23 FEVRIER 2018. - Arrêté royal relatif à l'octroi de subsides par Enabel et le contrôle de ceux-ci

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 23 novembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 23/11/2017 pub. 11/12/2017 numac 2017031698 source service public federal justice Loi portant modification du nom de la Coopération technique belge et définition des missions et du fonctionnement de Enabel, Agence belge de Développement fermer portant modification du nom de la Coopération technique belge et définition des missions et du fonctionnement de Enabel, Agence belge de Développement, l'article13, § 1er;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances du 10 décembre 2017;

Vu l'accord de la Ministre du Budget du 21 décembre 2017;

Vu l'avis 62.801/4 du Conseil d'Etat du 5 février 2018 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Coopération au Développement, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° « la loi » : la loi du 23 novembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 23/11/2017 pub. 11/12/2017 numac 2017031698 source service public federal justice Loi portant modification du nom de la Coopération technique belge et définition des missions et du fonctionnement de Enabel, Agence belge de Développement fermer portant modification du nom de la Coopération technique belge et définition des missions et du fonctionnement de Enabel, Agence belge de Développement;2° « l'action » : une partie ou l'entièreté d'une intervention visée à l'article 2, § 2, 5° de la loi, qui est subsidiée par Enabel;3° « le double financement » : la situation dans laquelle une même action ou une même partie d'action est entièrement subsidiée par plusieurs parties;4° « les coûts opérationnels » : les coûts nécessaires et indispensables à l'atteinte des objectifs et des résultats de l'action, y inclus le coût de l'atteinte de livrables vérifiables;5° « un livrable » : produit à livrer (bien, service ou travail);6° « les coûts de gestion » : les coûts isolables liés à la gestion, à l'encadrement, à la coordination, au suivi, au contrôle, à l'évaluation ou à l'audit financier et engendrés spécifiquement par la mise en oeuvre de l'action ou la justification du subside;7° « les coûts de structure » : les coûts qui sont liés à la réalisation de l'objet social du bénéficiaire et, bien qu'ils soient influencés par la mise en oeuvre de l'action, ne sont ni isolables ni imputables sur le budget de cette action. CHAPITRE 2. - Critères d'octroi d'un subside et les coûts subsidiables

Art. 2.Les critères d'octroi d'un subside aux organisations visées à l'article 12 de la loi se subdivisent en critères relatifs à : 1° la recevabilité du demandeur et, le cas échéant, de ses partenaires;2° la recevabilité de la proposition, en ce compris l'interdiction de double financement;3° l'évaluation de la capacité du demandeur à mettre en oeuvre l'action;4° l'évaluation de la proposition.

Art. 3.Les coûts que Enabel peut subsidier, sont : 1° les coûts opérationnels;2° les coûts de gestion;3° les coûts de structure. Les coûts de structure sont forfaitaires et s'élèvent à maximum sept pour cent des coûts opérationnels. CHAPITRE 3. - Modalités d'octroi d'un subside Section 1re. - Appel à propositions ou octroi direct

Art. 4.Enabel octroie des subsides à un ou plusieurs bénéficiaires après un appel à propositions, sauf si, conformément à l'article 6, il est recouru à la procédure d'octroi direct.

Art. 5.§ 1er. En cas de procédure d'appel à propositions, Enabel publie un appel à propositions sur son site internet et dans les médias locaux.

L'appel à propositions peut se faire sans publicité en cas de risque sécuritaire élevé, tout en respectant le principe de concurrence. Dans ce cas, Enabel veille également à ce qu'au moins trois propositions soient introduites.

Enabel informe préalablement la Direction générale Coopération au Développement et Aide humanitaire lorsque l'appel porte sur des actions relatives à l'appui à la société civile locale. § 2. L'appel à propositions comprend au moins les éléments suivants : 1° l'objectif et les résultats escomptés de l'appel;2° les actions qui entrent en ligne de compte pour l'octroi d'un subside;3° les coûts subsidiables;4° les critères concernant la recevabilité : a) du demandeur et de ses partenaires éventuels;b) des propositions;5° les critères qui seront utilisés pour l'évaluation de : a) la capacité du demandeur et de ses partenaires éventuels;b) la proposition, dont au moins le rapport coût-efficacité de la proposition;6° les modalités d'introduction d'une proposition et le contenu requis de la proposition, dont au moins: a) la description de l'action et le cadre de résultats proposé;b) la description du (des) groupe(s) cible(s) de l'action;c) le budget détaillé de l'action;d) une planification opérationnelle et financière indicative;e) les synergies et la complémentarité éventuelles avec des autres acteurs;7° les obligations de rapportage;8° les modalités de justification;9° un projet de convention de subsides, à conclure en cas d'octroi;10° l'obligation des demandeurs de : a) mentionner le cas échéant dans leur proposition d'autres sources de financement pour cette action et d'autres actions similaires;b) ajouter à la proposition une déclaration attestant que l'octroi de subsides ne donnera lieu à aucun double financement;11° le cas échéant, l'apport financier propre exigé, déterminé selon la nature de l'action. § 3. Pour l'évaluation des propositions, il est constitué un comité d'évaluation, qui compte au minimum trois membres ayant voix délibérative, un des trois assumant la fonction de président.

