17 DECEMBRE 2020. - Règlement d'ordre intérieur du Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité

I. Composition du Comité de gestion

Article 1er.§ 1. La composition du Comité de gestion est déterminée par l'article 1er de l'arrêté royal du 14 février 1966 fixant la composition du Comité de gestion, l'organisation et les règles de fonctionnement de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité. § 2. Le Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité est composé: a. d'un président;b. d'un nombre égal de représentants des organisations représentatives des employeurs et des travailleurs.

Article 2.Le président d'une part, les membres effectifs et suppléants d'autre part, sont nommés par le Roi conformément à l'article 5 de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994.

Article 3.Les deux commissaires du gouvernement, nommés par le Roi, sur présentation du Ministre des Affaires sociales et du Ministre du budget, assistent au Comité de gestion, avec voix consultative.

Ils exercent leur mission conformément à l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions.

Article 4.§ 1. Le titulaire de la fonction de management d'administrateur général assiste aux réunions du Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité et se charge du secrétariat. § 2. L'adjoint du titulaire de la fonction de management d'administrateur général assiste aux réunions du Comité de gestion.

Article 5.Le Comité de gestion désigne parmi ses membres le membre appelé à remplacer le président en fonction en cas d'absence ou d'empêchement.

Il désigne également deux de ses membres afin de représenter conjointement l'organisme en cas d'absence ou d'empêchement du président, du titulaire de la fonction de management d'administrateur et de son adjoint dans les actes judiciaires et extrajudiciaires autres que ceux visés à l'article 10 de la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale.

Article 6.Les membres suppléants du Comité de gestion, nommés par le Roi, remplacent de droit les membres effectifs en cas d'absence de ces derniers.

Ils y exercent leurs compétences.

Ils reçoivent, pour information, les documents relatifs aux réunions du Comité de gestion.

II. Convocation du Comité de gestion

Article 7.§ 1. Le Comité de gestion se réunit en principe une fois par mois et au moins dix fois par an. § 2. Le Comité de gestion se réunit sur convocation du président ou du titulaire de la fonction de management d'administrateur général, chaque fois que l'intérêt de l'organisme l'exige. § 3. En principe, l'invitation est envoyée aux membres du Comité de gestion et aux Commissaires du gouvernement une semaine avant la date de la réunion. § 4. En cas d'urgence, ce délai pourra être écourté.

De plus, dans ce même cas, le Comité de gestion peut aborder toute proposition émanant du président, du titulaire de la fonction de management d'administrateur général, ou de l'un de ses membres, sans que cette proposition ne figure à l'ordre du jour de la réunion.

L'urgence est établie par la majorité du Comité de gestion.

Article 8.L'invitation mentionne les points qui figurent à l'ordre du jour de la réunion.

Les documents concernant les points à discuter ainsi que le rapport de la réunion précédente sont dans la mesure du possible envoyés aux membres avec l'invitation.

Article 9.Lorsque l'intérêt général ou le respect de la loi ou des règlements le requiert, le ministre de tutelle ou, le cas échéant, les commissaires du gouvernement délégués à cette fin, peuvent requérir le Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité de délibérer, dans le délai qu'ils fixent, sur toute question qu'ils déterminent.

Article 10.Le Comité de gestion doit également être convoqué à la demande d'au moins deux de ses membres.

Dans ce cas, les membres dont la demande de convocation du Comité de gestion émane, expliquent le point ou les points qu'ils souhaitent voir à l'ordre du jour.

Article 11.§ 1. Le Comité de gestion se réunit au siège de la Caisse auxiliaire à Bruxelles. Dans des cas exceptionnels de force majeur ou avec l'accord explicite de tous les membres, le Comité de gestion peut : - être convoqué à un autre endroit, - délibérer via une procédure écrite, par courrier ou par e-mail, - délibérer via une conférence vidéo, - ou une combinaison des options précédentes. § 2. Pour les affaires urgentes, le président peut, exceptionnellement entre deux séances, charger le secrétariat de consulter les membres par écrit, par courrier ou par courriel.

