23 FEBRUARI 2018. - Koninklijk besluit betreffende de toekenning van subsidies door Enabel en de controle erop

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 23 november 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 23/11/2017 pub. 11/12/2017 numac 2017031698 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap sluiten tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap, artikel13, § 1;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën van 10 december 2017;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting van 21 december 2017;

Gelet op het advies 62.801/4 van de Raad van State van 5 februari 2018, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 ;

Op de voordracht van de Minister van Ontwikkelingssamenwerking, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder: 1° "de wet": de wet van 23 november 2017Relevante gevonden documenten type wet prom. 23/11/2017 pub. 11/12/2017 numac 2017031698 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap sluiten tot wijziging van de naam van de Belgische Technische Coöperatie en tot vaststelling van de opdrachten en de werking van Enabel, Belgisch Ontwikkelingsagentschap;2° "de actie": een deel van of het geheel van een interventie bedoeld in artikel 2, § 2, 5° van de wet, die wordt gesubsidieerd door Enabel;3° "de dubbele financiering": de situatie waarin eenzelfde actie of eenzelfde deel van een actie volledig wordt gesubsidieerd door meerdere partijen;4° "de operationele kosten": de kosten die noodzakelijk en essentieel zijn voor het bereiken van de doelstellingen en de resultaten van de actie, met inbegrip van de kost voor het bereiken van verifieerbare deliverables;5° « een delivrable » : af te leveren product (goed, dienst of werk);6° "de beheerskosten": de afscheidbare kosten die betrekking hebben op het beheer, de omkadering, de coördinatie, de opvolging, de controle, de evaluatie of de financiële audit, en die specifiek het gevolg zijn van de uitvoering van de actie of de verantwoording van de subsidie;7° "de structuurkosten": de kosten die verbonden zijn aan de realisatie van het maatschappelijk doel van de begunstigde en die, hoewel ze worden beïnvloed door de uitvoering van de actie, niet afscheidbaar zijn noch op het budget van deze interventie kunnen worden aangerekend. HOOFDSTUK 2. - Criteria voor de toekenning van een subsidie en de subsidieerbare kosten

Art. 2.De criteria voor de toekenning van een subsidie aan de organisaties bedoeld in artikel 12 van de wet worden onderverdeeld in de criteria inzake: 1° de ontvankelijkheid van de aanvrager en desgevallend, van zijn partners;2° de ontvankelijkheid van het voorstel, met inbegrip van het verbod op dubbele financiering;3° de evaluatie van de bekwaamheid van de aanvrager om de actie uit te voeren;4° de evaluatie van het voorstel.

Art. 3.De kosten die Enabel kan subsidiëren, zijn: 1° de operationele kosten;2° de beheerskosten;3° de structuurkosten. De structuurkosten zijn forfaitair en bedragen maximaal zeven percent van de operationele kosten. HOOFDSTUK 3. - Toekenningsmodaliteiten van een subsidie Afdeling 1. - Oproep tot het indienen van voorstellen of directe

toekenning

Art. 4.Enabel kent subsidies toe aan één of meerdere begunstigden na een oproep tot het indienen van voorstellen, behalve indien, overeenkomstig artikel 6, gebruik wordt gemaakt van de procedure van directe toekenning.

Art. 5.§ 1. Bij de procedure van een oproep tot het indienen van voorstellen publiceert Enabel die oproep tot het indienen van voorstellen op haar website en in de lokale media.

De oproep tot het indienen van voorstellen kan gebeuren zonder publicatie bij ernstige veiligheidsrisico's, echter met inachtneming van het principe van mededinging. In dat geval waakt Enabel er eveneens over dat er minstens drie voorstellen worden ingediend.

