10 OKTOBER 2008. - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de Selectieadviescommissie, opgericht bij het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering

De Vlaamse Regering, Gelet op het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering, artikel 5;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 18 juli 2008 ter uitvoering van het decreet betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering, artikel 5;

Gelet op de definitieve goedkeuring van het huishoudelijk reglement door de selectieadviescommissie, op 1 oktober 2008;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel;

Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement van de selectieadviescommissie, definitief goedgekeurd door de selectieadviescommissie op 1 oktober 2008, dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd, wordt bekrachtigd.

Art. 2.Dit besluit treedt in werking op 10 oktober 2008.

Art. 3.De Vlaamse minister, bevoegd voor de Lichamelijke Opvoeding, de Sport en het Openluchtleven, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 10 oktober 2008.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel, B. ANCIAUX

Bijlage bij het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2008 houdende de bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de Selectieadviescommissie, opgericht bij het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering. - Huishoudelijk reglement van de Selectieadviescommissie HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Dit huishoudelijk reglement regelt de werking van de selectieadviescommissie, overeenkomstig artikel 5 van het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering (hierna "decreet") en artikel 5 van het besluit van 18 juli 2008 van de Vlaamse Regering ter uitvoering van het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering (hierna "besluit"). HOOFDSTUK II. - Samenstelling selectieadviescommissie

Art. 2.De selectieadviescommissie wordt samengesteld overeenkomstig artikel 2, § 1, van het besluit. De leden van de selectieadviescommissie worden door de minister aangesteld op voordracht van de entiteiten die in overeenstemming met artikel 2, § 1, van het besluit gerechtigd zijn om een vertegenwoordiger aan te wijzen in de selectieadviescommissie.

Een lid van de selectieadviescommissie wordt niet bezoldigd.

Art. 3.Als tijdens de duurtijd van het lidmaatschap van een commissielid dit lid vaststelt dat hij zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt zoals bepaald in artikel 2, § 2, van het besluit, deelt hij dit zo snel als mogelijk mee aan de voorzitter van de selectieadviescommissie, onverminderd het derde lid van dit artikel.

De voorzitter van de selectieadviescommissie brengt de minister zo snel als mogelijk op de hoogte van deze toestand van onverenigbaarheid.

De minister spreekt zich ambtshalve uit over de onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap van het commissielid. De beëindiging van het lidmaatschap van het commissielid gaat in op het ogenblik dat de onverenigbaarheid ontstaat.

Vanaf het ogenblik dat een commissielid zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt of meent te bevinden, zal hij zich dienen te onthouden van deelname aan de beraadslaging en de stemming in de selectieadviescommissie.

Art. 4.Een lid kan onverminderd de in artikel 2, § 2, van het besluit vermelde onverenigbaarheden in hoofde van zijn functie andere belangenconflicten hebben die te maken hebben met persoonlijke, familiale, of zakelijke verbanden met n of meerdere belanghebbende partijen. In voorkomend geval meldt het lid dit mogelijks belangenconflict onmiddellijk aan de voorzitter. De commissie oordeelt over de verstrekkendheid van de te nemen maatregelen. Minimaal neemt het betrokken lid geen deel aan de beraadslaging van het dossier waarin een belangenconflict kan worden vermoed

Art. 5.De minister kan op verzoek van een commissielid een eind maken aan zijn lidmaatschap.

Art. 6.Het lidmaatschap van de leden van de selectieadviescommissie eindigt van rechtswege bij de voltooiing van de opdracht waarvoor de selectieadviescommissie is samengesteld.

Art. 7.Met behoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 3, kan de minister, overeenkomstig artikel 2, § 6, van het besluit in de volgende gevallen ambtshalve een einde stellen aan het lidmaatschap van een lid van de selectieadviescommissie : 1° als het commissielid driemaal na elkaar zonder voorafgaande kennisgeving de vergadering van de selectieadviescommissie niet bijwoont;2° als het commissielid activiteiten verricht of functies vervult die een strijdigheid van belangen tot gevolg hebben.

