15 MARS 1999. - Arrêté royal relatif à la valeur probante, en matière de sécurité sociale et de droit du travail, des informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites par les services ministériels et les parastataux du Ministère de l'Emploi et du Travail

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté est pris en exécution de l'article 42 de la loi du 6 août 1993Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/08/1993 pub. 18/12/1998 numac 1998015163 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention n° 148 concernant la protection des travailleurs contre les risques professionnels dus à la pollution de l'air, au bruit et aux vibrations sur les lieux de travail, adoptée à Genève le 20 juin 1977 par la Conférence internationale du travail lors de sa soixante-troisième session type loi prom. 06/08/1993 pub. 04/06/2015 numac 2015000253 source service public federal interieur Loi portant approbation et exécution de la Convention internationale portant création d'un fonds international d'indemnisation pour les dommages dus à la pollution par les hydrocarbures, faite à Bruxelles le 18 décembre 1971, et portant exécution des Protocoles à cette Convention, faits à Londres le 27 novembre 1992 et le 16 mai 2003. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant des dispositions sociales et diverses.

Aux termes de cet article 42, le pouvoir exécutif s'est vu confier par le législateur la mission de "déterminer les conditions et les modalités selon lesquelles les informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites selon toute autre technique, ainsi que leur représentation sur un support lisible, ont valeur probante pour l'application de la sécurité sociale et pour l'application de toute autre législation dont ils sont chargés".

Le Ministère de l'Emploi et du Travail et les institutions de sécurité sociale qui en dépendent font de plus en plus usage du traitement électronique des informations qui leur sont nécessaires pour remplir leur importante mission.

L'accroissement permanent de la quantité d'informations impose également d'abandonner des archives-papiers difficilement accessibles au profit des copies électroniques ou optiques.

L'introduction de ces nouvelles technologies pose cependant des problèmes particuliers.

L'un d'entre eux réside dans le vide juridique actuel quant à la force probante des informations enregistrées et traitées de manière électronique. Le bon fonctionnement de la sécurité sociale et du droit du travail postule cependant l'existence de cette force probante. Les assurés sociaux et les employeurs, doivent en effet disposer des garanties nécessaires à cet égard, spécialement quant à l'exactitude de la reproduction ou de la transposition de ces données à partir de leur support papier ou électronique.

L'examen de cette problématique a fait apparaître qu'un règlement uniforme ne peut être envisagé au stade actuel de la technologie.

Indépendamment de la nature et de la typologie des techniques utilisées, les procédures suivies dans le traitement électronique des informations varient selon les institutions et ne peuvent être ramenées à un dénominateur commun.

Il n'est dès lors pour l'instant possible que d'envisager, d'une part, la définition des conditions générales auxquelles les différentes procédures doivent satisfaire pour être suffisament fiables et, d'autre part, dans un cadre facultatif, la mise en place d'un système d'agrément sur demande, devant apprécier l'adéquation des procédures à ces conditions. Si cet examen fait apparaître qu'il est satisfait à ces conditions, l'agrément accordé par le Ministre compétent implique que l'information traitée par ces procédés électroniques reçoit force probante, jusqu'à preuve du contraire.

Il n'est donc pas référé au document original comme critère de référence pour apprécier la valeur probante. Les mesures envisagées permettent en conséquence la destruction des documents originaux et la réduction optimale du problème de l'archivage-papier.

Le document original peut cependant rester utile dans le cadre de contestations relatives au contenu des informations enregistrées ou traitées selon les procédures agréées. Il appartiendra donc à chaque institution d'apprécier dans le cadre de son organisation administrative et des dispositions applicables à la branche en cause, si elle détruit ou non les supports-papier après traitement (en cas d'archivage par exemple).

Les normes générales, auxquelles les procédures doivent satisfaire pour prouver leur fiabilité, sont inspirées de la Recommandation n° R(81) 20 du Conseil de l'Europe, en date du 11 décembre 1981, relative à l'harmonisation des législations en matière d'exigence d'un écrit et en matière d'admissibilité des reproductions de documents et des enregistrements informatiques.

La vérification sera soumise à l'avis préalable du Comité de surveillance institué auprès de la Banque-carrefour de la sécurité sociale par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer, Comité dont les membres sont nommés par le Parlement. La mission dudit Comité de surveillance consiste principalement à assurer la sécurité des données en veillant au traitement correct des informations par les institutions de sécurité sociale. Le contrôle exercé à l'égard de la fiabilité des procédures utilisées constituera un aspect important de cette problématique.

