17 DECEMBRE 2023. - Arrêté royal portant approbation du règlement d'ordre intérieur de l'auditorat établi auprès de la Chambre nationale des huissiers de justice en application de l'article 535 du Code judiciaire

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 535, alinéa 4, du Code judiciaire, remplacé par la loi du 22 novembre 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/11/2022 pub. 22/12/2022 numac 2022034342 source service public federal justice Loi portant modification de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, introduisant un conseil de discipline pour les notaires et les huissiers de justice dans le code judiciaire et des dispositions diverses fermer ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de l'auditorat, adopté par l'assemblée générale de la Chambre nationale des huissiers de justice le 19 septembre 2023 et qui est annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2024.

Art. 3.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 17 décembre 2023.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 17 DECEMBRE 2023 PORTANT APPROBATION DU REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DE L'AUDITORAT, ETABLI AUPRES DE LA CHAMBRE NATIONALE DES HUISSIERS DE JUSTICE EN APPLICATION DE L'ARTICLE 535 DU CODE JUDICIAIRE REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DE L'AUDITORAT Adopté par l'assemblée générale de la Chambre nationale des huissiers de justice le 19 septembre 2023 Table des matières Préambule Chapitre 1er : L'auditorat Chapitre 2 : Les auditeurs Chapitre 3 : Traitement Chapitre 4 : Action Chapitre 5 : Entrée en vigueur et disposition transitoire Préambule Le droit disciplinaire procédural est sensiblement réformé pour la deuxième fois en une décennie le 1er janvier 2024.

A partir de cette date, les sanctions disciplinaires ne pourront qu'être imposées par le conseil de discipline national, qui statuera en droit sur les affaires disciplinaires tant pour les huissiers de justice que pour le notariat.

L'instruction disciplinaire est ainsi transférée des chambres d'arrondissement et du comité de direction vers un auditorat propre à chaque profession.

Le Code judiciaire précise qu'un règlement d'ordre intérieur doit être établi tant pour le conseil de discipline que pour l'auditorat.

Ce règlement vise à prescrire des règles qui décrivent le fonctionnement de l'auditorat des huissiers de justice, tout comme une série d'aspects qui ne sont pas réglés par le Code judiciaire.

Article 1er.

Pour l'application du règlement, il faut comprendre par: ? Chambre nationale: la Chambre nationale des huissiers de justice de Belgique, instaurée par l'article 555 du Code judiciaire ; ? Chambre d'arrondissement: la chambre d'arrondissement, instaurée par l'article 549 du Code judiciaire ; ? Comité de direction: le comité de direction de la Chambre nationale des huissiers de justice, visé à l'article 555, § 4 du Code judiciaire ; ? Conseil de la chambre d'arrondissement: le conseil de la chambre d'arrondissement, instauré par l'article 549, § 2 du Code judiciaire ; ? Intéressé : le membre de la Chambre nationale à qui un certain fait est reproché, ou de la société d'huissiers de justice, telle que visée dans l'article 58 du code de déontologie. CHAPITRE 1er : L'AUDITORAT

Article 2.Composition L'auditorat de la Chambre nationale, ci-après « l'auditorat », se compose d'une section néerlandophone et d'une section francophone, chacune composée de trois auditeurs. Son siège se situe dans l'arrondissement administratif de Bruxelles.

Article 3.Support § 1er. L'auditorat est assisté par un secrétariat organisé au sein de la Chambre nationale des huissiers de justice, et financé par cette dernière. § 2. Pour l'accompagnement juridique de ses missions, l'auditorat est assisté par le service juridique de la Chambre nationale.

Article 4.Archives Les archives de l'auditorat sont sauvegardées électroniquement et gérées par le secrétariat.

Les auditeurs et le secrétariat de l'auditorat y ont accès.

Article 5.Compétence L'auditorat est compétent pour traiter les plaintes de tiers ou de membres de la profession, ainsi que les dénonciations écrites du procureur du Roi, du rapporteur du conseil de la chambre d'arrondissement ou du rapporteur du comité de direction. CHAPITRE 2. LES AUDITEURS

Article 6.Principe § 1er. Les auditeurs sont élus par l'assemblée générale. Au sein d'une section, les auditeurs ressortent de différents arrondissements judiciaires.

