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| Circulaire relative à la déclaration de naissance à la maternité | Omzendbrief betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE 3 NOVEMBRE 2008. - Circulaire relative à la déclaration de naissance à la maternité A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel; A Mesdames et Messieurs les officiers de l'état civil du Royaume; Mon attention a été attirée sur le fait que certaines communes offrent la possibilité ou ont l'intention d'offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité. Ces initiatives s'inscrivent dans le cadre de l'amélioration du service fourni au client et de la simplification administrative pour les citoyens. Le Collège des Procureurs généraux, qui a été consulté sur la question, est favorable à cette idée qui pour le citoyen serait synonyme de simplification et de gain de temps. Toutefois, le Collège des Procureurs généraux et moi-même estimons que pour autoriser pareilles déclarations dans les hôpitaux, il est opportun d'adopter une circulaire, ce eu égard à l'uniformité et à la continuité de l'introduction des données ainsi qu'au contrôle des registres. La déclaration de naissance à l'hôpital pose un certain nombre de problèmes particuliers comme l'établissement de l'acte en dehors de la maison communale, le déplacement et la conservation des registres ailleurs qu'à la maison communale, la division des registres et la numérotation des actes ainsi que le contrôle des registres. La présente circulaire a pour but d'éclairer les officiers de l'état civil sur la déclaration de naissance à la maternité, qu'ils sont susceptibles de mettre en pratique dans l'exercice de leurs fonctions. I. Généralités Dans l'attente d'initiatives législatives de modernisation de l'état civil, je tiens à définir le cadre dans lequel une déclaration de naissance est possible à la maternité. La présente circulaire ne tend nullement à modifier les pratiques actuelles de déclaration de naissance dans les maisons communales. De manière générale, l'officier de l'état civil qui souhaite permettre la déclaration de naissance dans une maternité est tenu d'entourer cette déclaration et l'établissement de l'acte de naissance des mêmes garanties que pour les déclarations de naissance faites à la maison communale. Exception faite de quelques particularités sans aucune influence sur le contenu de l'acte de naissance, la déclaration de naissance à la maternité se déroulera donc de la même manière que la déclaration de naissance faite à la maison communale de la commune concernée. La technologie de plus en plus pointue permet à l'officier de l'état civil de disposer à l'hôpital des mêmes informations qu'à la maison communale. II. Directives pratiques à l'attention des officiers de l'état civil Avant de pouvoir offrir la possibilité de faire une déclaration de naissance à la maternité, l'officier de l'état civil doit obtenir l'avis favorable du collège des bourgmestre et échevins chargé de la tenue des registres de l'état civil. Lorsque plusieurs maternités relèvent de la responsabilité d'un même officier de l'état civil, il convient de vérifier si les conditions en vue de l'organisation des déclarations de naissance sont réunies pour chacune d'elles. L'officier de l'état civil qui se chargera de l'organisation des déclarations de naissance à la maternité veillera en particulier à ce qu'un système informatique sécurisé rende parfaitement possible que toute la procédure se déroule comme si les déclarations étaient effectuées à la maison communale. 1. Etablissement de l'acte a. Déclaration L'organisation des déclarations de naissance à la maternité ne peut avoir pour conséquence qu'il ne soit plus donné avis des naissances par la maternité, conformément à l'article 56, § 4, du Code civil. Aucune déclaration de naissance ne peut être faite sans que l'officier de l'état civil ait reçu avis de la naissance. La déclaration se déroulera donc de la même manière qu'à la maison communale, c'est-à-dire avec les mêmes garanties d'authenticité de l'acte. Par conséquent, en cas de déclaration de naissance à la maternité, il convient de vérifier si le ou les déclarants sont en mesure de produire les mêmes documents que lorsqu'il s'agit d'une