29 SEPTEMBER 2005. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot regeling van de werking van een klachtendienst in het ministerie en de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de bijzondere wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen, inzonderheid op artikel 40;

Gelet op de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, inzonderheid op artikel 11;

Gelet op de wet van 21 augustus 1987 tot wijziging van de wet houdende organisatie van de agglomeraties en de federaties van gemeenten en houdende bepalingen betreffende het Brusselse Gewest, inzonderheid op artikel 27;

Gelet op het koninklijk besluit van 8 maart 1989 tot oprichting van het Brussels Instituut voor Milieubeheer, bekrachtigd door de wet van 16 juni 1989;

Gelet op de ordonnantie van 19 juli 1990 houdende oprichting van de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp;

Gelet op de ordonnantie van 19 juli 1990 houdende oprichting van het Gewestelijke Agentschap voor Netheid;

Gelet op het koninklijk besluit van 13 maart 1991 houdende coördinatie van de wetten van 28 december 1984 en van 26 juni 1990 betreffende de afschaffing en de herstructurering van instellingen van openbaar nut en andere overheidsdiensten, inzonderheid op artikelen 9 en 16;

Gelet op de ordonnantie van 3 december 1992 betreffende de exploitatie en de ontwikkeling van het kanaal, de haven, de voorhaven en de aanhorigheden ervan in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op de ordonnantie van 8 september 1994 houdende oprichting van de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op de ordonnantie van 20 mei 1999 betreffende de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling;

Gelet op de ordonnantie van 3 april 2003 betreffende de oprichting van een interne klachtendienst in de administratieve diensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;

Gelet op de ordonnantie van 12 juni 2003 houdende oprichting van het Instituut ter bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel;

Gelet op het advies van het beheerscomité van de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling van 10 mei 2005;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van de Brusselse Huisvestingsmaatschappij van 3 mei 2005;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van de Gewestelijke Vennootschap van de Haven van Brussel van 25 februari 2005;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest van 25 maart 2005;

Gelet op het advies van het Bureau van de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, van 14 februari 2005;

Gelet op het protocol nr. 2005/3 van 26 januari 2005 van Sectorcomité XV;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd door de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat dit besluit onverwijld moet worden aangenomen teneinde tegemoet te komen aan de behoefte van de bevolking om zijn klachten ten opzichte van de administratieve diensten te verwoorden wanneer deze gegrond zijn;

Op de voordracht van de Minister belast met Openbaar Ambt, Besluit : HOOFDSTUK I. - Toepassingsgebied en definities Afdeling 1. - Toepassingsgebied

Artikel 1.Dit besluit is van toepassing op de volgende instellingen : 1° het ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest;2° de volgende instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, namelijk : - het Centrum voor Informatica van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - het Brussels Instituut voor Milieubeheer; - Brussel Net, het Gewestelijk Agentschap voor Netheid; - het Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel, - de Brusselse Hoofdstedelijke Dienst voor Brandweer en Dringende Medische Hulp; - de Brusselse Gewestelijke Dienst voor Arbeidsbemiddeling; - de Brusselse Gewestelijke Huisvestingsmaatschappij; - de Gewestelijke Vennootschap van de Haven van Brussel; 3° volgende publiekrechterlijke instellingen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest : - de Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; - de Economische en Sociale Raad voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Afdeling 2. - Definitie

Art. 2.Voor de toepassing van dit besluit, dient te worden verstaan onder de leidende ambtenaar : de ambtena(a)r(en) belast met de hoge leiding van het ministerie of de instellingen van openbaar nut van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bedoeld in artikel 1 van dit besluit. HOOFDSTUK II. - De klachtendienst Afdeling 1. - Opdracht van de klachtendienst

Art. 3.In elk van de in artikel 1 van dit besluit bedoelde instellingen wordt een klachtendienst opgericht, overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de ordonnantie van 3 april 2003 betreffende de oprichting van een interne klachtendienst in de administratieve diensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De opdracht van de klachtendienst bestaat uit het ontvangen en behandelen van elke klacht ingediend overeenkomstig artikel 4 en binnen de grenzen van artikel 7 van dezelfde ordonnantie.

Het is niet de rol van de klachtendienst om zich in de plaats te stellen van de administratieve dienst door het herzien van een beslissing of zich uit te spreken over de grond van een door de administratieve dienst behandeld dossier. Afdeling 2. - Samenstelling van de klachtendienst en aanstelling van

zijn personeel

Art. 4.De klachtendienst is samengesteld, overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van dezelfde ordonnantie, uit minstens twee personeelsleden van verschillende taalrol.

Het personeel van de klachtendienst wordt aangesteld door de leidende ambtenaren.

Die personeelsleden worden verplicht een vorming te volgen die aangepast is aan hun opdracht. Afdeling 3. - Rechten en plichten van het personeel

van de klachtendienst

Art. 5.Voor de uitoefening van zijn opdracht hangt het personeel van de klachtendienst rechtstreeks af van de leidende ambtenaar.

Geen enkele richtlijn aangaande de manier waarop de klachten dienen te worden behandeld, behalve wat betreft de naleving van de bepalingen van dit besluit, kan het personeel van de klachtendienst worden opgelegd.

