SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

2 AVRIL 2015. - Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein de la Direction générale de la Sécurité civile

Madame la Présidente, Monsieur le Président, La présente circulaire a pour objectif d'informer les zones de secours et les services d'incendie relativement à l'utilisation de la centrale de marchés créée par la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile. 1. Contexte - cadre légal : L'article 117 de la loi du 15 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 source service public federal interieur Loi relative à la sécurité civile fermer relative à la sécurité civile prévoit que les zones, les prézones, les communes, le service d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de Bruxelles-Capitale et les centres de formation pour la sécurité civile peuvent, pour l'organisation et l'attribution de marchés publics en vue de l'acquisition de matériel et d'équipement qui sont nécessaires à l'exercice de leurs missions, faire appel à la centrale de marchés créée au sein de la Direction générale de la Sécurité civile du Service public fédéral Intérieur. Cette possibilité se fonde sur la loi du 15 juin 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/06/2006 pub. 15/02/2007 numac 2006021341 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services fermer relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices.

L'avantage pour la zone de secours ou la prézone est d'être dispensée, en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser elle-même une procédure de passation.

La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration de la notice technique avec le groupe de travail mis en place ( cf. point 3), de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres, de l'attribution du marché et de la réception du prototype.

Dès que le marché est attribué, les services d'achat des zones de secours et des prézones peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu. Ils se chargent également de la réception, de la livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du paiement des factures. Une aide de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile peut toutefois être sollicitée.

Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également un service après-vente de qualité. En cas de plaintes, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies agit en qualité d'intermédiaire entre le fournisseur ou prestataire de services et les zones de secours ou prézones.

En outre, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies reste à disposition des zones de secours et des prézones en tant qu'expert en cas d'accident.

Pour certains marchés particuliers pour lesquels une zone de secours dispose de connaissances techniques spécifiques, un accord de coopération peut être conclu entre cette zone et la centrale de marchés, afin de charger la zone d'ouvrir un marché au nom de la centrale de marchés. 2. Champ d'application matériel - marchés concernés : La centrale de marchés passe des marchés pour l'achat du matériel suivant : |b5 matériel d'intervention standard comme les autopompes multifonctionnelles, les camions citernes, le matériel de protection individuel, etc.; |b5 matériel spécialisé tel que les camions feux de forêt ou le système de coupe à haute pression et d'extinction à jet micro diffusé ; |b5 matériel spécifique pour les interventions Seveso et nucléaires, tel que les détecteurs (gaz, radioactivité, PID) et les tenues de protection (chimiques, particules solides, nucléaires) ; |b5 matériel d'intervention spécifique pour la Protection civile ; |b5 matériel logistique via les marchés ouverts par le FOR-CMS avec lequel la centrale de marchés a conclu un accord de collaboration permettant aux zones de secours et prézones d'acquérir du matériel logistique tel que des articles de bureau, du mobilier, des carburants, etc.

La centrale de marchés consacre également une attention particulière à l'innovation en concluant des marchés d'une part, pour tester des innovations quant à leur faisabilité opérationnelle et, d'autre part, pour établir une collaboration au développement d'innovations. 3. Modalités pratiques - collaboration avec les zones de secours et les prézones : Toute zone de secours ou prézone peut s'affilier à la centrale de marchés via le formulaire d'affiliation ci-joint. Cette affiliation n'entraine aucune obligation pour la zone de secours ou la prézone mais lui permet d'être impliquée dans le fonctionnement de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition du matériel énuméré au point 2.

L'implication des zones de secours et prézones affiliées à la centrale de marchés se fait par le biais d'un Comité stratégique, d'un Conseil des coordinateurs logistiques et de groupes de travail.

Le Comité stratégique est composé du commandant de chaque zone de secours affiliée ou du coordonnateur de chaque prézone de secours affiliée. Il se réunit au moins une fois par an. Chaque commandant ou coordonnateur dispose d'une voix au sein de ce comité.

Le Comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par la centrale de marchés. Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année.

Le Comité stratégique fixe, sur la base du planning pluriannuel, les besoins des zones de secours et prézones et décide de lancer un marché pour du matériel déterminé.

