FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

10 DECEMBER 2010. - Omzendbrief nr. 605. - Informatie inzake de personeelsenveloppe 2011, het strategisch personeelsplan 2011-2013 en de eraan verbonden operationele personeelsplannen

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FOD's en POD's worden uitgenodigd een operationeel personeelsplan 2011 en een strategisch personeelsplan 2011-2013 voor hun personeelsenveloppe op te maken rekening houdend met de richtlijnen vervat in de omzendbrief nr. 574 van 9 juli 2007 (Belgisch Staatsblad van 23 juli 2007) en met de aanvullende richtlijnen opgenomen in deze omzendbrief.

De personeelsenveloppe, ingevoerd in 2003, blijft de basis voor de personeelsplannen en dus voor het human resourcesbeleid van elke FOD/POD. 2. Beslissing Ministerraad De Ministerraad van 16 oktober 2009 heeft beslist dat de modernisering en dynamisering van de FOD's en POD's een besparing op de personeelskredieten mogelijk maken van 100 miljoen euro in 2010, door te trekken naar 2011. Zoals beslist door de Ministerraad op 23 oktober 2008, komt deze besparing bovenop de besparing van 0,7 % op de personeelskredieten in 2010 en in 2011.

Het selectief vervangingsbeleid, waartoe een eerste aanzet werd gegeven in het kader van het personeelsplan 2009, vormt de hefboom om deze besparingen te realiseren en het personeelseffectief kwalitatief op te waarderen met het oog op een meer efficiënte en doeltreffende werking van de diensten.

De voorzitters van de FOD's en POD's staan in voor de uitvoering van dit beleid, rekening houdend met de specifieke kenmerken van hun organisatie. 2. Doortrekking van de besparing De besparing van 0,7 % op de personeelskredieten wordt doorgetrokken naar 2012 en 2013, onder voorbehoud van nieuwe beleidsbeslissingen.3. Personeelsenveloppe De tabel in bijlage 1 omvat : - de evolutie van de personeelsenveloppes van initieel 2010 tot de aangepaste personeelskredieten na begrotingscontrole 2010 (kolommen 1 tot 8); - de meerkost van het sectoraal akkoord 2009-2010 betreffende de verhoging van de eindejaarstoelage, de loopbaan niveau B, de loopbaan niveau D en de verhoging van de fietsvergoeding, berekend op basis van de betaalgegevens (kolommen 9 tot 12); - het totaal van de personeelskredieten na integratie van voormelde meerkost van het sectoraal akkoord 2009-2010 (kolom 13); - de toepassing van de indexering (coëfficiënt 1,5157) : bedragen van kolom 13 x ((1,5157 - 1,4859)/1,4859)) (kolom 14); - de beslissingen van de Ministerraad na begrotingscontrole 2010 (kolom 15); - de toepassing van de besparing van 0,7 % op het totaal van de kolommen 13, 14 en 15 (kolom 16); - de personeelsenveloppes 2011 (kolom 17). Op deze basis wordt de budgettaire haalbaarheid van de operationele personeelsplannen 2011 en van hun uitvoering geëvalueerd.

Tijdens de begrotingscontrole 2011 zal het volgende vastgelegd worden : - betreffende de taalpremie : de meerkost van het sectoraal akkoord 2009-2010 berekend op basis van de betaalgegevens; - betreffende de externe/interne mobiliteit : het bedrag dat in de enveloppe 2011 geïntegreerd moet worden op basis van de gerealiseerde aanwervingen 2010 en de resterende provisie; - betreffende de premie voor competentieontwikkeling met inbegrip van de 20E-CA3 : het saldo van de nieuwe recurrent in 2010 dat in de enveloppe 2011 dient geïntegreerd te worden op basis van de realisaties 2010.