De inhoud van de beslissingen van het personeel van de klachtendienst kan geen aanleiding geven tot een evaluatie of een tuchtstraf noch de beëindiging van zijn opdracht tot gevolg hebben. HOOFDSTUK III. - Onderzoek van de klachten

Art. 6.§ 1. Binnen tien dagen na ontvangst van een klacht bevestigt de klachtendienst schriftelijk ontvangst aan de aanklager en licht hem in over de ontvankelijkheid of de onontvankelijkheid van de klacht.

Ingeval de klacht wordt gericht aan een onbevoegde dienst, stelt deze dienst de aanklager hiervan op de hoogte en geeft hem het adres van de bevoegde dienst waarnaar hij kopie van de klacht verstuurt. § 2. Indien de klacht ontvankelijk is, deelt de klachtendienst, binnen dezelfde termijn van tien dagen na ontvangst van de klacht, dit schriftelijk mede aan de administratieve dienst of de ambtenaar waartegen de klacht werd ingediend en vraagt dat hem uitleg en een voorstel tot oplossing zou worden gegeven binnen twintig dagen na verzending van zijn aanvraag. § 3. De klachtendienst tracht een oplossing te vinden in overleg met de administratieve dienst waartegen de klacht werd ingediend, indien de door deze laatste voorgestelde oplossing niet voldoet. § 4. Binnen zestig dagen na ontvangst van de klacht richt de klachtendienst per aangetekend schrijven aan de aanklager een antwoord dat alle inlichtingen overneemt en de gemotiveerde beslissing of, in voorkomend geval, de gemotiveerde weigering wegens de ongegrondheid van de klacht. HOOFDSTUK IV. - Bewaring van de ingediende klachten Afdeling 1. - Bewaring van de klachten door de klachtendienst

Art. 7.Alle documenten betreffende de klachten worden bewaard door de klachtendienst gedurende drie jaar vanaf de ontvangst ervan.

Art. 8.Een geautomatiseerd register, bijgewerkt door de klachtendienst bij de sluiting van elke klacht, bevat minstens de volgende inlichtingen : - de identiteit van de aanklager; - de aard van de klacht; - de administratieve dienst waartegen de klacht werd ingediend of waarvan het personeelslid tegen wie de klacht werd ingediend deel uitmaakt; - de ontvankelijkheid van de klacht; - de datum van de klacht en de datum van de beslissing; - de afloop van de klacht; - de eventuele reactie van de aanklager na behandeling van zijn klacht; Afdeling 2. - Bewaring van de klachten door de administratieve dienst

Art. 9.Elke administratieve dienst bewaart de gegevens betreffende tegen hem ingediende klachten en maakt er gebruik van ter evaluatie en verbetering van zijn werking. HOOFDSTUK V. - Openbaarheid

Art. 10.§ 1. Elke klachtendienst is onderworpen aan een openbaarheid die neerkomt op het inlichten van de gebruikers van de administratieve diensten.

Deze openbaarheid omvat : - de gegevens van de klachtendienst; - de door de aanklager na te leven vormvereisten; - de na te leven termijn van zes maand, bepaald in artikel 7, 2°, van de ordonnantie van 3 april 2003 na het feit waarop de klacht berust, voor het indienen ervan; - de door de klachtendienst na te leven vormvereisten en de hem toebedeelde termijnen; - de gevolgen van de klacht en het onderscheid tussen de behandeling van een klacht en de behandeling van de grond van een administratief dossier. § 2. De openbaarheid van elke klachtendienst, bedoeld in § 1 van dit artikel, wordt gewaarborgd op volgende manier: - in de informatiedragers betreffende de gewestelijke instellingen, ter beschikking gesteld van de gebruikers van de administratieve diensten van de instellingen, bedoeld in artikel 1 van dit besluit; - in de formulieren bestemd voor het publiek; - via de websites van de instellingen bedoeld in artikel 1 van dit besluit; HOOFDSTUK VI. - Jaarevaluatie

Art. 11.Elke klachtendienst stelt jaarlijks een jaarevaluatie op die ten laatste op 31 januari aan de minister van Openbaar Ambt wordt overgegeven.

Die evaluatie herneemt de gegevens uit het geautomatiseerde register bedoeld in artikel 8 van dit besluit, met uitzondering van gegevens betreffende de identiteit van de personen en bevat een toelichting van de genoemde gegevens en van de toepassing van de ordonnantie en dit besluit. HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen

Art. 12.Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 13.De Ministers worden belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 29 september 2005.

De Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Plaatselijke Besturen, Ruimtelijke Ordening, Monumenten en Landschappen, Stadsvernieuwing, Huisvesting, Openbare Netheid en Ontwikkelingssamenwerking, Ch. PICQUE De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt en Externe Betrekkingen, G. VANHENGEL De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Tewerkstelling, Economie, Wetenschappelijk Onderzoek, Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp, B. CEREXHE De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Mobiliteit en Openbare Werken, P. SMET De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Leefmilieu, Energie en Waterbeleid, Mevr. E. HUYTEBROECK