17 DECEMBER 2023. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor het auditoraat, vastgesteld bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, in toepassing van artikel 535 van het Gerechtelijk Wetboek

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 535, vierde lid van het Gerechtelijk Wetboek, vervangen bij de wet van 22 november 2022Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/11/2022 pub. 22/12/2022 numac 2022034342 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de wet van 16 maart 1803 op het notarisambt, tot invoering van een tuchtraad voor de notarissen en de gerechtsdeurwaarders in het Gerechtelijk Wetboek en diverse bepalingen sluiten;

Op de voordracht van de Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement voor het auditoraat, aangenomen door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders op 19 september 2023, dat bij dit besluit als bijlage is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2024.

Art. 3.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 17 december 2023.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, P. VAN TIGCHELT

BIJLAGE BIJ HET KONINLIJK BESLUIT VAN 17 DECEMBER 2023 HOUDENDE GOEDKEURING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR HET AUDITORAAT, VASTGESTELD BIJ DE NATIONALE KAMER VAN GERECHTSDEURWAARDERS, IN TOEPASSING VAN ARTIKEL 535 VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR HET AUDITORAAT Aangenomen door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders op 19 september 2023 Inhoudstafel Voorbeschouwing Hoofdstuk 1: Het auditoraat Hoofdstuk 2: De auditeurs Hoofdstuk 3: Behandeling Hoofdstuk 4: Vordering Hoofdstuk 5: Inwerkingtreding en overgangsbepaling Voorbeschouwing Op 1 januari 2024 wordt het tuchtprocesrecht voor de gerechtsdeurwaarders voor de tweede maal in tien jaar tijd gevoelig hervormd.

Tuchtsancties zullen vanaf dat moment enkel kunnen opgelegd worden door een nationale tuchtraad die recht zal spreken in tuchtzaken voor zowel de gerechtsdeurwaarders als het notariaat.

Het tuchtrechtelijk onderzoek wordt van de arrondissementskamers en het directiecomité overgeheveld naar een auditoraat dat eigen zal zijn aan elke beroepsgroep.

Voor zowel de tuchtraad als het auditoraat schrijft het Gerechtelijk Wetboek voor dat een huishoudelijk reglement dient te worden vastgesteld.

Dit reglement wil regels voorschrijven die de werking van het auditoraat van de gerechtsdeurwaarder beschrijven, evenals een reeks aspecten die niet door het Gerechtelijk Wetboek geregeld worden.

Artikel 1.

Voor de toepassing van dit reglement dient te worden verstaan onder: ? Nationale Kamer: de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders van België, ingericht door artikel 555 van het Gerechtelijk Wetboek; ? Arrondissementskamer: de arrondissementskamer, ingericht door artikel 549 van het Gerechtelijk Wetboek; ? Directiecomité: het directiecomité van de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, bedoeld in artikel 555, § 4 van het Gerechtelijk Wetboek; ? Raad van de arrondissementskamer: de raad van de arrondissementskamer, ingericht door artikel 549, § 2 van het Gerechtelijk Wetboek; ? Betrokkene: het lid van de Nationale Kamer aan wie een bepaald feit ten laste wordt gelegd, of de gerechtsdeurwaardersvennootschap zoals bedoeld in artikel 58 van de deontologische code. HOOFDSTUK 1: HET AUDITORAAT

Artikel 2.Samenstelling Het auditoraat van de Nationale Kamer, hierna "het auditoraat", bestaat uit een Nederlandstalige en een Franstalige afdeling, elk bestaande uit drie auditeurs. Zijn zetel is gevestigd in het administratief arrondissement Brussel.

Artikel 3.Ondersteuning § 1. Het auditoraat wordt ondersteund door een secretariaat dat binnen de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders wordt georganiseerd, en door haar wordt gefinancierd. § 2. Voor de juridische omkadering van zijn opdrachten wordt het auditoraat ondersteund door de juridische dienst van de Nationale Kamer.