Enabel informeert voorafgaandelijk de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp wanneer de oproep betrekking heeft op acties inzake de ondersteuning van de lokale civiele maatschappij. § 2. De oproep tot het indienen van voorstellen omvat minstens de volgende elementen: 1° de doelstelling en de verwachte resultaten van de oproep;2° de acties die in aanmerking komen voor de toekenning van een subsidie;3° de subsidieerbare kosten;4° de criteria inzake de ontvankelijkheid: a) van de aanvrager en zijn eventuele partners;b) van de voorstellen;5° de criteria die zullen worden gehanteerd voor de evaluatie van: a) de bekwaamheid van de aanvrager en zijn eventuele partners;b) het voorstel, waaronder minstens de kosten-batenverhouding van het voorstel;6° de modaliteiten van het indienen van een voorstel en de vereiste inhoud van het voorstel, waaronder minstens: a) de beschrijving van de actie en het voorgestelde resultatenkader;b) de beschrijving van de doelgroep(en) van de actie;c) het gedetailleerd budget van de actie;d) een indicatieve operationele en financiële planning;e) de eventuele synergiën en de complementariteit met andere actoren;7° de rapportageverplichtingen;8° de verantwoordingsmodaliteiten;9° een ontwerp van subsidieovereenkomst, af te sluiten in geval van toekenning;10° de verplichting van aanvragers om: a) desgevallend in hun voorstel andere financieringsbronnen voor deze actie en andere, gelijkaardige acties te vermelden;b) bij het voorstel een verklaring te voegen die stelt dat de toekenning van de subsidie geen aanleiding zal geven tot dubbele financiering ;11° desgevallend, de vereiste eigen financiële inbreng, bepaald ingevolge de aard van de actie. § 3. Voor de beoordeling van de voorstellen wordt een evaluatiecomité samengesteld, dat minimum drie stemgerechtigde leden telt, waarvan er één de functie van voorzitter opneemt.

Het evaluatiecomité kan experten om advies vragen bij de beoordeling van de criteria bedoeld in paragraaf 2, 4° en 5°.

Wanneer er aanvragers zijn die een erkenning bedoeld in artikel 26 van de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking genieten of er een lokale partner van zijn, informeert Enabel de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp hiervan. Enabel en de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire hulp maken afspraken over een eventueel advies van een expert van de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp overeenkomstig het tweede lid. § 4. Het evaluatiecomité analyseert de voorstellen op basis van de criteria bedoeld in paragraaf 2, 4° en 5°. § 5. Wanneer een aanvrager, die in zijn voorstel aangaf dat er een andere financieringsbron is, een positieve beoordeling krijgt van het evaluatiecomité, wint het evaluatiecomité advies in bij de andere subsidiërende organisatie teneinde dubbele financiering te vermijden.

Wanneer de toekenning van een subsidie door Enabel aanleiding zou geven tot dubbele financiering, weerhoudt Enabel het voorstel van de aanvrager niet.

Art. 6.§ 1. Enabel kan direct subsidies toekennen aan: 1° een rechtspersoon van publiek recht of een regionale organisatie van publiek recht;2° een vereniging zonder winstoogmerk, een stichting of een rechtspersoon met winstoogmerk waarvan winstmaximalisatie niet de belangrijkste drijfveer is. De directe toekenning aan een organisatie vermeld in het eerste lid, 2° kan slechts gebeuren indien de actie alleen kan worden uitgevoerd door deze organisatie die zich rechtens of feitelijk in een monopoliesituatie bevindt. § 2. Indien Enabel subsidies direct wenst toe te kennen, verzoekt Enabel de in paragraaf 1 bedoelde organisatie een voorstel van actie in te dienen. Enabel deelt minstens de volgende elementen mee aan de organisatie: 1° de doelstelling en de verwachte resultaten;2° de acties die in aanmerking komen voor de toekenning van een subsidie;3° de subsidieerbare kosten;4° de modaliteiten van het indienen van een voorstel en de vereiste inhoud van het voorstel, waaronder tenminste : a) de beschrijving van de actie en het voorgestelde resultatenkader;b) de beschrijving van de doelgroep(en) van de actie;c) het gedetailleerd budget van de actie;d) een indicatieve operationele en financiële planning;e) de eventuele synergiën en de complementariteit met andere actoren;5° de rapportageverplichtingen;6° de verantwoordingsmodaliteiten;7° een ontwerp van subsidieovereenkomst, af te sluiten in geval van toekenning;8° de verplichting om: a) desgevallend in hun voorstel andere financieringsbronnen voor deze actie en andere, gelijkaardige acties te vermelden;b) bij het voorstel een verklaring te voegen die stelt dat de toekenning van de subsidie geen aanleiding zal geven tot dubbele financiering;9° desgevallend, de vereiste eigen financiële inbreng, bepaald ingevolge de aard van de actie. § 3. Na de onderhandeling met de organisatie over het voorstel, stelt Enabel een gemotiveerd beoordelingsverslag van het ingediende voorstel op. De beoordeling gebeurt door minimum drie personen. § 4. De directe toekenning van een subsidie gebeurt met inachtneming van de bepalingen van het van kracht zijnde beheerscontract tussen Enabel en de Federale Staat. Afdeling 2. - De toekenningsbeslissing en de subsidieovereenkomst