déclaration à la maison communale. Cette exigence de présenter des documents en appui empêche que la naissance d'un même enfant puisse être déclarée en même temps à la maison communale et à la maternité. Par documents en appui, je pense par exemple à la carte d'identité ainsi qu'au bulletin complété par le médecin ou l'accoucheuse que le déclarant est tenu de remettre conformément à l'article 5 de l'arrêté royal du 14 juin 1999 prescrivant une statistique annuelle des naissances | FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE 3 NOVEMBER 2008. - Omzendbrief betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep; Aan de dames en heren ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk; Mijn aandacht werd erop gevestigd dat bepaalde gemeenten de mogelijkheid bieden of de intentie hebben de mogelijkheid te bieden om een geboorteaangifte te doen in de kraamkliniek. Deze initiatieven kaderen in het streven naar klantvriendelijkheid en administratieve vereenvoudiging voor de burgers. Het College van procureurs-generaal, dat terzake werd geconsulteerd, staat positief tegenover de idee die voor de burger een vereenvoudiging en tijdsbesparing zou betekenen. Samen met het College van procureurs-generaal ben ik evenwel van mening dat het toelaten van dergelijke geboorteaangiftes in ziekenhuizen een omzendbrief behoeft gelet op de eenvormigheid en continuïteit van invoering van gegevens en het toezicht op de registers. De geboorteaangifte in het ziekenhuis roept een aantal bijzondere problemen op zoals de opmaak van de akte buiten het gemeentehuis, de verplaatsing en bewaring van de registers op een andere plaats dan het gemeentehuis, de opsplitsing van de registers en nummering van de akten en het toezicht op de registers. Deze omzendbrief strekt ertoe de ambtenaren van de burgerlijke stand voor te lichten over de aangifte van de geboorte in de kraamkliniek die zij mogelijkerwijze kunnen toepassen in de uitoefening van hun ambt. I. Algemeen In afwachting van wetgevende initiatieven die de burgerlijke stand zullen moderniseren wens ik het kader mee te geven binnen dewelke een geboorteaangifte in de kraamkliniek mogelijk is. Deze omzendbrief heeft geenszins de bedoeling de bestaande praktijken van geboorteaangifte in de gemeentehuizen te wijzigen. Algemeen gesteld dient de ambtenaar van de burgerlijke stand die de geboorteaangifte wenst mogelijk te maken in een kraamkliniek deze aangifte en de opmaak van de akte van geboorte met dezelfde waarborgen te omringen als de geboorteaangiften op het gemeentehuis. Met uitzondering van enkele bijzonderheden die geenszins van invloed zijn op de inhoud van de akte van geboorte zal de aangifte in de kraamkliniek dus op éénzelfde manier verlopen als de aangifte van de geboorte van een kind op het gemeentehuis van de desbetreffende gemeente. De stijgende graad van technologie laat toe dat de burgerlijke stand in het ziekenhuis over dezelfde informatie beschikt als de burgerlijke stand in het gemeentehuis. II. Praktische richtlijnen voor de ambtenaren van de burgerlijke stand Vooraleer de ambtenaar van de burgerlijke stand overgaat tot het aanbieden van de mogelijkheid van een geboorteaangifte in de kraamkliniek dient hij het positief advies van het college van burgemeester en schepenen belast met het houden van de registers van de burgerlijke stand te bekomen. Als er meerdere kraamklinieken onder de verantwoordelijkheid van één ambtenaar van de burgerlijke stand vallen, zal worden nagegaan of voor elke kraamkliniek de voorwaarden vervuld zijn om een geboorteaangifte te organiseren. De ambtenaar van de burgerlijke stand die in zal staan voor de organisatie van de aangifte van geboorte in de kraamkliniek zal er in het bijzonder over waken dat een beveiligd informaticasysteem het perfect mogelijk maakt het geheel te laten verlopen alsof de aangifte zou hebben plaatsgevonden in het gemeentehuis. 