Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie Huishoudelijk reglement van de jury Onderhavig huishoudelijk reglement wordt toegepast conform de bepalingen van artikel 4, § 2 van het koninklijk besluit van 25 februari 2008 tot wijziging van het koninklijk besluit van 20 april 1965 betreffende het statuut der wetenschappelijke instellingen van de Staat.

Artikel 1.- Bevoegdheid van de jury a. wetenschappelijk personeel Overeenkomstig artikel 4, § 2 van het koninklik besluit van 20 april 1965 is de Jury bevoegd in het kader van de selectie, de bevordering en de evaluatie van de leden van het wetenschappelijk personeel.Het koninklijk besluit van 25 februari 2008 specificeert nader deze bevoegdheden met name : - opstellen van het huishoudelijk reglement (artikel 5, § 5); - beslissen inzake valorisatie van wetenschappelijke anciënniteit (artikel 7); - opstellen van profiel voor te begeven functies bij een selectie (artikel 9); - al dan niet klasseren van kandidaten en rangschikken van geschikte kandidaten bij aanwerving (artikel 11); - evalueren aanvragen verlenging stage (artikel 17, § 1) of proefperiode (artikel 25, § 1); - beslissen inzake vroegtijdig stopzetten stageperiodes van vorsers (artikel 19); - evaluatie van stage- (art 21) en proefperiodes (art 27); - evaluatie van statutaire wetenschappers met vermelding « onvoldoende » (artikel 36, § 2); - advies inzake bevordering wetenschappelijk personeel (artikel 39 en 41); - advies inzake verandering van wetenschappelijke activiteitengroep (artikel 44); - beslissen inzake toewijzing leidinggevend personeel oud statuut in een activiteitenklasse in geval van eventuele onenigheid (artikel 56); - advies inzake benoeming administratief of technisch personeel in het wetenschappelijk statuut (artikel 58); - advies bij wedertewerkstelling en overplaatsing (artikel 49). b. Leidinggevende functies Overeenkomstig artikel 23 van het koninklijk besluit van 13 april 2008 is de Jury bevoegd voor de evaluatie en de klassering van de kandidaten in het kader van de selectie van operationeel directeurs. De jury is ook bevoegd voor de evaluatie van de houders van een functie van operationeel directeur (koninklijk besluit 13 april 2008, artikel 35).

Artikel 2.- Samenroepen van de vergadering - De agenda van de vergadering wordt vastgelegd door de voorzitter en de verslaggever in onderling akkoord. - Nadat de agenda is vastgelegd wordt een datum bepaald door de verslaggever na overleg met de voorzitter en de leden van de jury. - Met inachtneming van de agenda van de vergadering van de jury wijzen de voorzitter van de jury en de verslaggever in onderling akkoord de leden aan die deelnemen aan de vergadering in toepassing van het artikel 4, § 1, 4° en 5° en § 2 koninklik besluit 25 februari 2008. - De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd. - De documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden zijn overgemaakt.

Artikel 3.- Het voorleggen van de dossiers - Een beslissing inzake gemotiveerde rangschikking bij werving wordt geagendeerd met voorlegging van een afschrift : * van de oproep tot de gegadigden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad ; * van het volledige dossier dat elke kandidaat heeft ingediend met uitzondering van eventuele aanbevelingsbrieven. - Een aanvraag tot verlenging van een stage- proef- of mandaatperiode wordt geagendeerd met voorlegging van een afschrift van : * de brief van betrokkene; * het gestandaardiseerde wetenschappelijk dossier; * de huidige taak van de betrokkene binnen de instelling of het functieprofiel; - Een aanvraag voor het meetellen van wetenschappelijke anciënniteit wordt geagendeerd met voorlegging van de vereiste getuigschriften; - Een aanvraag tot erkenning van het wetenschappelijk karakter van bepaalde voorgaande diensten wordt geagendeerd met voorlegging van : * een attest, afgeleverd door de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor bedoelde inrichtingen, instellingen en diensten, waaruit het wetenschappelijk karakter en de duur moet blijken van de activiteiten die het voorwerp van de aanvraag uitmaken; * een activiteitenverslag van het betrokken personeelslid betreffende bedoelde activiteit; * in voorkomend geval, een dossier met bewijsstukken waaruit de doelstellingen en activiteiten van de instelling of dienst blijkt. - Een evaluatie van het mandaat van een operationeel directeur wordt geagendeerd met voorlegging van een kopie van : * het actieplan en mogelijke aanpassingen; * jaarverslag van de activiteiten. - Een aanvraag tot promotie, wijziging van activiteitenklasse of overgang naar het wetenschappelijk statuut wordt geagendeerd met voorlegging van een kopie van : * de brief van de betrokkene; * de functiefiche; * de vervolledigde geïnformatiseerde matrix; * CV opgesteld op basis van het uniform model; * Eventueel doctoraat (activiteiten-klasse I).