Bien entendu, si l'expérience devait faire apparaître qu'une procédure commune pourrait malgré tout être dégagée, répondant aux besoins de toutes les institutions, l'arrêté en projet pourrait être revu.

Commentaire des articles L'article 1er définit le champ d'application matériel des dispositions proposées par le projet et caractérise les acteurs qui interviennent dans la procédure envisagée.

Aux termes de l'article 1er, 1°, a et b, l'arrêté en projet s'applique au Ministère de l'Emploi et du Travail et aux institutions de sécurité sociale qui relèvent de ce département.

Les modalités prévues par l'arrêté en projet, pris en exécution de l'article 42 de la loi du 6 août 1993Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/08/1993 pub. 18/12/1998 numac 1998015163 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention n° 148 concernant la protection des travailleurs contre les risques professionnels dus à la pollution de l'air, au bruit et aux vibrations sur les lieux de travail, adoptée à Genève le 20 juin 1977 par la Conférence internationale du travail lors de sa soixante-troisième session type loi prom. 06/08/1993 pub. 04/06/2015 numac 2015000253 source service public federal interieur Loi portant approbation et exécution de la Convention internationale portant création d'un fonds international d'indemnisation pour les dommages dus à la pollution par les hydrocarbures, faite à Bruxelles le 18 décembre 1971, et portant exécution des Protocoles à cette Convention, faits à Londres le 27 novembre 1992 et le 16 mai 2003. - Coordination officieuse en langue allemande fermer précitée, visent à organiser dans un cadre global la force probante des informations traitées au moyen des technologies modernes.

Elles doivent soutenir le dialogue électronique qui va, progressivement, caractériser davantage les relations administratives entre les institutions de sécurité sociale au sein du réseau articulé autour de la Banque-carrefour de la sécurité sociale, et qui doit se développer dans la sécurité juridique optimale pour les assurés sociaux et pour les institutions concernées.

Les dispositions de l'article 1er, 1°, c et d complètent l'énumération des catégories intégrées dans le système d'agrément envisagé, tandis que l'article 1er, 2°, précise qui est le Ministre compétent pour accorder l'agrément des procédures proposées par les institutions ainsi définies.

L'ASBL « Société de Mécanographie pour l'application des lois sociales » tombe aussi sous le champ d'application de l'arrêté royal du 22 mars 1993 relatif à la force probante, en matière de sécurité sociale, des informations enregistrées, conservées ou reproduites par les institutions de sécurité sociale. Cet arrêté a, en ce qui concerne la sécurité sociale, à l'égard des institutions qui y sont reprises, la même portée que cet arrêté-ci, étant entendu que l'agréation des modalités et conditions qui y sont visées est accordée par le Ministre qui la Prévoyance sociale dans ses attributions.

Dans le présent arrêté, le Ministre, qui a l'emploi et le travail dans ses attributions, peut agréer ces conditions et modalités pour l'application tant de la sécurité sociale que du droit du travail. En ce qui concerne l'application de la sécurité sociale, il n'existe cependant pas de chevauchement, comme le Conseil d'Etat l'a fait remarqué dans son avis L28899/1, étant donné que l'application de la sécurité sociale reste limitée à la branche du chômage.

L'article 2 instaure le système d'agrément ministérielle des procédures technologiques utilisées, agrément qui conditionne la reconnaissance de la valeur probante des informations en cause pour l'application de la sécurité sociale et du droit du travail (voir également commentaire de l'article 8).

Le système envisagé n'est pas obligatoire, en ce sens que les institutions (telles qu'elles sont définies par l'article 1er, 1°), ont en effet la faculté de solliciter l'agrément desdites procédures par le Ministre compétent. Si elles ne font pas appel au système envisagé, ces institutions continuent d'évoluer dans le cadre juridique qui est applicable aux informations qu'elles enregistrent, communiquent, conservent ou reproduisent.

Il est également loisible aux institutions en cause de définir, de manière sélective le cas échéant, les informations, les types de données sociales qu'elles souhaitent voir intégrer dans le système proposé.

Dans la mesure où les institutions font appel à celui-ci, elles doivent soumettre simultanément par écrit au Ministre compétent et au Comité de surveillance institué auprès de la Banque-carrefour de la sécurité sociale, leurs propositions quant aux procédures qu'elles envisagent d'utiliser dans le cadre technologique décrit.

