FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

Gemeenschappelijke richtlijn van de Ministers van Justitie en van Binnenlandse Zaken met betrekking tot de bepaling van de nadere regels voor de mededeling van persoonsgegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie, bedoeld in de artikelen 14 en 15 van de wet op het politieambt, door de politiediensten en tot de rechtstreekse toegang en de rechtstreekse bevraging van de ANG Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Commissaris-generaal van de federale politie.

Ter kennisgeving van de: Dames en Heren Procureurs-generaal, Mevrouw en Heren Provinciegouverneurs, Heer Minister-President van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Heer Federaal procureur en de Dames en Heren Magistraten van het federaal parket, Dames en Heren Arrondissementscommissarissen, Heer Voorzitter van de Vaste Commissie van de lokale politie, Dames en Heren Korpschefs van de lokale politie, Mevrouw en Heren Voorzitters van het Controleorgaan op de politionele informatie, het Vast Comité van Toezicht op de politiediensten en de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie.

Mevrouw de Burgemeester, Mijnheer de Burgemeester, Mijnheer de Commissaris-generaal, I. ALGEMEEN KADER De artikelen 44/11/4 tot 44/11/12 van de wet op het politieambt (hierna WPA) vormen de voornaamste wettelijke basis(1) voor de mededeling, aan derden op het nationale grondgebied, van persoonsgegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt.

De politie is een schakel in de strafrechts- en veiligheidsketen en wordt in dat verband op eenmalige of herhaalde wijze verzocht om als partner gegevens te verschaffen aan derden, dit bij wijze van een beperkte of volumineuze mededeling.

Deze mededeling ligt ook in het verlengde van het uitwisselen en delen van gegevens zoals wordt bepleit door de parlementaire onderzoekscommissie belast met het onderzoek naar de omstandigheden die hebben geleid tot de terroristische aanslagen van 22 maart 2016(2) en is verankerd in artikel 3 van de wet van 30 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 bron federale overheidsdienst justitie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en ministerie van landsverdediging 30 JULI 2018 - Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens sluiten betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna GBW).

Een van de eerste elementen om de mededeling te bevorderen is op een duidelijke en transparante manier de nadere regels te bepalen voor de mededeling van gegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA), alsook een duidelijke procedure op te stellen ter omkadering van de aanvragen tot de rechtstreekse toegangen tot en de rechtstreekse bevragingen van de Algemene Nationale Gegevensbank (hierna ANG).

Overigens, om het werk van de federale en lokale politie, waarop voor de mededeling van gegevens soms door dezelfde gesprekspartners een beroep wordt gedaan, te vergemakkelijken, zal het register van de verwerkingen van de geïntegreerde politie(3) alle bestaande protocolakkoorden tussen de politie en derde instanties bevatten, zodat de reeds opgestelde regels voor iedereen toegankelijk zouden zijn.

Voor de mededeling van de door de politiediensten verwerkte persoonsgegevens en informatie aan derden moet bovendien het "accountability"-principe worden nageleefd(4). Dat principe vloeit rechtstreeks voort uit de AVG(5) (6) en de GBW.(7) Het is derhalve ook met het oog op de gestaltegeving van dit beginsel dat de regelingen voor deze mededeling in deze richtlijn worden vastgesteld.

Aangezien de mededeling van informatie aan derden het voorwerp uitmaakt van een menselijke tussenkomst, moet worden nagegaan of de ontvangen informatie zelf niet het voorwerp moet uitmaken van een evaluatie of eventuele registratie.

Zullen het voorwerp uitmaken van een aparte richtlijn: - de bepaling van de maatregelen die nodig zijn om het beheer en de veiligheid, waaronder in het bijzonder de aspecten met betrekking tot de betrouwbaarheid, de vertrouwelijkheid, de beschikbaarheid, de traceerbaarheid en de integriteit van de persoonsgegevens en de informatie die worden verwerkt in de gegevensbanken bedoeld in artikel 44/2, te verzekeren, zoals vereist bij artikel 44/4, § 2 WPA; - de bepaling van de regels inzake de toegang van de leden van de politiediensten tot de gegevensbanken bedoeld in artikel 44/2, § 1 en § 3, zoals vereist bij artikel 44/4, § 3 WPA; - de bepaling van de regels met betrekking tot de koppeling van de gegevensbanken bedoeld in artikel 44/2 onderling of met andere gegevensbanken waartoe de politiediensten wettelijk toegang hebben door of krachtens de wet of internationale verdragen die België binden, vereist bij artikel 44/4, § 4 WPA; - de herinnering aan de regels inzake de mededeling van persoonsgegevens en informatie aan buitenlandse politiediensten, aan de internationale organisatie voor gerechtelijke en politionele samenwerking en aan de internationale rechtshandhavingsdiensten.

