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| Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein de la Direction générale de la Sécurité civile | Ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid |
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| SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR 2 AVRIL 2015. - Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein de la Direction générale de la Sécurité civile Madame la Présidente, Monsieur le Président, La présente circulaire a pour objectif d'informer les zones de secours et les services d'incendie relativement à l'utilisation de la centrale de marchés créée par la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile. 1. Contexte - cadre légal : | FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN 2 APRIL 2015. - Ministeriële omzendbrief betreffende de creatie van een opdrachtencentrale binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid Mevrouw de Voorzitster, Mijnheer de Voorzitter, Deze omzendbrief heeft als doel om de hulpverleningszones en de brandweerdiensten te informeren over het gebruik van de opdrachtencentrale die gecreëerd werd door de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de Algemene Directie Civiele Veiligheid. 1. Context - wettelijk kader: |
| L'article 117 de la loi du 15 mai 2007 relative à la sécurité civile | Artikel 117 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele |
| prévoit que les zones, les prézones, les communes, le service | veiligheid voorziet dat de zones, de prezones, de gemeenten, de |
| d'incendie et d'aide médicale urgente de la Région de | Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandbestrijding en Dringende |
| Bruxelles-Capitale et les centres de formation pour la sécurité civile | Medische Hulp en de opleidingscentra voor de civiele veiligheid, voor |
| peuvent, pour l'organisation et l'attribution de marchés publics en | de organisatie en de gunning van overheidsopdrachten op de aankoop van |
| vue de l'acquisition de matériel et d'équipement qui sont nécessaires | materieel en uitrustingen die nodig zijn voor de uitvoering van hun |
| à l'exercice de leurs missions, faire appel à la centrale de marchés | opdrachten, beroep kunnen doen op de opdrachtencentrale die gecreëerd |
| créée au sein de la Direction générale de la Sécurité civile du | werd binnen de Algemene Directie Civiele Veiligheid van de Federale |
| Service public fédéral Intérieur. | Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. |
| Cette possibilité se fonde sur la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui définit la centrale de marchés comme étant un pouvoir adjudicateur qui passe des marchés publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices. L'avantage pour la zone de secours ou la prézone est d'être dispensée, en tant que pouvoir adjudicateur qui recourt à une telle centrale de marchés, de l'obligation d'organiser elle-même une procédure de passation. | Deze mogelijkheid is gebaseerd op de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, die de opdrachtencentrale definieert als zijnde een aanbestedende overheid die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Het voordeel voor de hulpverleningszone of de prezone is dat ze, als aanbestedende overheid die gebruik maakt van een dergelijke opdrachtencentrale, vrijgesteld wordt van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren. |
| La centrale de marchés s'occupe de l'élaboration de la notice | De opdrachtencentrale staat in voor de opstelling van de technische |
| technique avec le groupe de travail mis en place ( cf. point 3), de la | nota met de opgerichte werkgroep (cf. punt 3), voor het administratief |
| partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des | deel, voor de publicatie van de opdracht, voor het onderzoek van de |
| offres, de l'attribution du marché et de la réception du prototype. | offertes, voor de gunning van de opdracht en voor de oplevering van |
| Dès que le marché est attribué, les services d'achat des zones de | het prototype. Zodra de opdracht gegund is, kunnen de aankoopdiensten van de |
