FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

3 NOVEMBER 2008. - Omzendbrief betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek

Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep;

Aan de dames en heren ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk;

Mijn aandacht werd erop gevestigd dat bepaalde gemeenten de mogelijkheid bieden of de intentie hebben de mogelijkheid te bieden om een geboorteaangifte te doen in de kraamkliniek. Deze initiatieven kaderen in het streven naar klantvriendelijkheid en administratieve vereenvoudiging voor de burgers.

Het College van procureurs-generaal, dat terzake werd geconsulteerd, staat positief tegenover de idee die voor de burger een vereenvoudiging en tijdsbesparing zou betekenen. Samen met het College van procureurs-generaal ben ik evenwel van mening dat het toelaten van dergelijke geboorteaangiftes in ziekenhuizen een omzendbrief behoeft gelet op de eenvormigheid en continuïteit van invoering van gegevens en het toezicht op de registers.

De geboorteaangifte in het ziekenhuis roept een aantal bijzondere problemen op zoals de opmaak van de akte buiten het gemeentehuis, de verplaatsing en bewaring van de registers op een andere plaats dan het gemeentehuis, de opsplitsing van de registers en nummering van de akten en het toezicht op de registers.

Deze omzendbrief strekt ertoe de ambtenaren van de burgerlijke stand voor te lichten over de aangifte van de geboorte in de kraamkliniek die zij mogelijkerwijze kunnen toepassen in de uitoefening van hun ambt.

I. Algemeen In afwachting van wetgevende initiatieven die de burgerlijke stand zullen moderniseren wens ik het kader mee te geven binnen dewelke een geboorteaangifte in de kraamkliniek mogelijk is. Deze omzendbrief heeft geenszins de bedoeling de bestaande praktijken van geboorteaangifte in de gemeentehuizen te wijzigen.

Algemeen gesteld dient de ambtenaar van de burgerlijke stand die de geboorteaangifte wenst mogelijk te maken in een kraamkliniek deze aangifte en de opmaak van de akte van geboorte met dezelfde waarborgen te omringen als de geboorteaangiften op het gemeentehuis.

Met uitzondering van enkele bijzonderheden die geenszins van invloed zijn op de inhoud van de akte van geboorte zal de aangifte in de kraamkliniek dus op éénzelfde manier verlopen als de aangifte van de geboorte van een kind op het gemeentehuis van de desbetreffende gemeente. De stijgende graad van technologie laat toe dat de burgerlijke stand in het ziekenhuis over dezelfde informatie beschikt als de burgerlijke stand in het gemeentehuis.

II. Praktische richtlijnen voor de ambtenaren van de burgerlijke stand Vooraleer de ambtenaar van de burgerlijke stand overgaat tot het aanbieden van de mogelijkheid van een geboorteaangifte in de kraamkliniek dient hij het positief advies van het college van burgemeester en schepenen belast met het houden van de registers van de burgerlijke stand te bekomen.

Als er meerdere kraamklinieken onder de verantwoordelijkheid van één ambtenaar van de burgerlijke stand vallen, zal worden nagegaan of voor elke kraamkliniek de voorwaarden vervuld zijn om een geboorteaangifte te organiseren.

De ambtenaar van de burgerlijke stand die in zal staan voor de organisatie van de aangifte van geboorte in de kraamkliniek zal er in het bijzonder over waken dat een beveiligd informaticasysteem het perfect mogelijk maakt het geheel te laten verlopen alsof de aangifte zou hebben plaatsgevonden in het gemeentehuis. 1. De opmaak van de akte a.De aangifte Het organiseren van geboorteaangiften in de kraamkliniek mag er niet toe leiden dat de kennisgevingen van geboorten vanuit de kraamkliniek, zoals voorzien in art. 56, § 4, B.W., niet meer zouden gebeuren.

Zonder dat de ambtenaar van de burgerlijke stand kennis heeft gekregen van de geboorte kan geen aangifte van geboorte worden gedaan.

De aangifte zal dus gebeuren op dezelfde manier zoals ze in het gemeentehuis gebeurt, dat wil zeggen met dezelfde waarborgen die de authenticiteit van de akte garanderen.

Derhalve wordt bij de aangifte van geboorte in de kraamkliniek nagegaan of de aangever(s) dezelfde documenten kunnen voorleggen alsdat bij een aangifte in het gemeentehuis het geval is. De vraag naar ondersteunende documenten verhindert de mogelijkheid van een gelijktijdige geboorteaangifte van hetzelfde kind in het gemeentehuis én in de kraamkliniek. Als voorbeeld van ondersteunende documenten denk ik aan de identiteitskaart en het door de arts of vroedvrouw ingevulde formulier dat door de aangever moet worden afgegeven ingevolge art. 5 van het koninklijk besluit van 14 juni 1999 waarbij een jaarlijkse statistiek van de geboorten wordt voorgeschreven (Belgisch Staatsblad 14 juni 1999).

Om de mogelijkheid tot aangifte voor alle burgers te waarborgen zal de ambtenaar van de burgerlijke stand ervoor zorgen dat een over de week gelijkmatig gespreide mogelijkheid tot geboorteaangifte wordt aangehouden. Als typevoorbeeld denk ik aan een aanwezigheid op maandagvoormiddag, woensdagvoormiddag en vrijdagnamiddag. b. De akte van geboorte De opmaak van de akte van geboorte gebeurt in aanwezigheid van de aangever(s) die de nodige handtekeningen plaatsen.Ik kom hieronder terug op de logische nummering van de geboorteakten.

