MINISTERE DE LA REGION WALLONNE

14 FEVRIER 2008. - Circulaire relative aux pièces justificatives

A Mesdames et Messieurs les Présidents et Membres des Collèges communaux, les Présidents et Membres des Collèges provinciaux, les Présidents des Intercommunales, les Présidents des associations de projet, les Présidents des régies communales autonomes, les Présidents des régies provinciales autonomes.

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de province, Pour information à Mesdames et Messieurs, les Greffiers provinciaux, les Secrétaires communaux, les Receveurs provinciaux les Receveurs locaux, Mesdames, Messieurs, Le décret du 22 novembre 2007, publié au Moniteur belge du 21 décembre 2007, modifie certaines dispositions du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ayant trait à l'exercice de la tutelle administrative sur les autorités locales afin d'en optimaliser l'exercice.

Sur la base des enseignements de la pratique du décret de tutelle du 1er avril 1999, il est apparu nécessaire d'apporter les modifications suivantes.

Tout d'abord, le champ d'application de la tutelle administrative est étendu aux nouveaux modes gestion que sont les régies communales et provinciales autonomes, ainsi que les associations de projet.

Ensuite, en tutelle spéciale d'approbation, la compétence de tutelle sur les décisions communales relatives à la prise de participation dans des associations ou sociétés de droit privé ou de droit public, la création d'une régie communale autonome ou encore les délégations de gestion à d'autres structures de droit privé ou de droit public ou à une personne physique, est attribuée au Gouvernement wallon pour qu'il puisse appréhender l'ensemble de la réalité para locale et donc assurer une cohérence d'analyse.

Les comptes provinciaux font désormais l'objet d'une tutelle d'approbation exercée par le Gouvernement wallon.

Par souci d'efficacité et de simplification, certains actes basculent de la tutelle spéciale d'approbation vers la tutelle générale d'annulation en qualité d'actes obligatoirement transmissibles.

Il s'agit des garanties d'emprunt et de la désignation des membres des organes de gestion et du collège des contrôleurs aux comptes et/ou du réviseur dans les intercommunales.

De même, les taxes additionnelles à l'impôt des personnes physiques et les centimes additionnels au précompte immobilier passent de la tutelle spéciale d'approbation à la tutelle générale obligatoire, afin de permettre aux communes et provinces de mieux gérer les délais d'adoption et d'entrée en vigueur de leur règlement établissant le taux de ces additionnels.

Enfin, en tutelle générale d'annulation, la modification apportée consiste en la détermination d'une liste d'actes obligatoirement transmissibles par les pouvoirs locaux.

Sont notamment visés, les marchés publics, l'octroi des rémunérations aux mandataires et membres des Cabinets, les règlements d'ordre intérieur, l'octroi de subventions.

Il s'agit d'un nombre limité d'actes importants pour lesquels un examen systématique se justifie, en lieu et place d'un examen occasionnel à la suite de l'introduction d'une réclamation.

L'article L3113-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation conditionne le démarrage du délai d'exercice de tutelle à la réception de l'acte accompagné des pièces justificatives.

Selon la définition qu'en donne l'article L3111-2, 3 nouveau du Code, il s'agit de "tous les documents et annexes de nature à étayer un acte administratif. Constitue notamment une pièce justificative, le dossier qui a été soumis aux membres de l'organe qui a adopté la décision ou à l'organe lui-même".

L'objectif poursuivi est d'éviter la transmission de documents volumineux non significatifs. Ainsi, afin de rencontrer l'objectif d'optimalisation de l'exercice de la tutelle, la présente circulaire reprend les pièces justificatives qui doivent accompagner les actes soumis à une transmission obligatoire pour assurer la complétude des dossiers à instruire par l'autorité de tutelle, dans le champ tant de la tutelle spéciale d'approbation que de la tutelle générale d'annulation.

Dès que les dossiers complets sont réceptionnés par l'autorité de tutelle, le délai imparti à celle-ci pour statuer démarre, même si pour les besoins de l'instruction elle réclame des pièces ou renseignements complémentaires comme le permet l'article L3112-1 du Code.

Au-delà des actes qui font l'objet d'une transmission obligatoire, l'article L3122-5 nouveau du Code stipule que le Gouvernement wallon peut réclamer aux autorités visées à l'article L3111-1, § 1er, la transmission de toute délibération qu'il désigne, accompagnée de ses pièces justificatives.

S'agissant d'actes particuliers, le courrier d'appel du dossier comportera, dans chaque cas, la liste des pièces justificatives à y annexer et à la réception desquelles le délai de tutelle démarrera.

Enfin, il va de soi que mon département reste attentif aux besoins des pouvoirs locaux concernant les actes qui ne sont soumis à aucune obligation décrétale de transmission. Sans que cela devienne systématique, afin de ne pas vider de son sens le principe de l'autonomie responsable consacré par la Charte européenne de l'autonomie locale, l'examen de situations particulières à la demande expresse des pouvoirs locaux sera assuré, dans un climat constructif empreint d'une volonté de concertation et de dialogue.

Recommandations particulières. 1. Pour autant que de besoin, je tiens à vous rappeler l'obligation de motiver formellement tout acte juridique unilatéral de portée individuelle émanant d'une autorité administrative et qui a pour but de produire des effets juridiques à l'égard d'un ou de plusieurs administrés ou d'une autre autorité administrative. La motivation exigée consiste en l'indication, dans l'acte, des considérations de droit et de fait servant de fondement à la décision.

