15 MAART 1999. - Koninklijk besluit betreffende de bewijskracht, ter zake van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht, van de door de ministeriële diensten en parastatalen van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid uitgewisselde, meegedeelde, opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, is genomen in uitvoering van artikel 42 van de wet van 6 augustus 1993 houdende sociale en diverse bepalingen.

Volgens dit artikel 42 heeft de uitvoerende macht van de wetgever de opdracht gekregen om "de voorwaarden en de modaliteiten te bepalen waaronder de volgens fotografische, optische, elektronische of elke andere techniek uitgewisselde, meegedeelde, opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens evenals hun weergave op een leesbare drager, bewijskracht hebben voor de toepassing van de sociale zekerheid en voor de toepassing van iedere andere wetgeving waarmee zij belast zijn".

Het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid en de instellingen van sociale zekerheid die er onder ressorteren zijn meer en meer aangewezen op elektronische verwerking van de informatie die zij nodig hebben om hun belangrijke taak te vervullen.

Ook noopt de permanente toename van de hoeveelheid informatie ertoe afstand te doen van moeilijk toegankelijke archieven ten voordele van elektronische of optische kopieën.

De invoering van deze nieuwe technologieën stelt echter specifieke problemen.

Een van deze problemen betreft de huidige juridische leemte met betrekking tot de bewijskracht van elektronisch opgeslagen en verwerkte informatie. Voor de goede werking van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht is het nochtans noodzakelijk dat in deze bewijskracht voorzien wordt. De sociaal verzekerden en de werkgevers dienen immers over de nodige waarborgen te beschikken in dit verband, meer bepaald wat betreft de juistheid van de reproduktie of van de overbrenging van de gegevens vanaf hun papieren of elektronische drager.

Bij het onderzoek van deze problematiek bleek dat in de huidige stand van de technologie geen uniforme regeling kan opgesteld worden.

Afhankelijk van de aard en de types van de gebruikte techniek, verschillen de procedures die bij de elektronische verwerking van de gegevens gevolgd worden van instelling tot instelling en kunnen zij niet tot een gemene noemer herleid worden.

Daarom kan er thans enkel aan gedacht worden om enerzijds de algemene voorwaarden te bepalen waaraan deze verschillende procedures moeten voldoen om genoegzaam betrouwbaar te zijn en anderzijds, binnen een facultatief kader, een stelsel van erkenning op aanvraag in te stellen waarbij de procedures aan deze voorwaarden getoetst worden. Wanneer na een onderzoek blijkt dat aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan bij middel van een erkenning door de bevoegde Minister bewijskracht worden verleend, tot bewijs van het tegendeel, aan de aldus elektronisch verwerkte informatie.

Het oorspronkelijk document geldt dus niet als referentiecriterium ter beoordeling van deze bewijskracht. De overwogen maatregelen laten bijgevolg de vernietiging toe van de oorspronkelijke documenten en beogen de optimale vermindering van het probleem van papierarchivering.

Het origineel document kan echter wel nuttig blijven ingeval van betwistingen over de inhoud van informatiegegevens die overeenkomstig de erkende procedures opgeslagen of verwerkt zijn. Iedere instelling moet dus zelf oordelen of, binnen het verband van haar administratieve organisatie en gelet op de bepalingen die voor de betrokken tak gelden, zij de papieren dragers na de verwerking al dan niet vernietigt (bijvoorbeeld ingeval van archivering).

De algemene normen, waaraan de procedures moeten voldoen om hun betrouwbaarheid te bewijzen, werden ontleend aan de Aanbeveling nr.

R(81) 20 van 11 december 1981 van de Raad van Europa betreffende de harmonisering van de wetgevingen inzake de vereiste van een geschrift en de toelaatbaarheid van reprodukties van documenten en informaticaregistraties.

De toetsing zal onderworpen worden aan het voorafgaand advies van het Toezichtscomité dat door de wet van 15 januari 1990 bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid werd opgericht en waarvan de leden door het Parlement zijn aangesteld. De taak van dat Toezichtscomité bestaat hoofdzakelijk uit gegevensbescherming door te waken over een correcte verwerking van de informatie door de instellingen van sociale zekerheid. Het toezicht op de betrouwbaarheid van de gebruikte procedures vormt daarvan een belangrijk onderdeel.

Wanneer uit de ervaring zou blijken dat er toch een gemeenschappelijke procedure kan worden gevonden, die beantwoordt aan de behoeften van alle instellingen, dan spreekt het vanzelf dat het ontworpen besluit kan worden herzien.