| secours et des prézones peuvent transmettre directement leurs | hulpverleningszones en de prezones hun bestellingen rechtstreeks |
| commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le | doorgeven aan de leverancier of de dienstverlener met wie de opdracht |
| marché a été conclu. Ils se chargent également de la réception, de la | afgesloten werd. Zij staan ook in voor de ontvangst van de levering, |
| livraison, du calcul des amendes éventuelles en cas de retard et du | voor de berekening van eventuele boetes in geval van vertraging en |
| paiement des factures. Une aide de la Direction du Matériel et des | voor de betaling van de facturen. Er kan echter ondersteuning gevraagd |
| Nouvelles Technologies de la Direction générale de la Sécurité civile | worden aan de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën van de |
| peut toutefois être sollicitée. | Algemene Directie Civiele Veiligheid. |
| Par ailleurs, la création de la centrale de marchés implique également | Verder impliceert de creatie van de opdrachtencentrale ook een |
| un service après-vente de qualité. En cas de plaintes, la Direction du | kwaliteitsvolle dienst na verkoop. In geval van klachten treedt de |
| Matériel et des Nouvelles Technologies agit en qualité d'intermédiaire | Directie Materieel en Nieuwe Technologieën op als bemiddelaar tussen |
| entre le fournisseur ou prestataire de services et les zones de | de leverancier of dienstverlener en de hulpverleningszones of |
| secours ou prézones. | prezones. |
| En outre, la Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies reste | Bovendien blijft de Directie Materieel en Nieuwe Technologieën ter |
| à disposition des zones de secours et des prézones en tant qu'expert | beschikking van de hulpverleningszones en de prezones als expert in |
| en cas d'accident. | geval van een ongeval. |
| Pour certains marchés particuliers pour lesquels une zone de secours | Voor bepaalde bijzondere opdrachten waarvoor een hulpverleningszone |
| dispose de connaissances techniques spécifiques, un accord de | over specifieke technische kennis beschikt, kan een |
| coopération peut être conclu entre cette zone et la centrale de | samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden tussen deze zone en de |
| marchés, afin de charger la zone d'ouvrir un marché au nom de la centrale de marchés. 2. Champ d'application matériel - marchés concernés : La centrale de marchés passe des marchés pour l'achat du matériel suivant : |b5 matériel d'intervention standard comme les autopompes multifonctionnelles, les camions citernes, le matériel de protection individuel, etc. ; |b5 matériel spécialisé tel que les camions feux de forêt ou le système de coupe à haute pression et d'extinction à jet micro diffusé ; |b5 matériel spécifique pour les interventions Seveso et nucléaires, tel que les détecteurs (gaz, radioactivité, PID) et les tenues de protection (chimiques, particules solides, nucléaires) ; | opdrachtencentrale zodat deze zone een opdracht kan lanceren namens de centrale. 2. Toepassingsveld materieel - betrokken opdrachten: De opdrachtencentrale plaatst opdrachten voor de aankoop van het volgende materieel: |b5 standaard interventiematerieel zoals multifunctionele autopompen, tankwagens, persoonlijke beschermingsmiddelen, enz.; |b5 gespecialiseerd materieel zoals bosbrandvoertuigen of het systeem om met hoge druk te boren en te blussen met een microvernevelingsstraal; |b5 specifiek materieel voor de Seveso- en nucleaire interventies, zoals de detectors (gas, radioactiviteit, PID) en de beschermpakken (chemisch, vaste deeltjes, nucleair); |
| |b5 matériel d'intervention spécifique pour la Protection civile ; | |b5 specifiek interventiematerieel voor de Civiele Bescherming; |
| |b5 matériel logistique via les marchés ouverts par le FOR-CMS avec | |b5 logistiek materieel via de opdrachten die geopend werden door |
| lequel la centrale de marchés a conclu un accord de collaboration | FOR-CMS, waarmee de opdrachtencentrale een samenwerkingsovereenkomst |
| permettant aux zones de secours et prézones d'acquérir du matériel | afgesloten heeft die de hulpverleningszones en de prezones toelaat om |