Cette simultanéité dans la transmission des propositions permet de saisir sans délai le Comité de surveillance, sans intervention de l'autorité ministérielle. Celle-ci doit être informée quant à l'introduction de propositions par l'institution en cause, pour lui permettre d'apprécier le respect du délai fixé par l'article 5.

Il est en outre prévu que : 1° les institutions coopérantes de sécurité sociale au sens de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer (c'est-à-dire les organismes de droit privé, autres que les secrétariats sociaux d'employeurs agréés pour collaborer à l'application de la sécurité sociale) doivent transmettre en même temps leur proposition à l'institution publique de sécurité sociale sous le contrôle de laquelle elles sont placées dans la cadre de la gestion de la branche de la sécurité sociale pour l'application de laquelle elles sont agréées. Il est en effet logique que l'institution publique centrale de la branche de sécurité sociale considérée soit saisie des propositions en cause pour lui permettre d'en recommander la coordination éventuelle et d'en apprécier la pertinence dans le cadre des dispositions légales et réglementaires dont elle doit surveiller l'application.

Aux termes de l'article 4, alinéa 2, de l'arrêté en projet, le Comité de surveillance est d'ailleurs tenu d'entendre, outre les représentants de l'institution proposante, les représentants de cette institution publique centrale, dont l'avis ne lie bien évidemment pas le Comité de surveillance. 2° la Société de Mécanographie pour l'application des lois sociales et les sous-traitants doivent transmettre leur proposition à leur commettant pour permettre à celui-ci d'en apprécier la pertinence dans le cadre de ses obligations légales et réglementaires et, en outre, à l'institution publique centrale qui gère la branche de sécurité sociale considérée lorsque ce commettant est une institution coopérante de sécurité sociale (en fonction des considérations développées au 1° ci-dessus).Dans ce cas également, le Comité de surveillance doit entendre les représentants désignés aux termes de l'article 4, alinéa 2.

Le Comité de surveillance fondera son avis sur tous les éléments d'appréciation qui lui paraissent utiles.

En vertu de l'article 3, le Comité doit cependant vérifier si les conditions techniques précisées, qui font l'objet d'un article distinct, sont notamment remplies.

Le Comité devra ainsi s'assurer par exemple que la procédure prévoit l'enregistrement systématique et sans lacune des données à conserver.

Cela ne signifie pas pour autant que ces données ne peuvent pas être réparties matériellement sur les supports informatiques ou qu'elles ne peuvent pas être séparées les unes des autres par des espaces non décrits. La technologie informatique implique d'ailleurs inévitablement de telles procédures et prévoit dès lors d'autres moyens pour garantir l'exactitude des données.

Les conditions techniques en cause sont inspirées de la Recommandation n° R(81) 20 du Conseil de l'Europe.Les conditions et les règles prévues par les articles 4 et 5 de cette Recommandation en ce qui concerne la reproduction de documents par micrographie et les programmes informatiques ne sont pas insérées dans l'article 3 de l'arrêté en projet. Il paraît préférable en effet de ne pas s'enfermer dans un contexte technologique précis, dont l'évolution constante impliquerait d'ailleurs des adaptations permanentes du dispositif présenté, mais de dégager les principes généraux dont le respect doit constituer le socle minimal des conditions d'agrément.

Il reste bien évidemment loisible au Comité de surveillance de prendre ces conditions et règles en considération, selon les circonstances et le contenu de la demande d'agrément, pour apprécier la pertinence, la validité et la fiabilité des procédures en cause.

L'article 4 impose au Comité de surveillance d'entendre, avant de formuler son avis, les représentants de l'institution demanderesse, qui doivent lui fournir toutes précisions souhaitées.

De même, le Comité de surveillance est tenu d'entendre, avant d'émettre son avis, les représentants de l'institution publique centrale (lorsque la demande est introduite par une institution coopérante) ou du commettant, dans les circonstances définies par l'article 2, alinéa 3, de l'arrêté en projet. Cette audition doit intervenir en présence des représentants de l'institution demanderesse.

Cet examen des propositions initiales peut conduire, en concertation avec les représentants des institutions en cause, à des adaptations des procédures proposées initialement.