Commentaar bij de artikelen Artikel 1 bepaalt het materieel toepassingsgebied van de beschikkingen van het ontwerp en omschrijft de organen die deelnemen aan de voorgestelde procedure.

Overeenkomstig artikel 1, 1°, a en b is het ontwerp van toepassing op het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid en op de instellingen die onder dit Ministerie ressorteren.

De modaliteiten die in dit ontwerp van besluit, genomen in uitvoering van artikel 42 van hogergenoemde wet van 6 augustus 1993, worden voorzien, willen in een algemeen kader de bewijskracht regelen van informatiegegevens die verwerkt worden door middel van moderne technologieën.

Zij moeten de elektronische dialoog ondersteunen die meer en meer de relaties tussen onderscheiden instellingen van sociale zekerheid zal bepalen in de schoot van het netwerk dat gevormd wordt rond de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en die zich moet ontwikkelen in een sfeer van optimale rechtszekerheid voor de sociaal verzekerden en de betrokken instellingen.

De bepalingen van artikel 1, 1°, c en d vervolledigen de opsomming van de categorieën die worden opgenomen in het voorgestelde systeem van erkenning, terwijl artikel 1, 2° preciseert welke de bevoegde Minister is om de door de instellingen voorgestelde procedures te erkennen.

De VZW « Maatschappij voor Mekanografie ter toepassing van de sociale wetten » valt ook onder het toepassingsgebied van het koninklijk besluit van 22 maart 1993 betreffende de bewijskracht, terzake van de sociale zekerheid, van de door instellingen van sociale zekerheid opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens. Dat besluit heeft, wat de sociale zekerheid betreft, ten aanzien van de erin opgesomde instellingen eenzelfde draagwijdte als dit besluit, met dien verstande dat de erkenning van de erin bedoelde voorwaarden en modaliteiten wordt verleend door de Minister die de Sociale Voorzorg onder zijn bevoegdheid heeft.

In dit besluit kan de Minister die de Tewerkstelling en Arbeid onder zijn bevoegdheid heeft, die voorwaarden en modaliteiten erkennen voor de toepassing van zowel de sociale zekerheid als van het arbeidsrecht.

Wat de toepassing van de sociale zekerheid betreft bestaat er evenwel geen overlapping, zoals de Raad van State in zijn advies L28899/1 opmerkte., aangezien de toepassing van de sociale zekerheid beperkt blijft tot de tak van de werkloosheid.

Artikel 2 voegt het stelsel van ministeriële erkenning van de gebruikte technologische procedures in, een erkenning waaraan de aanvaarding van de bewijskracht van de bedoelde informatiegegevens voor de toepassing van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht gebonden is (zie ook commentaar bij artikel 8).

Het overwogen stelsel is niet verplicht in die zin dat de instellingen (zoals omschreven bij artikel 1, 1°) de erkenning van bedoelde procedures door de bevoegde Minister mogen aanvragen. Indien zij geen beroep doen op het overwogen stelsel, blijven deze instellingen werkzaam binnen het juridisch kader dat geldt voor de informatiegegevens die zij opslaan, mededelen, bewaren of weergeven.

Bedoelde instellingen hebben ook de mogelijkheid de informatiegegevens, de types van sociale gegevens, in voorkomend geval op een selectieve manier, te bepalen, die zij in het voorgestelde stelsel willen zien opgenomen worden.

Wanneer de instellingen een beroep willen doen op dit stelsel, moeten zij schriftelijk de bevoegde Minister en het Toezichtscomité, opgericht bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, gelijktijdig hun voorstellen voorleggen, in verband met de procedures die zij overwegen te gebruiken in het beschreven technologisch kader.

Dankzij deze gelijktijdigheid bij de verzending van de voorstellen, is het mogelijk zich onmiddellijk te wenden tot het Toezichtscomité, zonder dat hiervoor een ministeriële tussenkomst vereist is. De Minister moet op de hoogte gebracht worden van het indienen van voorstellen door de betrokken instelling, zodat hij kan oordelen of de termijn, bepaald in artikel 5, nageleefd werd.

Daarenboven wordt voorzien dat : 1° de meewerkende instellingen van sociale zekerheid in de zin van de wet van 15 januari 1990 (namelijk de instellingen van privaatrecht, anderen dan de sociale secretariaten van werkgevers, die erkend zijn om mee te werken aan de toepassing van de sociale zekerheid) hun voorstel tegelijkertijd moeten toezenden aan de openbare instelling van sociale zekerheid onder wiens toezicht zij staan in het kader van het beheer van de tak van sociale zekerheid voor de toepassing waarvan zij erkend werden. Het is immers logisch dat de centrale openbare instelling van de betrokken tak van sociale zekerheid in kennis wordt gesteld van bedoelde voorstellen, zodat zij de eventuele coördinatie ervan kan aanbevelen en de relevantie ervan kan beoordelen in het kader van de wettelijke en reglementaire bepalingen op de toepassing waarvan zij moeten toezien.