Betreffende de premie voor competentieontwikkeling blijven de achterstallen en de nieuwe recurrent betaald in 2011 ten laste van de provisie. 4. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan. 4.1 Het strategisch personeelsplan 2011-2013 Elke dienst werkt een strategisch personeelsplan uit voor de periode 2011-2013.

In dit plan wordt de beoogde evolutie van de operationele human resources beschreven in functie van de strategische beleidslijnen van de dienst en deze die de regering heeft uitgetekend, in het bijzonder het selectief vervangingsbeleid ter versterking van de efficiëntie en doeltreffendheid van de diensten.

De referentie-enveloppe voor 2012 en 2013 is, bij ongewijzigd beleid, de enveloppe 2011 verminderd met respectievelijk 0,7 % en 1,4 %.

De haalbaarheid van de strategische visie wordt jaarlijks afgetoetst bij de indiening van het operationeel personeelsplan. 4.2 Het operationeel personeelsplan 2011 De diensten maken een operationeel personeelsplan 2011 op waarbij ze erover waken dat : - de geraamde reële en structurele kost van het plan binnen de grenzen van de personeelsenveloppe 2011 blijft; - de geraamde structurele kost van het plan ook door de enveloppe 2012 kan gedragen worden.

Bij de raming van de kost van het plan worden de in 2011 gerealiseerde personeelsuitgaven betreffende de premie voor competentieontwikkeling (nieuw recurrent en achterstallen) en de externe/interne mobiliteit als neutraal beschouwd. Deze uitgaven moeten niet geraamd worden noch als kost noch als krediet.

Bij de uitvoering van het plan : - moet ervoor gezorgd worden dat de geraamde reële en structurele kost van de acties die worden beslist, ook deze die pas in het volgend boekjaar een impact zullen hebben, binnen de beschikbare reële en structurele budgettaire marge blijven. Ze moeten bovendien haalbaar zijn in de toekomst rekening houdende met de verderzetting van de besparing en beantwoorden aan de voor 2011 beoogde HR-evolutie; - maakt een bijkomende budgettaire marge die tijdens het boekjaar vrijkomt (ingevolge initieel niet gebudgetteerde uitstromen) nieuwe, niet in het actieplan voorziene acties mogelijk. Zij moeten afgetoetst worden aan het selectief vervangingsbeleid wat dus inhoudt dat de acties niet noodzakelijk in dezelfde graad of klasse als de uitstromen gebeuren maar kunnen gerealiseerd worden in een andere personeelscategorie. Zij moeten zich inschrijven in de objectieven en tendensen vastgelegd in het strategische personeelsplan. De beoogde HR-evolutie van het operationeel plan 2011 wordt pro rata het aantal VTE's aangepast en voor gunstig advies voorgelegd aan de inspecteur van Financiën.

De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007 betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën, gebeuren. 5. Procedure De opmaak van de personeelsplannen en de opvolging van de uitvoering ervan gebeurt overeenkomstig de methodologie vermeld in de omzendbrief nr.574 en met inachtneming van de specifieke richtlijnen vervat in deze omzendbrief. De diensten gebruiken het model van personeelsplan opgenomen in omzendbrief 574 behalve voor wat bijlage 3b betreft die vervangen wordt door de tabel vermeld in bijlage 2 (*).

De bijlage 3a. Referentietoestand van de human resources is het kerndocument van een personeelsplan. Zij vormt de beginsituatie van zowel het operationeel als het strategisch personeelplan.

Ze integreert de volgende drie basisgegevens in een geconsolideerde projectie op het einde van het boekjaar van het plan, bij ongewijzigd beleid : - de inventaris van de VTE op de begindatum van het boekjaar met hun geraamde reële kost aan 12/12 en structurele kost; - de gekende personeelsbewegingen die zich tijdens het boekjaar zullen voordoen met hun geraamde budgettaire impact (reëel en structureel); - de besliste of de in uitvoering zijnde acties die uitwerking zullen hebben vanaf de begindatum van het boekjaar met hun geraamde budgettaire impact (reëel en structureel).

