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3 NOVEMBRE 2008. - Circulaire relative à la déclaration de naissance à la maternité

A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel;

A Mesdames et Messieurs les officiers de l'état civil du Royaume;

Mon attention a été attirée sur le fait que certaines communes offrent la possibilité ou ont l'intention d'offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité. Ces initiatives s'inscrivent dans le cadre de l'amélioration du service fourni au client et de la simplification administrative pour les citoyens.

Le Collège des Procureurs généraux, qui a été consulté sur la question, est favorable à cette idée qui pour le citoyen serait synonyme de simplification et de gain de temps. Toutefois, le Collège des Procureurs généraux et moi-même estimons que pour autoriser pareilles déclarations dans les hôpitaux, il est opportun d'adopter une circulaire, ce eu égard à l'uniformité et à la continuité de l'introduction des données ainsi qu'au contrôle des registres.

La déclaration de naissance à l'hôpital pose un certain nombre de problèmes particuliers comme l'établissement de l'acte en dehors de la maison communale, le déplacement et la conservation des registres ailleurs qu'à la maison communale, la division des registres et la numérotation des actes ainsi que le contrôle des registres.

La présente circulaire a pour but d'éclairer les officiers de l'état civil sur la déclaration de naissance à la maternité, qu'ils sont susceptibles de mettre en pratique dans l'exercice de leurs fonctions.

I. Généralités Dans l'attente d'initiatives législatives de modernisation de l'état civil, je tiens à définir le cadre dans lequel une déclaration de naissance est possible à la maternité. La présente circulaire ne tend nullement à modifier les pratiques actuelles de déclaration de naissance dans les maisons communales.

De manière générale, l'officier de l'état civil qui souhaite permettre la déclaration de naissance dans une maternité est tenu d'entourer cette déclaration et l'établissement de l'acte de naissance des mêmes garanties que pour les déclarations de naissance faites à la maison communale.

Exception faite de quelques particularités sans aucune influence sur le contenu de l'acte de naissance, la déclaration de naissance à la maternité se déroulera donc de la même manière que la déclaration de naissance faite à la maison communale de la commune concernée. La technologie de plus en plus pointue permet à l'officier de l'état civil de disposer à l'hôpital des mêmes informations qu'à la maison communale.

II. Directives pratiques à l'attention des officiers de l'état civil Avant de pouvoir offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité, l'officier de l'état civil doit obtenir l'avis favorable du collège des bourgmestre et échevins chargé de la tenue des registres de l'état civil.

Lorsque plusieurs maternités relèvent de la responsabilité d'un même officier de l'état civil, il convient de vérifier si les conditions en vue de l'organisation des déclarations de naissance sont réunies pour chacune d'elles.

L'officier de l'état civil qui se chargera de l'organisation des déclarations de naissance à la maternité veillera en particulier à ce qu'un système informatique sécurisé rende parfaitement possible que toute la procédure se déroule comme si les déclarations étaient effectuées à la maison communale. 1. Etablissement de l'acte a.Déclaration L'organisation des déclarations de naissance à la maternité ne peut avoir pour conséquence qu'il ne soit plus donné avis des naissances par la maternité, conformément à l'article 56, § 4, du Code civil.

Aucune déclaration de naissance ne peut être faite sans que l'officier de l'état civil ait reçu avis de la naissance.

La déclaration se déroulera donc de la même manière qu'à la maison communale, c'est-à-dire avec les mêmes garanties d'authenticité de l'acte.

Par conséquent, en cas de déclaration de naissance à la maternité, il convient de vérifier si le ou les déclarants sont en mesure de produire les mêmes documents que lorsqu'il s'agit d'une déclaration à la maison communale. Cette exigence de présenter des documents en appui empêche que la naissance d'un même enfant puisse être déclarée en même temps à la maison communale et à la maternité. Par documents en appui, je pense par exemple à la carte d'identité ainsi qu'au bulletin complété par le médecin ou l'accoucheuse que le déclarant est tenu de remettre conformément à l'article 5 de l'arrêté royal du 14 juin 1999 prescrivant une statistique annuelle des naissances (Moniteur belge 14 juin 1999).

Afin de garantir à tous les citoyens la possibilité de déclarer une naissance à la maternité, l'officier de l'état civil veillera à l'organiser de façon à ce qu'elle se répartisse de façon régulière sur la semaine. Je pense par exemple à une permanence le lundi matin, le mercredi matin et le vendredi après-midi. b. Acte de naissance L'acte de naissance est dressé en présence du ou des déclarants, lesquels apposent les signatures nécessaires.La logique de la numérotation des actes de naissance sera abordée plus loin.