Luidens artikel 4, tweede lid van het ontwerp van besluit is het Toezichtscomité overigens verplicht niet alleen de vertegenwoordigers van de aanvragende instelling te horen, maar ook de vertegenwoordigers van deze centrale openbare instelling, waarvan het advies vanzelfsprekend niet bindend is voor het Toezichtscomité. 2° de Maatschappij voor Mekanografie ter toepassing van de sociale wetten en de onderaannemers hun voorstel aan hun opdrachtgever moeten toezenden zodat laatstgenoemde de relevantie ervan kan beoordelen gelet op zijn wettelijke en reglementaire verplichtingen en daarenboven aan de centrale openbare instelling die de betrokken tak van sociale zekerheid beheert, wanneer deze opdrachtgever een meewerkende instelling van sociale zekerheid is (in functie van de beschouwingen uiteengezet in 1° hierboven).Ook in deze gevallen moet het Toezichtscomité de overeenkomstig artikel 4, tweede lid, aangeduide vertegenwoordigers horen.

Het Toezichtscomité zal zijn advies steunen op al de elementen die het nuttig acht.

Krachtens artikel 3 moet dit Comité echter nagaan of namelijk voldaan is aan de specifieke technische voorwaarden, die in een afzonderlijk artikel worden opgenomen.

Zo zal het Comité bv. nagaan of de procedure voorziet in het systematisch opnemen zonder leemten van de te bewaren gegevens.

Dit belet niet dat deze gegevens verspreid kunnen liggen over de informaticadragers of onderling gescheiden kunnen zijn door onbeschreven ruimtes. De informaticatechnologie zelf houdt immers onvermijdelijk deze situatie in en voorziet dan ook in andere middelen om de juistheid van de gegevens te waarborgen.

Bedoelde technische voorwaarden zijn ingegeven door de Aanbeveling nr.

R(81) 20 van de Raad van Europa. De bij artikelen 4 en 5 van deze Aanbeveling voorziene voorwaarden en regelen wat betreft de weergave van documenten door micrografie en de informaticaprogramma's zijn weliswaar niet opgenomen in artikel 3 van het ontwerp-besluit. Het lijkt immers beter zich niet te grendelen binnen een welbepaalde technologische context waarvan de voortdurende evolutie overigens aanhoudende aanpassingen van het voorgesteld dispositief zou vergen, maar eerder algemene beginselen vast te leggen waarvan de naleving als minimumvoorwaarde voor de erkenning moet gelden.

Het Toezichtscomité blijft natuurlijk vrij deze voorwaarden en regelen in aanmerking te nemen, naargelang van de omstandigheden en de inhoud van de aanvraag om erkenning, om daaraan de relevantie, de geldigheid en de betrouwbaarheid van bedoelde procedures te toetsen.

Artikel 4 legt het Toezichtscomité de verplichting op, vooraleer zijn advies te formuleren, eveneens de vertegenwoordigers van de aanvragende instelling te horen, die aan het Comité al de gewenste bijkomende informatie moeten verschaffen.

Evenzo moet het Toezichtscomité, vooraleer zijn advies te verstrekken, de vertegenwoordigers van de centrale openbare instelling (wanneer de aanvraag door een meewerkende instelling is ingediend) of van de opdrachtgever horen, in de omstandigheden bepaald bij artikel 2, derde lid van het ontwerp van besluit. De vertegenwoordigers van de aanvragende instelling moeten bij deze hoorzitting aanwezig zijn.

Dit onderzoek van de voorstellen kan in overleg met de vertegenwoordigers van bedoelde instellingen leiden tot wijzigingen in de oorspronkelijk voorgestelde procedures.

Artikel 5 legt het Toezichtscomité de verplichting op zijn advies aan de Minister binnen een voorgeschreven termijn mede te delen, namelijk uiterlijk binnen de twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop de aanvragende instelling hem deze voorstellen heeft toegezonden. Deze datum, evenals de datum waarop deze termijn verstrijkt, worden bepaald met verwijzing naar de poststempel.

Dit advies moet schriftelijk medegedeeld en per post verzonden worden om, in functie van het bepaald criterium (de poststempel), de naleving van de voorgeschreven termijn te kunnen nagaan.