1. De opmaak van de akte a. De aangifte Het organiseren van geboorteaangiften in de kraamkliniek mag er niet toe leiden dat de kennisgevingen van geboorten vanuit de kraamkliniek, zoals voorzien in art. 56, § 4, B.W., niet meer zouden gebeuren. Zonder dat de ambtenaar van de burgerlijke stand kennis heeft gekregen van de geboorte kan geen aangifte van geboorte worden gedaan. De aangifte zal dus gebeuren op dezelfde manier zoals ze in het gemeentehuis gebeurt, dat wil zeggen met dezelfde waarborgen die de authenticiteit van de akte garanderen. Derhalve wordt bij de aangifte van geboorte in de kraamkliniek nagegaan of de aangever(s) dezelfde documenten kunnen voorleggen alsdat bij een aangifte in het gemeentehuis het geval is. De vraag naar ondersteunende documenten verhindert de mogelijkheid van een gelijktijdige geboorteaangifte van hetzelfde kind in het gemeentehuis én in de kraamkliniek. Als voorbeeld van ondersteunende documenten denk ik aan de identiteitskaart en het door de arts of vroedvrouw ingevulde formulier dat door de aangever moet worden afgegeven ingevolge art. 5 van het koninklijk besluit van 14 juni 1999 waarbij een jaarlijkse statistiek van de geboorten wordt voorgeschreven |
| (Moniteur belge 14 juin 1999). | (Belgisch Staatsblad 14 juni 1999). |
| Afin de garantir à tous les citoyens la possibilité de déclarer une | Om de mogelijkheid tot aangifte voor alle burgers te waarborgen zal de |
| naissance à la maternité, l'officier de l'état civil veillera à | ambtenaar van de burgerlijke stand ervoor zorgen dat een over de week |
| l'organiser de façon à ce qu'elle se répartisse de façon régulière sur | gelijkmatig gespreide mogelijkheid tot geboorteaangifte wordt |
| la semaine. Je pense par exemple à une permanence le lundi matin, le | aangehouden. Als typevoorbeeld denk ik aan een aanwezigheid op |
| mercredi matin et le vendredi après-midi. | maandagvoormiddag, woensdagvoormiddag en vrijdagnamiddag. |
| b. Acte de naissance | b. De akte van geboorte |
| L'acte de naissance est dressé en présence du ou des déclarants, | De opmaak van de akte van geboorte gebeurt in aanwezigheid van de |
| lesquels apposent les signatures nécessaires. La logique de la | aangever(s) die de nodige handtekeningen plaatsen. Ik kom hieronder |
| numérotation des actes de naissance sera abordée plus loin. | terug op de logische nummering van de geboorteakten. |
| En tout cas, il est exclu que l'organisation des déclarations de | In ieder geval kan het niet zo zijn dat een correcte toepassing van de |
| naissance à la maternité rende plus difficile l'application correcte | afstammingswetgeving bemoeilijkt wordt doordat de aangifte in de |
| de la législation relative à la filiation. Il doit être possible | kraamkliniek gebeurt. Dezelfde handelingen als in het gemeentehuis |
| d'effectuer les mêmes opérations qu'à la maison communale. | moeten kunnen worden gesteld. |
| 2. Registres | 2. De registers |
| L'absence de modification des principes régissant actuellement les | Het niet wijzigen van de huidige principes die de geboorteaangifte |
| déclarations de naissance devant l'officier de l'état civil a | voor de ambtenaar van de burgerlijke stand regeren, heeft |
| plusieurs conséquences sur le plan de la tenue des registres de l'état | verschillende gevolgen op het vlak van het houden van de registers van |
| civil. | de burgerlijke stand. |
| Vooreerst zal de gemeente die de geboorteaangifte wenst te organiseren | |
| Premièrement, la commune qui souhaite organiser les déclarations de | in de kraamkliniek specifieke geboorteregisters gebruiken voor de |
| naissance à la maternité utilisera à cet effet des registres des | aangifte van de geboorte in de kraamkliniek, die in dubbel worden |
| naissances spécifiques, tenus en double. L'officier de l'état civil | bijgehouden. De ambtenaar van de burgerlijke stand zorgt ervoor dat |
| veillera à ce que les registres soient cotés par première et dernière, | het eerste en het laatste blad van de registers als zodanig worden |
| et paraphés sur chaque feuille, par le président du tribunal de | gemerkt en alle bladen worden geparafeerd, door de voorzitter van de |
| première instance ou son remplaçant, conformément à l'article 41 du | rechtbank van eerste aanleg of zijn vervanger, conform artikel 41 van |
| Code civil. | het Burgerlijk Wetboek. |
| Il n'en demeure pas moins que tous les registres de l'état civil | Dit neemt niet weg dat het geheel van de registers van de burgerlijke |
| doivent être conservés dans les locaux de l'administration centrale de | stand dienen te worden bewaard in de lokalen van de centrale dienst |