Pour ce faire, le secrétariat demande par courriel à tous les membres s'ils sont d'accord avec la procédure écrite pour cette question. Les membres disposent d'une période de 24 heures pour communiquer par courriel leur accord avec cette procédure. Si trois des membres de chaque banc du Comité de gestion sont d'accord, la consultation sur le fond peut démarrer.

III. Délibérations et votes Article 12 § 1. A chaque réunion, les membres présents du Comité de gestion signent une liste constatant leur présence.

Le Comité de gestion ne peut prendre de décision valable qu'en présence de la majorité des membres représentant les organisations des employeurs et de la majorité des membres représentant les organisations des travailleurs. § 2. Si la majorité des membres d'une des deux représentations n'est pas présente, les membres présents peuvent délibérer, mais toutes les décisions sont en principe reportées à la prochaine séance du Comité de gestion.

Pour les affaires urgentes, le président peut charger le secrétariat de consulter les membres par écrit, conformément à l'article 11, § 2.

Article 13.Si au moment du vote, les membres qui représentent les organisations des employeurs et des travailleurs ne sont pas présents en nombre égal, le(s) membre(s) le(s) plus jeune(s) de la délégation la plus représentative est/sont tenus de s'abstenir.

Article 14.Les décisions du Comité de gestion sont prises à la majorité simple des voix, c'est-à-dire que seulement les membres effectifs du Comité de gestion (ou leurs suppléants) participent au vote. Le président n'a pas voix délibérative.

Pour calculer cette majorité, les abstentions n'entrent pas en ligne de compte. Les membres qui s'abstiennent seront toutefois considérés étant présents.

A parité de voix, malgré les efforts de conciliation du président, le point est reporté à l'ordre du jour d'une séance suivante.

Si éventuellement après cette deuxième séance, une égalité de votes est constatée, la proposition est rejetée.

Article 15.§ 1. En principe, les votes ont lieu à main levée.

Ils ont lieu à bulletin secret lorsque deux membres au moins le demandent ou si le vote concerne le cas d'une personne dont le nom est connu. § 2. En cas d'affaires urgentes, visées aux articles 11, § 2, et 12, § 2, les votes se font comme suit.

Les membres disposent d'un délai de trois jours ouvrables après la mise à disposition des documents nécessaires, afin d'exprimer leur vote par écrit, par courrier ou par courriel, au secrétariat. Pendant ce délai de trois jours, les membres peuvent demander toutes les informations complémentaires et utiles au secrétariat.

La décision sur le fonds de l'affaire est adoptée suivant les dispositions visées aux articles 13 et 14 de ce règlement d'ordre intérieur.

Nonobstant l'article 12, § 1, les règles de présence particulières suivantes s'appliquent pour la vote dans la procédure écrite: - le membre qui réagit au mail en votant pour ou contre, ou en s'abstenant, est censé être présent; - le membre qui ne réagit pas au mail est censé être absent. Son absence a une influence sur le quorum.

Article 16.Les votes auront lieu en présence du président, des membres, des commissaires du gouvernement, du titulaire de la fonction de management d'administrateur et de son adjoint.

Article 17.Les membres du Comité de gestion n'encourent aucune responsabilité personnelle à l'égard des engagements de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

IV. Compétence du Comité de gestion, des commissaires du gouvernement et du président du Comité de gestion

Article 18.Sans préjudice des dispositions légales et des règlements, le Comité de gestion dispose de toutes les compétences nécessaires à la gestion et à l'administration de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Il prend, dans le cadre de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer et de l'arrêté royal du 3 avril 1997 toutes les mesures nécessaires à l'exécution de la mission de l'organisme et au respect du contrat d'administration.

Article 19.Le Comité de gestion peut déléguer une partie de ses compétences au président, au titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou à certains de ses membres.

Cette délégation est toujours révocable sur simple décision du Comité de gestion.

