13 DECEMBRE 2006. - Règlement d'ordre intérieur du Bureau d'Intervention et de Restitution belge

Des organes d'administration, Du conseil d'administration,

Article 1er.Le conseil d'administration se réunit, soit à l'initiative de son président ou le cas échéant, de son vice-président, soit à la demande d'au moins 1/3 de ses membres, ou encore, à la demande du comité permanent.

Sauf cas d'urgence, les convocations sont adressées par simple lettre par le président au moins 15 jours francs avant celui de la séance.

Ces convocations contiennent l'ordre du jour. Tout document ou note utile y est joint ou est envoyé en temps utile.

En cas d'urgence, le délai est d'au moins 7 jours francs.

Le membre qui le souhaite peut demander au président, au début de la séance, de proposer au conseil de mettre un point à l'ordre du jour.

Toutefois, tout point non prévu à l'ordre du jour ne peut être mis en discussion si la majorité des membres s'y oppose.

Les commissaires du gouvernement fédéral et des gouvernements régionaux ainsi que le délégué du Ministre des Finances assistent de droit, avec voix consultative, aux réunions du conseil d'administration.

Art. 2.Les délibérations et les décisions du conseil d'administration ne sont valables que si la majorité des membres, y compris le président, y ont pris part, en personne ou en vertu d'une procuration écrite, datée et signée, remise à un membre présent assistant au conseil. Le cas échéant, un membre quittant la réunion du conseil peut, également, donner procuration à un autre membre qui continue à assister à cette réunion.

Un administrateur ne peut en aucun cas être porteur de plus d'une procuration.

Toute remise de procuration doit faire l'objet d'une mention dans le procès-verbal de la réunion. Cette mention comprend les noms du mandant et du mandataire.

En cas d'empêchement du président, le vice-président ou à défaut, le président du comité permanent, le remplace.

Si la majorité prévue à l'alinéa premier n'est pas réunie, le conseil délibère et prend valablement les décisions relatives au même objet, quel que soit le nombre de membres présents lors de la réunion suivante, qui doit être convoquée, au plus tôt, après 15 jours francs ou en cas d'urgence, au plus tôt, après 3 jours francs.

Le président du conseil d'administration, le vice-président ou un membre du conseil d'administration ne peut participer ni à la délibération ni au vote d'une décision dans laquelle il a un intérêt personnel.

Art. 3.Le président met en délibération les points à discuter. Il recueille les votes lorsque cette procédure apparaît nécessaire. Les votes sont recueillis, le cas échéant par vote à bulletin secret. Ce vote à bulletin secret a lieu lorsqu'un tiers des membres le souhaite ou lorsqu'il concerne les promotions et nominations du personnel statutaire des niveaux A et B.

Art. 4.Il est dressé procès-verbal des réunions du conseil d'administration.

Avant leur approbation, les projets des procès-verbaux sont transmis aux membres du conseil d'administration.

Après approbation du procès-verbal par les membres présents, un exemplaire de celui-ci est signé par le président et le secrétaire, et conservé au secrétariat du conseil.

Les copies ou extraits des procès-verbaux destinés aux tiers sont délivrés par le secrétaire.

Art. 5.Le projet de procès-verbal doit être expédié, en principe, dans le mois qui suit la réunion du conseil d'administration.

Art. 6.Le conseil d'administration peut inviter à ses réunions toute personne dont l'avis peut lui paraître utile.

Comité permanent

Art. 7.Le comité permanent se réunit soit à l'initiative de son président, soit à la demande d'au moins un tiers de ses membres, ou encore, en cas d'urgence, à l'initiative du directeur général.

Sauf cas d'urgence, les convocations sont adressées par simple lettre par le président au moins 10 jours francs avant celui de la séance.

Ces convocations contiennent l'ordre du jour. Tout document ou note utile y est joint ou est envoyé en temps utile.

En cas d'urgence, le délai est d'au moins 5 jours francs.

Le membre qui le souhaite peut demander au président, au début de la séance, de proposer au comité de mettre un point à l'ordre du jour.

Toutefois, tout point non prévu à l'ordre du jour ne peut être mis en discussion si la majorité des membres s'y oppose.

Art. 8.Les délibérations et les décisions du comité permanent ne sont valables que si la majorité des membres, y compris le président, y ont pris part, en personne ou en vertu d'une procuration écrite, datée et signée, remise à un membre présent assistant au comité permanent. Le cas échéant, un membre quittant la réunion du comité peut, également, donner procuration à un autre membre qui continue à assister à cette réunion.

Un membre du comité permanent ne peut en aucun cas être porteur de plus d'une procuration.

Toute remise de procuration doit faire l'objet d'une mention dans le procès-verbal de la réunion. Cette mention comprend les noms du mandant et du mandataire.

En cas d'empêchement du président, les membres présents désignent un président de séance.

Si la majorité prévue à l'alinéa premier n'est pas réunie, le comité délibère et prend valablement les décisions relatives au même objet, quel que soit le nombre de membres présents lors de la réunion suivante qui doit être convoquée, au plus tôt, après 15 jours francs ou en cas d'urgence, au plus tôt, après 5 jours francs.

