek het toelaat. Afgezien van de akten die het voorwerp uitmaken van een verplichte overdracht, bepaalt het nieuwe artikel L3122-5 van het Wetboek dat de Waalse Regering van de overheden bedoeld in artikel L3111-1, § 1, kan eisen dat elk besluit dat zij vernoemt, samen met de bewijsstukken wordt overgemaakt. Aangezien het hier gaat om bijzondere akten zal het schrijven in beroep van het dossier in elk geval de lijst bevatten van de eraan toe te voegen bewijsstukken die na hun ontvangst de termijn van toezicht zullen doen starten. Het is tenslotte vanzelfsprekend dat mijn departement zorg blijft dragen voor de behoeften van de plaatselijke besturen die betrekking hebben op de akten die aan geen enkele decretale verplichting inzake overdracht worden onderworpen. Zonder van systematiek te spreken om te vermijden dat het beginsel van de verantwoordelijke autonomie bevestigd door het Europees Handvest inzake lokale autonomie volledig wordt uitgehold, zal het onderzoek van bijzondere toestanden op uitdrukkelijk verzoek van de plaatselijke besturen uitgevoerd worden in een constructieve sfeer die overleg en dialoog zal nastreven. Bijzondere aanbevelingen. 1. Voor zover nodig wil ik u herinneren aan de verplichting om elke eenzijdige rechtshandeling met individuele strekking die uitgaat van een administratieve overheid en die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor één of meer burgers of en andere administratieve overheid formeel te motiveren. De opgelegde motivering moet in de akte de juridische en feitelijke overwegingen vermelden die aan de beslissing ten grondslag liggen. Zij | reprend les pièces justificatives qui doivent accompagner les actes soumis à une transmission obligatoire pour assurer la complétude des dossiers à instruire par l'autorité de tutelle, dans le champ tant de la tutelle spéciale d'approbation que de la tutelle générale d'annulation. Dès que les dossiers complets sont réceptionnés par l'autorité de tutelle, le délai imparti à celle-ci pour statuer démarre, même si pour les besoins de l'instruction elle réclame des pièces ou renseignements complémentaires comme le permet l'article L3112-1 du Code. Au-delà des actes qui font l'objet d'une transmission obligatoire, l'article L3122-5 nouveau du Code stipule que le Gouvernement wallon peut réclamer aux autorités visées à l'article L3111-1, § 1er, la transmission de toute délibération qu'il désigne, accompagnée de ses pièces justificatives. S'agissant d'actes particuliers, le courrier d'appel du dossier comportera, dans chaque cas, la liste des pièces justificatives à y annexer et à la réception desquelles le délai de tutelle démarrera. Enfin, il va de soi que mon département reste attentif aux besoins des pouvoirs locaux concernant les actes qui ne sont soumis à aucune obligation décrétale de transmission. Sans que cela devienne systématique, afin de ne pas vider de son sens le principe de l'autonomie responsable consacré par la Charte européenne de l'autonomie locale, l'examen de situations particulières à la demande expresse des pouvoirs locaux sera assuré, dans un climat constructif empreint d'une volonté de concertation et de dialogue. Recommandations particulières. 1. Pour autant que de besoin, je tiens à vous rappeler l'obligation de motiver formellement tout acte juridique unilatéral de portée individuelle émanant d'une autorité administrative et qui a pour but de produire des effets juridiques à l'égard d'un ou de plusieurs administrés ou d'une autre autorité administrative. La motivation exigée consiste en l'indication, dans l'acte, des considérations de droit et de fait servant de fondement à la décision. |
| moet afdoende zijn (artikel 3 van de wet van 29 juli 1991 betreffende | Elle doit être adéquate (article 3 de la loi du 29 juillet 1991 |
| relative à la motivation formelle des actes administratifs). | |
| de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen). | 2. Dans un souci de bonne gestion et ainsi permettre aux membres des |
| 2. Om redenen van goed bestuur en om de leden van de beraadslagende | assemblées délibérantes de statuer en parfaite connaissance de cause, |
| vergaderingen de mogelijkheid te bieden om met perfecte kennis van | je ne peux que vous inviter lors de chaque projet de délibération |
| zaken te beslissen, kan ik u aanraden om bij elk ontwerp van | ayant un impact financier à joindre un état estimatif de celui-ci. |
| beraadslaging met een financiële impact een raming van deze impact te | Plus particulièrement, pour certains investissements, l'impact |
| voegen. Voor sommige investeringen in het bijzonder wordt de financiële impact | financier ne doit pas se limiter aux charges de la dette mais |
| niet beperkt tot de schuldenlast maar ook tot de toekomstige uitgaven | également aux futures dépenses en termes de personnel et de |
| inzake personeel en werking. | fonctionnement. |
