25 APRIL 2014. - Koninklijk besluit betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Algemeen De wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten werd aangepast tot omzetting van Richtlijn 2008/06/EG van het Europees Parlement en de Raad van 20 februari 2008 tot wijziging van Richtlijn 97/67/EG wat betreft de voltooiing van de interne markt voor postdiensten in de Gemeenschap.

Het besluit dat ter ondertekening wordt voorgelegd aan Uwe Majesteit, heeft tot doel de uitvoering van de artikelen 144sexies, § 5, en 144septies van de voormelde wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten. Deze bepalingen van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten verzekeren de omzetting in Belgisch recht van artikel 14 van Richtlijn 2008/06/EG. Dat artikel 14 betreft de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst.

Het legt de regels vast betreffende het kostenmodel ingesteld door de universeledienstaanbieder, alsook de follow-up en de verificatie ervan door een onafhankelijke instantie.

Op 13 maart 2014 heeft de Minister een verzoek om advies gericht aan de Raad van State, afdeling wetgeving, vierde kamer, binnen een termijn van ten hoogste een maand, over een ontwerp van koninklijk besluit. Hij heeft zijn advies verstrekt op 2 april 2014.

Het advies van de Raad van State van 2 april 2014 werd integraal gevolgd.

Artikelsgewijze commentaar Artikel 1 definieert de termen ontleend aan de economische literatuur.

Artikel 2 bepaalt in § 1 dat de universeledienstaanbieder elk jaar aan de bevoegde en onafhankelijke instantie die belast is met de verificatie van de rekeningen een verzameling verstrekt van de vertrouwelijke gegevens in verband met zijn analytische boekhouding.

Die verzameling wordt bovendien op verzoek overgezonden naar het Instituut en de Europese Commissie.

Artikel 2, § 2 bepaalt dat de universeledienstaanbieder elk jaar op zijn website een beschrijving van de niet-vertrouwelijke elementen van zijn analytische boekhouding publiceert.

Artikel 3 geeft een opsomming van de elementen in de analytische boekhouding die moeten worden gecontroleerd.

Artikel 4 bepaalt de frequentie van de controle : elk jaar.

Artikel 5 verwijst naar de gedetailleerde inlichtingen die de aanbieder van de universele dienst jaarlijks moet verstrekken. De lijst met deze informatie wordt bijgevoegd bij dit besluit.

Artikel 6 formuleert de principes die de universeledienstaanbieder moet naleven bij de opstelling of wijziging van zijn kostenmodel.

Artikel 7 beschrijft de karakteristieken van de door de universeledienstaanbieder te verschaffen informatie.

Artikel 8 verplicht de aanbieder van de universele dienst om zijn analytische boekhouding af te stemmen op de algemene boekhouding.

Daartoe moet de aanbieder van de universele dienst ook de resultatenrekening van het overeenstemmende jaar verschaffen teneinde de verificatie te vergemakkelijken.

Artikel 9 verplicht de universeledienstaanbieder om de lijst te verschaffen met de voornaamste cost drivers die een rol spelen in zijn model.

De artikelen 10 en 11 behoeven geen commentaar.

Artikel 12 bepaalt dat de auditeur het proces voor invoering van statistische gegevens in het model controleert en dat hij het niveau van specificatie vastlegt voor de informatie die hij wenst te krijgen betreffende de producten.

De artikelen 13 en 14 bepalen dat de universeledienstaanbieder elk jaar de lijst van zijn producten en diensten verstrekt met precisering van de categorie waartoe ze behoren. Er bestaan drie categorieën van producten of diensten : universele, openbare of commerciële. Deze "categorisatie" wordt gecontroleerd door de auditeur.

Krachtens artikel 15 moet de auditeur elke wijziging of variatie in de kostentoerekeningsmethode verifiëren. Daartoe dienen deze correct te zijn beschreven en gerechtvaardigd.

De artikelen 16 en 17 voorzien in de mogelijkheid voor de universeledienstaanbieder om zijn kostenmodel te wijzigen op voorwaarde dat elke verandering wordt gevalideerd en gecontroleerd. De universeledienstaanbieder moet de lijst verstrekken met personen die bevoegd zijn om toegang te hebben tot zijn analytische boekhouding. De auditeur verifieert of de veranderingen voldoende gedocumenteerd zijn en worden opgelijst in chronologische volgorde.

Artikel 18 bepaalt dat de auditeur een jaarverslag opstelt naar aanleiding van de controle. Dat verslag dient als basis voor de verklaring van het BIPT (artikel 19).

Artikel 19 handelt over de overeenstemmingsverklaring die het resultaat vormt van de controle door de auditeur en die de omzetting vormt van art. 14, 5°, van de Postrichtlijn 2008/06/EG. De bijlage bij het besluit legt de lijst vast van informatie die de universeledienstaanbieder jaarlijks moet meedelen.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en trouwe dienaar De Minister van Economie, J. VANDE LANOTTE

Raad van State afdeling Wetgeving Advies 55.374/4 van 2 april 2014 over een ontwerp van koninklijk besluit `betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst' Op 13 maart 2014 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de Vice-Eerste Minister en Minister van Economie verzocht binnen een termijn van dertig dagen verlengd tot 7 april 2014 (*) een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst'.

Het ontwerp is door de vierde kamer onderzocht op 2 april 2014. De kamer was samengesteld uit Pierre Liénardy, kamervoorzitter, Jacques Jaumotte en Bernard Blero, staatsraden, en Colette Gigot, griffier.

Het verslag is uitgebracht door Anne Vagman, eerste auditeur.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Pierre Liénardy.

Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 2 april 2014.

Aangezien de adviesaanvraag ingediend is op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat deze drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

ALGEMENE OPMERKINGEN In de ontworpen regeling worden de artikelen 144sexies en 144septies van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten `betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven', zoals gewijzigd bij de wet van 3 februari 2014, als rechtsgrond opgegeven.

Die artikelen luiden als volgt :

Art. 144sexies.§ 1. In de boekhouding worden de kosten als volgt toegerekend : a) kosten die direct kunnen worden toegerekend aan een bepaalde dienst of aan een bepaald product, worden aldus toegerekend;b) gemeenschappelijke kosten, hetzij kosten die niet direct kunnen worden toegerekend aan een bepaalde dienst of aan een bepaald product, worden als volgt toegerekend : i) indien mogelijk worden gemeenschappelijke kosten toegerekend op basis van een directe analyse van de herkomst van de kosten; ii) indien een directe analyse niet mogelijk is, worden de gemeenschappelijke kostencategorieën toegerekend op basis van een indirecte koppeling met een andere kostencategorie of groep van kostencategorieën waarvoor een directe toerekening mogelijk is; de indirecte koppeling is gebaseerd op vergelijkbare kostenstructuren; iii) indien directe noch indirecte kostentoerekening mogelijk is, wordt de kostencategorie toegerekend op basis van een algemene kostenverdeling die wordt berekend op grond van de verhouding tussen, enerzijds, alle uitgaven die direct of indirect aan de universele dienst worden toegerekend en, anderzijds, alle uitgaven die direct of indirect aan de andere diensten worden toegerekend; iv) gemeenschappelijke kosten die nodig zijn voor het aanbieden van zowel universele diensten als niet-universele diensten, worden dienovereenkomstig toegerekend; voor universele diensten en niet-universele diensten worden dezelfde kostendrijvers gehanteerd. § 2. [...]. § 3. De verdeling van de kosten wordt gedaan door de aanbieder van de universele dienst overeenkomstig de principes bedoeld in § 1. Dit gebeurt volgens de methode van de volledige kostentoewijzing, bekend onder de naam `FDC - Fully Distributed Cost' (of `Fully Allocated Cost') waarbij gebruik wordt gemaakt van het principe `ABC-Activity Based Costing' dat de kosten aan de producten toerekent op grond van de activiteiten. § 4. Andere systemen van analytische boekhouding mogen slechts worden toegepast als ze compatibel zijn met de bepalingen van artikel 144quinquies en nadat zij door het Instituut zijn goedgekeurd. De Europese Commissie wordt over het nieuwe systeem van analytische boekhouding door het Instituut ingelicht vóór de toepassing ervan. § 5. De aanbieder van de universele dienst houdt een document bij omtrent zijn analytische boekhouding dat voldoende gedetailleerde gegevens bevat in verband met de systemen voor analytische boekhouding die hij gebruikt en waarin de door deze systemen gegenereerde gedetailleerde boekhoudgegevens zijn opgenomen. Dat document bevat onder andere de vertrouwelijke boekhoudgegevens waarvan de lijst en de inhoud door de Koning worden bepaald. De aanbieder van de universele dienst zendt dat document op aanvraag toe aan de Europese Commissie, het Instituut en de bevoegde instelling bedoeld in artikel 144septies.

De Koning bepaalt de nadere regels voor het toezenden van dat document.

De aanbieder van de universele dienst bezorgt op eigen initiatief aan het Instituut een versie van het in het eerste lid bedoelde document, waaruit de vertrouwelijke boekhoudgegevens weggelaten zijn, op de wijze bepaald door de Koning. Na de goedkeuring ervan door het Instituut wordt het document gepubliceerd overeenkomstig de modaliteiten bepaald door de Koning.

Art. 144septies.Het Instituut ziet erop toe dat : - de in de artikelen 144quinquies en 144sexies bedoelde interne analytische boekhouding wordt gecontroleerd door het College van Commissarissen of elke andere door het BIPT aangeduide bevoegde instelling die onafhankelijk is van de aanbieder van de universele dienst. De Koning stelt de modaliteiten van de controle op de naleving van de artikelen 144quinquies en 144sexies van de wet vast. De controlekosten worden ten laste genomen door de aanbieder van de universele dienst; - jaarlijks een conformiteitsverklaring wordt gepubliceerd. De inhoud en de modaliteiten van deze publicatie worden vastgesteld door de Koning. De conformiteitsverklaring refereert niet aan en bevat geen vertrouwelijke informatie bepaald in artikel 144sexies, § 5".

De ontworpen regeling legt de voornoemde wetsbepalingen niet volledig ten uitvoer.

Zo bijvoorbeeld : 1° worden in het ontwerpbesluit niet de nadere regels bepaald voor het toezenden van het document met vertrouwelijke gegevens bedoeld in artikel 144sexies, § 5, eerste lid, van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten, aan de Europese Commissie en het Instituut. Wat dat betreft wordt in het besluit, aan het einde van artikel 2, § 1, louter de regel geparafraseerd die reeds volgt uit artikel 144sexies, § 5, eerste lid, derde zin, en legt het besluit artikel 144sexies, § 5, eerste lid, vierde zin, niet volledig ten uitvoer. 2° legt het ontworpen besluit de nadere regels niet vast volgens welke de aanbieder van de universele dienst "op eigen initiatief aan het Instituut een versie van het in het eerste lid bedoelde document [bezorgt], waaruit de vertrouwelijke boekhoudgegevens weggelaten zijn". Het legt artikel 144sexies, § 5, tweede lid, eerste zin, bijgevolg niet ten uitvoer.

Het voorliggende ontwerp moet worden herzien en aangevuld om die leemtes te verhelpen.

BIJZONDERE OPMERKINGEN AANHEF 1. Het eerste lid moet gesteld worden als volgt : "Gelet op de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, artikel 144sexies, § 5, ingevoegd bij de wet van 3 februari 2014, en artikel 144septies, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 9 juni 1999, bekrachtigd bij de wet van 12 augustus 2000 en vervangen bij de wet van 3 februari 2014;". 2. Geen van de machtigingen die aan de Koning zijn verleend bij de wetsbepalingen die bij het ontworpen besluit ten uitvoer worden gelegd, houdt in dat over de besluiten die op basis daarvan worden aangenomen, vooraf overleg gepleegd moet worden door de Ministerraad. Bijgevolg is er, ook al heeft over de ontworpen regeling een dergelijk overleg plaatsgevonden, zoals blijkt uit het dossier dat aan de afdeling Wetgeving is overgezonden, geen reden om daarvan melding te maken in de aanhef. De aanhef moet dienovereenkomstig worden herzien.

DISPOSITIEF Artikel 1 1. Er behoort geen definitie te worden gegeven van het begrip "Activity-Based Costing (ABC)", aangezien de definitie van dat begrip reeds blijkt uit artikel 144sexies, § 3, van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten. Onderdeel 4° moet dus vervallen. 2. Wat onderdeel 7° betreft, vraagt de afdeling Wetgeving zich af hoe die definitie zorgt voor een beter begrip van de rest van het ontwerp.(1) 3. Onderdeel 8° moet vervallen omdat de definitie van "Instituut" die reeds gegeven wordt in artikel 131, 18°, van de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten, niet behoort te worden herhaald.4. De gemachtigde van de minister is het ermee eens dat de woorden "onder 11° " in onderdeel 11°, vervangen moeten worden door de woorden "onder 10° ". Artikel 18 In het tweede lid schrijve men "het Instituut" in plaats van "het BIPT".

Artikel 20 Uit artikel 20 van het ontwerp volgt dat het besluit onmiddellijk in werking treedt op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Tenzij er een specifieke reden bestaat om af te wijken van de gangbare termijn van inwerkingtreding, bepaald bij artikel 6, eerste lid, van de wet van 31 mei 1961 `betreffende het gebruik der talen in wetgevingszaken, het opmaken, bekendmaken en inwerkingtreden van wetten en verordeningen', dient in beginsel te worden afgezien van de onmiddellijke inwerkingtreding teneinde elkeen een redelijke termijn te geven om kennis te nemen van de nieuwe regels.

De griffier, C. Gigot De voorzitter, P. Liénardy _______ Nota's (*) Bij e-mail van 14 februari 2014. (1) In de artikelen 7, § 1, 2° en 12, tweede lid, is er respectievelijk sprake van "statistische technieken" en van "statistische gegevens". 25 April 2014. - Koninklijk besluit betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, de artikelen 144sexies, § 5, ingevoegd bij de wet van 3 februari 2014 en 144septies, ingevoegd bij het koninklijk besluit van 9 juni 1999, bekrachtigd door de wet van 12 augustus 2000, en vervangen door de wet van 3 februari 2014;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 8 juli 2013;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting gegeven op 16 juli 2013;

Gelet op advies 55.374/4 van de Raad van State, gegeven op 2 april 2014 met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Economie, Consumenten en Noordzee, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° wet : de wet van 21 maart 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 21/03/1991 pub. 18/01/2016 numac 2015000792 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Duitse vertaling van wijzigingsbepalingen type wet prom. 21/03/1991 pub. 09/01/2013 numac 2012000673 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven;2° auditeur : de bevoegde en onafhankelijke instantie belast met de verificatie van de rekeningen bedoeld in art.144quinquies van de wet; 3° cost driver : variabele aan de hand waarvan het verband tussen een activiteit en een kost kan worden gemodelleerd;4° activiteiten : acties die nodig zijn om producten of diensten te leveren;5° "global sustaining" : kosten die niet rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan de producten of diensten van de universeledienstaanbieder, meer bepaald zijn algemene kosten;6° referentielijst : lijst van de cost drivers van het referentiejaar;7° diensten en producten van de universele dienst : het geheel van de diensten en producten die onder de universele dienst vallen zoals bepaald in artikel 142 van de wet;8° diensten en producten van de openbare dienst, buiten die welke bedoeld zijn in de bepaling onder 7° van dit artikel : het geheel van de diensten aangeboden in het belang van de gemeenschap door een aanbieder van postdiensten op basis van een met de Staat gesloten contract van openbare dienst, of beheerscontract;9° commerciële producten en diensten : het geheel van de producten en diensten die niet universeel of openbaar zijn. HOOFDSTUK II. - Documenten

Art. 2.§ 1. De universeledienstaanbieder houdt de verzameling bij van de vertrouwelijke inlichtingen bedoeld in de bijlage bij dit besluit.