Le président ou un membre du comité permanent ne peut participer ni à la délibération ni au vote d'une décision dans laquelle il a un intérêt personnel.

Art. 9.Le président met en délibération les points à discuter. Il recueille les votes lorsque cette procédure apparaît nécessaire. Les votes sont recueillis, le cas échéant par vote à bulletin secret. Ce vote à bulletin secret a lieu lorsqu'un tiers des membres le souhaite ou lorsqu'il concerne, le cas échéant, les promotions et nominations des niveaux C et D.

Art. 10.Le comité permanent instruit les affaires à soumettre au conseil d'administration et dispose à cet effet du droit d'initiative; il lui fait part de ses propositions et recommandations et veille à l'exécution des décisions prises par le conseil d'administration.

Ses pouvoirs peuvent être fixés par ce dernier qui lui en donne délégation.

Art. 11.En dehors des délégations qui lui sont données par le conseil d'administration dans des domaines particuliers, le comité permanent peut prendre, en cas d'urgence, les mesures nécessaires sous réserve de justifier ses décisions au conseil et de les lui soumettre pour ratification dans les meilleurs délais, c'est-à-dire ceux dont le BIRB doit disposer pour préparer les dossiers à soumettre au conseil et convoquer celui-ci.En cas d'urgence, le délai est d'au moins 5 jours francs.

En outre, il est fait immédiatement rapport aux commissaires de gouvernement, absents à la réunion, en y mentionnant les motifs pour lesquels le comité a cru devoir être dispensé de recourir au conseil d'administration.

Art. 12.Le BIRB informe le comité permanent des marchés publics attribués dans le cadre d'appels d'offres et d'adjudications.

Art. 13.Le comité permanent peut inviter à ses réunions toute personne dont l'avis peut lui paraître utile.

Art. 14.Les commissaires du gouvernement fédéral et des gouvernements régionaux, ainsi que le délégué du Ministre des Finances, assistent de droit, avec voix consultative, aux réunions du comité permanent.

Le président du conseil d'administration assiste, également, de droit avec voix consultative aux réunions du comité permanent lorsqu'il n'est pas le membre du conseil d'administration,désigné par le gouvernement fédéral, choisi pour être membre du comité permanent.

Art. 15.Il est dressé procès-verbal des réunions du comité permanent.

Avant leur approbation, les projets des procès-verbaux sont transmis aux membres du comité permanent.

Après approbation du procès-verbal par les membres présents, un exemplaire de celui-ci est signé par le président et le secrétaire, et conservé au secrétariat du comité. Il est ensuite communiqué aux membres du comité permanent et du conseil d'administration.

Les copies ou extraits des procès-verbaux destinés aux tiers sont délivrés par le secrétaire.

Art. 16.Le projet de procès-verbal est, en principe, expédié avec l'ordre du jour de la réunion suivante du comité permanent.

Directeur général et Directeur général adjoint

Art. 17.Le directeur général et le directeur général adjoint veillent, tout particulièrement, à l'application des lois organiques du BIRB, des statuts et règlements, notamment de la Communauté européenne.

Ils exécutent les décisions du conseil d'administration et du comité permanent.

Art. 18.Le directeur général ou, à défaut, le directeur général adjoint représente le BIRB dans les actes commerciaux accomplis par celui-ci.

Art. 19.Conformément à l'article 14 de l'arrêté royal du 19.05.2006 fixant les modalités d'exécution relatives au fonctionnement du BIRB et de son conseil d'administration, le directeur général est chargé de la gestion journalière du BIRB. Cette gestion journalière comprend : 1° conformément aux dispositions légales et réglementaires, l'admission au stage de tout agent-statutaire stagiaire au BIRB;2° conformément au statut, les promotions par avancement barémique;3° en ce qui concerne les dépenses financées par le FEAGA, la passation de tout marché public.4° en ce qui concerne les dépenses financées par le budget administratif, pour tout marché public : le choix du mode de passation, la détermination du cahier spécial des charges, la remise des amendes pour retard d'exécution et, lorsque la dépense ne dépasse pas le montant fixé à l'article 120 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, la passation du marché public.5° les actions en justice qui sont intentées et défendues à la poursuite et diligence dudit directeur général Le conseil d'administration et le comité permanent délèguent, le cas échéant, des compétences complémentaires au directeur général. Conformément à l'article 19 de l'arrêté royal du 19.05.2006 précité, le directeur général est remplacé par le directeur général adjoint, en cas d'absence ou d'empêchement.

Dispositions générales

Art. 20.Tous les membres du conseil d'administration et du comité permanent ainsi que le directeur général et le directeur général adjoint doivent se conformer aux décisions et délibérations prises et les défendre loyalement et confraternellement.

Ils sont également liés par un devoir de confidentialité.

Art. 21.Le présent règlement d'ordre intérieur abroge le règlement d'ordre intérieur approuvé par arrêté ministériel du 22.05.97.

Art. 22.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur dès sa publication au Moniteur belge.

Bruxelles, le 13 décembre 2006 Le conseil d'administration du BIRB