| logistique tel que des articles de bureau, du mobilier, des | logistiek materieel aan te kopen zoals kantoorbenodigdheden, |
| carburants, etc. | meubilair, brandstof, enz. |
| La centrale de marchés consacre également une attention particulière à | De opdrachtencentrale besteedt ook bijzondere aandacht aan innovatie |
| l'innovation en concluant des marchés d'une part, pour tester des | door opdrachten af te sluiten om enerzijds innovaties te testen op het |
| innovations quant à leur faisabilité opérationnelle et, d'autre part, | vlak van hun operationele haalbaarheid en anderzijds om te komen tot |
| pour établir une collaboration au développement d'innovations. | samenwerking bij de ontwikkeling van innovaties. |
| 3. Modalités pratiques - collaboration avec les zones de secours et | 3. Praktische modaliteiten - samenwerking met de hulpverleningszones |
| les prézones : | en de prezones: |
| Toute zone de secours ou prézone peut s'affilier à la centrale de | Elke hulpverleningszone of prezone kan zich aansluiten bij de |
| marchés via le formulaire d'affiliation ci-joint. | opdrachtencentrale via het bijgevoegde aansluitingsformulier. |
| Cette affiliation n'entraine aucune obligation pour la zone de secours | Deze aansluiting houdt geen enkele verplichting in voor de |
| ou la prézone mais lui permet d'être impliquée dans le fonctionnement | hulpverleningszones of de prezone, maar laat haar toe om betrokken te |
| de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour | worden bij de werking van de opdrachtencentrale en om er gebruik te |
| l'acquisition du matériel énuméré au point 2. | kunnen van maken voor de aankoop van het materieel dat opgesomd is in |
| L'implication des zones de secours et prézones affiliées à la centrale | punt 2. De bij de opdrachtencentrale aangesloten hulpverleningszones en |
| de marchés se fait par le biais d'un Comité stratégique, d'un Conseil | prezones worden betrokken via een Strategisch Comité, een Raad van |
| des coordinateurs logistiques et de groupes de travail. | logistieke coördinatoren en werkgroepen. |
| Le Comité stratégique est composé du commandant de chaque zone de | Het Strategisch Comité bestaat uit de zonecommandant van elke |
| secours affiliée ou du coordonnateur de chaque prézone de secours | aangesloten hulpverleningszone of de coördinator van elke aangesloten |
| affiliée. Il se réunit au moins une fois par an. Chaque commandant ou | prezone. Het Comité vergadert minstens één keer per jaar. Elke |
| coordonnateur dispose d'une voix au sein de ce comité. | commandant of coördinator heeft een stem binnen dit comité. |
| Le Comité stratégique est chargé d'édicter les grandes lignes | Het Strategisch Comité is belast met het uitwerken van de grote |
| stratégiques de la politique d'achat et de dresser le planning | strategische lijnen van het aankoopbeleid en met het opmaken van de |
| pluriannuel des marchés qui devront être lancés par la centrale de | meerjarenplanning van de opdrachten die gelanceerd moeten worden door |
| marchés. Ce planning pluriannuel peut être adapté chaque année. | de opdrachtencentrale. Deze meerjarenplanning kan jaarlijks aangepast worden. |
| Le Comité stratégique fixe, sur la base du planning pluriannuel, les | Het Strategisch Comité legt op basis van de meerjarenplanning de noden |
| besoins des zones de secours et prézones et décide de lancer un marché | van de hulpverleningszones en prezones vast en beslist om een opdracht |
| pour du matériel déterminé. | te lanceren voor bepaald materieel. |
| Les commandants de zone ou coordonnateurs de prézone doivent s'engager | De zonecommandanten of de coördinatoren van de prezones moeten zich |
| sur les quantités qu'ils souhaitent acquérir dans le cadre des marchés | verbinden tot de hoeveelheden die ze willen aankopen in het kader van |
| auxquels ils participent (« commitment ») afin de réaliser au maximum | de opdrachten waaraan ze deelnemen (« commitment ») om maximale |
| des économies d'échelle. | schaalvoordelen te realiseren. |
| Le Conseil des coordinateurs logistiques est composé des responsables | De Raad van logistieke coördinatoren bestaat uit de verantwoordelijken |