De bepalingen die kaderen in de mededeling van gegevens aan de bestuurlijke en gerechtelijke autoriteiten(8) evenals de overdracht van gegevens en/of informatie tussen eenheden van de geïntegreerde politie, worden niet bedoeld in de bepalingen van deze richtlijn.

De bestemmelingen bedoeld in artikel 44/11/8 WPA worden evenmin bedoeld door de bepalingen van de huidige richtlijn.

De algemene regels inzake de verwerking van persoonsgegevens alsook de regels die worden bepaald door of krachtens de WPA of de verschillende organieke wetten zijn uiteraard van toepassing op deze mededelingen.

Ten aanzien van de lokale politie, wat de verwerkingen betreft waarvoor de Ministers van Binnenlandse Zaken en van Justitie verantwoordelijk zijn, is deze omzendbrief te beschouwen als een dwingende richtlijn in het raam van het inwinnen van informatie noodzakelijk voor de federale overheden (artikel 62, 6° van de wet van 7 december 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 bron diensten van de eerste minister Wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus sluiten tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus (hierna WGP)).

Voor de federale politie, die voor het vervullen van haar opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie onder het gezag staat van respectievelijk de Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie, betreft dit een richtlijn in de zin van artikel 97 WGP. Het advies van de Adviesraad van burgemeesters werd op 11 januari 2019 uitgebracht, dat van het COC op 5 maart 2019 en dat van het College van procureurs-generaal op 17/09/2020.

II. De mededeling in ruime zin 1. Wettelijke basis Art.44/11/4 tot 44/11/12 WPA 2. Definities 2.1 De gegevens of de informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het kader van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie, bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA, moeten worden geïnterpreteerd als de gegevens die zijn vervat in de gegevensbanken opgesomd in art. 44/2 WPA, met uitzondering van de gemeenschappelijke gegevensbanken.(9) 2.2. Onder mededeling wordt verstaan, het doorzenden, met welk middel ook (fax, mail, ...), van gegevens of informatie die door de politiediensten, in de zin van artikel 2, 2° WGP, worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke of gerechtelijke politie, bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA, met inbegrip van een mondelinge mededeling aan een bestemmeling, met andere woorden een derde verwerkingsverantwoordelijke aan de politiediensten, aan zijn gemachtigde of aangestelde.

De mededeling wordt soms gekwalificeerd als een 'toegang', door derden, tot gegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke of gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA).

Deze terminologie kan echter aanleiding geven tot verwarring en is overigens niet de terminologie die wordt gebruikt in artikel 44/11/4 WPA. In tegenstelling tot de mededeling hebben de rechtstreekse toegang en de rechtstreekse bevraging immers geen betrekking op alle operationele politionele gegevens en informatie, maar op de toegang die bepaalde derde diensten hebben tot de gegevens en informatie in een specifieke politionele gegevensbank, namelijk de ANG, en dit zonder tussenkomst van een lid van de politiediensten.

Zoals blijkt uit de voorbereidende werkzaamheden van de wet van 18 maart 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/03/2014 pub. 28/03/2014 numac 2014000253 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende het politionele informatiebeheer en tot wijziging van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en het Wetboek van strafvordering sluiten betreffende het politionele informatiebeheer en tot wijziging van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en het Wetboek van Strafvordering "resulteert deze keuze [om de rechtstreekse toegang tot en de rechtstreekse bevraging van de ANG te beperken] uit het feit dat de ANG één unieke bron is die gevalideerde informatie bevat die relevant is voor het gehele grondgebied.

