FEDERALE OVERHEIDSDIENST JUSTITIE

Omzendbrief over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand Aan de dames en heren Procureurs-generaal bij de hoven van beroep, Aan de dames en heren Ambtenaren van de burgerlijke stand van het Rijk, Ik vestig uw aandacht op de bepalingen van de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing (verder: Wet Modernisering Burgerlijke Stand), gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 2 juli 2018. Deze wet werd gewijzigd door de wet van 21 december 2018 houdende diverse bepalingen betreffende justitie (BS 31 december 2018). Ze treedt in werking op 31 maart 2019.

Deze omzendbrief wil de draagwijdte van de bepalingen van deze wet toelichten aan de ambtenaren van de burgerlijke stand, zodat ze deze bij de uitoefening van hun ambt kunnen toepassen.

Uiteraard laat de toepassing van deze omzendbrief de bevoegdheid van de hoven en rechtbanken onverlet. 1. Verhouding tot bestaande omzendbrieven De volgende omzendbrieven blijven van toepassing, tenzij de voorliggende omzendbrief ervan afwijkt voor wat betreft de aspecten die verband houden met de Databank Akten Burgerlijke Stand (afgekort DABS) en rekening houdend met de verplaatsing van bepaalde artikelen en de daarmee gepaard gaande hernummering: 1° de Ministeriële omzendbrief van 22 mei 1987 betreffende de toepassing van de wet van 31 maart 1987 tot wijziging van een aantal bepalingen betreffende de afstamming;2° de Omzendbrief van 16 januari 2006 betreffende de wet van 3 december 2005 tot wijziging van de artikelen 64 en 1476 van het Burgerlijk Wetboek en artikel 59/1 van het Wetboek van Zegelrechten met het oog op de vereenvoudiging van de formaliteiten voor het huwelijk en de wettelijke samenwoning;3° de Circulaire van 7 mei 2007 betreffende de wet van 1 juli 2006 tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan;4° de Omzendbrief van 3 november 2008 betreffende de aangifte van geboorte in de kraamkliniek;5° de Omzendbrief van 6 september 2013 inzake de wet van 2 juni 2013 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, de wet van 31 december 1851 met betrekking tot de consulaten en de consulaire rechtsmacht, het Strafwetboek, het Gerechtelijk Wetboek en de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, met het oog op de strijd tegen de schijnhuwelijken en de schijnwettelijke samenwoningen;6° de Omzendbrief van 30 mei 2014 betreffende de wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde;7° de Omzendbrief van 22 december 2014 inzake de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 18 december 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van internationaal privaatrecht, het Consulair Wetboek, de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde;8° de Omzendbrief van 27 december 2016 betreffende de wet van 25 december 2016 tot wijziging van de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek betreffende de wijze van naamsoverdracht aan het kind;9° de Omzendbrief van 7 december 2017 betreffende het op de naam en de voornamen toepasselijk recht en de erkenning van buitenlandse beslissingen en akten hieromtrent, tot wijziging van de omzendbrief van 23 september 2004 betreffende de aspecten van de wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht die betrekking hebben op het personeelsstatuut, en betreffende artikel 335quater van het Burgerlijk Wetboek dat een eventuele naamsverandering toelaat in geval van erkenning van buitenlander akten en beslissingen inzake de naam;10° de Omzendbrief van 15 december 2017 over de wet van 25 juni 2017 tot hervorming van regelingen inzake transgenders wat de vermelding van een aanpassing van de registratie van het geslacht in de akten van de burgerlijke stand en de gevolgen hiervan betreft;11° de Omzendbrief van 21 maart 2018 bij de wet van 19 september 2017 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek, de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen en het Consulair Wetboek met het oog op de strijd tegen de frauduleuze erkenning en houdende diverse bepalingen inzake het onderzoek naar het vaderschap, moederschap en meemoederschap, alsook inzake het schijnhuwelijk en de schijnwettelijke samenwoning;12° de Omzendbrief van 11 juli 2018 betreffende de wet van 18 juni 2018 houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing, waarbij de bevoegdheid inzake verandering van voornamen wordt overgedragen aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en de voorwaarden en de procedure ervan worden geregeld.2. Algemeen De wet Modernisering burgerlijke stand heeft tot doel om een modernisering, informatisering en vereenvoudiging van de burgerlijke stand door te voeren, enerzijds door de creatie van een centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS), anderzijds door de aanpassing van de huidige regelgeving omtrent de burgerlijke stand aan de 21ste eeuw. De belangrijkste krachtlijnen van deze wet zijn de volgende: - de oprichting van een centrale Databank van Akten van de Burgerlijke Stand (DABS), waarin al de gemeentelijke registers en de registers van de Belgische consulaire posten worden geïntegreerd; - de akten van de burgerlijke stand worden enkel nog elektronisch opgesteld, ondertekend en bewaard; - de papieren authentieke bron van akten van de burgerlijke stand (m.a.w. de papieren registers van de burgerlijke stand) wordt een digitale authentieke bron; - de "oude akten" (daterend van vóór 31 maart 2019) worden verplicht in de DABS opgenomen bij een wijziging van of een melding op dergelijke akte of bij aflevering van een uittreksel of afschrift ervan, voor zover deze nog niet vóór 31 maart 2019 door de gemeente werd opgeladen in de DABS; - de bestaande processen van de burgerlijke stand worden vereenvoudigd en gemoderniseerd; - aan de basisopdrachten en verantwoordelijkheidsverdeling inzake de burgerlijke stand wordt niet geraakt; - de omschakeling van protocollaire akten naar uniforme documentaire akten in alle gemeenten; - de afschaffing van de dubbele archivering bij griffies van de rechtbanken; - het verzekeren van een unieke gegevensinvoer door de gemeenten; - het Rijksregister en de DABS worden gekoppeld, zodat er een automatische doorstroming is van alle noodzakelijke gegevens naar het Rijksregister en de DABS: dit houdt in dat de informatietypes van het Rijksregister over het statuut van de persoon (zoals de burgerlijke staat, de afstamming en de nationaliteit) automatisch aangepast worden nadat een akte definitief wordt opgesteld, indien er geen conflict is tussen de gegevens.

Voorbeeld: Indien een huwelijksakte definitief wordt opgesteld in de DABS en betrekking heeft op personen uit het Rijksregister, zal de burgerlijke staat van deze personen in het Rijksregister automatisch aangepast worden naar "gehuwd"; - het verzekeren van een plaatsonafhankelijke dienstverlening voor de burger, ongeacht de gemeente die de akte heeft opgemaakt; - administratieve vereenvoudiging voor zowel de burger als de overheidsdiensten; - afstemming van de modernisering op de lopende internationale initiatieven waaronder deze van de Internationale Commissie van de Burgerlijke Stand; - betere bescherming van het privéleven van de burgers m.b.t. de akten van de burgerlijke stand.

Hiertoe werd Titel II van Boek I van het Burgerlijk Wetboek herschreven en kreeg het een nieuwe indeling met meer structuur. Het geheel is nu duidelijker leesbaar en praktisch bruikbaar.

De gegevens in de akten van de burgerlijke stand werden tot de essentie beperkt.

Alle bestaande procedures met betrekking tot de burgerlijke stand werden zo veel als mogelijk vereenvoudigd.

Titel II bevat ook de basisprincipes omtrent de oprichting, het beheer en de toegang tot de DABS, die de nieuwe digitale authentieke bron voor de akten van de burgerlijke stand is.

Daarbij werd ook al de naast het Burgerlijk Wetboek bestaande regelgeving over de burgerlijke stand onderzocht. De oude regelgeving werd ofwel opgeheven, ofwel zoveel als mogelijk geïntegreerd in Titel II, om te komen tot één samenhangend geheel over de burgerlijke stand.

Een aantal wetten die raken aan de burgerlijke stand blijven evenwel afzonderlijk bestaan.

De wet Modernisering burgerlijke stand heeft andere delen van het Burgerlijk Wetboek, het Gerechtelijk Wetboek en andere wetgeving die raken aan de burgerlijke stand aangepast aan de nieuwe regels inzake de burgerlijke stand (o.a. het only once-principe, het afschaffen van randmeldingen en overschrijvingen, het gebruik van een elektronische databank i.p.v. papieren registers, de invoer van nieuwe basisakten en e-meldingen, de doorstroming van de gegevens naar het Rijksregister, de oprichting van een Centrale autoriteit burgerlijke stand, ...).

Alle bepalingen met betrekking tot het huwelijk werden samengebracht.

De oude artikelen 63 tot 75 BW, die betrekking hadden op de aangifte en de huwelijksvoltrekking werden geïntegreerd in Titel V, in het aangepaste Hoofdstuk II. - Formaliteiten betreffende het huwelijk.

Hierbij werden 2 afdelingen ingevoegd, nl. enerzijds de "aangifte van het huwelijk" en anderzijds de "voltrekking van het huwelijk".

De bepalingen van de wet van 15 mei 1987 betreffende de namen en de voornamen en de nog nuttige bepalingen van de Wet van 6 Fructidor jaar II (23 augustus 1794) werden in het Burgerlijk Wetboek geïntegreerd.

De wet van 15 mei 1987 is dus opgeheven.

Het principe van vastheid van naam bevindt zich voortaan dus ook in het Burgerlijk Wetboek, met name in artikel 370/1. Dat principe houdt nog steeds in dat niemand publiekelijk een naam of voornamen mag dragen, die niet overeenkomt met deze vermeld in zijn akte van geboorte. Er werd ter verduidelijking toegevoegd dat de namen en voornamen opgenomen in de geboorteakte enkel kunnen gewijzigd of verbeterd worden op de wijze en in de gevallen bepaald door de wet. De vastheid van naam houdt dus niet in dat een naam of voornaam nooit kan gewijzigd worden. Dit kan wel wanneer de wet dit voorziet.

De oude artikelen 62bis, 62bis/1 en 62ter BW met betrekking tot de aanpassing van de registratie van geslacht werd aangepast aan de oprichting van de DABS en verplaatst naar de nieuwe artikelen 135/1 en 135/2 BW. Voor het overige zijn er geen inhoudelijke wijzigingen, met uitzondering van artikel 135/2, § 9 BW in verband met de nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht, na een eerdere aanpassing. Hiertoe wordt een akte van nieuwe aanpassing gecreëerd, vermits deze in feite net als een nietigverklaring de (vorige) akte van aanpassing van het geslacht ongedaan maakt (zie punt 4.2.12).

Tot slot zijn er een aantal overgangsbepalingen voorzien, die hieronder worden vermeld bij de akten waar ze betrekking op hebben.

Het is van belang om in het algemeen er reeds op te wijzen dat de nieuwe bepalingen met betrekking tot het doorsturen van gegevens via de DABS door de griffiers of de bevoegde ambtenaren van de Federale Overheidsdienst Justitie, van toepassing zijn op in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissingen, beslissingen tot erkenning van een adoptie of koninklijke en ministeriële besluiten, die nog niet werden overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand of nog niet werden gerandmeld op een akte van de burgerlijke stand vóór 31 maart 2019.

In de mate dat de doorstroming van gerechtelijke beslissingen en de kennisgevingen via de DABS nog niet mogelijk zijn omwille van technische redenen, zal er in die gevallen op papier verder moeten worden gewerkt. Dit betekent dat de ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna de ABS) die gerechtelijke beslissingen per post ontvangt, deze zal moeten verwerken en onder meer de vereiste akten zal moeten opmaken op basis daarvan. De ABS zal ook zelf de nodige kennisgevingen of notificaties moeten versturen.

Hierna licht ik de nieuwe principes van de burgerlijke stand toe. 3. Algemene principes burgerlijke stand 3.1. Doelstellingen burgerlijke stand De nieuwe Titel II "Burgerlijke stand" begint met het bepalen van de voornaamste doelstellingen van de burgerlijke stand (art. 6 BW).

Het gaat met name om: - het vaststellen van de rechtsfeiten en rechtshandelingen die de staat van een persoon bepalen of wijzigen; - de rechtszekerheid garanderen wat de staat van de persoon betreft; - het bewijs van de staat van de persoon verzekeren, door middel van de akten van de burgerlijke stand, en dit bewijs zorgvuldig bewaren.

De staat van de persoon wordt gedefinieerd als het geheel van bepaalde hoedanigheden van een persoon die zijn rechtspositie in de familie en in de maatschappij bepalen en die hem onderscheiden van de andere personen wat het bezit en de uitoefening van bepaalde rechten betreft. 3.2. De ambtenaar van de burgerlijke stand De bevoegdheden en de aanstelling van de ambtenaar van de burgerlijke stand (hierna de ABS) blijven, net zoals de mogelijkheid tot delegatie, de personen die als ABS kunnen optreden en de onverenigbaarheden zo goed als ongewijzigd. 3.2.1. Aanstelling en verhindering Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het beheer van de burgerlijke stand (art. 7 BW).

De burgemeester, of een door het college aangeduide schepen, neemt de functie op van ABS. Indien de burgemeester deze functie niet zal uitoefenen is er een aparte beslissing van het college nodig waarin één schepen wordt aangeduid. Het is niet mogelijk om een schepen aan te duiden voor bv. het voltrekken van de huwelijken, en een andere schepen voor al de overige taken van de ABS. In geval van verhindering van de ABS vervangt de burgemeester of een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen hem tijdelijk (art. 7, derde lid, BW).

Enkel in het geval er binnengemeentelijke territoriale organen werden opgericht (op basis van artikel 41 GW) kunnen er één of meer schepenen worden aangewezen als ABS, die bevoegd zijn voor één of meer binnengemeentelijke territoriale organen, indien de burgemeester deze taak niet opneemt (art. 8 BW).

Door de opheffing van artikel 127 NGW is het niet langer mogelijk om in nieuwe districten te voorzien voor een gemeente. 3.2.2. Taak en delegatie De taak van de ABS blijft het zorgen voor het nauwgezet naleven van de bepalingen over de akten van de burgerlijke stand.

De delegatie van taken door de ABS aan één of meer beambten van het gemeentebestuur blijft mogelijk via een speciale schriftelijke machtiging (art. 9 BW).

Het gaat om een persoonlijke machtiging. In geval van een wisseling van de ABS zijn er dus telkens nieuwe machtigingen voor de beambten noodzakelijk.

Vóór de handtekening van de beambten van het gemeentebestuur moet niet meer uitdrukkelijk melding worden gemaakt van de ontvangen machtiging.

Wel moet duidelijk zijn wie de akte heeft getekend : er staat dus vermeld of dit de gemachtigde beambte of de ABS zelf was.

De machtiging is mogelijk voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan.

Een machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk. Dit betreft enkel de ondertekening van de huwelijksakten, en niet de beslissingen over bv. schijnhuwelijken of erkenningen.

De machtiging van (meerdere) beambten van het gemeentebestuur is door de invoer van de elektronische databank des te belangrijker geworden en wordt aangemoedigd.

Zolang de akten van de burgerlijke stand niet ondertekend zijn door de ABS of de gemachtigde beambte, zijn ze niet definitief.

Dit houdt het volgende in: - De datum van ondertekening geldt als datum van de akte. - Het is niet mogelijk om afschriften en uittreksels af te leveren van niet ondertekende akten van de burgerlijke stand. Uittreksels of afschriften van niet ondertekende ontwerp-akten hebben geen juridische waarde. - De automatische doorstroming naar het Rijksregister gebeurt pas vanaf de ondertekening van de akte én indien er geen conflict is tussen de gegevens. - De ABS kan de akten niet periodiek ondertekenen. 3.2.3. Actoren burgerlijke stand Alle actoren bevoegd voor de burgerlijke stand werden opgenomen in het eerste hoofdstuk, dus ook de consulaire ambtenaren bevoegd verklaard inzake burgerlijke stand bij het Consulair wetboek en de officieren aangeduid door de Minister van Defensie.

Voor de officieren aangeduid door de Minister van Defensie is hun bevoegdheid beperkt tot de opmaak van akten van overlijden in uitzonderlijke gevallen, met name bij militaire operaties buiten het grondgebied, voor zover het onmogelijk is om de akte van overlijden te laten opstellen door een consulair ambtenaar. De officieren kunnen de overlijdensakte opmaken zowel voor personen van Belgische nationaliteit in dienst van de Belgische strijdkrachten, alsook van het personeel van Defensie van Belgische nationaliteit waarvan de aanwezigheid bij deze Strijdkrachten is vereist.

De officieren die een akte van overlijden moeten opmaken, doen dit volgens de bepalingen over de akte van overlijden in het Burgerlijk Wetboek. Ook de bepalingen in verband met het overlijden aan boord van een schip kunnen dus van toepassing zijn. 3.2.4. Onverenigbaarheid Artikel 12 BW integreert een onverenigbaarheid uit het koninklijk besluit van 8 juni 1823 en breidt ze licht uit.

De ABS of zijn gemachtigde beambte mag, om belangenvermenging te vermijden, geen akte van de burgerlijke stand opmaken die betrekking heeft op: - zichzelf; - zijn echtgeno(o)t(e); - zijn wettelijk samenwonende partner; - zijn bloedverwanten in de opgaande en neerdalende lijn (ouders, (over)grootouders, (klein)kinderen); - zijn bloedverwanten in de zijlijn tot de tweede graad (broers en zussen).

In geval van een onverenigbaarheid wordt de ABS of zijn gemachtigde voor de opmaak van de akte vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen (verwijzing naar art. 7, derde lid, BW).

De onverenigbaarheid geldt nu ook uitdrukkelijk voor de gemachtigde beambten. Het is niet meer dan logisch dat deze beperking ook geldt ten aanzien van de gemachtigden die de akten effectief opmaken.

In de praktijk zal de gemachtigde beambte vervangen worden door een (eveneens gemachtigde) collega beambte. Het is dus van belang meer dan één medewerker te laten machtigen door de ABS. 3.2.5. Algemeen bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand Er is voortaan een algemeen bevoegde ABS (art. 13 BW). Voorheen waren er voor de opmaak van verschillende akten, overschrijvingen of randmeldingen, telkens andere ambtenaren van de burgerlijke stand bevoegd waren (bv. overschrijving adoptie: woonplaats adoptanten; overschrijving KB naamswijziging: geboorteplaats betrokkene; opmaak akte van aanpassing van de registratie van het geslacht: woonplaats betrokkene, ...).

Behalve enkele uitzonderingen zal nu dus steeds dezelfde ABS bevoegd zijn. De betrokkenen moeten dus niet naar verschillende gemeenten gaan om bepaalde zaken omtrent de burgerlijke stand te regelen. De restbevoegdheid van Brussel verkleint hierdoor in principe en de werklast zal beter verspreid zijn.

Indien de wet spreekt van `de bevoegde ABS', zonder uitdrukkelijk te bepalen over welke ambtenaar het gaat, is artikel 13 BW van toepassing.

De bevoegde ABS is in principe deze van: - de plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan, - de actuele verblijfplaats van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan, - Brussel.

Op deze manier zal steeds de dichtstbijzijnde ABS bevoegd zijn.

Er zijn slechts enkele uitzonderingen op de algemeen bevoegde ambtenaar in de wet opgenomen, zoals bv. voor de gevallen waar een feit wordt vastgesteld in de akte. In dat geval is het logisch dat de ABS van de plaats van het feit de bevoegde ABS is.

Voor de akte van geboorte is dus de ABS van de geboorteplaats bevoegd, voor de akte van huwelijk deze van de plaats van de huwelijksaangifte en voor de akte van overlijden deze van de plaats van overlijden.

Voor de verbetering van de akte zal, naast de algemeen bevoegde ambtenaar ook de ambtenaar die de akte heeft opgemaakt, bevoegd zijn voor de verbetering van een materiële vergissing. 3.3. Oprichting van de DABS De DABS wordt, in opdracht van de Federale Overheidsdienst Justitie, opgericht bij de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, die verantwoordelijk is voor het operationeel beheer ervan, onverminderd de bevoegdheid van de minister van Justitie inzake de burgerlijke stand.

De Federale Overheidsdienst Justitie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens in de DABS in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De DABS heeft als taak in te staan voor de centrale opslag, de bewaring en het beheer van de akten van de burgerlijke stand en zij is de authentieke bron voor alle akten van de burgerlijke stand opgemaakt na 31 maart 2019 en de gegevens die erin opgenomen zijn.

Het Beheerscomité DABS, samengesteld uit vertegenwoordigers van de belangrijkste gebruikers van de databank, beheert de DABS. Het staat in voor de inrichting en het beheer van de DABS en bepaalt de noodzakelijke maatregelen om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de akten van de burgerlijke stand in de DABS te waarborgen.

De gegevens van de DABS kunnen meegedeeld worden aan of zijn rechtstreeks toegankelijk voor de volgende personen, overheden of instellingen: 1° de personen waarop de akte betrekking heeft, voor de akten die op hen betrekking hebben of hun advocaat (leesrechten): 2° de ambtenaren van de burgerlijke stand en de door hen gemachtigde beambten in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en schrijfrechten);3° de consulaire beambten in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en schrijfrechten);4° de magistraten bij de rechtscolleges en hun griffies, in functie van de uitoefening van hun ambt (lees- en schrijfrechten);5° de ambtenaren van de Dienst Naamsverandering, van de Federale Centrale Autoriteit Adoptie en van de Centrale Autoriteit Burgerlijke Stand van de FOD Justitie in het kader van de uitoefening van hun wettelijke opdrachten (lees- en/of schrijfrechten);6° de notarissen, in functie van de uitoefening van hun ambt (leesrechten);7° de parketten, in functie van de uitoefening van hun ambt (leesrechten). Elke burger zal zich in de toekomst in de DABS kunnen inloggen en een overzicht krijgen van al de akten die op hem betrekking hebben of waarin hij vermeld wordt. In een eerste fase is deze optie echter nog niet operationeel en zal de burger zich moeten wenden tot de bestaande kanalen. De advocaat krijgt toegang indien hij in een gerechtelijke procedure een afschrift of uittreksel moet voorleggen.

In artikel 83 BW wordt het vertrouwelijk karakter van de gegevens gewaarborgd : ieder die in welke hoedanigheid ook deelneemt aan de verzameling, de verwerking of de mededeling van de gegevens in de DABS, moet het vertrouwelijk karakter ervan in acht nemen. Artikel 458 van het Strafwetboek, dat het beroepsgeheim regelt, is op hen van toepassing. 3.4. De akten van de burgerlijke stand 3.4.1. Elektronische akten De belangrijkste verandering is dat akten van de burgerlijke stand voortaan elektronische akten worden, die elektronisch ondertekend en bewaard worden in een elektronische databank (DABS).