Le comité d'évaluation peut demander l'avis d'experts lors de l'évaluation des critères visés au paragraphe 2, 4° et 5°.

Lorsqu'il y a des demandeurs qui bénéficient d'un accréditation visée à l'article 26 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement ou qu'ils en sont un partenaire local, Enabel en informe la Direction générale Coopération au Développement et Aide humanitaire. Enabel et la Direction générale Coopération au Développement et Aide humanitaire prennent des accords concernant un avis éventuel d'un expert de la Direction générale Coopération au Développement et Aide humanitaire conformément à l' alinéa deux. § 4. Le comité d'évaluation analyse les propositions sur base des critères visés au paragraphe 2, 4° et 5°. § 5. Lorsqu'un demandeur, qui a indiqué dans sa proposition l'existence d'une autre source de financement, obtient une évaluation positive du comité d'évaluation, le comité d'évaluation sollicite l'avis de l'autre organisme subsidiant afin d'éviter un double financement.

Si l'octroi d'un subside par Enabel devait donner lieu à un double financement, Enabel ne retient pas la proposition du demandeur.

Art. 6.§ 1er. Enabel peut octroyer des subsides directement à : 1° une personne morale de droit public ou une organisation régionale de droit public;2° une association sans but lucratif, une fondation ou une personne morale de droit privé dont la maximisation du profit ne constitue pas l'objectif prioritaire. L'octroi direct à une organisation mentionnée à l'alinéa 1er, 2° ne peut avoir lieu que lorsque l'action ne peut être exécutée que par cette organisation qui se trouve, de droit ou de fait, dans une situation de monopole. § 2. Si Enabel souhaite octroyer directement des subsides, Enabel demande à l'organisation visée au paragraphe 1er d'introduire une proposition d'action. Enabel communique au moins les éléments suivants à l'organisation: 1° l'objectif et les résultats escomptés;2° les actions qui entrent en ligne de compte pour l'octroi d'un subside;3° les coûts subsidiables;4° les modalités d'introduction d'une proposition ainsi que le contenu requis de la proposition, dont au moins: a) la description de l'action et le cadre de résultats proposé;b) la description du (des) groupe(s) cible(s) de l'action; c)le budget détaillé de l'action; d) une planification opérationnelle et financière indicative;e) les synergies éventuelles et la complémentarité avec des autres acteurs;5° les obligations de rapportage;6° les modalités de justification;7° un projet de convention de subsides, à conclure en cas d'octroi;8° l'obligation de : a) mentionner le cas échéant dans leur proposition d'autres sources de financement pour cette action et d'autres actions similaires;b) ajouter à la proposition une déclaration attestant que l'octroi de subsides ne donnera lieu à aucun double financement;9° le cas échéant, l'apport financier propre exigé, déterminé selon la nature de l'action. § 3. Après négociation avec l'organisation sur la proposition, Enabel rédige un rapport d'évaluation motivé de la proposition introduite.

L'évaluation est réalisée par trois personnes au minimum. § 4. L'octroi direct d'un subside se déroule dans le respect des dispositions du contrat de gestion en vigueur entre Enabel et l'Etat fédéral. Section 2. - La décision d'octroi et la convention de subside

Art. 7.Lorsque Enabel retient une proposition au terme de la procédure visée à l'article 5 ou l'article 6, Enabel prend une décision d'octroi, conformément à l'article 13, § 2 de la loi, sur la base de : 1° dans le cas d'un appel à propositions : une proposition d'octroi motivée, rédigée par le comité d'évaluation;2° dans le cas d'un octroi direct : le rapport d'évaluation motivé de la proposition introduite, rédigé après les négociations visées à l'article 6, § 3. La proposition approuvée est jointe comme annexe à la décision d'octroi, dont elle fait partie intégrante.

Enabel communique la décision d'octroi au bénéficiaire, de même que deux exemplaires de la convention de subside.