Art. 8.Bij beëindiging van het lidmaatschap van een lid van de selectieadviescommissie door de minister draagt de entiteit die het betrokken lid had voorgedragen, onverwijld een nieuwe kandidaat voor aan de minister, die beslist over de aanstelling van de nieuw voorgedragen kandidaat als lid van de selectieadviescommissie. HOOFDSTUK III. - Voorzitter en ondervoorzitter

Art. 9.De selectieadviescommissie wijst onder haar leden een voorzitter aan.

Art. 10.De selectieadviescommissie wijst onder haar leden tevens een ondervoorzitter aan. HOOFDSTUK IV. - Secretariaat

Art. 11.Van zodra een subsidieaanvraag door middel van een ingevuld aanvraagformulier wordt ingediend bij het secretariaat, bezorgt het secretariaat de subsidieaanvrager een ontvangstmelding, waarin de datum van ontvangst wordt vermeld.

Het secretariaat controleert de volledigheid van de subsidieaanvraag.

Bij onvolledigheid vraagt het secretariaat de ontbrekende gegevens op bij de subsidieaanvrager.

De ontbrekende gegevens moeten bij het secretariaat worden ingediend binnen de ontvangsttermijn, overeenkomstig artikel 11 van het besluit. HOOFDSTUK V. - Opdracht van de selectieadviescommissie

Art. 12.De selectieadviescommissie onderzoekt de volledigheid en de ontvankelijkheid van de subsidieaanvragen en selecteert en rangschikt de ontvankelijke subsidieaanvragen op basis van de selectiecriteria, vermeld in artikel 10 van het decreet. HOOFDSTUK VI. - Werking van de selectieadviescommissie

Art. 13.Uiterlijk vijf werkdagen voor een vergadering van de selectieadviescommissie worden alle commissieleden door de voorzitter per e-mail uitgenodigd voor deze vergadering, onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 4 van het besluit en artikel 17 van onderhavig huishoudelijk reglement. De oproeping vermeldt de datum, het uur, de plaats van bijeenkomst en de agenda van de vergadering. In geval van hoogdringendheid kan de termijn van bijeenroeping door de voorzitter worden ingekort tot twee werkdagen.

Art. 14.De vergaderingen van de selectieadviescommissie worden gehouden onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij zijn afwezigheid of ontstentenis, onder voorzitterschap van de ondervoorzitter of, bij zijn afwezigheid of ontstentenis, onder voorzitterschap van het oudste aanwezige commissielid.

Art. 15.De voorzitter opent, schorst en sluit de zittingen van de selectieadviescommissie.

Art. 16.Een lid van de selectieadviescommissie dat belet is, kan op iedere door de wet toegelaten wijze volmacht geven aan een ander commissielid. Een commissielid kan drager zijn van maximum 1 volmacht.

Art. 17.Een vergadering van de selectieadviescommissie is alleen rechtsgeldig als twee derde van haar leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Als dat quorum niet wordt bereikt, kan de selectieadviescommissie na een nieuwe oproep en op zijn vroegst twee werkdagen na de voorgaande zitting geldig beraadslagen over de agendapunten van de vorige vergadering, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Vóór elke zitting wordt geopend wordt een aanwezigheidslijst opgesteld; de voorzitter verifieert deze aanwezigheidslijst, maar de selectieadviescommissie besluit over de geldige samenstelling hiervan.

Art. 18.De selectieadviescommissie vergadert zo vaak als voor de afhandeling en de voltooiing van de haar opgedragen taak is vereist.

Art. 19.De selectieadviescommissie kan bij de uitvoering van haar taken deskundigen uitnodigen en horen of plaatsbezoeken afleggen.

Art. 20.De leden van de selectieadviescommissie streven in hun besluitvorming naar consensus.

Indien geen consensus bereikt kan worden, stemt de selectieadviescommissie bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij gelijkheid van stemmen, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De commissieleden kunnen in persoon of bij volmacht stemmen.

De commissieleden stemmen bij handopsteking, behalve als een lid de geheime stemming vraagt. In dit laatste geval worden de stemmen schriftelijk uitgebracht in handen van de voorzitter.