Deze elektronische opgemaakte akten van de burgerlijke stand zijn authentieke akten, die bijgevolg gelden tot het bewijs van valsheid in geschrifte. Er worden geen akten op papier meer opgemaakt (art. 14 BW). 3.4.2. Onbeschikbaarheid DABS (art. 14 BW) In zeer uitzonderlijke gevallen zal het niet mogelijk zijn om de akte van de burgerlijke stand in gedematialiseerde vorm in de DABS op te maken, zoals bv. bij een langdurige onbeschikbaarheid van de DABS. In dat geval maakt de ABS de akte op in de vorm van een papieren proces-verbaal. Dit proces-verbaal kan een afgedrukte versie zijn van het model van afschrift zoals vastgesteld in het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand (BS, 15 februari 2019), dat de ABS invult en ondertekent met een handgeschreven handtekening.

Van zodra mogelijk, maakt de ABS de akte op in de DABS, met het proces-verbaal in bijlage. 3.4.3. Bijlagen in de DABS (art. 15 BW) De bijlagen die in de DABS moeten worden opgenomen blijven beperkt tot deze waarvoor de wet dit uitdrukkelijk bepaalt (bv. volmacht, stukken materiële vergissing, vonnissen, een aantal stukken uit het huwelijksdossier) en voor zover ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron. Het is niet toegestaan bijlagen op te nemen die niet door de wet voorzien zijn.

Dit vermijdt een te zware belasting van het informatica-systeem en voorkomt dat de beperking van de vermeldingen in de akten tot gevolg zou hebben dat er extra bijlagen bij de akten worden opgenomen ter bewijs van de controle van deze gegevens.

Dit betekent niet dat de ABS niet alle nodige controles moet uitoefenen. De idee achter het beperken van de vermeldingen in de akten is immers dat alle voorafgaande controles die de ABS vooraf dient uit te oefenen, niet in de akten vermeld moeten worden. Het principe is immers dat er vanuit gegaan wordt dat de ABS alles gecontroleerd heeft wat nodig was om de akte te kunnen opmaken, zonder dat dit als gegeven in de akte, en zeker niet als bijlage bij de akte, wordt opgenomen ter bewijs van deze voorafgaande controle. (zie hieronder bij `ondertekening akten') Indien de partijen bijlagen hebben overgelegd aan de ABS, worden de originelen van de bijlagen aan de partijen teruggeven. De teruggave zal gebeuren van zodra het document als bijlage bij een akte in de DABS is opgenomen. Het originele document blijft een grotere bewijswaarde hebben dan de scan van de akte opgenomen in de DABS. De neerlegging van bijgevoegde stukken bij de griffie wordt afgeschaft. 3.4.4. Vermeldingen in de akten (art. 16 en 20 BW) De ABS mag enkel vermelden wat de partijen aan hem verklaren.

De ambtenaar moet dus enerzijds opnemen wat de partijen hem verklaren, en anderzijds mag hij geen andere vermeldingen toevoegen op de akte dan wat de partijen hem verklaren.

De ambtenaar mag in de akte ook geen andere vermeldingen opnemen dan de wettelijk voorziene gegevens.

In de DABS zal het in principe ook niet mogelijk zijn om extra gegevens toe te voegen, daar het systeem de gegevens van de akten beperkt tot de wettelijk voorziene gegevens.

Er mogen geen afkortingen worden gebruikt in de akten van de burgerlijke stand.

De data worden in cijfers uitgedrukt. 3.4.5. Informatieplicht betrokkenen (art. 17 BW) De personen waarop de akte betrekking heeft of die bij de totstandkoming ervan betrokken zijn moeten alle wettelijke verplichte informatie die van belang is bij de opmaak van een akte meedelen aan de ABS. De informatieverplichting beperkt zich dus niet tot de `partijen' bij de akte. Het gaat om alle bij de akte betrokken personen. Zo kan het bv. ook gaan om de arts die een medisch attest opmaakt.

De ABS kan niet alle informatie zelf achterhalen. Het is dus aan de partijen om de wettelijk verplichte gegevens mee te delen, voor zover deze niet voor ABS beschikbaar is in een authentieke bron. Indien achteraf blijkt dat de akte niet correct werd opgemaakt, omdat de ABS een informatiegegeven niet kende, is hij hiervoor niet aansprakelijk.

Zo kan het bv. gaan om een halfbroer die voor de ABS een kind erkent van zijn buitenlandse halfzus. De ABS kan dit in principe niet zelf ontdekken. De partijen zijn verplicht dit aan de ABS te verklaren, zodat hij de akte correct kan opmaken. 3.4.6. Ondertekening akten (art. 18 en 19 BW) Een tweede grote verandering, wat de akten van de burgerlijke stand betreft, is dat de akten niet meer worden ondertekend door de partijen. Enkel de ABS of zijn gemachtigde tekent de akte nog, op elektronische wijze. De partijen tekenen de akte niet meer.

De wet geeft de ABS het vertrouwen wat de correcte opmaak van de akten betreft. Indien de betrokkenen niet akkoord zijn met de gegevens die in de akte werden opgenomen, is het aan hen om te bewijzen dat er een fout is gebeurd en om een verbetering van de akte te vragen.

Het staat de ambtenaar vrij om bv. voor de ondertekening van de akte de voorlopige elektronische akte af te drukken en voor te leggen aan de partijen ter controle.

Niets belet de ambtenaar om het document, dat gecontroleerd werd door de partijen, tijdelijk te bewaren in de gemeente. Dit behoort tot de autonome bevoegdheid van de ambtenaar. Het is geen wettelijke verplichting. Dergelijke voorbereidende documenten kunnen evenmin als bijlage in de databank worden opgenomen. Het is uiteraard ook niet de bedoeling om parallelle registers te creëren.

Indien na de opmaak van de geboorteakte bv. de ouders menen dat schrijfwijze van de naam van een kind in de geboorteakte fout is, is het in de eerste plaats aan de ouders om dit te bewijzen. Er wordt immers vanuit gegaan dat de ABS de akte correct heeft opgemaakt.

Indien een voorlopige geboorteakte of gelijkaardig document door de ouders werd ondertekend, kan de schrijfwijze van de naam worden nagegaan in het ondertekende document.

De partijen zullen moeten bewijzen dat de ABS, als openbaar ambtenaar die authentieke akten opmaakt, valsheid in geschrifte heeft gepleegd, door iets te akteren dat niet door de partijen werd verklaard of meegedeeld.

In de DABS kan de ABS een akte eerst voorlopig opmaken en nadien pas ondertekenen, waarna de akte definitief en onveranderbaar is.

Er is geen dwingende termijn voorzien om de akte te ondertekenen. Dit wil echter niet zeggen dat de ABS, of zijn gemachtigde, de ondertekening van de akten lang kan uitstellen. Zo zijn er opvolgingen in de DABS voorzien die erop toezien dat de akten binnen een redelijke termijn ondertekend worden. De akte is pas opgemaakt en definitief na ondertekening.

Afschriften en uittreksels kunnen overigens pas afgeleverd worden en de bevolkingsregisters kunnen pas bijgewerkt worden wanneer de akte definitief ondertekend is. Afschriften en uittreksels kunnen onmiddellijk na het ondertekenen afgeleverd worden.

De geboorteaangifte moet wel gebeuren binnen de 15 dagen na de geboorte en de akte van geboorte moet onmiddellijk worden opgemaakt (art. 43 BW). De ABS, of zijn gemachtigde, moet de akte van geboorte dus ook binnen deze termijn ondertekenen, ook al gebeurt de aangifte op de laatste aangiftedag.

Dit toont opnieuw het belang aan van de mogelijkheid tot aanwijzing van (een) gemachtigde beambte(n).

De akte van huwelijk moet in principe op de dag van de voltrekking van het huwelijk ondertekend worden. De datum van de ondertekening van de akte door de ABS is de datum van de akte, en dus ook de datum van het huwelijk. Indien er op het ogenblik van de voltrekking van het huwelijk nog wijzigingen moeten aangebracht worden in de voorlopig opgemaakte akte (bv. nieuwe getuigen), zal de ABS deze dus eerst moeten aanpassen vooraleer te ondertekenen.

Indien de ABS niet op de dag zelf kan ondertekenen, moet hij dit zo snel als mogelijk nadien doen. Het betreft in het bijzonder de gevallen waar gehuwd wordt op locaties waar er geen technische ondersteuning is in het weekend, waar de ABS zijn identiteitskaart niet meeheeft op de dag van het huwelijk, ... Dit is bijgevolg slechts mogelijk in zeer uitzonderlijke omstandigheden en moet zo veel als mogelijk vermeden worden. De in de akte van huwelijk vermelde huwelijksdatum is in dat geval niet dezelfde als de datum van ondertekening door de ABS. De ABS zal de elektronische akten ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Het gaat immers om authentieke akten die de nodige rechtszekerheid moeten garanderen.

De ondertekening gebeurt door gebruik van de elektronische identiteitskaart. Op basis hiervan verklaart de ambtenaar dat de gegevens opgenomen in de akte correct zijn en dat de opmaak van de akte regelmatig is verlopen in aanwezigheid van de eventueel betrokken partijen. 3.4.7. Afschaffing randmeldingen : verbindingen tussen akten - rechtstreekse wijzigingen van akten In de DABS worden er geen randmeldingen meer aangebracht op de akten van de burgerlijke stand, maar worden akten van de burgerlijke stand die ook op andere akten betrekking hebben met elkaar verbonden of worden akten rechtstreeks gewijzigd (zie verder punt 3.8.).

De ABS verzekert door de ondertekening van de door hem opgemaakte en gewijzigde akten: - de juiste verbinding van die akten met de akten waarop deze akten betrekking hebben, van de betrokkene of, in voorkomend geval, van zijn afstammelingen tot de eerste graad; en - de correcte wijziging van deze akten.

De ABS maakt de verbindingen tussen de akten en wijzigt de akten in de DABS (of controleert de door de DABS voorgestelde verbindingen en wijzigingen op volledigheid) op het ogenblik dat hij de door hem opgemaakte of gewijzigde akte ondertekent.

In geval van een wijziging van een akte zal de ABS de wijzigingen van akten doorvoeren in de DABS. Zo zal de ambtenaar bv. bij een verbetering van een materiële vergissing een gewijzigde akte opmaken en ook de wijzigingen aanbrengen in de andere akten waarop de verbetering betrekking heeft (zie art. 31, § 2 BW).

De ABS controleert voor de ondertekening van de akte de wijzigingen op volledigheid en juistheid. De ambtenaar is hiervoor verantwoordelijk gezien er akten van de burgerlijke stand worden gewijzigd (net als voor de huidige randmeldingen).

In geval van raadpleging in de DABS van een akte die werd gewijzigd is steeds zichtbaar welke akten de wijziging tot stand hebben gebracht. 3.4.8. Volmacht (art. 21 BW) De belanghebbende partijen kunnen zich voor alle akten van de burgerlijke stand laten vertegenwoordigen, met uitzondering van de huwelijksakte.

Indien een volmacht wordt gegeven houdt dit in dat de gevolmachtigde de volmachtgever vertegenwoordigt. Dit betekent dus ook dat de gevolmachtigde moet verschijnen in plaats van de volmachtgever.

Het moet gaan om een bijzondere en authentieke volmacht.

De volmacht wordt als bijlage in de DABS bij de akte opgenomen.

Partijen kunnen zich ook per volmacht laten vertegenwoordigen bij een aangifte van bv. huwelijk of erkenning. In dit geval wordt de volmacht als bijlage in de DABS opgenomen bij de huwelijks- of erkenningsakte.

De aangifte zelf wordt niet als bijlage in de DABS opgenomen.

In dat geval is deze bijzondere en authentieke volmacht enkel nodig indien een derde de aangifte van huwelijk komt doen.

Deze bijzondere en authentieke volmacht is te onderscheiden van het gelegaliseerd schriftelijk bewijs van de bij de aangifte van het huwelijk afwezige toekomstige echtgenoot waaruit diens instemming met de aangifte blijkt (art. 164/2, § 2, 3°, BW). 3.4.9. Voorlezing van de akte (art. 22 BW) De ABS is enkel verplicht de akte van de burgerlijke stand voor te lezen wanneer één van de verschijnende partijen hierom verzoekt. In de andere gevallen kan de ABS de akte voorlezen indien hij dit nuttig acht. Dit kan bv. het geval zijn indien een partij blind of analfabeet is.

De ABS heeft de plicht om de akte correct op te stellen en zich ervan te verzekeren dat de betrokkenen alles goed hebben begrepen. 3.4.10. Doorlopende aktenummers De DABS gebruikt doorlopende aktenummers, en dus geen aktenummer per gemeente.

Het aktenummer wordt gegenereerd door de DABS, op nationaal niveau en dus niet langer per gemeente of per soort register toegekend.

Een aktenummer in de DABS is samengesteld als volgt: "JJJJ-XXXX.XXXX-CC". "JJJJ" = a) voor de akten opgemaakt vanaf 31 maart 2019 (louter elektronische akten) : het jaartal waarin de ontwerp-akte werd gecreëerd in de DABS (dus niet noodzakelijk het jaar van ondertekening van de akte);b) voor de gemigreerde papieren akten (opgemaakt vóór 31 maart 2019) : er wordt gestart met "1111" en vervolgens verder genummerd. Uit het DABS-nummer kan dus nooit op een betrouwbare wijze het jaar van de akte worden afgeleid. "XXXX.XXXX" = een doorlopend volgnummer binnen de DABS. "CC" = Het controlecijfer op basis van alle voorgaande cijfers. 3.5. Bewijskracht akten van de burgerlijke stand (art. 23 - 25 BW) Artikel 23 BW legt het principe vast dat de akte van burgerlijke stand als enig bewijs geldt van de staat van de persoon, voor zover de wet hierover niets anders bepaalt.

Een aantal bepalingen in het Burgerlijk Wetboek voorzien immers dat bepaalde elementen van de staat van de persoon met andere middelen kunnen bewezen worden, zoals bv. art. 25 BW. Ook het Wetboek van de Belgische Nationaliteit voorziet soms andere bewijsmiddelen.

Ook de processen-verbaal opgesteld in uitzonderlijke omstandigheden (waardoor er gedurende een langere periode geen gedematerialiseerde of papieren akte van de burgerlijke stand voorhanden zal zijn, maar wel een proces-verbaal dat door de ABS is opgemaakt), of opgemaakt in geval van geboorte en overlijden op een schip of in een luchtvaartuig, gelden als enige bewijs van de staat van de persoon, zolang er op basis ervan geen akte van de burgerlijke stand werd opgemaakt.

Wat de juridische bewijskracht betreft, moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de (nieuwe) elektronische akten van de burgerlijke stand en de (oude) papieren akten.

De elektronische akten, opgemaakt na 31 maart 2019, gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte. Ze hebben dus volledige bewijswaarde (art. 24 BW).

De in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen akten van de burgerlijke stand op basis van de voor 31 maart 2019 op papier opgemaakte akten (m.a.w. de gemigreerde papieren akten), gelden tot bewijs van het tegendeel (art. 25 BW).

Wanneer de originele papieren akte niet overeenkomt met de scan of metadata van de in de DABS opgenomen akte geldt de papieren akte tot bewijs van valsheid in geschrifte, voor wat de gegevens daterend van voor 31 maart 2019 betreft. De metadata of scan van de akte in de DABS gelden tot bewijs van het tegendeel.

De gegevens opgenomen of gewijzigd na de opname van de akte in de DABS gelden wel tot bewijs van valsheid in geschrifte.

Zo zal bv. in geval van een op papier opgemaakte huwelijksakte, met een melding van echtscheiding enkel in elektronische vorm (want daterend van na 31 maart 2019), de echtscheiding gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte.

Bij een geboortedatum van één van de echtgenoten op de papieren akte die verschilt van de geboortedatum via metadata opgenomen in de DABS, zal de geboortedatum van de papieren akte een grotere bewijswaarde hebben (tenzij deze verbeterd zou zijn op de huwelijksakte na 31 maart 2019).

In geval de gegevens van de originele papieren akte en de in de DABS gemigreerde akte dus niet overeenkomen, heeft de oorspronkelijke akte voorrang op de gemigreerde akte, voor de gegevens daterend van vóór de inwerkingtreding van de DABS. De eventuele verkeerd opgenomen metadata in de DABS kunnen dan aangepast worden op basis van de papieren akte.

Hetzelfde geldt voor de in de DABS op basis van op papier opgemaakte processen-verbaal opgenomen akten van de burgerlijke stand (volgens de artikelen 14, 47 en 57): deze akten gelden tot bewijs van het tegendeel.

De oorspronkelijke op papier opgemaakte processen-verbaal gelden tot bewijs van valsheid in geschrifte (art. 25 BW).

Het is dus van belang om de papieren registers van de burgerlijke stand en de op papier opgemaakte processen-verbaal zorgvuldig te bewaren. Deze papieren stukken hebben een grotere bewijswaarde dan de gemigreerde akten. Ze hebben een permanente bewaarstatus. Ze kunnen bewaard worden in het archief, maar mogen nooit worden vernietigd.

Het is uiteraard niet omdat deze akten bewaard worden, dat er nog randmeldingen in de papieren boeken kunnen noch mogen gebeuren. Alle wijzigingen gebeuren voortaan op elektronische wijze, via de DABS. Afschriften en uittreksels van de akten van de burgerlijke stand worden enkel nog afgeleverd via de DABS. Afschriften uit de papieren registers zijn niet meer toegestaan. 3.6. Verloren gegane of vernietigde akten (art. 26 - 27 BW) Deze artikelen hernemen, in aangepaste vorm, de oude artikelen 46 en 47 BW. Verloren gegane of vernietigde akten van de burgerlijke stand (of akten die nooit hebben bestaan) kunnen worden vervangen.

Het bewijs van de vernietiging of het verlies en de inhoud van de akten kan bewezen worden door geschriften, andere authentieke bronnen of getuigen.

Dezelfde procedure als de verbetering van een akte bij de familierechtbank is van toepassing (zie art. 35, § 1 BW).

Dit is ook mogelijk voor ontbrekende buitenlandse akten, zoals reeds het geval was in de praktijk.

De vervangende akte van de burgerlijke stand, die wordt opgemaakt naar aanleiding van een vernietigde of verloren gegane akte op basis van artikel 26 BW, kan aan elke verzoekende overheid worden voorgelegd ter vervanging van de ontbrekende akte, indien de betrokkene aantoont dat hij nog steeds in de onmogelijkheid verkeert de ontbrekende akte van de burgerlijke stand te verkrijgen, en uiteraard voor zover de gegevens opgenomen in deze vervangende akte niet worden tegengesproken (art. 27 BW).

De vervangende akte zal worden opgemaakt zoals elke andere akte van de burgerlijke stand (overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk 2, afdeling 2), met vermelding van de gerechtelijke beslissing als basis, zoals voorzien in artikel 41, § 1 BW. Zo zal er dus bv. een vervangende geboorteakte worden opgemaakt op dezelfde wijze als een gewone geboorteakte, maar bij de basis van opmaak van de akte zullen de gegevens van de gerechtelijke beslissing vermeld worden. 3.7. Afschriften en uittreksels (art. 28 BW) Artikel 28 BW definieert de begrippen `afschriften' en `uittreksels'.

Een uittreksel vermeldt enkel de actuele gegevens van een akte, zonder de historiek van de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft weer te geven.

Dit betekent dat, indien er wijzigingen zijn geweest sinds de opmaak van de akte van de burgerlijke stand, op het uittreksel niet zichtbaar is wat er gewijzigd werd en enkel de laatste toestand wordt weergegeven. De wijzigingen worden verwerkt en uitgevoerd door de DABS. Zo zal er bv. in een uittreksel van de geboorteakte van een kind dat ten volle werd geadopteerd geen melding staan van de adoptie. Bij de `ouders' zullen de adoptieouders vermeld staan.

Het vroeger bestaande onderscheid tussen uittreksels met en zonder afstamming verdwijnt.

Een afschrift vermeldt daarentegen altijd de oorspronkelijke gegevens van de akte en de wijzigingen in de staat van de persoon op wie de akte betrekking heeft die hebben plaatsgevonden na de opmaak van de akte.

In het voorbeeld van de geboorteakte van het geadopteerde kind zal bijgevolg de adoptie zichtbaar zijn op het afschrift.

Een afschrift vermeldt ook de historiek van de akte. De historiek wordt kort vermeld onder de oorspronkelijke gegevens, gelijkaardig aan de vermelding van de vroegere randmeldingen.

De afschriften vermelden, in voorkomend geval, ook steeds de basis van de opmaak van de akte (zoals voorzien in art. 41, § 1, 5° ). Op uittreksels wordt de basis voor de opmaak van de akte niet vermeld, gelet op de bescherming van de persoonsgegevens van de betrokkene. 3.7.1. Geldigheidsduur Op de afschriften en uittreksels zal steeds de termijn staan tot wanneer de authenticiteitscontrole via een uittrekselserver mogelijk is, alsook de weblink of andere elektronische verificatie waarop de controle mogelijk is. De geldigheidstermijn zal in principe 3 maanden bedragen vanaf de afgifte ervan. Het is aan de ontvangende autoriteit (meestal in het buitenland) om te bepalen of deze het document nadien nog wil aanvaarden, hoewel de controle via deze link niet meer mogelijk is.

De termijn van de controle is beperkt omdat het afgeleverde uittreksel of afschrift slechts gedurende deze periode van geldigheid beschikbaar blijft op de uittrekselserver. 3.7.2. Openbaarheid akten van de burgerlijke stand (art. 29 BW) Artikel 29, § 1 BW herneemt en past oud artikel 45 BW aan. Het bepaalt wanneer akten openbaar zijn en ook aan wie er afschriften of uittreksels kunnen worden afgeleverd.

Openbaar houdt in dat de eenieder recht heeft op een afschrift of uittreksel.

De termijnen van openbaarheid van de akten van de burgerlijke stand worden aangepast. De termijn van 100 jaar die van toepassing was op alle akten van de burgerlijke stand werd als te ruim beschouwd voor bepaalde akten en bemoeilijkt genealogisch onderzoek.

Daarom wordt voorzien in gedifferentieerde openbaarheidstermijnen.

Volgende akten zijn openbaar: - akten van overlijden van meer dan vijftig jaar oud; - akten van huwelijk van meer dan vijfenzeventig jaar oud; - anderen akten van meer dan honderd jaar oud. 3.7.3. Aan wie afschriften en uittreksels afleveren? 3.7.3.1. Openbare akten Iedereen heeft recht op afschriften en uittreksels van openbare akten van de burgerlijke stand. Het gaat dus om overlijdensakten van meer dan 50 jaar oud, huwelijksakten van meer dan 75 jaar oud en andere akten van de burgerlijke stand van meer dan 100 jaar oud. 3.7.3.2. Niet-openbare akten De aflevering van afschriften en uittreksels van niet-openbare akten wordt sterk beperkt, omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

De personen die recht hebben op afschriften of uittreksels worden beperkt tot een kleine kring van personen rond de betrokkene. Het gaat met name om : - de persoon op wie de akte betrekking heeft; - zijn echtgenoot of echtgenote; - zijn wettelijk samenwonende; - zijn wettelijke vertegenwoordiger; - zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn; - zijn erfgenamen; - hun notaris; - hun advocaat.

