17 MARS 2014. - Règlement portant exécution des articles 9bis et 22, 11°, de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994

Le Comité de l'assurance de l'Institut national d'assurance maladie-invalidité, Vu la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, l'article 22, 11° ;

Vu la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, l'article 9bis;

Vu la loi du 21 août 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/08/2008 pub. 13/10/2008 numac 2008022534 source service public federal securite sociale Loi relative à l'institution et à l'organisation de la place-forme eHealth fermer relative à l'institution et à l'organisation de la plate-forme eHealth, l'article 36/1;

Après en avoir délibéré au cours de sa séance du 17 mars 2014, Arrête :

Article 1er.Peuvent remplacer leurs équivalents sous forme papier, les documents électroniques établis conformément au protocole approuvé le 24 février 2014 par la Commission nationale médico-mutualiste visée à l'article 29 de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, fixant les modalités d'application pour des échanges de données électroniques entre les médecins et organismes assureurs via le réseau MyCareNet.

Art. 2.Ce règlement entre en vigueur le 1er avril 2014.

Bruxelles, le 17 mars 2014.

Le Fonctionnaire Dirigeant, H. De Ridder Le Président, G. Perl

Annexe au Règlement du 17 mars 2014 portant exécution des articles 9bis et 22, 11°, de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994 Protocole approuvé le 24 février 2014 par la Commission nationale médico-mutualiste visée à l'article 29 de I'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de sante et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, fixant les modalités d'application pour des échanges de données électroniques entre les médecins et organismes assureurs via le réseau MyCareNet

Article 1er.Le présent protocole concerne les échanges des données électroniques suivants : - Accords Médecins. - Conseils-Médicaments Chapitre IV : Annexe 2 - Service assurabilité : Annexe 3 - Gestion du DMG : Annexe 4 - Consultation des tarifs : Annexe 5 - Service facturation : Annexe 6 La transmission de ces données entre dispensateurs de soins ou au sein des organismes assureurs ne relève pas de I' application du protocole.

Art. 2.L' échange de données doit se dérouler conformément à l'article 36/1 de la loi du 21 août 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/08/2008 pub. 13/10/2008 numac 2008022534 source service public federal securite sociale Loi relative à l'institution et à l'organisation de la place-forme eHealth fermer relative à I'institution et à I'organisation de la plate-forme eHealth.

Art. 3.II revient aux systèmes informatiques utilisés par les dispensateurs de soins et les organismes assureurs de conserver systématiquement les données concernant I'identité du responsable de la transmission ainsi que de celui qui a exécuté cette transmission, une information temporelle complète et les rapports de perturbations éventuelles qui ont été constatées pendant le traitement.

Art. 4.Les règles de travail pratiques et impératives convenues entre les parties figurent dans la convention MyCarenet en Annexe 1re.

Art. 5.La liste de contrôle destinée à documenter les différentes exigences auxquelles les systèmes informatiques du dispensateur de soins (ou de son mandataire) doivent répondre est complétée et doit être disponible en cas d'audit relatif à la procédure d'archivage chez le prestataire ou l'organisme assureur.

Art. 6.Pour autoriser un logiciel à utiliser MyCareNet, un ensemble de démarches administratives sont à réaliser ainsi qu'un ensemble de tests avec la plateforme MyCareNet et avec les organismes assureurs.

La procédure complète d'adhésion d'un fournisseur de logiciel est décrite dans le document « MyCareNet vademecum » disponible auprès du collège intermutualiste national (CIN).

Art. 7.La surveillance du bon respect des dispositions de ce protocole est assurée respectivement par le Service d'évaluation et de contrôle médicaux et le Service du contrôle administratif, chacun au niveau de ses compétences. Sans préjudice de leurs propres compétences spécifiques, les Services de contrôle doivent communiquer les éventuelles lacunes ou irrégularités à la Commission nationale médico-mutualiste.

ANNEXE 1re CONVENTION MYCARENET ENTRE LES MEDECINS ET LES ORGANISMES ASSUREURS L'objectif de cette convention est de fixer, conformément et complémentairement à la réglementation, les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange électronique de données via le réseau MyCareNet entre les médecins et les organismes assureurs.

