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| Omzendbrief betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek | Circulaire relative à la déclaration de naissance à la maternité |
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| FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE 3 NOVEMBER 2008. - Omzendbrief betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep; Aan de dames en heren ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk; Mijn aandacht werd erop gevestigd dat bepaalde gemeenten de mogelijkheid bieden of de intentie hebben de mogelijkheid te bieden om een geboorteaangifte te doen in de kraamkliniek. Deze initiatieven kaderen in het streven naar klantvriendelijkheid en administratieve vereenvoudiging voor de burgers. Het College van procureurs-generaal, dat terzake werd geconsulteerd, staat positief tegenover de idee die voor de burger een vereenvoudiging en tijdsbesparing zou betekenen. Samen met het College van procureurs-generaal ben ik evenwel van mening dat het toelaten van dergelijke geboorteaangiftes in ziekenhuizen een omzendbrief behoeft gelet op de eenvormigheid en continuïteit van invoering van gegevens en het toezicht op de registers. De geboorteaangifte in het ziekenhuis roept een aantal bijzondere problemen op zoals de opmaak van de akte buiten het gemeentehuis, de verplaatsing en bewaring van de registers op een andere plaats dan het gemeentehuis, de opsplitsing van de registers en nummering van de akten en het toezicht op de registers. Deze omzendbrief strekt ertoe de ambtenaren van de burgerlijke stand voor te lichten over de aangifte van de geboorte in de kraamkliniek die zij mogelijkerwijze kunnen toepassen in de uitoefening van hun ambt. I. Algemeen In afwachting van wetgevende initiatieven die de burgerlijke stand zullen moderniseren wens ik het kader mee te geven binnen dewelke een geboorteaangifte in de kraamkliniek mogelijk is. Deze omzendbrief heeft geenszins de bedoeling de bestaande praktijken van geboorteaangifte in de gemeentehuizen te wijzigen. Algemeen gesteld dient de ambtenaar van de burgerlijke stand die de geboorteaangifte wenst mogelijk te maken in een kraamkliniek deze aangifte en de opmaak van de akte van geboorte met dezelfde waarborgen te omringen als de geboorteaangiften op het gemeentehuis. Met uitzondering van enkele bijzonderheden die geenszins van invloed zijn op de inhoud van de akte van geboorte zal de aangifte in de kraamkliniek dus op éénzelfde manier verlopen als de aangifte van de geboorte van een kind op het gemeentehuis van de desbetreffende gemeente. De stijgende graad van technologie laat toe dat de burgerlijke stand in het ziekenhuis over dezelfde informatie beschikt als de burgerlijke stand in het gemeentehuis. II. Praktische richtlijnen voor de ambtenaren van de burgerlijke stand Vooraleer de ambtenaar van de burgerlijke stand overgaat tot het aanbieden van de mogelijkheid van een geboorteaangifte in de kraamkliniek dient hij het positief advies van het college van burgemeester en schepenen belast met het houden van de registers van de burgerlijke stand te bekomen. Als er meerdere kraamklinieken onder de verantwoordelijkheid van één ambtenaar van de burgerlijke stand vallen, zal worden nagegaan of voor elke kraamkliniek de voorwaarden vervuld zijn om een geboorteaangifte te organiseren. De ambtenaar van de burgerlijke stand die in zal staan voor de organisatie van de aangifte van geboorte in de kraamkliniek zal er in het bijzonder over waken dat een beveiligd informaticasysteem het perfect mogelijk maakt het geheel te laten verlopen alsof de aangifte zou hebben plaatsgevonden in het gemeentehuis. 