Aangezien de rechtstreekse bevraging van of de rechtstreekse toegang tot de ANG, in een eerste tijd, zonder tussenkomst van een lid van de politiediensten zal gebeuren, is het noodzakelijk dat deze rechtstreekse bevraging of deze rechtstreekse toegang slaat op gegevens die een validatieproces hebben doorgemaakt, zoals dat het geval is voor de gegevens van de ANG (Parl. St. Kamer, 53-3105/001, 4 november 2013, sessie 2013-2014, p. 54).

In specifieke omstandigheden kan een mededeling, door een derde dienst en in de vorm van een gerichte raadpleging, van bepaalde gegevens in de gegevensbank waarin deze geregistreerd zijn, ook worden toegestaan door de verwerkingsverantwoordelijken of de door hen aangeduide gedelegeerden of, indien het gaat om gegevens in verband met een strafrechtelijk onderzoek, door de bevoegde magistraat(10). 2.3 De mededeling mag niet worden verward met een verwerking door derden, van persoonsgegevens voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens. De bepalingen van deze richtlijn hebben geen betrekking op deze hypothese.(11) 3. Herinnering aan de regels inzake rechtstreekse toegang en rechtstreekse bevraging Krachtens artikel 44/11/12, § 1, 1° WPA worden bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, na advies van de COC, de regels bepaald van de rechtstreekse toegang tot de ANG voor de overheden bedoeld in artikel 44/11/7, 44/11/8 en 44/11/8bis WPA. Krachtens artikel 44/11/12, § 1, 2° WPA worden bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, na advies van de COC, de regels bepaald van de rechtstreekse bevraging van de ANG voor de overheden bedoeld in artikel 44/11/9 WPA. De rechtstreekse toegang en de rechtstreekse bevraging hebben betrekking op de gegevens en informatie van de ANG, en niet op de gegevens en informatie van haar archieven of de gegevens en informatie in de logbestanden, gedefinieerd in artikel 56 GBW, die onder de toepassing vallen van de bepalingen inzake de mededeling sensu stricto en specifieke procedures.

De rechtstreekse toegang en rechtstreekse bevraging moeten uiteraard voldoen aan het legaliteits- en evenredigheidsbeginsel. Om ervoor te zorgen dat deze principes worden nageleefd en om de aspecten te bepalen die in het koninklijk besluit vereist door artikel 44/11/12 WPA moeten voorkomen, bevat elke aanvraag op zijn minst de volgende informatie: - de nauwkeurige identificatie van de doeleinden van elke gegevensverwerking, met inbegrip van de toegang; - de nauwkeurige identificatie van de aanvragende dienst (binnen de aanvragende organisatie), of deze deel uitmaakt van de strafrechts- en veiligheidsketen en de context van de aanvraag(12); - de operationele motivering, op basis van voorbeelden en werkprocessen. 4. Profielen De toegangsprofielen tot de ANG worden door ons bepaald in de Gemeenschappelijke richtlijn MFO-3 van 14 juni 2002 betreffende het informatiebeheer inzake gerechtelijke en bestuurlijke politie.5. Aanvraag- en opvolgingsprocedure voor rechtstreekse toegang of rechtstreekse bevraging Elke derde dienst die over een rechtstreekse toegang tot of een rechtstreekse bevraging van de ANG wenst te beschikken, zal worden verzocht om: - een contactpersoon (SPOC) aan te duiden voor, onder andere, de organisatie van de noodzakelijke dialoog en ontmoetingen om de aanvraag op te volgen; - zijn aanvraag aan de bevoegde minister(s) met een kopie aan de directie van de politionele informatie en de ICT-middelen (DRI) te bezorgen(13).

Op aanvraag van Minister van Justitie indien het gaat om gegevens van gerechtelijke politie, hetzij de Minister van Binnenlandse Zaken indien het gaat om gegevens van bestuurlijke politie, hetzij allebei indien het gaat om gegevens van bestuurlijke én gerechtelijke politie wordt het advies van het coördinatie Comité van de geïntegreerde politie gevraagd.

De concrete (functionele en technische) modaliteiten inzake toegang zullen worden opgenomen in een protocolakkoord tussen de aanvrager en de directie van de politionele informatie en de ICT-middelen (DRI).