Ten einde de betrokken basisgegevens en de toegepaste methodologie te kunnen verifiëren, wordt aan de diensten gevraagd in een nota de opeenvolgende stappen en de gegevensbronnen te beschrijven die geleid hebben tot de opmaak van de bijlage 3a Referentietoestand van de human resources.

De FOD P&O zal terzake een gerichte ondersteuning aanbieden.

Bedoelde nota wordt aan de inspecteur van Financiën voorgelegd en meegestuurd met het personeelsplan.

Het strategisch personeelsplan (2011-2013) en operationeel personeelsplan (2011) worden aangevuld met de rapporteringstabellen volgens model voorzien in bijlage 3. Voor 2011 worden enkel de in- en uitstromen vermeld die bovenop deze opgenomen in de TO BE 2011 (bijlage 1B van het operationeel personeelsplan 2011) worden geraamd.

Het volledig dossier, inclusief het advies van de inspecteur van Financiën en het akkoord van de bevoegde minister, wordt gelijktijdig bij de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting ingediend. Dit gebeurt ten laatste op 24 december 2010.

De task force Ambtenarenzaken-Begroting, opgericht in het kader van de omzendbrief 593, staat in voor de nodige ondersteuning van de diensten en waarborgt een gecoördineerde, eenvormige en intensieve aanpak van de ingezonden dossiers. Zijn werkwijze beoogt een snelle doorstroming van de resultaten van hun evaluatie.

Enkel de dossiers die volledig zijn zullen in behandeling worden genomen.

Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting toe te laten binnen de maand volgend op de ontvangst van het volledig dossier hun beslissing mee te delen aan de diensten.

De diensten kunnen hun goedgekeurd personeelsplan 2010 verder uitvoeren indien ze een volledig dossier via elektronische weg (TF593@p-o.belgium.be) bij de Task Force hebben ingediend. 6. Samenstelling van de enveloppes De enveloppe moet de basis zijn voor de planning van de human resources voor alle kredieten die aan een dienst zijn toegekend voor de financiering van zijn personeel. Een personeelsplan wordt opgemaakt en uitgevoerd voor het geheel van de kredieten die de enveloppe vormen.

Voor de budgettaire opvolging is het nodig een verband te leggen tussen de enveloppe en de verschillende kredieten die het personeel financieren.

Bijlage 1 van de omzendbrief 602 Informatie inzake de monitoring van het personeel en de personeelskredieten definieert de entiteiten, en de categorie waartoe ze behoren, die onderworpen zijn aan de federale monitoring. Deze bijlage, die regelmatig wordt geactualiseerd in functie van de evolutie van de entiteiten en hun samenstelling, geldt als referentie voor het geheel van de begrotingsartikelen die de enveloppe(s) van de FOD/POD vormen. Het betreft de entiteiten die behoren tot de categorieën 11, 12 en 13.

De operationele personeelsplannen 2011 voor de kredieten buiten enveloppe, worden afzonderlijk ingediend bij de Minister van Ambtenarenzaken en de Staatssecretaris voor Begroting, al dan niet gelijktijdig met de personeelsplannen voor de enveloppe.

Belangrijke opmerking : de bepalingen van deze omzendbrief zijn overgangsbepalingen. De definitieve bepalingen zullen door een regering buiten lopende zaken worden genomen.

De Minister van Begroting, G. VANHENGEL De Minister van Ambtenarenzaken, I. VERVOTTE De Staatssecretaris voor Begroting, M. WATHELET (*) De FOD's en POD's die in 2010 FEDCOM gebruiken dienen een personeelsplan 2011 in voor het boekjaar 1.01.2011-31.12.2011.

Voor de FOD's en POD's waarop de wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat integraal van toepassing zal worden in 2011, zal rekening gehouden worden met het moment van imputatie van de lonen (vastgesteld recht) vanaf het jaar volgend op de inwerkingtreding van de wet.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld