2 MAART 2007. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de werking van het Intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin

De Vlaamse Regering, Gelet op de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, inzonderheid art. 20;

Gelet op het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003, gewijzigd bij de decreten van 7 mei 2004 en 15 juli 2005;

Gelet op het decreet van 30 april 2004 tot oprichting van het Intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid Kind en Gezin;

Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, inzonderheid art. 31, § 2 en § 4;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister bevoegd voor de Begroting, gegeven op 27 september 2006;

Gelet op het advies nr. 41.617/3 van de Raad van State, gegeven op 21 november 2006, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Maatschappelijke zetel

Artikel 1.De zetel van het agentschap is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. HOOFDSTUK II. - Het Directiecomité Afdeling 1. - Samenstelling

Art. 2.Het Directiecomité bestaat uit de administrateur-generaal, de algemeen directeur en de verschillende afdelingshoofden.

De administrateur-generaal zit de vergadering voor. Bij diens afwezigheid wordt het voorzitterschap waargenomen door de algemeen directeur. Als ook de algemeen directeur afwezig is, wijst de administrateur-generaal onder de afdelingshoofden een voorzitter aan.

De administrateur-generaal waakt over de voorbereiding van de vergaderingen en over de gevolggeving ervan en de uitvoering van de genomen beslissingen.

Hij wijst een personeelslid van niveau A aan voor het secretariaatswerk en de notulering. Afdeling 2. - Bevoegdheid

Art. 3.Onverminderd de bevoegdheden van het hoofd van het agentschap en met het oog op een efficiënt functioneren en op een zo groot mogelijke beleidsintegratie, is het Directiecomité belast met het bestuur van het agentschap en met de beleidscoördinatie tussen de afdelingen en gespecialiseerde diensten.

Het Directiecomité vervult daarbij de volgende taken : 1° het bevordert de samenwerking tussen de afdelingen en de integrale kwaliteitszorg in het algemeen;2° het richt interne werkingscommissies op, waaronder een strategische commissie en een planningscommissie, en het omschrijft hun opdracht, samenstelling en werking;3° het beraadslaagt over elk voorstel dat al of niet aan het raadgevend comité wordt voorgelegd, van bestuurlijke of beleidsmatige aard dat gevolgen heeft voor de organisatie of het functioneren van het agentschap;4° het overlegt over geschillen tussen de afdelingen en gespecialiseerde diensten;5° het overlegt over elk ontwerp van dienstorder dat algemene richtlijnen bevat;6° het verzorgt de beleidsvoorbereiding en follow-up van de beleidsraad;7° het doet de opdrachtendefiniëring en follow-up van eenmalige en langlopende projecten binnen het agentschap;8° het bereidt het syndicaal overleg voor en volgt het op;9° het waakt over de algemene administratieve beheersprincipes van het agentschap en de besluitvormingsprocessen. Afdeling 3. - Werking

Art. 4.§ 1. Het Directiecomité stelt een huishoudelijk reglement op dat ten minste de volgende elementen bepaalt : 1° de frequentie van de vergaderingen;2° het vereiste quorum en de vereiste meerderheid voor de geldigheid van zijn beslissingen;3° de wijze van stemmen;4° de openbaarmaking van de beslissingen. Buiten de gevallen van dringende noodzakelijkheid, die in de notulen worden gemotiveerd, kan het Directiecomité alleen geldig beslissen als de meerderheid van zijn leden aanwezig is. § 2. De voorzitter kan op eigen initiatief of op verzoek van een lid te allen tijde personeelsleden of personen uitnodigen die bekend zijn om hun deskundigheid met betrekking tot een agendapunt van een vergadering van het Directiecomité met het oog op de bespreking van specifieke problemen. De deskundigen hebben geen stemrecht. § 3. Het huishoudelijk reglement van het Directiecomité wordt bij wijze van dienstorder bekendgemaakt aan de personeelsleden. HOOFDSTUK III. - De evaluatie van de interne controlesystemen

