FEDASIL - AGENCE FEDERALE POUR L'ACCUEIL DES DEMANDEURS D'ASILE

Appel à projets 2014 Introduction L'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile (Fedasil) est un organisme d'intérêt public. Fedasil est placée sous la tutelle du Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration et à l'Intégration sociale.

Fedasil est chargée de garantir l'octroi d'une aide matérielle aux demandeurs d'asile et à d'autres catégories d'étrangers ayant également droit à l'accueil. Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence veille aussi à l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les Mena').

Fedasil contribue à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale. Fedasil est aussi l'autorité responsable en Belgique pour le Fonds européen pour les Réfugiés (FER).

Fedasil coordonne également les programmes de retour volontaire.

Cadre général En vertu de l'art.62 de loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers, « L'Agence peut confier à des partenaires la mission d'octroyer aux bénéficiaires de l'accueil le bénéfice de l'aide matérielle telle que décrite dans la présente loi. () A cette fin, l'Agence conclut des conventions ».

Le présent appel à projets s'inscrit dans le cadre des dispositions relatives à l'aide matérielle octroyée aux bénéficiaire de l'accueil prévues dans ladite loi et des objectifs fixés dans la note de politique générale sur l'accueil des demandeurs d'asile et autres bénéficiaires de l'accueil (cf. document parlementaire DOC 53 1964/008 du 20 décembre 2011 - Chambre des représentants de Belgique).

La signature des conventions relatives aux projets issus du présent appel à projets ne pourra intervenir qu'après approbation formelle des différentes instances utiles.

Un montant de 921.573,- € est alloué pour l'année 2014, sous réserve de l'approbation du Budget 2014 de Fedasil. Le Comité de sélection détermine les projets financés par Fedasil dans les limites des budgets accordés à cet effet pour l'année 2014. En tout état de cause, le montant maximal accordé à chaque projet serait limité à 150.000,- €.

Seuls sont éligibles les projets qui répondent aux conditions énoncées ci-dessous.

Priorités de l'appel à projets 2013 Les priorités ci-après, énoncées dans un ordre aléatoire, ont été approuvées par la Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration et à l'Intégration sociale, Maggie De Block. - Offrir un encadrement spécialisé et adapté aux bénéficiaires de l'accueil tant au niveau juridique, psychologique, social ou médical; - Satisfaire les besoins spécifiques des bénéficiaires vulnérables de l'accueil tels les mineurs, les mineurs non accompagnés, les familles monoparentales avec des enfants, les femmes enceintes, les personnes handicapées, les victimes de la traite des êtres humains, de violence ou de torture ou les personnes âgées; - Faciliter le départ des structures d'accueil et le transfert de l'aide matérielle à l'aide sociale accordée par les centres publics d'action sociale, des bénéficiaires de l'accueil avec un titre de séjour (réfugiés reconnus, les bénéficiaires d'une protection subsidiaire et les personnes autorisées à séjourner sur le territoire sur la base de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer); - Encadrer les bénéficiaires de l'accueil titulaires d'un titre de séjour (les réfugiés reconnus, les bénéficiaires d'une protection subsidiaire et les personnes autorisées à séjourner sur le territoire sur la base de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer) en vue d'améliorer leur intégration civique dans notre société, pendant la période de transition de l'aide matérielle à l'aide sociale accordée par les centres publics d'action sociale; - Prévoir un encadrement social et pédagogique pour l'autonomisation des mineurs étrangers non accompagnés qui ont droit à l'aide sociale; - Prévoir un encadrement adapté des mineurs étrangers non accompagnés qui ont des difficultés d'adaptation dans les centres d'accueil traditionnels; - Prévoir un encadrement pour les mineurs étrangers non accompagnés vulnérables accueillis par des familles d'accueil. conditions de subsidiabilité -> Fedasil finance des activités, et non des organisations. Les demandes ayant pour but exclusif de renforcer le fonctionnement de l'organisation, seront considérées comme structurelles, et dès lors pas prises en considération; -> Sont exclus de l'appel à projets les organisations candidates : - qui exploitent une société à des fins lucratives; - qui sont en état ou font l'objet d'une procédure de faillite, de concordat, de liquidation, de cessation d'activité, ou se trouvent dans toute situation analogue; - qui ont fait l'objet d'un jugement coulé en force de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité, pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Etat; - qui ne sont pas en règle vis-à-vis de leurs obligations sociales et fiscales selon les dispositions légales en vigueur; - qui, dans le cadre d'une autre procédure d'octroi de subvention, ont été déclarés en défaut grave d'exécution de leurs obligations contractuelles; - qui, dans le cadre de la présente demande de subvention, sont confrontés à un conflit d'intérêts. -> Pour être recevable, le projet soumis par le l'organisation candidate doit répondre aux conditions suivantes : - participer à la réalisation des priorités mentionnées ci-dessus; - viser les bénéficiaires de l'accueil tels que définis par l'article 2 de la loi du 12 janvier 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/01/2007 pub. 07/05/2007 numac 2007002066 source service public federal de programmation integration sociale, lutte contre la pauvrete et economie sociale Loi sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers fermer sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers. Par ailleurs, le non-respect de la délimitation des groupes cibles aura pour conséquence un remboursement de la subvention octroyée; - être développé en Belgique; - avoir un caractère non lucratif. Le budget doit reprendre les revenus éventuels générés lors de l'exécution d'un projet subventionné. En principe dans le cas présent cela vise les recettes générées pendant la période de la convention (vente, location, fourniture de services, dépenses d'inscriptions,...). -> Pour être recevable, le dossier de candidature soumis par l'organisation candidate doit répondre aux conditions suivantes : - être introduit dans le délai fixé et dans les deux formes prescrites par le présent appel à projets; - être introduit au moyen du formulaire type de demande pour l'octroi d'une subvention établi par Fedasil (annexe 1re); - comprendre toutes les informations requises (contexte, réalisation, financement, résultats attendus, méthode d'évaluation) et les documents demandés. A défaut, leur absence doit être justifiée; - être daté et signé par la personne légalement habilitée à signer au nom de l'organisation candidate. -> L'organisation candidate est tenue de décrire son projet de manière détaillée dans son dossier de candidature. La description du projet doit permettre de se faire une idée précise du public visé, des objectifs, du contenu et de la mise en oeuvre du projet, ainsi que de sa pertinence et de sa cohérence; -> Le budget doit être complet et ne peut mentionner des dépenses qui ne seraient pas subventionnelles. A ce niveau, il est primordial de consulter les lignes directrices financières et budgétaires (annexe 3); -> Le budget doit toujours être en équilibre. Autrement dit, les totaux des dépenses et des revenus (plan financier) doivent être identiques et être repris clairement dans le budget. En outre, une ventilation claire et une identification des frais par source financière doivent être fournies; -> La réalisation des actions dans le cadre du projet doit être entièrement conforme à la description qui en est faite dans le dossier de candidature, et ce, pendant toute la durée de la convention; -> L'organisation candidate doit être capable de mettre en oeuvre, dans les délais requis, les moyens humains, matériels et techniques pour réaliser le projet tel que défini dans le dossier de candidature.