Préambule : Le contrat d'administration de la plate-forme eHealth fixant les règles et conditions spéciales selon lesquelles la plate-forme eHealth exerce les missions qui lui sont confiées par la loi, notamment la loi relative à la plate-forme eHealth, est disponible sur le site e-health : https://www.ehealth.fgov.be/fr/a-propos-de-ehealth/organisation/comite-de-gestion. 1. Définitions. - Réseau : le réseau MyCareNet - Services : types de transmission de données identifiés dans les annexes du présent document (exemple : Accords médecins conseils - médicaments chapitre IV : demande d'accord, consultation d'accord). 2. Droits et obligations des parties. 2.1. Droits et obligations des organismes assureurs. * Exactitude des données Les organismes assureurs s'engagent à mettre à jour et à rendre accessible sur le réseau les données correctes de tous leurs membres, relatives aux services décrits dans l'annexe. * Disponibilité des services de MyCareNet : o Une disponibilité de 99 % sur base mensuelle à l'exclusion des fenêtres de maintenance planifiées aux moments les plus opportuns. o Un monitoring permanent. * Disponibilité des services : o Au niveau technique (disponibilité du réseau MyCareNet) : oles prestataires de soins peuvent introduire leurs demandes tous les jours 24 heures sur 24 à l'exclusion des fenêtres de maintenance planifiées. o Au niveau du Helpdesk de MyCareNet : o le helpdesk sera disponible pendant les heures de bureau de 8H30 à 17H30, et ce uniquement pendant les jours ouvrables. Un document séparé mentionnera où le prestataire de soins pourra s'adresser et avec quel type de question. o Au niveau des Helpdesk des organismes assureurs : o le helpdesk sera disponible pendant les heures de bureau de 9H à 12H et de 13H30 à 16H et ce uniquement pendant les jours ouvrables. Un document séparé mentionnera où le prestataire de soins pourra s'adresser et avec quel type de question. o La coordination entre les services Helpdesk de MyCareNet et des organismes assureurs est assurée. 2.2. Droits et obligations des prestataires de soins. o Le prestataire de soins s'engage à transmettre en temps utile ses données exactes aux responsables des sources authentiques. o Le prestataire de soins se déclare d'accord avec les éventuelles futures adaptations de cette convention, pour autant qu'elles aient été approuvées par la Medicomut. La version la plus récente de cette convention peut à tout moment être obtenue auprès du Collège Inter-mutualiste National (ci-après le CIN) et sur le site web de l'INAMI. o Un prestataire de soins a accès au réseau pour autant que la plate-forme e-Health reconnaisse et authentifie les identifiants et qualités que lui présente le prestataire de soins. o L'utilisation de ce réseau est limitée aux services décrits en annexe et sous-entend l'acceptation de plein droit des conditions relatives à ce service comme stipulées dans l'annexe correspondante. o Le helpdesk première ligne du prestataire de soins est toujours le fournisseur du logiciel au moyen duquel le prestataire de soins consulte MyCareNet (donc en cas de problème avec MyCareNet, le prestataire de soins contactera en premier lieu son fournisseur de logiciel). 3. Abus ou infractions. o En cas d'abus ou d'infraction à la présente convention : - Dès qu'un organisme assureur constate des abus ou des infractions à la présente convention, il enverra au prestataire de soins un avertissement à ce sujet par lettre recommandée. - Le CIN fera part de tout cas d'abus ou d'infraction le concernant au Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé, qui veille au respect de la protection de la vie privée des assurés sociaux dans le service concerné. - Dès qu'un prestataire de soins constate un ou des abus ou une ou des infraction(s) à la présente convention, il enverra au CIN un avertissement à ce sujet par lettre recommandée. - En cas de répétition des faits endéans les 365 jours à partir de la première infraction, la Médicomut ainsi que les services de contrôles administratif et médicaux de l'INAMI en seront informés, et prendront, en fonction de leurs compétences et responsabilités respectives, les actions nécessaires vis-à-vis de la partie en infraction. o Au cas où l'utilisation du réseau par le prestataire de soins mettrait en danger la disponibilité ou la sécurité du système informatique, l'accès pourrait temporairement lui en être refusé après l'en avoir averti, le temps que le problème soit résolu (Il s'agit ici de `problèmes techniques'). 4. Mandats Un prestataire de soins a le droit de donner un mandat à un mandataire pour les services de type `administratifs'. Un mandat doit être confirmé par écrit selon le modèle en vigueur sur la plate-forme e-Health (https://www.ehealth.fgov.be/fr/page_menu_a_m/website/home/portal/access/mandates.html).