1. De opmaak van de akte a. De aangifte Het organiseren van geboorteaangiften in de kraamkliniek mag er niet toe leiden dat de kennisgevingen van geboorten vanuit de kraamkliniek, zoals voorzien in art. 56, § 4, B.W., niet meer zouden gebeuren. Zonder dat de ambtenaar van de burgerlijke stand kennis heeft gekregen van de geboorte kan geen aangifte van geboorte worden gedaan. De aangifte zal dus gebeuren op dezelfde manier zoals ze in het gemeentehuis gebeurt, dat wil zeggen met dezelfde waarborgen die de authenticiteit van de akte garanderen. Derhalve wordt bij de aangifte van geboorte in de kraamkliniek nagegaan of de aangever(s) dezelfde documenten kunnen voorleggen alsdat bij een aangifte in het gemeentehuis het geval is. De vraag naar ondersteunende documenten verhindert de mogelijkheid van een gelijktijdige geboorteaangifte van hetzelfde kind in het gemeentehuis én in de kraamkliniek. Als voorbeeld van ondersteunende documenten denk ik aan de identiteitskaart en het door de arts of vroedvrouw ingevulde formulier dat door de aangever moet worden afgegeven ingevolge art. 5 van het koninklijk besluit van 14 juni 1999 waarbij een jaarlijkse statistiek van de geboorten wordt voorgeschreven | SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE 3 NOVEMBRE 2008. - Circulaire relative à la déclaration de naissance à la maternité A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel; A Mesdames et Messieurs les officiers de l'état civil du Royaume; Mon attention a été attirée sur le fait que certaines communes offrent la possibilité ou ont l'intention d'offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité. Ces initiatives s'inscrivent dans le cadre de l'amélioration du service fourni au client et de la simplification administrative pour les citoyens. Le Collège des Procureurs généraux, qui a été consulté sur la question, est favorable à cette idée qui pour le citoyen serait synonyme de simplification et de gain de temps. Toutefois, le Collège des Procureurs généraux et moi-même estimons que pour autoriser pareilles déclarations dans les hôpitaux, il est opportun d'adopter une circulaire, ce eu égard à l'uniformité et à la continuité de l'introduction des données ainsi qu'au contrôle des registres. La déclaration de naissance à l'hôpital pose un certain nombre de problèmes particuliers comme l'établissement de l'acte en dehors de la maison communale, le déplacement et la conservation des registres ailleurs qu'à la maison communale, la division des registres et la numérotation des actes ainsi que le contrôle des registres. La présente circulaire a pour but d'éclairer les officiers de l'état civil sur la déclaration de naissance à la maternité, qu'ils sont susceptibles de mettre en pratique dans l'exercice de leurs fonctions. I. Généralités Dans l'attente d'initiatives législatives de modernisation de l'état civil, je tiens à définir le cadre dans lequel une déclaration de naissance est possible à la maternité. La présente circulaire ne tend nullement à modifier les pratiques actuelles de déclaration de naissance dans les maisons communales. De manière générale, l'officier de l'état civil qui souhaite permettre la déclaration de naissance dans une maternité est tenu d'entourer cette déclaration et l'établissement de l'acte de naissance des mêmes garanties que pour les déclarations de naissance faites à la maison communale. Exception faite de quelques particularités sans aucune influence sur le contenu de l'acte de naissance, la déclaration de naissance à la maternité se déroulera donc de la même manière que la déclaration de naissance faite à la maison communale de la commune concernée. La technologie de plus en plus pointue permet à l'officier de l'état civil de disposer à l'hôpital des mêmes informations qu'à la maison communale. II. Directives pratiques à l'attention des officiers de l'état civil Avant de pouvoir offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité, l'officier de l'état civil doit obtenir l'avis favorable du collège des bourgmestre et échevins chargé de la tenue des registres de l'état civil. Lorsque plusieurs maternités relèvent de la responsabilité d'un même officier de l'état civil, il convient de vérifier si les conditions en vue de l'organisation des déclarations de naissance sont réunies pour chacune d'elles. L'officier de l'état civil qui se chargera de l'organisation des déclarations de naissance à la maternité veillera en particulier à ce qu'un système informatique sécurisé rende parfaitement possible que toute la procédure se déroule comme si les déclarations étaient effectuées à la maison communale. 