Artikel 4.Archief Het archief van het auditoraat wordt op elektronische wijze bijgehouden en beheerd door het secretariaat.

De auditeurs en het secretariaat van het auditoraat hebben er toegang toe.

Artikel 5.Bevoegdheid Het auditoraat is bevoegd om klachten van derden of leden van de beroepsgroep te behandelen, of schriftelijke aangiften van de procureur des Konings, de verslaggever van de raad van de arrondissementskamer of de verslaggever bij het directiecomité. HOOFDSTUK 2. DE AUDITEURS

Artikel 6.Principe § 1. De auditeurs worden verkozen door de algemene vergadering. Binnen een afdeling komen de auditeurs uit verschillende gerechtelijke arrondissementen.

Per afdeling wordt een reserve aangelegd van maximaal drie leden die aan dezelfde voorwaarden voldoen als de auditeurs. Binnen de reserve dienen de leden uit verschillende gerechtelijke arrondissementen te komen. Zij worden gerangschikt in functie van het aantal verkregen stemmen. § 2. De vergoeding van de auditeurs wordt goedgekeurd door de algemene vergadering op voorstel van het directiecomité.

Alle kosten verbonden met de werking van het auditoraat worden gedragen door de Nationale Kamer.

Artikel 7.Continuïteit/Vervanging Indien een auditeur in de loop van zijn mandaat geconfronteerd wordt met een onverenigbaarheid, een definitief belet of hij wil ontslag nemen uit zijn functie, licht hij onverwijld het secretariaat van het auditoraat hierover in.

Hij wordt voor de resterende looptijd van het mandaat vervangen door het hoogst gerangschikte lid uit de reserve, rekening houdende met de gemeenrechtelijke onverenigbaarheden en het feit dat de drie auditeurs van eenzelfde afdeling uit verschillende gerechtelijke arrondissementen moeten komen.

Het directiecomité duidt de vervanger aan, en deelt de informatie mee aan de algemene vergadering.

Wanneer een hypothese bedoeld in het eerste lid zich voordoet, kwalificeert de vervanging niet als een volwaardig mandaat als auditeur, zodat de vervangende auditeur bij afloop van de termijn van drie jaar kan verkozen worden voor een eenmalig hernieuwbaar mandaat als auditeur.

Artikel 8.Vertrouwelijkheid De leden van het auditoraat evenals de diensten die hem ondersteunen in uitvoering van zijn opdrachten, en alle derden die door een auditeur om advies worden gevraagd, zijn tot geheimhouding verplicht.

Artikel 9.Deontologische commissie De auditeurs kunnen voor de interpretatie van een deontologisch voorschrift beroep doen op de adviesbevoegdheid van de deontologische commissie. HOOFDSTUK 3: BEHANDELING

Artikel 10.Ontvangst en verdeling § 1. De klachten en aangiften die worden ingediend, worden gecentraliseerd op het secretariaat van het auditoraat. Het dossier wordt na ontvangst door het secretariaat elektronisch ter beschikking gesteld aan de verslaggever bij het directiecomité.

De bevoegde afdeling, evenals de taal van de procedure, wordt beoordeeld op basis van de taalrol van de betrokkene of de oprichtingsakte van de gerechtsdeurwaardersvennootschap. § 2. De toezending van dossiers gebeurt per afdeling volgens een beurtrolsysteem, waarbij het eerste dossier wordt toegewezen in functie van de alfabetische volgorde op basis van de achternaam.

De auditeurs kunnen onderling beslissen van de beurtrol af te wijken indien de feitelijke omstandigheden dit vereisen. § 3. Indien een klacht of aangifte van dezelfde feiten gericht is tegen betrokkenen die tot een verschillende taalrol behoren, wordt het dossier toegewezen aan een auditeur van de afdeling die bevoegd is voor de meerderheid onder hen.