III. De mededeling sensu stricto 1. Vereiste modaliteiten om gegevens of informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA) mee te delen aan de bestemmelingen bedoeld in artikelen 44/11/8bis en 44/11/9, § 1 WPA 1.1 Algemeen De hieronder vermelde modaliteiten zijn van toepassing indien aan de volgende drie voorwaarden is voldaan: i. de mededeling is gericht aan een bestemmeling bedoeld a) in artikel 44/11/8bis, § 1 WPA, met name: 1° het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse;2° de Veiligheid van de Staat;3° de Algemene Dienst Inlichting en Veiligheid.b) of in artikel 44/11/9, § 1 WPA, met name: 1° de Cel voor financiële informatieverwerking;2° de Dienst Vreemdelingenzaken;3° de onderzoeks- en opsporingsdiensten en de administratie toezicht, controle en vaststellingen van de Algemene Administratie der douane en accijnzen. ii. de mededeling heeft betrekking op gegevens en/of informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA) en waarvoor de verdere verwerking nodig is om de wettelijke opdrachten van voornoemde bestemmelingen te vervullen; iii. het verkrijgen van deze gegevens en/of informatie door de derde dienst bedoeld in punt i. berust op een huidige behoefte om deze gegevens en/of informatie te delen overeenkomstig zijn wettelijke of reglementaire opdrachten.

Elke mededeling is immers een verwerking die moet berusten op een doeleinde vastgelegd in een wettelijke bepaling, indien deze verwerking betrekking heeft op gegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA). De politiedienst waarop een beroep wordt gedaan, zal dus nagaan of de verdere verwerking door de dienst die de bestemmeling is wettelijk is toegestaan EN zal nagaan of het verkrijgen van deze gegevens door de derde dienst berust op een bestaande behoefte om de gegevens en/of informatie overeenkomstig zijn wettelijke of reglementaire opdrachten uit te wisselen. Het is uiteraard niet nodig om dit bij elke mededeling van gelijkaardige gegevens, door eenzelfde politiedienst en aan eenzelfde bestemmeling na te gaan.

De artikelen 44/11/8bis en 44/11/9, § 1, laten ook mededeling toe zonder dat een vraag is gesteld. 1.2 Modaliteiten 1.2.1. Het is aan te raden dat de hiërarchie van de politiedienst waarop een beroep wordt gedaan deze mededeling goedkeurt. De hiërarchie, die toeziet op de naleving van het wettelijke kader en die, desgevallend, intern specifieke modaliteiten voor de mededeling bepaalt (bijvoorbeeld: opportuniteit van mededeling via een SPOC naargelang de situatie). Een dergelijke toelating hoeft uiteraard niet bij elke aanvraag maar kan globaal worden verleend, behalve in geval van twijfel.

Deze ad hoc modaliteiten moeten de algemene filosofie inzake het delen van informatie en het accountability-principe volgen. 1.2.2. Deze mededeling zal bovendien gebeuren op basis van een beoordeling van de door de aanvrager meegedeelde context. 1.2.3. Onverminderd de bepalingen van onder andere de wet van 10 juli 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/07/2006 pub. 20/07/2006 numac 2006009570 bron federale overheidsdienst justitie Wet betreffende de analyse van de dreiging type wet prom. 10/07/2006 pub. 07/09/2006 numac 2006009653 bron federale overheidsdienst justitie Wet betreffende de elektronische procesvoering sluiten betreffende de analyse van de dreiging, de wet van 30 november 1998 houdende regeling van de inlichten- en veiligheidsdiensten en de wettelijke bepalingen betreffende de gemeenschappelijke gegevensbank Terrorist Fighters wanneer een bestemmeling de mededeling vraagt van gegevens, zijn de volgende regels van toepassing: (i) In het stadium van het opsporingsonderzoek en behoudens een algemeen voorafgaand akkoord van het parket, zal elke aanvraag worden voorgelegd aan het parket voor akkoord, teneinde zeker te zijn dat deze mededeling niet van aard is te schaden aan een lopend onderzoek. (ii) In de fase van het gerechtelijk onderzoek is de toestemming van het parket geval per geval vereist teneinde zeker te zijn dat deze mededeling niet van aard is te schaden aan een lopend onderzoek. (iii) Het parket zal geen algemeen voorafgaande akkoord verlenen inzake de strijd tegen het terrorisme en het gewelddadig extremisme. (iv) De gebruiksmodaliteiten (namelijk de gebruikscodes voor de mededeling van de informatie) zullen nageleefd worden, ongeacht de bestemmeling of het communicatiemiddel dat werd gebruikt. 1.2.4. Indien de artikelen 458 en 458ter van het Strafwetboek inzake het beroepsgeheim niet van toepassing zijn, zal er worden op toegezien dat iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks kennis neemt van meegedeelde gegevens of informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA), voorafgaand verplicht wordt het vertrouwelijke karakter van de gegevens te bewaren(14). 1.2.5. Vóór elke mededeling van gegevens en informatie zal er worden op toegezien dat de kwaliteit van de gegevens beoordeeld wordt in toepassing van artikel 44/5, § 6 WPA(15).

