FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

2 APRIL 2015. - Ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid

Mevrouw de Voorzitster, Mijnheer de Voorzitter, Deze omzendbrief heeft als doel om de hulpverleningszones en de brandweerdiensten te informeren over het gebruik van de opdrachtencentrale die gecreëerd werd door de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid. 1. Context - wettelijk kader: Artikel 117 van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 25/06/2008 numac 2008000526 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid sluiten betreffende de civiele veiligheid voorziet dat de zones, de prezones, de gemeenten, de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp en de opleidingscentra voor de civiele veiligheid, voor de organisatie en de gunning van overheidsopdrachten op de aankoop van materieel en uitrustingen die nodig zijn voor de uitvoering van hun opdrachten, beroep kunnen doen op de opdrachtencentrale die gecreëerd werd binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Deze mogelijkheid is gebaseerd op de wet van 15 juni 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 bron federale overheidsdienst kanselarij van de eerste minister Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten sluiten betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, die de opdrachtencentrale definieert als zijnde een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Het voordeel voor de hulpverleningszone of de prezone is dat ze, als aanbestedende overheid die gebruik maakt van een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld wordt van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren.

De opdrachtencentrale staat in voor de opstelling van de technische nota met de opgerichte werkgroep (cf. punt 3), voor het administratief deel, voor de publicatie van de opdracht, voor het onderzoek van de offertes, voor de gunning van de opdracht en voor de oplevering van het prototype.

Zodra de opdracht gegund is, kunnen de aankoopdiensten van de hulpverleningszones en de prezones hun bestellingen rechtstreeks doorgeven aan de leverancier of de dienstverlener met wie de opdracht afgesloten werd. Zij staan ook in voor de ontvangst van de levering, voor de berekening van eventuele boetes in geval van vertraging en voor de betaling van de facturen. Er kan echter ondersteuning gevraagd worden aan de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid.

Verder impliceert de creatie van de opdrachtencentrale ook een kwaliteitsvolle dienst na verkoop. In geval van klachten treedt de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën op als bemiddelaar tussen de leverancier of dienstverlener en de hulpverleningszones of prezones.

Bovendien blijft de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën ter beschikking van de hulpverleningszones en de prezones als expert in geval van een ongeval.

Voor bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een hulpverleningszone over specifieke technische kennis beschikt, kan een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden tussen deze zone en de opdrachtencentrale zodat deze zone een opdracht kan lanceren namens de centrale. 2. Toepassingsveld materieel - betrokken opdrachten: De opdrachtencentrale plaatst opdrachten voor de aankoop van het volgende materieel: |b5 standaard interventiematerieel zoals multifunctionele autopompen, tankwagens, persoonlijke beschermingsmiddelen, enz.; |b5 gespecialiseerd materieel zoals bosbrandvoertuigen of het systeem om met hoge druk te boren en te blussen met een microvernevelingsstraal; |b5 specifiek materieel voor de Seveso- en nucleaire interventies, zoals de detectors (gas, radioactiviteit, PID) en de beschermpakken (chemisch, vaste deeltjes, nucleair); |b5 specifiek interventiematerieel voor de Civiele Bescherming; |b5 logistiek materieel via de opdrachten die geopend werden door FOR-CMS, waarmee de opdrachtencentrale een samenwerkingsovereenkomst afgesloten heeft die de hulpverleningszones en de prezones toelaat om logistiek materieel aan te kopen zoals kantoorbenodigdheden, meubilair, brandstof, enz.

De opdrachtencentrale besteedt ook bijzondere aandacht aan innovatie door opdrachten af te sluiten om enerzijds innovaties te testen op het vlak van hun operationele haalbaarheid en anderzijds om te komen tot samenwerking bij de ontwikkeling van innovaties. 3. Praktische modaliteiten - samenwerking met de hulpverleningszones en de prezones: Elke hulpverleningszone of prezone kan zich aansluiten bij de opdrachtencentrale via het bijgevoegde aansluitingsformulier. Deze aansluiting houdt geen enkele verplichting in voor de hulpverleningszones of de prezone, maar laat haar toe om betrokken te worden bij de werking van de opdrachtencentrale en om er gebruik te kunnen van maken voor de aankoop van het materieel dat opgesomd is in punt 2.

De bij de opdrachtencentrale aangesloten hulpverleningszones en prezones worden betrokken via een Strategisch Comité, een Raad van logistieke coördinatoren en werkgroepen.

Het Strategisch Comité bestaat uit de zonecommandant van elke aangesloten hulpverleningszone of de coördinator van elke aangesloten prezone. Het Comité vergadert minstens één keer per jaar. Elke commandant of coördinator heeft een stem binnen dit comité.