Art. 5.De evaluatie van de interne controlesystemen wordt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de administrateur-generaal met betrekking tot het systeem van interne controle, uitgevoerd door een extern comité voor de evaluatie van de interne controlesystemen enerzijds, hierna het comité te noemen en de dienst voor de evaluatie van de interne controlesystemen anderzijds, hierna de dienst te noemen. Afdeling 1. - Het extern comité voor de evaluatie van de interne

controlesystemen Opdracht

Art. 6.Het comité heeft als opdracht de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort en de leiding van het agentschap bij te staan op de volgende domeinen : 1° de systemen voor de betrouwbaarheid van de financiële rapportering en de beheersrapportering;2° de conformiteit van het handelen binnen het agentschap met wetten, decreten, reglementen, richtlijnen van bevoegde overheden, geldende interne gedragscodes en beleidslijnen, uitgestippeld door de bevoegde overheden;3° de evaluatie van de systemen van risicomanagement, interne controle en corporate governance;4° de evaluatie van de werkwijzen en de kwaliteitsevaluatie van de dienst;5° het bewaken van de taakstelling en de onafhankelijkheid van de dienst. Bevoegdheid

Art. 7.Wat de interne controle betreft, heeft het comité volgende taken : 1° Het comité evalueert het risicomanagement van de organisatie, samen met de maatregelen genomen door het management om de risico's te beheersen.2° Het comité waakt erover dat de interne controlemechanismen en systemen binnen het agentschap aangepast en doeltreffend zijn, met inbegrip van de interne controle over de financiële rapportering en de interne controle over de conformiteit van activiteiten van het agentschap met wetten, decreten, reglementen, richtlijnen van bevoegde overheden, geldende interne gedragscodes en beleidslijnen, uitgestippeld door bevoegde overheden en het management.3° Het comité evalueert de interne controlesystemen die gehanteerd worden binnen het financieel management van het agentschap, en de systemen die gehanteerd worden om de integriteit van de financiële rapportering en de beheersrapportering te waarborgen.4° Het comité evalueert de verslaggeving van externe auditoren over de financiële rapportering, de belangrijkste bevindingen ter zake en de aanbevelingen alsmede het antwoord van het management hierop.5° Het comité evalueert het integriteitsbeleid binnen het agentschap, met inbegrip van de wijze waarop het agentschap interne gedragscodes uitvaardigt, implementeert en toepast.

Art. 8.Wat de dienst betreft, neemt het comité volgende taken op : 1° het comité evalueert het charter dat de doelstellingen, taken, plaats in de organisatie en werking van de dienst verduidelijkt en keurt het goed.Samen met de administrateur-generaal waakt het comité over de actualisering en de naleving van het charter; 2° het comité evalueert de risicoanalyse die aan de grondslag ligt van de planning van de onderzoeken door de dienst en keurt jaarlijks de planning van de onderzoeken goed die door de dienst zullen worden uitgevoerd, alsmede de mogelijke wijzigingen in die planning en de ad-hocopdrachten die door de administrateur-generaal worden gevraagd;3° het comité bewaakt de effectiviteit en de efficiëntie van de dienst en ziet erop toe dat de dienst zijn onderzoeken uitvoert volgens het geheel van regels, bepaald door het comité, en waarvan het comité meent dat ze het best aansluiten bij de opdracht van de dienst;4° het comité evalueert de kwaliteitszorg die de dienst voor haar eigen werking hanteert;5° het comité evalueert en bespreekt de verslagen van de onderzoeken die de dienst heeft uitgevoerd;6° het comité waakt erover dat er geen ongerechtvaardigde beperkingen en tussenkomsten zijn in de werking van de dienst.

Art. 9.Om zijn taken te kunnen uitvoeren kan het comité meer bepaald : 1° advies verlenen aan de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort of aan de administrateur-generaal van het agentschap over de aanstelling en de evaluatie van externe auditors, onverminderd de bevoegdheden van de Interne Audit van de Vlaamse Administratie en het Rekenhof;2° alle informatie die nodig is om zijn taken en opdrachten uit te voeren opvragen bij de administrateur-generaal van het agentschap. Eventueel heeft het comité de mogelijkheid om in dit kader elk personeelslid te horen, na kennisgeving van dit voornemen aan de administrateur-generaal; 3° als het dat nodig acht, aan de administrateur-generaal of de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort een voorstel tot externe audit voorleggen;4° elk rapport bespreken dat opgesteld wordt door de dienst bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap.