| la commune, où l'officier de l'état civil, responsable au civil et au | van de gemeente, waar de ambtenaar van de burgerlijke stand die |
| pénal des falsifications qui pourraient y être apportées, est en | burgerrechtelijk en strafrechtelijk aansprakelijk is voor de |
| vervalsingen die erin mochten worden aangebracht zijn opdracht van | |
| mesure d'exercer sa mission de conservation et de contrôle des | bewaring en van toezicht op de registers kan vervullen. |
| registres. Deuxièmement, les registres des naissances peuvent uniquement être | Ten tweede merk ik op dat de verplaatsing van geboorteregisters enkel |
| déplacés pour autant que les mesures de précaution nécessaires soient | kan gebeuren op voorwaarde dat de nodige voorzorgsmaatregelen worden |
| prises au niveau de leur transport et que le procureur du Roi n'ait | getroffen bij het vervoer van het register en dat de procureur des |
| pas d'objection. Les procureurs du Roi, qui ont pour mission d'exercer un contrôle permanent sur la tenue des actes de l'état civil et sur l'exercice des fonctions d'officier de l'état civil, doivent dès lors s'opposer au déplacement des registres lorsque ce déplacement n'est pas justifié ou ne se déroule pas dans des conditions qui garantissent la bonne conservation des registres. Troisièmement, la conservation à la maternité du registre des naissances dans lequel sont inscrits des actes de naissance doit être limitée dans le temps et il est exclu que les registres des naissances puissent être conservés à la maternité le week-end. La conservation des registres des naissances à la maternité doit se dérouler de manière telle qu'une personne non habilitée ne puisse accéder facilement à ces registres. A défaut de pouvoir garantir pareille conservation sécurisée, aucune déclaration de naissance ne pourra être | Konings geen bezwaar heeft. De procureurs des Konings, die tot taak hebben voortdurend toezicht uit te oefenen op het houden van de akten van de burgerlijke stand en op de uitoefening van de bediening van ambtenaar van de burgerlijke stand, moeten zich derhalve verzetten tegen verplaatsing van de registers, wanneer die niet verantwoord is of niet geschiedt in omstandigheden die de goede bewaring ervan waarborgen. Als derde gevolg denk ik aan de beperking in de tijd van de bewaring in de kraamkliniek van het geboorteregister met ingeschreven geboorteakten, waarbij het weekend uitgesloten wordt van de mogelijkheid tot bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek. De bewaring van de geboorteregisters in de kraamkliniek moet gebeuren op zulke wijze dat een onbevoegd persoon zich geen makkelijke toegang kan verschaffen tot deze registers. Indien deze beveiligde bewaring niet kan worden gegarandeerd, kan geen aangifte van geboorte in de |
| effectuée à la maternité. | kraamkliniek gebeuren. |
| Il convient également d'attirer l'attention sur la nécessité | Evenzeer moet de aandacht worden gevestigd op de noodzaak tot |
| d'inscrire les actes de naissance dans les 'bons' registres des | inschrijving van de akten van geboorten in de juiste geboorteregisters |
| naissances afin de garantir la continuité de l'introduction des | zodat de continuïteit van invoering van gegevens kan worden |
| données. Un acte de naissance dressé à la suite d'une déclaration à la | gegarandeerd. Een geboorteakte opgemaakt na de aangifte in een |
| maternité sera donc inscrit dans le registre des naissances réservé | kraamkliniek wordt dan ook ingeschreven in het geboorteregister |
| aux déclarations faites à la maternité tandis qu'un acte de naissance | bestemd voor aangiften in de kraamkliniek, terwijl een geboorteakte |
| dressé à la suite d'une déclaration à la maison communale sera inscrit | opgemaakt na aangifte in het gemeentehuis zal worden ingeschreven in |
| dans les registres réservés aux déclarations faites à la maison | de registers bestemd voor aangifte in het gemeentehuis. De plaats van |
| communale. Le lieu de la déclaration doit être indiqué dans l'acte | de aangifte dient in de akte te worden vermeld teneinde beide |
| registers duidelijk te onderscheiden. | |
| afin de dissocier clairement les deux registres. | De akten van geboorten die worden opgemaakt na een aangifte in de |