Indien de klacht of de aangifte gericht is tegen een aantal betrokkenen dat gelijk verdeeld is over beide taalrollen, duidt het auditoraat in zijn geheel een auditeur aan die gelast wordt met het onderzoek.

In de gevallen bedoeld in het eerste en het tweede lid wordt eveneens een collega-auditeur van de andere afdeling gelast de evolutie van het dossier louter mee op te volgen.

Artikel 11.Belangenconflict Indien een auditeur in het kader van een dossier redenen ziet die een onafhankelijk en onpartijdig onderzoek in de weg kunnen staan, trekt hij zich terug en informeert het secretariaat van het auditoraat onverwijld. Het dossier wordt vervolgens aan een collega-auditeur overgemaakt.

Artikel 12.Instaatstelling § 1. Indien de klacht of aangifte niet duidelijk is, onvoldoende gemotiveerd of gestoffeerd, kan de auditeur alle noodzakelijke informatie opvragen bij de klager, de partij die de aangifte deed, of de betrokkene, om het dossier in staat te stellen.

Zolang de auditeur het dossier onvolledig of onduidelijk beschouwt, wordt de behandeling van het dossier sine die opgeschort. § 2. Een aangifte die niet van de procureur des Konings uitgaat, dient noodzakelijk een uittreksel van het proces-verbaal van hetzij de raad van de arrondissementskamer, hetzij het directiecomité te bevatten waaruit de analyse en de tuchtrechtelijke beoordeling van de aangegeven feiten blijkt, evenals de beslissing tot aangifte.

Artikel 13.Inkennisstelling Binnen de maand na de instaatstelling van de klacht of aangifte wordt de betrokkene per aangetekend schrijven in kennis gesteld van het tuchtdossier. Deze kennisgeving bevat een beknopte beschrijving van de grieven, en vermeldt dat zowel de kennisgeving als de stukken van het dossier worden overgemaakt op een door de betrokkene vooraf goedgekeurd e-mailadres.

De klager of de partij die de aangifte deed, wordt per e-mail of gewone brief in kennis gesteld dat het dossier in staat is.

Artikel 14.Wraking § 1. Indien een klager of een partij die de aangifte heeft gedaan, redenen ziet ten aanzien van de behandelend auditeur die een onafhankelijk of onpartijdig onderzoek in de weg kunnen staan, moet hij binnen de acht dagen na de inkennisstelling bedoeld in artikel 13, tweede lid per e-mail of gewone brief een verzoek tot wraking richten aan het auditoraat.

Dit verzoek moet de redenen tot wraking omschrijven. De behandelend auditeur wordt in kennis gesteld van dit verzoek, en schort het onderzoek op. § 2. Het verzoek tot wraking wordt binnen een termijn van acht dagen behandeld door het auditoraat in zijn geheel, met uitzondering van de behandelend auditeur. Er wordt gestemd met gewone meerderheid van stemmen. De beslissing is definitief. § 3. De beslissing wordt per e-mail of gewone brief meegedeeld aan de partij die het verzoek om wraking indiende, en aan de behandelend auditeur.

Indien het verzoek wordt ingewilligd, wordt een collega-auditeur van dezelfde afdeling met het onderzoek gelast.

Artikel 15.Verweer De betrokkene beschikt over een termijn van één maand na verzending van het aangetekend schrijven bedoeld in artikel 13 om zijn opmerkingen over te maken. Hij kan dit per e-mail of gewone brief doen.

Artikel 16.Verslag § 1. Nadat de termijn van één maand is afgelopen of vanaf het moment waarop de opmerkingen van de betrokkene ontvangen zijn, raadpleegt de auditeur het register van minnelijke schikkingen. § 2. De auditeur beschikt vervolgens over een termijn van drie maanden om zijn verslag op te maken.

Deze termijn kan verlengd worden met één maand indien er advies werd gevraagd van een derde of de deontologische commissie, indien de auditeur bijkomende stukken heeft opgevraagd of in geval van bijzondere omstandigheden.