De wettelijke vertegenwoordiger dient hierbij ruim te worden geïnterpreteerd. Het gaat bv. ook om de bewindvoerder over een persoon.

Dit zijn de personen die vroeger een afschrift of een uittreksel met afstamming konden bekomen.

Voor akten van personen die een aanpassing van de registratie van hun geslacht hebben gedaan (toepassing van Titel IV/1 of artikel 1385quaterdecies, § 3, van het Gerechtelijk Wetboek) wordt het recht op een afschrift nog verder beperkt. Het recht op een afschrift van deze akten (m.a.w. waarop de aanpassing van de registratie van het geslacht zichtbaar is) wordt beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat.

Bepaalde personen die vandaag uittreksels ontvangen zullen daar bijgevolg in de toekomst geen recht meer op hebben, zoals bv. begrafenisondernemers, tenzij mits een onderhandse volmacht van de erfgenamen.

Wanneer de verschillende informatiebronnen zo veel als mogelijk met elkaar verbonden zijn, zullen uittreksels steeds minder nodig zijn (zie punt 3.7.6.).

Omwille van redenen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, is het daarenboven wenselijk dat er in principe enkel nog uittreksels worden afgeleverd. Een afschrift zal dan enkel nog op uitdrukkelijk verzoek afgeleverd worden.

De ABS mag echter niet nagaan of de aanvraag gerechtvaardigd is voor het doel waarvoor het afschrift wordt gevraagd, gezien dit een ongerechtvaardigde inmenging is in het privéleven van de burger.

Het kan dus niet langer meer de bedoeling zijn dat er steeds afschriften worden afgeleverd. Dit gebeurde voorheen wel vaak omdat het praktischer was om een kopie te maken van een papieren akte dan een uittreksel op te stellen. Met de DABS is er op dat punt geen onderscheid meer en zullen er dus niet meer gegevens afgeleverd moeten worden dan nodig. Afschriften worden dus enkel afgeleverd indien de betrokken hierom uitdrukkelijk verzoekt. 3.7.4. Afgifte via DABS - elektronisch zegel De aflevering van afschriften en uittreksels gebeurt steeds via de DABS, in die zin dat de authentificatie bij de aflevering steeds gebeurt door de DABS in de vorm van een elektronisch zegel, en niet door de ABS. Het is wel nog steeds mogelijk om de afgifte van het via de DABS afgeleverde afschrift of uittreksel te vragen aan de ABS, aan het loket of het e-loket. Ook in dit geval draagt het afschrift of uittreksel enkel het elektronisch zegel van de DABS. De burger zal daarnaast, in de toekomst waar hij zich ook bevindt, een uittreksel of afschrift met het elektronisch zegel van de DABS ook rechtstreeks uit de DABS ophalen via zijn pc.

De afschriften en uittreksels vermelden ook steeds de datum van afgifte. 3.7.5. Afschriften en uittreksels van papieren akten opgemaakt vóór 31 maart 2019 Het afleveren van een afschrift in de vorm van een kopie uit de papieren registers van de burgerlijke stand is niet meer toegestaan.

Van de `oude' papieren akten van de burgerlijke stand, die in de DABS werden opgenomen kunnen dus enkel nog afschriften en uittreksels worden afgeleverd via de DABS. De papieren registers worden immers niet meer bijgewerkt na 31 maart 2019.

De afschriften van akten van de burgerlijke stand opgemaakt vóór 31 maart 2019 nemen steeds de vorm aan van de afdruk van de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen oorspronkelijke akte met de hierop aangebrachte randmeldingen en de metadata van de wijzigingen van deze akte gedaan na de inwerkingtreding van de DABS. De gedematerialiseerde vorm van de akte kan zijn: - een scan van de akte; - een verzameling van metadata; - een combinatie van beiden.

Een uittreksel van een `oude' akte neemt dezelfde vorm aan als een uittreksel van een akte opgemaakt na de inwerkingtreding van de DABS. Om een uittreksel uit een papieren akte te kunnen afleveren via de DABS dienen de metadata van de oude akte (die vermeld staan op een uittreksel in de nieuwe vorm) te worden opgenomen in de DABS. Op basis daarvan kunnen uittreksels worden afgeleverd op dezelfde wijze als deze van de nieuwe akten van de burgerlijke stand.

In een overgangsbepaling (art. 109 Wet Modernisering Burgerlijke Stand) wordt voorzien dat een ABS, een griffier of een bevoegde ambtenaar van de FOD Justitie die vaststelt dat een akte van vóór 31 maart 2019 die aan hem moet worden voorgelegd niet is opgenomen in de DABS of waarvan metadata ontbreken, de ABS die houder is van het register waarin de akte zich bevindt kan verzoeken tot opname ervan in de DABS. Deze ABS moet deze akte dan onmiddellijk in gedematerialiseerde vorm en met de bijhorende metadata in de DABS opnemen. Het kan ook gaan om een vraag tot aanvulling van de metadata, indien bv. op afschrift niveau werd gemigreerd maar er een uittreksel van de akte wordt gevraagd, of tot een verbetering van fouten in de metadata.

Het is aangewezen dezelfde werkwijze te volgen voor de ABS die verzocht wordt om een afschrift of uittreksel van dergelijke akte af te leveren.

De precieze termijn voor de opname vanaf de notificatie aan de ambtenaar-houder van de akte wordt niet gepreciseerd, maar het is duidelijk dat dit zo snel als mogelijk en binnen een redelijke termijn dient te gebeuren. Zo niet kunnen er immers geen afschriften of uittreksels van worden afgeleverd. Een termijn van maximum 5 werkdagen moet volstaan. In hoogdringende gevallen moet dit onmiddellijk gebeuren. Zijn collega-ABS, de griffier of de bevoegde ambtenaar van de Federale Overheidsdienst Justitie moet immers zijn procedure kunnen voortzetten binnen de wettelijke termijnen. 3.7.6. Only once-principe Door de toepassing van het only-once principe en de rechtstreekse toegang die aan verschillende overheden en instellingen wordt verleend (cfr. artikel 78 BW) zullen er veel minder afschriften en uittreksels aangevraagd en afgeleverd moeten worden.

Dit principe houdt in dat de documenten die door een burger werden voorgelegd aan een overheid of toegankelijk zijn voor een overheid, zoals via de DABS, niet opnieuw door een andere overheid aan die burger kunnen worden opgevraagd. De overheid moet dan zelf de DABS raadplegen.

Afschriften en uittreksels zullen bijgevolg vooral nog worden aangevraagd om aan private instellingen (zoals banken en verzekeringsmaatschappijen) of in het buitenland te worden voorgelegd. 3.7.7. Taal De ABS maakt de akte, overeenkomstig de gecoördineerde wetten van 18 juli 1966 op het gebruik van de talen in bestuurszaken, op in de taal van zijn gebied.

In principe kunnen de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand opgemaakt na de inwerkingtreding van de DABS in één van de drie landstalen worden afgeleverd. Voor deze nieuwe akten worden er immers geen beelden (scans) ingevoerd, maar enkel metadata: de gegevens die in een akte moeten voorkomen worden ingevuld in velden (bv. een veld voor naam, voornaam, datum van feit, ...). De nieuwe akten zijn dus taalonafhankelijk gezien zij op de metadata gebaseerd zijn.

Daar in de DABS de akten en afschriften en uittreksels geuniformiseerd en gestandaardiseerd zijn, kunnen afschriften en uittreksels dus worden geraadpleegd in een Frans, Duits, Nederlandstalig of een meertalig sjabloon, en ook zo worden afgeleverd.

Indien bijvoorbeeld een uittreksel uit een Franstalige akte van de burgerlijke stand in Vlaanderen wordt opgevraagd, zal dit bijgevolg in het Nederlands afgeleverd kunnen worden. Zo kan worden vermeden dat een burger het uittreksel nog moet laten vertalen.

Hetzelfde geldt voor de uittreksels van de `oude' papieren akten, daar deze met dezelfde metadata als deze van de `nieuwe' akten in de DABS worden opgenomen. Voor de afschriften van de oude akten zal dit niet het geval zijn. Het afschrift van een oude akte is immers gebaseerd op een beeld van de akte. Het afschrift zal dan bestaan in een afdruk van het beeld van de oude akte, waarvan uiteraard geen vertaling voorzien kan worden door de DABS. 3.7.8. Bewijskracht van afschriften en uittreksels van papieren akten in DABS De bewijskracht van de afschriften en uittreksels van akten opgemaakt vóór 31 maart 2019 (in gedematerialiseerde vorm opgenomen in de DABS) is niet dezelfde als deze van akten opgemaakt na 31 maart 2019, gezien de bewijswaarde van de akten waarop de afschriften en uittreksels betrekking hebben niet gelijk is. De elektronische akten opgemaakt na 31 maart 2019 hebben immers volledige bewijswaarde (nl. tot bewijs valsheid in geschrifte), in tegenstelling tot de oude papieren akten die nadien in de DABS werden opgenomen, die slechts gelden tot bewijs van tegendeel.

Het is echter niet mogelijk om personen voor het verkrijgen van afschriften en uittreksels toch te verwijzen naar de ABS die de papieren akte in zijn bezit heeft, gezien op de papieren akten nooit de bijwerkingen zullen staan die nadien in de DABS werden gemaakt voor die akte. Dit afschrift of uittreksel zal dus onvolledig zijn. Het is ook niet mogelijk om volledige bewijswaarde (tot valsheid in geschrifte) te geven aan de in gedematerialiseerde vorm in de DABS opgenomen akten opgemaakt voor de inwerkingtreding van de DABS. De papieren akte zal immers steeds het origineel zijn. Er kunnen immers fouten voortkomen uit de opname ervan in gedematerialiseerde vorm in de DABS (bv. door het scannen wordt een woord dat was uitgewist toch zichtbaar).

Art. 30, § 3 BW voorziet hiervoor dat indien het afgeleverde afschrift of uittreksel op basis van een op papier opgemaakte akte voor de inwerkingtreding van deze wet niet wordt aanvaard, of wordt betwist voor het doel waartoe het dient, hiervan een afschrift of uittreksel afgeleverd wordt op basis van het papieren register, met toevoeging van de bijwerkingen op de akte in de DABS. Deze mogelijkheid dient beperkt te blijven tot zeer uitzonderlijke omstandigheden, daar het doel is om afschriften en uittreksels steeds door de DABS op elektronische wijze te laten afleveren. Enkel in het geval van betwisting of bv. niet aanvaarding door een buitenlandse autoriteit om specifieke redenen zou een afschrift of uittreksel van de originele papieren akte (met de bijwerkingen op deze akte opgenomen in de DABS) afgeleverd moeten worden door de ABS die de akte onder zich in zijn papieren registers heeft . 3.7.9. Vorm van het afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte Artikel 28, § 3 BW bepaalt de vorm van een afschrift van een akte op basis van een buitenlandse akte (opgemaakt volgens Hoofdstuk 2, Afdeling 15, zie punt 4.2.14).

Dergelijk afschrift bevat: 1. de oorspronkelijke gegevens van de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte;2. de referentiegegevens van de buitenlandse akte die aan de basis lag;3. de metadata van de wijzigingen van deze akte (historiek na opmaak Belgische akte ). De opmaak van akten van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte is mogelijk door voorlegging van een afschrift of uittreksel van de buitenlandse akte.

De opmaak van de Belgische akte op basis van een uittreksel van de buitenlandse akte verhindert niet dat er latere wijzigingen in de akte kunnen verwerkt worden.

Bijgevolg zal een afschrift ook de historiek van na de opmaak van de Belgische akte vermelden, in de vorm van de metadata van de wijzigingen. Dit is ook het geval voor een afschrift van een in de DABS gemigreerde papieren akte, waarop na de migratie ervan wijzigingen gebeurden in de DABS. Concreet kan die historiek dan bv. het volgende zijn: een erkenning, een verklaring van naamkeuze, een voornaamsverandering, een verbetering door een rechtbank, .... Het kan dan gaan om zowel Belgische akten of beslissingen of in België erkende buitenlandse akten of beslissingen.

Indien de betrokkene in de toekomst een afschrift of uittreksel in België dient voor te leggen van zijn buitenlandse akte, kan de betrokkene zich dus beroepen op een afschrift of uittreksel van de Belgische akte op basis van de buitenlandse akte. Hij dient dus niet terug te keren naar de afleverende autoriteit in het buitenland. 3.7.10. Genealogische opzoekingen Artikel 79 BW stelt dat de Koning zal bepalen op welke wijze akten raadpleegbaar zijn voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden. 3.7.11. Legalisatie Art. 29, § 3, BW herneemt uit oud artikel 45 BW dat de uittreksels en afschriften die bestemd zijn om in het buitenland te worden gebruikt, voor zover vereist, gelegaliseerd moeten worden door de Minister van Buitenlandse Zaken of zijn gemachtigde ambtenaar. Het zal dus het elektronisch zegel zijn dat gelegaliseerd wordt.

Het is van belang hier ook te wijzen op de Verordening Openbare documenten (Voluit: Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad van 6 juli 2016 inzake de bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en tot wijziging van Verordening nr. 1024/2012).

Deze Verordening is immers van toepassing op de akten van de burgerlijke stand. Voor wat de artikelen die van toepassing zijn op de akten van de burgerlijke stand, is deze Verordening in werking getreden op 16 februari 2019.

Deze Verordening schaft onder andere de legalisatie- en apostillevereiste af voor bepaalde openbare documenten en vereenvoudigt de formaliteiten met betrekking tot gewaarmerkte afschriften en vertalingen tussen de EU-lidstaten.

Het toepassingsgebied van de verordening strekt zich uit tot: - geboorte; - in leven zijn; - overlijden; - naam; - huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat; - echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk; - geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap; - ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap; - afstamming - adoptie; - woon- en/of verblijfplaats; - nationaliteit; - de afwezigheid van een strafblad; - de openbare documenten die moeten worden voorgelegd voor het uitoefenen van het actief of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen.

Er wordt wel opgemerkt dat de Verordening enkel betrekking heeft op de echtheid van het openbare document en niet op de erkenning van de inhoud of de gevolgen ervan.

De Verordening heeft tot gevolg dat andere EU-lidstaten geen legalisatie of apostille van de afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die onder het toepassingsgebied van de Verordening vallen meer mogen vragen. 3.7.12. Modellen van afschriften en uittreksels Het koninklijk besluit van 3 februari 2019 tot vaststelling van de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand (B.S. 15 februari 2019) stelt de modellen van uittreksels en afschriften van akten van de burgerlijke stand vast.

De modellen zijn terug te vinden als bijlage bij het Koninklijk besluit en die werden geïntegreerd in de DABS. Er zijn uittreksels voorzien voor de volgende akten : - de akte van geboorte; - de akte van huwelijk; - de akte van overlijden; - de akte van erkenning; - de akte van prenatale erkenning; - de akte van adoptie; - de akte van een levenloos kind; - de akte van afwezigheid; - de akte van Belgische nationaliteit;

Er zijn afschriften voorzien voor de volgende akten : - de akte van geboorte; - de akte van huwelijk; - de akte van overlijden; - de akte van erkenning; - de akte van prenatale erkenning; - de akte van adoptie; - de akte van een levenloos kind; - de akte van afwezigheid; - de akte van Belgische nationaliteit; - de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht; - de akte van echtscheiding; - de akte van naamsverandering; - de akte van voornaamsverandering; - de akte van verklaring van naamskeuze; - de akte van nietigverklaring;

De basis van de opmaak van de akte kan zijn : - een rechterlijke beslissing; - een proces-verbaal; - een koninklijk of ministerieel besluit; - een buitenlandse akte; - een buitenlandse administratieve of rechterlijke beslissing.

De historiek van de staat van de persoon bestaat uit een chronologisch overzicht, volgens datum van registratie in de DABS, van de gewijzigde gegevens van de oorspronkelijke akte, met vermelding van de beslissing of akte die aan de basis ligt van de wijziging.

Het koninklijk besluit verduidelijkt verder dat in de afschriften de oorspronkelijke gegevens van de akte aangevuld worden met de basis van de opmaak van de akte en de historiek van de staat van de persoon.

Daarnaast somt het op welke de vermeldingen zijn voor elke mogelijke basis van de akte en voor de gewijzigde gegevens van de oorspronkelijke akte.

In de modellen is eveneens het gegeven `datum uitwerking' voorzien.

Het datamodel DABS voorziet immers voor elke akte twee datums, namelijk de datum van het feit en de datum van opmaak van de akte.

De datum van het feit wordt in principe enkel ingevuld in de akten van geboorte, van overlijden, van huwelijk en van een levenloos kind (datum bevalling). In deze gevallen zal de datum van uitwerking de datum van de opmaak van de akte zijn.

In de andere gevallen zal in de DABS de datum van uitwerking gelijk zijn aan de datum van de opmaak van de akte, tenzij de ambtenaar van de burgerlijke stand bij de opmaak van de akte op basis van een bijgevoegd stuk (buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissing, een vonnis of arrest, een proces-verbaal, ...) een andere datum van uitwerking heeft ingevuld die kan teruggevonden worden in de toegevoegde bijlage. De `datum uitwerking' zal in die gevallen dus respectievelijk betrekking hebben op de datum van uitwerking van de adoptie, van de erkenning, van de naamsverandering, ....

De modellen van uittreksels en afschriften zijn dynamisch samengesteld. Niet alle mogelijke vermeldingen moeten immers in elk uittreksel of afschrift verschijnen.

De gegevens die zijn opgenomen achter het symbool "" zijn facultatief. Deze gegevens worden enkel in het afschrift of uittreksel vermeld als ze van toepassing zijn.

Bij de gegevens die zijn opgenomen achter het symbool "o" moet er minstens één van de opties worden aangeduid. Enkel de gekozen optie moet verschijnen op het afschrift of uittreksel. 3.8. Wijzigingen van akten van de burgerlijke stand Het systeem van de randmeldingen van akten van de burgerlijke stand wordt afgeschaft.

In een digitale databank kunnen meldingen in de kant van een akte niet meer bestaan, daar alle gegevens in metadata in het systeem worden opgenomen en op elektronische wijze met de juiste akten worden verbonden.

Voortaan kunnen akten van de burgerlijke stand op de volgende wijzen wijzigingen ondergaan : 1° door de rechtstreekse wijziging van een akte (`tweede versie' akte) (art.31 BW); 2° door een automatische melding (art.32 BW); 3° door de opmaak van een basisakte. Deze werkwijzen vervangen dus de vroegere akten van overschrijving van rechterlijke of andere beslissingen en de randmelding daarvan op andere akten van de burgerlijke stand. 3.8.1. Rechtstreekse wijzigingen van akten (gewijzigde akten) In plaats van een akte te `randmelden' naar aanleiding van een Belgische of buitenlandse rechterlijke beslissing, zal in bepaalde gevallen de reeds bestaande akte zelf gewijzigd worden. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal m.a.w. een `tweede versie' van de akte maken.

Zo zal de afstamming op de geboorteakte bv. worden gewijzigd na een rechterlijke beslissing die de afstamming vaststelt.

De rechtstreekse wijzigingen van akten zijn slechts voorzien voor een beperkt aantal gevallen, met name: 1° Een rechterlijke beslissing die (art.31, § 1 BW): - de afstamming betwist of vaststelt; - een akte verbetert; - een naams- of voornaamsverandering toestaat.

Het moet gaan om in kracht van gewijsde gegane beslissing die een wijziging van één of meerdere akten van de burgerlijke stand tot gevolg heeft én er moet geen basisakte voor opgemaakt kunnen worden.

Met basisakten worden bedoeld de akten van de burgerlijke stand vermeld in Boek I, Titel 2, Hoofdstuk 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Een beslissing die de afstamming wijzigt noodzaakt een aanpassing van de akte omdat er geen basisakte `akte van afstammingswijziging' bestaat en er geen automatische melding kan gebeuren door de DABS. De tussenkomst van de ABS is noodzakelijk omdat er een inhoudelijke beoordeling vereist is van de gegevens van de rechterlijke beslissing die de burgerlijke staat wijzigt. In dit geval kan het ook om buitenlandse rechterlijke beslissingen gaan.

Hetzelfde geldt voor de verbetering van akten van de burgerlijke stand door de familierechtbank. Hier zijn wel enkel de Belgische rechtbanken zijn voor bevoegd en het kan dus enkel om Belgische beslissingen gaan.

Wat de naams- of voornaamsverandering betreft, gaat het om de gevallen bedoeld in artikel 370/9 van het Burgerlijk Wetboek en dus de beroepen ingesteld bij de familierechtbank tegen weigeringen van de minister van Justitie en de ABS om respectievelijk een naams- of voornaamsverandering toe te staan. Een buitenlandse rechterlijke beslissing naams- of voornaamsverandering die erkend kan worden op basis van art. 39 WIPR wordt verwerkt via de akte van (voor)naamsverandering.

Indien de familierechtbank de verandering toestaat, wijzigt de ABS de akte van geboorte en verbindt deze met de andere akten van de begunstigde en, in geval van voornaamswijziging, met de akten van geboorte van zijn afstammelingen van de eerste graad.

Indien het een Belgische rechterlijke beslissing betreft, zal de griffier de gegevens nodig voor deze wijziging onmiddellijk doorsturen via de DABS naar de bevoegde ABS. De gewijzigde akte vermeldt de gegevens van de rechterlijke beslissing (rechterlijke instantie, datum uitspraak) alsook de inhoud van de rechterlijke beslissing (betwisting/vaststelling van een afstammingsband, verbetering van een akte, naams-of voornaamsverandering).

Al deze gegevens worden in metadata in het systeem opgenomen en met de akte verbonden.

De vermeldingen van de `gewijzigde akte' zijn dus gegevens die in de `historiek' bij deze akte worden vermeld en dus ook zichtbaar zijn zowel bij de raadpleging van de akte als bij de aflevering van een afschrift ervan. 1° Verbetering van een materiële vergissing door de ABS (art.31, § 2 BW) (zie punt 3.9.1.) In dit geval maakt de bevoegde ambtenaar de gewijzigde akte of akten op ten gevolge van de verbetering van een materiële vergissing die een wijziging van één of meerdere akten van de burgerlijke stand tot gevolg heeft.

De gewijzigde akte vermeldt de verbetering van de akte. De verbetering zal dus ook steeds zichtbaar zijn bij de raadpleging in de DABS of bij aflevering van een afschrift ervan.

De bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand is de algemeen bevoegde ambtenaar of de ambtenaar van de plaats van opmaak van de akte.

