11 APRIL 2003. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot organisatie van de interne audit in het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen, inzonderheid op artikel 4°, § 1, gewijzigd bij de bijzondere wet van 16 juli 1993;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 8 november 2002;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 20 december 2002;

Gelet op het besluit van de Regering over het verzoek aan de Raad van State om advies te geven binnen een termijn van een maand;

Gelet op het advies nr. 34.731/2 van de Raad van State, gegeven op 10 maart 2003 met toepassing van artikel 84, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. HOOFDSTUK II. - Opdrachten en verantwoordelijkheden

Art. 2.De interne audit vervult een onafhankelijke en objectieve waarborgende en adviserende activiteit waarbij de opdracht erin bestaat voor toegevoegde waarde te zorgen en de werking van de organisatie te verbeteren.

De interne audit helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken via een systematische en methodische aanpak van de evaluatie en de verbetering van de procedures inzake risicobeheer, controle en corporate governance.

De functie van de interne audit bestaat hoofdzakelijk in het onderzoeken en evalueren van de werking, de efficiëntie en de doelgerichtheid van de interne controle.

De interne audit kan belast worden met conformiteitsaudits, werkingsaudits, financiële audits, specifieke opdrachten en administratieve onderzoeken.

Art. 3.De interne audit ressorteert administratief onder de secretaris-generaal en de adjunct-secretaris-generaal en functioneel onder het auditcomité.

Art. 4.In het kader van zijn opdrachten heeft de interne audit onbeperkt toegang met inachtneming van de wettelijke of reglementaire verbodsbepalingen tot alle informatie, documenten en materiële of immateriële goederen.

Hij kan elk personeelslid om de informatie vragen die hij nodig acht voor het vervullen van zijn opdrachten.

Art. 5.De interne audit verbindt zich er toe om in het kader van zijn werkzaamheden de beroepsnormen van het Institute of Internal Auditors na te leven en zich te schikken naar de deontologische regels van voornoemd instituut.

Art. 6.De interne audit brengt verslag uit aan het auditcomité over zijn activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen. HOOFDSTUK III. - Het auditcomité

Art. 7.Er wordt een auditcomité opgericht.

Het auditcomité formuleert adviezen aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering over het interne controlesysteem, meer bepaald met betrekking tot : - efficiënt en doelgericht risicobeheer; - de betrouwbaarheid van de financiële en beheersverslagen; - de conformiteit met de wetten, ordonnanties en andere regelgeving, alsook met de richtlijnen van de betrokken overheden; - de efficiënte en doelgerichte werking van de diensten; - de bescherming van de activa.

Art. 8.Het auditcomité bestaat minstens uit 5 en hoogstens uit 7 leden met inbegrip van de voorzitter, waarvan de meerderheid onafhankelijke deskundigen zijn.

Het is samengesteld als volgt : - minstens 1 lid en hoogstens 2 leden (of vertegenwoordigers) van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering; - minstens 2 en hoogstens 3 onafhankelijke deskundigen; - de secretaris-generaal en de adjunct-secretaris-generaal van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in de hoedanigheid van waarnemer.

De leden van het auditcomité en de voorzitter worden aangewezen door de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

Op uitnodiging van het auditcomité kunnen de directeur van de interne audit of andere personeelsleden of deskundigen de vergaderingen eventueel bijwonen.

Art. 9.Het auditcomité vergadert minstens tweemaal per jaar.

De notulen van deze vergaderingen worden ter informatie bezorgd aan de leden van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

Art. 10.Het Handvest van het auditcomité alsook de wijzigingen daarvan worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering.

Art. 11.Aan de onafhankelijke deskundigen van het auditcomité wordt een vergoeding van 800 euro (aan 100 %) per vergadering toegekend.

Art. 12.Het auditcomité stelt een jaarverslag op dat bezorgd wordt aan de Brusselse Hoofdstedelijke Regering en aan de Directieraad van het Ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. HOOFDSTUK IV. - Slotbepalingen

Art. 13.Dit besluit treedt in werking op de dag van beslissing.

Art. 14.De Minister-Voorzitter en de Minister bevoegd voor Openbaar Ambt zijn belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 11 april 2003.

Voor de Brusselse Hoofdstedelijke Regering : De Minister-Voorzitter van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd met Plaatselijke Besturen, Ruimtelijke Ordening, Monumenten en Landschappen, Stadsvernieuwing en Wetenschappelijk Onderzoek, F.-X. de DONNEA