Art. 10.Het comité verleent advies over het functioneren van de dienst belast met het uitvoeren van het onderzoek naar de interne controlesystemen binnen het agentschap. Het spreekt zich uit over een charter dat de doelstellingen, taken, bevoegdheden, plaats in de organisatie en werking van deze dienst regelt;

Het comité adviseert jaarlijks het werkplan van de dienst belast met het uitvoeren van het onderzoek naar de interne controlesystemen binnen het agentschap. Het evalueert hiertoe onder meer de risicoanalyse die aan de grondslag ligt van dit werkplan. Het comité adviseert eveneens tussentijdse wijzigingen aan het werkplan.

Communicatie

Art. 11.§ 1. De voorzitter van het comité of, bij diens afwezigheid, de ondervoorzitter, kan afzonderlijk vergaderen met de ambtenaar, belast met de leiding over de dienst bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap. § 2. Het comité bespreekt jaarlijks met het hoofd van het agentschap : 1° de stand van zaken inzake de interne controlesystemen in het agentschap;2° het globaal risicomanagement van het agentschap, in relatie tot de strategische en operationele doelstellingen en de doelstellingen, opgenomen in de beheersovereenkomst;3° de gevolggeving aan de aanbevelingen van de interne en externe audits en de onderzoeken die de dienst, bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap, heeft uitgevoerd. § 3. Onverminderd de bepalingen ter zake in het raamstatuut en onverminderd specifieke personeelsstatuten, geeft het comité advies aan de administrateur-generaal over de aanstelling en functiewijzigingen van de personeelsleden van de dienst bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap.

Art. 12.§ 1. Het comité bezorgt jaarlijks aan de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort een evaluatierapport over de eigen werking. § 2. Het comité brengt jaarlijks verslag uit van zijn werkzaamheden aan de Vlaamse minister en de administrateur-generaal van het agentschap. Het comité kan alle aanbevelingen formuleren die het noodzakelijk acht in het kader van zijn taken.

Een kopie van dit verslag wordt aan de Interne Auditdienst van de Vlaamse Administratie bezorgd.

Beroepscode

Art. 13.§ 1. De leden van het comité gaan de verplichting aan om de voorzitter te informeren wanneer zij in een situatie terechtkomen waarbij hun onafhankelijkheid niet meer gewaarborgd is. Zij nemen in overleg met de voorzitter de best passende houding aan. § 2. Voor de leden van het comité gelden de volgende regels : 1° Ze mogen niet aanwezig zijn bij een beraadslaging waarbij ze rechtstreeks belang hebben, hetzij persoonlijk, hetzij als lasthebber, of waarbij hun ouders of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad, een rechtstreeks en persoonlijk belang hebben;2° ze mogen niet optreden als advocaat, notaris, lasthebber of gerechtelijk expert in een proces tegen het agentschap;3° ze mogen geen financiële transacties van welke aard ook uitvoeren met het agentschap;4° ze mogen noch rechtstreeks noch onrechtstreeks deelnemen aan een levering of toewijzing door het agentschap;5° ze gaan het engagement aan om voldoende tijd vrij te maken die voor een goede uitoefening van deze opdracht vereist is;6° zijzelf en elkeen die deelneemt aan de volledige of gedeeltelijke vergadering van het comité, respecteren een strikte confidentialiteit met betrekking tot de informatie die zij in het kader hiervan hebben verkregen;7° behoudens de specifieke bepalingen kunnen zij zich niet wenden tot de personeelsleden van het agentschap, behalve via de voorzitter, die het hoofd van het agentschap hiervan op de hoogte brengt. § 3. Als een conflictsituatie zoals vermeld in § 1 en § 2 blijft voortduren, brengt de voorzitter de minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort daarvan op de hoogte, die de meest passende maatregel neemt.