In dit verband zou een per fax verzonden advies niet kunnen beschouwd worden als zijnde geldig medegedeeld in het kader van de toepassing van het eerste of van het tweede lid, alhoewel het inhoudelijk zijn informatieve waarde behoudt.

Het Toezichtscomité moet zijn advies motiveren (zie in dit verband de beschouwingen m.b.t. artikel 7 over de wenselijkheid uitdrukkelijk op deze motiveringsplicht te wijzen).

Indien dit advies niet in de voorgeschreven vorm en binnen de opgelegde termijn is verstrekt, wordt het geacht gunstig te zijn.

Het gunstig of ongunstig, uitgedrukt of verondersteld advies van het Toezichtscomité is niet bindend voor de betrokken Minister.

Artikel 6 legt het Toezichtscomité de verplichting op, samen met de mededeling van zijn (gunstig of ongunstig) advies aan de bevoegde Minister, dit advies mee te delen aan de aanvragende instelling en, in geval van toepassing van artikel 2, derde lid, aan de betrokken openbare instelling van sociale zekerheid of aan de betrokken opdrachtgever, naargelang van het geval (zie in dit verband de commentaar bij artikel 2).

Deze mededeling neemt de onzekerheid bij de aanvragende instelling (of bij deze andere betrokken partijen) weg ten opzichte van de weerslag op de aanvraag om erkenning, van het stilzwijgen van het Toezichtscomité (toepassing van artikel 5, tweede lid) of van de Minister (toepassing van artikel 7, vierde of vijfde lid).

Zij maakt het voor de aanvragende instelling ook mogelijk de geldigheid van de procedures na te gaan wat betreft de naleving van de voorgeschreven termijnen en de gegrondheid van de motivering.

Overeenkomstig artikel 7 moet de bevoegde Minister zijn beslissing aan de aanvragende instelling en het Toezichtscomité mededelen uiterlijk binnen de vier maanden te rekenen vanaf de dag waarop deze instelling haar voorstellen heeft verzonden. Deze datum evenals de datum waarop de termijn verstrijkt worden bepaald met verwijzing naar de poststempel.

Rekening houdende met artikel 5, beschikt de Minister aldus ten minste over een termijn van twee maanden om een beslissing te nemen.

De Minister moet vanzelfsprekend zijn beslissing steunen op de door hem te controleren naleving van de in artikel 3, 1° tot 5°, bedoelde technische voorwaarden, en op het (uitdrukkelijk of gunstig verondersteld, overeenkomstig artikel 5) advies van het Toezichtscomité, zelfs al is dit advies niet bindend voor hem. De Minister houdt ook rekening met alle beoordelingselementen die hij nuttig acht, bijvoorbeeld wat betreft de beveiliging en bescherming van de informatiegegevens of de weergave van de informatiegegevens op een leesbare drager.

Deze beslissing moet schriftelijk medegedeeld worden en per post verzonden worden opdat de aanvragende instelling, in functie van het bepaald criterium (de poststempel), de naleving van de voorgeschreven termijn kan nagaan.

In dit verband zou een per fax medegedeelde beslissing niet kunnen beschouwd worden als zijnde geldig medegedeeld in het kader van het eerste of het vierde lid; dergelijke mededeling is niet verboden maar zou geen enkele juridische waarde hebben, die luidens de voorgestelde tekst slechts bekomen wordt door de verzending per post van de beslissing binnen de voorgeschreven termijn, onverminderd het vierde lid.

De beslissing van de Minister mag per gewone brief medegedeeld worden, met evenwel als bijlage, de uitdrukkelijk erkende procedures, teneinde iedere betwisting te vermijden.

Deze gunstige of ongunstige beslissing moet gemotiveerd worden. Om redenen van duidelijkheid en nauwkeurigheid werd er gekozen voor het behoud van een veralgemeende motiveringsplicht in het voorgesteld dispositief, namelijk door deze motivering uit te breiden tot de hypothese waarin de Minister de erkenning verleent na gunstig advies van het Toezichtscomité.

Indien de Minister de erkenning verleent ondanks het ongunstig advies van het Toezichtscomité of indien hij de erkenning weigert ondanks het gunstig advies van het Toezichtscomité, moet hij op een rechtmatige manier een passende en bijzonder duidelijke motivering geven (zie ook vijfde lid).

Wanneer artikel 2, derde lid van het ontwerp-besluit werd toegepast (zie commentaar bij deze bepaling), moet de Minister, samen met de mededeling van zijn beslissing aan de aanvragende instelling, deze beslissing mededelen aan de betrokken openbare instelling of de opdrachtgever naargelang van het geval. Door deze mededelingsplicht worden de andere betrokken partijen aldus ingelicht over het resultaat van de aangevatte erkenningsprocedure, hetzij door het ontvangen van een uitdrukkelijke beslissing, hetzij door de vaststelling van een gunstig veronderstelde beslissing ingevolge het verstrijken van de voorgeschreven termijn (aangezien deze andere partijen ook kennis hebben van het advies van het Toezichtscomité).