De wijziging van een akte zal in bepaalde gevallen ook de automatische wijziging meebrengen door de DABS van de andere akten van de betrokkene, en eventueel van zijn afstammelingen. De DABS verbindt deze akten immers met elkaar.

Het zal wel steeds duidelijk zijn wat er gewijzigd is sinds de oorspronkelijke akte, bij de raadpleging hiervan in de DABS. Het zal ook steeds mogelijk zijn de historiek te raadplegen, met datum en reden van wijziging. 3° Schema's Schematisch kan dit als volgt worden voorgesteld: 1.Buitenlandse rechterlijke beslissing inzake afstamming => ABS => opmaak gewijzigde akte 2.Belgische rechterlijke beslissing (afstamming, verbetering, naams of voornaamsverandering) => griffier => ABS => opmaak gewijzigde akte 3. Verbetering materiële vergissing => ABS => opmaak gewijzigde akte 3.8.2. Meldingen op akten van de burgerlijke stand (art. 32 BW) Voor een beperkt aantal gevallen van Belgische rechterlijke of andere beslissingen die de burgerlijke staat van een persoon wijzigen wordt er een nieuwe werkwijze ingevoerd om deze bekend te maken op de akten van de burgerlijke stand van de betrokkene, zonder tussenkomst van de ABS. Dit is het geval voor: 1° echtscheidingen (art.1275, § 2 en art. 1303 Ger. W.); 2° naamsveranderingen (art.370/7 BW); 3° nietigverklaringen van een huwelijk (art.193ter BW, art. 391octies SW. en art. 79quater, § 4 Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen); 4° nietigverklaring van een erkenning (art.330/3, § 2, derde lid BW); 5° vernietiging of intrekking van een vergunning tot naamsverandering (art.370/8 BW); 6° terugkeer van de betrokkene ingeval van een verklaring van afwezigheid (art.122, derde lid, BW) of van een gerechtelijke verklaring van overlijden (art. 134, derde lid, BW).

In een eerste fase zal deze automatisch gegenereerde melding enkel voorzien zijn voor de echtscheidingen (1° ) en naamsveranderingen (2° ).

Het gaat om rechterlijke beslissingen of andere beslissingen van Belgische autoriteiten die geen inhoudelijke beoordeling vereisen van gegevens van individuele akten of beslissingen door de ABS. Deze beslissingen werden immers reeds rechtsgeldig ondertekend door de daarvoor bevoegde autoriteit (de Koning, de rechter of de bevoegde openbare ambtenaar).

De gegevens van deze beslissingen zullen door de griffiers en openbare ambtenaren van de Dienst Naamsverandering worden doorgestuurd naar de DABS. De DABS zal op basis van de doorgestuurde gegevens dan een automatisch gegenereerde melding opmaken. Deze e-melding wordt in de DABS verbonden met de akten van de burgerlijke stand waarop ze betrekking heeft.

De ABS komt hier dus niet in tussen. De hierboven vernoemde beslissingen en besluiten wijzigen volstrekt autonoom de staat van een persoon. De registratie van de melding in de DABS heeft enkel tot doel hieraan publiciteit te geven.

De onveranderlijkheid van deze verbinding wordt gewaarborgd door de ondertekening met een elektronisch zegel van de DABS. De meldingen worden onder de verantwoordelijkheid van het beheerscomité van de DABS (opgericht in artikel 73, § 1 BW) opgemaakt en verbonden met de akten waarop ze betrekking hebben.

Deze elektronische verbindingen zullen, zoals de overige wijzigingen, zichtbaar zijn bij de raadpleging van de akte in de DABS. De melding is dus geen wijziging van de akte in de strikte betekenis, maar wijzigt de staat van de persoon door de verbinding met de akte.

In het voorbeeld van een Belgisch echtscheidingsvonnis zullen de gegevens van de echtscheiding zichtbaar zijn bij de raadpleging van de huwelijksakte in de DABS of op een uittreksel van de huwelijksakte (zoals vroeger het geval was bij een randmelding).

De meldingen bevatten steeds de gegevens van de rechterlijke beslissing of het Koninklijk besluit dat aan de basis ligt van de melding en het aktenummer van de akte waarop de melding betrekking heeft.

Daarnaast worden in de gevallen van echtscheiding en de vergunning tot naamsverandering een aantal van de gegevens vermeld als deze voorzien in de akte van echtscheiding (art. 64, 1° en 3° BW) en de akte van naamsverandering (art. 63, 1°, 2° en 4° BW).

De intrekking van een koninklijk besluit tot vergunning van naamsverandering is mogelijk in het geval een vergissing in het besluit en in het geval van laattijdige afstand.

Schematisch: 1) Belgische gerechtelijke beslissing tot 1° echtscheiding, 2° nietigverklaring van een huwelijk, 3° nietigverklaring van een erkenning, 4° terugkeer van de betrokkene ingeval van een verklaring van afwezigheid of een gerechtelijke verklaring van overlijden, 5° vernietiging of intrekking van een vergunning tot naamsverandering, De griffier verstuurt gegevens beslissing via DABS => DABS maakt melding op (elektronisch zegel DABS) + DABS verbindt automatisch met andere akten indien nodig.2) Belgische naamsverandering De FOD Justitie (Dienst Naamsverandering) verstuurt gegevens via DABS => DABS maakt melding op (elektronisch zegel DABS) + DABS verbindt automatisch met andere akten indien nodig. Een e-melding wordt slechts gegenereerd indien het gaat om Belgische beslissingen.

Buitenlandse vonnissen, arresten en beslissingen zullen, zoals vandaag, steeds beoordeeld worden door de ABS. Deze geven aanleiding tot de opmaak van een Belgische akte op basis van de buitenlandse beslissing (bv. akte van echtscheiding), dan wel tot opmaak van een gewijzigde akte in de gevallen hierboven besproken (bv. afstamming). 3.8.3. Opmaak basisakte De opmaak van basisakten, in voorkomend geval opgemaakt op basis van een buitenlandse akte, tenslotte kan ook een impact hebben op andere akten van de burgerlijke stand. In deze gevallen gebeurt de `wijziging' van de andere akten door de verbinding van de basisakte met deze akten.

Voorbeeld : een akte van erkenning wijzigt de akte van geboorte. De akte van erkenning wordt verbonden met de geboorteakte, waarin de vaderlijke afstamming toegevoegd zal worden.

Voorbeeld : Een Franse erkenningsakte van een in België geboren kind die enkel de moederlijke afstamming vermeldt. Een Belgische akte van erkenning wordt opgemaakt op basis van de Franse erkenningsakte (zie punt 4.2.14.). Deze Belgische akte van erkenning wordt verbonden met de geboorteakte, waarin de vaderlijke afstamming toegevoegd zal worden. De buitenlandse erkenningsakte wordt als bijlage opgenomen in de DABS bij de Belgische erkenningsakte.

Net zoals bij de meldingen, betreft het hier geen wijziging van de akte in de strikte betekenis, maar wijzigt de staat van de persoon door de verbinding van de basisakte met de andere akte.

Voor een aantal situaties werden met dat doel ook nieuwe basisakten van de burgerlijke stand gecreëerd : - de akte van adoptie (zie punt 4.2.11.); - de akte van echtscheiding (zie punt 4.2.10.); - de akte van naamsverandering (zie punt 4.2.9.); - de akte van herroeping of herziening van adoptie, van nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring (zie punt 4.2.12.).

Het gaat voornamelijk om de volgende situaties : - rechterlijke en andere beslissingen van Belgische autoriteiten die een inhoudelijke beoordeling vereisen van gegevens van individuele akten of beslissingen die de burgerlijke staat wijzigen (in tegenstelling tot de gevallen waarvoor er meldingen worden opgemaakt, zie punt 3.8.2.), en waarbij de akte niet rechtstreeks kan worden gewijzigd (zie punt 3.8.1.) : Voorbeelden : * echtscheidingsvonnis wanneer er geen akte van huwelijk is; * koninklijk besluit tot naamsverandering wanneer er geen akte van geboorte is; * adoptievonnis ingeval van volle adoptie; - onmogelijkheid om een bestaande akte rechtstreeks te wijzigen volgens artikel 31 Burgerlijk Wetboek omdat het gaat om een toevoeging in een akte : Voorbeeld : gewone adoptie -> toevoegen van de gewone adoptanten in de geboorteakte als bijkomend gegeven; - beslissingen die in feite akten `annuleren' : herroeping/herziening adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie, nietigverklaring; - voor een aantal buitenlandse rechterlijke en administratieve beslissingen;

Voorbeelden : * buitenlands echtscheidingsvonnis; * buitenlandse beslissing tot naamsverandering; * buitenlands adoptievonnis of adoptiebeslissing, na erkenning door de federale centrale autoriteit.

Wanneer de ABS een akte van adoptie opmaakt, verbindt hij deze met de geboorteakte. De gegevens van de adoptie zijn zichtbaar bij de raadpleging van de geboorteakte in de DABS of op een afschrift van de geboorteakte (zoals vroeger het geval was met een randmelding). In het uittreksel van de geboorteakte zullen de (volle) adoptanten als ouders opgenomen worden.

Voor echtscheidingen wordt er in principe een melding gemaakt door de DABS (zie punt 3.8.2.).

Wanneer de ABS evenwel genoodzaakt is om een akte van echtscheiding op te maken, op basis van een buitenlands echtscheidingsvonnis of buitenlandse echtscheidingsbeslissing, wordt de akte van echtscheiding verbonden met de Belgische huwelijksakte. Bij aflevering van een afschrift of uittreksel van de huwelijksakte zal de echtscheiding hierop zichtbaar zijn (zie punt 4.2.10.).

Wanneer de ABS een akte van echtscheiding opmaakt, omdat de akte van huwelijk niet beschikbaar is in de DABS, staat de akte van echtscheiding op zich en wordt deze niet verbonden.

Voor naamsveranderingen wordt er in principe een melding gemaakt door de DABS (zie punt 3.8.2.).

Wanneer de ABS evenwel genoodzaakt is om een akte van naamsverandering op te maken, op basis van een buitenlands vonnis of buitenlandse beslissing, wordt de akte van naamsverandering verbonden met de desbetreffende akten van geboorte.

Wanneer de ABS een akte van naamsverandering opmaakt, omdat de akte van geboorte niet beschikbaar is in de DABS, staat de akte van naamsverandering op zich en wordt deze niet verbonden.

De ABS die een akte opmaakt, zal deze uiteraard steeds ondertekenen.

Door de ondertekening verzekert hij, zoals hoger reeds toegelicht: - de juiste verbinding van de akte met de akte waarop deze betrekking hebben, van de betrokkene en eventueel van zijn afstammelingen; - de wijzigingen van andere akten van de betrokkene en eventueel van zijn afstammelingen. 3.9. Verbetering van akten van de burgerlijke stand De procedure tot verbetering van een materiële vergissing door de ABS wordt vereenvoudigd en verduidelijkt.

Daarnaast is de familierechtbank steeds bevoegd om zich uit te spreken over verbeteringen van akten van de burgerlijke stand, m.a.w. via een verbeterend vonnis.

Verbeteringen van akten van de burgerlijke stand leiden tot de opmaak van een gewijzigde akte (nieuwe versie van de akte) (zie hieronder punt 3.9.1.). 3.9.1. Verbetering door de ABS (art. 33-34) De ABS kan de akten voortaan in een beperkt aantal gevallen zelf verbeteren, zonder advies te vragen aan het parket.

Bij de oude procedure van verbetering van een materiële misslag (oud art. 99-101 BW) was er wel een tussenkomst van het openbaar ministerie nodig.

De procedure werd, afhankelijk van welk parket zich hierover moest uitspreken, bovendien verschillend en vaak zeer ruim geïnterpreteerd.

Ook fouten die verder gingen dan een louter materiële misslag (bv. een foutieve afstamming) werden soms op die wijze verbeterd, hetgeen nooit de bedoeling van de wetgever was. Het is aan de rechtbank om de grote fouten in de akten van de burgerlijke stand te verbeteren.

Artikel 33 Burgerlijk Wetboek bepaalt nu dat de bevoegde ABS die op een akte van de burgerlijke stand een materiële vergissing vaststelt op basis van een authentieke akte of officieel attest, deze akte van de burgerlijke stand zelf kan verbeteren.

De bevoegde ABS om een akte via de procedure van de materiële vergissing te verbeteren is hetzij de algemeen bevoegde ABS, hetzij de ABS van de plaats van opmaak van de akte .

De ABS die een materiële vergissing vaststelt op een akte die hij zelf heeft opgemaakt, moet deze zelf kunnen verbeteren. Het is niet logisch dat deze een verbetering van zijn eigen materiële vergissing zou moeten vragen aan een andere (m.n. de algemeen bevoegde) ABS. Het is daarnaast ook nodig dat de algemeen bevoegde ABS de akte kan verbeteren, indien de materiële vergissing bv. pas wordt vastgesteld jaren na de opmaak van de akte.

Een materiële vergissing houdt in dat een ABS, op het ogenblik van de opmaak van een akte van de burgerlijke stand, bij vergissing een gegeven heeft opgenomen in deze akte dat niet volledig overeenstemt met de vermelding van dit gegeven op de authentieke akten of officiële attesten die hij op dat ogenblik in zijn bezit had (art. 34 BW).

Hierin zijn verschillende elementen van belang, namelijk: - de vergissing gebeurde op het ogenblik van de opmaak van de akte; - het gegeven stond wel correct op de authentieke akten of de officiële attesten die de ABS op het ogenblik van de opmaak van de akte voor zich had; - het feit dat het gegeven niet correct werd overgenomen wordt bewezen aan de hand van een authentieke akte of officieel attest.

Het gaat met name om: a) Een schrijf- of typfout in namen en voornamen: Voorbeeld : de vermelding van Jozeph i.p.v. Jozef op een geboorteakte.

Hieronder worden ook foutieve diakritische tekens verstaan. De ambtenaar kan diakritische tekens in de akten dus via deze weg toevoegen of verwijderen. Het gaat met name om het ontbreken van accenten, bepaalde lettertekens (bv. ç), ... die wel op een ander officieel attest of authentieke akte stonden, maar niet op die wijze in de akte van de burgerlijke stand werden opgenomen. Onder meer op dit vlak bestaan er soms verschillen tussen de vermelding van voor- of familienamen in de akten van de burgerlijke stand en deze in het Rijksregister.

Het is niet vereist om elk diakritisch teken in een akte die een discrepantie vertoont met bv. het Rijksregister te verbeteren. De mogelijkheid bestaat immers ook dat het de vermelding in het Rijksregister is die foutief is. De ABS kan pragmatisch handelen en enkel indien de discrepantie problemen oplevert (bv. akte nodig voor het buitenland) of indien de burger er uitdrukkelijk om verzoekt, het diakritisch teken aanpassen. Hij baseert zich dan op de buitenlandse authentieke akte.

Het is van belang te wijzen op het onderscheid met een foute translitteratie. In dat geval gaat het om een fout in de vertaling vanuit een ander alfabet (bv. Arabisch, Cyrillisch, ...) naar het Latijns alfabet. Dit zou immers frauduleus kunnen zijn. Zo zou iemand op verklaring ingeschreven kunnen worden met een bepaalde naam (bv.

Sem). Nadien kan hij een stuk voorleggen (paspoort, ..) waarin hij een andere naam heeft (bv. Sam). Gelet op het gevaar van mogelijke identiteitsfraude gebeuren verbeteringen van translitteraties via de procedure voor de rechtbank. b) Een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt. Voorbeeld : een fout in de datum van huwelijk of in de plaats/datum/uur van geboorte of overlijden.

Het kan gaan om fouten ten aanzien van de kennisgeving van geboorte of uit het medisch attest van overlijden.

Het zou dus ook kunnen gaan om een foutief geslacht in de geboorteakte, indien dit niet overeenstemt met de kennisgeving van de geboorte.

Daarnaast zijn er nog andere fouten mogelijk in de nieuwe basisakten van de burgerlijke stand, zoals bv. een fout in de datum van een naamsverandering.

Het kan hier in principe niet gaan om fouten in de datum of plaats van opmaak van de akte, gezien deze vermeldingen op elektronische wijze worden toegevoegd en dus in principe geen fouten kunnen bevatten.

Enkel indien deze voorwaarden voldaan zijn, kan de ABS de akte van de burgerlijke stand verbeteren.

Het is niet vereist om akten te verbeteren van personen die reeds overleden zijn, maar evenmin verboden.

Deze procedure van `materiële vergissing' kan niet gebruikt worden om het geslacht in de akte van geboorte te verbeteren (tenzij de vermelding van het geslacht in de akte van geboorte niet overeenkomt met de kennisgeving van de geboorte).

De definitie voorzien in artikel 34 BW is enkel van toepassing op de akten van de burgerlijke stand opgemaakt na 31 maart 2019.

Artikel 116 van de Wet Modernisering Burgerlijk Stand bevat een overgangsbepaling voor de verbetering van materiële vergissingen van akten opgemaakt vóór 31 maart 2019.

Voor die gevallen wordt onder materiële vergissing verstaan : - een schrijf- of tikfout in namen, voornamen en adressen; - een fout in de datum van geboorte of overlijden als uit een geboorte- of overlijdensattest een andere datum blijkt; - een fout in de datum van huwelijk; - een fout met betrekking tot de in de akte vermelde ambtenaar van de burgerlijke stand; - een verkeerde datum van opmaak van de akte.

De wet voert nu ook het only once-principe in de verbeterprocedure door de ABS in.

Concreet gaat de ABS als volgt te werk om een materiële vergissing op een akte te verbeteren: Het verbeteren van de vergissing is slechts mogelijk aan de hand van de oorspronkelijke authentieke akte of officieel attest.

De ABS zoekt de authentieke akte of het officiële attest dat de materiële vergissing bewijst op in de DABS. Indien deze nog niet is opgenomen in de DABS vraagt hij de ambtenaar die de akte heeft opgemaakt of overgeschreven om deze op te nemen in de DABS. Indien het een officieel attest betreft dat de materiële vergissing bewijst en de ambtenaar hierover niet beschikt, vraagt de ABS dit attest op bij de bevoegde Belgische instanties of instellingen (bv.

DVZ, dossier vreemdelingen gemeente,..).

Enkel in het geval de ABS op deze wijze niet over de authentieke akte of het officiële attest kan beschikken, dient de betrokkene het document zelf voor te leggen.

De stavingsstukken (de authentieke akte of het officiële attest) op basis waarvan de akte wordt verbeterd worden als bijlage in de DABS opgenomen.

De ABS maakt de gewijzigde akte op. Zie punt 3.8.1. 3.9.2. Verbetering akte door de familierechtbank De verbeteringsprocedure voor de familierechtbank blijft bestaan (verbeterend vonnis). De oude artikelen 1383-1385 van het Gerechtelijk Wetboek zijn wel in aangepaste vorm hernomen in nieuw artikel 35 BW. Wanneer? Deze procedure is mogelijk in alle gevallen waarbij een persoon een akte van de burgerlijke stand wil laten verbeteren, ook indien de akte kan verbeterd worden op basis van een materiële vergissing.

De verbeteringsprocedure via de familierechtbank is ook van toepassing in het geval men een ontbrekende akte wil laten vervangen volgens artikel 27 BW. Deze verbeteringsprocedure is ook van toepassing in geval van terugkeer of bewijs van het bestaan van een afwezig verklaard persoon of van een gerechtelijk overleden verklaard persoon.

Naast de vraag tot verbetering van de materiële vergissingen kan het dus bv. gaan om fouten die de afstamming wijzigen, fouten ten gevolge van een verkeerde toepassing van het buitenlands recht, verschillen in translitteratie of verbeteringen van verschillende elementen van dezelfde akte, ....

Het feit dat iemand na de opmaak van de akte verschillende andere documenten voorlegt dan op het ogenblik van de opmaak van de akte, die kennis geven van een volledig andere identiteit en burgerlijke staat, zou kunnen wijzen op identiteitsfraude.

Ook een wijziging van de afstamming is een verregaande wijziging van iemands burgerlijke staat.

Hetzelfde geldt voor translitteraties, die moeten onderscheiden worden van de foutieve diakritische tekens (zie ook punt 3.9.1.).

Het is in elk geval aan de rechter om de verbeteringen van fouten in de akten (andere dan de materiële vergissingen, die ook door de ambtenaar zelf kunnen verbeterd worden zoals hierboven omschreven) te beoordelen.

Wie kan de verbetering vorderen? 1) Elke persoon die een akte wil laten verbeteren of een ontbrekende akte wil laten vervangen, 2) De ABS van de plaats van opmaak van de akte die deze akte wil laten verbeteren, 3) De procureur des Konings. De ABS die een akte heeft opgemaakt en nadien vaststelt dat hij een fout heeft gemaakt bij de opmaak (bv. door de verkeerde toepassing van het internationaal privaatrecht) kan dus zelf de rechtbank om de verbetering van deze akte verzoeken.

De procureur des Konings moet de verbetering van de akte vorderen wanneer hij een fout vaststelt in een akte van de burgerlijke stand.

Hij heeft volgens artikel 40 van het Burgerlijk Wetboek namelijk een toezichtsfunctie in verband met de naleving van de bepalingen van de burgerlijke stand. Het is essentieel en in het algemeen belang, dat akten van de burgerlijke stand, die de staat van de persoon betreffen, zoals bepaald in artikel 6 van het Burgerlijk Wetboek verbeterd worden indien zij fouten bevatten.

Hoe? De procedure door de burger of de ambtenaar gebeurt op verzoekschrift.

Welke rechtbank? De familierechtbank van de plaats waar de akte opgemaakt is (bevoegd op basis van artikel 627, 7° Gerechtelijk Wetboek).

Werkwijze? De gegevens van in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissingen die akten van de burgerlijke stand wijzigen zullen rechtstreeks doorstromen via de DABS (en dus niet langer per gewone post).

De griffier stuurt onmiddellijk de gegevens uit de rechterlijke beslissing die de ABS nodig heeft voor de wijziging van de akte(n) van de burgerlijke stand ten gevolge van de verbetering (of voor de opmaak van de vervangende akte) door via de DABS naar de bevoegde ABS. Concreet zal de griffier dus zo snel als mogelijk het verbeterend-vonnis via de DABS doorsturen naar de bevoegde ABS, die hiervan een notificatie krijgt.

Op basis van de beslissing maakt de ambtenaar dan onmiddellijk de gewijzigde akte(n) van de burgerlijke stand of de vervangende akte op (in het geval van artikel 27 BW) op. De rechterlijke beslissing wordt als bijlage bij de gewijzigde of vervangende akte opgenomen in de DABS. De ambtenaar waarborgt, zoals hoger uiteengezet, door de ondertekening van de akte de correcte verbindingen in de DABS (zie punt 3.4.7.) Er worden enkel gegevens doorgestuurd indien er beslist werd tot een verbetering van een akte. In geval van een negatieve beslissing zal de ambtenaar geen notificatie ontvangen.