Artikel 17.Advies Indien de auditeur in toepassing van artikel 537, § 3 van het Gerechtelijk Wetboek een advies van een derde vraagt, wordt dit advies en de mogelijke stukken overgemaakt aan de betrokkene op een door de betrokkene vooraf goedgekeurd e-mailadres.

De betrokkene beschikt vervolgens over een termijn van vijf dagen om gebeurlijke opmerkingen over dit advies over te maken.

Artikel 18.Onderzoeksmogelijkheden § 1. De auditeur kan alle stukken en toelichting opvragen die hij noodzakelijk acht om een dienstig verslag op te stellen. De betrokkene is ertoe gehouden zijn medewerking te verlenen. § 2. Indien het onderzoek van de feiten hiertoe noopt, kan de auditeur overgaan tot een plaatsbezoek.

De betrokkene dient de auditeur te ontvangen binnen de tien dagen nadat hij geïnformeerd werd over het voornemen tot plaatsbezoek.

Hij kan verzoeken dat een lid van de raad van de arrondissementskamer of het directiecomité aanwezig is wanneer het plaatsbezoek wordt uitgevoerd.

Artikel 19.Verzoening In geval van een klacht, kan de auditeur in elke fase van het tuchtrechtelijk onderzoek een poging tot verzoening ondernemen en in dit kader een minnelijk akkoord voorstellen.

Dit akkoord dient door beide partijen getekend te worden of beiden dienen hun schriftelijke goedkeuring met de inhoud ervan te bevestigen. De auditeur tekent dit akkoord, en bezorgt een afschrift hiervan aan de betrokkene op een door hem vooraf goedgekeurd e-mailadres, en de klager. Deze kennisgeving maakt een einde aan de tuchtrechtelijke vervolging.

Artikel 20.Verzoek tot herneming Indien een termijn van vijf maanden sedert de aangetekende inkennisstelling van de betrokkene is overschreden zonder dat de auditeur een verslag aflevert, informeert het secretariaat van het auditoraat de klager of de partij die de aangifte deed hierover, na advies van de twee collega-auditeurs van de betreffende afdeling. Dit gebeurt per e-mail of gewone brief.

De klager of de partij die de aangifte deed kan daarop het auditoraat per aangetekend schrijven verzoeken een andere auditeur met het dossier te gelasten. Hij beschikt hiertoe over een termijn van vijftien dagen, waarbij de datum van ontvangst van het aangetekend schrijven in rekening wordt genomen.

De twee collega-auditeurs worden door het secretariaat onverwijld geïnformeerd over dit verzoek. Zij kunnen de behandelend auditeur daarop interpelleren, of besluiten het dossier over te nemen. In ieder geval dienen de collega-auditeurs het secretariaat binnen de vijf dagen te informeren over wie finaal het dossier zal behandelen. De klager of de partij die de aangifte deed, worden hiervan per e-mail of gewone brief in kennis gesteld. HOOFDSTUK 4: VORDERING

Artikel 21.Voorstel § 1. De auditeur vervolledigt zijn verslag met een voorstel tot vordering: seponering, minnelijke schikking of een verwijzing naar de tuchtraad. De vordering kan gemengd zijn in functie van het onderzochte feit. § 2. Indien de auditeur de verwijzing naar de tuchtraad vordert, doet hij eveneens een voorstel tot tuchtstraf in functie van de omvang en zwaarwichtigheid van de inbreuk, de impact ervan op de beroepsgroep, en het tuchtrechtelijk verleden van de betrokkene.

De auditeur kan eveneens vorderen dat de betrokkene wordt veroordeeld tot alle kosten verbonden met de tuchtprocedure. § 3. Indien de auditeur een minnelijke schikking vordert, doet hij eveneens een voorstel voor een bedrag.