Als de ministeriële beslissing niet binnen de bij het eerste lid voorgeschreven termijn aan de aanvragende instelling is overgemaakt, worden de procedures geacht erkend te zijn en krijgen de aldus verwerkte informatiegegevens bewijskracht in het bepaald verband.

Dit vermoeden van erkenning geldt evenwel niet wanneer de voorgestelde procedures aanleiding hebben gegeven tot een ongunstig advies van het Toezichtscomité, dat laatstgenoemde de Minister moet mededelen binnen de termijn die hem bij artikel 5, eerste lid, wordt opgelegd. In dit geval moet de eventuele erkenning van deze procedures steeds aanleiding geven tot een uitdrukkelijke en gemotiveerde beslissing van de Minister.

De bevoegde Minister moet zijn beslissing eveneens overmaken aan het Toezichtscomité opdat deze de uitdrukkelijk erkende procedures zou kunnen registreren en bewaren; het Comité zal op dezelfde wijze handelen met betrekking tot de procedures die zijn goedgekeurd op basis van een vermoeden, in het geval voorzien in artikel 7, vierde lid.

Met verwijzing naar artikel 10 (zie commentaar bij dit artikel) moet het Toezichtscomité ook rekening houden met de eventuele intrekking van erkenning.

Tegen deze beslissing van weigering (of intrekking) van erkenning is geen enkel specifiek beroep mogelijk, tenzij het beroep dat kan ingesteld worden tegen elke administratieve handeling.

Wanneer de Minister zijn erkenning weigert of intrekt, spreekt het vanzelf dat de betrokken instelling er belang bij heeft om zo snel mogelijk nieuwe voorstellen te formuleren rekening houdend met de kritische opmerkingen van het Toezichtscomité of van de Minister. Deze weigering van erkenning betekent immers dat de informatiegegevens die overeenkomstig de voorgestelde werkwijze zijn verwerkt, geen andere bewijskracht hebben voor de toepassing van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht, dan die van het gemeen recht.

Deze instellingen zullen zich dan blijven situeren in een administratieve omgeving die, in principe, gebonden blijft, in alle rechtszekerheid, aan papieren dragers, met alle praktische moeilijkheden dat dit teweegbrengt, inzonderheid inzake archivering.

Overeenkomstig artikel 8 verleent de uitdrukkelijke of stilzwijgende erkenning door de bevoegde Minister aan de informatiegegevens die verwerkt worden overeenkomstig de erkende technologische procedures, bewijskracht voor de toepassing van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht en dit tot bewijs van het tegendeel. Het blijft mogelijk voor de belanghebbenden om bijvoorbeeld documenten aan te brengen die de informatiegegevens die hun betreffen of die aan hen worden tegengeworpen weerleggen of wijzigen.

Artikel 8, tweede lid verduidelijkt de datum vanaf dewelke de informatiegegevens bewijskracht juris tantum voor de toepassing van de sociale zekerheid hebben, namelijk ofwel vanaf de datum van de ministeriële beslissing (in geval van uitdrukkelijke erkenning), ofwel vanaf het verstrijken van de voorgeschreven termijn (in geval van stilzwijgende erkenning), naargelang artikel 7, eerste of vierde lid werd toegepast.

Overigens lijkt het redelijk, gelet op de algemene beginselen wat betreft de bewijzen in gemeen recht, dat, indien het krachtens het ontwerp-besluit erkende procedures dezelfde zijn als degene die reeds voor deze officiële erkenning gebruikt werden, de informatiegegevens die destijds in het kader van deze procedures aldus verwerkt werden, door vermoeden dezelfde bewijskracht voor de toepassing van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht zouden hebben. « Sociale zekerheid » moet, in het kader van artikel 8 en met verwijzing naar het toepassingsgebied van het ontwerp van besluit, verstaan worden in de zin van de definitie die wordt gegeven in de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, maar beperkt tot de takken van de sociale zekerheid van de werknemers en de residuaire regimes die onder de bevoegdheid van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid vallen.

Overeenkomstig artikel 9 moet elke wijziging aan een erkende werkwijze gebeuren volgens de bepalingen die van toepassing zijn om de oorspronkelijke erkenning te verkrijgen.

