SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION ET SERVICE PUBLIC FEDERAL BUDGET ET CONTROLE DE LA GESTION

6 DECEMBRE 2013. - Circulaire n° 629. - Information relative aux enveloppes de personnel 2014 et 2015 et aux plans de personnel 2014

Aux services publics fédéraux, aux services publics fédéraux de programmation et aux services qui en dépendent Madame la Ministre, Monsieur le Ministre, Madame la Secrétaire d'Etat, Monsieur le Secrétaire d'Etat, Madame la Présidente, Monsieur le Président, Les SPF et SPP sont invités à élaborer, pour leur enveloppe(s) de personnel, un plan de personnel 2014 et à esquisser les lignes directrices d'un plan de personnel 2015.

Cet exercice majeur doit s'inscrire dans la stratégie générale d'efficience permettant de conserver et, chaque fois que c'est possible, de hausser la qualité des services rendus tout en mettant en oeuvre le plan ambitieux d'économie du gouvernement.

Outre les mesures décidées en 2012 et au CB 2013 et intégrées dans la préfiguration 2014 mentionnée dans le tableau repris en annexe 1re, le gouvernement a décidé au conclave budgétaire du Budget initial 2013 les mesures suivantes : « Les services peuvent demander de convertir en économies supplémentaires sur les crédits de personnel, les économies prévues sur les crédits de fonctionnement et d'investissement. » (CM 30/11/2012) 1. Enveloppe de personnel Les enveloppes de personnel sont normées dans la Circulaire 602 - Informations relatives au monitoring du personnel et des crédits de personnel, actualisée par la circulaire 602ter. Pour ces enveloppes de personnel, le tableau en annexe 1re comporte le périmètre 2014-2015 du plan de personnel (en k€), sous réserve du vote du budget 2014 : 1. enveloppe 2013 après contrôle budgétaire 2013 (cfr.annexe circulaire n° 623bis, colonne 5) (colonne 1); 2. corrections techniques (colonne 2);3. le montant de base des crédits de personnel 2014 ainsi obtenu (colonne 3 = sigma colonnes 1 à 2); 4. l'indexation 2014 (à partir de juillet 2014), conformément à la circulaire de préfiguration du budget 2014, approuvée par le Conseil des Ministres du 26.04.2013 (colonne 4); 5. volume (colonne 5);6. l'économie de 0,1% décidée dans la circulaire de préfiguration du budget 2014 (colonne 6);7. l'économie 2014 décidée dans la circulaire de préfiguration du budget 2014 (pro rata € 90 million) (colonne 7);8. décision conclave budgétaire : correction de l'indexation reprise dans la colonne 4 (index à partir d'août 2014) (colonne 8) 9.autres décisions conclave budgétaire (colonne 9); 10. enveloppe BI 2014 après conclave budgétaire (colonne 10 = sigma colonnes 3 à 9);11. blocage des crédits de personnel à concurrence de 2 %, décidée en conclave budgétaire (colonne 11);12. corrections 2014 (colonne 12) 13.droit de tirage maximum 2014 et 2015 sur la provision interdépartementale pour couvrir le coût réel des premiers emplois (les `Rosetta') (colonne 13); 14. droit de tirage maximum 2014 et 2015 sur la provision interdépartementale Optifed (colonne 14);15. la limite d'exécution 2014 (T) : les dépenses de personnel 2014, hors droits de tirage sur la provision interdépartementale pour les arriérés de primes de développement des compétences, ne peuvent dépasser cette limite (colonne 15 = sigma colonnes 10 à 14);16. la limite d'engagement 2015 (T+1): aucun engagement ne peut être pris en 2014 dont le coût T+1 conduirait à un dépassement de cette limite (colonne 16 = sigma colonnes 10 à 14). En effet, le Conseil des Ministres du 10 octobre 2013 a décidé qu'aucun engagement ne peut s'opérer en 2014 qui conduirait à un dépassement de crédits de personnel en 2015 et 2016 par rapport à leur niveau de 2014 compte tenu des montants gelés.

Le plan de personnel 2014 doit être compatible avec la limite d'exécution 2014 (T) et la limite d'engagement 2015 (T+1). C'est sur cette base que sera évaluée la faisabilité budgétaire du plan.