Le mandataire doit porter ce mandat à la connaissance du Collège Intermutualiste National.

La période pour laquelle le mandat est donné, doit être reprise explicitement dans ce mandat. Le mandat doit parvenir au CIN au moins 5 jours ouvrables avant la date de prise d'effet du mandat.

Le mandant reste responsable du contenu des messages et plus spécifiquement du contenu de la facturation et de l'effectivité des prestations fournies.

Les prestataires de soins dont les prestations sont attestées via un numéro de groupe (tel qu'on l'entend sur le site de l'INAMI : http://www.inami.fgov.be/) ne doivent pas donner de mandat MyCareNet.

Pour être valables, les mandats doivent répondre aux conditions énumérées limitativement ci-après : o Le mandat doit mentionner explicitement l'objet du mandat. Un mandat vaut uniquement pour maximum 1 service (consultation assurabilité, DMG, Tarification, facturation). o Un mandat n'aura pas trait à la façon de payer. A cet effet, un accord spécifique doit être signé entre le prestataire de soins et l'organisme assureur. o La date de la signature doit être reprise explicitement de sorte que l'organisme assureur puisse vérifier quand ce mandat produira ses effets. o Il ne peut pas y avoir de périodes chevauchantes entre 2 mandats pour un même service. Le cas échéant, un nouveau mandat pour un service clôture automatiquement le mandat précédent. o En cas de décès, de faillite ou de liquidation du mandant ou du mandataire, tout mandat est immédiatement terminé. Un nouveau mandat peut éventuellement être donné par ou avec le liquidateur ou le curateur. 5. Evaluation. Il sera fait une évaluation permanente du respect des droits et obligations des parties présentes dans cetteconvention.

ANNEXE 2 Volet`Accords Médecins-Conseils - Médicaments Chapitre IV' Objectif L'objectif de cette annexe est de fixer les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange des données électroniques pour le volet « accords médecins-conseils-médicaments chapitre IV ».

Définitions Volet `Accords médecins-conseils - médicaments chapitre IV' : Il s'agit de l'envoi électronique des demandes d'accord du prestataire de soins à l'organisme assureur pour les médicaments du chapitre IV à délivrer auprès du patient et les réponses électroniques de l'organisme assureur au prestataire, ainsi que des consultations des accords en cours du patient. Les dispositions de l'arrêté royal du 21.12.2001 fixant les procédures, délais et conditions en matière d'intervention de l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités dans le coût des spécialités pharmaceutiques) valent comme base légale pour ces échanges électroniques. Le volet `Accords médecins-conseils - médicaments chapitre IV' est composé de 2 services : les demandes d'accord chapitre IV et les consultations d'accord chapitre IV. Droits et obligations des parties o Droits et obligations des organismes assureurs o Les organismes assureurs s'engagent à toujours fournir les informations disponibles les plus actuelles. o Une réponse à une demande d'accord sera donnée immédiatement dans les secondes qui suivent la demande. Cette réponse peut être un rejet (si message non traitable - erreurs formats, etc...), une mise en attente de décision du médecin-conseil (preuve que l'OA a bien reçu et enregistré le message, ce message indique que le médecin- conseil prendra sa décision dès que possible), une acceptation (demande accordée par le médecin-conseil) ou un refus (demande refusée par le médecin-conseil). o Une réponse à une consultation d'accord sera donnée immédiatement dans les secondes qui suivent la demande.Cette réponse peut être un rejet (si message non traitable - erreurs formats, etc...), ou une réponse à la demande (reprenant le cas échéant les accords du patient correspondants aux critères de la consultation). o Droits et obligations des prestataires de soins : o Le prestataire de soins s'engage à ne solliciter et utiliser des données que pour des patients avec lesquels il a une relation thérapeutique. o Le prestataire de soins traitera les données avec stricte confidentialité. o Le prestataire de soins se porte garant pour la conservation dans le dossier du patient de tous les documents (protocole, résultats d'examens médicaux, ...) décrits au chapitre IV lorsque l'emploi de MyCareNet lui permet conformément à la réglementation de ne plus devoir les transmettre à l'organisme assureur. Ces documents doivent rester à la disposition du médecin-conseil lors d'une visite ou sur simple demande.