Bevoegde ambtenaar? De algemeen bevoegde ambtenaar zoals bepaald in artikel 13 BW is bevoegd na een verbetering door de rechtbank.

Schematisch Materiële vergissing : ABS (zonder advies parket) Eender welke fout : familierechtbank 3.10. Aansprakelijkheid van en controle op de ABS 3.10.1. Aansprakelijkheid van de ABS (art. 36, 38 en 39 BW en art. 110 en 111 van de Wet Modernisering Burgerlijke Stand) De verantwoordelijkheid van de ABS wordt in principe niet gewijzigd.

De ABS is verantwoordelijk voor: - de door hem zelf opgemaakte, verbeterde of gewijzigde akten van de burgerlijke stand (art. 36 BW); - voor de akten die verloren gaan door slechte bewaring in de DABS (bv. slecht opslaan van de akte) (valt onder art. 36 BW); - voor de bewaring van de papieren akten van de burgerlijke stand opgemaakt voor 31 maart 2019 (of een op papier opgemaakt proces-verbaal), al dan niet in gedematerialiseerde vorm opgenomen in de DABS, tot de overdracht ervan aan het Algemeen Rijksarchief (art. 110, § 1, eerste lid, en § 2 Wet modernisering Burgerlijke stand); - voor het verdwijnen van stukken uit de bewaarplaats van de registers van de burgerlijke stand (art. 110, § 1, tweede lid, Wet Modernisering Burgerlijke stand, zoals vroeger voorzien was in artikel 132 Nieuwe Gemeentewet).

Dit is o.a. van belang in het geval een gemeente zou toelaten dat personen die hierom verzoeken zelf genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen zouden verrichten in de bewaarplaats.

Het verdwijnen van stukken valt onder de verantwoordelijkheid van de ABS. Dit betekent niet dat de papieren registers van de burgerlijke stand niet verplaatst kunnen worden binnen de gemeente. Dit kan immers nuttig of nodig zijn in het kader van gemeentefusies (art. 110, § 1, derde lid, Wet Modernisering Burgerlijke stand).

De verplaatsing is mogelijk mits: * een beslissing van het college van burgemeester en schepenen; en * de toelating van de procureur des Konings. - voor de juistheid van de gedematerialiseerde akte en de bijhorende metadata die in de DABS worden opgenomen bij de migratie van een papieren akte in de DABS, op het ogenblik van de opname van de akte in de DABS (art. 111 Wet Modernisering Burgerlijke stand.

De ambtenaar is hiervoor niet verantwoordelijk bij een later systeemfalen of een fout van de operationele beheerder (zie verder). - voor het niet naleven van de in het kader van zijn functie opgelegde voorschriften (art. 38 BW);

De ABS is (zoals het geval was onder oud artikel 51 BW) burgerrechtelijk aansprakelijk voor het niet naleven van de in het kader van zijn functie opgelegde voorschriften, tenzij iemand hem verhinderde deze voorschriften na te leven (In dit laatste geval kan de ABS op deze verhaal uitoefenen). - voor onrechtmatige veranderingen en elke valsheid in de akte (art. 39 BW);

Zoals onder oud artikel 52 BW kan elke onrechtmatige verandering en elke valsheid in de akten van de burgerlijke stand aanleiding geven tot: * een schadevergoeding aan de partijen, * de straffen voorzien in het Strafwetboek.

De ABS is niet verantwoordelijk voor de aspecten met betrekking tot het beheer van de DABS of de verwerking van de persoonsgegevens (art. 38 BW).

Door de invoer van de DABS is de aansprakelijkheid van de ambtenaar onder voorbehoud van aansprakelijkheid de operationele beheerder van de DABS (FOD Binnenlandse zaken) en de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens (FOD Justitie). (zie hoofdstuk 3). 3.10.2. Controle door de procureur des Konings (art. 37 en art. 40 BW) De rol van de procureur des Konings met betrekking tot de burgerlijke stand werd aangepast, rekening houdend met de invoer van een centrale databank en de noden in de praktijk.

Deze aanpassing gebeurt door : - de afschaffing van de jaarlijkse controle van de registers; - het invoeren van het principe van algemeen toezicht op de burgerlijke stand; - het geven van een duidelijke wettelijke basis voor de adviesfunctie van de procureur des Konings; - het voorzien in de mogelijkheid voor het College van procureurs-generaal om richtlijnen op te maken; - het verduidelijken van de rol met betrekking tot de verbetering van de akten van de burgerlijke stand. 3.10.2.1. Afschaffing jaarlijkse controle van de registers Het is niet meer nuttig dat de procureur des Konings jaarlijks alle registers van de burgerlijke stand nakijkt. Dit gebeurde ook al niet meer in de huidige praktijk. 3.10.2.2. Algemeen toezicht op de burgerlijke stand De procureur des Konings moet toezien op de naleving van de bepalingen inzake de burgerlijke stand. Hiertoe kan hij onder meer gerichte controles doen via de DABS. Dergelijke gecentraliseerde controle was niet mogelijk met de gemeentelijke papieren registers.

Artikel 40 Burgerlijk Wetboek geeft de procureur des Konings duidelijk de algemene bevoegdheid om op te treden in het kader van de burgerlijke stand.

De ABS is verplicht de procureur des Konings onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke fout of onregelmatigheid die hij vaststelt.

De procureur des Konings onderzoekt en vervolgt de door de ABS in de uitoefening van hun functie gepleegde inbreuken.

Welke procureur des Konings? De bevoegde procureur des Konings is deze van de rechtbank van eerste aanleg van het gerechtelijk arrondissement waartoe de gemeente van de ABS die de akte heeft opgemaakt, behoort (art. 40, eerste lid, BW). 3.10.2.3. Adviesfunctie parket (art. 37 BW) In de wet staat nu uitdrukkelijk de mogelijkheid voor de ABS om advies te vragen aan de procureur des Konings in geval van ernstige twijfel bij de opmaak van een akte. De procureur des Konings geeft de ABS advies in individuele gevallen.

De rol van de procureur des Konings vóór de opmaak van een akte is immers van groot belang.

Een correcte opmaak van de akten door de ABS vermijdt bovendien dat de procureur des Konings nadien moet optreden. Een eventuele verbetering van akten van de burgerlijke stand via de rechtbank moet zoveel als mogelijk vermeden worden, gelet op het belang van de staat van de persoon, het principe van de vastheid van de staat van de persoon en de gevolgen voor de burger.

Het gaat om een mogelijkheid om advies te vragen voor de ABS in geval van ernstige twijfel; hij is hier niet toe verplicht.

De `opmaak' van de akte in artikel 37 BW dient ruim geïnterpreteerd te worden: een adviesaanvraag is niet alleen mogelijk over de opmaak, maar ook over de wijzigingen, vernietiging, enz.. van akten van de burgerlijke stand die moeten gebeuren nadat een akte werd opgemaakt. 3.10.2.4. Verbetering akten van de burgerlijke stand De tussenkomst van de procureur des Konings in de procedure van verbetering van materiële misslagen door de ABS is afgeschaft. De ABS kan dit nu doen zonder advies van de procureur des Konings.

De rol van de procureur des Konings is wel nog van belang bij de verbetering van akten van de burgerlijke stand door de familierechtbank.

De procureur des Konings moet de verbetering van de akte vorderen wanneer hij een fout vaststelt in een akte van de burgerlijke stand, gelet op artikel 35, § 1, derde lid BW. Daarnaast zal het openbaar ministerie zijn advies moeten geven, wanneer de verbetering werd gevorderd door de betrokken persoon zelf of door de ABS (art. 35, § 2, BW). 3.10.2.5. Richtlijnen van het College van procureurs-generaal (uniformiteit) Het College van procureurs-generaal kan richtlijnen uitvaardigen aan de procureurs des Konings ter verduidelijking van de wijze waarop de controle wordt uitgeoefend. Een instructiemogelijkheid bestond reeds voor de procureur-generaal aan de procureur des konings m.b.t. het nazicht van de registers van de burgerlijke stand (op basis van een ministeriële omzendbrief van 13 juli 1847). Deze mogelijkheid wordt nu wettelijk verankerd.

Het gaat om bindende richtlijnen voor alle leden van het openbaar ministerie. De procureurs-generaal bij de hoven van beroep waken over de uitvoering van deze richtlijnen binnen hun rechtsgebied.

Deze richtlijnen kunnen ook betrekking hebben op het gebruik van de DABS bij de controle. 4. De verschillende akten van de burgerlijke stand 4.1. Standaard gegevens akten burgerlijke stand Artikel 41 BW bepaalt de gegevens die in elke akte van de burgerlijke stand moeten staan.

Het gaat om: 1° de ambtelijke gegevens van de akte: de naam, voornamen en de handtekening van de ABS of zijn gemachtigde beambte;2° de datum opmaak akte;3° de plaats van de opmaak van de akte: zowel de gemeente als, in voorkomend geval, het district; 4° het aktenummer (zie punt 3.4.10.); 5° vermelding basis opmaak akte (voor zover van toepassing). Indien de ABS een akte opmaakt, moet hij steeds de basis of oorsprong van die akte vermelden.

Het kan gaan om: a) Een rechterlijke beslissing: - de rechterlijke instantie; - de datum van de uitspraak; - de datum van het in kracht van gewijsde treden ervan; - het identificatienummer van de rechterlijke beslissing (rolnummer).

Het beeld van de rechterlijke beslissing wordt als bijlage bij de akte in de DABS opgenomen.

Het kan hier gaan om bv. een vervangende geboorteakte, waarin vermeld staat dat de geboorteakte is opgemaakt op basis van een rechterlijke beslissing tot vervanging.

Het zou ook kunnen gaan om een akte opgemaakt op basis van artikel 463 van het Wetboek van strafvordering.

Een ander voorbeeld is de opmaak van een overlijdensakte op basis van de rechterlijke beslissing tot verklaring van overlijden. b) Een proces-verbaal (zoals voorzien in de artikelen 14, vierde lid, 47, 55, § 2, of 57 BW). Het gaat hier om de proces-verbalen op basis waarvan (later) een akte van de burgerlijke stand wordt opgemaakt: - de processen-verbaal opgemaakt in uitzonderlijke omstandigheden (systeemfalen DABS); - het proces-verbaal van een vondeling; - het proces-verbaal van het overlijden van een onbekende; - het proces-verbaal in geval van geboorte of overlijden op een schip of op een luchtvaartuig. c) een koninklijk besluit tot vergunning van naamsverandering (zoals voorzien in artikel 370/4, § 1, of 370/8 BW): - de datum van het koninklijk besluit; - de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad (voor zover van toepassing).

Dezelfde logica als bij de rechterlijke beslissingen wordt gevolgd.

Een akte van naamsverandering (bv. in het geval van een erkende vluchteling) wordt opgemaakt op basis van het koninklijk besluit tot vergunning van naamsverandering.

In zeer uitzonderlijke gevallen worden de koninklijke besluiten vrijgesteld van publicatie, (vandaar: voor zover van toepassing) (art. 370/6, derde lid, BW). d) een buitenlandse akte: - de autoriteit die de akte heeft opgemaakt; - de datum van opmaak van de akte.

Dit is bv. het geval van de buitenlandse huwelijksakte die in België wordt erkend. In plaats van de vroegere `overschrijving' van deze buitenlandse akte zal de ambtenaar nu een Belgische huwelijksakte opmaken. Daarop zal de ambtenaar de basis hiervan vermelden: de buitenlandse akte, de autoriteit die de akte opmaakte (inclusief de plaats van deze autoriteit) en de datum van opmaak. e) de buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing: - de buitenlandse autoriteit die de beslissing heeft genomen; - de datum van de beslissing; - de datum waarop de beslissing uitwerking heeft.

Het kan hier bv. gaan om een buitenlandse beslissing tot echtscheiding, die in België wordt erkend. In de plaats van de vroegere randmelding (of overschrijving) van de buitenlandse echtscheidingsbeslissing, wordt er een akte van echtscheiding opgemaakt. Op die akte wordt vermeld dat deze werd opgemaakt op basis van een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing, de buitenlandse autoriteit (inclusief plaats autoriteit), de datum van de beslissing en de datum van uitwerking ervan.

De akte of beslissing die als basis diende voor de opmaak van de akte wordt als bijlage in de DABS opgenomen, tenzij ze beschikbaar is in een andere authentieke bron (zoals bepaald in artikel 15 BW).

De personen op wie de akte betrekking heeft worden geïdentificeerd op basis van het Rijksregisternummer (m.n. het identificatienummer toegekend in uitvoering van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen). Dit is ook zo voor personen die niet in het Rijksregister zijn opgenomen.

De wet van 25 november 2018 houdende diverse bepalingen met betrekking tot het Rijksregister en de bevolkingsregisters heeft het namelijk mogelijk gemaakt om natuurlijke personen die vermeld worden in een akte van de burgerlijke stand, maar die niet het voorwerp uitmaken van een inschrijving of een vermelding in het Rijksregister van de natuurlijke personen in een andere hoedanigheid, te vermelden in het Rijksregister.

De personen die als zodanig vermeld worden in het Rijksregister krijgen ook een Rijksregisternummer toegekend.

Het is belangrijk erop te wijzen dat het Rijksregisternummer geen deel uitmaakt van de akte zelf (art. 41, § 2, tweede lid BW). Het gaat enkel om achterliggende informatiegegevens op basis waarvan personen worden geïdentificeerd, en de gegevens van de DABS en het Rijksregister met elkaar kunnen worden gekoppeld.

De aanpassing van dit identificatienummer moet niet via de verbeteringsprocedures voorzien voor de verbetering van akten van de burgerlijke stand gebeuren (zie punt 3.8.). Het identificatienummer is immers een dynamisch gegeven dat kan gewijzigd worden overeenkomstig de bepalingen van wetgeving met betrekking tot het Rijksregister.

Naast de hierboven vernoemde gegevens vermelden de akten van de burgerlijke stand de gegevens zoals voorzien voor de akten zelf.

Artikel 16 BW bepaalt hierover verder dat de ABS geen andere gegevens mag vermelden in de akten dan deze die wettelijk zijn voorzien. 4.2. De verschillende soorten akten van de burgerlijke stand Het Burgerlijk Wetboek voorziet nu voor elke soort akte van de burgerlijke stand een afzonderlijke afdeling.

Per afdeling staat er (indien mogelijk) eerst de wijze waarop die akte tot stand komt en nadien de gegevens die deze akte moet vermelden.

Hierna volgen de verschillende soorten akten, met vermelding van de eventuele wijziging in de procedure. 4.2.1. De akten van geboorte De nieuwe regels in verband met de opmaak van de akten van geboorte, vervat in de artikelen 42 tot 49 BW, zijn van toepassing op kinderen waarvan aangifte wordt gedaan na 31 maart 2019. (art. 112 Wet Modernisering Burgerlijke Stand) 4.2.1.1. Akte van geboorte Kennisgeving van geboorte (art. 42 BW) Door wie? De kennisgeving gebeurt door: - in geval van een geboorte in het ziekenhuis: de verantwoordelijke van de inrichting of zijn afgevaardigde; - in geval van een geboorte buiten het ziekenhuis: de arts, vroedvrouw, de andere personen die bij de geboorte aanwezig waren of de persoon bij wie de geboorte heeft plaatsgehad.

Hoe? De kennisgeving gebeurt aan de hand van een medisch attest.

Elektronische kennisgeving? Dit gebeurt al in verschillende gemeenten, vooral in Vlaanderen, via de eBirth applicatie. Er bestaat nog geen verplichting tot elektronische kennisgeving. De bestaande mogelijkheden van de elektronische kennisgeving van de geboorte worden niet ingeperkt. De kennisgevingen op papier of via fax kunnen nog steeds gebruikt worden.

Model kennisgeving? Er worden geen specifieke modellen van kennisgeving van geboorte en overlijden uitgewerkt, gezien dit tot nutteloze bijkomende administratieve lasten voor deze doelgroep zou leiden.

Aangifte (art. 43 BW) Door wie? De vader of de meemoeder, en de moeder, of één van hen. (zoals voorheen).

Waar? ABS van de geboorteplaats (plaats feit).

De gemeente kan wel kiezen hoe de geboorteaangifte praktisch plaatsvindt. Eén mogelijkheid is om de geboorteaangifte in de materniteit te laten plaatsvinden, na beslissing van het college van burgemeester en schepenen.

Termijn? Binnen vijftien dagen na de geboorte. De termijn wordt verlengd indien de laatste dag een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag is, tot de eerstvolgende werkdag.

Geen (tijdige) geboorteaangifte door ouders? Indien er geen aangifte komt maakt de ABS de definitieve akte van geboorte op louter op basis van de kennisgeving. De verantwoordelijke van het ziekenhuis dient geen aangifte meer te doen, daar deze aangifte immers niets toevoegt aan wat er reeds in de kennisgeving stond.

De bedoeling is dat er reeds zo veel mogelijk informatie wordt gegeven bij de kennisgeving, ook over de onzekere gegevens zoals de familienaam en de voornaam.

Geen geboorteaangifte en onvoldoende gegevens in de kennisgeving? Indien de ouders geen geboorteaangifte doen en de kennisgeving geen gegevens bevat over de voornaam of de familienaam zal de ABS handelen zoals voorheen.

Zo probeert de ABS bij het ontbreken van de voornaam in de eerste plaats iemand te contacteren die kennis heeft van de voornaam. Indien dit niet lukt, kan de ABS de voornaam van het kind bepalen ofwel de akte zonder voornaam opstellen. De akte kan dan later aangepast kunnen worden via een procedure van verbetering door de rechtbank. De verantwoordelijk ligt hierbij bij de ouders, die geen aangifte gedaan hebben.

Indien de familienaam ontbreekt in de kennisgeving past de ABS de algemene regels voor de vaststelling familienaam toe, volgens het toepasselijk recht van het kind (art. 37 WIPR). Indien het Belgisch naamrecht wordt toegepast, wordt verwezen naar de omzendbrief van 22 december 2014 inzake de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 18 december 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van internationaal privaatrecht, het Consulair Wetboek, de wet van 5 mei 2014 houdende de vaststelling van de afstamming van de meemoeder en de wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde (B.S. 29 december 2014).

Opmaak definitieve akte van geboorte. Na de geboorteaangifte of indien de geboorte niet werd aangeven binnen de 15 dagen maakt de ABS de definitieve geboorteakte onmiddellijk op.

Elektronische geboorteaangifte? Het is nog niet mogelijk om een elektronische geboorteaangifte te doen. De aangifte gebeurt in persoon bij de ambtenaar, ook al moeten de ouders de geboorteakte niet meer ondertekenen.

Artikel 43, § 3 BW legt wel de juridische basis om in de toekomst elektronische aangiftes mogelijk te maken. Het is aan de Koning om de verdere voorwaarden ervan te bepalen.

Onduidelijk geslacht? Indien het geslacht van een kind onduidelijk is, kunnen de ouders of één van hen, aangifte doen van het geslacht binnen drie maanden na de geboorte, met voorlegging van een medisch attest. (art. 48 BW).

Er wordt op basis van het medisch attest een gewijzigde akte opgemaakt.

Gegevens geboorteakte (art. 44 BW) Enkel de essentiële gegevens worden vermeld. De geboorteakte bevat: - de gegevens over de geboorte van het kind: geboortedatum, geboorteplaats, geboorteuur, geslacht, naam en voornamen van het kind. - de gegevens van de moeder, en van de vader of meemoeder (voor zover de vaderlijke of meemoederlijke afstamming vaststaat): naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats; - voor zover van toepassing, de gegevens van de prenatale erkenning of de erkenning in de akte van geboorte zelf door de vader of meemoeder met vermelding van de vereiste toestemmingen, nl. van de personen bedoeld in 329bis BW, de wettelijke vertegenwoordiger van het kind en/of de gegevens van de toestemming via rechterlijke beslissing verkregen); - voor zover van toepassing, de basis voor de opmaak van de akte (zie artikel 41, § 1, 5°, BW).

Indien de kennisgeving onvolledig was of bij de geboorte van een vondeling kunnen de gegevens over de geboorte van het kind uiteraard maar ingevuld worden voor zover ze beschikbaar zijn.

De vermelding van de basis voor de opmaak van de akte zal bv. nodig zijn in geval van : - de opmaak van een vervangende akte van geboorte op basis van een gerechtelijke beslissing tot vervanging, waarbij de akte van geboorte dan de gegevens van de rechterlijke beslissing moet bevatten, - in geval van geboorte op een schip/luchtvaartuig, waarbij de gegevens van het proces-verbaal als basis voor de opmaak van de akte in de geboorteakte komen.

Indien een gemeenschappelijke verklaring werd afgelegd zoals bedoeld in artikel 316bis BW om het vermoeden van vaderschap of van meemoederschap toch toe te passen, wordt deze verklaring als bijlage opgenomen in de DABS. De beschikking van de vrederechter waarbij een onbekwaam verklaarde persoon alsnog gemachtigd wordt een kind te erkennen, dan wel in te stemmen met een erkenning, wordt, ingeval van erkenning in de akte van geboorte, als bijlage bij de akte van geboorte in de DABS opgenomen (art. 328, § 2 BW, 329bis, § 1/1 en § 2 BW).

De geboorteakte bevat niet (meer): - de verklaring van naamskeuze afgelegd door de ouders (zie verder); - de gegevens van de aangevers.

Sinds de inwerkingtreding van de Wet van 25 december 2016 moeten de ouders immers steeds een naamskeuze doen, of zal, in het geval van onenigheid of weigering van keuze, de naam van de ouders in alfabetische volgorde aan het kind gegeven worden. Het heeft dus geen zin de `naamskeuze' uitdrukkelijk te vermelden.

In de akte moet het uiteraard wel duidelijk zijn of het om een dubbele naam (deelbaar) of een samengestelde naam (ondeelbaar) gaat. In geval het om een dubbele naam gaat, moet de akte duidelijk de twee delen van de naam te vermelden.

De vermelding van de gegevens van de aangevers heeft weinig nut. In principe zijn dit de ouders zelf. Het ziekenhuis doet geen aangifte meer bij gebrek hieraan door de ouders.

Gelet op de complexiteit van de materie (keuze toepasselijk recht, enz.), kunnen gemeenten ervoor kiezen om de naam te laten noteren in een door de aangevers ondertekend papieren document, om latere betwisting te voorkomen. 4.2.1.2. Akte van geboorte van een vondeling De vroegere procedure voor de aangifte van een vondeling (oud artikel 58 BW) wordt licht aangepast in artikel 45 BW. Kennisgeving geboorte Door wie? Elke persoon die een pasgeboren kind gevonden heeft. De kennisgeving zal in de praktijk vaak gebeuren via de hulpdiensten.

Waar? ABS van de plaats waar het kind gevonden werd.