1. Etablissement de l'acte a. Déclaration L'organisation des déclarations de naissance à la maternité ne peut avoir pour conséquence qu'il ne soit plus donné avis des naissances par la maternité, conformément à l'article 56, § 4, du Code civil. Aucune déclaration de naissance ne peut être faite sans que l'officier de l'état civil ait reçu avis de la naissance. La déclaration se déroulera donc de la même manière qu'à la maison communale, c'est-à-dire avec les mêmes garanties d'authenticité de l'acte. Par conséquent, en cas de déclaration de naissance à la maternité, il convient de vérifier si le ou les déclarants sont en mesure de produire les mêmes documents que lorsqu'il s'agit d'une déclaration à la maison communale. Cette exigence de présenter des documents en appui empêche que la naissance d'un même enfant puisse être déclarée en même temps à la maison communale et à la maternité. Par documents en appui, je pense par exemple à la carte d'identité ainsi qu'au bulletin complété par le médecin ou l'accoucheuse que le déclarant est tenu de remettre conformément à l'article 5 de l'arrêté royal du 14 juin 1999 prescrivant une statistique annuelle des naissances |
| (Belgisch Staatsblad 14 juni 1999). | (Moniteur belge 14 juin 1999). |
| Om de mogelijkheid tot aangifte voor alle burgers te waarborgen zal de | Afin de garantir à tous les citoyens la possibilité de déclarer une |
| ambtenaar van de burgerlijke stand ervoor zorgen dat een over de week | naissance à la maternité, l'officier de l'état civil veillera à |
| gelijkmatig gespreide mogelijkheid tot geboorteaangifte wordt | l'organiser de façon à ce qu'elle se répartisse de façon régulière sur |
| aangehouden. Als typevoorbeeld denk ik aan een aanwezigheid op | la semaine. Je pense par exemple à une permanence le lundi matin, le |
| maandagvoormiddag, woensdagvoormiddag en vrijdagnamiddag. | mercredi matin et le vendredi après-midi. |
| b. De akte van geboorte | b. Acte de naissance |
| De opmaak van de akte van geboorte gebeurt in aanwezigheid van de | L'acte de naissance est dressé en présence du ou des déclarants, |
| aangever(s) die de nodige handtekeningen plaatsen. Ik kom hieronder | lesquels apposent les signatures nécessaires. La logique de la |
| terug op de logische nummering van de geboorteakten. | numérotation des actes de naissance sera abordée plus loin. |
| In ieder geval kan het niet zo zijn dat een correcte toepassing van de | En tout cas, il est exclu que l'organisation des déclarations de |
| afstammingswetgeving bemoeilijkt wordt doordat de aangifte in de | naissance à la maternité rende plus difficile l'application correcte |
| kraamkliniek gebeurt. Dezelfde handelingen als in het gemeentehuis | de la législation relative à la filiation. Il doit être possible |
| moeten kunnen worden gesteld. | d'effectuer les mêmes opérations qu'à la maison communale. |
| 2. De registers | 2. Registres |
| Het niet wijzigen van de huidige principes die de geboorteaangifte | L'absence de modification des principes régissant actuellement les |
| voor de ambtenaar van de burgerlijke stand regeren, heeft | déclarations de naissance devant l'officier de l'état civil a |
| verschillende gevolgen op het vlak van het houden van de registers van | plusieurs conséquences sur le plan de la tenue des registres de l'état |
| de burgerlijke stand. | civil. |
| Vooreerst zal de gemeente die de geboorteaangifte wenst te organiseren | |
| in de kraamkliniek specifieke geboorteregisters gebruiken voor de | Premièrement, la commune qui souhaite organiser les déclarations de |
| aangifte van de geboorte in de kraamkliniek, die in dubbel worden | naissance à la maternité utilisera à cet effet des registres des |
| bijgehouden. De ambtenaar van de burgerlijke stand zorgt ervoor dat | naissances spécifiques, tenus en double. L'officier de l'état civil |
| het eerste en het laatste blad van de registers als zodanig worden | veillera à ce que les registres soient cotés par première et dernière, |
| gemerkt en alle bladen worden geparafeerd, door de voorzitter van de | et paraphés sur chaque feuille, par le président du tribunal de |
| rechtbank van eerste aanleg of zijn vervanger, conform artikel 41 van | première instance ou son remplaçant, conformément à l'article 41 du |
| het Burgerlijk Wetboek. | Code civil. |
| Dit neemt niet weg dat het geheel van de registers van de burgerlijke | Il n'en demeure pas moins que tous les registres de l'état civil |
| stand dienen te worden bewaard in de lokalen van de centrale dienst | doivent être conservés dans les locaux de l'administration centrale de |