L'article 5 impose au Comité de surveillance de communiquer son avis au Ministre dans un délai prescrit, à savoir au plus tard dans les deux mois à compter de la date à laquelle l'institution demanderesse lui a transmis ces propositions. Cette date, comme la date d'expiration de ce délai, sont déterminées par référence au cachet de la poste.

Cet avis doit être communiqué par écrit et expédié par la poste pour permettre d'apprécier, en fonction du critère défini (le cachet de la poste) le respect du délai imparti.

A cet égard, un avis transmis par téléfax ne pourrait pas être considéré comme valablement communiqué dans le cadre de l'application de l'alinéa 1er ou de l'alinéa 2, tout en gardant sa valeur indicative quant à son contenu.

Le Comité de surveillance doit motiver son avis (voir à ce propos les considérations développées à l'article 7 quant à l'opportunité de souligner expressément cette obligation de motivation).

Si cet avis n'est pas exprimé dans les formes et délais prescrits, il est réputé favorable.

L'avis du Comité de surveillance, qu'il soit favorable ou défavorable, exprimé ou présumé ne lie pas le Ministre en cause.

L'article 6 impose au Comité de surveillance, en même temps qu'il transmet au Ministre compétent son avis (favorable ou défavorable), de communiquer celui-ci à l'institution demanderesse et, en cas d'application de l'article 2, alinéa 3, à l'institution publique de sécurité sociale concernée ou au commettant en cause selon les circonstances (voir à ce propos le commentaire de l'article 2).

Cette communication permet de lever l'incertitude dans laquelle se trouverait l'institution demanderesse (et ces autres parties concernées) par rapport à l'incidence qu'aurait sur la demande d'agrément le silence du Comité de surveillance (application de l'article 5, alinéa 2) ou du Ministre (application de l'article 7, alinéa 4 ou 5).

Elle permet également à l'institution demanderesse d'apprécier la validité des procédures quant au respect des délais impartis et la pertinence de la motivation.

Aux termes de l'article 7, le Ministre compétent doit communiquer sa décision à l'institution demanderesse et au Comité de surveillance au plus tard dans un délai de 4 mois à compter de la date d'expédition de ses propositions par cette institution. Cette date, comme la date d'expiration du délai, sont déterminées par référence au cachet de la poste.

L'autorité ministérielle dispose ainsi au minimum d'un délai de deux mois, compte tenu de l'article 5, pour prendre sa décision.

Il va de soi que le Ministre devra fonder sa décision sur le respect, qu'il doit vérifier, des conditions techniques visées à l'article 3, 1° à 5°, et sur l'avis du Comité de surveillance (exprimé ou réputé favorable, en vertu de l'article 5), même s'il n'est pas lié par celui-ci.Le Ministre prendra également en compte tous les autres éléments d'appréciation qui lui paraissent utiles, en matière de sécurité et de protection des informations par exemple ou en matière de reproduction des informations sur un support lisible.

Cette décision doit être communiquée par écrit et expédiée par la poste pour permettre à l'institution demanderesse d'apprécier, en fonction du critère défini (le cachet de la poste), le respect du délai imparti.

A cet égard, une décision transmise par téléfax ne pourrait pas être considérée comme valablement communiquée dans le cadre de l'application de l'alinéa 1er ou de l'alinéa 4; une telle transmission n'est pas interdite mais n'aurait aucune valeur juridique qui, en vertu du texte proposé, n'est acquise que par l'expédition postale de la décision dans le délai prescrit, sans préjudice de l'alinéa 4.

La décision du Ministre peut être communiquée par simple lettre, qui doit cependant comporter, en annexe, les procédures expressément agréées, pour éviter toute contestation.

Cette décision, qu'elle soit favorable ou défavorable, doit être motivée. Il a paru préférable, par souci de clarté et de précision, de maintenir cette obligation de motivation dans le dispositif présenté d'une manière générale, c'est-à-dire en l'étendant à l'hypothèse dans laquelle le Ministre accorde l'agrément après avis favorable du Comité de surveillance.

Si le Ministre accorde l'agrément malgré l'avis défavorable du Comité de surveillance ou lorsqu'il refuse celui-ci malgré l'avis favorable du Comité de surveillance, il devra légitimement veiller à une motivation qualifiée et spécialement explicite (voir également alinéa 5).