Elk jaar wordt deze verzameling ter beschikking gehouden van de auditeur binnen 60 dagen na de afsluiting van de algemene boekhouding van de universeledienstaanbieder, via elektronische weg en via de post. De universeledienstaanbieder zendt, op aanvraag, deze verzameling aan het Instituut en de Europese Commissie via elektronische weg en per post. § 2. De universeledienstaanbieder levert op eigen initiatief, via elektronische weg of per post, ter goedkeuring van het Instituut voor de publicatie bedoeld in het tweede lid, een versie van het in § 1 bedoelde document, waaruit alle vertrouwelijke boekhoudkundige informatie werd verwijderd.

De universeledienstaanbieder publiceert jaarlijks op zijn website een beschrijvend document van zijn analytische boekhouding.

Dat document is een niet-vertrouwelijke versie van de verzameling bedoeld in § 1 van dit artikel.

Dat beschrijvend document omvat ten minste : - de reikwijdte van de analytische boekhouding; - een beschrijving van de structuur van de werkwijze voor toewijzing via de activiteiten; - de toerekeningsmethodes voor de directe, indirecte en algemene kosten; - de manieren voor toewijzing van de middelen, de lijsten met de cost drivers per hoofdactiviteit; - de rechtvaardiging van elke wijziging van een van de voormelde elementen ten opzichte van het voorgaande jaar. HOOFDSTUK III. - Controle van de gescheiden boekhouding Afdeling 1. - Voorwerp

Art. 3.De volgende elementen maken deel uit van de controle van de analytische boekhouding beoogd in de artikelen 144quinquies, 144sexies en 144septies, van de wet : - de afstemming van de gescheiden boekhouding op de bedrijfsboekhouding; - de nauwkeurigheid van de cijfers, met inbegrip van de operationele gegevens zoals de volumes; - de interne facturering tussen de verschillende diensten van de universeledienstaanbieder; - de verbanden tussen de kosten en de volumes; - de identificatie van de impliciete toerekeningsregels die een beduidende impact hebben op het algemene niveau van de kosten; - de frequentie van de update van de cost drivers gebruikt voor de kostentoerekening. Afdeling 2. - Referentieperiode

Art. 4.De gescheiden boekhouding wordt jaarlijks gecontroleerd, ten laatste zes maanden na de afsluiting van de bedrijfsboekhouding. Afdeling 3. - Kenmerken van het kostentoerekeningssysteem

Art. 5.Het systeem voor kostentoerekening en gescheiden boekhouding gebruikt door de universeledienstaanbieder verstrekt voldoende duidelijke en gedetailleerde financiële gegevens. Aan de hand van deze informatie kan de inachtneming van de regels vermeld in de wet en in dit besluit worden gecontroleerd door een definitie en gepaste toewijzing van de inkomsten, de kosten en de bijbehorende volumes aan de diverse activiteiten die de universeledienstaanbieder beoefent.

Art. 6.Het kostentoerekeningssysteem van de universeledienstaanbieder neemt de volgende principes in acht : 1° causaliteitsbeginsel : de kosten worden direct of indirect toegeschreven aan de diensten die de kosten hebben veroorzaakt.De auditeur verifieert de relevantie van elke kostenpost, identificeert en kwantificeert de cost driver en gebruikt deze voor de toewijzing van de overeenstemmende kosten. Methodes van het type Activity-Based Costing (ABC) worden gebruikt; 2° objectiviteitsbeginsel : de toewijzing van de kosten moet objectief zijn;3° consistentiebeginsel : de verdelingsregels zijn in de mate van het mogelijke vergelijkbaar van jaar tot jaar.Wanneer veranderingen in de methode, structuur, interne organisatie of werking een aanzienlijke impact hebben, worden de aard en de rechtvaardiging van die veranderingen duidelijk uiteengezet; 4° transparantiebeginsel : het systeem van kostentoerekening wordt voldoende gedetailleerd en volledig gedocumenteerd. Afdeling 4. - Kwaliteit van de informatie

