Huishoudelijk reglement van de bestuurlijke Commissie belast met het toezicht op de specifieke en uitzonderlijke methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (BIM Commissie) Inleiding Dit reglement betreft, in uitvoering van artikel 43/1, § 1, derde lid van de wet van 30 november 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 bron ministerie van landsverdediging Wet houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst sluiten houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst, zoals gewijzigd door de wet van 4 februari 2010Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2010 pub. 10/03/2010 numac 2010009144 bron federale overheidsdienst justitie Wet betreffende de methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten sluiten, de werking van de Bestuurlijke commissie belast met het toezicht op de specifieke en uitzonderlijke methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, voor zover deze niet uitdrukkelijk bij de wet of het uitvoerend koninklijk besluit van 12 oktober 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/10/2010 pub. 08/11/2010 numac 2010009868 bron federale overheidsdienst justitie en ministerie van landsverdediging Koninklijk besluit houdende uitvoering van diverse bepalingen van de wet van 30 november 1998 houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten sluiten geregeld is.

Terminologie

Artikel 1.In dit reglement wordt verstaan onder : "de wet" : de wet van 30 november 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 bron ministerie van landsverdediging Wet houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst sluiten houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst; "het Koninklijk besluit": Koninklijk besluit van 12 oktober 2010Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 12/10/2010 pub. 08/11/2010 numac 2010009868 bron federale overheidsdienst justitie en ministerie van landsverdediging Koninklijk besluit houdende uitvoering van diverse bepalingen van de wet van 30 november 1998 houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten sluiten houdende uitvoering van diverse bepalingen van de wet van 30 november 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 bron ministerie van landsverdediging Wet houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst sluiten houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten; "de BIM Commissie": de bestuurlijke commissie belast met het toezicht op de specifieke en uitzonderlijke methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, opgericht bij wet van 4 februari 2010Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2010 pub. 10/03/2010 numac 2010009144 bron federale overheidsdienst justitie Wet betreffende de methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten sluiten betreffende de methoden voor het verzamelen van gegevens door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten, wijzigende de wet van 30 november 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 bron ministerie van landsverdediging Wet houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst sluiten houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst; "de leden" : de drie effectieve magistraten van de BIM Commissie; "de plaatsvervanger": de voor ieder lid aangewezen magistraat-plaatsvervanger; "het secretariaat" : het secretariaat van de BIM Commissie zoals bedoeld in artikel 43/1, § 5, van de wet van 30 november 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 bron ministerie van landsverdediging Wet houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst sluiten houdende regeling van de inlichtingen- en veiligheidsdienst en in het Koninklijk Besluit van 26 september 2010 betreffende het secretariaat van de bestuurlijke commissie.

Samenstelling

Art. 2.De BIM Commissie is samengesteld uit drie effectieve leden.

Voor elk lid wordt een plaatsvervanger aangewezen. De effectieve leden en hun plaatsvervangers hebben de hoedanigheid van magistraat. Onder de effectieve leden heeft één lid de hoedanigheid van magistraat van het openbaar ministerie en hebben beide andere leden de hoedanigheid van rechter, waarvan één van onderzoeksrechter. De plaatsvervangende leden hebben dezelfde hoedanigheid als het effectief lid dat zij vervangen. De leden dragen de titel van magistraat.

Het voorzitterschap van de BIM Commissie wordt uitgeoefend door de magistraat die de hoedanigheid van onderzoeksrechter heeft.

Zetel

Art. 3.De werkzaamheden van de BIM Commissie vinden plaats op de zetel van de commissie gevestigd te 1000 Brussel, Koning Albert II-laan 6.

De werkzaamheden van de Commissie kunnen eveneens buiten de zetel plaatsvinden telkens dit voor de noodwendigheden van de dienst vereist is.

Werking van de BIM Commissie

Art. 4.De BIM Commissie beraadslaagt telkens dit nodig blijkt voor de noodwendigheden van de dienst. Ieder lid kan om een beraadslaging verzoeken.

Een beraadslaging grijpt zo spoedig mogelijk plaats op het ogenblik waarop de leden aanwezig kunnen zijn en rekening houdende met de goede werking van de commissie.

In beginsel roept de voorzitter de leden samen. Zo om een beraadslaging wordt verzocht door één van de andere leden kan ook dit lid zelf de andere leden samenroepen.

De oproeping van de leden is aan geen formaliteiten onderworpen maar dient op de meest snelle en efficiënte wijze te geschieden.

In beginsel bepaalt de voorzitter de agenda. De agenda wordt uiterlijk bij de aanvang van de beraadslaging door de voorzitter medegedeeld. Op elk ogenblik kan een lid verzoeken een punt toe te voegen aan de agenda.

Elk lid voert, naar eigen keuze, het woord in het nederlands of in het frans.

De BIM Commissie beraadslaagt en beslist geldig overeenkomstig de bepalingen van de wet.

De beraadslaging vindt plaats achter gesloten deuren.

De BIM Commissie kan tijdens de beraadslaging, binnen haar wettelijke bevoegdheden, op elk ogenblik, derden horen indien zij dit nuttig acht.

Alle agendapunten waarover beraadslaagd wordt, worden opgetekend in het Register van de beraadslagingen en ondertekend door de voorzitter, of, bij zijn afwezigheid, door een ander lid.

Ieder lid kan aan iemand van het secretariaat vragen hem of de Commissie bij te staan tijdens een beraadslaging of een vergadering.

Plaatsvervangende leden

Art. 5.Een effectief lid dat verhinderd is om aan een beraadslaging deel te nemen, verwittigt hiervan onmiddellijk de voorzitter die zo nodig de plaatsvervanger oproept.