| 3. Ik wil de aandacht van de intercommunales meer bepaald vestigen op | 3. J'attire l'attention des intercommunales plus particulièrement sur |
| de noodzaak om voortaan, naast de bewijsstukken, uittreksels van het | la nécessité de transmettre dorénavant, outre les pièces |
| register der beraadslagingen van de organen over te maken met de lijst | justificatives, des extraits du registre des délibérations des organes |
| van de aanwezigen, een memorie van toelichting en de beslissing met de | reprenant la liste des présents, l'exposé des motifs et la décision |
| uitslag van de stemming en niet meer het proces-verbaal in zijn | avec le résultat du vote, et non plus le procès-verbal dans son |
| geheel. | intégralité. |
| 4. Ik leg de nadruk op de noodzaak om gecoördineerde teksten op te | 4. J'insiste sur la nécessité de confectionner des textes coordonnés |
| stellen om de leesbaarheid van de beslissingen van de plaatselijke | en vue d'augmenter la lisibilité des décisions des autorités locales. |
| overheden te verbeteren. Dit geldt voor de huishoudelijke reglementen | Tel est le cas des règlements d'ordre intérieur qui doivent servir de |
| die als basis moeten dienen voor de harmonieuze en democratische werking van de vergaderingen en de reglementen van inwendig bestuur die voor het bedoelde publiek goed toegankelijk moeten zijn, of het nu gaat om de burgers of de plaatselijke personeelsleden. Hetzelfde geldt voor het scheppen van alle openbare betrekkingen waarvan de structurering een zichtbaarheid op de organisatie moet geven in functie van de nagestreefde doelstellingen. Deze gecoördineerde documenten zullen toegankelijk zijn voor de administraties die ermee belast zijn de dossiers van toezicht te behandelen om hen een globale visie van de behandelde problematiek te geven. 5. De lijst met de bewijsstukken in bijlage vermeldt de gegevens niet die nodig zijn voor de opvolging van de beheersplannen. Het is vanzelfsprekend dat voor de plaatselijke besturen die er rechtstreeks aan worden onderworpen of als geconsolideerd orgaan, men het bewijs dient te leveren van de conformiteit van de beraadslagingen met een financiële weerslag met het plan en de boordtabellen van opvolging. Tenslotte herinner ik u eraan dat, overeenkomstig het Algemeen reglement op de boekhouding, een budgettaire uitgave pas na de vastlegging, de aanrekening en de betaalbaarstelling door het college aangezuiverd mag worden. Dit betekent dus dat kredietkaarten niet worden toegelaten. Hoe dan ook worden de representatiekosten i.v.m. de uitoefening van de functie van de mandatarissen achteraf terugbetaald na overlegging van een bewijsstuk. Voor elke bijkomende informatie kunt u bij mijn administratie terecht, volgens de aanwijzingen vermeld in bijlage. | base au fonctionnement harmonieux et démocratique des assemblées et des règlements d'administration intérieure qui doivent être parfaitement accessibles aux publics visés, qu'il s'agisse des citoyens ou des agents locaux. Il en va de même pour la création de tous les emplois publics dont la structuration doit permettre une visibilité sur l'organisation en fonction des objectifs poursuivis. Ces documents coordonnés seront accessibles aux administrations chargées d'instruire les dossiers de tutelle afin de leur permettre d'avoir une vue globale sur les problématiques traitées. 5. La liste des pièces justificatives reprise en annexe ne reprend pas les éléments nécessaires au suivi des plans de gestion. Il va de soi que pour les pouvoirs locaux qui y sont soumis directement ou comme organes consolidés, il y a lieu de fournir la preuve de la conformité des délibérations à incidence financière au plan et aux tableaux de bord de suivi. Enfin, conformément au Règlement général de comptabilité, je vous rappelle que nulle dépense budgétaire ne peut être acquittée qu'après engagement, imputation et ordonnancement par le collège. Ceci signifie donc que les cartes de crédit ne sont pas autorisées. En tout état de cause, les frais de représentation relatifs à l'exercice de la fonction des mandataires sont remboursés a posteriori sur présentation d'un justificatif. Mon administration se tient à votre disposition pour tout complément d'information, selon les indications reprises en annexe. |
| Namen, 14 februari 2008. | Namur, le 14 février 2008. |
| De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, | Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, |
| Ph. COURARD | Ph. COURARD |
| NUTTIGE ADRESSEN | ADRESSES UTILES. |
| Voor de akten die aan de Regering dienen overgemaakt te worden : | Pour les actes à transmettre au Gouvernement : |
| Minister van Binnenlandse Aangelegenheden | Ministre des Affaires intérieures |
| Direction générale des Pouvoirs locaux | Direction générale des Pouvoirs locaux |
| Rue Van Opré 91-95, à 5100 Namur (Jambes) | Rue Van Opré 91-95, à 5100 Namur (Jambes) |
| Contactpersonen : | Personnes de contact : |
| Cellule Fonction publique locale | Cellule Fonction publique locale |