Les personnes qui bénéficient d'une délégation de compétences, rendront compte au Comité de gestion, régulièrement et au moins une fois par an, de tous les actes qu'ils ont accomplis en vertu de cette délégation.

Article 20.Le Comité de gestion détermine les actes de gestion journalière qui sont exécutés par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général. La liste des actes de gestion journalière est ajoutée au présent règlement en tant que partie intégrante.

Article 21.Pour faciliter l'exécution des affaires, le Comité de gestion peut autoriser le titulaire de la fonction de management d'administrateur général à déléguer une partie de ses pouvoirs à des membres du personnel de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Ces délégations sont toujours révocables par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou par le Comité de gestion lui-même. Le Comité de gestion doit toujours être informé d'une éventuelle révocation par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général.

Article 22.Le Comité de gestion désigne la personne qui est appelée à remplacer le titulaire de la fonction de management d'administrateur général et de son adjoint en cas d'absence ou d'empêchement de force majeure.

De plus, il désigne également: a) les personnes chargées de représenter l'organisme dans les différents organes où il doit être représenté;b) les personnes chargées de représenter l'organisme dans des discussions ou autres actes où ses intérêts sont en jeu. Ces personnes ont seulement droit au remboursement prévu et aux jetons de présence pour autant que leur mandat ne soit pas rémunéré.

Article 23.Le Comité de gestion peut désigner la personne qui représente l'organisme dans le Conseil d'administration et/ou l'Assemblée générale de la Smals.

Le Comité de gestion fixe la manière dont cette personne lui fait rapport en ce qui concerne les modalités de la collaboration entre l'institution et Smals.

Article 24.Les commissaires du gouvernement ont les pouvoirs les plus étendus pour l'accomplissement de leurs missions. Chaque décision prise par l'organe de gestion de l'institution leur est communiquée immédiatement.

Les commissaires du gouvernement ont un droit illimité de surveillance et de contrôle sur toutes les activités de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Ils peuvent à cet effet, prendre, à tout moment, connaissance sur place de toutes pièces et de toutes écritures en possession de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Article 25.Avant les négociations du contrat d'administration, le Comité de gestion désigne les gestionnaires ayant voix délibérative qui représentent l'institution, ainsi que la personne chargée de la gestion journalière et son adjoint.

Article 26.Le projet du budget de gestion est établi par l'organe de gestion conformément au contrat d'administration.

Le projet du budget des missions est établi par l'organe de gestion conformément aux hypothèses retenues et aux directives données par le Gouvernement.

Article 27.Le Comité de gestion est habilité à octroyer des marchés publics à condition de respecter la législation relative aux marchés publics en vigueur, plus particulièrement la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics, la loi du 17 juin 2013 à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions, l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques et l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics

Article 28.Les factures sont clôturées par le Comité de gestion sous réserve des approbations préalables.

Article 29.Le Comité de gestion fixe le plan du personnel moyennant l'avis favorable du commissaire du gouvernement du budget concernant la conformité du plan du personnel avec les dispositions légales et réglementaires ainsi qu'avec les dispositions du contrat d'administration.

Article 30.Les agents de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité sont recrutés, nommés, affectés au service, promus, licenciés et révoqués par le Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Nonobstant les dispositions du statut du personnel de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité, le Comité de gestion peut licencier ou révoquer les médecins-conseils de cet organisme sans autre condition que le retrait de leur agrément par le Comité du Service d'évaluation et de contrôle médicaux de l'Institut national d'assurance maladie-invalidité.

Article 31.Le Comité de gestion peut se faire assister par des techniciens pour l'examen de questions spéciales.

V. Le titulaire de la fonction de management d'administrateur général et son adjoint

Article 32.Le personnel de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité est dirigé par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général, assisté d'un administrateur général adjoint.

Article 33.Le titulaire de la fonction de management d'administrateur général de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité est chargé de l'exécution des décisions du Comité de gestion.

