FEDERALE OVERHEIDSDIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE EN FEDERALE OVERHEIDSDIENST BUDGET EN BEHEERSCONTROLE

6 DECEMBER 2013. - Omzendbrief nr. 629. - Informatie inzake de personeelsenveloppes 2014 en 2015 en de personeelsplannen 2014

Aan de federale overheidsdiensten, de programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen Mevrouw de Minister, Mijnheer de Minister, Mevrouw de Staatssecretaris, Mijnheer de Staatssecretaris, Mevrouw de Voorzitter, Mijnheer de Voorzitter, De FODs en PODs worden uitgenodigd voor hun personeelsenveloppe(s) een personeelsplan 2014 op te maken en de grote lijnen van een personeelsplan 2015 te schetsen.

Deze belangrijke oefening moet zich inschrijven in de algemene strategie van efficiëntie die toelaat de kwaliteit van de dienstverlening te behouden en telkens dit mogelijk is te verhogen en terzelfdertijd het ambitieuze besparingsplan van de regering te implementeren.

Bovenop de maatregelen beslist in 2012 en in BC 2013 en geïntegreerd in de prefiguratie 2014 vermeld in de tabel opgenomen in bijlage 1, heeft de regering tijdens het begrotingsconclaaf volgende maatregelen beslist : "De diensten kunnen vragen om de besparingen die gepland zijn op de werkings- en investeringskredieten om te zetten in verdere besparingen op de personeelskredieten."(MR 30/11/2012) 1. Personeelsenveloppe De personeelsenveloppes zijn genormeerd in de omzendbrief nr.602 - Informatie inzake de monitoring van het personeel en van de personeelskredieten, geactualiseerd door de omzendbrief nr. 602ter.

Voor deze personeelsenveloppes omvat de tabel in bijlage 1 de perimeter 2014-2015 van het personeelsplan (in k€), onder voorbehoud van de stemming van de begroting 2014: 1. enveloppe 2013 na begrotingscontrole 2013 (cfr.bijlage omzendbrief 623bis, kolom 5) (kolom 1); 2. technische correcties (kolom 2);3. het aldus bekomen basisbedrag van de personeelskredieten 2014 (kolom 3 = sigma kolommen 1 tot 2); 4. de indexering 2014 (vanaf juli 2014) overeenkomstig de omzendbrief betreffende de voorafbeelding van de begroting 2014, goedgekeurd door Ministerraad van 26.04.2013 (kolom 4); 5. volume (kolom 5);6. de besparing van 0,1% beslist in de omzendbrief betreffende de voorafbeelding van de begroting 2014 (kolom 6);7. de besparing 2014 beslist in de omzendbrief betreffende de voorafbeelding van de begroting 2014 (pro rata € 90 miljoen) (kolom 7);8. beslissing begrotingsconclaaf : correctie indexering vermeld in kolom 4 (index vanaf augustus 2014) (kolom 8);9. andere beslissingen begrotingsconclaaf (kolom 9) 10.enveloppe IB 2014 na begrotingsconclaaf (kolom 10 = sigma kolommen 3 tot 9 ); 11. blokkering van de personeelskredieten ten belope van 2% beslist in begrotingsconclaaf (kolom 11);12. correcties 2014 (kolom 12) 13.maximum trekkingsrecht 2014 en 2015 op de interdepartementale provisie om de reële kost van eerste werkervaring (de `Rosetta's') te dekken (kolom 13); 14. maximum trekkingsrecht 2014 en 2015 op de interdepartementale provisie Optifed (kolom 14);15. de uitvoeringslimiet 2014 (T): de personeelsuitgaven 2014, buiten de trekkingsrechten op de interdepartementale provisie voor de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling, mogen deze limiet niet overschrijden (kolom 15 = sigma kolommen 10 tot 14);16. de vastleggingslimiet 2015 (T+1): er kan geen engagement in 2014 worden aangegaan waarvan de kost T+1 aanleiding zou geven tot een overschrijding van deze limiet (kolom 16 = sigma kolommen 10 tot 14). De Ministerraad van 10 oktober 2013 heeft inderdaad beslist dat geen verplichting in 2014 aangegaan kan worden waarbij de personeelskredieten in 2015 en 2016 het niveau van 2014 overschrijden, rekening houdende met de bevroren bedragen.

Het personeelsplan 2014 moet verenigbaar zijn met de uitvoeringslimiet 2014 (T) en de vastleggingslimiet 2015 (T+1). Het is op deze basis dat de budgettaire haalbaarheid van het plan zal afgetoetst worden.