Art. 21.De voorzitter heeft het recht, tijdens de zitting, de selectieadviescommissie één enkele keer geheel of gedeeltelijk te verdagen. Dergelijke verdaging doet geen afbreuk aan de andere tijdens de selectieadviescommissie genomen besluiten, behoudens andersluidende beslissing van de selectieadviescommissie hieromtrent. HOOFDSTUK VII. - Notulen van de vergaderingen van de selectieadviescommissie

Art. 22.De secretaris of zijn plaatsvervanger woont de zittingen van de selectieadviescommissie bij en maakt van elke vergadering de notulen op.

Deze notulen vermelden : 1. de naam, voornaam en hoedanigheid van de leden van de selectieadviescommissie, in voorkomend geval de volmachtdragers alsook de commissieleden die zij vertegenwoordigen, de secretaris en in voorkomend geval de waarnemers, die de zitting bijwonen;2. de plaats en datum van de zitting;3. het uur van opening en het uur van sluiting van de zitting;4. de subsidieaanvraag of subsidieaanvragen die wordt of worden behandeld;5. de eventueel bijkomende bewijsstukken die door de subsidieaanvragers ter zitting worden overlegd;6. de naam, voornaam en hoedanigheid en de verklaringen van de gehoorde personen;7. de ter zitting genomen beslissingen, met vermelding van de motivatie;8. de verdaging van de beslissing met eventuele vermelding van de beweegredenen;9. desgevallend stukken die in het kader van het plaatsbezoek werden opgemaakt. Indien één of meerdere commissieleden bij volmacht vertegenwoordigd worden bij een vergadering van de selectieadviescommissie, zullen de desbetreffende volmachtdocumenten aan de notulen worden gehecht.

Art. 23.De ontwerpnotulen worden voor goedkeuring toegestuurd aan de leden van de selectieadviescommissie binnen de drie werkdagen na elke vergadering. Zij worden ten laatste goedgekeurd bij aanvang van de volgende vergadering van de selectieadviescommissie.

Na goedkeuring door de leden van de selectieadviescommissie worden de notulen door de voorzitter ondertekend. Vanaf dat ogenblik zijn ze definitief. HOOFDSTUK VIII. - Advies selectieadviescommissie

Art. 24.Nadat de selectieadviescommissie alle ingediende subsidieaanvragen heeft behandeld, stelt het secretariaat een ontwerp van adviesverslag omtrent de rangschikking en selectie van de volledig en ontvankelijk verklaarde subsidieaanvragen op. Dit ontwerp van adviesverslag wordt voor goedkeuring toegestuurd naar alle leden van de selectieadviescommissie binnen de drie werkdagen na de vergadering waarop de laatste subsidieaanvraag werd behandeld.

Na goedkeuring door de leden van de selectieadviescommissie wordt dit adviesverslag door de voorzitter en door de commissieleden die erom verzoeken, ondertekend.

Vervolgens deelt de selectieadviescommissie haar gemotiveerd advies omtrent de rangschikking en selectie van die subsidieaanvragen mee aan de minister in een schriftelijk verslag. HOOFDSTUK IX. - Vertrouwelijk karakter

Art. 25.Alle leden van de selectieadviescommissie nemen te allen tijde het vertrouwelijke karakter van de beraadslagingen, de beslissingen en alle meegedeelde stukken in het kader van de werking van de selectieadviescommissie in acht. HOOFDSTUK X. - Zetel

Art. 26.De zetel van de selectieadviescommissie is gevestigd te 1000 Brussel, Arenbergstraat 9. HOOFDSTUK XI. - Slotbepalingen

Art. 27.Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt een beslissing genomen tijdens de vergadering.

Art. 28.De selectieadviescommissie kan elke wijziging of aanvulling van dit huishoudelijk reglement, die zij nuttig acht, goedkeuren en ter bekrachtiging voorleggen aan de Vlaamse Regering.

Gezien om gevoegd te worden bij het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2008 houdende de bekrachtiging van het huishoudelijk reglement van de Selectieadviescommissie, opgericht bij het decreet van 23 mei 2008 betreffende een inhaalbeweging in sportinfrastructuur via alternatieve financiering.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Cultuur, Jeugd, Sport en Brussel, B. ANCIAUX