| van de gemeente, waar de ambtenaar van de burgerlijke stand die | la commune, où l'officier de l'état civil, responsable au civil et au |
| burgerrechtelijk en strafrechtelijk aansprakelijk is voor de | pénal des falsifications qui pourraient y être apportées, est en |
| vervalsingen die erin mochten worden aangebracht zijn opdracht van | |
| bewaring en van toezicht op de registers kan vervullen. | mesure d'exercer sa mission de conservation et de contrôle des |
| Ten tweede merk ik op dat de verplaatsing van geboorteregisters enkel | registres. Deuxièmement, les registres des naissances peuvent uniquement être |
| kan gebeuren op voorwaarde dat de nodige voorzorgsmaatregelen worden | déplacés pour autant que les mesures de précaution nécessaires soient |
| getroffen bij het vervoer van het register en dat de procureur des | prises au niveau de leur transport et que le procureur du Roi n'ait |
| Konings geen bezwaar heeft. De procureurs des Konings, die tot taak hebben voortdurend toezicht uit te oefenen op het houden van de akten van de burgerlijke stand en op de uitoefening van de bediening van ambtenaar van de burgerlijke stand, moeten zich derhalve verzetten tegen verplaatsing van de registers, wanneer die niet verantwoord is of niet geschiedt in omstandigheden die de goede bewaring ervan waarborgen. Als derde gevolg denk ik aan de beperking in de tijd van de bewaring in de kraamkliniek van het geboorteregister met ingeschreven geboorteakten, waarbij het weekend uitgesloten wordt van de mogelijkheid tot bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek. De bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek moet gebeuren op zulke wijze dat een onbevoegd persoon zich geen makkelijke toegang kan verschaffen tot deze registers. Indien deze beveiligde bewaring niet kan worden gegarandeerd, kan geen aangifte van geboorte in de | pas d'objection. Les procureurs du Roi, qui ont pour mission d'exercer un contrôle permanent sur la tenue des actes de l'état civil et sur l'exercice des fonctions d'officier de l'état civil, doivent dès lors s'opposer au déplacement des registres lorsque ce déplacement n'est pas justifié ou ne se déroule pas dans des conditions qui garantissent la bonne conservation des registres. Troisièmement, la conservation à la maternité du registre des naissances dans lequel sont inscrits des actes de naissance doit être limitée dans le temps et il est exclu que les registres des naissances puissent être conservés à la maternité le week-end. La conservation des registres des naissances à la maternité doit se dérouler de manière telle qu'une personne non habilitée ne puisse accéder facilement à ces registres. A défaut de pouvoir garantir pareille conservation sécurisée, aucune déclaration de naissance ne pourra être |
| kraamkliniek gebeuren. | effectuée à la maternité. |
| Evenzeer moet de aandacht worden gevestigd op de noodzaak tot | Il convient également d'attirer l'attention sur la nécessité |
| inschrijving van de akten van geboorten in de juiste geboorteregisters | d'inscrire les actes de naissance dans les 'bons' registres des |
| zodat de continuïteit van invoering van gegevens kan worden | naissances afin de garantir la continuité de l'introduction des |
| gegarandeerd. Een geboorteakte opgemaakt na de aangifte in een | données. Un acte de naissance dressé à la suite d'une déclaration à la |
| kraamkliniek wordt dan ook ingeschreven in het geboorteregister | maternité sera donc inscrit dans le registre des naissances réservé |
| bestemd voor aangiften in de kraamkliniek, terwijl een geboorteakte | aux déclarations faites à la maternité tandis qu'un acte de naissance |
| opgemaakt na aangifte in het gemeentehuis zal worden ingeschreven in | dressé à la suite d'une déclaration à la maison communale sera inscrit |
| de registers bestemd voor aangifte in het gemeentehuis. De plaats van | dans les registres réservés aux déclarations faites à la maison |
| de aangifte dient in de akte te worden vermeld teneinde beide | communale. Le lieu de la déclaration doit être indiqué dans l'acte |
| registers duidelijk te onderscheiden. | |
| De akten van geboorten die worden opgemaakt na een aangifte in de | afin de dissocier clairement les deux registres. |