Art. 7.Indien Enabel een voorstel weerhoudt na het doorlopen van de procedure bedoeld in artikel 5 of in artikel 6, neemt Enabel een toekenningsbeslissing overeenkomstig artikel 13, § 2 van de wet op basis van: 1° in het geval van een oproep tot het indienen van voorstellen: een gemotiveerd toekenningsvoorstel, opgesteld door het evaluatiecomité ;2° in het geval van een directe toekenning: het gemotiveerd beoordelingsverslag van het ingediende voorstel, opgesteld na de onderhandelingen bedoeld in artikel 6, § 3. Het goedgekeurde voorstel wordt als bijlage toegevoegd aan de toekenningsbeslissing, waarvan het integraal deel uitmaakt.

Enabel maakt de toekenningsbeslissing over aan de begunstigde, samen met twee exemplaren van de subsidieovereenkomst.

Art. 8.§ 1. De subsidieovereenkomst omvat minstens de volgende elementen: 1° de verwijzing naar de van toepassing zijnde toekenningsbeslissing;2° de criteria inzake de aanvaardbaarheid van de uitgaven en de beschrijving van de niet-aanvaardbare kosten;3° de verplichtingen van de begunstigde inzake de verwerving van goederen, werken en diensten;4° de verplichting van de begunstigde om Enabel in te lichten over elke verandering die zijn eigen ontvankelijkheid als begunstigde in vraag zou kunnen stellen of de uitvoering van de actie negatief zou kunnen beïnvloeden;5° de verplichting van de begunstigde om Enabel in te lichten over het verkrijgen van bijkomende financiering voor de actie;6° de modaliteiten voor aanpassing, schorsing of stopzetting van de actie. § 2. De begunstigde ondertekent de twee exemplaren van de subsidieovereenkomst en stuurt één exemplaar terug naar Enabel. Afdeling 3. - Informatieverplichting

Art. 9.Wanneer Enabel een subsidie toekent aan een begunstigde die eveneens rechtstreeks of onrechtstreeks gesubsidieerd wordt door de Federale Staat, brengt Enabel de betrokken instelling hiervan onmiddellijk op de hoogte. HOOFDSTUK 4. - Betalingsmodaliteiten van de subsidie

Art. 10.De subsidie wordt betaald in meerdere schijven, zoals bepaald in de toekenningsbeslissing.

De bedragen van de schijven en de periodiciteit van de betaling ervan worden eveneens bepaald in de toekenningsbeslissing.

Met uitzondering van de eerste schijf, kan Enabel een schijf slechts betalen na de ontvangst van een bewijs van de begunstigde dat aantoont dat de vorige schijf voor vijfenzeventig percent besteed is.

Art. 11.De gehele of gedeeltelijke betaling van een of meerdere schijven kan opgeschort of geweigerd worden indien een van volgende gebeurtenissen zich voordoet: 1° de begunstigde leeft een bepaling van de toekenningsbeslissing of van de subsidieovereenkomst niet na;2° de begunstigde verzuimt: c) de nodige verantwoording te verstrekken;d) zich aan de controle te onderwerpen;3° de begunstigde stelt handelingen die corruptie of fraude betreffen. HOOFDSTUK 5. - Het gebruik van de subsidie