Artikel 4.- Beraadslaging, quorum en stemming - De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen. - In geval van afwezigheid of belet van de voorzitter, neemt de plaatsvervanger aangeduid in het ministerieel besluit van 21 augustus 2008 deze rol over. In geval van afwezigheid of belet van de plaatsvervanger, verzekert de verslaggever het voorzitterschap. - De jury kan rechtsgeldig beraadslagen als de meerderheid van de leden aanwezig is - De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt. - De verslaggever stelt de notulen op van de vergaderingen. - De voorzitter, de leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de jury zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht. - Elke beraadslaging moet resulteren in een degelijk gemotiveerd advies. Voor zover geen advies kan worden formuleerd met eenparigheid of consensus van de aanwezige leden gaat de voorzitter over tot een hoofdelijke stemming.

Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 5.- Notulering en notificatie van de gemotiveerde adviezen - De formele motivering van de rangschikking moet aangeven : * dat de vergelijking van de titels en verdiensten daadwerkelijk is gebeurd, * welke de wettige, objectieve en pertinente criteria zijn die hierbij werden gehanteerd, * welke de concrete redenen zijn voor het klassement van de kandidaten en moet de selectie rechtvaardigen - Daarnaast moet het advies duidelijk aangeven welke dienstactiviteiten meetellen als wetenschappelijke (en dus geldelijke) anciënniteit : per dienstactiviteit : instelling of bedrijf waar de prestatie geleverd werd, hoedanigheid, begin- en einddatum van de wetenschappelijke activiteit. - De betrokkenen moeten ambtshalve op de hoogte gebracht worden van de beslissingen van de jury m.b.t. hun kandidatuur of aanvraag door hen kennis te geven van het gedeelte van de notulen van de vergadering dat op hen betrekking heeft. Wat de aanwervingsvoorstellen betreft, moet de notificatie een paragraaf bevatten waarin wordt verwezen naar de mogelijkheid voor kandidaten die zich tekort gedaan voelen om een schriftelijke klacht in te dienen bij de voorzitter van de jury of om eventueel gehoord te worden door de jury (artikel 13, 2° van koninklijk besluit 25 februari 2008).

Voor zover het voorstellen tot werving betreft gebeurt dit door de voorzitter van de jury.

Voor zover het adviezen aan de bevoegde Minister betreft gebeurt dit door de verslaggever.

Artikel 6.- Opstelling en goedkeuring van de notulen - De notulen van de vergadering bevatten enerzijds een kort verslag van hetgeen behandeld is in de vergadering ten behoeve van de leden en anderzijds de formele motivering van haar beslissingen ten behoeve van de kandidaten of aanvragers. - Een ontwerp van de notulen van de vergadering wordt elektronisch aan de voorzitter en aan de leden van de jury verzonden door de verslaggever binnen de 10 kalenderdagen volgend op de vergadering. - Deze hebben 10 kalenderdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. - Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 10 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en de juryleden. - In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de verslaggever ondertekend. - Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden. - de notulen van de vergadering worden opgesteld in het Frans of in het Nederlands en in de taal van het betrokken personeelslid wanneer het gaat om een evaluatie met het oog op een benoeming of een promotie.

Artikel 7.- Schriftelijke consultatie van de jury Alle procedures van de jury kunnen via elektronisch overleg of conference call verlopen, met uitzondering van de procedures waarbij de kandidaten voor een selectie of de leden van het wetenschappelijk of leidinggevend personeel moeten worden gehoord.