ANNEXE 3 Service `Assurabilité' Objectif L'objectif de cette annexe est de fixer les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange des données électroniques dans le service « assurabilité » Définitions Par assurabilité, il faut entendre : les données permettant de vérifier les droits aux remboursements par l'assurance maladie-invalidité, ainsi que les données pour l'application du tarif de remboursement, et le statut du patient pour lequel ces données sont valables. Cette consultation sera faite 'on-line' pour un patient à la fois.

Droits et obligations des parties o Droits et obligations des organismes assureurs o Les organismes assureurs s'engagent à toujours fournir les informations disponibles les plus actuelles. o Les réponses au niveau du service assurabilité sont données immédiatement dans les secondes qui suivent la demande. o Les organismes assureurs sont obligés de mettre à disposition les données dont les prestataire de soins ont besoin afin d'être en mesure de pouvoir correctement facturer leurs prestations. o Droit et obligations des prestataires de soins : o Le prestataire de soins s'engage à ne solliciter et traiter des données que pour des patients qu'il traite effectivement et ce dans le but exclusif de la facturation des traitements médicaux. o Le prestataire de soins s'engage à procéder effectivement à la facturation pour minimum 99 % des patients pour qui il/elle a sollicité les données relatives à l'assurabilité. o Le prestataire de soins traitera les données avec stricte confidentialité et ne les transmettra pas à d'autres prestataires de soins ni à des tiers. o La règle de base est la suivante : le prestataire de soins ne pourra solliciter qu'une seule fois les données relatives à l'assurabilité au moment de la prestation.

ANNEXE 4 Volet `Gestion du DMG' Objectif L'objectif de cette annexe est de fixer les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange des données électroniques pour le volet « Gestion du DMG ».

Définitions Le volet `gestion du DMG' comprend 3 services : * La gestion du DMG proprement dite : Il s'agit de l'envoi électronique des notifications de détenteur du DMG par le prestataire de soins à l'organisme assureur et les réponses électroniques de l'organisme assureur au prestataire de soins, ainsi que l'envoi par l'organisme assureur au prestataire de soins des prolongations de droit DMG et des clôtures de droit DMG. * La consultation du droit DMG d'un patient par le prestataire de soins et la réponse de l'organisme assureur. * La consultation de la liste des patients pour lesquels le prestataire de soins et le détenteur du DMG, et la réponse des organismes assureurs.

