13 DECEMBER 2006. - Huishoudelijk reglement van het Belgisch Interventie- en Restitutiebureau

De bestuursorganen, De raad van bestuur,

Artikel 1.De raad van bestuur vergadert op initiatief van zijn voorzitter of, in voorkomend geval, van zijn ondervoorzitter of op verzoek van minstens 1/3 van de leden, of nog op verzoek van het bestendig comité.

Behalve in geval van dringende noodzakelijkheid, worden de uitnodigingen per gewone brief door de voorzitter verstuurd minstens 15 volle dagen vóór de dag van de zitting. Ze bevatten de agenda. Elk document of elke nuttige mededeling wordt bijgevoegd of tijdig verstuurd.

In geval van dringende noodzakelijkheid is de termijn minstens 7 volle dagen.

Een lid mag bij het begin van de vergadering aan de voorzitter vragen dat hij aan het comité voorstelt een nieuw punt aan de agenda toe te voegen. Elk punt dat niet op de agenda stond, kan evenwel niet worden behandeld indien de meerderheid van de leden zich hiertegen verzet.

De federale regeringscommissarissen en de regeringscommissarissen van de Gewesten, alsook de afgevaardigde van de minister van Financiën wonen de zittingen van de raad van bestuur van rechtswege bij, met raadgevende stem.

Art. 2.De beraadslagingen en beslissingen van de raad van bestuur zijn maar geldig als de meerderheid van de leden, met inbegrip van de voorzitter, er persoonlijk aan heeft deelgenomen of krachtens een geschreven, gedateerde en ondertekende volmacht die aan een aanwezig lid werd gegeven. In voorkomend geval mag een lid dat de vergadering van de raad verlaat, volmacht geven aan een ander lid dat de vergadering blijft bijwonen.

Een beheerder kan in geen geval houder zijn van meer dan een volmacht.

Elke volmacht die wordt afgegeven moet in de notulen van de vergadering worden vermeld. Deze vermelding bevat de namen van de volmachtgever en de volmachthebber.

Ingeval de voorzitter verhinderd is, wordt hij vervangen door de ondervoorzitter of bij diens afwezigheid door de voorzitter van het bestendig comité.

Indien de in het eerste lid bepaalde meerderheid niet wordt gehaald, zal de raad tijdens de volgende vergadering die op zijn vroegst na 15 volle dagen wordt bijeengeroepen of in geval van dringende noodzakelijkheid op zijn vroegst na 3 volle dagen, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig over hetzelfde onderwerp kunnen beraadslagen en beslissen.

De voorzitter van de raad van bestuur, de ondervoorzitter of een lid van de raad van bestuur mag niet deelnemen aan de bespreking, noch aan de stemming over een beslissing als hij hierbij persoonlijk belang heeft.

Art. 3.De voorzitter brengt de te bespreken punten in beraadslaging.

Hij neemt de stemmen op ingeval deze procedure nodig blijkt te zijn.

De stemmen worden eventueel via geheim stembiljet opgenomen. Deze stemming via geheim stembiljet vindt plaats als een derde van de leden dit wenst of in geval van de promotie en benoeming van statutaire personeelsleden van niveau A en B.

Art. 4.Er worden notulen opgemaakt over de vergaderingen van de raad van bestuur.

Vóór de goedkeuring ervan worden de ontwerpen van notulen aan de leden van de raad van bestuur toegezonden.

Na de goedkeuring van de notulen door de aanwezige leden wordt een exemplaar ervan door de voorzitter en door de secretaris ondertekend en op het secretariaat van de raad bewaard.

De voor derden bestemde afschriften van of uittreksels uit de notulen worden door de secretaris bezorgd.

Art. 5.Het ontwerp van notulen moet in principe worden verstuurd binnen de maand die volgt op de vergadering van de raad van bestuur.

Art. 6.De raad van bestuur kan op zijn vergaderingen elke persoon uitnodigen van wie het advies hem nuttig lijkt.