In dat geval maakt de verslaggever, na voorafgaand overleg met de voorzitter, aan de juryleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel.

De juryleden beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd.

Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en de juryleden In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de verslaggever ondertekend.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt opgesteld in het Frans of in het Nederlands en in de taal van het betrokken personeelslid voor gelijk welke persoonsgebonden beslissing, evaluatie of advies.

Artikel 8.- Opstellen van het functieprofiel Het functieprofiel van de uit te voeren aanwerving wordt opgesteld volgens het koninklijk besluit van 25 februari 2008 en wordt door de verslaggever elektronisch verstuurd aan de voorzitter en aan de leden van de jury.

Deze beschikken over 10 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het functieprofiel elektronisch door te geven.

Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 10 werkdagen eventueel een nieuw document op dat ter goedkeuring zal doorgegeven worden aan de voorzitter en aan de leden.

Deze beschikken over 10 werkdagen om elektronisch hun goedkeuring van het functieprofiel te geven.

Artikel 9.- Selectie van de kandidaten om te verschijnen voor de jury (koninklijk besluit 25 februari 2008 - artikel 11, § 1) In geval van selectie, worden alle kandidaturen overgemaakt aan de directie HRM van het CODA die de ontvankelijkheid van de kandidaturen onderzoekt (poststempel, nationaliteit, diploma's, minimale anciënniteit, eventueel doctoraat, taalvereisten, e.a.). De directie HRM stelt een samenvattende fiche op met een aantal sleutelelementen uit het CV (naam, taal, diploma, talenkennis, enz.) en maakt de ontvankelijke kandidaturen over aan de verslaggever.

De verslaggever duidt voor elke kandidatuur het intern jurylid aan bepaald in koninklijk besluit 25 februari 2008 artikel 4, § 1, 4. Deze maakt binnen de 15 werkdagen een gemotiveerde voorselectie van de ontvankelijke kandidaturen op basis van hun dossier in 3 groepen : geen wetenschappelijke ervaring, wetenschappelijke ervaring maar niet in het gewenst domein en wetenschappelijke ervaring in het gewenst domein.

Op basis van deze data stellen de verslaggever en het intern jurylid een gemotiveerde shortlist samen van max. 5 geschikte kandidaten om voor de jury te verschijnen.

Dit voorstel wordt samen met het volledig dossier van alle kandidaten overgemaakt aan de voorzitter en de externe juryleden voor akkoord of eventuele wijziging. Deze beschikken over 10 werkdagen om elektronisch hun goedkeuring of suggesties mee te delen. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd en worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd om door de jury te worden gehoord.

Artikel 10.- Psychotechnische evaluatie (koninklijk besluit 25 februari 2008 - artikel 11, § 1) Als de voorzitter en/of de verslaggever het noodzakelijk achten kunnen de kandidaten die weerhouden werden om door de jury te worden gehoord na kennisgeving aan een psychotechnische proef, development centre of gelijk welke andere test worden uitgenodigd om hun geschiktheid voor de te begeven functie te beoordelen. Deze proef mag ten vroegste op de tiende werkdag na datum van de uitnodiging plaatsvinden. Kandidaten die niet verschijnen worden uitgesloten van de selectie. Het verslag van deze proef wordt eveneens ter beschikking gesteld van de jury.

Artikel 11.- Indicatieve lijst van wetenschappelijke deskundigen voor de Instelling - Prof. Alain Vanderplasschen : Faculté médecine vétérinaire van de Université de Liège - Prof. Jacques-Yves Schneider : Institut des sciences de la vie van de Université Catholique de Louvain - Prof. Y. Larondelle : Faculté des Sciences agronomiques van de Université Catholique de Louvain - Prof. F. Haesebrouck : Faculteit Diergeneeskunde van de Universiteit Gent - Prof. R. Ducatelle : Vakgroep pathologie, bacteriologie en pluimveeziekten, Universiteit Gent - Prof. G. Lognay : Faculté des Sciences agronomiques de Gembloux - Prof. B. Goddeeris : Faculteit Landbouwkundige en Toegepaste Biologische Wetenschappen, KULeuven - Prof. D. Berkvens : Departement Diergeneeskunde Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde Brussel, De voorzitter van de jury, Dirk Cuypers.