Art. 7.§ 1. De informatie gebruikt door het kostentoerekeningssysteem en de informatie die eruit wordt verkregen zijn : 1° relevant.Ze worden gebruikt voor het besluitvormingsproces en zijn te gelegener tijd beschikbaar; 2° betrouwbaar.Ze zijn volledig, vrij van materiële fouten en systematische fouten, waardoor een waarheidsgetrouw beeld wordt weergegeven. Wanneer steekproeven gebruikt worden om de toewijzing van de kosten af te leiden, moeten de steekproefmethodes steunen op erkende statistische technieken; 3° vergelijkbaar.Ze brengen de ontwikkelingen en verschillen in de tijd tot uiting; 4° materieel.De weglating of een onjuiste weergave ervan heeft redelijkerwijze een invloed op de interpretatie van de resultaten of de besluiten die op basis van het kostentoerekeningssysteem moeten worden genomen; 5° verifieerbaar.De gegevens kunnen worden gevolgd en op elkaar worden afgestemd aan de hand van de toewijzingsprocedure, vanaf de brongegevens tot het eindresultaat. § 2. De universeledienstaanbieder bewaart gedurende tien jaar de nodige gegevens om de controle van het kostentoerekeningssysteem mogelijk te maken. Afdeling 5. - Verzoening van de analytische boekhouding met de

algemene boekhouding

Art. 8.§ 1. De universeledienstaanbieder brengt de bedragen van de kosten en de inkomsten in zijn analytische boekhouding in overeenstemming met deze vermeld in zijn algemene boekhouding. § 2. Binnen 30 dagen na de goedkeuring van de algemene boekhouding door de algemene vergadering verstrekt de universeledienstaanbieder aan de auditeur en aan het Instituut de resultatenrekening van het overeenstemmende jaar. § 3. Die verzoening neemt concreet de vorm aan van een tabel waarin de volgende informatie staat : 1° het totale bedrag van de bedrijfskosten en -opbrengsten die in de algemene boekhouding opgenomen zijn;2° het totale bedrag van de bedrijfskosten en -opbrengsten die in de analytische boekhouding opgenomen zijn;3° de elementen van kosten of opbrengsten die eventuele verschillen rechtvaardigen, samen met de bijbehorende bewijsstukken. § 4. Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van zijn algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut een lijst van zijn producten en diensten met hun respectieve bedrijfskosten en -opbrengsten die voortkomen uit de analytische boekhouding. Het totaal van de kosten en opbrengsten van die producten stemt overeen met het totaal van de kosten en opbrengsten die opgenomen zijn in de overeenstemmingstabel die verstrekt is aan de auditeur en aan het Instituut. Afdeling 6. - Het causale verband tussen de cost drivers en de

activiteiten

Art. 9.Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van zijn algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut de referentielijst van de voornaamste cost drivers die een rol spelen in zijn kostenmodel.

Art. 10.§ 1. Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder binnen 30 dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering van de algemene boekhouding aan de auditeur en aan het Instituut : 1° een gemotiveerde lijst van de voornaamste veranderingen in verband met de cost drivers die een rol spelen in zijn kostenmodel ten opzichte van de referentielijst;2° de verificatie van het causale verband tussen de bron en de bestemming alsook de inhoud en rechtvaardiging. § 2. Deze lijst wordt opgesteld ten opzichte van de documenten die het jaar voordien zijn verstrekt.

Art. 11.Elk jaar gaat de auditeur na of de causale verbanden tussen de cost drivers en de activiteiten economisch aanvaardbaar en conform de beginselen van art. 144sexies van de wet zijn. Afdeling 7. - Verificatie via peiling van de juistheid van de

statistische gegevens die worden ingevoerd in het costing-model van de universeledienstaanbieder

Art. 12.De auditeur kan het niveau van specificatie vastleggen voor de informatie die hij wenst te krijgen betreffende een product of een gamma van producten dat hij aanwijst.

De auditeur verifieert de processen voor invoering van statistische gegevens in het model. Afdeling 8. - Verificatie van de juistheid van de indeling van de

producten en diensten in universele, openbare of commerciële producten of diensten

Art. 13.Jaarlijks verstrekt de universeledienstaanbieder aan het Instituut de lijst van zijn producten en diensten alsook hun indeling volgens hun aard, in universele, openbare of commerciële producten of diensten. De indeling is onderworpen aan de goedkeuring van het Instituut dat zijn goedkeuring vervolgens meedeelt aan de auditeur.

