29 SEPTEMBER 2022. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot organisatie van de interne audit in de diensten van de Regering en de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, artikelen 2, 80 en 85;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 11 april 2003Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 11/04/2003 pub. 09/05/2003 numac 2003031266 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot organisatie van de interne audit in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten tot organisatie van de interne audit in het Ministerie van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 maart 2015Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 19/03/2015 pub. 02/07/2015 numac 2015031417 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot regeling van de naamswijziging van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten tot regeling van de naamswijziging van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op de gelijkekansentest van 11 mei 2022, uitgevoerd in toepassing van artikel 2 van de ordonnantie van 4 oktober 2018 tot invoering van de gelijkekansentest;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 10 mei 2022;

Gelet op het akkoord van de minister van Begroting gegeven op 27 juni 2022;

Gelet op het ontbreken van de mededeling van het advies van de Raad van State binnen de termijn, met betrekking tot de aanvraag 71.920/2/V, in toepassing van artikel 84, § 4, tweede lid, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State van 12 januari 1973;

Op voorstel van de Minister belast met Financiën en Begroting, Openbaar Ambt, de promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel.

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit dient te worden verstaan onder: 1° De diensten van de Regering: de diensten hernomen in artikel 2 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 maart 2015Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 19/03/2015 pub. 02/07/2015 numac 2015031417 bron brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot regeling van de naamswijziging van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten tot regeling van de naamswijziging van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;2° de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie: de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie, opgericht bij ordonnantie, met rechtspersoonlijkheid en rechtstreeks onderworpen aan het gezag van de Regering, zoals bepaald door artikel 85 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;3° de leidend ambtenaar : de hoogste administratieve verantwoordelijke van elk van de betrokken diensten van de Regering of autonome bestuursinstellingen van eerste categorie;4° de interne audit: de onafhankelijke en objectieve activiteit die een organisatie redelijke zekerheid geeft over de mate van beheersing van haar operaties, advies geeft om deze te verbeteren, en bijdraagt tot het creëren van toegevoegde waarde;5° de directie interne audit: de directie interne audit van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel;6° de verantwoordelijke: het personeelslid dat optreedt als verantwoordelijke van de directie interne audit.7° de onafhankelijk deskundige: een deskundige op het gebied van interne audit die, buiten het Auditcomité bevoegd voor de diensten van de Regering en de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, niet is tewerkgesteld of vergoed door de entiteiten die deel uitmaken van het werkterrein van dit Auditcomité.8° het single audit-principe: de directie interne audit deelt informatie, coördineert de activiteiten, en overweegt gebruik te maken van het werk van andere interne en externe controle- en adviesactoren, om een adequate dekking te verzekeren en het dubbel uitvoeren van werk tot een minimum te beperken.

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de diensten van de Regering en de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. HOOFDSTUK II. - Opdrachten en verantwoordelijkheden

Art. 3.In de in artikel 2 hernomen instellingen wordt de interne auditfunctie uitgeoefend door de directie interne audit.

Art. 4.De directie interne audit realiseert haar activiteiten onder toezicht van het Auditcomité. Ze hangt op administratief vlak af van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel ; deze laatste verleent administratieve en logistieke steun aan de directie interne Audit.

Art. 5.De directie interne audit wordt geleid door een verantwoordelijke in de zin van artikel 1 6°.

Art. 6.De directie interne audit helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door, via een systematische en methodische aanpak, haar risicomanagement-, beheersings- en governance-processen te evalueren en te verbeteren, en door voorstellen te doen om de doeltreffendheid ervan te versterken.

De Directie interne audit voert eveneens performantieaudits uit in het kader van het principe van het goed financieel beheer, dat streeft naar het garanderen dat: 1° de doelstellingen op zuinige, doeltreffende en doelmatige wijze worden bereikt;2° de begrotingskredieten alleen worden uitgegeven voor de aangegeven doeleinden en binnen de goedgekeurde grenzen. De directie interne audit stemt haar werkzaamheden af op de verschillende controle-actoren in het kader van het single audit-principe.

Art. 7.De prioriteiten voor interne auditactiviteiten worden bepaald in een auditplan. Dit plan en de wijzigingen ervan worden ter goedkeuring voorgelegd aan het Auditcomité.

Art. 8.Er wordt een Audithandvest opgesteld dat ter goedkeuring aan het Auditcomité wordt voorgelegd. Het Audithandvest is een formeel document dat de aspecten in verband met het werkterrein, de doelstellingen, de taken, de plaats binnen de organisatie en de werking van de auditfunctie definieert, met inbegrip van de verslaggeving. Het Audithandvest wordt ter kennisgeving overgemaakt aan de leidend ambtenaren in de zin van artikel 1 3°.

Art. 9.In het kader van haar opdrachten heeft de directie interne audit, behoudens wettelijke of reglementaire bepalingen, onbeperkte toegang tot alle personen, informatie, documenten en materiële of immateriële activa.

Art. 10.De directie interne audit verbindt zich er in het kader van haar werkzaamheden tevens toe de beroepsnormen van het Institute of Internal Auditors (IIA) en de deontologische code van dit Instituut na te leven.