Zo de voorzitter verhinderd is om aan een beraadslaging deel te nemen, verwittigt hij onmiddellijk een effectief lid dat zo nodig de plaatsvervanger van de voorzitter oproept.

Ieder effectief lid dient met zijn plaatsvervanger te overleggen om in zijn vervanging te voorzien tijdens de verlofperiodes.

Het secretariaat van de BIM Commissie staat in voor de opvolging van de aanwezigheden/beschikbaarheden van de effectieve dan wel de plaatsvervangende leden en houdt daarvan een register bij.

Secretariaat

Art. 6.De BIM Commissie wordt ondersteund door een secretariaat dat is samengesteld uit twee personeelsleden die door de inlichtingen- en veiligheidsdiensten worden gedetacheerd. Zij dragen de titel van secretaris.

Het secretariaat draagt zorg voor de bewaring van het archief, de documenten en de briefwisseling, hierbij rekening houdende met de veiligheidsvoorschriften voorzien in de wet betreffende de classificatie van 11 december 1998. Het secretariaat houdt een register bij van de documenten en de briefwisseling.

Het secretariaat valt onder het functioneel gezag van de voorzitter.

Permanentie van de BIM Commissie en van het secretariaat

Art. 7.Het secretariaat van de BIM Commissie is elke werkdag open van 08.00 tot 16.00 uur.

De leden of desgevallend hun plaatsvervangers zijn permanent bereikbaar en beschikbaar.

Werkingsmiddelen en rekeningen

Art. 8.Bij toepassing van artikel 43/1, § 1, lid 2, van de wet stelt de BIM Commissie elk jaar een begrotingsvoorstel op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers. De effectieve leden zullen bij het onderzoek van het begrotingsvoorstel toelichting geven en bewijsstukken overmaken.

De effectieve leden zijn verantwoordelijk voor het beheer van de geldmiddelen binnen de grenzen van het aan de BIM Commissie toegekende budget.

De betalingsverbintenissen en/of de facturen dienen door de drie effectieve leden goedgekeurd te worden alvorens tot betaling kan overgegaan worden. Bij verhindering van een effectief lid voor een periode langer dan vijf dagen of bij dringende uit te voeren betalingen volstaat de schriftelijke goedkeuring van de factuur en/of betalingsverbintenis door twee effectieve leden. Het verhinderd lid wordt bij terugkomst steeds onmiddellijk op de hoogte gesteld van gemaakte uitgaven of uitgevoerde betalingen.

In geval van verhindering van twee effectieve leden kunnen énkel dringende betalingen uitgevoerd worden door het derde effectief lid mits voorafgaandelijke via telefoon of email gegeven goedkeuring van minstens één effectief lid.

De betalingen gebeuren door de voorzitter of door een aangewezen effectief lid.

Wanneer een betaling het bedrag van € 4.000,00 overschrijdt zijn steeds minstens de handtekeningen van twee effectieve leden nodig, behoudens voor de betaling van de wedden, lonen en toelagen.

De effectieve leden : - doen nazicht van de facturen en documenten; - controleren de regelmatigheid van de geleverde goederen; - zien toe op de uitgaven en het niet overschrijden van het budget; - zien toe op het correct boeken van de facturen en stukken.

Ieder effectief lid kan ten alle tijde inzage nemen van de boekhouding en de stukken ten einde nazicht te verrichten.

Trimestrieel wordt een staat van inkomsten en uitgaven opgemaakt die wordt voorgelegd aan de effectieve leden.

Op het einde van ieder werkjaar maakt de BIM Commissie de rekeningen op van alle inkomsten en uitgaven. Een afrekening wordt overgemaakt aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers.

De jaarlijkse afrekening van de boekhouding wordt ter controle eveneens overgemaakt aan het Rekenhof.

Onverenigbaarheden en deontologie

Art. 9.Elk lid bepaalt zelf naar analogie met de onverenigbaarheden en de belangenconflicten in de uitoefening van het rechterlijk ambt en met inachtneming van de desbetreffende artikelen van het Gerechtelijk Wetboek, of hij al dan niet een onverenigbaarheid of een belangenconflict meent te hebben in een concreet dossier.

Het lid dat geconfronteerd wordt met een onverenigbaarheid of een belangenconflict behandelt het dossier niet, neemt niet deel aan de beraadslaging en de stemming. Het lid zal vervangen worden door zijn plaatsvervanger voor de behandeling van dat specifiek dossier. Het bestaan van het belangenconflict wordt vermeld in het Register van de beraadslagingen.

De Commissie en zijn leden oefenen hun bij wet opgelegde opdrachten uit in alle onafhankelijkheid, objectief, met respect voor het beroepsgeheim inzake interne beraadslaging en voor de voorgeschreven wettelijke bepalingen betreffende geclassificeerde vertrouwelijke, geheime en zeer geheime informatie.

De leden doen geen afbreuk aan het vertrouwen van derden in de onafhankelijkheid en goede werking van de Commissie.

De leden zijn in het bijzonder verplicht de termijnen voor de uitvoering van hun opdrachten na te leven en tijdig aanwezig te zijn op de beraadslagingen.

Goedkeuring en inwerkingtreding

Art. 10.Dit huishoudelijk reglement werd unaniem goedgekeurd door de drie effectieve leden van de BIM Commissie op 3 mei 2016.

Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden na goedkeuring hiertoe door minimum twee effectieve leden van de BIM Commissie.

Onderhavig huishoudelijk reglement treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 3 mei 2016.