| kraamkliniek zullen op een logisch opeenvolgende manier worden | Les actes de naissance dressés à la suite d'une déclaration faite à la |
| genummerd, zonder dat twee akten van geboorten dezelfde nummering | maternité seront numérotés en suite logique sans que deux actes de |
| kunnen dragen. Daartoe zal een aparte nummering worden gebruikt in elk | naissance puissent porter le même numéro. A cette fin, une |
| van de registers waarbij rekening wordt gehouden met het aantal te | numérotation séparée sera utilisée dans chacun des registres en tenant |
| verwachten geboorten in elke kraamkliniek. Bijvoorbeeld wordt voor de | compte du nombre de naissances à prévoir dans chaque maternité. A |
| registers gebruikt in het stadhuis vertrokken van de nummering 1 tot 1 | titre d'exemple, la numérotation dans les registres utilisés à la |
| 000, voor kraamkliniek X wordt gewerkt met een nummering van 1 001 tot | maison communale ira de 1 à 1 000, à la maternité X de 1 001 à 2 000, |
| 2 000, voor kraamkliniek Y gebruikt men een nummering van 2 001-2 500, | à la maternité Y de 2 001 à 2 500, à la maternité Z de 2 501 à 3 500, |
| voor kraamkliniek Z een nummering van 2 501-3 500, enzovoort. | etc. |
| Ten slotte dient de ambtenaar van de burgerlijke stand bijzondere | Enfin, l'officier de l'état civil sera particulièrement attentif à |
| aandacht te hebben voor artikel 42 van het Burgerlijk Wetboek, dat | l'article 42 du Code civil, lequel dispose que les actes seront |
| bepaalt dat de akten achter elkaar, zonder enig wit vak, in de | inscrits sur les registres, de suite, sans aucun blanc. |
| registers worden ingeschreven. | |
| Voor de goede orde wens ik te herhalen dat als de ambtenaar van de | Pour le bon ordre, je tiens à rappeler que si l'officier de l'état |
| burgerlijke stand de huidige waarborgen die de geboorteaangifte in het | civil n'est pas en mesure d'assurer que les garanties qui entourent |
| gemeentehuis omringen niet op een soortgelijke manier kan garanderen | actuellement la déclaration de naissance à la maison communale seront |
| in de kraamkliniek, hij zal nalaten de geboorteaangifte in de | appliquées de façon analogue à la maternité, il s'abstiendra de rendre |
| kraamkliniek mogelijk te maken. Op deze manier wens ik de goede | possible la déclaration de naissance à la maternité. Je souhaite ainsi |
| werking van de burgerlijke stand te behouden en de zekerheid te | préserver le bon fonctionnement de l'état civil et asseoir la |
| installeren dat burgers die de aangifte doen in de kraamkliniek op | certitude que les citoyens qui font une déclaration à la maternité |
| eenzelfde manier worden behandeld als de burgers die de aangifte op | sont traités de la même manière que les citoyens qui font une |
| het gemeentehuis doen. | déclaration à la maison communale. |
| Teneinde toe te laten mij een beeld te vormen van de omvang van deze | Afin que je puisse me faire une idée de l'ampleur de cette nouvelle |
| nieuwe praktijk verzoek ik u mijn administratie in te lichten over de | pratique, je vous saurais gré d'informer mon administration quant au |
| inhoud van de beslissingen van het college van burgemeester en | contenu des décisions des collèges des bourgmestre et échevins |
| schepenen inzake de aangiften van de geboorten in de kraamkliniek. Dat | concernant les déclarations de naissance à la maternité. Cette |
| kan gebeuren ter attentie van de FOD Justitie, dienst Familierecht, | information peut être adressée au SPF Justice, service Droit de la |
| Waterloolaan 115, 1000 Brussel of op het mailadres | famille, boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles ou par e-mail à |
| secretariaat.familierecht@just.fgov.be. | secretariat.droitdelafamille@just.fgov.be. |
| Ik zou het ten zeerste op prijs stellen, mocht u wat voorafgaat ter | Je vous prie de bien vouloir porter ce qui précède à la connaissance |
| kennis willen brengen van de dames en heren procureurs des Konings en | de mesdames et messieurs les procureurs du Roi et les officiers de |
| ambtenaren van de burgerlijke stand van uw rechtsgebied. | l'état civil de votre ressort. |
| De Minister van Justitie, | Le Ministre de la Justice, |
| J. VANDEURZEN | J. VANDEURZEN |