COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

26 JUIN 1997. Ordonnance relative à la publicité de l'administration (1)

L'Assemblée réunie a adopté et Nous, Collège réuni, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.La présente ordonnance règle une matière visée à l'article 135 de la Constitution.

Art. 2.La présente ordonnance s'applique aux autorités administratives ci-après énumérées : 1° aux services du Collège réuni de la Commission Communautaire Commune ainsi qu'aux institutions publiques créées par la Commission Communautaire Commune;2° aux centres publics d'aide sociale;3° aux associations visées au chapitre XII et XIIbis de la loi du 8 juillet 1976Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 source service public federal interieur Loi organique des centres publics d'action sociale. - Coordination officieuse en langue allemande de la version applicable aux habitants de la région de langue allemande fermer, organique des centres publics d'aide sociale. La présente ordonnance s'applique également aux autorités administratives autres que celles visées à l'alinéa 1er, mais seulement dans la mesure où elle prohibe ou restreint la publicité des documents administratifs pour des motifs relevant de la compétence de la Commission Communautaire Commune.

Art. 3.Pour l'application de la présente ordonnance, il faut entendre par : 1° document administratif : toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une autorité administrative dispose;2° document à caractère personnel : document administratif comportant une appréciation ou un jugement de valeur relatif à une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, ou la description d'un comportement ou de conditions de vie dont la divulgation peut manifestement causer un préjudice à cette personne;3° Collège réuni : le Collège réuni de la Commission Communautaire Commune;4° autorité administrative : une autorité administrative visée à l'article 14 des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat. CHAPITRE II. - Publicité active

Art. 4.Les prescriptions relatives à la publicité active de l'administration figurant dans le présent chapitre sont exclusivement applicables aux autorités administratives visées à l'article 2, alinéa 1er.

Art. 5.Chaque autorité administrative tient à disposition de toute personne qui le demande un guide décrivant ses compétences et l'organisation de ses services.

Les rétributions éventuellement réclamées pour la délivrance du document vise à l'alinéa 1er, ne peuvent excéder le prix coûtant.

Art. 6.Toute correspondance émanant d'une autorité administrative indique le nom, le prénom, la qualité, l'adresse administrative et le numéro de téléphone de la personne qui traite le dossier ou qui est en mesure de fournir de plus amples informations sur le dossier.

Art. 7.Tout document administratif par lequel une décision ou un acte administratif à portée individuelle est notifié à un administré indique les voies éventuelles de recours, les instances compétentes pour en connaître ainsi que les formes et délais à respecter, à défaut desquels le délai de prescription pour introduire le recours ne prend pas cours.

Art. 8.Chaque autorité administrative tient un registre des études commandées, qui est déposé aux fins de consultation par le public. CHAPITRE III. - Publicité passive Section 1re. - Consultation de documents administratifs

Art. 9.Les prescriptions relatives à la publicité passive de l'administration sont exclusivement applicables aux autorités administratives visées à l'article 2, alinéa 1er, sauf en ce qui concerne les dispositions de l'article 12, §§ 1er et 2, qui sont également applicables aux « autres » autorités administratives visées à l'article 2, alinéa 2.

Art. 10.Toute personne, selon les conditions prévues par la présente ordonnance. peut prendre connaissance sur place de tout document administratif, obtenir des explications à son sujet et en recevoir communication sous forme de copie.

Pour les documents à caractère personnel, le demandeur doit justifier d'un intérêt.

Art. 11.La consultation d'un document administratif, les explications y relatives ou sa communication sous forme de copie ont lieu sur demande écrite, adressée a l'autorité administrative compétente même si celle-ci a déposé le document aux archives.

La demande indique clairement la matière concernée et, si possible, les documents administratifs concernés.

La demande n'est pas recevable : - si elle n'est pas signée par le demandeur; - si elle ne précise pas le nom et l'adresse du demandeur; - si elle ne précise pas la manière dont l'information doit lui être fournie.

Quand une demande n'est pas recevable, l'autorité administrative doit le faire savoir au demandeur dans les plus brefs delais, pour autant que ce dernier soit identifié dans la demande.

Lorsque la demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie est adressée à l'autorité administrative et que celle-ci n'est pas compétente ou n'est pas en possession du document administratif, elle en informe immédiatement le demandeur et lui communique la dénomination et l'adresse de l'autorité qui, selon les informations dont elle dispose, est compétente ou est détentrice du document administratif.

L'autorité administrative consigne les demandes écrites dans un registre, classées par date de réception.

Art. 12.§ 1er. L'autorité administrative rejette la demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif, si elle constate que l'intérêt de la publicité ne l'emporte pas sur la protection de l'un des intérêts suivants : 1° les libertés et les droits fondamentaux des administrés;2° la recherche ou la poursuite de faits punissables;3° un intérêt économique ou financier des autorités administratives;4° le secret de l'identité de la personne qui a communiqué le document ou l'information à l'autorité administrative à titre confidentiel pour dénoncer un fait punissable ou supposé tel. § 2. L'autorité administrative rejette la demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif si la publicité porte atteinte : 1° à la vie privée, sauf si la personne concernée a préalablement donne son accord par écrit à la consultation, l'explication ou à la communication sous forme de copie;2° à une obligation de secret instaurée par une ordonnance;3° au secret des délibérations du Collège réuni, des autorités qui relèvent du Collège réuni ou auxquelles une autorité relevant de la Commission Communautaire Commune est associée. § 3. L'autorité administrative peut rejeter une demande de consultation, d'explication ou de communication sous forme de copie d'un document administratif dans la mesure où la demande : 1° concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise, le document étant inachevé ou incomplet;2° concerne un avis ou une opinion communiqué librement et à titre confidentiel a l'autorité;3° est manifestement abusive;4° est formulée de façon manifestement trop vague. § 4. Pour l'application des §§ 1er à 3, le rejet de la demande de communication sous forme de copie d'un document administratif n'implique pas nécessairement le rejet de la demande de consultation de ce document ou d'explication à ce sujet.