| Jean-Pierre Thomas, directeur f.f., 081-32 37 91 - | Jean-Pierre Thomas, directeur f.f., 081-32 37 91 - |
| jp.thomas@mrw.wallonie.be | jp.thomas@mrw.wallonie.be |
| Cellule Finances locales | Cellule Finances locales |
| Michel Charlier, directeur, 081-32 37 42 - m.charlier@mrw.wallonie.be | Michel Charlier, directeur, 081-32 37 42 - m.charlier@mrw.wallonie.be |
| Cellule Institutions locales | Cellule Institutions locales |
| Rudy Jansemme, directeur, 081-32 32 11 - r.jansemme@mrw.wallonie.be | Rudy Jansemme, directeur, 081/32 32 11 - r.jansemme@mrw.wallonie.be |
| Direction des Entreprises publiques | Direction des Entreprises publiques |
| Pierre Demeffe, directeur, 081-32 32 25 - p.demeffe@mrw.wallonie.be | Pierre Demeffe, directeur, 081-32 32 25 - p.demeffe@mrw.wallonie.be |
| Cellule Marchés publics | Cellule Marchés publics |
| Paul Beckers, premier attaché, 081-32 36 73 - | Paul Beckers, premier attaché, 081-32 36 73 - |
| p.beckers@mrw.wallonie.be | p.beckers@mrw.wallonie.be |
| Voor de akten die aan de Provinciecolleges dienen overgemaakt te worden : | Pour les actes à transmettre aux collèges provinciaux : |
| Provincie Waals-Brabant : | Province du Brabant wallon : |
| Collège provincial | Collège provincial |
| Bâtiment Archimède | Bâtiment Archimède |
| Avenue Einstein 2, Bloc D, 1300 Wavre | Avenue Einstein 2, bloc D, 1300 Wavre |
| Service extérieur de la DGPL | Service extérieur de la DGPL |
| Chaussée de Collines 52, bâtiment C, 1300 Wavre | Chaussée des Collines 52, bâtiment C, 1300 Wavre |
| Hugues de Suray, directeur, 010-23 55 55 - h.desuray@mrw.wallonie.be | Hugues de Suray, directeur, 010-23 55 55 - h.desuray@mrw.wallonie.be |
| Provincie Henegouwen : | Province du Hainaut : |
| Collège provincial | Collège provincial |
| Rue Verte 13, 7000 Mons | Rue Verte 13, 7000 Mons |
| Service extérieur de la DGPL | Service extérieur de la DGPL |
| Rue Achille Legrand 16, 7000 Mons | Rue Achille Legrand 16, 7000 Mons |
| André Bortoluzzi, directeur, 065-32 81 01 - | André Bortoluzzi, directeur, 065-32 81 01 - |
| a.bortoluzzi@mrw.wallonie.be | a.bortoluzzi@mrw.wallonie.be |
| Provincie Luik : | Province de Liège : |
| Collège provincial | Collège provincial |
| Place Saint-Lambert 18a, 4000 Liège | Place Saint-Lambert 18a, 4000 Liège |
| Service extérieur de la DGPL | Service extérieur de la DGPL |
| Rue Montagne Sainte-Walburge 2, 4000 Liège | Rue Montagne Sainte-Walburge 2, 4000 Liège |
| Josette Finck, directrice, 04-224 56 00 - j.finck@mrw.wallonie.be | Josette Finck, directrice 04-224 56 00 - j.finck@mrw.wallonie.be |
| Provincie Luxemburg : | Province de Luxembourg : |
| Collège provincial | Collège provincial |
| Place Léopold Ier, 6700 Arlon | Place Léopold Ier, 6700 Arlon |
| Service extérieur de la DGPL | Service extérieur de la DGPL |
| Place Didier 45, 6700 Arlon | Place Didier 45, 6700 Arlon |
| Charles Dehem, directeur, 063-58 90 86 - c.dehem@mrw.wallonie.be | Charles Dehem, directeur 063-58 90 86 - c.dehem@mrw.wallonie.be |
| Provincie Namen : | Province de Namur : |
| Collège provincial | Collège provincial |
| Place Saint-Aubain 2, 5000 Namur | Place Saint-Aubain 2, 5000 Namur |
| Service extérieur de la DGPL | Service extérieur de la DGPL |
| Place Falmagne 1, 5000 Namur | Place Falmagne 1, 5000 Namur |
| Jean-Marie Matagne, directeur, 081-25 72 13 - | Jean-Marie Matagne, directeur 081-25 72 13 - |
| jm.matagne@mrw.wallonie.be BIJLAGE Gemeente Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Gemeente Bijzonder goedkeuringstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Autonoom gemeentebedrijf Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Provincie Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Provincie Bijzonder goedkeuringstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Autonoom gemeentebedrijf Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld Projectvereniging Algemeen vernietigingstoezicht Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | jm.matagne@mrw.wallonie.be ANNEXE Commune Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Commune Tutelle spéciale d'approbation Pour la consultation du tableau, voir image Régie communale autonome Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Province Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Province Tutelle spéciale d'approbation Pour la consultation du tableau, voir image Régie provinciale autonome Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Association de projet Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image |
| Intercommunale | Intercommunale |
| Algemeen vernietigingstoezicht | Tutelle générale d'annulation |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |
| Intercommunale | Intercommunale |
| Bijzonder goedkeuringstoezicht | Tutelle spéciale d'approbation |
| Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld | Pour la consultation du tableau, voir image |