Une réserve de maximum trois membres qui répondent aux mêmes conditions que les auditeurs est constituée par section. Au sein de la réserve, les membres doivent ressortir de différents arrondissements judiciaires. Ils sont classés en fonction du nombre de voix qu'ils auront obtenu. § 2. L'indemnité des auditeurs est approuvée par l'assemblée générale sur proposition du comité de direction.

Tous les frais liés au fonctionnement de l'auditorat sont supportés par la Chambre nationale.

Article 7.Continuité/Remplacement Si un auditeur est confronté à une incompatibilité, un empêchement définitif ou s'il veut démissionner durant son mandat, il en informe sans délai le secrétariat de l'auditorat.

Il est remplacé pour la période restante du mandat par le membre le plus haut classé de la réserve, en tenant compte des incompatibilités de droit commun et du fait que les trois auditeurs de la même section doivent ressortir de différents arrondissements judiciaires.

Le comité de direction indique le remplaçant, et en informe l'assemblée générale.

Lorsqu'une hypothèse visée à l'alinéa premier se présente, le remplacement n'est pas considéré comme un mandat complet d'auditeur ; ainsi, l'auditeur remplaçant peut être réélu à la suite d'un terme de trois ans pour un mandat en tant qu'auditeur, renouvelable une fois.

Article 8.Confidentialité Tous les membres de l'auditorat, tout comme les services qui le soutiennent dans l'exécution de ses missions et les tiers auxquels un auditeur demande un avis, sont tenus au secret professionnel.

Article 9.Commission de déontologie Les auditeurs peuvent faire appel à la compétence d'avis de la commission de déontologie pour l'interprétation d'une prescription déontologique. CHAPITRE 3 : TRAITEMENT

Article 10.Réception et distribution § 1er. Les plaintes et les dénonciations introduites sont centralisées au secrétariat de l'auditorat. Après réception, le dossier est mis à la disposition du rapporteur du comité de direction par voie électronique.

La section compétente, tout comme la langue de la procédure, est déterminée sur base du rôle linguistique de l'intéressé ou de l'acte de constitution de la société d'huissiers de justice. § 2. La distribution de dossiers est effectuée par section selon un système de tour de rôle, dans lequel le premier dossier est attribué en fonction du classement alphabétique sur base du nom de famille.

Les auditeurs peuvent décider entre eux de s'écarter de ce tour de rôle si la situation factuelle l'exige. § 3. Si une plainte ou une dénonciation pour les mêmes faits est dirigée à l'encontre d'intéressés qui appartiennent à un rôle linguistique différent, le dossier est attribué à un auditeur de la section qui est compétente pour la majorité d'entre eux.

Si la plainte ou la dénonciation est dirigée contre un nombre de personnes se répartissant de manière égale dans les deux rôles linguistiques, l'auditorat dans son ensemble désigne l'auditeur chargé de l'instruction.

Dans les situations visées au premier et au second alinéa, un collègue-auditeur de l'autre section est également chargé de suivre uniquement l'évolution du dossier.

Article 11.Conflit d'intérêts Si, dans le cadre d'un dossier, un auditeur perçoit des raisons susceptibles d'entraver une instruction indépendante et impartiale, il se retire et en informe sans délai le secrétariat de l'auditorat. Le dossier est alors transmis à un collègue auditeur.

Article 12.Mise en état § 1er. Si la plainte ou la dénonciation n'est pas claire, insuffisamment motivée ou documentée, l'auditeur peut demander au plaignant, à la partie qui dénonce ou à l'intéressé, toutes les informations nécessaires pour mettre le dossier en état.

Tant que l'auditeur considère que le dossier est incomplet ou peu clair, le traitement du dossier est suspendu sine die. § 2. Une dénonciation qui n'émane pas du procureur du Roi doit nécessairement contenir un extrait du procès-verbal du conseil de la chambre d'arrondissement ou du comité de direction, faisant état de l'analyse et de l'évaluation disciplinaire des faits dénoncés ainsi que de la décision de dénonciation.

Article 13.Notification Endéans le mois après la mise en état de la plainte ou de la dénonciation, l'intéressé est informé du dossier disciplinaire par lettre recommandée. Cette notification contient une brève description des griefs, et mentionne que tant la notification que les pièces du dossier sont transmises à l'adresse email confirmée au préalable par l'intéressé.