Dans cette perspective, les personnes affectées à la réalisation du projet visé par la candidature disposent des compétences nécessaires et suffisantes pour accompagner le public cible selon la méthodologie proposée et ne font pas l'objet d'interdiction judiciaire.

L'organisation candidate dispose également de locaux suffisants et du matériel adéquat pour réaliser le projet; -> L'organisation candidate doit être en mesure de porter le projet dans le respect des règles de gestion imposées par Fedasil. Dans ce contexte, des rapports intermédiaires et finaux sur la réalisation du projet sont fournis par l'organisation aux dates fixées par Fedasil.

Ces rapports contiennent notamment une description quantitative et qualitative des actions et résultats réalisés dans le cadre du projet au cours de l'année de référence en application des objectifs et des missions assignés; -> Un enregistrement objectif et vérifiable du groupe cible doit être effectué durant toute la réalisation du projet. Cet enregistrement doit permettre de faire la distinction claire entre le groupe cible de l'organisation et celui du projet; -> Les indicateurs quantitatifs et qualitatifs de prestation et de résultat sont fixés dans la convention sur base des propositions l'organisation candidate et des négociations qui peuvent être menées par Fedasil. Ils doivent au minimum comporter le nombre de bénéficiaires et leurs caractéristiques; -> En cas de partenariat avec une autre organisation, c'est l'organisation qui a introduit le projet qui est le seul interlocuteur de Fedasil. Cette organisation coordonne le projet et sera responsable de la communication de toute information demandée par Fedasil. Les partenariats doivent faire l'objet d'une convention prévoyant de manière précise les droits et obligations des partenaires, ou autrement dit les modalités de partenariat tant financières qu'organisationnelles ainsi que celle visant le contenu; -> La période d'éligibilité des dépenses pour les projets sélectionnés dans le cadre de cet appel à projets s'étend du 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014.