Het bestendig comité

Art. 7.Het bestendig comité vergadert op initiatief van zijn voorzitter of op verzoek van minstens een derde van de leden, of nog, in geval van dringende noodzakelijkheid, op initiatief van de directeur-generaal.

Behalve in geval van dringende noodzakelijkheid, worden de uitnodigingen per gewone brief door de voorzitter verstuurd minstens 10 volle dagen vóór de dag van de zitting. Ze bevatten de agenda. Elk document of elke nuttige mededeling wordt bijgevoegd of tijdig verstuurd.

In geval van dringende noodzakelijkheid is de termijn minstens 5 volle dagen.

Een lid mag bij het begin van de vergadering aan de voorzitter vragen dat hij aan het comité voorstelt een nieuw punt aan de agenda toe te voegen. Elk punt dat niet op de agenda stond, kan evenwel niet worden behandeld indien de meerderheid van de leden zich hiertegen verzet.

Art. 8.De beraadslagingen en beslissingen van het bestendig comité zijn maar geldig als de meerderheid van de leden, met inbegrip van de voorzitter, er persoonlijk aan heeft deelgenomen of krachtens een geschreven, gedateerde en ondertekende volmacht die aan een aanwezig lid werd gegeven. In voorkomend geval mag een lid dat de vergadering van het comité verlaat, volmacht geven aan een ander lid dat de vergadering blijft bijwonen.

Een lid van het bestendig comité kan in geen geval houder zijn van meer dan een volmacht.

Elke volmacht die wordt afgegeven moet in de notulen van de vergadering worden vermeld. Deze vermelding bevat de namen van de volmachtgever en de volmachthebber.

In geval van verhindering van de voorzitter duiden de aanwezige leden een voorzitter van de zitting aan.

Indien de in het eerste lid bepaalde meerderheid niet wordt gehaald, zal het comité tijdens de volgende vergadering die op zijn vroegst na 15 volle dagen wordt bijeengeroepen, of, in geval van dringende noodzakelijkheid, op zijn vroegst na 5 volle dagen, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig over hetzelfde onderwerp kunnen beraadslagen en beslissen.

De voorzitter of een lid van het bestendig comité mag niet deelnemen aan de bespreking, noch aan de stemming over een beslissing als hij hierbij persoonlijk belang heeft.

Art. 9.De voorzitter brengt de te bespreken punten in beraadslaging.

Hij neemt de stemmen op ingeval deze procedure nodig blijkt te zijn.

De stemmen worden eventueel via geheim stembiljet opgenomen. Deze stemming via geheim stembiljet vindt plaats als een derde van de leden dit wenst of eventueel als ze betrekking heeft op de promotie en benoeming van personeelsleden van niveau C en D.

Art. 10.Het bestendig comité behandelt de aan de raad van bestuur voor te leggen dossiers en beschikt daartoe over het recht van initiatief; het deelt hem zijn voorstellen en aanbevelingen mee en ziet toe op de uitvoering van de door de raad van bestuur getroffen beslissingen.

Zijn bevoegdheden kunnen worden vastgesteld door laatstgenoemde, die ze aan het comité overdraagt.

Art. 11.Buiten de bevoegdheden die hem door de raad van bestuur op bijzondere werkterreinen zijn overgedragen, kan het bestendig comité, in geval van dringende noodzakelijkheid, de nodige maatregelen treffen, onder voorbehoud van zijn beslissingen bij de raad rechtvaardiging te geven en ze hem zo spoedig mogelijk ter bekrachtiging voor te leggen, d.w.z. binnen de tijd waarover het BIRB moet beschikken om de aan de raad voor te leggen dossiers voor te bereiden en de raad bijeen te roepen. In geval van dringende noodzakelijkheid is de termijn minstens 5 volle dagen.

Bovendien wordt dadelijk aan de regeringscommissarissen die afwezig waren op de vergadering verslag uitgebracht en de redenen vermeld waarom het comité gemeend heeft dat het geen beroep op de raad van bestuur hoefde te doen.

Art. 12.Het BIRB licht het bestendig comité in over de gegunde overheidsopdrachten in het kader van offerteaanvragen en aanbestedingen.