Article 34.Le titulaire de la fonction de management d'administrateur général exerce les pouvoirs de gestion journalière tels qu'ils sont définis par le Comité de gestion de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité dans l'annexe du présent règlement d'ordre intérieur.

Article 35.Le conseil de direction est présidé par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou, en cas d'absence, par l'administrateur général adjoint.

Article 36.Le comité de concertation de base est présidé par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou, en cas d'absence, par l'administrateur général adjoint.

VI. Procès-verbal des séances et exécution des décisions

Article 37.Les procès-verbaux des séances du Comité de gestion, résumant succinctement les débats et énonçant les décisions prises, sont rédigés en français et en néerlandais par les soins du titulaire de la fonction de management d'administrateur général ou l'administrateur général adjoint, assisté d'un agent désigné par le titulaire de la fonction de management d'administrateur général.

Article 38.Les procès-verbaux sont envoyés aux membres au plus tard une semaine avant la date de la prochaine réunion.

Article 39.Les procès-verbaux sont signés par le président de la séance et le titulaire de la fonction de management d'administrateur général.

Article 40.Le procès-verbal est soumis pour approbation définitive à la réunion suivante.

Article 41.Les séances ne sont pas publiques.

VII. Comités techniques

Article 42.§ 1. Afin de faciliter l'examen de certains problèmes, le Comité de gestion peut proposer au Roi de créer un ou plusieurs comités techniques au sein de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité dont il détermine les compétences. § 2. Conformément à l'arrêté royal du 14 février 1966 fixant la composition du Comité de gestion, l'organisation et les règles de fonctionnement de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité, les comités techniques consultatifs suivants ont été créés au sein de la CAAMI : a) un comité technique consultatif qui discute des sujets relatifs au droit aux soins de santé et à l'aide sociale en faveur des invalides de guerre, des anciens combattants et des victimes de guerre (A.R. du 5 septembre 2017). Le président du Comité de gestion préside les réunions du comité technique; b) un comité technique consultatif qui discute des sujets relatifs au droit aux soins de santé et à l'aide sociale en faveur des marins de la marine marchande (A.R. du mercredi 21 mars 2018). Le président du Comité de gestion préside les réunions du comité technique.

Article 43.La composition des comités techniques est déterminée par le Roi dans les conditions prévues à l'article 8 de la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer.

Article 44.Le président du Comité de gestion, le titulaire de la fonction de management d'administrateur général de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité ou leurs remplaçants siègent d'office aux comités techniques.

Le Comité de gestion peut également être représenté par le ou les membres désigné(s) par lui.

Article 45.Le Comité de gestion peut demander à un ou plusieurs membre(s) des comités techniques de prendre part à ses activités lorsque sont abordées des affaires dans lesquelles ils sont particulièrement compétents.

Dans ce cas, les membres des comités techniques ont voix consultative.

Article 46.Les comités techniques consultent dans le cadre qui leur est recommandé par le Roi. Ils ont un rôle consultatif. Ils font rapport au Comité de gestion de chacune des questions dont ils traitent.

Si les décisions auxquelles ils parviennent ne sont pas prises à l'unanimité, les différents points de vue émis sont repris dans le rapport qui est transmis au Comité de gestion.

VIII. Techniciens

Article 47.Pour aborder certains objets, les membres disposent de la possibilité de se faire assister par des techniciens. Ces techniciens ne peuvent pas faire partie du personnel de la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité; sont également exclus les dirigeants et le personnel des autres Unions Nationales des mutualités.

Les membres qui souhaitent faire usage du présent article devront en avertir préalablement le président.

IX. Modifications au règlement

Article 48.Le présent règlement doit systématiquement être modifié conformément aux textes légaux.

Dans les autres cas, les modifications éventuelles à apporter doivent recevoir l'approbation de deux tiers des membres du Comité de gestion présents

Article 49.Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Le Président du Comité de gestion, L. GOUTRY Le titulaire de la fonction de management d'administrateur général, C. MICLOTTE