Art. 8.§ 1er. La convention de subside comprend au moins les éléments suivants : 1° la référence à la décision d'octroi applicable;2° les critères concernant l`éligibilité des dépenses et la description des coûts inéligibles;3° les obligations du bénéficiaire en matière d'acquisition de biens, travaux et services;4° l'obligation pour le bénéficiaire d'informer Enabel de tout changement qui pourrait remettre en cause sa propre recevabilité comme bénéficiaire ou affecter la mise en oeuvre de l'action de manière négative;5° l'obligation pour le bénéficiaire d'informer Enabel de l'obtention de financement additionnel pour l'action;6° les modalités de modification, de suspension ou d'arrêt de l'action. § 2. Le bénéficiaire signe les deux exemplaires de la convention de subside et en renvoie un à Enabel. Section 3. - Obligation d'information

Art. 9.Lorsque Enabel octroie un subside à un bénéficiaire qui est également subsidié directement ou indirectement par l'Etat fédéral, Enabel en informe immédiatement l'organisme concerné. CHAPITRE 4. - Modalités de paiement du subside

Art. 10.Le subside est payé en plusieurs tranches, comme déterminé dans la décision d'octroi.

Les montants des tranches ainsi que leur périodicité de paiement sont également déterminés dans la décision d'octroi.

A l'exception de la première tranche, Enabel ne peut payer une tranche qu'après réception d'une preuve du bénéficiaire attestant que la tranche précédente a été dépensé à septante-cinq pour cent.

Art. 11.Le paiement total ou partiel d'une ou de plusieurs tranches peut être suspendu ou refusé si l'un des évènements suivants se réalise : 1° le bénéficiaire ne respecte pas une disposition de la décision d'octroi ou de la convention de subside;2° le bénéficiaire reste en défaut de : a) produire les justifications nécessaires;b) se soumettre au contrôle;3° le bénéficiaire accomplit des actes qui constituent de la corruption ou de la fraude. CHAPITRE 5. - L'utilisation du subside

Art. 12.§ 1er. Une dépense peut être mise à charge du subside comme coût opérationnel ou coût de gestion si elle répond aux conditions cumulatives suivantes : 1° elle est documentée par une pièce justificative et elle est identifiable et contrôlable, ou elle se rapporte à un livrable identifiable et vérifiable;2° elle est nécessaire à l'atteinte des résultats de l'action;3° elle est engagée conformément au budget approuvé de l'action;4° elle est réellement encourue pendant la durée de l'action;5° elle satisfait aux dispositions de la règlementation fiscale et sociale ainsi que la règlementation relative aux marchés publics applicable;6° elle n'est pas mentionnée au paragraphe 2. § 2. Les coûts suivants sont inéligibles : 1° les écritures comptables n'entraînant pas un décaissement;2° les provisions pour risques et charges, pertes, dettes ou dettes futures éventuelles;3° les dettes et les intérêts débiteurs;4° les créances douteuses;5° les pertes de change;6° les crédits à des tiers, sauf si un objectif de l'action est l'octroi de crédit;7° les garanties et cautions, sauf si l'objectif de l'action est l'octroi de garantie;8° les coûts déjà pris en charge par un autre subside;9° les factures établies par d'autres organisations pour des produits et services déjà subsidiés;10° la sous-traitance par des contrats de service ou de consultance aux membres du personnel, aux membres du conseil d'administration ou de l'assemblée générale de l'organisation subsidiée;11° la sous-location de toute nature à soi-même;12° les achats de terrains ou d'immeubles, sauf si ces achats sont indispensables à la mise en oeuvre directe de l'action;13° les coûts liés à une indemnisation en cas de sinistre découlant de la responsabilité civile de l'organisation;14° les indemnités de cessation d'emploi pour le délai de préavis non presté;15° l'achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés. CHAPITRE 6. - Justification et rapportage

Art. 13.§ 1er. A titre de justification de l'utilisation du subside, le bénéficiaire communique à temps à Enabel les rapports d'avancement et les rapports finaux prévus dans la décision d'octroi. La fréquence des rapports d'avancement et le degré de détail des rapports dépendront de la nature de l'action et du montant du subside. § 2. Un rapport d'avancement comprend au moins les documents suivants : 1° un rapport narratif avec un état d'avancement de l'action, le suivi des objectifs et des résultats visés, et un aperçu des principaux problèmes, risques et opportunités;2° un rapport financier, qui comprend au moins un rapport sur l'exécution budgétaire. § 3. Un rapport final comprend au moins les documents suivants : 1° un rapport narratif quant à la réalisation des objectifs et résultats de l'action et aux leçons tirées;2° un rapport financier, qui comprend au moins un rapport sur l'exécution budgétaire;3° une évaluation finale des résultats obtenus.

Art. 14.§ 1er. Les coûts de structure sont forfaitaires et sont justifiés par une vérification documentée par une partie indépendante qui prouve que les coûts de structure réels s'élèvent au moins au pourcentage convenu.

Si la vérification visée à l'alinéa 1er ne peut pas être fournie, les coûts de structure sont justifiés par des pièces justificatives par dépense. § 2. Les coûts des livrables vérifiables sont justifiés sur base du coût unitaire motivé mentionné dans la convention de subside et par des pièces justificatives indiquant les nombres de livrables réalisés.