Art. 13.Het bestendig comité kan op zijn vergaderingen elke persoon uitnodigen van wie het advies hem nuttig lijkt.

Art. 14.De federale regerings-commissarissen en de regerings-commissarissen van de Gewesten, alsook de afgevaardigde van de minister van Financiën wonen de zittingen van het bestendig comité van rechtswege bij, met raadgevende stem.

De voorzitter van de raad van bestuur woont eveneens van rechtswege de vergaderingen van het bestendig comité bij met raadgevende stem als hij niet het lid van de raad van bestuur is, aangewezen door de federale regering gekozen om als lid van het bestendig comité zitting te hebben.

Art. 15.Er worden notulen opgemaakt over de vergaderingen van het bestendig comité.

Vóór de goedkeuring ervan worden de ontwerpen van de notulen aan de leden van het bestendig comité toegezonden.

Na de goedkeuring van de notulen door de aanwezige leden wordt een exemplaar ervan door de voorzitter en door de secretaris ondertekend en op het secretariaat van het comité bewaard. Ze worden vervolgens aan de leden van het bestendig comité en de raad van bestuur meegedeeld.

De voor derden bestemde afschriften van of uittreksels uit de notulen worden door de secretaris bezorgd.

Art. 16.Het ontwerp van de notulen wordt in principe opgestuurd met de agenda van de volgende vergadering van het bestendig comité.

Directeur-generaal en adjunct-directeur-generaal

Art. 17.De directeur-generaal en de adjunct-directeur-generaal zien in het bijzonder toe op de toepassing van de organieke wetten van het BIRB, van de statuten en van de reglementen, inzonderheid de verordeningen van de Europese Gemeenschap.

Zij voeren de beslissingen van de raad van bestuur en van het bestendig comité uit.

Art. 18.De directeur-generaal of bij diens afwezigheid, de adjunct-directeur-generaal, vertegenwoordigt het BIRB in de commerciële handelingen die het verricht.

Art. 19.In overeenstemming met artikel 14 van het koninklijk besluit van 19.05.2006 tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen betreffende de werking van het BIRB en van zijn raad van bestuur, is de directeur-generaal belast met het dagelijkse bestuur van het BIRB. Dit dagelijkse bestuur omvat : 1° conform de wettelijke en reglementaire bepalingen ieder statutair personeelslid van het BIRB tot de stage toelaten.2° in overeenstemming met het statuut, de bevorderingen door verhoging in weddenschaal 3° wat de uitgaven gefinancierd door ELGF betreft, het gunnen van alle overheidsopdrachten.4° wat de uitgaven gefinancierd door het administratieve budget betreft, voor elke overheidsopdracht : de keuze van de gunningswijze, het opstellen van het bestek, de kwijtschelding van boetes wegens late uitvoering en als de uitgave het bedrag bepaalt in artikel 120 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, niet overschrijdt, de gunning van de overheidsopdracht.5° de gerechtelijke acties die worden aangespannen en verdedigd ten verzoeke van de genoemde directeur-generaal De raad van bestuur en het bestendig comité delegeren, in voorkomend geval, bijkomende bevoegdheden aan de directeur-generaal. In overeenstemming met artikel 19 van het voornoemde koninklijk besluit 19.05.2006 wordt de directeur-generaal vervangen door de adjunct-directeur-generaal bij afwezigheid of als hij verhinderd is.

Algemene bepalingen

Art. 20.Alle leden van de raad van bestuur en het bestendig comité en de directeur-generaal en de adjunct-directeur-generaal moeten zich schikken naar de beslissingen en de beraadslagingen en ze loyaal en collegiaal verdedigen.

Zij zijn eveneens gebonden door de geheimhoudingsplicht.

Art. 21.Dit huishoudelijk reglement trekt het huishoudelijk reglement in dat bij ministerieel besluit van 22.05.97 werd goedgekeurd.

Art. 22.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking zodra het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Brussel, 13 december 2006.

De raad van bestuur van het BIRB