Le plaignant ou la partie qui a dénoncé est informé par mail ou par simple lettre que le dossier est en état.

Article 14.Récusation § 1er. Si un plaignant ou une partie qui a dénoncé voit des raisons par rapport à l'auditeur traitant qui puissent enfreindre une instruction indépendante ou impartiale, il doit introduire une demande de récusation par mail ou simple lettre auprès de l'auditorat endéans les huit jours après la notification visée à l'article 13, alinéa 2.

Cette demande doit décrire les motifs de la récusation. L'auditeur traitant est informé de cette demande et suspend l'instruction. § 2. La demande de récusation est traitée dans un délai de huit jours par l'auditorat dans sa totalité, à l'exception de l'auditeur traitant. Elle est votée à la majorité simple des voix. La décision est définitive. § 3. La décision est communiquée via mail ou simple lettre à la partie qui a introduit la demande de récusation ainsi qu'à l'auditeur traitant.

Si la demande est acceptée, un collègue auditeur de la même section est chargé de l'instruction.

Article 15.Défense L'intéressé dispose d'un délai d'un mois après l'envoi de la lettre recommandée visée à l'article 13 pour transmettre ses remarques. Il peut faire cela par mail ou simple lettre.

Article 16.Rapport § 1er. Après le délai d'un mois ou dès le moment où les remarques de l'intéressé ont été reçues, l'auditeur consulte le registre des transactions amiables. § 2. L'auditeur dispose ensuite d'un délai de trois mois pour rédiger son rapport.

Ce délai peut être prolongé d'un mois si l'avis d'un tiers ou la commission de déontologie a été demandé, si l'auditeur a demandé des pièces supplémentaires ou en cas de circonstances exceptionnelles.

Article 17.Avis Si l'auditeur demande l'avis d'un tiers en application de l'article 537, § 3 du Code judiciaire, cet avis et les pièces éventuelles sont transmis à l'intéressé à l'adresse email confirmée au préalable par l'intéressé.

L'intéressé dispose d'un délai de cinq jours pour transmettre d'éventuelles remarques à propos de cet avis.

Artikel 18. Possibilités d'enquête § 1er. L'auditeur peut demander toutes les pièces et informations qu'il juge nécessaire afin de dresser un rapport adéquat. L'intéressé est tenu de collaborer. § 2. Si l'instruction des faits l'exige, l'auditeur peut procéder à une enquête sur place.

L'intéressé doit recevoir l'auditeur endéans les dix jours après qu'il ait été informé de l'intention de procéder à une enquête sur place.

Il peut demander qu'un membre du conseil de la chambre d'arrondissement ou du comité de direction soit présent lors de cette enquête.

Article 19.Conciliation En cas de plainte, l'auditeur peut dans chaque phase de l'instruction disciplinaire entreprendre une tentative de conciliation et proposer, dans ce cadre, un règlement amiable.

Ce règlement doit être signé par les deux parties ou chacune doit donner son approbation écrite sur son contenu. L'auditeur signe ce règlement et transmet une copie de celui-ci à l'intéressé, à l'adresse email confirmée par lui au préalable, et au plaignant. Cette notification met fin à la poursuite disciplinaire.

Article 20.Demande de reprise Si un délai de cinq mois s'est écoulé depuis la notification recommandée à l'intéressé sans que l'auditeur n'ait émis de rapport, le secrétariat de l'auditorat en informe le plaignant ou la partie qui a dénoncé, après avis des deux collègues auditeurs de la section concernée. Cette démarche s'effectue par courrier électronique ou par simple lettre.

Le plaignant ou la partie qui a dénoncé peut alors demander à l'auditorat, par lettre recommandée, qu'un autre auditeur soit chargé du dossier. Il dispose d'un délai de quinze jours pour le faire, à dater de la réception de la lettre recommandée.