Overigens zullen gedurende de mededeling, de identificatiegegevens van een persoon, in de mate van het mogelijke, de hoedanigheid van betrokkene bevatten (verdachte, dader, getuige, slachtoffer). 1.2.6. Indien de nodige controles nog niet werden uitgevoerd of nog niet hebben geleid tot een registratie in de ANG, zal de stand van validering van de gegevens eveneens worden vermeld gedurende de mededeling. 2. Vereiste modaliteiten om gegevens of informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA) mee te delen aan de bestemmelingen bedoeld in artikel 44/11/9, § 2 WPA Krachtens artikel 44/11/9, § 2 WPA kunnen de persoonsgegevens en informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA) eveneens meegedeeld worden aan de Belgische openbare overheden, publieke organen of instellingen of instellingen van openbaar nut die door de wet belast zijn met de toepassing van de strafwet of die wettelijke verplichtingen inzake de openbare veiligheid hebben, wanneer deze ze nodig hebben voor de uitoefening van hun wettelijke opdrachten. De in punt 1.2 voornoemde regels moeten niet enkel worden nageleefd, maar moet er ook voor worden gezorgd dat de overheden, organen en instellingen worden opgenomen in de lijst die door ons wordt opgesteld op basis van een voorstel van het in artikel 8sexies van de WGP genoemde Comité voor informatie en ICT. (16) Over dit voorstel is het advies van het COC gevraagd. Dit advies is niet bindend.

Elk voorstel tot toevoeging van een nieuwe instantie aan de lijst zoals voorzien in artikel 44/11/9 § 2 WPA, zal het voorwerp uitmaken van een voorafgaand advies van het College van Procureurs-generaal.

Het § 2 van aartikel 44/11/9 WPA maakt ook een mededeling mogelijk zonder dat hierom wordt gevraagd.

De politiedienst die geconfronteerd wordt met een op deze paragraaf gegronde aanvraag tot mededeling zal de volgende drie elementen moeten nakijken: 1) heeft de aanvraag betrekking op persoonsgegevens of informatie die in rechtstreeks verband staan met een persoonsgegeven (bijvoorbeeld inbreuken of een modus operandi die worden toegerekend aan een persoon die geïndividualiseerd kan worden)? 2) is de aanvrager opgenomen in de lijst bedoeld in artikel 44/11/9, § 2 WPA? 3) heeft de aanvrager deze gegevens nodig voor de uitvoering van zijn wettelijke opdrachten? Indien het antwoord op de eerste vraag negatief is (bijvoorbeeld omdat de aanvraag uitsluitend betrekking heeft op kwantitatieve statistische gegevens), een geplande politiecontrole op een specifieke locatie, een activiteitenverslag, eventuele problemen in verband met een geplande demonstratie, enz,) is artikel 44/11/9, § 2 WPA niet van toepassing en zal de politiedienst op de aanvraag kunnen ingaan. Indien, daarentegen, het antwoord op de eerste vraag positief is, moet de aanwezigheid van de aanvrager nagegaan worden op de lijst bedoeld in artikel 44/11/9, § 2 WPA. Indien de aanvrager hierin niet voorkomt, zal de politiedienst waarop een beroep wordt gedaan geen andere keuze hebben dan de mededeling te weigeren. Indien de aanvraag van een overheid echter via een verwerker wordt ingediend, ook al is dit een private verwerker, dan kunnen onderstaande vragen geanalyseerd worden.