Samenstelling van het comité

Art. 14.§ 1. De Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap Kind en Gezin behoort, wijst de leden van het comité aan voor een periode van vijf jaar. De Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort wijst een voorzitter en een ondervoorzitter voor het comité aan.

Het comité bestaat uit ten minste vier en ten hoogste zes onafhankelijke leden. § 2. Geen van de leden van het comité mag een operationele functie uitoefenen binnen Kind en Gezin of mag een dergelijke functie uitgeoefend hebben in een periode van drie jaar voor de aanstelling in het comité.

Van de leden van het comité mag maximaal de helft min één ook zitting hebben in het raadgevend comité van het agentschap.

Eén van de leden van het comité wordt aangewezen als financieel expert, op basis van zijn kennis of ervaring.

Werking van het comité

Art. 15.Het comité komt bijeen op initiatief van de voorzitter. Het komt tevens samen op verzoek van de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort of van het hoofd van het agentschap.

De Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort, de administrateur-generaal, de algemeen directeur en het hoofd van de dienst, bevoegd voor het uitvoeren van het onderzoek naar de interne controlesystemen binnen het agentschap, worden op de vergaderingen van het comité uitgenodigd.

Art. 16.Behoudens spoedeisende gevallen verstuurt het secretariaat van het agentschap de uitnodigingen voor de vergaderingen van het comité ten minste zes kalenderdagen vooraf, dag van de verzending niet inbegrepen. De uitnodigingen vermelden de plaats, het uur en de agenda van de vergadering. De voorbereidende stukken worden bij de uitnodiging gevoegd, behoudens in spoedeisende gevallen of in geval van overmacht.

In spoedeisende gevallen, zoals beoordeeld door de voorzitter, zal met elk lid van het comité contact worden opgenomen op de meest gepaste wijze, hetzij per e-mail, brief, telefoon of op een andere wijze. De omstandigheden van de spoedeisendheid moeten in de notulen opgenomen worden. In spoedeisende gevallen kan ook een elektronische of telefonische vergaderprocedure georganiseerd worden, naargelang van de omstandigheden en volgens het oordeel van de voorzitter.

Art. 17.De voorzitter bepaalt de agenda van het comité. De agenda omvat : 1° de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering;2° elk punt dat krachtens afdeling 1 op het comité geagendeerd moet worden;3° elk punt dat door de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap behoort geagendeerd wordt;4° elk punt dat door een lid van het comité geagendeerd wordt.Deze punten moeten betrekking hebben op de opdrachten van het comité, zoals omschreven in afdeling 1. Ze moeten geagendeerd worden in overleg met de voorzitter, uiterlijk twee weken voor de vergadering; 5° elk punt dat geagendeerd wordt door het hoofd van het agentschap of door het hoofd van de dienst, bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap, in overleg met de voorzitter.

Art. 18.Het comité vergadert minstens vier keer per jaar. De notulen van de vergadering worden toegezonden aan de Vlaamse minister tot wiens bevoegdheid het agentschap Kind en Gezin behoort.

Art. 19.De leden van het comité ontvangen een vergoeding overeenkomstig het toepasselijke besluit van de Vlaamse Regering.

De vergoedingen van de comitéleden worden gedragen door de werkingsmiddelen van het agentschap Kind en Gezin. Afdeling 2. - De dienst bevoegd voor de evaluatie van de interne

controlesystemen binnen het agentschap Opdracht

Art. 20.§ 1. Binnen het agentschap Kind en Gezin wordt een dienst opgericht die bevoegd is voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap. § 2 De missie van de dienst, vermeld in § 1, bestaat erin : 1° op onafhankelijke en objectieve wijze redelijke zekerheid te verschaffen en advies te verlenen aan het management van het agentschap over de beheersing van de risico's, de systemen voor interne controle en de beheersprocessen van het agentschap.Dat omvat onder meer het evalueren van de effectiviteit en de efficiëntie van het risicomanagement, de interne controlesystemen en de beheersprocessen door middel van een systematische en planmatige aanpak teneinde toegevoegde waarde te creëren voor het management en de personeelsleden; 2° een charter op te stellen dat de doelstellingen, taken, plaats in de organisatie en werking verduidelijkt en dat goedgekeurd wordt door het comité, vermeld in Afdeling 1.Dat charter omvat bovendien de wijze waarop de dienst kenbaar maakt dat ze systematisch en planmatig werkt en bevat de krachtlijnen van de ethische houding van de personeelsleden van de dienst.