Art. 11.De directie interne audit brengt aan het Auditcomité verslag uit over haar activiteiten, haar vaststellingen en de uitvoering van de door de interne auditoren geformuleerde aanbevelingen. HOOFDSTUK III. - Het Auditcomité

Art. 12.Het Auditcomité is bevoegd voor de diensten van de Regering en de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Art. 13.Het Auditcomité: 1° keurt het auditplan goed;2° keurt het audithandvest en zijn wijzigingen goed;3° keurt het jaarlijks activiteitenverslag van de directie interne audit goed;4° gaat na of de directie interne audit over voldoende middelen beschikt om zijn taken uit te voeren en stelt de Regering hiervan in kennis;5° waarborgt de onafhankelijkheid en objectiviteit van de audit, alsook de naleving door de auditoren van de voormelde beroepsnormen;6° geeft adviezen aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en aan de beheersorganen van de betrokken diensten en instellingen aangaande de kwaliteit van de interne beheersing, alsook over de opvolging van de uitvoering van de door de audit geformuleerde aanbevelingen en over het niveau van het restrisico dat het management aanvaardt;7° waarborgt de coördinatie van de interne en externe auditwerkzaamheden in het kader van het single audit-principe. Daartoe steunt het Auditcomité in het bijzonder op de werkzaamheden van de directie interne audit, waarvan het de kwaliteit, de onafhankelijkheid en de doeltreffendheid beoordeelt, evenals de verslagen die worden opgesteld in het kader van artikel 3 § 2 van het besluit van 18 oktober 2007 van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle, de boekhoudkundige controle en de controle van het goede financiële beheer.

Art. 14.Het Auditcomité is een raadgevend orgaan. Het bestaat uit ten minste 5 en ten hoogste 7 leden, met inbegrip van de voorzitter en de vicevoorzitter, van wie de meerderheid onafhankelijke deskundigen zijn.

De voorzitter en de vicevoorzitter worden aangewezen onder de onafhankelijke deskundigen.

De onafhankelijke deskundigen van het Auditcomité, waaronder de voorzitter en de vicevoorzitter, worden aangewezen door de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor een periode van 5 jaar, éénmaal verlengbaar. De leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering worden aangewezen conform de periode van de legislatuur.

Het Auditcomité is als volgt samengesteld: Leden: ? Minstens 2 en hoogstens 3 leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, vertegenwoordigd door de Minister-President, de Minister die bevoegd is voor het Openbaar Ambt of Financiën en Begroting, of hun vertegenwoordigers; ? Minstens 3 en hoogstens 4 onafhankelijke deskundigen.

Waarnemers : ? Een leidend ambtenaar, die de leidend ambtenaren van de diensten van de Regering en de autonome bestuursinstellingen van eerste categorie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vertegenwoordigt.

Deze afvaardiging gebeurt op voorstel van de Regering, na advies van het Auditcomité; ? Een vertegenwoordiger van het Rekenhof; ? Een lid van het interfederaal Korps van de Inspectie van Financiën geaccrediteerd bij het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Andere waarnemers kunnen de vergaderingen bijwonen op uitnodiging van de voorzitter van het Auditcomité.

Art. 15.De directie interne audit verzorgt het secretariaat van het Auditcomité.

Art. 16.Het Auditcomité vergadert minstens 3 keer per jaar.

Het Auditcomité legt zijn werkingsregels vast in een Handvest van het Auditcomité. Dit Handvest en de wijzigingen ervan dienen te worden goedgekeurd door de Regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Art. 17.Voor de eerste drie vergaderingen van het jaar ontvangen de onafhankelijke deskundigen van het Auditcomité, per vergadering, een vergoeding van 1000 euro voor de Voorzitter en 800 euro voor de andere onafhankelijke deskundigen.

Vanaf de vierde vergadering van het jaar ontvangen de onafhankelijke deskundigen van het Auditcomité, per vergadering, een vergoeding van 500 euro voor de Voorzitter en 400 euro voor de andere onafhankelijke deskundigen.

Deze bedragen volgen de ontwikkeling van het indexcijfer van de consumptieprijzen, overeenkomstig de bepalingen van de wet van 1 maart 1977Relevante gevonden documenten type wet prom. 01/03/1977 pub. 05/03/2009 numac 2009000107 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende inrichting van een stelsel waarbij sommige uitgaven in de overheidssector aan het indexcijfer van de consumptieprijzen van het Rijk worden gekoppeld. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten tot inrichting van een stelsel waarbij sommige uitgaven in de overheidssector aan het indexcijfer van de consumptieprijzen van het Rijk worden gekoppeld. Deze koppeling aan de index zal worden berekend en toegepast overeenkomstig artikel 2 van het Koninklijk Besluit van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 6 januari 1989 tot vrijwaring van 's lands concurrentievermogen. Deze bedragen zijn gekoppeld aan de spilindex 138,01 (basis 1 januari 1990).

Art. 18.Het Auditcomité deelt jaarlijks een verslag mee aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en aan de beheersorganen van de betrokken diensten en instellingen. HOOFDSTUK IV. - Slotbepalingen

Art. 19.Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 11 april 2003Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 11/04/2003 pub. 09/05/2003 numac 2003031266 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot organisatie van de interne audit in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sluiten tot organisatie van de interne audit in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt opgeheven.

Art. 20.Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2022.

Art. 21.De Minister bevoegd voor Openbaar Ambt wordt belast met de tenuitvoerlegging van dit besluit.

Brussel, 29 september 2022.

Voor de Brusselse Hoofdstedelijke Regering : De Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van gewestelijk Belang R. VERVOORT De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën en Begroting, Openbaar Ambt, de promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel S. GATZ