Het moet hier echter wel gaan om een wijziging die op een significante manier (de beoordeling van het belang wordt aan de betrokken instelling overgelaten) de in aanmerking genomen parameters beïnvloedt, onder andere krachtens artikel 3, om de deugdelijkheid en de geldigheid van de voorgestelde procedures te beoordelen (bijvoorbeeld voor een ondergeschikte technische aanpassing van de programmatie, die de inhoud van de erkende algemene voorwaarden niet wijzigt, hoeft geen nieuw verzoek om erkenning ingediend te worden).

Alhoewel de erkenning in principe voor onbepaalde tijd is verleend, regelt artikel 10, door middel van afzonderlijke bepalingen, de voorwaarden, de procedure en de gevolgen van een intrekking van erkenning.

Het is immers verantwoord dat de Minister de uitdrukkelijke of stilzwijgende erkenning moet kunnen intrekken wanneer hij vaststelt dat de voorwaarden die deze erkenning hebben gewettigd, door de toenmalige aanvragende instelling niet of niet meer nageleefd worden, zoals bijvoorbeeld kan blijken uit een onderzoek van het Toezichtscomité dat op eigen initiatief, op verzoek of na een klacht werd ingesteld.

Laatstgenoemde kan dan de Minister een voorstel van intrekking voorleggen.

De Minister kan ook het advies van het Toezichtscomité inwinnen over een potentiële intrekking van de erkenning, die zou verantwoord zijn op basis van kritische vaststellingen betreffende de algehele of gedeeltelijke naleving van de erkende procedures.

In laatstgenoemde hypothese is het aangewezen dat de bij artikel 4 van het ontwerp-besluit voorziene hoor- en overlegprocedure zou verlopen naar analogie van de toenmalige procedure ten aanzien van de aanvragende instelling en de andere eventueel betrokken partijen.

Evenzo kan het Toezichtscomité beslissen deze procedure toe te passen vooraleer de Minister op eigen initiatief een voorstel tot intrekking van de erkenning voor te leggen.

Overigens is het niet uitgesloten dat het Toezichtscomité gebruik maakt van zijn bevoegdheid van aanhangigmaking en aldus overlegprocedures aanvat, die de technische naleving van de voorwaarden die de erkenning hebben gewettigd kunnen bevestigen of herstellen, zonder dat een ministeriële tussenkomst ter zake nodig is.

Wanneer het initiatief van de Minister uitgaat, moet het Toezichtscomité hem zijn gemotiveerd advies schriftelijk mededelen binnen dezelfde termijn als die vastgelegd bij artikel 5, eerste lid.

Daarenboven wordt voorzien dat dit advies gunstig vermoed wordt t.o.v. het behoud van de erkenning indien het niet binnen deze termijn werd medegedeeld.

De overige beschouwingen in het kader van de commentaar bij de artikelen 4 tot 7 van het ontwerp-besluit gelden mutatis mutandis.

Voor de intrekking van de erkenning is steeds een uitdrukkelijke ministeriële beslissing vereist.

Tenslotte wordt gepreciseerd dat de intrekking van de erkenning uitwerking heeft op de datum van mededeling van de ministeriële beslissing aan de betrokken instelling.

De bewijskracht van de op grond van de erkende procedures verwerkte informatiegegevens blijft gelden tot het tijdstip waarop de intrekking van de erkenning uitwerking heeft, zelfs al is de niet-naleving van de voorwaarden die deze erkenning hebben gewettigd deze datum van uitwerking voorafgegaan.

Artikel 11 bepaalt de datum van inwerkingtreding van het ontwerp.

De opmerkingen van de Raad van State werden in aanmerking genomen, onder de voorwaarden die in het commentaar bij de betrokken artikelen werden gepreciseerd.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige, en zeer getrouwe dienaars, De Minister van Tewerkstelling en Arbeid, Mevr. M. SMET De Minister van Justitie, T. VAN PARYS

15 MAART 1999. - Koninklijk besluit betreffende de bewijskracht, ter zake van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht, van de door de ministeriële diensten en parastatalen van het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid uitgewisselde, meegedeelde, opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 6 augustus 1993 houdende sociale en diverse bepalingen, inzonderheid op artikel 42;

Gelet op de wet van 25 april 1993 betreffende het beheer van de instellingen van openbaar nut voor sociale zekerheid en sociale voorzorg, inzonderheid op artikel 15;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 25 februari 1999, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 2° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Overwegende dat de bewijskracht van de informatiegegevens zo spoedig mogelijk moet geregeld worden voor de goede werking van de inspectiediensten van het departement en van de RVA, aangezien deze vanaf 1 januari 1999 hun toezicht onder meer kunnen uitvoeren door van op de werkplaatsen via de sociale identiteitskaart en aan de hand van draagbare PC's en GSM's de nodige gegevens op te vragen bij een aantal databanken;

