Règlement d'ordre intérieur de la Commission administrative chargée de la surveillance des méthodes spécifiques et exceptionnelles de recueil de données par les services de renseignement et de sécurité (Commission BIM) Introduction Le présent règlement concerne le règlement d'ordre intérieur que la Commission administrative, affectée à la surveillance des méthodes spécifiques et exceptionnelles de recueil de données par les services de renseignement et de sécurité, est chargée de rédiger en exécution de l'article 43/1, § 1, troisième alinéa, de la loi organique du 30 novembre 1998 des services de renseignement et de sécurité, modifiée par la loi du 4 février 2010Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/02/2010 pub. 10/03/2010 numac 2010009144 source service public federal justice Loi relative aux méthodes de recueil des données par les services de renseignement et de sécurité fermer. Ce règlement comporte des règles de fonctionnement de la Commission qui ne ressortent pas expressément des termes de la loi ou de son Arrêté royal d'exécution du 12 octobre 2010.

Terminologie

Article 1er.Pour l'application du présent règlement doit être compris sous : "la loi": la loi organique du 30 novembre 1998 des services de renseignement et de sécurité; "l'Arrêté royal": Arrêté royal du 12 octobre 2010 portant exécution de diverses dispositions de la loiorganique du 30 novembre 1998 des services de renseignement et de sécurité; "la Commission BIM": la commission administrative chargée de la surveillance des méthodes spécifiques et exceptionnelles de recueil de données par les services de renseignement et de sécurité créée par la loi du 4 février 2010Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/02/2010 pub. 10/03/2010 numac 2010009144 source service public federal justice Loi relative aux méthodes de recueil des données par les services de renseignement et de sécurité fermer relative aux méthodes de recueil des données par les services de renseignement et de sécurité modifiant la loi organique du 30 novembre 1998 des services de renseignement et de sécurité; "les membres" : les trois magistrats effectifs de la Commission BIM; "le membre suppléant" : le magistrat suppléant désigné pour chaque membre; "le secrétariat" : le secrétariat de la Commission BIM dont question dans l'article 43/1, § 5, de la loi organique du 30 novembre 1998 des services de renseignement et de sécurité et dans l'Arrêté Royal du 26 septembre 2010 relatif au secrétariat de la Commission administrative.

Composition

Art. 2.La Commission BIM est composée de trois membres effectifs. Un suppléant est désigné pour chaque membre. Les membres effectifs et leur suppléant portent la qualité de magistrat. Parmi les membres effectifs, un membre a la qualité de magistrat du ministère public et les deux autres membres ont la qualité de juge dont un a la qualité de juge d'instruction. Les membres suppléants ont la même qualité que les membres effectifs qu'ils remplacent. Les membres portent le titre de magistrat.

La présidence de la Commission BIM est assurée par le magistrat ayant la qualité de juge d'instruction.

Siège

Art. 3.Les travaux de la Commission BIM ont lieu au sein de son siège qui est sis à 1000 Bruxelles, Boulevard Albert II, 6.

Chaque fois que les nécessités du service l'exigent, les travaux de la commission peuvent avoir lieu en dehors de son siège.

Fonctionnement de la Commission BIM

Art. 4.La Commission BIM délibère chaque fois que les nécessités du service l'exigent. Chaque membre peut requérir une délibération.

Cette délibération se déroulera au moment le plus proche auquel les membres peuvent être présents en tenant compte du bon fonctionnement de la commission.

En principe, le président convoque les membres. Lorsqu'une délibération est requise par un des autres membres, ce membre peut convoquer lui-même les autres membres.

La convocation des membres n'est soumise à aucune formalité particulière mais doit intervenir par la voie la plus rapide et la plus efficace.

En principe, le président détermine l'ordre du jour. L'ordre du jour est diffusé au plus tard au début de la délibération par le président.

A chaque instant, un membre peut demander qu'un point soit ajouté à l'ordre du jour.

Lors des délibérations, chaque membre parle en néerlandais ou en français, selon son choix.

La Commission BIM délibère et décide valablement conformément aux dispositions de la loi.

Les délibérations se tiennent à huis clos.

Pendant les délibérations, dans les limites de ses compétences légales, la Commission BIM peut entendre, à tout moment, des tiers si elle l'estime utile.

Tous les points de l'ordre du jour qui ont été délibérés sont inscrits dans le Registre des délibérations qui est signé par le président ou, en cas d'absence, par un autre membre.

Chaque membre peut demander à une personne du secrétariat de l'assister ou d'assister la commission pendant une délibération ou une réunion.

Membres suppléants

Art. 5.Lorsqu'un membre effectif n'est pas en mesure d'assister à une délibération, ce membre doit en aviser immédiatement le président qui convoquera si nécessaire le suppléant.

Si le président n'est pas en mesure d'assister à une délibération, il en avertira immédiatement un membre effectif qui convoquera si nécessaire le suppléant du président.

Chaque membre effectif est chargé de se concerter avec son suppléant afin d'assurer son remplacement pendant ses périodes de congés.