En tout cas, il est exclu que l'organisation des déclarations de naissance à la maternité rende plus difficile l'application correcte de la législation relative à la filiation. Il doit être possible d'effectuer les mêmes opérations qu'à la maison communale. 2. Registres L'absence de modification des principes régissant actuellement les déclarations de naissance devant l'officier de l'état civil a plusieurs conséquences sur le plan de la tenue des registres de l'état civil. Premièrement, la commune qui souhaite organiser les déclarations de naissance à la maternité utilisera à cet effet des registres des naissances spécifiques, tenus en double. L'officier de l'état civil veillera à ce que les registres soient cotés par première et dernière, et paraphés sur chaque feuille, par le président du tribunal de première instance ou son remplaçant, conformément à l'article 41 du Code civil.

Il n'en demeure pas moins que tous les registres de l'état civil doivent être conservés dans les locaux de l'administration centrale de la commune, où l'officier de l'état civil, responsable au civil et au pénal des falsifications qui pourraient y être apportées, est en mesure d'exercer sa mission de conservation et de contrôle des registres.

Deuxièmement, les registres des naissances peuvent uniquement être déplacés pour autant que les mesures de précaution nécessaires soient prises au niveau de leur transport et que le procureur du Roi n'ait pas d'objection. Les procureurs du Roi, qui ont pour mission d'exercer un contrôle permanent sur la tenue des actes de l'état civil et sur l'exercice des fonctions d'officier de l'état civil, doivent dès lors s'opposer au déplacement des registres lorsque ce déplacement n'est pas justifié ou ne se déroule pas dans des conditions qui garantissent la bonne conservation des registres.

Troisièmement, la conservation à la maternité du registre des naissances dans lequel sont inscrits des actes de naissance doit être limitée dans le temps et il est exclu que les registres des naissances puissent être conservés à la maternité le week-end. La conservation des registres des naissances à la maternité doit se dérouler de manière telle qu'une personne non habilitée ne puisse accéder facilement à ces registres. A défaut de pouvoir garantir pareille conservation sécurisée, aucune déclaration de naissance ne pourra être effectuée à la maternité.

Il convient également d'attirer l'attention sur la nécessité d'inscrire les actes de naissance dans les 'bons' registres des naissances afin de garantir la continuité de l'introduction des données. Un acte de naissance dressé à la suite d'une déclaration à la maternité sera donc inscrit dans le registre des naissances réservé aux déclarations faites à la maternité tandis qu'un acte de naissance dressé à la suite d'une déclaration à la maison communale sera inscrit dans les registres réservés aux déclarations faites à la maison communale. Le lieu de la déclaration doit être indiqué dans l'acte afin de dissocier clairement les deux registres.

Les actes de naissance dressés à la suite d'une déclaration faite à la maternité seront numérotés en suite logique sans que deux actes de naissance puissent porter le même numéro. A cette fin, une numérotation séparée sera utilisée dans chacun des registres en tenant compte du nombre de naissances à prévoir dans chaque maternité. A titre d'exemple, la numérotation dans les registres utilisés à la maison communale ira de 1 à 1 000, à la maternité X de 1 001 à 2 000, à la maternité Y de 2 001 à 2 500, à la maternité Z de 2 501 à 3 500, etc.

Enfin, l'officier de l'état civil sera particulièrement attentif à l'article 42 du Code civil, lequel dispose que les actes seront inscrits sur les registres, de suite, sans aucun blanc.

Pour le bon ordre, je tiens à rappeler que si l'officier de l'état civil n'est pas en mesure d'assurer que les garanties qui entourent actuellement la déclaration de naissance à la maison communale seront appliquées de façon analogue à la maternité, il s'abstiendra de rendre possible la déclaration de naissance à la maternité. Je souhaite ainsi préserver le bon fonctionnement de l'état civil et asseoir la certitude que les citoyens qui font une déclaration à la maternité sont traités de la même manière que les citoyens qui font une déclaration à la maison communale.

Afin que je puisse me faire une idée de l'ampleur de cette nouvelle pratique, je vous saurais gré d'informer mon administration quant au contenu des décisions des collèges des bourgmestre et échevins concernant les déclarations de naissance à la maternité. Cette information peut être adressée au SPF Justice, service Droit de la famille, boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles ou par e-mail à secretariat.droitdelafamille@just.fgov.be.

Je vous prie de bien vouloir porter ce qui précède à la connaissance de mesdames et messieurs les procureurs du Roi et les officiers de l'état civil de votre ressort.

Le Ministre de la Justice, J. VANDEURZEN