| de la logistique et des achats de chaque zone ou prézone affiliée. | voor de logistiek en de aankopen van elke aangesloten zone of prezone. |
| Chaque coordinateur logistique dispose d'une voix au sein de ce | Elke logistieke coördinator heeft een stem binnen deze raad. |
| conseil. Le Conseil des coordinateurs logistiques est chargé d'émettre un avis | De Raad van logistieke coördinatoren is belast met het verstrekken van |
| sur les propriétés techniques générales du matériel à acquérir et sur | advies over de algemene technische kenmerken van het aan te kopen |
| les éléments importants des offres (tels que la durée de la garantie | materieel en over de belangrijke elementen van de offertes (zoals de |
| et le mode de formation). | duur van de garantie en de opleidingswijze). |
| Le Conseil est chargé de désigner un pilote pour chaque groupe de | De Raad is belast met de aanduiding van een piloot voor elke |
| travail créé et joue le rôle d'arbitre en cas de divergence d'opinions | opgerichte werkgroep en speelt de rol van scheidsrechter in geval van |
| au sein d'un groupe de travail. | uiteenlopende meningen binnen een werkgroep. |
| Un groupe de travail est créé pour chaque nouveau marché à conclure. | Er wordt een werkgroep opgericht voor elke nieuwe af te sluiten |
| Chaque groupe de travail est dirigé par un pilote expert du matériel à | opdracht. Elke werkgroep wordt geleid door een piloot die expert is op |
| acheter, désigné parmi le personnel des zones de secours ou prézones | het vlak van het aan te kopen materieel en die aangeduid wordt onder |
| ayant donné un commitment pour le matériel concerné. Le pilote est | het personeel van de hulpverleningszones of prezones die interesse |
| chargé de désigner les membres du groupe de travail en respectant le | tonen voor het materieel. De piloot is belast met de aanduiding van de |
| principe d'un représentant par zone ou prézone ayant donné un accord | leden van de werkgroep met inachtneming van het principe van één |
| de principe sur la quantité minimale à acheter. Une zone ou prézone | vertegenwoordiger per zone of prezone die haar princiepsakkoord |
| peut toutefois confier son siège à un représentant d'une autre zone si | gegeven heeft over de minimale aan te kopen hoeveelheid. Een zone of |
| elle le souhaite. Le pilote doit effectuer l'analyse fonctionnelle du marché. | prezone kan echter haar zetel toevertrouwen aan een vertegenwoordiger |
| Le nombre de voix pour chaque membre du groupe de travail est | van een andere zone wanneer ze dit wenst. |
| proportionnel au commitment donné par la zone de secours ou prézone. | De piloot moet de functionele analyse van de opdracht uitvoeren. |
| Chaque groupe de travail est chapeauté par un ingénieur de la | Het aantal stemmen voor elk lid van de werkgroep is evenredig met de |
| Direction du Matériel et des Nouvelles Technologies. Celui-ci est | door de hulpverleningszone of prezone aangekochte hoeveelheden. |
| chargé d'aider le groupe de travail à rédiger la notice technique et | Elke werkgroep wordt gecontroleerd door een ingenieur van de Directie |
| veille au respect des règles en matière de marchés publics. | Materieel en Nieuwe Technologieën. Deze ingenieur is belast met het |
| Je vous prie d'agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, | bijstaan van de werkgroep bij de opstelling van de technische nota en |
| l'assurance de ma considération la plus distinguée. | ziet toe op de naleving van de regels inzake overheidsopdrachten. |
| Hoogachtend. | |
| Jan Jambon, | Jan Jambon, |
| Ministre de la Sécurité et de l'Intérieur | Minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken |
| Formulaires d'adhésion à la centrale de marchés | Aansluitingsformulier opdrachtencentrale |
| Par la présente: | Hierbij verklaart: |
| Zone de secours . . . . . de la Province . . . . . | Hulpverleningszone . . . . . van de provincie . . . . . |
| Représentée par: | Vertegenwoordigd door: |
| . . . . . , Président(e) de la zone | . . . . . , Voorzit(s)ter van de zone |
| Considérant | Overwegende |
| La décision du conseil de (pré)zone du ....../....../20.... | de (pre)zoneraadsbeslissing van ....../....../20.... |