Les montants doivent être vérifiés par une partie indépendante. CHAPITRE 7. - Contrôle

Art. 15.§ 1er. Enabel contrôle si l'utilisation de chaque subside est conforme aux dispositions de la convention de subside, de la décision d'octroi, du présent arrêté et des articles 12 et 13 de la loi.

Enabel effectue pour ce faire un contrôle de l'ensemble des composantes de la justification demandée, telle que visée à l'article 13, § 2 et § 3.

Lors du contrôle, tant les aspects financiers que les aspects liés au contenu sont contrôlés, de même que la cohérence entre eux. § 2. Lors du contrôle de la justification des subsides qu'elle octroie, Enabel peut demander des pièces justificatives supplémentaires. La détermination de la portée et du contenu de cette demande s'effectue sur la base d'une analyse des risques documentée, tenant compte de : 1° la nature de l'action subsidiée;2° le montant du subside;3° la capacité du bénéficiaire;4° l'avancement de l'action;5° le respect par le bénéficiaire des dispositions de la convention de subside. Lorsque des pièces justificatives supplémentaires sont demandées, il est tenu compte de la matérialité et de la nature des dépenses. Si lors du contrôle de ces pièces justificatives supplémentaires, de nombreux manquements sont constatés, la demande peut être étendue.

Chaque contrôle doit être suffisamment documenté, et ce, tant en ce qui concerne les tâches de contrôle effectuées que les constats du contrôle. § 3. Pour le contrôle, Enabel peut faire appel à des tiers, dont des bureaux d'audit reconnus et des organisations spécialisées en évaluations externes.

Lors du contrôle du subside, il peut être tenu compte de rapports de contrôle rédigés à la demande du bénéficiaire par des tiers indépendants. § 4. Eu égard aux résultats du contrôle et à la détermination des conséquences qui s'ensuivent, Enabel tient compte du principe de proportionnalité. Enabel informe par écrit le bénéficiaire du subside des résultats du contrôle et des éventuelles conséquences qui s'ensuivent. § 5. Enabel dispose d'un aperçu détaillé des subsides qu'elle gère et d'un état des lieux actuel de chaque subside. § 6. Enabel peut à tout moment, de sa propre initiative, faire effectuer un contrôle de l'action subsidiée.

Le bénéficiaire apporte sa collaboration au contrôle qui est réalisé pour le compte d'Enabel, soit dans le pays où est mise en oeuvre l'action, soit au siège de l'organisation.

En vue de ce contrôle, il tient à disposition sa comptabilité et toute autre pièce justifiant du respect des conditions sous lesquelles le subside a été octroyé, selon les dispositions de la décision d'octroi et de la convention de subside. CHAPITRE 8. - Recouvrement

Art. 16.Enabel procédera au recouvrement entier ou partiel du subside octroyé, dans les cas suivants : 1° le bénéficiaire ne respecte pas les conditions sous lesquelles le subside a été octroyé;2° le bénéficiaire n'utilise pas le subside aux fins pour lesquelles il a été accordé;3° le bénéficiaire met obstacle au contrôle visé à l'article 15;4° le bénéficiaire est en défaut de fournir les pièces nécessaires pour justifier l'utilisation du subside. CHAPITRE 9. - Adaptation, suspension ou arrêt de l'intervention dont fait partie l'action

Art. 17.Lorsque l'intervention dont fait partie l'action subsidiée est entièrement ou partiellement adaptée, suspendue ou arrêtée en application de l'article 32, § 2, 7° de la loi, et qu'il y a un effet sur l'action subsidiée, Enabel informe le bénéficiaire de : 1° l'adaptation nécessaire de l'action;2° la durée de la suspension entière ou partielle de l'action;3° l'arrêt entier ou partiel de l'action. La décision d'octroi, la convention de subside et, le cas échéant, le budget seront modifiés suite à la communication visée à l'alinéa 1er en concertation entre Enabel et le bénéficiaire.

Les montants que le bénéficiaire avait déjà déboursés au moment de la communication visée à l'alinéa 1er ne sont pas réclamés par Enabel, à condition que ces dépenses satisfassent aux conditions stipulées à l'article 12, § 1er et qu'elles soient dûment justifiées. CHAPITRE 1 0. - Visibilité

Art. 18.Sauf dans des cas formellement motivés, le bénéficiaire mentionne l'Etat belge comme bailleur ou cobailleur de fonds dans les communications publiques relatives à l' action subsidiée. CHAPITRE 1 1. - Dispositions finales

Art. 19.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui de sa publication au Moniteur belge.

Art. 20.Le ministre qui a la Coopération au Développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 23 février 2018.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Coopération au Développement, A DE CROO