Art. 13.Lorsque, en application de l'article 10, §§ 1er à 3, un document administratif ne doit ou ne peut être soustrait que partiellement à la publicité, la consultation, l'explication ou la communication sous forme de copie est limitée à la partie restante.

Art. 14.Si l'autorité administrative ne peut pas réserver une suite favorable immédiate à une demande de publicité ou la rejette, même partiellement, elle communique au demandeur, dans un délai de trente jours de la réception de la demande, les motifs de l'ajournement ou du rejet.

En cas d'ajournement, le délai ne pourra jamais être prolongé de plus de quinze jours.

En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, la demande est réputée avoir été rejetée.

Art. 15.Lorsque la demande de publicité porte sur un document administratif incluant une oeuvre protégée par le droit d'auteur, l'autorisation de l'auteur ou de la personne à laquelle les droits de celui-ci ont été transmis, n'est pas requise pour autoriser sur place la consultation du document ou pour fournir des explications a son propos.

Une communication sous forme de copie d'une oeuvre protégée par le droit d'auteur n'est permise que moyennant l'autorisation préalable de l'auteur ou de la personne à laquelle les droits de celui-ci ont été transmis.

Dans tous les cas, l'autorité administrative spécifie que l'oeuvre est protégée par le droit d'auteur.

Art. 16.Les documents administratifs obtenus en application de la présente ordonnance ne peuvent être ni diffusés à des fins commerciales, ni utilisés à des fins commerciales.

Art. 17.La réception d'une copie d'un document administratif peut être soumise au paiement d'une redevance qui ne peut excéder le prix coûtant et dont le montant est fixé par l'autorité administrative concernée. Section 2. - Correction d'informations inexactes ou incomplètes

Art. 18.Lorsqu'une personne démontre qu'un document administratif émanant d'une autorité administrative comporte des informations inexactes ou incomplètes la concernant, cette autorité administrative est tenue d'apporter les corrections requises sans frais pour ce dernier.

La rectification s'opère sur demande écrite de l'intéressé sans préjudice de l'application d'une procédure prescrite par ou en vertu de toute norme ayant force de loi.

Art. 19.Si l'autorité administrative ne peut pas réserver une suite immédiate à une demande de rectification ou la rejette, elle communique au demandeur, dans un délai de soixante jours de la réception de la demande, les motifs d'ajournement ou de rejet.

En cas d'ajournement, le délai ne pourra jamais être prolongé de plus de trente jours. En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, la demande est réputée avoir été rejetée.

Art. 20.Lorsque la demande de correction d'un document administratif est adressée à une autorité administrative qui n'est pas compétente, elle en informe immédiatement le demandeur et lui communique la dénomination et l'adresse de l'autorité qui, selon ses informations, est compétente pour le faire. Section 3. - Possibilité de recours

Art. 21.Une Commission d'accès aux documents administratifs est créée.

Le Collège réuni détermine la composition et le fonctionnement de celle-ci.

Art. 22.Lorsque le demandeur rencontre des difficultés pour obtenir la consultation, l'explication, la communication sous forme de copie ou la correction d'un document administratif en vertu de la présente ordonnance, il peut adresser à l'autorité administrative concernée une demande de reconsidération. Au même moment, il demande à la Commission d'accès aux documents administratifs d'émettre un avis.

La Commission d'accès aux documents administratifs communique son avis au demandeur et à l'autorité administrative concernée dans les trente jours de la réception de la demande. En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, l'avis est négligé.

L'autorité administrative communique sa décision d'approbation ou de refus de la demande de reconsidération au demandeur dans un délai de quinze jours de la réception de l'avis ou de l'écoulement du délai dans lequel l'avis devrait être communiqué. En cas d'absence de communication dans le délai prescrit, l'autorité est réputée avoir rejeté la demande.

Art. 23.La Commission d'accès aux documents administratifs peut, d'initiative, émettre des avis sur l'application générale de la présente ordonnance. Elle peut soumettre au Collège réuni des propositions relatives à son application et sa révision éventuelle.

La Commission d'accès aux documents administratifs peut également être consultée par une autorité administrative visée à l'article 2. CHAPITRE IV. - Dispositions finales

Art. 24.La présente ordonnance ne préjudice pas aux dispositions législatives qui prévoient une publicité plus étendue de l'administration.

Art. 25.Le Collège réuni fixe la date d'entrée en vigueur de la présente ordonnance.

Promulguons la présente ordonnance, ordonnons qu'elle soit publiée au Monteur belge.

Donné à Bruxelles, le 26 juin 1997.

Le Membre du Collège réuni compétent pour la politique de Santé, J. CHABERT Le Membre du Collège réuni compétent pour la politique de Santé, H. HASQUIN Le Membre du Collège réuni compétent pour la politique d'Aide aux personnes, D. GOSUIN Le Membre du Collège réuni compétent pour la politique d'Aide aux personnes, R. GRIJP Pour la consultation de la note de bas de page, voir image