De interdepartementale provisie zal, indien nodig, dekken: - de betaling van de achterstallen van de premies voor competentieontwikkeling op basis van de evaluatie van de geobserveerde kosten door het sepp-platform; - de uitgaven die voortvloeien uit de uitvoering van het plan betreffende de eerste werkervaring in de FODs Justitie, Volksgezondheid, Werkgelegenheid en Economie, binnen de grenzen bepaald in kolom 13. 2. Personeelsplan Een strikte monitoring van de menselijke en budgettaire middelen die moet toelaten de evolutie van de VTE en van de reële en structurele budgettaire marge zeer precies op te volgen en te evalueren, is een sleutelactiviteit die elke FOD/POD moet in acht nemen zowel bij de opmaak van een personeelsplan als bij de opvolging van de uitvoering ervan.eb 2.1. Personeelsplan 2014 Het personeelsplan 2014 moet aantonen dat : 1. zijn geraamde kost T binnen de grenzen van de uitvoeringslimiet 2014 blijft;2. zijn geraamde kost T+1 binnen de grenzen van de vastleggingslimiet 2015 blijft. 2.2. Opmaak van het ontwerp van personeelsplan 2014 De opmaak van het ontwerp van personeelsplan 2014 gebeurt in het kader van een continue monitoring van het personeelsplan die bij de meeste diensten in 2013 werd geïmplementeerd. Deze diensten hebben, op basis van een overlegde SLA, bij de FOD P & O de beschikking gehad over een platform en een methodologie Sepp die toelaat de continuïteit van de opvolging van hun planning te verzekeren.

Op basis van een doorgedreven monitoring van het personeelsplan 2013, gebaseerd op de betaalgegevens van de laatste referentiemaand, en na aanpassing van hun budgettaire parameters 2014 en 2015, zullen de diensten over de referentietoestand `AS IS 2014 et 2015' beschikken.

Deze omvat de projectie van de lasten 2014 en 2015, buiten de evenementen, en integreert de risicofactoren verbonden met de raming.

Zij identificeert de beschikbare budgettaire middelen 2014 en 2015 overeenkomstig deze omzendbrief.

Door de onomkeerbare evenementen 2013 en 2014 aan te vullen met, in voorkomend geval, deze die een effect hebben vanaf 2015, zullen de diensten beschikken over de referentietoestand `Niet samendrukbare TO BE 2014 et 2015'. Deze omvat, behalve de projectie van de AS IS, de impact in 2014 en 2015 van de onomkeerbare en geassimileerde bewegingen en identificeert de beschikbare operationele marges 2014 en 2015.

Er wordt onderstreept dat een evenement van het type `definitieve OUT contractueel' slechts als onomkeerbaar kan beschouwd worden in de volgende gevallen: - de dienst heeft duidelijk beslist om de arbeidsovereenkomst van bepaalde duur met het personeelslid niet te verlengen of heeft een einde gesteld aan de arbeidsovereenkomst met het personeelslid door kennisgeving van een opzeg in de voorgeschreven vorm; - het personeelslid heeft de beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst formeel ter kennis gebracht aan zijn dienst (pensioen aangevraagd, opzeg gegeven,...).

Na validatie door de dienst krijgt deze situatie de referentie `gevalideerde niet-samendrukbare TO BE + validatiedatum' en wordt ze door de task force voor visum naar de inspecteur van Financiën gezonden.

Door, binnen beschikbare operationele marges 2014 en 2015, de operationele beslissingen 2013 aan te vullen met de nieuwe beslissingen die in werking treden in 2014, zullen de diensten de referentietoestand `Operationele TO BE 2014' bekomen. Deze omvat de finale projectie met inbegrip van de impact 2014 en 2015 van de operationele beslissingen die het objectief 2014 en 2015 toegekend aan de enveloppe respecteren.

Na validatie door de dienst, krijgt deze situatie de referentie `gevalideerde operationele TO BE + validatiedatum'. Ze vormt het finaal ontwerp van personeelsplan en wordt door de task force voor informatie naar de inspecteur van Financiën gezonden.

De aandacht wordt erop gevestigd dat het advies van de inspecteur evenals het akkoord van de bevoegde minister moeten betrekking hebben op het ontwerp van personeelsplan dat genoemde referentie draagt.

Het door de dienst gevalideerd finaal ontwerp van personeelsplan, aangevuld met de documenten vermeld in punt 3, vergezeld van het advies van de inspecteur van Financiën en van het akkoord van de bevoegde minister, vormt het dossier van personeelsplan dat voor akkoord aan de Minister van Begroting en aan de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken wordt voorgelegd.

De diensten die nog geen SLA afgesloten hebben met de FOD P & O met het oog op de opmaak van hun ontwerp van personeelsplan, worden uitgenodigd contact op te nemen met de FOD P & O. 3. Procedure van indiening van de akkoordaanvraag Een volledige akkoordaanvraag wordt gelijktijdig bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken ingediend.Dit gebeurt via elektronische weg (TF593@p-o.belgium.be).

Enkel de akkoordaanvragen die volledig zijn, zullen behandeld worden.