Op voordracht van Onze Minister van Tewerkstelling en Arbeid en van Onze Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° "instellingen" : a) het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid;b) de volgende instellingen van sociale zekerheid : - de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening; - de Pool van de zeelieden ter koopvaardij; - de Hulpkas voor werkloosheidsuitkeringen; - de Fondsen voor bestaanszekerheid, - het Fonds tot vergoeding van de in geval van sluiting van ondernemingen ontslagen werknemers; - de door de representatieve werknemersorganisaties opgerichte uitbetalingsinstellingen van werkloosheidsuitkeringen bedoeld bij artikel 7, § 2 van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders; - de door de representatieve organisaties der zeelieden opgerichte particuliere uitbetalingsinstellingen van wachtgelden bedoeld bij artikel 77 van het koninklijk besluit van 9 april 1965 betreffende de Pool van de zeelieden ter koopvaardij; c) de VZW « Maatschappij voor Mekanografie ter toepassing van de sociale wetten »;d) de onderaannemers van bovengenoemde categorieën;2° "Minister" : de Minister die Tewerkstelling en Arbeid onder zijn bevoegdheid heeft;3° "Toezichtscomité" : het Toezichtscomité opgericht bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid door de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

Art. 2.De instellingen kunnen ter erkenning door de Minister de voorwaarden en de nadere regelen voorleggen, volgens dewelke informatiegegevens waarover zij beschikken of die hen zijn overgemaakt met het oog op de toepassing van de sociale zekerheid of het arbeidsrecht, worden uitgewisseld, meegedeeld, opgeslagen, bewaard of weergegeven, door middel van fotografische, optische, elektronische of elke andere techniek, evenals de voorwaarden en de nadere regelen volgens dewelke zij worden weergegeven op een leesbare drager.

De instellingen leggen hun schriftelijk voorstel voor aan de Minister.

Tegelijkertijd leggen zij het voor advies aan het Toezichtscomité voor.

Met het oog op de toepassing van artikel 4, tweede lid, doen zij hun voorstel tegelijkertijd geworden : 1° aan de bij artikel 2, eerste lid, 2°, a van voormelde wet van 15 januari 1990 bedoelde openbare instelling van sociale zekerheid, onder de controle waarvan zij staan, wanneer het gaat om instellingen bedoeld bij artikel 2, eerste lid, 2°, b van genoemde wet;2° aan hun opdrachtgever, wanneer het gaat om een instelling bedoeld bij artikel 1, 1°, c of d, en, in voorkomend geval, aan de bij artikel 2, eerste lid, 2°, a van voormelde wet van 15 januari 1990 bedoelde openbare instelling van sociale zekerheid onder de controle waarvan deze opdrachtgever staat, wanneer deze opdrachtgever een instelling is bedoeld bij artikel 2, eerste lid, 2°, b van genoemde wet.

Art. 3.Het Toezichtscomité zal nagaan of de voorgestelde procedure inzonderheid voldoet aan de volgende voorwaarden : 1° het voorstel omschrijft nauwkeurig de procedure;2° de aangewende technologie waarborgt een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie;3° de informatie wordt systematisch en zonder weglatingen geregistreerd;4° de verwerkte informatie wordt op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing;5° de volgende gegevens met betrekking tot de verwerking van de informatie worden bewaard : a) de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking evenals van diegene die ze heeft uitgevoerd;b) de aard en het onderwerp van de informatie waarop de verwerking betrekking heeft;c) de datum en de plaats van de verrichting;d) de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de verwerking.

Art. 4.Alvorens zijn advies te formuleren, hoort het Toezichtscomité de vertegenwoordigers van de aanvragende instelling.

In geval van toepassing van artikel 2, derde lid, hoort het Toezichtscomité eveneens, in aanwezigheid van de vertegenwoordigers van de aanvragende instelling, naargelang het geval, de vertegenwoordigers van de betrokken openbare instelling van sociale zekerheid of van de betrokken opdrachtgever.

In overleg met de in het eerste of het tweede lid bedoelde vertegenwoordigers kunnen wijzigingen worden aangebracht aan de voorgestelde procedure.

Art. 5.Het Toezichtscomité deelt zijn gemotiveerd advies schriftelijk mede aan de Minister uiterlijk binnen een termijn van twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop het voorstel bedoeld in artikel 2, tweede lid werd verzonden; de poststempel geldt als bewijs.

Indien dit advies niet binnen deze termijn wordt medegedeeld, wordt het geacht gunstig te zijn.