La provision interdépartementale couvrira, si nécessaire, - le paiement des arriérés de primes de développement des compétences sur base de l'évaluation des coûts observés faite par la plateforme sepp; - les dépenses découlant de l'exécution du plan concernant les premiers emplois dans les SPF Justice, Santé publique, Emploi et Economie, dans les limites définies colonne 13. 2. Plan de personnel Un monitoring strict des moyens humains et budgétaires permettant de suivre et d'évaluer avec précision l'évolution des ETP et de la marge budgétaire réelle et structurelle, constitue une activité clé que chaque SPF/SPP doit prendre en considération tant lors de l'élaboration d'un plan de personnel que lors du suivi de son exécution. 2.1. Le plan de personnel 2014 Le plan de personnel 2014 doit démontrer que : 1. son coût T estimé reste dans la limite d'exécution 2014;2. son coût T+1 estimé reste dans la limite d'engagement 2015. 2.2. Elaboration du projet de plan de personnel 2014 L'élaboration du projet de plan de personnel 2014 se fait dans la continuité du monitoring de plan de personnel implémenté en 2013 dans la plupart des services. Ces services, sur base d'un SLA concerté, ont disposé auprès du SPF P & O d'une plateforme et d'une méthodologie Sepp permettant d'assurer la continuité du suivi de leur planification.

Sur base du monitoring approfondi du plan de personnel 2013, établi sur les données de paiement du dernier mois de référence, et après avoir adapté leurs paramètres budgétaires 2014 et 2015, les services disposeront de la situation de référence `AS IS 2014 et 2015'.

Celle-ci comprend la projection des charges 2014 et 2015, hors événements, et intègre les facteurs de risques liés à l'estimation.

Elle identifie les moyens budgétaires disponibles 2014 et 2015 conformément à la présente circulaire.

En complétant, le cas échéant, les événements irréversibles 2013 et 2014 avec ceux ayant effet à partir de 2015, les services disposeront de la situation de référence `TO BE incompressible 2014 et 2015'.

Celle-ci inclut, outre la projection de l'AS IS, l'impact 2014 et 2015 des mouvements irréversibles et assimilés et identifie les marges opérationnelles 2014 et 2015 disponibles.

Il est souligné qu'un événement de type `OUT définitif contractuel' ne peut être considéré comme étant irréversible que dans les cas suivants : - le service a clairement décidé de ne pas prolonger le contrat de travail à durée déterminée du membre de personnel ou il a mis fin au contrat de travail du membre de personnel moyennant un préavis signifié dans la forme prescrite; - le membre de personnel a formellement informé son service de la cessation de son contrat de travail (retraite demandée, préavis donné,...).

Après validation par le service, cette situation porte la référence `TO BE incompressible validé + date de validation' et est envoyée par la task force pour visa à l'inspecteur des Finances.

En ajoutant, dans les limites des marges opérationnelles 2014 et 2015 disponibles, aux décisions opérationnelles 2013 les nouvelles décisions prenant effet en 2014, les services obtiendront la situation de référence `TO BE opérationnel 2014'. Celle-ci comprend la projection finale y compris l'impact budgétaire 2014 et 2015 des décisions opérationnelles qui respectent l'objectif 2014 et 2015 assigné à l'enveloppe.

Après validation par le service, cette situation porte la référence `TO BE opérationnel validé + date de validation'. Elle représente le projet de plan de personnel final et est envoyé par la task force pour information à l'inspecteur des Finances.

L'attention est attirée sur le fait que l'avis de l'inspecteur des Finances ainsi que l'accord du ministre compétent doivent porter sur le projet de plan de personnel tel que référencé.

Le projet de plan de personnel final validé par le service, complété par les documents mentionnés au point 3, accompagné de l'avis de l'inspecteur des Finances et de l'accord du ministre compétent, constitue le dossier de plan de personnel à soumettre pour accord au Ministre du Budget et au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique.

Les services qui n'ont pas encore conclu un SLA avec le SPF P & O pour l'élaboration de leur projet de plan de personnel, sont invités à prendre contact avec le SPF P & O. 3. Procédure d'introduction de la demande d'accord Une demande d'accord complète est introduite simultanément auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la fonction publique par voie électronique (TF593@p-o.belgium.be).

Seules les demandes d'accord complètes seront traitées.