Art. 12.§ 1. Een uitgave kan ten laste van de subsidie worden gelegd als operationele kost of beheerskost indien zij beantwoordt aan de volgende cumulatieve voorwaarden: 1° zij wordt bevestigd door een bewijsstuk en is identificeerbaar en controleerbaar of zij houdt verband met een identificeerbare en verifieerbare deliverable;2° zij is noodzakelijk voor het behalen van de resultaten van de actie;3° zij wordt aangewend overeenkomstig het goedgekeurd budget van de actie;4° zij wordt werkelijk aangegaan tijdens de duur van de actie;5° zij voldoet aan de bepalingen van de van toepassing zijnde fiscale en sociale regelgeving en de regelgeving betreffende overheidsopdrachten;6° zij wordt niet vermeld in paragraaf 2. § 2. Volgende kosten zijn niet aanvaardbaar: 1° de boekhoudkundige verrichtingen die geen betalingen inhouden;2° de voorzieningen voor risico's en kosten, verliezen, schulden of eventuele toekomstige schulden;3° de schulden en de debet interesten;4° dubieuze schuldvorderingen;5° de wisselkoersverliezen;6° de leningen aan derden, behalve indien een doel van de actie het toekennen van leningen is;7° de waarborgen en borgtochten, behalve indien het doel van de actie het toekennen van waarborg is;8° de kosten die al gedekt zijn door een andere subsidie;9° de facturen opgesteld door andere organisaties voor reeds gesubsidieerde goederen en diensten;10° de uitbesteding via diensten- of consultancycontracten aan de eigen personeelsleden, aan de leden van de raad van bestuur of de algemene vergadering van de gesubsidieerde organisatie;11° de onderverhuring van allerlei aard aan zichzelf;12° de aankoop van terreinen of onroerend goed, behalve indien de aankoop noodzakelijk is voor de directe uitvoering van de actie;13° de uitgaven ten gevolge van een schadeloosstelling naar aanleiding van een schadegeval voortvloeiend uit de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie;14° de opzegvergoedingen voor de niet- gepresteerde opzegperiode;15° de aankoop van alcoholhoudende dranken, van tabak en van hun afgeleide producten. HOOFDSTUK 6. - Verantwoording en rapportering

Art. 13.§ 1. De begunstigde maakt, ter verantwoording van de aanwending van de subsidie, tijdig de in de toekenningsbeslissing voorziene voortgangsverslagen en eindverslagen aan Enabel over. De frequentie van de voortgangsverslagen en de graad van detail van de verslagen zal afhangen van de aard van de actie en het bedrag van de subsidie. § 2. Een voortgangsverslag bevat minstens de volgende documenten: 1° een beschrijvend verslag met een voortgangsstaat van de actie, de opvolging van de doelstellingen en de beoogde resultaten en een overzicht van de voornaamste problemen, risico's en opportuniteiten;2° een financieel rapport dat minstens een verslag bevat over de budgetuitvoering. § 3. Een eindverslag bevat minstens de volgende documenten: 1° een beschrijvend verslag betreffende de verwezenlijking van de doelstellingen en resultaten van de actie en van de getrokken lessen;2° een financieel rapport dat minstens een verslag bevat over de budgetuitvoering;3° een eindevaluatie van de bereikte resultaten.

Art. 14.§ 1. De structuurkosten zijn forfaitair en worden verantwoord door een gedocumenteerde verificatie door een onafhankelijke partij die bewijst dat de reële structuurkosten minimaal het overeengekomen percentage bedragen.

Indien de verificatie bedoeld in het eerste lid niet kan worden geleverd, worden de structuurkosten verantwoord door bewijsstukken per uitgave. § 2. De kosten van de verifieerbare deliverables worden verantwoord op basis van de gemotiveerde eenheidskost vermeld in de subsidieovereenkomst en door bewijsstukken die de gerealiseerde aantallen van de deliverables opgeeft. De bedragen moeten geverifieerd worden door een onafhankelijke partij. HOOFDSTUK 7. - Controle

Art. 15.§ 1. Enabel controleert of de aanwending van iedere subsidie conform is met de bepalingen van de subsidieovereenkomst, de toekenningsbeslissing, dit besluit en de artikelen 12 en 13 van de wet.

Enabel voert daartoe een controle uit van alle onderdelen van de gevraagde verantwoording, zoals bepaald in artikel 13 § 2 en § 3.