Bevoegdheid

Art. 21.De dienst bevoegd voor de evaluatie van de interne controlesystemen binnen het agentschap, heeft de volgende bevoegdheden : 1° het onderzoek en de evaluatie van de specifieke interne controlesystemen binnen het agentschap om vast te stellen of die functioneren zoals is bepaald en om aanpassingen en verbeteringen voor te stellen teneinde de doeltreffendheid en de doelmatige werking van die systemen te verhogen.Dat omvat eveneens het onderzoek en de evaluatie met betrekking tot de beveiliging van de activa en het voorkomen van fraude, evenwel met uitsluiting van de certificatie van de rekeningen; 2° het onderzoek en de evaluatie van de betrouwbaarheid, de volledigheid en de integriteit van de financiële informatie en beheersinformatie en de middelen die gebruikt worden om die informatie te identificeren, te meten, op te slaan en erover te rapporteren;3° het adviseren bij het ontwikkelen van nieuwe processen en procedures, en het evalueren van bestaande projecten, processen en procedures om vast te stellen of die in overeenstemming zijn met beslissingen, strategieën, plannen, contracten, doelstellingen en regelgevingen;4° het adviseren bij de uitbouw van het risicomanagement binnen het agentschap en bij het sensibiliseren op het vlak van interne controle;5° het formuleren van de nodige aanbevelingen over de wijze waarop het agentschap zijn mensen en middelen inzet, teneinde de efficiëntie en de doeltreffendheid te optimaliseren.

Art. 22.De hiertoe aangewezen personeelsleden van de dienst kunnen onderzoeken doen in alle onderdelen van het agentschap. Ze hebben toegang tot alle informatie, gebouwen, documenten en goederen die ze noodzakelijk achten om de onderzoeken tijdig, doeltreffend en doelmatig uit te voeren. Ze kunnen alle personeelsleden van het agentschap horen.

De informatie die bij die onderzoeken verkregen wordt, kan alleen gebruikt worden voor de omschreven doelstellingen.

Art. 23.De dienst stelt jaarlijks een werkplan op dat gebaseerd is op een meerjarige risicoanalyse over alle activiteiten van het agentschap. Het laat een ruimte van maximaal 20 % voor de uitvoering van ad-hocopdrachten.

Art. 24.Alle rapporten, opgesteld in het kader van het werkplan en alle andere rapporten die de dienst eventueel opmaakt, worden voorgelegd aan het comité vermeld in Afdeling 1.

De rapporten, opgesteld in het kader van het werkplan in artikel 23 vermeld, worden gezonden aan de cliënten en de administrateur-generaal van het agentschap.

Het hoofd van de dienst kan de voorzitter en bij diens afwezigheid, de ondervoorzitter van het in Afdeling 1 vermelde comité verzoeken met hem of haar te vergaderen zonder de aanwezigheid van vertegenwoordigers van het management van het agentschap.

Art. 25.De administrateur-generaal positioneert de dienst binnen Kind en Gezin, rekening houdend met de specificiteit van de taken en activiteiten ervan, en met het advies van het comité terzake.

Onverminderd de bepalingen ter zake in het raamstatuut en onverminderd andere specifieke personeelsstatuten, neemt de voorzitter van het comité vermeld in Afdeling 1, of, bij diens afwezigheid, de ondervoorzitter, deel aan de evaluatie van de ambtenaar die belast is met de leiding van de dienst. HOOFDSTUK IV. - Openbaarheid van Bestuur

Art. 26.Wat actieve openbaarheid betreft, bepaalt de administrateur-generaal de wijze waarop de toelichtingen bij het beleid worden verspreid. Een personeelslid van niveau A wordt aangewezen als communicatieambtenaar.