Artikel 22.Beslissing § 1. De auditeur maakt zijn verslag over aan alle collega-auditeurs van het auditoraat. Hij kan hen verzoeken om een fysieke of elektronische vergadering ter bespreking van het dossier. § 2. Binnen de tien dagen delen de collega-auditeurs hun beslissing over het voorstel tot vordering mee. De beslissing valt bij gewone meerderheid.

Indien een auditeur niet binnen de in het eerste lid gestelde termijn antwoordt, wordt hij geacht het verslag en het voorstel tot vordering van de behandelend auditeur te onderschrijven.

Artikel 23.Inkennisstelling § 1. De beslissing van het auditoraat wordt met redenen omkleed en aangetekend meegedeeld aan de betrokkene, de klager of de partij die de aangifte deed - al naargelang het geval. Ze wordt ondertekend door de auditeur die het verslag in de betreffende zaak opstelde. § 2. Indien de klager Franstalig is en de taal van de procedure is het Nederlands, of vice versa, kan de klager binnen de vijf dagen na de kennisgeving bedoeld in § 1 schriftelijk verzoeken om een vertaling van de beslissing. Hij staat in dat geval zelf in voor de kosten van deze vertaling.

Artikel 24.Seponering Indien het auditoraat besluit tot een seponering en de partij die de aangifte deed wenst vervolgens alsnog een vordering in te stellen voor de tuchtraad voor de betreffende feiten, informeert deze partij onverwijld het auditoraat over het instellen van de vordering en de beslissing van de tuchtraad.

Artikel 25.Minnelijke schikking § 1. Indien het auditoraat besluit tot een minnelijke schikking, gaat de kennisgeving bedoeld in artikel 23, § 1 vergezeld van een uitnodiging tot betalen van het vastgestelde bedrag.

Indien de betrokkene niet binnen de maand aanvaardt en betaalt, vervalt de minnelijke schikking en wordt het auditoraat hiervan in kennis gesteld. De betrokkene wordt rechtstreeks naar de tuchtraad verwezen. § 2. Het secretariaat van het auditoraat houdt het register van de minnelijke schikkingen bedoeld in artikel 538, § 3, 3de lid van het Gerechtelijk Wetboek bij.

Het register van minnelijke schikkingen kan worden geraadpleegd door het auditoraat en zijn secretariaat.

Artikel 26.Verwijzing § 1. Indien het auditoraat besluit de zaak naar de tuchtraad te verwijzen, doet het de verwijzingsbeschikking aan de betrokkene betekenen. § 2. Het auditoraat treedt in zijn geheel op als vervolgende partij.

Het duidt in zijn midden de auditeur aan die de opvolging van de zaak bij de tuchtraad zal verzekeren.

Artikel 27.Jaarverslag Het auditoraat brengt jaarlijks verslag uit aan de algemene vergadering over haar werkzaamheden. HOOFDSTUK 5: INWERKINGTREDING EN OVERGANGSBEPALING

Artikel 28.Inwerkingtreding Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 1 januari 2024.

Artikel 29.Overgangsbepaling De verslaggevers bij het directiecomité van de Nationale Kamer maken alle dossiers waarvoor het directiecomité nog geen beslissing heeft genomen in toepassing van het oud artikel 537, eerste lid van het Gerechtelijk Wetboek, over aan het auditoraat.

Artikel 30.Continuïteit De eerste maal dat de auditeurs verkozen worden, wordt per afdeling eerst een auditeur verkozen voor een termijn van drie jaar; vervolgens een auditeur voor een termijn van twee jaar, en ten slotte één voor één jaar. De reserve wordt aangelegd voor een termijn van drie jaar.

Na afloop van de respectievelijke mandaten van de auditeurs, wordt een nieuwe auditeur verkozen. Indien de verkozen auditeur behoort tot de reserve, wordt een nieuw lid verkozen voor de resterende termijn van het mandaat van de reserve.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 17 december 2023 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor het auditoraat, vastgesteld bij de Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders, in toepassing van artikel 535 van het Gerechtelijk Wetboek.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, P. VAN TIGCHELT