Lorsque l'article 2, alinéa 3, de l'arrêté en projet a été appliqué (voir commentaire de cette disposition), le Ministre doit, en même temps qu'il transmet à l'institution demanderesse sa décision, communiquer celle-ci à l'institution publique de sécurité sociale concernée ou au commettant en cause, selon les circonstances. Par cette obligation de communication, les autres parties concernées sont ainsi informées du résultat de la procédure d'agrément entreprise, soit par la réception d'une décision expresse, soit par la constatation d'une décision présumée favorable par expiration du délai prescrit (puisque ces autres parties ont également connaissance de l'avis du Comité de surveillance).

Si la décision ministérielle n'est pas communiquée à l'institution demanderesse dans le délai prescrit par alinéa 1er, les procédures présentées sont censées être agréées et les informations ainsi traitées acquièrent valeur probante dans le cadre défini.

Cette présomption d'agrément n'est cependant pas applicable lorsque les procédures proposées ont fait l'objet d'un avis défavorable du Comité de surveillance, que celui-ci doit avoir communiqué au Ministre dans le délai qui lui est imparti par l'article 5, alinéa 1er. Dans ce cas, l'agrément éventuelle de ces procédures doit toujours faire l'objet d'une décision ministérielle, expresse et motivée.

Le Ministre compétent doit également communiquer sa décision au Comité de surveillance pour permettre à celui-ci d'enregistrer et de conserver les procédures qui sont expressément agréées; le Comité agira de même à l'égard des procédures agréées par présomption, en cas d'application de l'article 7, alinéa 4.

Il convient également, par référence à l'article 10 (voir commentaire de cet article), que le Comité de surveillance tienne compte des retraits d'agrément qui interviendraient.

La décision du Ministre, qui conduit à un refus (ou à un retrait) d'agrément n'est pas susceptible de recours spécifique, sauf celui ouvert à l'égard de tout acte administratif.

Lorsque le Ministre refuse (ou retire) l'agrément, il est évident que l'institution en cause a tout intérêt à représenter le plus rapidement possible de nouvelles propositions qui tiennent compte des constatations critiques du Comité de surveillance ou du Ministre lui-même. En effet, ce refus d'agrément implique que les informations traitées dans le cadre de ces procédures n'ont d'autre force probante pour l'application de la sécurité sociale et du droit du travail, que celle que leur confère le droit commun.

Ces institutions devront alors évoluer dans un contexte administratif qui reste, en principe, lié en toute sécurité juridique au support-papier, avec toutes les difficultés pratiques que cela suppose, notamment en matière d'archivage.

Aux termes de l'article 8, l'agrément, expresse ou tacite, par le Ministre compétent confère aux informations, traitées dans le cadre de ces procédures technologiques ainsi reconnues, force probante pour l'application de la sécurité sociale et du droit de travail jusqu'à preuve du contraire. Il reste donc loisible aux intéressés de fournir par exemple des documents qui infirment ou corrigent les données qui les concernent ou qui leur sont opposées.

L'article 8, alinéa 2 précise la date à partir de laquelle les informations acquièrent valeur probante juris tantum pour l'application de la sécurité sociale, c'est-à-dire soit à partir de la date de la décision ministérielle (en cas d'agrément expresse) soit à partir de l'expiration du délai prescrit (en cas d'agrément tacite), selon qu'il y ait eu application de l'article 7, alinéas 1er ou 4.

D'autre part, il paraît raisonnable, en fonction des principes généraux applicables en matière de preuve en droit commun, que, si les procédures agréées en vertu de l'arrêté en projet, sont celles déjà utilisées avant cette agrément officielle, les informations ainsi traitées à l'époque dans le cadre de ces procédures puissent bénéficier par présomption de la même force probante pour l'application de la sécurité sociale et du droit du travail.

Il faut, dans le cadre de l'article 8 et par référence au champ d'application du projet d'arrêté, entendre la "sécurité sociale" au sens de la définition qui en est donnée par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, mais limitée aux branches de la sécurité sociale des travailleurs salariés et aux régimes résiduaires qui relèvent de la compétence du Ministère de l'Emploi et du Travail.

Aux termes de l'article 9, toute modification à une procédure agréée doit intervenir conformément aux dispositions régissant l'agrément initiale.

Il doit cependant s'agir d'une modification qui influence, de manière significative (dimension laissée à l'appréciation de l'institution concernée), les paramètres pris en considération, en vertu de l'article 3 notamment, pour apprécier la pertinence et la validité des procédures proposées (par exemple une adaption technique mineure de la programmation, qui ne modifie pas le contenu des conditions générales acceptées, ne doit pas faire l'objet d'une nouvelle demande d'agrément).