Het Strategisch Comité is belast met het uitwerken van de grote strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de meerjarenplanning van de opdrachten die gelanceerd moeten worden door de opdrachtencentrale. Deze meerjarenplanning kan jaarlijks aangepast worden.

Het Strategisch Comité legt op basis van de meerjarenplanning de noden van de hulpverleningszones en prezones vast en beslist om een opdracht te lanceren voor bepaald materieel.

De zonecommandanten of de coördinatoren van de prezones moeten zich verbinden tot de hoeveelheden die ze willen aankopen in het kader van de opdrachten waaraan ze deelnemen (« commitment ») om maximale schaalvoordelen te realiseren.

De Raad van logistieke coördinatoren bestaat uit de verantwoordelijken voor de logistiek en de aankopen van elke aangesloten zone of prezone.

Elke logistieke coördinator heeft een stem binnen deze raad.

De Raad van logistieke coördinatoren is belast met het verstrekken van advies over de algemene technische kenmerken van het aan te kopen materieel en over de belangrijke elementen van de offertes (zoals de duur van de garantie en de opleidingswijze).

De Raad is belast met de aanduiding van een piloot voor elke opgerichte werkgroep en speelt de rol van scheidsrechter in geval van uiteenlopende meningen binnen een werkgroep.

Er wordt een werkgroep opgericht voor elke nieuwe af te sluiten opdracht. Elke werkgroep wordt geleid door een piloot die expert is op het vlak van het aan te kopen materieel en die aangeduid wordt onder het personeel van de hulpverleningszones of prezones die interesse tonen voor het materieel. De piloot is belast met de aanduiding van de leden van de werkgroep met inachtneming van het principe van één vertegenwoordiger per zone of prezone die haar princiepsakkoord gegeven heeft over de minimale aan te kopen hoeveelheid. Een zone of prezone kan echter haar zetel toevertrouwen aan een vertegenwoordiger van een andere zone wanneer ze dit wenst.

De piloot moet de functionele analyse van de opdracht uitvoeren.

Het aantal stemmen voor elk lid van de werkgroep is evenredig met de door de hulpverleningszone of prezone aangekochte hoeveelheden.

Elke werkgroep wordt gecontroleerd door een ingenieur van de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën. Deze ingenieur is belast met het bijstaan van de werkgroep bij de opstelling van de technische nota en ziet toe op de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten.

Hoogachtend.

Jan Jambon, Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken

Aansluitingsformulier opdrachtencentrale

Hierbij verklaart: Hulpverleningszone . . . . . van de provincie . . . . .

Vertegenwoordigd door: . . . . . , Voorzit(s)ter van de zone Overwegende de (pre)zoneraadsbeslissing van ....../....../20.... zich te willen aansluiten bij de opdrachtencentrale voor de aankoop van materieel ten behoeve van de (pre)hulpverleningszones, die werd opgericht in de schoot van de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken, zoals werd voorzien in art. 117 van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 25/06/2008 numac 2008000526 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid sluiten.

Deze aansluiting brengt geen enkele verplichting mee voor de (pre)hulpverleningszone, noch wat betreft aan te kopen materieel en hoeveelheden, noch wat betreft het ter beschikking stellen van personeel of andere middelen.

Deze aansluiting stelt de (pre)hulpverleningszone enkel in staat om, indien gewenst, aan te kopen op de markten van de opdrachtencentrale.

Bij het aankopen op de markten van de opdrachtencentrale dient evenwel rekening gehouden te worden met het volgende : - Bevrijding en vrijwaring aansprakelijkheid: de gebruiker wordt geacht alvorens tot bestelling over te gaan, kennis te hebben genomen van de opdrachtdocumenten, zodat de opdrachtencentrale door de gebruiker niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade ten gevolge van fouten en/of leemten in het bestek. De gebruikende klant zal de opdrachtencentrale vrijwaren telkens wanneer deze wordt aangesproken door de opdrachtnemer tot vergoeding van schade die haar oorsprong vindt in de relatie met die bestellende klant. - Elke gebruikende partij dient voorafgaandelijk de toestemming te bekomen van de binnen zijn departement bevoegde ordonnateur om over te gaan tot een verwerving voor de betrokken aankoop. Bovendien dienen de noodzakelijke financiële middelen gereserveerd te zijn voor de betaling van de bestellingen. - De opdrachtencentrale neemt alle taken op zich om markten te openen.

Het afhandelen van al de bestellings-, (op)leverings- en betaalmodaliteiten valt ten laste van de (pre)hulpverleningszone.

Voor aansluiting bij de opdrachtencentrale: . . . . .

Voorzit(s)ter (pre)hulpverleningszone . . . . .

Stuur dit formulier terug per post naar Directie Materieel, Leuvenseweg 1, 1000 Brussel of per e-mail naar florentine.lenoir@ibz.fgov.be