Art. 6.Het Toezichtscomité deelt tegelijkertijd zijn advies mede aan de aanvragende instelling en, in geval van toepassing van artikel 2, derde lid, naargelang het geval, aan de betrokken openbare instelling van sociale zekerheid of aan de betrokken opdrachtgever.

Art. 7.De Minister moet zijn gemotiveerde beslissing schriftelijk aan de aanvragende instelling en het Toezichtcomité mededelen, uiterlijk binnen een termijn van vier maanden te rekenen vanaf de datum waarop het voorstel, bedoeld in artikel 2, tweede lid, werd verzonden; de poststempel geldt als bewijs.

In geval van toepassing van artikel 2, derde lid, deelt de Minister zijn beslissing tegelijkertijd mede, naargelang van het geval, aan de betrokken openbare instelling van sociale zekerheid of aan de betrokken opdrachtgever.

Alvorens zijn beslissing te treffen zal de Minister ook nagaan of de in artikel 3, 1° tot 5°, bepaalde voorwaarden vervuld zijn.

Indien deze beslissing niet aan de aanvragende instelling medegedeeld is binnen deze termijn, worden de door deze instelling voorgestelde procedures geacht erkend te zijn door de Minister.

Het vierde lid is niet van toepassing wanneer het advies dat door het Toezichtscomité overeenkomstig artikel 5, eerste lid, wordt verstrekt, ongunstig is. In dat geval is de erkenning van de voorgestelde procedure steeds afhankelijk van een uitdrukkelijke en gemotiveerde beslissing door de Minister.

Onverminderd artikel 10, moet het Toezichtscomité de door de Minister erkende procedures registreren en bewaren, hieronder mede begrepen die bedoeld in het vierde lid.

Art. 8.Wanneer de Minister de procedures die de instellingen hebben voorgelegd erkent of wanneer deze procedures geacht worden erkend te zijn door de Minister, hebben de overeenkomstig de aldus erkende procedures uitgewisselde, meegedeelde, opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens, evenals hun weergave op een leesbare drager, bewijskracht voor de toepassing van de sociale zekerheid en het arbeidsrecht, tot bewijs van het tegendeel.

Deze bewijskracht geldt vanaf de datum waarop de procedures uitdrukkelijk of stilzwijgend erkend zijn, overeenkomstig artikel 7.

Art. 9.Elke wijziging aan een uitdrukkelijke of stilzwijgend erkende procedure om een reden die verband houdt met één van de voorwaarden die deze erkenning hebben gewettigd, is onderworpen aan de bepalingen van de artikelen 2 tot 8.

Art. 10.De Minister kan de uitdrukkelijke of stilzwijgende erkenning intrekken wanneer hij vaststelt dat de voorwaarden die deze erkenning hebben gewettigd geheel of gedeeltelijk niet meer vervuld zijn.

Vooraleer zijn beslissing te nemen kan de Minister het advies van het Toezichtscomité vragen; in dat geval zijn de bepalingen van artikel 4 naar analogie van toepassing. Het Toezichtscomité moet zijn gemotiveerd advies aan de Minister schriftelijk mededelen uiterlijk binnen een termijn van twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop de aanvraag om advies werd verzonden; de poststempel geldt als bewijs.

Indien dit advies niet binnen deze termijn wordt medegedeeld, wordt het geacht gunstig te zijn ten opzichte van het behoud van de erkenning.

De Minister deelt zijn gemotiveerde beslissing schriftelijk mede aan de betrokken instelling en aan het Toezichtscomité. Wanneer artikel 2, derde lid, werd toegepast, deelt de Minister zijn beslissing tegelijkertijd mede, naargelang van het geval, aan de betrokken openbare instelling van sociale zekerheid of aan de betrokken opdrachtgever.

De intrekking van de erkenning heeft uitwerking op de datum van mededeling van de beslissing van de Minister aan de betrokken instelling; de poststempel geldt als bewijs.

Artikel 8 blijft van toepassing voor de periode die de datum van uitwerking van de intrekking van de erkenning voorafgaat.

Art. 11.Dit besluit treedt in werking de eerste dag van de maand volgend op die gedurende welke het in het Belgisch Staatsblad is bekendgemaakt.

Art. 12.Onze Minister van Tewerkstelling en Arbeid en Onze Minister van Justitie zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 15 maart 1999.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Tewerkstelling en Arbeid, Mevr. M. SMET De Minister van Justitie, T. VAN PARYS _______ Nota Verwijzingen naar het Belgisch Staatsblad : Wet van 6 augustus 1993, Belgisch Staatsblad van 9 augustus 1993.