Si l'agrément est en principe accordé pour une durée illimitée, l'article 10 organise, sous forme de dispositions distinctes, les conditions, la procédure et les effets d'un retrait d'agrément.

Il se justifie en effet de permettre au Ministre de retirer l'agrément, intervenu par décision expresse ou tacitement, lorsqu'il constate que les conditions qui ont justifié celui-ci ne sont pas ou plus respectées par l'institution demanderesse à l'époque, comme cela peut apparaître, par exemple, d'une enquête du Comité de surveillance, déclenchée d'initiative, sur demande ou sur plainte.

Celui-ci peut alors soumettre une proposition de retrait d'agrément au Ministre.

Il est également loisible au Ministre de demander l'avis du Comité de surveillance au sujet d'un retrait potentiel de l'agrément, qui serait justifié par des constatations critiques quant au respect, total ou partiel, des procédures agréées.

Il est indiqué, dans cette dernière hypothèse, que la procédure d'audition et de concertation prévue par l'article 4 de l'arrêté en projet se déroule par analogie avec la procédure suivie à l'époque vis-à-vis de l'institution demanderesse et des autres parties éventuellement concernées. De même, le Comité de surveillance peut choisir de recourir à cette procédure, avant de soumettre d'initiative une proposition de retrait d'agrément au Ministre.

Il n'est pas exclu par ailleurs que le Comité de surveillance, usant de son pouvoir de saisine, déclenche des procédures de concertation susceptibles de confirmer ou de rétablir le respect technique des conditions qui ont justifié l'agrément, sans qu'une intervention ministérielle soit nécessaire en la circonstance.

Lorsqu'il est saisi par le Ministre compétent, le Comité de surveillance doit lui communiquer par écrit son avis motivé dans le même délai que celui fixé par l'article 5, alinéa 1er. Il est prévu en outre que cet avis est réputé favorable au maintien de l'agrément s'il n'est pas communiqué dans ce délai.

Les autres considérations développées dans le cadre du commentaire des articles 4 à 7 de l'arrêté en projet sont valables mutatis mutandis.

Le retrait de l'agrément est toujours subordonné à une décision ministérielle expresse.

Il est enfin précisé que le retrait de l'agrément produit ses effets à la date de la communication de la décision ministérielle à l'institution concernée.

La force probante accordée aux informations traitées selon des procédures agréées reste acquise jusqu'au moment où le retrait de l'agrément produit ses effets, même si le non-respect des conditions qui ont justifié cette agrément est antérieur à cette date d'effet.

L'article 11 fixe la date d'entrée en vigueur du projet.

Les observations du Conseil d'Etat ont été prises en considération, selon les conditions précisées dans le commentaire des articles en cause.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux, et très fidèles serviteurs, La Ministre de l'Emploi et du Travail, Mme M. SMET Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS

15 MARS 1999. - Arrêté royal relatif à la valeur probante, en matière de sécurité sociale et de droit du travail, des informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites par les services ministériels et les parastataux du Ministère de l'Emploi et du Travail ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 6 août 1993Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/08/1993 pub. 18/12/1998 numac 1998015163 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention n° 148 concernant la protection des travailleurs contre les risques professionnels dus à la pollution de l'air, au bruit et aux vibrations sur les lieux de travail, adoptée à Genève le 20 juin 1977 par la Conférence internationale du travail lors de sa soixante-troisième session type loi prom. 06/08/1993 pub. 04/06/2015 numac 2015000253 source service public federal interieur Loi portant approbation et exécution de la Convention internationale portant création d'un fonds international d'indemnisation pour les dommages dus à la pollution par les hydrocarbures, faite à Bruxelles le 18 décembre 1971, et portant exécution des Protocoles à cette Convention, faits à Londres le 27 novembre 1992 et le 16 mai 2003. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant des dispositions sociales et diverses, notamment l'article 42;

Vu la loi du 25 avril 1993 sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale, notamment l'article 15;

Vu l'urgence;

Vu l'avis rendu par le Conseil d'Etat le 25 février 1999 en application de l'article 84, alinéa premier, 2° des lois sur le Conseil d'Etat;