Echter, zelfs wanneer een aanvrager vanwege zijn hoedanigheid en wettelijke opdrachten bevoegd kan zijn om in kennis te worden gesteld van gegevens, dan nog moet de bestemmeling in staat zijn om aan te tonen dat de gegevens toereikend, terzake dienend en niet overmatig van aard zijn in het licht van de doeleinden waarvoor deze ze wensen te bekomen.

Indien de aanvraag afkomstig is van een private aanvrager die evenwel verwerker is (dat wil zeggen dat hij handelt in naam en voor rekening) van een aanvrager die wettelijk bevoegd is, dan kan de mededeling gebeuren (met inachtneming van voornoemde voorwaarden), hetzij ten voordele van de overheid die een beroep doet op de verwerker, hetzij rechtstreeks aan de verwerker, maar wel pas nadat zeker is dat de aanvraag wel degelijk van zulke overheid afkomstig is.

In dit geval wordt een overeenkomst of andere rechtshandeling overeenkomstig artikel 53, § 3 GBW gesloten en wordt erop toegezien om daarin te vermelden dat de personen die gemachtigd zijn de persoonsgegevens te verwerken zich ertoe hebben verplicht geheimhouding in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van geheimhouding gebonden zijn. 3. Vereiste modaliteiten om gegevens of informatie die door de politiediensten worden verwerkt in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (bedoeld in de artikelen 14 en 15 WPA) mee te delen aan de bestemmelingen bedoeld in artikel 44/11/9, § 3 WPA Hoewel voor een punctuele informatie geen voorafgaand protocol moet worden opgesteld, geldt dit niet voor een volumineus ou herhaaldelijk verzoek. Zo moet elke herhaaldelijke of volumineuze mededeling van gegevens die in een van de in artikel 44/2 van de WPA(17) genoemde gegevensbanken zijn opgenomen, naast de naleving van de regels die hierboven zijn opgesomd in de punten 1.2 en 2 het voorwerp uitmaken van een protocolakkoord tussen de diensten, organisaties, instellingen of overheden die bestemmeling zijn van deze gegevens of informatie en de verwerkingsverantwoordelijke of hun afgevaardigden.

Dit protocol: - zal de categorieën van personeelsleden vermelden die, op basis van de uitoefening van hun opdrachten, kennis kunnen nemen van de gegevens verwerkt door de politiediensten in het raam van hun opdrachten van bestuurlijke en gerechtelijke politie (zoals bedoeld in de art. 14 en 15 WPA); - zal betrekking hebben op: ? de veiligheidsmaatregelen in verband met deze mededeling (waaronder op zijn minst de verplichting om de elektronische mededeling te bevorderen en de nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen, waaronder het bijhouden van logbestanden van de verwerkingen voor de bestemmelingen bedoeld in Titel II van de GBW); ? de specifieke voorwaarden die van toepassing zijn (zoals het verbod op latere overzending, het verbod op gebruik voor andere doeleinden dan deze die werden meegedeeld of de verhindering van het informatierecht van betrokkene indien geen voorafgaande toestemming werd verleend) en de verplichting voor de bestemmeling om deze voorwaarden na te leven; ? op de duur van de bewaring van deze logbestanden voor de bestemmelingen bedoeld in Titel II van de GBW en de nodige technische en organisatorische maatregelen voor de overige bestemmelingen.

Het gesloten protocolakkoord zal als bijlage gevoegd worden bij het register van de verwerkingsactiviteiten van de politiediensten waar het ter beschikking zal worden gesteld van de betrokken diensten. Het register bevat overigens de vermeldingen die onder meer betrekking hebben op de doeleinden van de verwerkingen (en dus van de mededeling) en op de bestemmelingen van deze overdrachten.

De mogelijkheid van een herhaalde of volumineuze mededeling laat echter niet toe dat de regels inzake de rechtstreekse toegang of de rechtstreekse bevraging zouden worden omzeild door een aanvrager toe te laten om over een kopie van een aanzienlijk onderdeel van een politionele gegevensbank te beschikken.