| déclare vouloir adhérer à la centrale de marchés créée au sein de la | zich te willen aansluiten bij de opdrachtencentrale voor de aankoop |
| Direction générale Sécurité civile du SPF Intérieur, pour l'achat de | van materieel ten behoeve van de (pre)hulpverleningszones, die werd |
| opgericht in de schoot van de Algemene Directie Civiele Veiligheid van | |
| matériel au profit des (pré)zones de secours, tel que prévu à | de FOD Binnenlandse Zaken, zoals werd voorzien in art. 117 van de wet |
| l'article 117 de la loi du 15 mai 2007. | van 15 mei 2007. |
| Cette adhésion n'implique aucune obligation de la part de la (pré)zone | Deze aansluiting brengt geen enkele verplichting mee voor de |
| de secours, ni en ce qui concerne le matériel et la quantité à | (pre)hulpverleningszone, noch wat betreft aan te kopen materieel en |
| acheter, ni la mise à disposition de personnel ou d'autres moyens. | hoeveelheden, noch wat betreft het ter beschikking stellen van |
| personeel of andere middelen. | |
| Cette inscription permet uniquement à la (pré)zone de secours | Deze aansluiting stelt de (pre)hulpverleningszone enkel in staat om, |
| d'effectuer, si elle le souhaite, des achats sur les marchés de la centrale marchés. | indien gewenst, aan te kopen op de markten van de opdrachtencentrale. |
| Toutefois, lors des achats réalisés sur les marchés de la centrale de | Bij het aankopen op de markten van de opdrachtencentrale dient evenwel |
| marchés, il y a lieu de tenir compte de ce qui suit : | rekening gehouden te worden met het volgende : |
| - Libération et préservation de la responsabilité: avant de procéder à | - Bevrijding en vrijwaring aansprakelijkheid: de gebruiker wordt |
| une commande, l'utilisateur est supposé avoir pris connaissance des | geacht alvorens tot bestelling over te gaan, kennis te hebben genomen |
| documents du marché, de sorte que la centrale de marchés ne puisse pas | van de opdrachtdocumenten, zodat de opdrachtencentrale door de |
| être rendue responsable par l'utilisateur en cas d'erreur et/ou de | gebruiker niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade ten |
| lacune au niveau du cahier des charges. Le client utilisateur | gevolge van fouten en/of leemten in het bestek. De gebruikende klant |
| préservera la centrale de marchés à chaque fois qu'un fournisseur | zal de opdrachtencentrale vrijwaren telkens wanneer deze wordt |
| interpellera cette dernière dans le cadre d'une demande | aangesproken door de opdrachtnemer tot vergoeding van schade die haar |
| d'indemnisation de dommages trouvant son origine dans la relation avec | oorsprong vindt in de relatie met die bestellende klant. |
| ce donneur d'ordre. | |
| - Chaque partie utilisatrice doit obtenir l'autorisation préalable de | - Elke gebruikende partij dient voorafgaandelijk de toestemming te |
| l'ordonnateur compétent au sein de son département avant de procéder à | bekomen van de binnen zijn departement bevoegde ordonnateur om over te |
| l'acquisition de l'achat concerné. En outre, les moyens financiers | gaan tot een verwerving voor de betrokken aankoop. Bovendien dienen de |
| nécessaires doivent avoir été réservés pour le paiement des commandes. | noodzakelijke financiële middelen gereserveerd te zijn voor de |
| - La centrale de marchés assure toutes les tâches relatives à | betaling van de bestellingen. |
| l'ouverture des marchés. Le traitement de toutes les modalités de | - De opdrachtencentrale neemt alle taken op zich om markten te openen. |
| commande, de livraison, de réception et de paiement est à charge de la | Het afhandelen van al de bestellings-, (op)leverings- en |
| (pré)zone de secours. | betaalmodaliteiten valt ten laste van de (pre)hulpverleningszone. |
| Pour adhésion à la centrale de marchés: | Voor aansluiting bij de opdrachtencentrale: |
| . . . . . | . . . . . |
| Président(e) (pré)zone de secours . . . . . | Voorzit(s)ter (pre)hulpverleningszone . . . . . |
| Renvoyez ce formulaire par la poste à la Direction Matériel, Rue de | Stuur dit formulier terug per post naar Directie Materieel, |
| Louvain 1, 1000 Bruxelles ou par e-mail à | Leuvenseweg 1, 1000 Brussel of per e-mail naar |
| florentine.lenoir@ibz.fgov.be | florentine.lenoir@ibz.fgov.be |