Une demande d'accord complète comprend: 1. le plan de personnel opérationnel final du service, établi conformément aux dispositions reprises au point 2.2.; 2. un « management summary », reprenant les informations suivantes : a.une justification fonctionnelle des décisions opérationnelles envisagées pour atteindre l'objectif global du plan; b. un inventaire de l'ensemble du personnel E-gov/Smals qui a été à charge du SPF/SPP durant l'année 2013 avec une ventilation de la totalité de la charge conformément au modèle repris en annexe 2 de la présente circulaire et la projection des besoins prévus pour 2014 et 2015;c. un rapportage concernant la mise au travail des personnes handicapées à charge de l'enveloppe;d. un rapportage concernant l'implémentation des cercles de développement sur base annuelle;3. l'avis de l'Inspecteur des Finances, ainsi que la note qui lui a été adressée et, le cas échéant, la réponse du service aux remarques ou observations formulées par l'inspecteur des Finances;4. l'accord du ou des ministre(s) compétent(s). Mesures transitoires Les services introduisent au plus tard le 1er mars 2014 un dossier de plan de personnel complet.

Un calendrier strict est suivi afin que le Ministre du Budget et le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique communiquent dans un délai de 15 jours après réception du dossier complet leur décision aux services.

Si un dossier pose problème le SPF P & O prendra contact avec le service concerné.

Au delà du 15 mars 2014, plus aucune décision de recrutement ou de promotion ne peut être mise en exécution tant que le plan de personnel 2014 n'a pas été approuvé par le Ministre du Budget et le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique.

En cas de nécessité absolue, une demande de dérogation motivée sera soumise parallèlement au Ministre du Budget et au Secrétaire d'Etat à la Fonction publique. Ceux-ci accorderont éventuellement une dérogation. 4. Contrôle sur l'exécution du plan de personnel Le contrôle sur l'exécution du plan de personnel doit se faire conformément à l'arrêté royal du 9 juillet 2007 relatif au contrôle de la mise en oeuvre du plan de personnel par l'inspection des Finances. L'exécution du plan de personnel est de la responsabilité du président du comité de direction. Il veille à ce que : - les décisions opérationnelles soient compatibles avec la justification fonctionnelle reprise dans le « management summary » et - que leur impact respecte les limites d'exécution et d'engagement et l'objectif global ETP T+1 du plan de personnel approuvé.

Durant l'année les services auront à 4 reprises la possibilité d'introduire auprès du Ministre du Budget et du Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, une version adaptée de leur plan de personnel (31 mars, 30 juin, 30 septembre et 30 novembre) selon les modalités fixées au point 3. De nouvelles données, telles que des départs imprévus, pourront y être repris.

Si des marges nouvelles se libèrent, par exemple suite à des départs non prévus, des décisions complémentaires, conformes à la stratégie RH globale, sont autorisées. Toutefois, celles-ci ne peuvent jamais avoir pour effet de dépasser le nombre total d'ETP payés initialement prévus pour la fin de l'exercice. 5. Abrogation circulaires Sont abrogés : - la circulaire n° 623 du 11 janvier 2013, « Information relative aux enveloppes de personnel 2013 et 2014 et aux plans de personnel 2013 » - la circulaire n° 623bis du 27 mai 2013, « Information relative aux enveloppes de personnel 2013 et 2014 et aux plans de personnel 2013 : update de l'annexe de la circulaire 623.».

Bruxelles, le 6 décembre 2013.

Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

Pour la consultation du tableau, voir image

Annexe 2 : Inventaire de l'ensemble du personnel E-gov/Smals à charge du SPF/SPP durant la période janvier-décembre 2013 : situation au 1.01.2014

SPF/SPP

Article budgétaire (ab 12.xx)

ETP payés en 2013 par type de fonction

Total des engagements 2013 (k€)

Total des liquidations 2013 (k€)

Dépenses prévues 2014 (k€)

Dépenses prévues 2015 (k€)

Management

ICT

Autre

02

022101121101

022110121123

023111121127

023211121122

..........

03

032101121104

033101121120

..........

04

043110121152

043120121151

043150121120

..........

05

052101121120

053110121154

..........

12

122101121104

124002121104

125102121104

125202121104

125602121104

125631121104

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13

134003121129

135473121101

135610121150

135902121104

136303121101

136401121101

136401121104

..........

14

142101121101

142101121104

..........

18

184002121104

184002121108

..........

23

234002121104

234043121104

..........

24

242152121104

245302121104

..........

25

252102121101

252112121111

252122121104

252122121110

255102121104

255102121111

255133121101

255142121112

255202121104

255202121112

255212121101

255212121104

255221121112

255402121104

255502121104

255522121104

255522121110

255632121101

255632121110

255802121104

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32

322130121104

322131121104

324451121104

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33

332101121101

332102121104

332120121101

335160121104

335251121104

335306121124

335307121124

335602121101

335622121104

335640121154

335642121101

335642121124

335645121124

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44

445508121104

445509121104

445612121104

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46

462101121104

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