Les commandants de zone ou coordonnateurs de prézone doivent s'engager sur les quantités qu'ils souhaitent acquérir dans le cadre des marchés auxquels ils participent (« commitment ») afin de réaliser au maximum des économies d'échelle.

Le Conseil des coordinateurs logistiques est composé des responsables de la logistique et des achats de chaque zone ou prézone affiliée.

Chaque coordinateur logistique dispose d'une voix au sein de ce conseil.

Le Conseil des coordinateurs logistiques est chargé d'émettre un avis sur les propriétés techniques générales du matériel à acquérir et sur les éléments importants des offres (tels que la durée de la garantie et le mode de formation).

Le Conseil est chargé de désigner un pilote pour chaque groupe de travail créé et joue le rôle d'arbitre en cas de divergence d'opinions au sein d'un groupe de travail.

Un groupe de travail est créé pour chaque nouveau marché à conclure.

Chaque groupe de travail est dirigé par un pilote expert du matériel à acheter, désigné parmi le personnel des zones de secours ou prézones ayant donné un commitment pour le matériel concerné. Le pilote est chargé de désigner les membres du groupe de travail en respectant le principe d'un représentant par zone ou prézone ayant donné un accord de principe sur la quantité minimale à acheter. Une zone ou prézone peut toutefois confier son siège à un représentant d'une autre zone si elle le souhaite.

Le pilote doit effectuer l'analyse fonctionnelle du marché.

Le nombre de voix pour chaque membre du groupe de travail est proportionnel au commitment donné par la zone de secours ou prézone.

Chaque groupe de travail est chapeauté par un ingénieur de la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies. Celui-ci est chargé d'aider le groupe de travail à rédiger la notice technique et veille au respect des règles en matière de marchés publics.

Je vous prie d'agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l'assurance de ma considération la plus distinguée.

Jan Jambon, Ministre de la Sécurité et de l'Intérieur

Formulaires d'adhésion à la centrale de marchés

Par la présente: Zone de secours . . . . . de la Province . . . . .

Représentée par: . . . . . , Président(e) de la zone Considérant La décision du conseil de (pré)zone du ....../....../20.... déclare vouloir adhérer à la centrale de marchés créée au sein de la Direction générale Sécurité civile du SPF Intérieur, pour l'achat de matériel au profit des (pré)zones de secours, tel que prévu à l'article 117 de la loi du 15 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 source service public federal interieur Loi relative à la sécurité civile fermer.

Cette adhésion n'implique aucune obligation de la part de la (pré)zone de secours, ni en ce qui concerne le matériel et la quantité à acheter, ni la mise à disposition de personnel ou d'autres moyens.

Cette inscription permet uniquement à la (pré)zone de secours d'effectuer, si elle le souhaite, des achats sur les marchés de la centrale marchés.

Toutefois, lors des achats réalisés sur les marchés de la centrale de marchés, il y a lieu de tenir compte de ce qui suit : - Libération et préservation de la responsabilité: avant de procéder à une commande, l'utilisateur est supposé avoir pris connaissance des documents du marché, de sorte que la centrale de marchés ne puisse pas être rendue responsable par l'utilisateur en cas d'erreur et/ou de lacune au niveau du cahier des charges. Le client utilisateur préservera la centrale de marchés à chaque fois qu'un fournisseur interpellera cette dernière dans le cadre d'une demande d'indemnisation de dommages trouvant son origine dans la relation avec ce donneur d'ordre. - Chaque partie utilisatrice doit obtenir l'autorisation préalable de l'ordonnateur compétent au sein de son département avant de procéder à l'acquisition de l'achat concerné. En outre, les moyens financiers nécessaires doivent avoir été réservés pour le paiement des commandes. - La centrale de marchés assure toutes les tâches relatives à l'ouverture des marchés. Le traitement de toutes les modalités de commande, de livraison, de réception et de paiement est à charge de la (pré)zone de secours.

Pour adhésion à la centrale de marchés: . . . . .

Président(e) (pré)zone de secours . . . . .

Renvoyez ce formulaire par la poste à la Direction Matériel, Rue de Louvain 1, 1000 Bruxelles ou par e-mail à florentine.lenoir@ibz.fgov.be