Droits et obligations des parties o Droits et obligations des organismes assureurs o Les organismes assureurs s'engagent à toujours fournir les informations disponibles les plus actuelles. o Une réponse à une notification DMG sera donnée immédiatement dans les secondes qui suivent la demande. Cette réponse peut être un rejet (si message non traitable - erreurs format, etc...), ou un accord (prise en compte du nouveau détenteur du DMG par l'OA). o Une réponse à une consultation de droit DMG d'un patient sera donnée immédiatement dans les secondes qui suivent la demande. Cette réponse peut être un rejet (si message non traitable - erreurs format, etc...), ou une réponse à la demande (reprenant le cas échéant les informations concernant le droit DMG du patient). o Les consultations de la liste des patients pour lesquels le prestataire de soins est le détenteur du droit DMG seront traitées par chaque organisme assureur en mode asynchrone dans les meilleurs délais. o Les organismes assureurs s'engagent à tenir compte de la notification d'inscription envoyée par un prestataire de soins comme engagement du prestataire à utiliser le système MyCareNet pour la gestion de tous ses DMG. o Pour un prestataire de soins inscrit dans MyCareNet pour la gestion du DMG, l'OA s'engage à : o A partir de la date d'inscription à MyCareNet : payer dans les 30 jours toutes les prolongations administratives pour l'année en cours et l'année précédente, lorsque les conditions sont remplies, et à condition que les données bancaires soient en possession de l'OA au moment de l'envoi de la notification d'inscription. o Faire une prolongation automatique accélérée pour tous les DMG pour lesquels les conditions sont remplies, dans les 30 jours à partir de la réception de l'attestation de la prestation (consultation/visite). o Payer les ouvertures de DMG dans les 30 jours à partir de la réception de la notification si les conditions sont remplies. o Refuser les attestations DMG relatives à des prestations dont la date est ultérieure à la date d'inscription dans MyCareNet. o Envoyer les messages de clôture et de prolongation à bon escient. o Droits et obligations des prestataires de soins : o Le prestataire de soins s'engage à ne notifier, solliciter et utiliser des données que pour des patients avec lesquels il a une relation thérapeutique. o Le prestataire de soins traitera les données avec stricte confidentialité. o Le prestataire de soins s'engage à envoyer sa notification d'inscription au moment où il est décidé à utiliser le système MyCareNet pour tous ses DMG. Cet envoi vaut comme inscription au système MyCareNet. Dès ce moment, la procédure papier ne sera plus acceptée pour ce prestataire pour la gestion des DMG. o Le prestataire de soins s'engage à communiquer son numéro de compte à chaque organisme assureur au moment de l'inscription au système MyCareNet. o Dès qu'il fait le choix d'utiliser MyCareNet pour la gestion des DMG, le prestataire de soins s'engage à : o Ne pas envoyer de notification pour un DMG qu'il a déjà attesté au patient (via 102771). o Ne plus attester de DMG via 102771 à partir de la date d'inscription, ni pour les ouvertures, ni pour les prolongations. o Utiliser l'envoi des notifications MyCareNet pour toute ouverture d'un nouveau DMG. o Envoyer les notifications dans les 7 jours ouvrables maximum après la prestation (consultation ou visite) donnant droit au DMG. ANNEXE 5 Service `Consultation des tarifs' Objectif L'objectif de cette annexe est de fixer les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange des données électroniques dans le service « consultation des tarifs » Définitions Par tarification, il faut entendre : Communication par l'organisme assureur des données permettant l'application du tarif de remboursement, et le statut du patient pour lequel ces données sont valables. Cette consultation sera faite 'on-line' pour un patient à la fois, pour une ou plusieurs prestations.

Droits et obligations des parties o Droits et obligations des organismes assureurs o Les organismes assureurs s'engagent à toujours fournir les informations disponibles les plus actuelles. o Les réponses au niveau du service consultation des tarifs sont données immédiatement dans les secondes qui suivent la demande. o Les organismes assureurs sont obligés de mettre à disposition les données dont les prestataires de soins ont besoin afin d'être en mesure de pouvoir correctement facturer leurs prestations. o Droit et obligations des prestataires de soins : o Le prestataire de soins s'engage à ne solliciter et traiter des données que pour des patients qu'il traite effectivement et ce dans le but exclusif de la facturation des traitements médicaux. o Le prestataire de soins s'engage à procéder effectivement à la facturation pour minimum 99 % des patients pour qui il/elle a sollicité les données relatives au tarif. o Le prestataire de soins traitera les données avec stricte confidentialité et ne les transmettra pas à d'autres prestataires de soins ni à des tiers. o La règle de base est la suivante : le prestataire de soins ne pourra solliciter qu'une seule fois les données relatives au tarif au moment de la prestation.

ANNEXE 6 `Service Facturation' Objectif L'objectif de cette annexe est de fixer les règles de travail pratiques et impératives pour l'échange des données électroniques dans le service « facturation ».

Définitions La facturation est la transmission des factures et la réponse à celle-ci d'un point de vue administratif entre les prestataires de soins et les organismes assureurs par voie électronique et dans le régime du tiers payant.

Droits et obligations des parties o Droits et obligations des organismes assureurs o Les organismes assureurs s'engagent à traiter les factures dans les délais comme stipulé dans les conventions entre les organismes assureurs et les prestataires de soins concernés. o Les factures ne seront considérées comme reçues que si l'accusé de réception de l'organisme assureur a été renvoyé via le réseau. o Les organismes assureurs sont tenus à un engagement de paiement conforme aux conditions de l'art. 159bis de l'arrêté royal du 3 juillet 1996 portant exécution de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994. o Droits et obligations des prestataires de soins o Le prestataire de soins traitera les données avec stricte confidentialité.

Vu pour être annexé au règlement du 17 mars 2014.

Le Fonctionnaire Dirigeant, H. De Ridder Le Président, G. Perl