Procédure de sélection des projets Les dossiers de candidature seront impérativement introduits par la poste (envoi recommandé avec accusé de réception) ET par voie informatique, à l'aide du formulaire de demande pour l'octroi d'une subvention type établi par Fedasil. Ledit formulaire dûment complété, daté et signé, ainsi que les annexes demandées, doivent être envoyés à l'adresse suivante : Agence fédérale pour l'Accueil des Demandeurs d'Asile - Fedasil Responsable Service Délégation - Gestion des Conventions Nadège Williame Rue des Chartreux 21 B-1000 BRUXELLES e-mail : nadege.williame@fedasil.be cc : barbara.nys@fedasil.be

Annexes demandées

1

Juridique

1.1

Statuts

1.2

Modifications des statuts

1.3

Liste des directeurs/membres du conseil d'administration (nom et prénom, fonctions au sein de l'organisation)

1.4

Dans le cas de partenariat, la ou les convention(s) de partenariat signées

1.5

Déclaration sur l'honneur du représentant légal de l'organisation candidate (annexe 4)

2

Opérationnel

2.1

Retroplanning, sous forme de tableau, de la mise en place et en oeuvre du projet, et ce pour toute la période du projet (étapes clé, suivi des résultats)

2.2

Calendrier détaillé des actions du projet

2.3

Organigramme de l'organisation

2.4

Organigramme du projet + description(s) de fonction pour chaque personne affectée au projet

2.5

Rapport annuel de l'année précédente

3

Finances

3.1

Estimation budgétaire du projet (par année) élaboré selon les grilles contenues dans le formulaire et dont le détail des différents postes est explicité (annexe 2)

3.2

Budget annuel de l'organisation

3.3

Rapport d'audit des deux années précédentes effectué et publié par une entreprise agréée

3.4

Comptes annuels approuvés du dernier exercice comptable

3.5

Attestation de cofinancement (si d'application)

Délai d'introduction La date limite pour l'introduction des projets est le lundi 16 septembre 2013 (la date du cachet de la poste faisant foi).

Examen des demandes de subvention L'examen des dossiers est réalisé sur la base du dossier de candidature introduit par l'organisation candidate et de toutes informations utiles sur l'organisation candidate et le projet proposé dont Fedasil seraient en possession, en ce compris, les évaluations portant sur la réalisation des projets pour lesquels une subvention a été précédemment accordée par Fedasil et opérées par le Service Délégation - Gestion des conventions, en collaboration avec son Service Budget et Contrôle des conventions (si d'application).

Fedasil vérifie la recevabilité des projets et émet un avis sur chacun des projets recevables à destination du Comité de sélection, et ce sur base des éléments suivants : -> le contenu : la qualité de la demande (description du projet suffisamment claire), la pertinence intrinsèque du projet (plus-value pour l'accueil et l'accompagnement des bénéficiaires de l'aide matérielle), la pertinence systémique (adéquation du projet aux besoins identifiés), l'efficience (ratio des moyens financiers/résultats escomptés), la solidité du montage institutionnel et organisationnel sous-jacent au projet (fiabilité du promoteur de projet, pertinence des outils de gestion : indicateurs quantitatifs et qualitatifs, système(s) d'enregistrement(s)/sources de vérification,...) -> les aspects financiers : sur base de différents critères, tels l'importance du montant du subside, le fait d'être nouveau promoteur ou le pourcentage de dépenses non éligibles pour les anciens promoteurs, l'existence d'une comptabilité analytique, la crédibilité et la justification du financement demandé, l'efficience des coûts...

Sélection des projets Un Comité de sélection, composé de représentants de Fedasil et du cabinet du Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration et à l'Intégration sociale, détermine les projets financés par Fedasil dans les limites des budgets accordés à cet effet pour l'année 2014. Ses décisions sont souveraines.

Les organisations candidates sont informées par écrit des décisions motivées de refus de la subvention prises par le Comité de sélection.

Les projets retenus font l'objet d'un avis de l'Inspection des Finances. Lorsque celle-ci a émis un avis positif, Fedasil notifie aux organisations candidates les décisions d'octroi d'une subvention et les conventions sont signées pour une durée comprise dans la période d'éligibilité des dépenses fixée dans le présent appel à projets.

Pour plus d'informations vous pouvez vous adresser au Service Délégation - Gestion des conventions et au Service Budget et contrôle des Conventions de l'Agence fédérale pour l'Accueil des Demandeurs d'Asile : Nadège Williame - Responsable Service Délégation - Gestion des conventions nadege.williame@fedasil.be Barbara Nys - Responsable Service Budget et Contrôle des conventions barbara.nys@fedasil.be Caroline Morcrette - Attaché Service Budget et Contrôle des conventions : caroline.morcrette@fedasil.be - 02-213 43 56 Les documents mentionnés dans le présent appel à projets sont à consulter sur le site web : www.fedasil.be .