Bij de controle worden zowel de financiële aspecten als de inhoudelijke aspecten gecontroleerd als ook de onderlinge consistentie. § 2. Bij de controle van de verantwoording van de door haar toegekende subsidies kan Enabel bijkomende onderliggende stukken opvragen. De bepaling van de omvang en de inhoud van die vraag gebeurt op basis van een gedocumenteerde risicoanalyse waarbij rekening wordt gehouden met: 1° de aard van de gesubsidieerde actie;2° het bedrag van de subsidie;3° de bekwaamheid van de begunstigde;4° de voortgang van de actie;5° de naleving door de begunstigde van de bepalingen van de subsidieovereenkomst . Bij een vraag voor bijkomende onderliggende stukken wordt er rekening gehouden met de materialiteit en met de aard van de uitgaven. Indien er tijdens de controle van die bijkomende onderliggende stukken veel tekortkomingen worden vastgesteld, kan de vraag worden uitgebreid.

Iedere controle moet afdoende worden gedocumenteerd, zowel wat betreft de uitgevoerde controletaken als de bevindingen van de controle. § 3. Enabel kan voor de controle een beroep doen op derden, waaronder erkende auditkantoren en organisaties gespecialiseerd in externe evaluaties.

Bij de controle van de subsidie kan er rekening worden gehouden met controlerapporten die op vraag van de begunstigde werden opgemaakt door onafhankelijke derden. § 4. Bij de bevindingen van de controle en de bepaling van de gevolgen die eruit voortvloeien, houdt Enabel rekening met het proportionaliteitsprincipe. Enabel informeert de begunstigde van de subsidie schriftelijk over de bevindingen van de controle en de eventuele gevolgen die eruit voortvloeien. § 5. Enabel beschikt over een gedetailleerd overzicht van de subsidies die ze beheert en over de actuele stand van zaken van iedere subsidie. § 6. Enabel kan op ieder moment op eigen initiatief een controle laten uitvoeren van de gesubsidieerde actie.

De begunstigde verleent zijn medewerking aan de controle die voor rekening van Enabel plaatsvindt, hetzij in het land waar de actie wordt uitgevoerd, hetzij op de zetel van de organisatie.

Met het oog op deze controle houdt hij zijn boekhouding en elk ander stuk waaruit de naleving van de voorwaarden waaronder de subsidie werd toegekend blijkt, ter beschikking volgens de bepalingen van de toekenningsbeslissing en de subsidieovereenkomst. HOOFDSTUK 8. - Terugvordering

Art. 16.Enabel zal overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de toegekende subsidie in de volgende gevallen: 1° de begunstigde leeft de voorwaarden niet na waaronder de subsidie werd verleend;2° de begunstigde wendt de subsidie niet aan voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend;3° de begunstigde verhindert de controle bedoeld in artikel 15;4° de begunstigde blijft in gebreke om de nodige stukken ter verantwoording van het gebruik van de subsidie te verstrekken. HOOFDSTUK 9. - Aanpassing, schorsing of stopzetting van de interventie waarvan de actie deel uitmaakt

Art. 17.Wanneer de interventie waar de gesubsidieerde actie deel van uitmaakt in toepassing van artikel 32, § 2, 7° van de wet geheel of gedeeltelijk wordt aangepast, geschorst of stopgezet en er een impact is op de gesubsidieerde actie, brengt Enabel de begunstigde op de hoogte van: 1° de vereiste aanpassing van de actie;2° de duur van de gehele of gedeeltelijke schorsing van de actie;3° de gehele of gedeeltelijke stopzetting van de actie. De toekenningsbeslissing, de subsidieovereenkomst en desgevallend het budget worden ingevolge de in het eerste lid bedoelde communicatie in overleg tussen Enabel en de begunstigde aangepast.

De bedragen die de begunstigde reeds had besteed op het moment van de in het eerste lid bedoelde communicatie worden niet teruggevorderd door Enabel op voorwaarde dat die uitgaven voldoen aan de voorwaarden bedoeld in artikel 12, § 1 en dat zij afdoende verantwoord worden. HOOFDSTUK 1 0. - Visibiliteit

Art. 18.Behoudens in uitdrukkelijk gemotiveerde gevallen, vermeldt de begunstigde de Belgische Staat als donor of mededonor in de openbare communicatie met betrekking tot de gesubsidieerde actie. HOOFDSTUK 1 1. - Slotbepalingen

Art. 19.Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand na die waarin het is bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad.

Art. 20.De minister bevoegd voor Ontwikkelingssamenwerking is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 23 februari 2018.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Ontwikkelingssamenwerking, A DE CROO