Art. 14.De auditeur verifieert de inachtneming van de indeling in de analytische boekhouding.

Art. 15.De auditeur gaat na of het toerekeningssysteem voor kosten en opbrengsten en de verschillen ten opzichte van het voorgaande jaar correct en voldoende zijn beschreven. Afdeling 9. - Verificatie van de procedures inzake wijziging en

invoering van de basisgegevens in de analytische boekhouding

Art. 16.De universeledienstaanbieder beschrijft en rechtvaardigt nauwkeurig elke wijziging in het kostenmodel alsook de validering en de controle van de wijziging.

Elk jaar verstrekt de universeledienstaanbieder aan de auditeur en aan het Instituut de lijst van de personen die bevoegd zijn om toegang te hebben tot zijn analytische boekhouding alsook elk element dat de auditeur in staat kan stellen om de inachtneming van de wijzigingsprocedures te verifiëren.

Art. 17.De auditeur gaat na of de eventuele veranderingen werden gedocumenteerd en in chronologische volgorde werden geregistreerd. HOOFDSTUK III. - Verslag van de auditeur

Art. 18.Het jaarlijkse verslag van de auditeur bevat op zijn minst de gedocumenteerde beschrijving van de uitgevoerde verificaties, indien van toepassing de vastgestelde onregelmatigheden, zijn aanbevelingen en zijn conclusies.

Het verslag van de auditeur dient als basis voor de overeenstemmingsverklaring gepubliceerd door het Instituut. HOOFDSTUK IV. - De verklaring van het Instituut

Art. 19.Het Instituut richt elk jaar een verklaring van overeenstemming of niet-overeenstemming aan de universeledienstaanbieder op basis van het verslag bedoeld in in artikel 18 van dit besluit.

Het besluit van het Instituut met deze verklaring wordt gepubliceerd op zijn website. HOOFDSTUK V. - Slotbepalingen

Art. 20.De minister die de Postdiensten onder zijn bevoegdheid heeft, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 25 april 2014.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie, J. VANDE LANOTTE

Bijlage bij het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst De aanbieder van de universele postdienst verstrekt jaarlijks : - een gedetailleerde beschrijving van de analytische boekhouding en zijn werking; - de lijst van de verrichtingen van de universeledienstaanbieder met de respectieve kosten en opbrengsten ervan (afkomstig van de verdeling van de exploitatiekosten en -opbrengsten over de verschillende diensten); - de uitvoerige resultatenrekening; - de uitvoerige balans; - de tabel in verband met het in overeenstemming brengen van de analytische boekhouding met de algemene boekhouding; - een schema met daarin de volgende elementen : ? de rekeningen van het Grootboek; ? het overzicht van de rekeningen van het Grootboek; ? de middelen : kosten en inkomsten die voortvloeien uit de algemene boekhouding of uit een systeem van analytische boekhouding; ? deze middelen moeten worden verdeeld/toegewezen aan de activiteiten die al dan niet van operationele aard kunnen zijn (ondersteunende of supportfunctie); ? de activiteiten moeten vervolgens worden toegewezen aan de kostenobjecten die overeenstemmen met de producten en diensten die door de aanbieder worden verstrekt aan zijn klanten; - de referentielijst van de cost drivers (enkel in het eerste auditjaar); - de referentielijst van de producten met hun respectieve type dat door het Instituut is gevalideerd (enkel in het eerste auditjaar); - de lijst van de veranderingen op het niveau van : ? het model en de structuur ervan; ? de cost drivers en de causale verbanden; ? de producten en het type ervan; ? de activiteiten; - de samenstelling van de Global Sustaining; - de interne procedures die door de universeledienstaanbieder zijn ingesteld voor de verwerkingen en de updates van zijn model van analytische boekhouding.

Gezien om te worden gevoegd bij Ons besluit van 25 april 2014 betreffende de analytische boekhouding van de aanbieder van de universele postdienst.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie, J. VANDE LANOTTE