De Minister van Binnenlandse Zaken, A.VERLINDEN De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE _______ Nota's (1) Andere bronnen kunnen dergelijke mededeling echter toestaan (bijvoorbeeld de wet van 24 juni 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 24/06/2013 pub. 01/07/2013 numac 2013000441 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties sluiten betreffende de gemeentelijke administratieve sancties).(2) Parl.St. Kamer, 54-1752, sessie 2016-2017. (3) Art.25/8 WPA en art. 55 van de gegevensbeschermingswet. (4) Accountability bestaat uit de verplichting voor zowel de verwerkingsverantwoordelijken, hun vertegenwoordigers en personeelsleden van wie de mededeling uitgaat als de bestemmelingen ervan verplicht zijn om mechanismen en interne procedures uit te voeren die moeten kunnen aantonen dat de regels inzake de gegevensbescherming worden nageleefd.(5) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. (6) Zie onder meer artikel 5.2. (7) Zie onder meer de artikelen 29, § 5 en 50.(8) Inzonderheid kan verwezen worden naar inlichtingen die verband houden met de betrekkingen die politiediensten moeten hebben met de overheden (zie inzonderheid artikel 5/1-5/5 WPA), het waarschuwen van bepaalde overheden bij ramp, onheil of schadegeval (artikel 17 WPA).(9) Krachtens artikel 44/11/3quater WPA worden de nadere regels voor de mededeling van de van een gemeenschappelijke gegevensbank afkomstige persoonsgegevens en informatie bepaald door de Koning en niet door een ministeriële richtlijn.(10) Wanneer in bepaalde gevallen de partners van de strafrechts- en veiligheidsketen de toelating hebben om de gegevens in een basisgegevensbank te raadplegen via beheersinstrumenten die door de politiediensten worden gebruikt, op basis van specifieke opzoekingscriteria voor documentbeheer (bv.op basis van de referentie van een gerechtelijk dossier of het nummer van een proces verbaal), dan blijft het mogelijk om te spreken over een mededeling.

Het doel van deze toelating, die er niet toe mag leiden dat de onmogelijkheid om een andere gegevensbank dan de ANG te raadplegen, zou worden omzeild, is een vereenvoudiging van het beheer met betrekking tot de raadpleging van deze gegevens die regelmatig geüpdatet worden of die vanwege hun aard bedoeld zijn om naar deze partners te worden overgebracht.

Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een lid van de inlichtingendiensten wordt aangeduid als deskundige in het raam van het beheer van een bijzonder gerechtelijk dossier en de inhoud van dat dossier, zoals het werd geregistreerd door de onderzoekers van de FGP die dit dossier beheren, rechtstreeks kan raadplegen in de toepassing voor het beheer van de onderzoeken (GES). Dat specifieke proces vereenvoudigt het administratief beheer van de informatie die ter beschikking van deze deskundige wordt gesteld.

Dat geldt ook voor een bevoegde gerechtelijke overheid aan wie de raadpleging van een specifiek proces-verbaal wordt toegekend zodat zij rechtstreeks kennis kan nemen van de inhoud. (11) Geregeld door de wet van 30 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 bron federale overheidsdienst justitie, federale overheidsdienst binnenlandse zaken en ministerie van landsverdediging 30 JULI 2018 - Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens sluiten betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (GBW).(12) Artikel 44/11/12 bevat een lijst, maar de andere overheden zoals de NVO maken eveneens deel uit van de strafrechts- en veiligheidsketen. (13) DRI@police.belgium.eu (14) Een model van geheimhoudingsovereenkomst is beschikbaar op Portal.(15) Dit betekent concreet dat, in de mate van het mogelijke, alle redelijke maatregelen getroffen moeten worden om ervoor te zorgen dat onjuiste, onvolledige of niet-bijgewerkte persoonsgegevens niet worden overgemaakt of ter beschikking gesteld.(16) Bovendien zal de herhaalde of volumineuze aanvragen het voorwerp uitmaken van een voorafgaand protocolakkoord. (17) Er wordt echter aan herinnerd dat de gemeenschappelijke gegevensbanken echter niet onder het toepassingsgebied van deze richtlijn vallen.