Les deux collègues auditeurs sont informés sans délai de cette demande par le secrétariat. Ils peuvent interpeller l'auditeur traitant ou décider de reprendre le dossier. Dans tous les cas, les collègues auditeurs doivent informer le secrétariat, dans les cinq jours, de la personne qui traitera finalement le dossier. Le plaignant ou la partie qui a dénoncé en est informé par courrier électronique ou par simple lettre. CHAPITRE 4 : ACTION

Article 21.Proposition § 1er. L'auditeur complète son rapport avec une proposition d'action : classement sans suite, transaction amiable ou renvoi devant le conseil de discipline. L'action peut être mixte en fonction du fait instruit. § 2. Si l'auditeur propose de renvoyer devant le conseil de discipline, il propose également une sanction disciplinaire en fonction de l'ampleur et de la gravité de l'infraction, de l'impact sur la profession, et du passé disciplinaire de l'intéressé.

L'auditeur peut aussi requérir que l'intéressé soit condamné aux coûts liés à la procédure disciplinaire. § 3. Si l'auditeur propose une transaction amiable, il propose également un montant.

Article 22.Décision § 1er. L'auditeur transmet son rapport à tous les collègues auditeurs de l'auditorat. Il peut leur demander de se réunir en présentiel ou par voie électronique pour discuter du dossier. § 2. Endéans les dix jours, les collègues auditeurs communiquent leur décision sur la proposition d'action. La décision se prend à la majorité simple des voix.

Si un auditeur ne répond pas dans le délai prévu au premier alinéa, il est considéré avoir souscrit au rapport et à la proposition d'action de l'auditeur traitant.

Article 23.Notification § 1er. La décision de l'auditorat est motivée et communiquée par recommandé à l'intéressé, le plaignant ou la partie qui a dénoncé - en fonction de la situation. Elle est signée par l'auditeur qui a rédigé le rapport dans le dossier en question. § 2. Si le plaignant est francophone et la langue de la procédure est le néerlandais, ou vice versa, le plaignant peut endéans les 5 jours de la notification visée au § 1 demander une traduction de la décision. Il supporte alors lui-même les frais de cette traduction.

Article 24.Classement sans suite Si l'auditorat décide de classer sans suite et que la partie qui a dénoncé souhaite ensuite néanmoins introduire une action devant le tribunal disciplinaire pour les faits concernés, elle informe sans délai l'auditorat de son action et de la décision rendue par le tribunal disciplinaire.

Article 25.Transaction amiable § 1er. Si l'auditorat opte pour une transaction amiable, la notification visée à l'article 23, § 1er est accompagnée d'une invitation à payer le montant fixé.

Si l'intéressé n'accepte pas et ne paye pas dans le délai d'un mois, la transaction amiable expire et l'auditorat en est informé.

L'intéressé est alors renvoyé directement en conseil de discipline. § 2. Le secrétariat de l'auditorat tient un registre des transactions amiables tel que visé à l'article 538, § 3, alinéa 3 du Code judiciaire.

Le registre des transactions amiables peut être consulté par l'auditorat et son secrétariat.

Article 26.Renvoi § 1er. Si l'auditorat décide de renvoyer l'affaire devant le conseil de discipline, il fait signifier l'ordonnance de renvoi à l'intéressé. § 2. L'auditorat agit dans son ensemble en tant que partie poursuivante. Il indique en son sein l'auditeur qui assure le suivi du dossier auprès du conseil de discipline.

Article 27.Rapport annuel L'auditorat fait un rapport annuel de ses travaux à l'assemblée générale. CHAPITRE 5 : ENTREE EN VIGUEUR ET DISPOSITION TRANSITOIRE

Article 28.Entrée en vigueur Ce règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le 1er janvier 2024.

Article 29.Disposition transitoire Les rapporteurs du comité de direction de la Chambre nationale transmettent tous les dossiers, pour lesquels le comité de direction n'a pas encore pris de décision en application de l'ancien article 537, alinéa 1er du Code judiciaire, à l'auditorat.

Article 30.Continuité Lors de la première élection des auditeurs, un auditeur par section est élu pour un mandat de trois ans ; ensuite un auditeur pour un mandat de deux ans, et finalement un pour un mandat d'un an. La réserve est constituée pour une durée de trois ans.

Au terme des mandats respectifs des auditeurs, un nouvel auditeur est élu. Si l'auditeur élu appartient à la réserve, un nouveau membre de réserve est élu pour la durée restante du mandat de la réserve.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 17 décembre 2023 portant approbation du règlement d'ordre intérieur de l'auditorat, établi auprès de la Chambre nationale des huissiers de justice en application de l'article 535 du Code judiciaire.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, P. VAN TIGCHELT