| Les actes de naissance dressés à la suite d'une déclaration faite à la | kraamkliniek zullen op een logisch opeenvolgende manier worden |
| maternité seront numérotés en suite logique sans que deux actes de | genummerd, zonder dat twee akten van geboorten dezelfde nummering |
| naissance puissent porter le même numéro. A cette fin, une | kunnen dragen. Daartoe zal een aparte nummering worden gebruikt in elk |
| numérotation séparée sera utilisée dans chacun des registres en tenant | van de registers waarbij rekening wordt gehouden met het aantal te |
| compte du nombre de naissances à prévoir dans chaque maternité. A | verwachten geboorten in elke kraamkliniek. Bijvoorbeeld wordt voor de |
| titre d'exemple, la numérotation dans les registres utilisés à la | registers gebruikt in het stadhuis vertrokken van de nummering 1 tot 1 |
| maison communale ira de 1 à 1 000, à la maternité X de 1 001 à 2 000, | 000, voor kraamkliniek X wordt gewerkt met een nummering van 1 001 tot |
| à la maternité Y de 2 001 à 2 500, à la maternité Z de 2 501 à 3 500, | 2 000, voor kraamkliniek Y gebruikt men een nummering van 2 001-2 500, |
| etc. | voor kraamkliniek Z een nummering van 2 501-3 500, enzovoort. |
| Enfin, l'officier de l'état civil sera particulièrement attentif à | Ten slotte dient de ambtenaar van de burgerlijke stand bijzondere |
| l'article 42 du Code civil, lequel dispose que les actes seront | aandacht te hebben voor artikel 42 van het Burgerlijk Wetboek, dat |
| inscrits sur les registres, de suite, sans aucun blanc. | bepaalt dat de akten achter elkaar, zonder enig wit vak, in de |
| registers worden ingeschreven. | |
| Pour le bon ordre, je tiens à rappeler que si l'officier de l'état | Voor de goede orde wens ik te herhalen dat als de ambtenaar van de |
| civil n'est pas en mesure d'assurer que les garanties qui entourent | burgerlijke stand de huidige waarborgen die de geboorteaangifte in het |
| actuellement la déclaration de naissance à la maison communale seront | gemeentehuis omringen niet op een soortgelijke manier kan garanderen |
| appliquées de façon analogue à la maternité, il s'abstiendra de rendre | in de kraamkliniek, hij zal nalaten de geboorteaangifte in de |
| possible la déclaration de naissance à la maternité. Je souhaite ainsi | kraamkliniek mogelijk te maken. Op deze manier wens ik de goede |
| préserver le bon fonctionnement de l'état civil et asseoir la | werking van de burgerlijke stand te behouden en de zekerheid te |
| certitude que les citoyens qui font une déclaration à la maternité | installeren dat burgers die de aangifte doen in de kraamkliniek op |
| sont traités de la même manière que les citoyens qui font une | eenzelfde manier worden behandeld als de burgers die de aangifte op |
| déclaration à la maison communale. | het gemeentehuis doen. |
| Afin que je puisse me faire une idée de l'ampleur de cette nouvelle | Teneinde toe te laten mij een beeld te vormen van de omvang van deze |
| pratique, je vous saurais gré d'informer mon administration quant au | nieuwe praktijk verzoek ik u mijn administratie in te lichten over de |
| contenu des décisions des collèges des bourgmestre et échevins | inhoud van de beslissingen van het college van burgemeester en |
| concernant les déclarations de naissance à la maternité. Cette | schepenen inzake de aangiften van de geboorten in de kraamkliniek. Dat |
| information peut être adressée au SPF Justice, service Droit de la | kan gebeuren ter attentie van de FOD Justitie, dienst Familierecht, |
| famille, boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles ou par e-mail à | Waterloolaan 115, 1000 Brussel of op het mailadres |
| secretariat.droitdelafamille@just.fgov.be. | secretariaat.familierecht@just.fgov.be. |
| Je vous prie de bien vouloir porter ce qui précède à la connaissance | Ik zou het ten zeerste op prijs stellen, mocht u wat voorafgaat ter |
| de mesdames et messieurs les procureurs du Roi et les officiers de | kennis willen brengen van de dames en heren procureurs des Konings en |
| l'état civil de votre ressort. | ambtenaren van de burgerlijke stand van uw rechtsgebied. |
| Le Ministre de la Justice, | De Minister van Justitie, |
| J. VANDEURZEN | J. VANDEURZEN |