Elle doit être adéquate (article 3 de la loi du 29 juillet 1991Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/07/1991 pub. 18/12/2007 numac 2007001008 source service public federal interieur Loi relative à la motivation formelle des actes administratifs. - Traduction allemande fermer relative à la motivation formelle des actes administratifs). 2. Dans un souci de bonne gestion et ainsi permettre aux membres des assemblées délibérantes de statuer en parfaite connaissance de cause, je ne peux que vous inviter lors de chaque projet de délibération ayant un impact financier à joindre un état estimatif de celui-ci. Plus particulièrement, pour certains investissements, l'impact financier ne doit pas se limiter aux charges de la dette mais également aux futures dépenses en termes de personnel et de fonctionnement. 3. J'attire l'attention des intercommunales plus particulièrement sur la nécessité de transmettre dorénavant, outre les pièces justificatives, des extraits du registre des délibérations des organes reprenant la liste des présents, l'exposé des motifs et la décision avec le résultat du vote, et non plus le procès-verbal dans son intégralité.4. J'insiste sur la nécessité de confectionner des textes coordonnés en vue d'augmenter la lisibilité des décisions des autorités locales. Tel est le cas des règlements d'ordre intérieur qui doivent servir de base au fonctionnement harmonieux et démocratique des assemblées et des règlements d'administration intérieure qui doivent être parfaitement accessibles aux publics visés, qu'il s'agisse des citoyens ou des agents locaux. Il en va de même pour la création de tous les emplois publics dont la structuration doit permettre une visibilité sur l'organisation en fonction des objectifs poursuivis.

Ces documents coordonnés seront accessibles aux administrations chargées d'instruire les dossiers de tutelle afin de leur permettre d'avoir une vue globale sur les problématiques traitées. 5. La liste des pièces justificatives reprise en annexe ne reprend pas les éléments nécessaires au suivi des plans de gestion.Il va de soi que pour les pouvoirs locaux qui y sont soumis directement ou comme organes consolidés, il y a lieu de fournir la preuve de la conformité des délibérations à incidence financière au plan et aux tableaux de bord de suivi.

Enfin, conformément au Règlement général de comptabilité, je vous rappelle que nulle dépense budgétaire ne peut être acquittée qu'après engagement, imputation et ordonnancement par le collège. Ceci signifie donc que les cartes de crédit ne sont pas autorisées.

En tout état de cause, les frais de représentation relatifs à l'exercice de la fonction des mandataires sont remboursés a posteriori sur présentation d'un justificatif.

Mon administration se tient à votre disposition pour tout complément d'information, selon les indications reprises en annexe.

Namur, le 14 février 2008.

Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, Ph. COURARD

ADRESSES UTILES. Pour les actes à transmettre au Gouvernement : Ministre des Affaires intérieures Direction générale des Pouvoirs locaux Rue Van Opré 91-95, à 5100 Namur (Jambes) Personnes de contact : Cellule Fonction publique locale Jean-Pierre Thomas, directeur f.f., 081-32 37 91 - jp.thomas@mrw.wallonie.be Cellule Finances locales Michel Charlier, directeur, 081-32 37 42 - m.charlier@mrw.wallonie.be Cellule Institutions locales Rudy Jansemme, directeur, 081/32 32 11 - r.jansemme@mrw.wallonie.be Direction des Entreprises publiques Pierre Demeffe, directeur, 081-32 32 25 - p.demeffe@mrw.wallonie.be Cellule Marchés publics Paul Beckers, premier attaché, 081-32 36 73 - p.beckers@mrw.wallonie.be Pour les actes à transmettre aux collèges provinciaux : Province du Brabant wallon : Collège provincial Bâtiment Archimède Avenue Einstein 2, bloc D, 1300 Wavre Service extérieur de la DGPL Chaussée des Collines 52, bâtiment C, 1300 Wavre Hugues de Suray, directeur, 010-23 55 55 - h.desuray@mrw.wallonie.be Province du Hainaut : Collège provincial Rue Verte 13, 7000 Mons Service extérieur de la DGPL Rue Achille Legrand 16, 7000 Mons André Bortoluzzi, directeur, 065-32 81 01 - a.bortoluzzi@mrw.wallonie.be Province de Liège : Collège provincial Place Saint-Lambert 18a, 4000 Liège Service extérieur de la DGPL Rue Montagne Sainte-Walburge 2, 4000 Liège Josette Finck, directrice 04-224 56 00 - j.finck@mrw.wallonie.be Province de Luxembourg : Collège provincial Place Léopold Ier, 6700 Arlon Service extérieur de la DGPL Place Didier 45, 6700 Arlon Charles Dehem, directeur 063-58 90 86 - c.dehem@mrw.wallonie.be Province de Namur : Collège provincial Place Saint-Aubain 2, 5000 Namur Service extérieur de la DGPL Place Falmagne 1, 5000 Namur Jean-Marie Matagne, directeur 081-25 72 13 - jm.matagne@mrw.wallonie.be

ANNEXE Commune Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Commune Tutelle spéciale d'approbation Pour la consultation du tableau, voir image Régie communale autonome Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Province Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Province Tutelle spéciale d'approbation Pour la consultation du tableau, voir image Régie provinciale autonome Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Association de projet Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Intercommunale Tutelle générale d'annulation Pour la consultation du tableau, voir image Intercommunale Tutelle spéciale d'approbation Pour la consultation du tableau, voir image