Hoe? De persoon deelt de ABS alle informatie mee over de tijd en de plaats waar hij het kind heeft gevonden.

Taak ABS? De ABS maakt een proces-verbaal op met ook de vermelding van de vermoedelijke leeftijd van het kind en zijn geslacht, op basis van een medisch attest, de naam en de voornamen die aan het kind worden gegeven en de overheidsinstantie aan wie het wordt toevertrouwd.

De ABS maakt dan een akte van geboorte op, met het proces-verbaal als bijlage (met de beschikbare gegevens op dit ogenblik, zie hoger). Het is niet langer het proces-verbaal dat in de registers wordt opgenomen.

Het doel van de nieuwe procedure is om vondelingen een gewone geboorteakte te geven. Op die manier worden ze bij het opvragen van een afschrift van de geboorteakte niet steeds geconfronteerd met het feit dat ze te vondeling werden gelegd.

Gegevens akte van geboorte vondeling De akte van geboorte van een vondeling kan niet alle vermeldingen bevatten die een gewone akte van geboorte vermeldt, daar de moeder/ouders onbekend zijn.

De akte van geboorte van een vondeling vermeldt: - de (vermoedelijke) geboortedatum, - de geboorteplaats, - het (vermoedelijke) uur van geboorte, - het geslacht, - de naam en de voornamen van het kind.

De geboorteakte vermeldt deze gegevens enkel voor zover ze beschikbaar zijn op het ogenblik van de opmaak van de akte.

In het medisch attest wordt niet de datum van vinding van het kind, maar de vermoedelijke geboortedatum en uur van geboorte opgenomen. De ambtenaar kan de informatie over de geboortedatum uit het medisch attest halen.

Onvolledige gegevens bij opmaak geboorteakte? Het is mogelijk de geboorteakte later, via een verbeteringsvonnis, aan te vullen met de verdere gegevens. Een uittreksel van de akte van geboorte zal er (na aanvulling) dus hetzelfde uitzien als deze van ieder kind. 4.2.1.3. Akte van geboorte bij geboorte aan boord van een schip of een luchtvaartuig Artikel 47 BW uniformiseert en vereenvoudigt de procedure bij de geboorte op een schip (oud art. 59 en 60 oud BW) en tijdens een vlucht (oud art. 7 en 7ter van de wet van 27 juni 1937 houdende herziening van de wet van 16 November 1919, betreffende de regeling der Luchtvaart - B.S. 26.07.1937).

Procedure In geval van geboorte op een schip of tijdens een vlucht maakt de gezagvoerder een proces-verbaal op dat dezelfde gegevens bevat als de geboorteakte.

Taak ABS? - Eerste aanleg- of landingsplaats in België.

Van zodra hij aanlegt of landt bezorgt de gezagvoerder het proces-verbaal zo spoedig mogelijk aan de dichtstbijzijnde ABS, die onmiddellijk een akte van geboorte opmaakt op basis van dit proces-verbaal.

Het proces-verbaal wordt als bijlage bij de akte van geboorte opgenomen.

De ABS die de akte heeft opgemaakt bewaart het op papier opgemaakte proces-verbaal tot de overdracht ervan aan het Algemeen Rijksarchief.

De akte van geboorte zal ook het proces-verbaal als basis voor de opmaak van de akte vermelden (art. 41, § 1, 5° BW). - Eerste aanleg- of landingsplaats in het buitenland.

De gezagvoerder bezorgt zo spoedig mogelijk het proces-verbaal aan de consulaire beroepspost in wiens consulair ressort de haven of landingsplaats zich bevindt. Deze zal verder handelen volgens de bepalingen in het Consulair Wetboek. 4.2.2. De akten van erkenning 4.2.2.1. Akte van prenatale erkenning Gegevens akte van prenatale erkenning (art. 50 BW).

De akte van prenatale erkenning vermeldt: 1° de gegevens van de moeder: naam, voornamen, geboortedatum en geboorteplaats;2° de gegevens van de erkenner: naam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en zijn hoedanigheid, nl.vader of meemoeder; 3° de gegevens over de toestemming die de moeder heeft verleend tot de erkenning: de datum, plaats en autoriteit voor wie de toestemming werd gegeven, of de rechterlijke instantie, de datum en het identificatienummer van de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing waarin de toestemming werd vastgesteld, en opname van de rechterlijke beslissing als bijlage in de DABS. 4.2.2.2. Akte van erkenning Gegevens akte (art. 51 BW).

De akte van erkenning vermeldt: 1° de gegevens van het kind: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats van het kind;2° de gegevens van de persoon ten aanzien van wie de afstamming vaststaat: de naam, de voornamen, de geboortedatum, de geboorteplaats, en, in voorkomend geval de overlijdensdatum en de overlijdensplaats;3° de gegevens van de erkenner: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats en de hoedanigheid van de erkenner;4° voor zover van toepassing, de gegevens van de personen die in de erkenning hebben toegestemd of van wie de vervangende toestemming of de machtiging tot erkenning door de rechtbank werd vastgesteld, met vermelding van de datum, plaats en autoriteit voor wie de toestemming werd gegeven, of de rechterlijke instantie, de datum en het identificatienummer van de in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing waarin de vervangende toestemming of de machtiging tot erkenning werd vastgesteld. In het geval de moeder weigert in te stemmen, wordt er geen toestemming vastgesteld, maar kan er een machtiging tot erkenning worden verleend. In het geval van een verzoening stelt de rechtbank wel een vervangende toestemming tot erkenning vast.

De rechterlijke beslissing als bijlage in de DABS wordt opgenomen (zolang niet beschikbaar in een andere authentieke bron, zoals bepaald in artikel 15 BW); 5° de eventuele nieuwe naam en de verklaring van naamskeuze door de vader of de meemoeder en de moeder op basis van art.335, § 3, 335ter, § 2, 335quater BW of artikel 12 van de Wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde (B.S. 26.05.2014); 6° in voorkomend geval, de nieuwe voornaam van het kind.Dit is enkel mogelijk in geval van toepassing van buitenlands recht.

Er is geen rechtstreekse voornaamsverandering mogelijk bij een erkenning op basis van Belgisch recht. Een verzoek tot voornaamsverandering kan evenwel ingediend worden bij de bevoegde ABS; 7° in voorkomend geval, het feit dat de in artikel 329bis, § 3 BW bedoelde personen niet hebben toegestemd in de erkenning. De beschikking van de vrederechter waarbij een onbekwaam verklaarde persoon alsnog gemachtigd wordt een kind te erkennen, dan wel in te stemmen met een erkenning, wordt als bijlage bij de erkenningsakte in de DABS opgenomen (art. 328, § 2 BW, 329bis, §§ 1/1 en 2 BW).

Verbinden akte. De akte van erkenning moet steeds verbonden worden met de akte van geboorte. Indien de voornaam en/of naam werd gewijzigd, dient deze ook verbonden te worden met alle overige akten van het kind.

Procedure. Wat de erkenning betreft, is een belangrijke wijziging het feit dat, zoals hetgeen voortaan geldt voor de huwelijksaangifte, er geen akte van aangifte meer wordt opgemaakt. De `aangifte' vervangt de `akte van aangifte'. Een model van aangifte is vastgesteld in het koninklijk besluit van 30 januari 2019 tot vaststelling van het model van aangifte van huwelijk en het model van aangifte van erkenning, de wijze van verzending van documenten en de wijze waarop meldingen gebeuren (B.S. 15 februari 2019).

Daarnaast wordt de aangifte en de wijze van het voorleggen van de vereiste documenten ook aangepast naar analogie met wat is bepaald voor de huwelijksaangifte (art. 327/1 en 327/2 j° 164/1 en 164/2 BW) Het only once-principe wordt ingeschreven en de mogelijkheid tot het verkrijgen van een akte van bekendheid wordt afgestemd op artikel 5 van het Wetboek van de Belgische nationaliteit. (zie punt 4.2.5.) Een laatste belangrijke wijziging betreft de voor te leggen documenten voor een aangifte tot erkenning. De akte van geboorte van de persoon die het kind wil erkennen en, in voorkomend geval, van de persoon ten aanzien van wie de afstamming vaststaat, moet vanaf 31 maart 2019 niet meer verplicht worden voorgelegd. Het vereisen van de akte van geboorte kan een snelle vaststelling van de afstamming belemmeren, ook in de gevallen waar de ouders te goeder trouw zijn.

Als de ABS echter van oordeel is dat de akte van geboorte van de erkenner en, in voorkomend geval, van de persoon ten aanzien van wie de afstamming vaststaat onontbeerlijk is om na te gaan of voldaan is aan de door de wet gestelde voorwaarden om een kind te erkennen, dan kan hij de voorlegging van deze akten vragen op grond van 327/2, § 2, 5° BW ("ieder ander authentiek stuk"). De termijn van drie dagen waarbinnen van de erkenning kennis moet gegeven worden aan de echtgenoot of echtgenote (oud artikel 62, § 3 BW) is nu opgenomen in de artikelen 313, § 3, tweede lid, 319bis, tweede lid en 325/6, tweede lid BW. Het bewijs van de kennisgeving (een ter post aangetekende brief) van een erkenning aan de echtgenoot of echtgenote ingevolge de artikelen 313, § 3, 319bis of 325/6 BW wordt bewaard door de ABS. De vermelding van de datum van de kennisgeving of betekening in het zwart in de rand van de akte van erkenning, zoals voorzien in de omzendbrief van 7 mei 2007 betreffende de wet van 1 juli 2006 tot wijziging van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot het vaststellen van de afstamming en de gevolgen ervan, is immers niet meer mogelijk. 4.2.3. Akte van verklaring van naamskeuze Gegevens akte. Artikel 52 BW bepaalt de vermeldingen in de akte van verklaring van naamskeuze, nl. vermeldt : - de gegevens van het kind of de kinderen op wie de verklaring betrekking heeft: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - de gegevens van de moeder en de vader of meemoeder: de naam, de voornamen, de geboortedatum, en de geboorteplaats; - de verklaring van naamskeuze door de ouders; - de nieuwe naam die aan het kind of de kinderen wordt gegeven; - de wettelijke basis van de verklaring op basis waarvan de akte werd opgesteld.

Wanneer? De verklaring van naamskeuze kan worden afgelegd op basis van: - artikel 335, § 3, tweede lid, BW : na vaststelling van tweede afstammingsband; - artikel 335ter, § 2, tweede lid BW : na vaststelling van tweede afstammingsband (meemoeder); - artikel 335quater, eerste lid BW : na een verklaring van keuze van toepasselijk recht op grond van artikel 39, § 1 Wetboek Internationaal Privaatrecht; - artikel 12, § 1, van de Wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde.

Verbinden akte? De akte van verklaring van naamskeuze moet verbonden worden met de akte van geboorte van het kind en met de akten van de burgerlijke stand waarop ze betrekking heeft. 4.2.4. Akte van aanpassing van de registratie van het geslacht Gegevens akte. Artikel 53 BW bepaalt de vermeldingen in de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht, nl.: - de gegevens over de betrokkene: naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - het nieuwe geslacht.

Verbinden akte? De akte van aanpassing van de registratie van het geslacht moet verbonden worden met de andere akten van de burgerlijke stand van de betrokkene die zijn geslacht vermelden. In principe komt dit neer op de geboorteakte.

Nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht. Indien de familierechtbank een nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht toestaat, moet er een geen akte van aanpassing van de registratie van het geslacht worden opgemaakt maar een akte van nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht (zie punt 4.2.12.). 4.2.5. Akte van huwelijk Gegevens akte. In de huwelijksakte staan enkel nog de essentiële gegevens (artikel 54 BW).

Het gaat om: - de gegevens van de echtgenoten: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - de huwelijksdatum; - eventueel de door de echtgenoot gekozen naam na huwelijk (op basis van zijn nationale wet); - voor zover van toepassing, de gegevens over de getuigen: de naam, voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats.

Procedure Aangifte De huwelijksaangifte blijft behouden, maar in een aangepaste vorm. Er wordt geen akte van aangifte meer opgemaakt. De aangifte drukt enkel een voornemen uit om de burgerlijke staat te wijzigen. De `aangifte' vervangt de `akte van aangifte'. Een model van aangifte is vastgesteld in het Koninklijk besluit van 30 januari 2019 tot vaststelling van het model van aangifte van huwelijk en het model van aangifte van erkenning, de wijze van verzending van documenten en de wijze waarop meldingen gebeuren (B.S. 15 februari 2019).

De aangifte wordt niet ondertekend door de aangevers.

Wat het voorleggen van de documenten betreft voert artikel 164/2 BW het only once principe in. De ABS dient eerst zelf na te gaan in de DABS of de geboorteakten van de betrokkenen beschikbaar zijn. Indien dit niet het geval is dient hij na te gaan of ze beschikbaar zijn bij de ABS die de akte op papier heeft opgemaakt of overgeschreven (voor zover hij de plaats van overschrijving kent), en dient hij deze te verzoeken om de akte op te nemen in de DABS. De ABS controleert, zoals hij in alle gevallen moet doen, de identiteit van de echtgenoten op basis van het identiteitsbewijs zoals bedoeld in de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfs-documenten en hij gaat ook na of de echtgenoten ingeschreven zijn in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister.

Een aantal documenten dienen de echtgenoten in elk geval zelf voor te leggen zoals het identiteitsbewijs, indien zij niet beschikken over een identiteitsbewijs zoals hierboven omschreven, het eventueel bewijs van de actuele verblijfplaats (voor zover dit afwijkt van de inschrijving in het Rijksregister), het eventuele bewijs van de instemming met de aangifte en elk ander stuk of bewijs waaruit blijkt dat voldaan is aan de voorwaarden om een huwelijk aan te gaan.

Voor zover de echtgenoot niet is ingeschreven in het bevolkings- of vreemdelingenregister, dient hij ook andere documenten voor te leggen, met name het bewijs van nationaliteit en het bewijs van ongehuwde staat. Indien het gaat om personen die wel zijn ingeschreven kan de ABS deze informatie zelf opzoeken.

Het identiteitsbewijs en nationaliteitsbewijs worden als bijlage bij de huwelijksakte in de DABS opgenomen.

Het volstaat om een uittreksel (en geen afschrift) van de akte van geboorte voor te leggen (of beschikbaar te hebben in de DABS). Het is immers niet steeds noodzakelijk voor de ABS om alle gegevens die vermeld zijn op een afschrift ter beschikking te hebben om de nodige controles te kunnen uitvoeren.

Omwille van het feit dat slechts een uittreksel van de geboorteakte moet worden voorgelegd, en niet langer een afschrift, wordt er in artikel 164/2, § 6, BW dat bepaalt dat indien de ABS zich onvoldoende ingelicht acht, hij de belanghebbende kan verzoeken om ieder ander bewijs tot staving van die gegevens over te leggen, uitdrukkelijk toegevoegd dat de ABS ook een afschrift van de desbetreffende akten van de burgerlijke stand kan opvragen (of in voorkomend geval zelf het afschrift raadplegen in de DABS).

De oude artikelen 72 tot 72ter BW m.b.t. de akte van bekendheid en het afleggen van de beëdigde verklaring ter vervanging van de geboorteakte worden hernomen in de artikelen 164/3 tot 164/6.

De beëdigde verklaring zelf wordt niet als bijlage in de DABS opgenomen, daar ze uit de huwelijksakte zelf blijkt.

De mogelijkheid om de akte van geboorte te vervangen door een gelijkwaardig document of een akte van bekendheid wordt afgestemd op artikel 5 van het Wetboek van de Belgische nationaliteit. Dit betekent dat de lijst van landen waarvoor de onmogelijkheid of zware moeilijkheden om de akte van geboorte te verschaffen, vastgesteld bij koninklijk besluit, ook bij de huwelijksaangifte geldt.

De nieuwe regels in verband met de aangifte van huwelijk vervat in de artikelen 164/1 en 164/2 BW zijn toepassing op aangiftes van huwelijk gedaan na 31 maart 2019 (art. 114, eerste lid, Wet Modernisering Burgerlijke Stand).

Op aangiftes van huwelijk gedaan voor 31 maart 2019, waarvoor nog geen akte van aangifte van huwelijk werd opgemaakt, wordt de aangifte opgemaakt overeenkomstig de artikelen 164/1 en 164/2 BW (art. 114, tweede lid Wet Modernisering Burgerlijke Stand) Voltrekking van het huwelijk Artikel 165/1 BW herneemt in aangepaste vorm het huidige artikel 75 BW. De formaliteiten bij de huwelijksvoltrekking worden licht versoepeld. Het is niet meer nodig te voorzien in een letterlijke voorlezing van de stukken, de formaliteiten van het huwelijk van de partijen, noch van het volledige hoofdstuk VI (wederzijdse rechten en verplichtingen der echtgenoten.) De ABS dient de partijen uiteraard wel in te lichten over de inhoud van dit hoofdstuk. Om de beurt verklaren de partijen dat zij elkaars echtgenoot willen zijn.

De huwelijksakte wordt, zoals alle akten van de burgerlijke stand, enkel ondertekend door de ABS en niet meer door de partijen.

De andere ceremoniële zaken blijven wel gehandhaafd, zoals het toelichten van de rechten en plichten en het in ontvangst nemen van de verklaring dat zij elkaar willen aannemen als echtgenoten.

Daarna verklaart de ABS in naam van de wet dat zij door het huwelijk verbonden zijn. Hij maakt daarvan zonder vertraging de akte op in de DABS. Indien door omstandigheden - bv. een technisch probleem of het vergeten van de elektronische identiteitskaart - de huwelijksakte niet onmiddellijk getekend kan worden door de ABS op de dag van het afsluiten van het huwelijk, kan de akte later worden opgemaakt. Het verdient wel aanbeveling de akte diezelfde dag op te maken. De omstandigheden in een trouwzaal zijn op technisch vlak vaak anders dan in de eigenlijke lokalen van de administratie en daarom biedt de vermelding "zonder vertraging" een praktische oplossing.

De ABS die het huwelijk voltrokken heeft moet in elk geval de akte van huwelijk tekenen. Elke dag verder uitstel is risicovol en dient zo veel als mogelijk vermeden te worden.

De huwelijksdatum als gegeven in de huwelijksakte (nieuw art. 54 2° BW) dient steeds de datum van de verklaringen van de echtgenoten en de ABS te zijn.

Technisch krijgt de elektronische handtekening van de ABS (nieuw art. 18 BW) steeds een time stamp (waaronder de datum) mee. Deze laatste datum zal echter niet de huwelijksdatum als gegeven in de huwelijksakte overschrijven of vervangen.

Daarnaast voorziet artikel 14, derde lid BW in de mogelijkheid om, indien het door uitzonderlijke omstandigheden onmogelijk is om een elektronische akte op te maken, een proces-verbaal op te maken.

Wanneer later de ABS de elektronische akte opmaakt, moet dan wel het proces-verbaal als bijlage in de DABS worden opgenomen.

Iedere gemeente kan zelf de praktische invulling aan de huwelijksceremonie blijven geven. Zo hebben gemeenten de keuze om bv. een huwelijksboekjes af te leveren. De gemeente kan er ook voor kiezen om een papieren document op te stellen dat door iedereen getekend wordt en in de gemeente wordt bewaard.

Huwelijken worden in principe voltrokken in het gemeentehuis. De gemeenteraad kan evenwel op het grondgebied van de gemeente andere openbare plaatsen met een neutraal karakter, waarvan de gemeente het uitsluitend gebruiksrecht heeft, aanwijzen om huwelijken te voltrekken.

De partijen kiezen de dag waarop het huwelijk zal worden voltrokken.

Er kunnen evenwel geen huwelijken worden voltrokken op zon- en feestdagen, tenzij de gemeenteraad dit toestaat . 4.2.6. Akten van overlijden Verlof tot teraardebestelling Oud artikel 77 BW dat betrekking had op de afgifte van het verlof tot teraardebestelling werd opgeheven. De Gewesten regelen de afgifte van het verlof in hun regelgeving.

Kennisgeving vrederechter Wanneer? Opmaak overlijdensakte van : - de enige ouder of adoptieve ouder van een minderjarige of van een persoon die optrad als voogd over een minderjarige; - een beschermde persoon of zijn bewindvoerder (op basis van artikel 492/1 BW).

Welke vrederechter? De vrederechter bevoegd in geval van voogdij.

De vrederechter bedoeld in artikel 628, 3°, van het Gerechtelijk Wetboek .

Termijn? Binnen de drie dagen na opmaak van de akte.

De vervaldag is in de termijn inbegrepen. Is die dag echter een zaterdag, een zondag of een wettelijke feestdag, dan wordt de vervaldag uitgesteld tot de eerstvolgende werkdag. 4.2.6.1. Akte van overlijden De nieuwe regels in verband met de opmaak van de akte van overlijden vervat in de artikelen 55 en 56 BW zijn van toepassing op kennisgevingen van overlijden gedaan na 31 maart 2019. (art. 113 Wet Modernisering Burgerlijke Stand).

Procedure? Kennisgeving (art. 55, eerste lid BW) De kennisgeving van het overlijden gebeurt zoals voorheen (oud art. 78 BW) door het overleggen van een overlijdensattest opgesteld door de arts die het overlijden heeft vastgesteld.

Overlijden in ziekenhuis/gevangenis? De kennisgeving wordt gedaan door een persoon die de inlichtingen kan meedelen, dus in het geval van bv. overlijden in de gevangenis is het aan de gevangenisdirecteur of zijn afgevaardigde om dit te doen. Dit staat niet meer uitdrukkelijk in het Burgerlijk Wetboek, daar oud art. 80 BW werd geschrapt.

Elektronische kennisgeving? De mogelijkheid voor een elektronische kennisgeving van overlijden in de toekomst wordt niet ingeperkt.

Het is nodig een onderscheid te maken tussen de kennisgeving van het overlijden en de andere taken die de begrafenisondernemer uitoefent bij een overlijden.

Bij een elektronische kennisgeving van het overlijden zouden de medische attesten elektronisch doorgestuurd kunnen worden naar de ambtenaar, waarna deze de overlijdensakte opstelt en het Rijksregister aangepast wordt. Nadien kunnen alle betrokken diensten (al dan niet automatisch) op de hoogte gebracht worden van het overlijden (bv. de pensioendiensten, mutualiteiten).

De begrafenisondernemer oefent naast de kennisgeving natuurlijk nog andere taken uit, zoals het regelen van de crematie, de begrafenis en het vervoer. Hiertoe is een bezoek aan het gemeentehuis mogelijks wel nog nodig, rekening houdend met de regelgeving van de Gewesten inzake lijkbezorging.

Aangifte Aangezien een aangifte niets extra kan toevoegen aan de inlichtingen meegedeeld in de kennisgeving, is er geen aangifte van overlijden meer voorzien.