Considérant que la force probante des données informatiques doit être réglée aussi rapidement que possible pour le bon fonctionnement des services d'inspection du département et de l'ONEM, étant donné qu'à partir du 1er janvier 1999, ceux-ci peuvent effectuer leur contrôle sur les lieux de travail grâce, notamment à la carte d'identité sociale et de demander les données nécessaires au moyen de PC portables et de GSM à un certain nombre de banques de données;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par : 1° "institutions" : a) le Ministère de l'Emploi et du Travail;b) les institutions de sécurité sociale suivantes : - l'Office national de l'Emploi; - le Pool des marins de la marine marchande; - la Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage; - les Fonds de sécurité d'existence; - le Fonds d'indemnisation des travailleurs licenciés en cas de fermeture d'entreprises; - les organismes de paiement des allocations de chômage institués par les organisations représentatives des travailleurs visés à l'article 7, § 2, de l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs; - les organismes privés de paiement des indemnités d'attente créés par les organisations représentatives des marins visés à l'article 77 de l'arrêté royal du 9 avril 1965 relatif au Pool des marins de la marine marchande; c) l'asbl « la Société de Méchanographie pour l'application des lois sociales »;d) les sous-traitants des catégories précitées;2° "Ministre" : le Ministre qui a l'Emploi et le Travail dans ses attributions;3° "Comité de surveillance" : le Comité de surveillance institué auprès de la Banque-carrefour de la sécurité sociale par la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale.

Art. 2.Les institutions peuvent soumettre à l'agréation du Ministre les conditions et modalités selon lesquelles elles échangent, communiquent, enregistrent, conservent ou reproduisent, selon des procédés photographiques, optiques, électroniques ou par toute autre technique, les informations dont elles disposent ou qui leur sont transmises, en vue de l'application de la sécurité sociale ou du droit du travail, ainsi que les conditions et modalités selon lesquelles elles assurent la représentation de ces informations sur un support lisible.

Les institutions soumettent leur proposition écrite au Ministre. Elles la soumettent simultanément à l'avis du Comité de surveillance.

En vue de l'application de l'article 4, alinéa 2, elles transmettent en même temps leur proposition : 1° à l'institution publique de sécurité sociale visée à l'article 2, alinéa 1er, 2°, a, de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer précitée, sous le contrôle de laquelle elles sont placées, lorsqu'il s'agit d'institutions visées à l'article 2, alinéa 1er, 2°, b, de ladite loi;2° à leur commettant, s'il s'agit d'une institution visée à l'article 1er, 1°, c ou d, et, le cas échéant, à l'institution publique de sécurité sociale visée à l'article 2, alinéa 1er, 2°, a, de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer précitée sous le contrôle de laquelle ce commettant est placé lorsque celui-ci est une institution visée à l'article 2, alinéa 1er, 2°, b, de ladite loi.

Art. 3.Le comité de surveillance doit examiner si la procédure proposée répond notamment aux conditions suivantes : 1° la proposition décrit la procédure avec précision;2° la technologie utilisée garantit une reproduction fidèle, durable et complète des informations;3° les informations sont enregistrées systématiquement et sans lacunes;4° les informations traitées sont conservées avec soin, classées systématiquement et protégées contre toute altération;5° les données suivantes sont conservées quant au traitement des informations : a) l'identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui a exécuté celui-ci;b) la nature et l'objet des informations auxquelles le traitement se rapporte;c) la date et le lieu de l'opération;d) les perturbations éventuelles qui sont constatées lors du traitement.

Art. 4.Avant de formuler son avis, le Comité de surveillance entend les représentants de l'institution demanderesse.

En cas d'application de l'article 2, alinéa 3, le Comité de surveillance entend également, en présence des représentants de l'institution demanderesse, les représentants de l'institution publique de sécurité sociale concernée ou du commettant en cause, selon le cas.

Des adaptations peuvent être apportées, en concertation avec les représentants visés à l'alinéa 1er ou à l'alinéa 2, à la procédure proposée.

Art. 5.Le Comité de surveillance doit communiquer par écrit son avis motivé au Ministre, dans un délai de deux mois à compter de la date d'expédition de la proposition visée à l'article 2, alinéa 2, le cachet de la poste faisant foi.

Cet avis est réputé favorable s'il n'est pas communiqué dans ce délai.

Art. 6.Le Comité de surveillance communique simultanément son avis à l'institution demanderesse et, en cas d'application de l'article 2, alinéa 3, à l'institution publique de sécurité sociale concernée ou au commettant en cause, selon le cas.