Inzake passieve openbaarheid wordt een ambtenaar van niveau A aangewezen die verantwoordelijk is voor de opdrachten, vermeld in het decreet. De ambtenaar beschikt in dat verband over beslissingsbevoegdheid ten aanzien van aanvragen voor inzage in dossiers en mededeling van de relevante stukken. HOOFDSTUK V. - Klachtendienst

Art. 27.In uitvoering van het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen gewijzigd bij het decreet van 20 februari 2004, is een Klachtendienst belast met de opdrachten vastgesteld in het decreet.

De Klachtendienst bestaat uit een of meer klachtenbehandelaars; een van hen vervult de functie van klachtencoördinator.

Art. 28.§ 1. De Klachtendienst wordt geleid door de klachtencoördinator, een personeelslid van niveau A, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de decretale taken en de leiding heeft van de dienst. § 2. De Klachtendienst staat onder het hiërarchische gezag van de administrateur-generaal, maar heeft beslissingsbevoegdheid voor taken, vastgesteld door het decreet. In die zin kan de dienst de nodige contacten leggen, met inbegrip van contacten met het agentschap Inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, volgens de voorwaarden die hiervoor tussen beide agentschappen zijn afgesproken, en het overleggen van dossiers van de administratie.

De Klachtendienst kan aan de administrateur-generaal voorstellen tot verbetering van de dienstverlening voorleggen. HOOFDSTUK VI. - De Sociale Dienst voor het Personeel

Art. 29.In het agentschap functioneert een Sociale Dienst voor het Personeel, met de volgende opdrachten : 1° de dienstverlening komt tegemoet aan acute en andere noden en behoeften.De hulpzoekenden kunnen er voor alle problemen terecht. De Sociale Dienst voor het Personeel kan evenwel alleen binnen zijn mogelijkheden hulp bieden. De dienstverlening moet een reële meerwaarde hebben; 2° alle personeelsleden en gepensioneerde personeelsleden van Kind en Gezin, alsook alle personen die binnen de administratie opdrachten vervullen zonder personeelslid te zijn, kunnen een beroep doen op de Sociale Dienst voor het Personeel.

Art. 30.§ 1. De Sociale Dienst voor het Personeel wordt geleid door een personeelslid van niveau A, dat door de administrateur-generaal wordt aangewezen. Het personeelslid zit het Beheerscomité en het Beperkt Comité voor.

Het Beheerscomité is belast met de bepaling van het financieel en organisatorisch kader voor de individuele en de collectieve dienstverlening. Het zorgt tevens voor de organisatie ervan.

Het Beperkt Comité is belast met de behandeling van de individuele hulpvragen.

Beide comités zijn samengesteld uit afgevaardigden van het agentschap en van de representatieve vakbondorganisaties. Het Directiecomité wijst de afgevaardigden van het agentschap aan.