Opmaak akte De ABS van de plaats van overlijden maakt onmiddellijk een akte van overlijden op wanneer iemand hem een overlijdensattest voorlegt.

Procedure overlijden onbekend persoon In geval van overlijden van een onbekend persoon maakt de ABS een proces-verbaal op met alle informatie die hij heeft kunnen inwinnen over de overledene (o.a. voornamen, de naam, de leeftijd, het beroep, de geboorteplaats en de woonplaats van de overledene), onder andere op basis van het proces-verbaal opgemaakt door een officier van politie.

De ABS maakt daarna de akte van overlijden op, met de gegevens waarop hij op dat ogenblik beschikt.

De ontbrekende gegevens in de akte van overlijden kunnen nadien aangevuld worden op basis van een verbeteringsvonnis.

Het door de ABS opgemaakt proces-verbaal wordt als bijlage bij de akte van overlijden opgenomen.

Gegevens akte van overlijden (art. 56 BW) De overlijdensakte vermeldt: - de gegevens van de overledene: de naam, de voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats van de overledene; - de gegevens omtrent het overlijden of levenloos aantreffen: de plaats, de datum en het uur; - in voorkomend geval, de basis opmaak akte, vb. : * een gerechtelijke beslissing tot verklaring van overlijden; * een proces-verbaal in geval van overlijden op een schip op luchtvaartuig (zie volgende punt).

Indien de basis voor de opmaak van de akte vermeld moet worden, vermeldt de akte ook de gegevens van de rechterlijke beslissing of het proces-verbaal, zoals voorzien in artikel 41, § 1, 5°, BW. Indien de overledene een onbekend persoon is, vermeldt de akte de gegevens van de overledene waarover de ABS beschikt.

In tegenstelling tot vroeger staan nu dus zowel plaats, datum als uur van overlijden in de overlijdensakte.

Wat is `levenloos aantreffen'? Hiermee wordt de hypothese bedoeld waar men iemand dood aantreft, zonder het ogenblik van het overlijden precies te kunnen vaststellen.

De overlijdensakte bevat niet (meer): - de gegevens over de (al dan niet overleden) echtgenoot of echtgenote. - de aangevers. 4.2.6.2. Akte van overlijden van een gerechtelijk overleden verklaard persoon Voortaan wordt er een akte van overlijden opgemaakt op basis van de rechterlijke beslissing tot verklaring van overlijden. Het is dus niet langer de gerechtelijke beslissing die "geldt als akte". De gegevens nodig voor de opmaak van de akte van overlijden worden door de griffier via de DABS aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand zijn doorgestuurd (artikelen 131 tot 134 BW).

De bevoegde ABS is deze van de laatste plaats van inschrijving van de overledene in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister in België, of bij gebrek hieraan, deze van Brussel. Hij maakt de akte van overlijden ingevolge de rechterlijke beslissing onmiddellijk op. In geval van een collectief vonnis wordt er een akte van overlijden per betrokkene opgemaakt.

Bij terugkeer van of bewijs van het bestaan van de gerechtelijk overleden verklaard persoon, kan de akte van overlijden verbeterd worden overeenkomstig artikel 35 BW (zie punt 3.8.2.). Ingeval van verbetering maakt de DABS een melding op en verbindt deze met de akte van afwezigheid (zie punt 3.8.2.). De akte van overlijden wordt door de verbetering (terugkeer van de betrokkene) in feite "geannuleerd".

De melding zal zichtbaar zijn in de DABS bij de desbetreffende akte. 4.2.6.3. Akte van overlijden in geval van een overlijden aan boord van een schip of een luchtvaartuig Eenzelfde procedure is nu voorzien voor het overlijden op een schip als voor de geboorte op een schip of tijdens een vlucht (zie punt 4.2.1.3.) (oude artikelen hierover: schip: artt. 86 en 87 BW; vlucht: opgeheven artt. 7bis, 7ter en 7quinquies van de wet van 27 juni 1937 houdende herziening van de wet van 16 november 1919, betreffende de regeling der Luchtvaart - B.S. 26.07.1937) Procedure (art. 57 BW) De gezagvoerder maakt een proces-verbaal op in geval van overlijden op een schip of tijdens een vlucht, dat dezelfde gegevens bevat als de overlijdensakte. - Eerste aanleg- of landingsplaats in België.

Van zodra hij aanlegt of landt bezorgt de gezagvoerder het proces-verbaal zo snel als mogelijk aan de dichtstbijzijnde ABS, die onmiddellijk een akte van overlijden opmaakt op basis van dit proces-verbaal.

Het proces-verbaal wordt als bijlage bij de akte van overlijden opgenomen.

De ABS die de akte heeft opgemaakt bewaart het op papier opgemaakte proces-verbaal tot de overdracht ervan aan het Rijksarchief (zoals voor de akten opgemaakt voor de inwerkingtreding van de DABS).

Op basis van artikel 41, § 1, 5°, BW zal de akte van overlijden ook het proces-verbaal vermelden als basis van opmaak van de akte. - Eerste aanlegplaats of landingsplaats in het buitenland: De gezagvoerder bezorgt zo snel als mogelijk het proces-verbaal aan de consulaire beroepspost in wiens consulair ressort de haven of landingsplaats zich bevindt. Deze zal verder handelen volgens de bepalingen in het Consulair Wetboek. 4.2.6.4. Akte van een levenloos kind Artikel 58 BW vervangt de procedure van aangifte van een levenloos kind (oud artikel 80bis BW) Procedure aangifte van een levenloos kind.

Wanneer? Indien het kind overleden is op het ogenblik van de vaststelling van de bevalling door de arts of de vroedvrouw.

Verplichte of facultatieve aangifte? - zwangerschapsduur van 140 tot 179 dagen: facultatief - zwangerschapsduur van 180 dagen vanaf de verwekking : verplicht Door wie? - zwangerschapsduur van 140 tot 179 dagen vanaf de verwekking : de moeder, de vader of de meemoeder - zwangerschapsduur van 180 dagen vanaf de verwekking : door een persoon die de inlichtingen kan meedelen welke vereist zijn voor het opmaken van de akte Hoe? Door voorlegging van een medisch attest Welke ABS? De ABS van de plaats waar de moeder bevallen is van het levenloos kind.

Taak ABS? Opmaak akte van een levenloos kind (bij elke aangifte die aan de voorwaarden voldoet).

Overgangsbepalingen 1. Vermelding van de familienaam en/of de voornaam van het kind in de akte van een levenloos kind Wie ? De ouders van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is na een zwangerschapsduur van 180 dagen te rekenen van de verwekking en waarvan aangifte werd gedaan vóór 31 maart 2019. Hoe? Door het afleggen van een gemeenschappelijke verklaring (of bij verklaring van de langstlevende ouder, in geval van vooroverlijden van de andere ouder).

Welke ABS? De ABS die de akte van een levenloos kind heeft opgemaakt.

Taak ABS? De bevoegde ABS wijzigt onmiddellijk de akte van een levenloos kind ten gevolge van deze verklaring, naar analogie met het nieuwe artikel 31, §§ 2 en 3, BW. Termijn ? Tot 31 maart 2020. 1. Opmaak van een akte van een levenloos kind Wie ? De ouders van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is vóór 31 maart 2019, na een zwangerschapsduur van 140 dagen tot en met 179 dagen te rekenen van de verwekking. Hoe? Door het afleggen van een gemeenschappelijke verklaring (of bij verklaring van de langstlevende ouder, in geval van vooroverlijden van de andere ouder) en het voorleggen van een medisch attest waaruit blijkt dat de zwangerschap een einde nam binnen de termijn bepaald in artikel 58, § 2.

Welke ABS? De ABS van de gemeente van de plaats van de bevalling.

Taak ABS? Opmaken van een akte van een levenloos kind, overeenkomstig de artikelen 58 en 59 BW. Termijn? Tot 31 maart 2020.

Voor de overgangsbepalingen is er geen beperking in de tijd naar het verleden toe voor wat het ogenblik van de bevalling betreft.

Gegevens akte van een levenloos kind (artikel 59 BW) De akte van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is na een zwangerschapsduur van 180 dagen, vermeldt: 1° de gegevens over het kind : de datum, de plaats, het uur van de bevalling en het geslacht van het kind;2° de zwangerschapsduur;3° de gegevens van de moeder: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats van de moeder;4° de gegevens van de vader of de meemoeder: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats van de vader of de meemoeder, die gehuwd is met de moeder of die een prenatale erkenning heeft gedaan, of, op zijn of haar verzoek en met toestemming van de moeder, de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats van de vader of de meemoeder die niet gehuwd is met de moeder noch het verwekt kind heeft erkend;5° op verzoek : de voornamen van het kind;6° op verzoek : de familienaam van het kind, in geval van een zwangerschapsduur van 180 dagen vanaf de verwekking. De akte van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is na een zwangerschapsduur van 140 dagen tot en met 179 dagen te rekenen van de verwekking vermeldt geen familienaam van het kind. Verder bevat de akte dezelfde gegevens als de akte van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is na een zwangerschapsduur van 180 dagen.

Facultatieve vermelding familienaam. De ouders van een levenloos kind waarvan de moeder bevallen is na een zwangerschapsduur van 180 dagen te rekenen van de verwekking kunnen nu dus, naast een voornaam, ook een familienaam laten vermelden in de akte van levenloos kind, indien zij dat willen. De vermelding van de familienaam van het levenloos kind is niet verplicht.

Wijze van vaststelling familienaam? De vermelding van de naam gebeurt op grond van een overeenkomstige toepassing van de regels voorzien in de artikelen 335 en 335ter van het Burgerlijk Wetboek.

Zelfs indien het kind geboren is na 1 juni 2014, is artikel 335bis niet van toepassing. De naamkeuze en naam die vermeld wordt in de akte van een levenloos kind heeft geen invloed op naam van de kinderen wier afstamming later ten aanzien van dezelfde vader en moeder komt vast te staan, vermits er geen afstammingsband kan bestaan ten aanzien van een levenloos kind. Omgekeerd mogen ouders ook een andere naamkeuze maken voor hun levenloos kind dan deze die zij maakten voor hun eerdere gemeenschappelijke kinderen waar zij wel een afstammingsband mee hebben.

Artikel 12 van de Wet van 8 mei 2014 tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek met het oog op de invoering van de gelijkheid tussen mannen en vrouwen bij de wijze van naamsoverdracht aan het kind en aan de geadopteerde is niet van toepassing.

Naamstoekenning: door wie? Daar de vermelding van de familienaam gebeurt zonder toekenning van enige juridische persoonlijkheid aan het levenloos kind en zonder rechtsgevolgen, kan de ABS hier soepel bij optreden.

Voor het toekennen van deze naam komen dan ook de moeder, de vader of de meemoeder in aanmerking, inclusief de vader of meemoeder die niet gehuwd is met de moeder en die het verwerkt kind niet erkend heeft, evenwel mits toestemming van de moeder.

De akte van levenloos kind bevat niet (meer) de gegevens omtrent de aangevers: dit zijn geen essentiële gegevens van de akte. 4.2.7. Akte van afwezigheid (art. 61 BW) De `akte van afwezigheid' is een nieuwe basisakte van de burgerlijke stand, gelet op de schrapping van de akten van overschrijving (zie punt 3.7.3.).

Voortaan wordt er een akte van de burgerlijke stand opgemaakt op basis van de rechterlijke beslissing tot verklaring van afwezigheid, nadat de gegevens nodig voor de opmaak van de akte van afwezigheid door de griffier via de DABS aan de bevoegde ambtenaar van de burgerlijke stand zijn doorgestuurd.

Gegevens akte van afwezigheid (art. 61 BW) De akte van afwezigheid vermeldt: - De gegevens van de afwezige: de naam, de voornamen, de geboortedatum en geboorteplaats van de afwezige. - Basis opmaak akte: gerechtelijke beslissing tot verklaring van afwezigheid, met de gegevens zoals voorzien in artikel 41, § 1 BW. Welke ABS ? De bevoegde ABS is deze van de laatste plaats van inschrijving van de afwezige in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister in België, of bij gebrek hieraan, deze van Brussel.

Taak ABS ? De ABS maakt onmiddellijk de akte van afwezigheid ten gevolge van de rechterlijke beslissing op.

Terugkeer afwezige. Bij terugkeer van of bewijs van het bestaan van afwezige, kan de akte verbeterd worden overeenkomstig artikel 35 BW. (zie punt 3.8.2.). Ingeval van verbetering maakt de DABS een melding op en verbindt deze met de akte van afwezigheid (zie punt 3.8.2.). De akte worden door de verbetering (terugkeer van de betrokkene) in feite "geannuleerd". De melding zal zichtbaar zijn in de DABS bij de desbetreffende akte. 4.2.8. Akte van voornaamsverandering Gelet op de overdracht van de bevoegdheid voor de voornaamsverandering aan de ambtenaren van de burgerlijke stand sinds 1 augustus 2018 is er een nieuwe basisakte nodig ter vervanging van de overschrijving van het ministerieel besluit van voornaamsverandering: de akte van voornaamsverandering.

Gegevens akte van voornaamsverandering (art. 62 BW) De inhoud van de akte van voornaamsverandering is gebaseerd op het vroegere ministerieel besluit. Net zoals de overige akten wordt de inhoud evenwel beperkt tot het strikt noodzakelijke.

De akte van voornaamsverandering vermeldt: - de gegevens van de betrokkene: de naam, de voornaam of voornamen, de geboortedatum, de geboorteplaats; - de nieuwe voornaam of voornamen van de betrokkene.

De ABS die een akte van voornaamsverandering opmaakt, verbindt deze met de akten van de burgerlijke stand die betrekking hebben op de begunstigde en de geboorteakten van diens afstammelingen tot de eerste graad. De voornaamsverandering heeft gevolg vanaf de datum van opmaak van de akte.

De ABS kan voor ministeriële besluiten daterend van vóór 1 augustus 2018, indien deze niet vóór 31 maart 2019 werden overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand of gemeld op de kant van een akte van de burgerlijke stand, een akte van voornaamsverandering opmaken waarbij hij als basis voor de opmaak van de akte het ministerieel besluit mag vermelden. (art. 116/1 Wet Modernisering Burgerlijke Stand). 4.2.9. Akte van naamsverandering (art. 63 BW) Een andere nieuwe basisakte is de akte van naamsverandering.

De ABS zal de akte van naamsverandering echter slechts in uitzonderlijke gevallen moeten opmaken. Voor de meeste naamsveranderingen is het systeem van de meldingen van toepassing (zie punt 3.8.2.).

De akte van naamsverandering zal voornamelijk nodig zijn voor: - erkenningen van buitenlandse naamsveranderingen (Belgische akte van naamsverandering op basis van een buitenlandse akte/beslissing); - in het geval van een erkende vluchteling of apatride die niet over een geboorteakte beschikt in de DABS. In dit tweede geval zal een koninklijk besluit tot naamsverandering aanleiding geven tot de opmaak van een akte van naamsverandering.

Gegevens akte van naamsverandering Deze akte van naamsverandering vermeldt: - de datum van het verzoek; - de naam en voornamen van de betrokkene; - de geboortedatum en geboorteplaats van de betrokkene; - de nieuwe naam van de betrokkene; - de basis opmaak akte, zoals voorzien in artikel 41 BW : * de gegevens van het koninklijk besluit: de datum van het koninklijk besluit en, in voorkomend geval, de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad (art. 41, 5° c), BW); * de gegevens van de buitenlandse akte of rechterlijke of administratieve beslissing (art. 41, 5°, d) en e) BW).

Verbinden? De akte van naamsverandering moet steeds verbonden worden met de akten van de burgerlijke stand die betrekking hebben op: - de begunstigden; - op hun afstammelingen in de eerste graad geboren na de datum van het verzoek (cf. artikel 370/7, derde lid BW).

Bijlage? Het koninklijk besluit tot vergunning van naamsverandering moet steeds in bijlage van de akte worden opgenomen. Het koninklijk besluit staat immers niet volledig in het Belgisch Staatsblad vermeld.

Afzonderlijke akten. De ABS maakt een afzonderlijke akte van naamsverandering op per betrokkene die vergunning van naamsverandering heeft gekregen, ook al wordt de vergunning aan verschillende personen tegelijkertijd gegeven in één koninklijk besluit.

Intrekking of vernietiging van een vergunning tot naamsverandering. De FOD Justitie stuurt de gegevens van de beslissing tot intrekking of het arrest tot vernietiging naar de DABS, die een melding opmaakt en deze met de akten die betrekking hebben op de begunstigden. De akte van naamsverandering wordt op die wijze in de DABS in feite `geannuleerd'. (zie punt 7.2.) 4.2.10. Akte van echtscheiding Een andere nieuwe basisakte is de akte van echtscheiding.

De akte van echtscheiding zal slechts in beperkte gevallen voorkomen, met name in geval van : - de erkenning van een buitenlandse beslissing tot echtscheiding; - in geval van een Belgische echtscheidingsbeslissing, voor zover de akte van huwelijk niet is opgenomen in de DABS, d.w.z. indien het huwelijk in het buitenland plaatsvond en de huwelijksakte niet op basis van artikel 68 BW in de DABS is opgenomen.

De in België uitgesproken echtscheidingen zullen in principe aanleiding geven tot een melding en op die manier in de DABS komen (zie punt 3.8.2.).

Gegevens akte van echtscheiding (art. 64 BW) De akte van echtscheiding vermeldt: - in voorkomend geval, het aktenummer van de Belgische akte van huwelijk; - de autoriteit die de akte van huwelijk heeft opgemaakt en de datum en plaats van opmaak; - de naam en de voornamen van de personen die uit de echt gescheiden zijn; - de geboortedatum en geboorteplaats van de personen die uit de echt gescheiden zijn; - basis opmaak akte: de gegevens van de buitenlandse beslissing (zoals voorzien in artikel 41, § 1 BW).

Verbinden? De akte van echtscheiding moet verbonden worden met een Belgische huwelijksakte (al dan niet op basis van een buitenlandse akte).

Via het aktenummer van de Belgische huwelijksakte kunnen de echtscheidingsakte en de huwelijksakte met elkaar verbonden worden.

Wanneer de akte van echtscheiding werd opgemaakt op basis van een buitenlandse beslissing, zonder dat er een akte van huwelijk in de DABS aanwezig is, is het van belang ook de gegevens van de buitenlandse huwelijksakte te hebben en de identificatiegegevens van de personen die uit de echt gescheiden zijn. 4.2.11. Akte van adoptie Een andere nieuwe basisakte is de akte van adoptie, die wordt opgemaakt voor zowel binnenlandse als buitenlandse beslissingen inzake adoptie.

De ambtenaar van de burgerlijke stand maakt de akte van adoptie op, in het kader van een internationale adoptie, op basis van de informatie verstrekt door de Federale Centrale Autoriteit overeenkomstig het nieuwe artikel 367-2 van het Burgerlijk Wetboek.

Wanneer de buitenlandse adoptiebeslissing erkend werd door de Federale Centrale Autoriteit vóór 31 maart 2019, en deze laatste en/of de akte van geboorte van de geadopteerde op deze datum nog niet het voorwerp waren van een overschrijving in de registers van de burgerlijke stand, zal de ambtenaar van de burgerlijke stand een akte van adoptie kunnen opmaken overeenkomstig het nieuwe artikel 367-2 van het Burgerlijk Wetboek, op basis van de informatie waarover hij beschikt in het bewijs van registratie van de adoptie. Indien deze informatie niet volledig is, kunnen de adoptanten een verzoek richten tot de Federale Centrale Autoriteit opdat deze laatste de informatie verstrekt (onder de vorm van een nieuw attest dat alle nuttige informatie bevat) op basis waarvan de ambtenaar van de burgerlijke stand de akte van adoptie zal kunnen opmaken.

Naast de akte van adoptie, zal de ABS ook steeds de buitenlandse akte van geboorte opnemen in de DABS (ongeacht de nationaliteit van de geadopteerde), door de opmaak van een akte van geboorte op basis van de buitenlandse akte van geboorte. Zo kan de geadopteerde later steeds deze geboorteakte gebruiken indien hij deze nodig heeft. De ABS verbindt de akte van adoptie en de akte van geboorte aangezien deze immers niet automatisch door de DABS worden verbonden.

Gegevens akte van adoptie (art. 65 BW) De akte van adoptie vermeldt: - de gegevens van de adoptanten: de naam, voornamen, geboorteplaats en -datum van de adoptanten; - de gegevens van de geadopteerde: de nieuwe naam en, in voorkomend geval, de nieuwe voornaam van de geadopteerde na de adoptie; - de vorm van adoptie: gewone of volle adoptie; - indien van toepassing: de datum van de erkenning van de buitenlandse adoptie door de federale centrale autoriteit; - de basis opmaak akte (zoals voorzien in artikel 41, § 1, 5°, BW), nl. de gegevens van de Belgische rechterlijke beslissing of van de buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing: de rechterlijke instantie of de buitenlandse autoriteit die de adoptie heeft uitgesproken, de datum van de uitspraak en de datum waarop de adoptie uitwerking heeft.

De buitenlandse akte en buitenlandse beslissing worden als bijlage in de DABS opgenomen.

Welke ABS ? De bevoegde ABS is deze van: - de plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister van de geadopteerde, of bij gebrek hieraan, van de adoptant, van de adoptanten of van één van hen; - of bij gebrek hieraan, van de actuele verblijfplaats in België van de geadopteerde of bij gebrek hieraan, van de adoptant, van de adoptanten of van één van hen; - of bij gebrek hieraan, van Brussel.

Het betreft hier een cascadesysteem.

Kennisgevingen. De griffier, via de DABS, (voor binnenlandse adopties en voor rechterlijke beslissingen inzake beroep tegen beslissingen van de Federale Centrale Autoriteit, art. 367-3, § 2, BW) of de Federale Centrale Autoriteit (voor internationale adopties) sturen de gegevens nodig voor de opmaak van de akte van adoptie en voor de akte van geboorte (op basis van de buitenlandse akte) naar de ABS. De gegevens voor de opmaak van de akte van geboorte op basis van de buitenlandse akte worden slechts voor zover mogelijk doorgestuurd en de geboorteakte wordt slechts voor zover mogelijk opgemaakt. Het ontbreken van deze gegevens mag de opmaak van de akte van adoptie niet blokkeren.

De ABS brengt onmiddellijk de Federale Centrale Autoriteit, de partijen en de procureur des Konings bij de rechtbank van eerste aanleg te Brussel op de hoogte van de opmaak van de akte van adoptie, en, in voorkomend geval, van de geboorteakte.

Bewijs van de erkenning van de buitenlandse adoptie.

De akte van adoptie zal vanaf 31 maart 2019 gelden als bewijs van de erkenning van de buitenlandse adoptie (zie art. 367-2 BW.).