Een volledige akkoordaanvraag omvat: 1. het finaal operationeel personeelsplan van de dienst, opgemaakt conform de bepalingen vermeld in punt 2.2; 2. een "management summary" die volgende informatie moet bevatten : a.een functionele verantwoording van de operationele beslissingen die beoogd worden om het globaal objectief van het plan te bereiken; b. een inventaris van het E-gov/Smals personeel dat tijdens het jaar 2013 ten laste is geweest van de FOD/POD met een ventilatie van de totaliteit van de last conform het model in bijlage 2 van deze omzendbrief en de projectie van behoeften voorzien voor 2014 en 2015;c. een rapport aangaande de tewerkstelling van personen met een handicap ten laste van de enveloppe;d. een rapport aangaande de implementatie van de ontwikkelcirkels op jaarlijkse basis;3. het advies van de Inspecteur van Financiën, evenals de aan hem of haar gerichte nota en, in voorkomend geval, het antwoord van de dienst op de opmerkingen of observaties geformuleerd door de Inspecteur;4. het akkoord van de bevoegde minister(s). Overgangsmaatregelen De diensten dienen ten laatste op 1 maart 2014 een volledig dossier personeelsplan in.

Er wordt een strikt tijdpad nagestreefd ten einde de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken toe te laten binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van het volledig dossier hun beslissing mee te delen aan de diensten.

Indien een dossier problemen stelt zal de FOD P & O contact opnemen met de betrokken dienst.

Na 15 maart 2014, kan geen enkele beslissing tot werving of bevordering meer in uitvoering gebracht worden, zolang het personeelsplan 2014 niet is goedgekeurd door de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken.

Ingeval van absolute noodzaak, zal een gemotiveerde aanvraag tot afwijking voorgelegd worden gelijktijdig aan de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken. Zij zullen desgevallend een afwijking toestaan. 4. Controle op de uitvoering van het personeelsplan De controle op de uitvoering van het personeelsplan moet overeenkomstig het koninklijk besluit van 9 juli 2007Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 09/07/2007 pub. 23/07/2007 numac 2007002140 bron federale overheidsdienst personeel en organisatie en federale overheidsdienst budget en beheerscontrole Koninklijk besluit betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën sluiten betreffende de controle op de uitvoering van het personeelsplan door de inspectie van Financiën, gebeuren. De uitvoering van het personeelsplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de voorzitter van het directiecomité. Hij waakt erover dat: - de operationele beslissingen in overeenstemming zijn met de functionele verantwoording opgenomen in de "management summary" en - hun impact de uitvoeringslimiet en de vastleggingslimiet en het globaal VTE-objectief T+1 van het goedgekeurd personeelsplan respecteert.

De diensten krijgen tijdens het jaar 4 x de kans bij de Minister van Begroting en de Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, een aangepaste versie van hun personeelsplan in te dienen (31 maart, 30 juni, 30 september en 30 november) overeenkomstig de modaliteiten vastgelegd in punt 3. Hierin kunnen nieuwe gegevens zoals onverwachte vertrekken worden in opgenomen Indien er nieuwe marges vrijkomen, bijvoorbeeld als gevolg van niet voorziene vertrekken, zijn aanvullende beslissingen die conform moeten zijn met de globale RH-strategie, toegelaten. Deze mogen echter nooit leiden tot een overschrijding van het totaal aantal betaalde VTE's initieel voorzien voor het einde van het jaar. 5. Opheffing omzendbrieven Worden opgeheven: - de omzendbrief nr.623 van 11 januari 2013, « Informatie inzake de personeelsenveloppes 2013 en 2014 en de personeelsplannen 2013 » - de omzendbrief nr. 623bis van 27 mei 2013, « Informatie inzake de personeelsenveloppes 2013 en 2014 en de personeelsplannen 2013 : update van de bijlage van omzendbrief 623. » Brussel, 6 december 2013.

De Minister van Begroting, O. CHASTEL De Staatssecretaris voor Ambtenarenzaken, H. BOGAERT

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld

Bijlage 2: Inventaris van het E-gov/Smals personeel ten laste van de FOD/POD in de periode januari - december 2013 : toestand op 1.01.2014

FOD/POD

Begrotingsartikel (BA 12.xx.)

Betaalde VTE's in 2013 per type functie

Totaal vastleggingen 2013 (k€)

Totaal vereffeningen 2013 (k€)

Voorziene uitgaven 2014 (k€)

Voorziene uitgaven 2015 (k€)

Management

ICT

Andere

02

022101121101

022110121123

023111121127

023211121122

..........

03

032101121104

033101121120

..........

04

043110121152

043120121151

043150121120

..........

05

052101121120

053110121154

..........

12

122101121104

124002121104

125102121104

125202121104

125602121104

125631121104

..........

13

134003121129

135473121101

135610121150

135902121104

136303121101

136401121101

136401121104

..........

14

142101121101

142101121104

..........

18

184002121104

184002121108

..........

23

234002121104

234043121104

..........

24

242152121104

245302121104

..........

25

252102121101

252112121111

252122121104

252122121110

255102121104

255102121111

255133121101

255142121112

255202121104

255202121112

255212121101

255212121104

255221121112

255402121104

255502121104

255522121104

255522121110

255632121101

255632121110

255802121104

..........

32

322130121104

322131121104

324451121104

..........

33

332101121101

332102121104

332120121101

335160121104

335251121104

335306121124

335307121124

335602121101

335622121104

335640121154

335642121101

335642121124

335645121124

..........

44

445508121104

445509121104

445612121104

..........

46

462101121104

..........