In ieder geval kan het niet zo zijn dat een correcte toepassing van de afstammingswetgeving bemoeilijkt wordt doordat de aangifte in de kraamkliniek gebeurt. Dezelfde handelingen als in het gemeentehuis moeten kunnen worden gesteld. 2. De registers Het niet wijzigen van de huidige principes die de geboorteaangifte voor de ambtenaar van de burgerlijke stand regeren, heeft verschillende gevolgen op het vlak van het houden van de registers van de burgerlijke stand. Vooreerst zal de gemeente die de geboorteaangifte wenst te organiseren in de kraamkliniek specifieke geboorteregisters gebruiken voor de aangifte van de geboorte in de kraamkliniek, die in dubbel worden bijgehouden. De ambtenaar van de burgerlijke stand zorgt ervoor dat het eerste en het laatste blad van de registers als zodanig worden gemerkt en alle bladen worden geparafeerd, door de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of zijn vervanger, conform artikel 41 van het Burgerlijk Wetboek.

Dit neemt niet weg dat het geheel van de registers van de burgerlijke stand dienen te worden bewaard in de lokalen van de centrale dienst van de gemeente, waar de ambtenaar van de burgerlijke stand die burgerrechtelijk en strafrechtelijk aansprakelijk is voor de vervalsingen die erin mochten worden aangebracht zijn opdracht van bewaring en van toezicht op de registers kan vervullen.

Ten tweede merk ik op dat de verplaatsing van geboorteregisters enkel kan gebeuren op voorwaarde dat de nodige voorzorgsmaatregelen worden getroffen bij het vervoer van het register en dat de procureur des Konings geen bezwaar heeft. De procureurs des Konings, die tot taak hebben voortdurend toezicht uit te oefenen op het houden van de akten van de burgerlijke stand en op de uitoefening van de bediening van ambtenaar van de burgerlijke stand, moeten zich derhalve verzetten tegen verplaatsing van de registers, wanneer die niet verantwoord is of niet geschiedt in omstandigheden die de goede bewaring ervan waarborgen.

Als derde gevolg denk ik aan de beperking in de tijd van de bewaring in de kraamkliniek van het geboorteregister met ingeschreven geboorteakten, waarbij het weekend uitgesloten wordt van de mogelijkheid tot bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek.

De bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek moet gebeuren op zulke wijze dat een onbevoegd persoon zich geen makkelijke toegang kan verschaffen tot deze registers. Indien deze beveiligde bewaring niet kan worden gegarandeerd, kan geen aangifte van geboorte in de kraamkliniek gebeuren.

Evenzeer moet de aandacht worden gevestigd op de noodzaak tot inschrijving van de akten van geboorten in de juiste geboorteregisters zodat de continuïteit van invoering van gegevens kan worden gegarandeerd. Een geboorteakte opgemaakt na de aangifte in een kraamkliniek wordt dan ook ingeschreven in het geboorteregister bestemd voor aangiften in de kraamkliniek, terwijl een geboorteakte opgemaakt na aangifte in het gemeentehuis zal worden ingeschreven in de registers bestemd voor aangifte in het gemeentehuis. De plaats van de aangifte dient in de akte te worden vermeld teneinde beide registers duidelijk te onderscheiden.

De akten van geboorten die worden opgemaakt na een aangifte in de kraamkliniek zullen op een logisch opeenvolgende manier worden genummerd, zonder dat twee akten van geboorten dezelfde nummering kunnen dragen. Daartoe zal een aparte nummering worden gebruikt in elk van de registers waarbij rekening wordt gehouden met het aantal te verwachten geboorten in elke kraamkliniek. Bijvoorbeeld wordt voor de registers gebruikt in het stadhuis vertrokken van de nummering 1 tot 1 000, voor kraamkliniek X wordt gewerkt met een nummering van 1 001 tot 2 000, voor kraamkliniek Y gebruikt men een nummering van 2 001-2 500, voor kraamkliniek Z een nummering van 2 501-3 500, enzovoort.

Ten slotte dient de ambtenaar van de burgerlijke stand bijzondere aandacht te hebben voor artikel 42 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat de akten achter elkaar, zonder enig wit vak, in de registers worden ingeschreven.

Voor de goede orde wens ik te herhalen dat als de ambtenaar van de burgerlijke stand de huidige waarborgen die de geboorteaangifte in het gemeentehuis omringen niet op een soortgelijke manier kan garanderen in de kraamkliniek, hij zal nalaten de geboorteaangifte in de kraamkliniek mogelijk te maken. Op deze manier wens ik de goede werking van de burgerlijke stand te behouden en de zekerheid te installeren dat burgers die de aangifte doen in de kraamkliniek op eenzelfde manier worden behandeld als de burgers die de aangifte op het gemeentehuis doen.

Teneinde toe te laten mij een beeld te vormen van de omvang van deze nieuwe praktijk verzoek ik u mijn administratie in te lichten over de inhoud van de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen inzake de aangiften van de geboorten in de kraamkliniek. Dat kan gebeuren ter attentie van de FOD Justitie, dienst Familierecht, Waterloolaan 115, 1000 Brussel of op het mailadres secretariaat.familierecht@just.fgov.be.

Ik zou het ten zeerste op prijs stellen, mocht u wat voorafgaat ter kennis willen brengen van de dames en heren procureurs des Konings en ambtenaren van de burgerlijke stand van uw rechtsgebied.

De Minister van Justitie, J. VANDEURZEN