De registratie van de erkenning door de federale centrale autoriteit in België van een in een andere Staat gewezen adoptiebeslissing werd immers vervangen door de opmaak van de akte van adoptie. Een afschrift van de akte van adoptie geldt als bewijs van de erkenning van de buitenlandse beslissing door de centrale autoriteit. 4.2.12. Akte van herroeping of herziening van adoptie, nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring ( Art. 66 BW) Deze nieuwe basisakte is voorzien voor gerechtelijke beslissingen die in feite de `annulering' van een andere akte tot gevolg hebben.

De akten die op deze wijze `geannuleerd' worden zijn respectievelijk de akte van adoptie, de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht en alle andere akten die worden nietig verklaard.

De nietigverklaring van het huwelijk en de nietigverklaring van de erkenning vallen hier niet onder. Voor die gevallen wordt een melding gemaakt (zie punt 3.8.2).

Gegevens akte van nietigverklaring (art. 66 BW) Deze akte vermeldt: - het aktenummer van de akte waarop de herroeping, herziening, nieuwe aanpassing of nietigverklaring betrekking heeft; - de aard van het beschikkend gedeelte van de rechterlijke beslissing: * herroeping van een adoptie; * de herziening van een adoptie; * een nieuwe aanpassing van de registratie van het geslacht; * de nietigverklaring van een aanpassing van de registratie van het geslacht; * de nietigverklaring van een volledige akte (al dan niet op basis van artikel 463 van het Wetboek van Strafvordering); - de basis opmaak akte (artikel 41, § 1, 5°, BW): de gegevens van de rechterlijke beslissing, m.n. de rechterlijke instantie, datum uitspraak, datum in kracht van gewijsde treden, identificatienummer.

Verbinden? De akten bedoeld in dit artikel moeten steeds verbonden worden met de akte die ze `annuleren'. 4.2.13. Akten van Belgische nationaliteit (art. 67 BW) De akten van Belgische nationaliteit staan nu ook uitdrukkelijk in het Burgerlijk Wetboek als akten van de burgerlijke stand.

Ze worden opgemaakt overeenkomstig de procedure voorzien in het Wetboek van de Belgische nationaliteit.

Gegevens akte van Belgische nationaliteit (Art. 67 BW) 1° De akten van Belgische nationaliteit bedoeld in de artikelen 15 en 22, § 4, van het Wetboek van de Belgische nationaliteit vermelden: - de gegevens van de persoon op wie de akte betrekking heeft: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - de wettelijke basis van de verklaring op basis waarvan de akte werd opgesteld; - in geval van nationaliteitstoekenning op basis van de artikelen 8, § 1, 2°, b), 9, 2°, b), en 11bis van het Wetboek van de Belgische nationaliteit, de gegevens van de verklaarder(s): de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats. 2° De akte van vervallenverklaring van Belgische nationaliteit vermeldt: - de gegevens van de persoon op wie de akte betrekking heeft: de naam, de voornamen, de geboortedatum en de geboorteplaats; - de basis van opmaak van de akte (art. 41, § 1, 5°, BW): de gegevens van de gerechtelijke beslissing tot vervallenverklaring.

Bijzondere opmerkingen met betrekking tot de uitwerking van de toekenning en de vervallenverklaring van de Belgische nationaliteit 1° Met betrekking tot de toekenning van de Belgische nationaliteit op grond van de artikelen 8, § 1, 2°, b), 9, eerste lid, 2°, b), en 11bis van het Wetboek van de Belgische nationaliteit: In beginsel heeft de Belgische nationaliteit uitwerking vanaf de opmaak van de akte van nationaliteit. Artikel 9, eerste lid, 2°, b), van het Wetboek van de Belgische nationaliteit wijkt evenwel af van bovenvermelde regel. Het is immers op het moment dat de adoptie uitwerking heeft dat het kind de Belgische nationaliteit van zijn adoptieouders krijgt. Het spreekt voor zich dat de uitwerking van de Belgische nationaliteit op de datum van uitwerking van de adoptie enkel mogelijk zal zijn op voorwaarde dat de verklaring tot toekenning van de Belgische nationaliteit voorafgaandelijk werd afgelegd. 2° Met betrekking tot de vervallenverklaring van de Belgische nationaliteit op grond van de artikelen 23, 23/1 en 23/2 van het Wetboek van de Belgische nationaliteit: De vervallenverklaring heeft uitwerking vanaf de opmaak van de akte van vervallenverklaring van de Belgische nationaliteit. 4.2.14. Akte opgemaakt op basis van een buitenlandse akte (art. 68 en 69 BW) Voortaan kan de ABS `Belgische' akten van de burgerlijke stand opmaken op basis van buitenlandse akten van de burgerlijke stand. 4.2.14.1 Op verzoek Art. 68, § 1, BW herneemt de ratio legis van het oude artikel 48 BW, namelijk het verzoek tot overschrijving van een buitenlandse akte van een Belg.

Wat? De burger kan aan de ABS vragen om een `Belgische' akte van de burgerlijke stand op te maken op basis van een buitenlandse akte van de burgerlijke stand die op hem betrekking heeft.

Wie kan dit vragen? - iedere Belg, of zijn wettelijke vertegenwoordiger; - de Procureur des Konings.

Niet-Belgen kunnen niet zelf de opmaak van een Belgische akte op basis van een buitenlandse akte vragen. Buitenlandse akten van niet-Belgen kunnen in bepaalde gevallen toch in de DABS worden opgenomen (zie punt 4.2.12.2.).

Bevoegde ABS? (art. 68, § 1, 2°, BW) De bevoegde ABS is deze van: - de plaats van inschrijving in de bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregisters, of bij gebrek hieraan; - de plaats van laatste inschrijving, of bij gebreke hieraan; - Brussel. 4.2.14.2. Bij voorlegging van een buitenlandse akte aan ABS bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand Artikel 68, § 2, BW verruimt oud artikel 48 BW. Verplichte opmaak Belgische akte.

De ABS is nu verplicht om een akte van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte op te maken, wanneer een buitenlandse akte van de burgerlijke stand aan hem wordt voorgelegd bij de opmaak of wijziging van een andere akte van de burgerlijke stand.

Deze opname in de DABS van de buitenlandse akten die in België worden voorgelegd (via de opmaak van de Belgische akten) biedt het voordeel aan de betrokkenen dat ze niet steeds opnieuw een afschrift van hun akte in het buitenland moeten opvragen wanneer hun akte wordt gevraagd.

Wanneer Belgische akte opmaken? De ABS moet een Belgische akte opmaken op basis van een buitenlandse akte, indien een burger hem een buitenlandse akte voorlegt: - bij de opmaak van een andere Belgische akte van de burgerlijke stand: bv. een buitenlandse geboorteakte die wordt voorgelegd bij de aangifte van een huwelijk of in het kader van een nationaliteitsdossier. - bij de wijziging van een Belgische akte van de burgerlijke stand: bv. een buitenlandse erkenningsakte die wordt voorgelegd tot wijziging van een Belgische geboorteakte: van die buitenlandse erkenningsakte moet de ABS dan een Belgische erkenningsakte opmaken.

Bevoegde ABS? De ABS aan wie de akte wordt voorgelegd, m.a.w. de ABS die de nieuwe akte van de burgerlijke stand opmaakt of de akte van de burgerlijke stand wijzigt. Dit is dus niet de op basis van artikel 13 BW algemeen bevoegde ABS. Wanneer opmaak Belgische akte: op het ogenblik van de aangifte of van de opmaak van de akte zelf? De wet bepaalt geen termijn waarbinnen de akte op basis van de buitenlandse akte moet worden opgemaakt.

Voorbeeld: een buitenlandse akte van geboorte wordt voorgelegd bij de huwelijksaangifte. De ABS kan de Belgische akte onmiddellijk opmaken of wanneer hij de akte van huwelijk opmaakt.

Moet de ABS een Belgische akte opmaken van elke buitenlandse akte die aan hem wordt voorgelegd? Indien een persoon meerdere buitenlandse akten voorlegt voorziet artikel 68, § 2 BW in principe dat van al deze akten een Belgische akte wordt opgemaakt.

Voorbeeld : een persoon legt zowel een geboorteakte als een buitenlandse akte van naamsverandering voor. De ABS maakt een afzonderlijke Belgische akte op voor elk van beide akten en verbindt deze met elkaar. 4.2.14.3. Gemeenschappelijke bepalingen Vorm Belgische akte.

Het gaat dus om de opname van een buitenlandse akte in de DABS, in de vorm van een Belgische akte van de burgerlijke stand.

De akten van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte worden op dezelfde wijze opgemaakt als de `Belgische' akten van de burgerlijke stand.

De buitenlandse akten worden onder de vorm van metadata opgenomen, samen met een scan van de akte.

Om het verschil duidelijk te maken met een `gewone' Belgische akte zal de ABS aan de akte steeds de basis van opmaak van de akte toevoegen, met name de gegevens van de buitenlandse akte (buitenlandse autoriteit, plaats en datum opmaak), zoals bepaald in artikel 41, § 1, 5°, d), BW worden vermeld als basis voor de opmaak van de akte.

Op basis van afschrift of uittreksel buitenlandse akte? De opmaak van een Belgische akte op basis van een buitenlandse akte is mogelijk zowel op basis van een afschrift als van een uittreksel van de buitenlandse akte. Dit vloeit voort uit artikel 69, § 2, BW, dat bepaalt dat een afschrift of een uittreksel van de buitenlandse akte als bijlage in de DABS moet worden opgenomen.

In vele gevallen moet de persoon immers enkel nog een uittreksel van een akte voorleggen en geen afschrift voor de opmaak van een akte van de burgerlijke stand (bv. bij de aangifte van een huwelijk) of bij gerechtelijke procedure (bv. echtscheiding).

Datum afschrift of uittreksel De wet bepaalt niet hoe oud een afschrift of uittreksel van een akte mag zijn, en of dit eventueel uit een ander dossier (bv. vreemdelingendossier) of van de op de rechtbank neergelegde stukken mag komen. Het moet wel gaan om afschriften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand en niet van akten op basis van een identiteitsbewijs.

De ABS gaat hier best pragmatisch, maar ook kritisch, te werk. Hij moet ook blijk geven van de nodige soepelheid, rekening houdend met de moeilijkheidsgraad om bepaalde documenten te verkrijgen.

Indien het afschrift of uittreksel vroeger reeds door de ABS werd gecontroleerd en erkend, kan het in principe opnieuw gebruikt worden, voor zover de ambtenaar geen twijfels heeft over het document en indien er geen ernstige aanwijzingen zijn dat de gegevens in het document niet meer actueel zijn.

Indien de ambtenaar vermoedt dat er ondertussen nog wijzigingen geweest zijn aan de akte, kan hij de voorlegging van een recenter document vragen.

Taal? De akte op basis van een buitenlandse akte wordt opgemaakt in de taal van het gebied waar de buitenlandse akte wordt voorgelegd. Het afschrift of uittreksel dat aan de basis van de Belgische akte ligt zal dus vertaald moeten zijn door een beëdigd vertaler naar de taal van het gebied, wanneer het een buitenlandse akte betreft die opgemaakt werd buiten de EU. Er geldt voor de formaliteiten inzake vertaling immers een uitzondering, die voorzien is in de Verordening Openbare documenten.

Erkenning van de buitenlandse akte : controle door de ABS De ABS kan de akte op basis van een buitenlandse niet opmaken zonder de controles uit te voeren die hij vroeger deed voor de overschrijving van een buitenlandse akte van de burgerlijke stand.

De buitenlandse akte moet in de eerste plaats voldoende gelegaliseerd zijn.

De opmaak van de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte kan daarnaast nog steeds enkel voor zover de buitenlandse akte voldoet aan de voorwaarden van artikel 31 van het Wetboek internationaal privaatrecht (WIPR), en dus na onderzoek van de naleving van de voorwaarden in artikel 27, § 1, WIPR. De ABS controleert dus onder meer of: - de akte werd opgemaakt door de bevoegde buitenlandse overheid; - de grond- en vormvoorwaarden werden nageleefd; - er geen sprake is van wetsontduiking of een schending van de openbare orde.

Bij ernstige twijfel bij de beoordeling van de voorwaarden bedoeld in artikel 27, § 1, WIPR, zal de ambtenaar van de burgerlijke stand of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister de buitenlandse akte of buitenlandse beslissing voor advies kunnen overmaken aan de Centrale autoriteit Burgerlijke stand (art. 31, § 3, WIPR).

De Centrale autoriteit Burgerlijke Stand zal geleidelijk aan worden ingevoerd vanaf 31 maart 2019.

In eerste instantie zal de Centrale autoriteit wegens beperkte middelen niet alle adviesaanvragen betreffende de erkenning van een buitenlandse akte of rechterlijke beslissing kunnen behandelen, inzonderheid wanneer de buitenlandse akte of rechterlijke beslissing als grondslag dient voor de opmaak van een Belgische akte van de burgerlijke stand (bijvoorbeeld akten van geboorte of huwelijk) binnen strikte termijnen.

De Centrale autoriteit zal dan ook voorrang moeten geven aan de akten uitgaande van niet-Europese staten voor zover de erkenning ervan noodzakelijk is voor de opmaak van een akte in België die niet onderworpen is aan een strikte termijn (bijvoorbeeld een termijn van minder dan twee maanden).

De Centrale autoriteit Burgerlijke Stand kan, voor zover nodig, het origineel van de buitenlandse akte of de buitenlandse beslissing opvragen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister die om het advies verzocht. Deze laatste maakt dit onmiddellijk over aan de Centrale autoriteit Burgerlijke Stand.

De Centrale autoriteit brengt, binnen een termijn van drie maanden vanaf de ontvangst van de adviesaanvraag, door de Centrale autoriteit verlengbaar met drie maanden, advies uit.

Gedeeltelijke erkenning buitenlandse akte.

Een belangrijke wijziging is dat voortaan enkel de gegevens van de buitenlandse akte die erkend kunnen worden overeenkomstig artikel 27 WIPR in de Belgische akte worden opgenomen.

Voorheen kon de ABS enkel de akte weigeren te erkennen als ze niet voldeed aan de voorwaarden van artikel 27 WIPR. Nu is dus een gedeeltelijke erkenning van de buitenlandse akten mogelijk.

De ABS zal op die manier fouten in de toepassing van het toepasselijk recht (bv. een foutieve vaststelling afstamming of naam) kunnen verbeteren bij de opmaak van de akte op basis van een buitenlandse akte, door de gegevens van de akte in te vullen op basis van het resultaat van het onderzoek van de buitenlandse akte bedoeld in artikel 31 WIPR. Voorbeeld 1 : de ABS kan een buitenlandse akte van geboorte toch erkennen en in de DABS opnemen, zonder de eventueel foutief vastgestelde vaderlijke afstamming te moeten opnemen.

Voorbeeld 2 : van een toekenningsverklaring van de Belgische nationaliteit (art. 8, § 1, 2°, b, WBN).

De akte van geboorte bevat al de gegevens, maar de erkenning is gebeurd zonder toestemming van de moeder.

Tot nu toe moest de erkenner in zo een geval een nieuwe erkenning in België doen, waarna de geboorteakte werd overgeschreven en gerandmeld met de nieuwe erkenning, waardoor de gegevens van de vader dubbel in de akte staan. De betrokkenen werden dan uitgenodigd om de akte te laten verbeteren via rechtbank, maar dit werd in de praktijk bijna nooit gedaan.

Nu zal een akte van geboorte op basis van de buitenlandse akte van geboorte kunnen worden opgemaakt, die de gegevens van de vader niet vermeldt. De nieuwe akte van erkenning in België zal dan verbonden worden met de akte van geboorte.

Verbetering materiële vergissing op buitenlandse akte.

De ABS kan voortaan ook materiële vergissingen (zoals bedoeld in artikel 34 BW) op buitenlandse akten die aan hem worden voorgelegd verbeteren bij de opmaak van de akte op basis van een buitenlandse akte.

Voorwaarden? 1. Vaststelling materiële vergissing in de buitenlandse akte;2. De materiële vergissing wordt vastgesteld op basis van een in de DABS opgenomen akte;3. Het gaat om een louter materiële vergissing: een tikfout in naam of voornamen (vb.diakritische tekens) of geboortedatum of -plaats, of het niet vermelden van alle voornamen (zie punt 3.8.1.).

Gevolg verbetering? De ABS maakt de Belgische akte op basis van de buitenlandse akte op, met vermelding van de door de ABS verbeterde of aangevulde gegevens van de buitenlandse akte.

De voordelen van de gedeeltelijke erkenning van buitenlandse akten en de mogelijkheden tot verbetering van de buitenlandse akten, zijn : - de ABS kan pragmatisch werken; - de termijnen om een buitenlandse akte te erkennen blijven redelijk en houden de opmaak van nieuwe akten (bv. een erkenning, een huwelijk of een toekenningsverklaring) niet nodeloos tegen; - akten worden niet foutief in de DABS opgenomen; - transparantie, gelet op de opname van de scan van het origineel document in de DABS, die controle en rechtzetting toelaten; - er wordt vermeden dat de ABS de Belgische akte op basis van een buitenlandse akte helemaal niet opmaakt (en de buitenlandse akte dus niet in de DABS komt), omdat deze gedeeltelijk niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 31 WIPR en bijgevolg niet volledig kan worden erkend.

Buitenlandse akten werden tot nu toe vaak overgeschreven met fouten, met het oog op een verbetering door de rechtbank nadien. De bedoeling is om deze bestaande praktijk om te draaien, omdat vaak niet werd overgegaan tot de verbetering van deze overgeschreven buitenlandse akten.

Dit vermijdt dat andere overheden de in het register van de burgerlijke stand opgenomen buitenlandse akten niet erkennen. Dit kan vermijden dat er tegenstrijdige beslissingen worden genomen inzake de behandeling en erkenning van buitenlandse akten.

Bijlage DABS? De ABS neemt steeds het afschrift of uittreksel van de buitenlandse akte als bijlage in de DABS op (en eventueel de beëdigde vertaling ervan en de legalisatie).

De gegevens die voorkomen op de buitenlandse akte, maar niet worden opgenomen in de Belgische akte op basis van deze buitenlandse akte omdat ze niet voorzien zijn in de Belgische akte of werden verbeterd door de ABS, zijn dus wel steeds raadpleegbaar in de DABS. Verbinden? De Belgische akte op basis van een buitenlandse akte moet verbonden worden met de akten waarop ze betrekking heeft, zodat deze hieraan aangepast worden.

Voorbeeld : een Belgische akte van naamsverandering op basis van een buitenlandse akte van naamsverandering wordt verbonden worden met de akten van de burgerlijke stand die betrekking hebben op de begunstigde.

Vermeldingen (Belgische) akte op basis van een buitenlandse akte Vermeldingen akte? Artikel 69 BW bepaalt dat de akte van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte uitsluitend de gegevens vermeldt zoals voorzien voor de soort van Belgische akte die wordt opgemaakt (bv. huwelijksakte: de gegevens vermeld in artikel 54 BW).

Enkel de gegevens die voorzien zijn in de Belgische akten van de burgerlijke stand worden vermeld. De gegevens in een buitenlandse akte, die een Belgische akte niet vermeldt, worden bijgevolg niet overgenomen. 4.2.15. Belgische akte opgemaakt op basis van een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing De opmaak van een Belgische akte is niet enkel mogelijk op basis van een buitenlandse akte, maar ook op basis van een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing (art. 70 BW).

Deze akten komen dus in de plaats van de vroegere (eventuele) akte van overschrijving van een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing die de staat van de persoon wijzigt of de randmelding daarvan, zoals bv. een echtscheidingsbeslissing.

Verplichte opmaak Belgische akte.

De ABS is verplicht Belgische akten op te maken van buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissingen die een wijziging van de staat van een persoon tot gevolg hebben (en voor zover deze erkend kunnen worden volgens het WIPR.) Doel? De bedoeling is om de staat van de persoon steeds actueel houden, en dus ook de akten van de burgerlijke stand in de DABS. De bevoegdheid van de ABS om buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissingen in de DABS op te nemen staat daarom uitdrukkelijk in het Burgerlijk Wetboek.

Voorwaarden? 1° De buitenlandse akte of buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing wijzigt de staat van een persoon;2° De buitenlandse akte of buitenlandse rechterlijke is in kracht van gewijsde getreden of de buitenlandse administratieve beslissing is definitief; 3° Het is niet mogelijk om een bestaande akte in de DABS rechtstreeks te wijzigen zoals bedoeld in punt 3.8.1.

Vorm Belgische akte. Net als voor de Belgische akten opgemaakt op basis van buitenlandse akten hebben deze Belgische akten dezelfde vorm als de interne `Belgische' akten. De gegevens in de akte zijn ook dezelfde als deze voorzien voor de `Belgische' (gewijzigde) akten.

De akte vermeldt ook steeds de basis van opmaak van de akte (met de vermeldingen voorzien in artikel 41, § 1, 5°, e) BW).

Verbinden? De Belgische akte zal worden verbonden met de akten waarop deze betrekking heeft, op dezelfde wijze als het geval is voor de andere `Belgische' akten van de burgerlijke stand.

Bijlage? De ABS neemt steeds een afschrift van de buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing (en eventueel de beëdigde vertaling ervan en de legalisatie) als bijlage in de DABS op.

Wijziging bestaande Belgische akte. In geval het gaat om een rechterlijke of administratieve beslissing voorzien in Boek I, Titel 2, Hoofdstuk 1, Afdeling 6, BW, die een bestaande Belgische akte in de DABS wijzigt, kan de ambtenaar hiervan een gewijzigde akte van de burgerlijke stand opmaken (zie punt 3.8.1.) Voorbeeld : een buitenlandse gerechtelijke beslissing die de afstamming wijzigt, een buitenlandse beslissing tot naamsverandering, een buitenlandse nietigverklaring of echtscheiding van een Belgisch huwelijk, .... De nationaliteit van de personen op wie de bestaande akten in de DABS betrekking had, speelt hierbij geen rol. 5. Opheffing van omzendbrieven De volgende omzendbrieven worden opgeheven: 1° de Ministeriële omzendbrief van 23 juni 1857 betreffende de jaarlijkse tafels van de registers van de burgerlijke stand;2° de Ministeriële omzendbrief van 28 maart 1955 betreffende de akte van huwelijk en de toepassing van het advies van de Conseil d'Etat van 30 maart 1808 betreffende de verbetering van sommige vergissingen in de schrijfwijze der namen in de voorgelegde akten;3° de Ministeriële omzendbrief van 18 november 1959 betreffende de overschrijving, in de registers van de burgerlijke stand, van de koninklijke besluiten waarbij naamsveranderingen toegelaten worden;4° de Omzendbrief van 30 april 1984 betreffende de erkenning door de ambtenaren van de burgerlijke stand van vreemde beslissingen inzake de staat van de persoon. De Minister van Justitie, K. GEENS