Le secrétariat de la Commission BIM assure le suivi des présences/disponibilités des membres effectifs et des suppléants et tient à cet effet un registre.

Secrétariat

Art. 6.La Commission BIM est soutenue par un secrétariat qui est composé de membres du personnel détachés par les services de renseignement et de sécurité. Ils portent le titre de secrétaire.

Le secrétariat gère la conservation des archives, des documents et de la correspondance de la Commission BIM en tenant compte des prescriptions de sécurité fixées par la loi du 11 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 11/12/1998 pub. 07/05/1999 numac 1999007004 source ministere de la defense nationale Loi relative à la classification et aux habilitations de sécurité fermer relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité. Le secrétariat tient un registre des documents et de la correspondance.

Le secrétariat est placé sous l'autorité fonctionnelle du président.

Permanence des membres de la Commission BIM et du Secrétariat

Art. 7.Le secrétariat de la Commission BIM est ouvert chaque jour ouvrable de 08.00 à 16.00 heures.

Les membres de la Commission BIM, ou le cas échéant leur suppléant, doivent être accessibles et disponibles de manière permanente.

Fonds d'exploitation et comptes

Art. 8.En application de l'article 43/1, § 1, alinéa 2, de la loi du 30 novembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/11/1998 pub. 18/12/1998 numac 1998007272 source ministere de la defense nationale Loi organique des services de renseignement et de sécurité fermer, la Commission BIM présente, chaque année, une proposition de budget à la Chambre des Représentants. Lors de l'examen de la proposition budgétaire par la Chambre des Représentants, les membres effectifs apporteront toute explication et éléments de preuve.

Les membres effectifs sont responsables de la gestion des fonds dans les limites du budget alloué à la Commission BIM. Les engagements de dépenses et/ou les factures sont signés par les trois membres effectifs avant paiement. En cas d'empêchement d'un des membres effectifs pour une période supérieure à cinq jours, ou en cas de paiement à effectuer en urgence, les engagements de dépenses et/ou les factures peuvent être uniquement visés pour paiement par les deux autres membres effectifs. Le membre empêché sera mis au courant des paiements effectués dès son retour.

En cas d'empêchement de deux membres effectifs et lorsqu'il y a lieu d'effectuer un paiement en urgence, ce paiement pourra être effectué par le troisième membre après avoir recueilli l'approbation préalable d'au moins un deuxième membre effectif et ce téléphoniquement ou par mail.

Les paiements sont exécutés par le président ou par un membre effectif désigné.

Si un paiement à exécuter dépasse le montant de 4,000.00 Euro, deux signatures sont obligatoires, à l'exception du paiement des traitements, salaires et indemnités.

Les membres effectifs : - font la vérification des factures et des documents; - font le contrôle de la régularité de la marchandise livrée; - font le suivi des dépenses et l'absence de dépassement du budget ; - font le suivi de l'enregistrement comptable correct des factures et autres documents.

Les membres effectifs peuvent procéder, à tout moment, à l'inspection des registres et à l'examen des pièces qu'ils estiment utiles.

Un état des entrées et des dépenses effectuées est soumis trimestriellement aux membres effectifs.

A la fin de chaque année d'exploitation, la Commission BIM fait l'inventaire de tous les revenus et de toutes les dépenses de l'année écoulée. Un bilan doit être envoyé à la Chambre des Représentants.

Le bilan comptable annuel est également soumis au contrôle de la Cour des Comptes.

Incompatibilités et déonthologie

Art. 9.Chaque membre détermine lui-même, par analogie avec les incompatibilités et conflits d'intérêts existants dans l'exercice de fonctions judiciaires, et en conformité avec les articles pertinents du Code judiciaire, s'il estime avoir une incompatibilité dans un dossier particulier.

Le membre qui est confronté à une incompatibilité et/ou un conflit d'intérêt, ne traite pas le dossier, ne participe pas à la délibération ni au vote. Ce membre sera remplacé par son suppléant pour le traitement de ce dossier spécifique. L'existence de cette incompatibilité et/ou conflit d'intérêt est mentionnée dans le Registre des délibérations.

La Commission et ses membres exercent leurs fonctions en toute indépendance et en toute objectivité en respectant les règles relatives au secret professionnel, au secret de la délibération et les prescrits légaux relatifs aux informations classifiées confidentielles, secrètes et très secrètes.

Les membres ne peuvent délibérément pas porter atteinte à la légitime confiance que les tiers sont en droit d'attendre de l'indépendance et du bon fonctionnement de la Commission.

Les membres sont tenus de respecter les délais imposés pour l'accomplissement de leurs missions et doivent être présents à temps lors des délibérations.

Approbation et entrée en vigueur

Art. 10.Ce règlement d'ordre intérieur a été approuvé à l'unanimité par les trois membres de la Commission BIM en date du 3 mai 2016.

Le règlement d'ordre intérieur pourra être modifié après approbation d'au moins 2 membres effectifs de la Commission BIM Le présent règlement d'ordre intérieur entrera en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, 3 mai 2016.