Art. 7.Le Ministre doit communiquer par écrit sa décision motivée à l'institution demanderesse et au Comité de surveillance, dans un délai de quatre mois à compter de la date d'expédition de la proposition visée à l'article 2, alinéa 2, le cachet de la poste faisant foi.

En cas d'application de l'article 2, alinéa 3, le Ministre communique simultanément sa décision à l'institution publique de sécurité sociale concernée ou au commettant en cause, selon le cas.

Avant de prendre sa décision, le Ministre doit également vérifier si les conditions visées à l'article 3, 1° à 5°, sont remplies.

Si cette décision n'est pas communiquée à l'institution demanderesse dans ce délai, les procédures proposées par celle-ci sont censées être agréées par le Ministre.

L'alinéa 4 n'est pas applicable lorsque l'avis émis par le Comité de surveillance, conformément à l'article 5, alinéa 1er, est défavorable.

Dans ce cas, l'agrément des procédures proposées est toujours subordonnée à une décision expresse et motivée du Ministre.

Sans préjudice de l'article 10, le Comité de surveillance est chargé d'enregistrer et de conserver les procédures agréées par le Ministre, y compris celles visées à l'article 4.

Art. 8.Lorsque le Ministre agrée les procédures que les institutions lui ont soumises ou lorsque ces procédures sont censées être agréées par le Ministre, les informations échangées, communiquées, enregistrées, conservées ou reproduites conformément aux procédures ainsi agréées, de même que leur représentation sur un support lisible, ont valeur probante pour l'application de la sécurité sociale et du droit du travail, jusqu'à preuve du contraire.

Cette valeur probante est acquise à partir de la date à laquelle les procédures sont agréées, expressément ou tacitement, conformément à l'article 7.

Art. 9.Toute modification apportée à une procédure agréée, expressément ou tacitement, pour un motif se rapportant à une condition qui a justifié cette agrément, est soumise aux dispositions des articles 2 à 8.

Art. 10.Le Ministre peut retirer l'agrément, expresse ou tacite, lorsqu'il constate que les conditions qui l'ont justifiée ne sont plus remplies, totalement ou partiellement.

Avant de prendre sa décision, le Ministre peut demander l'avis du Comité de surveillance; dans ce cas, les dispositions de l'article 4 sont applicables par analogie. Le Comité de surveillance doit communiquer par écrit son avis motivé au Ministre, dans un délai de deux mois à compter de la date d'expédition de la demande d'avis, le cachet de la poste faisant foi.

Cet avis est réputé favorable au maintien de l'agrément s'il n'est pas communiqué dans ce délai.

Le Ministre communique par écrit sa décision motivée à l'institution concernée, et au Comité de surveillance. Lorsqu'il a été fait application de l'article 2, alinéa 3, le Ministre communique simultanément sa décision à l'institution publique de sécurité sociale ou au commettant en cause, selon le cas.

Le retrait de l'agrément produit ses effets à la date de la communication de la décision du Ministre à l'institution concernée, le cachet de la poste faisant foi.

L'article 8 reste applicable pour la période antérieure à la date d'effet du retrait de l'agrément.

Art. 11.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel il aura été publié au Moniteur belge.

Art. 12.Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 15 mars 1999.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de l'Emploi et du Travail, Mme M. SMET Le Ministre de la Justice, T. VAN PARYS _______ Note Références au Moniteur belge : Loi du 6 août 1993Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/08/1993 pub. 18/12/1998 numac 1998015163 source ministere des affaires etrangeres, du commerce exterieur et de la cooperation au developpement Loi portant assentiment à la Convention n° 148 concernant la protection des travailleurs contre les risques professionnels dus à la pollution de l'air, au bruit et aux vibrations sur les lieux de travail, adoptée à Genève le 20 juin 1977 par la Conférence internationale du travail lors de sa soixante-troisième session type loi prom. 06/08/1993 pub. 04/06/2015 numac 2015000253 source service public federal interieur Loi portant approbation et exécution de la Convention internationale portant création d'un fonds international d'indemnisation pour les dommages dus à la pollution par les hydrocarbures, faite à Bruxelles le 18 décembre 1971, et portant exécution des Protocoles à cette Convention, faits à Londres le 27 novembre 1992 et le 16 mai 2003. - Coordination officieuse en langue allemande fermer, Moniteur belge du 9 août 1993.