De voorzitter van de Sociale Dienst voor het Personeel heeft beslissingsbevoegdheid voor alle materies die in beide comités worden behandeld. § 2. Voor de diverse vormen van dienstverlening kan samenwerking of aansluiting nagestreefd worden met het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap of met andere Vlaamse overheidsdiensten. § 3. De collectieve dienstverlening omvat onder meer : 1° organisatie en coördinatie van de mogelijkheden om het middagmaal te gebruiken;2° informatie over en organisatie van preventieve gezondheidszorg;3° organisatie en aanmoediging van culturele en sportieve activiteiten en ontspanningsinitiatieven;4° voorbereiding op het pensioen;5° seniorenwerking;6° personeelsblad;7° informatie rond maatschappelijk welzijn;8° aanbieding van een geschenk bij specifieke gelegenheden;9° initiatieven die bijdragen tot de algemene doelstellingen. § 4. De individuele dienstverlening omvat onder meer : 1° sociale, financiële of administratieve problemen in de beroepssfeer of persoonlijke levenssfeer van de personeelsleden en gepensioneerden. De hulpzoekenden op weg helpen naar een oplossing; 2° tegemoetkoming bij buitengewone omstandigheden of bij tegenslag in het gezin of de familie;3° toekenning van een sociaal voorschot. § 5. Beide comités stellen een intern werkingsreglement op dat ter informatie aan de administrateur-generaal wordt voorgelegd. Het vermeldt de diverse vormen van dienstverlening en de maximale financiële steun. Het personeel van het agentschap wordt op de hoogte gebracht van dat interne reglement. Jaarlijks wordt een werkingsverslag opgesteld met een inventaris van alle vormen van collectieve en individuele dienstverlening, maar zonder vermelding van persoonlijke gegevens. § 6. De individuele dienstverlening gebeurt met de grootst mogelijke discretie. § 7. De Sociale Dienst voor het Personeel beschikt over een budget ten laste van de middelen van het agentschap. Het wordt beheerd volgens de algemene regels inzake overheidscomptabiliteit.

In het jaarverslag staat een verantwoording van de besteding ervan.

Het agentschap stelt het nodige personeel ter beschikking van de Sociale Dienst voor het Personeel. Het functioneert onder het hiërarchisch gezag van het personeelslid dat met de leiding van Sociale Dienst voor het Personeel is belast. HOOFDSTUK VII. - De medische inbreng

Art. 31.In het agentschap functioneren zes artsen met een specialisatie die voor de taken het agentschap relevant is.

Zij worden ingezet voor het adviseren van het beleid, alsmede voor de uitwerking van het medische deel ervan in de door het agentschap ontplooide activiteitsdomeinen. De administrateur-generaal bepaalt, na overleg met Directiecomité, hun opdrachten, zowel inhoudelijk als wat hun administratief werkdomein betreft.

Art. 32.§ 1. Een wetenschappelijk adviseur-hoofdarts is voornamelijk belast met de ondersteuning en advisering van het strategisch management van het agentschap.

De adviseur-hoofdarts maakt als dusdanig deel uit van de met deze taak belaste stafdiensten en is tevens voorzitter van het medisch college. § 2. Medische kwaliteitscoördinatoren zijn, naast hun deelname aan het medisch college, voornamelijk belast met een ondersteunende en adviserende functie met betrekking tot de medische preventie in de verschillende voorzieningen en diensten. In die zin kunnen zij per provincie of vanuit hun speciale technische kennis worden ingezet. § 3. De medische kwaliteitscoördinatoren maken administratief deel uit van de centrale afdeling Preventieve Gezinsondersteuning, maar staan, rekening houdend met hun bepaalde opdracht, functioneel ter beschikking van de provinciale afdelingshoofden.

Art. 33.Het medisch college, bestaande uit de medische kwaliteitscoördinatoren, vergadert onder leiding van de wetenschappelijk adviseur-hoofdarts. De eerste opdracht van het medisch college bestaat erin, adviezen uit te brengen over algemene, principieel geldende medische aangelegenheden ten behoeve van de beleidsbepaling door het agentschap.

Met inachtneming van de bevoegdheid van de Orde van Geneesheren, fungeert het medisch college als deontologische kamer ten aanzien van de artsen die werken in het kader van de door het agentschap erkende voorzieningen en dit wat betreft hun optreden binnen het kader van de ter zake geldende reglementering.

De administrateur-generaal en de algemeen directeur maken van rechtswege deel uit van het medisch college. Zij kunnen zich laten vertegenwoordigen of bijstaan.

Het agentschap verzorgt de secretariaatsfunctie van het college.

De administrateur-generaal bepaalt, in samenspraak met de wetenschappelijk adviseur-hoofdarts, de agenda van de vergaderingen en waakt over de gevolggeving eraan.

Art. 34.De Vlaamse minister, bevoegd voor de Bijstand aan Personen, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 2 maart 2007.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Y. LETERME De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, I. VERVOTTE