MINISTERE DES FINANCES

Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus Impôts sur les revenus Aide-mémoire pour l'établissement des fiches individuelles n° 281.12 (assurance maladie-invalidité) et des relevés recapitulatifs 325 correspondants INTRODUCTION 1. Le présent aide-mémoire s'adresse aux organismes débiteurs d'indemnités qui, constituant des revenus de remplacement, sont octroyées en exécution de la législation concernant l'assurance en cas de maladie ou d'invalidité (y compris les pensions d'ouvrier mineur invalide).2. Il contient les principales directives pour l'établissement et la remise des documents afférents aux indemnités susvisées qui ont été payées, attribuées ou récupérées en 1999. ADAPTATION DES DOCUMENTS AU PASSAGE A L'EURO ET REGLES DE CONVERSION 3. Conformément à l'avis aux employeurs et autres débiteurs de revenus soumis au précompte professionnel portant sur les nouveaux modèles d'imprimés et le passage à l'euro (Moniteur belge du 1er janvier 1999), les fiches fiscales n° 281.12 comportent désormais deux colonnes. La colonne de gauche est destinée aux montants libellés en euro (EUR) et la colonne de droite pour les montants en francs belges (BEF).

Afin d'éviter de multiples contestations prenant beaucoup de temps, il est recommandé de mentionner sur ces documents, dans les deux monnaies, les données nécessaires pour compléter la déclaration à l'impôt des personnes physiques ou à l'impôt des non-résidents.

A défaut de pouvoir mentionner les montants dans les deux monnaies, il est toutefois recommandé de compléter les fiches individuelles en y mentionnant au moins toujours les montants en francs belges.

Les relevés récapitulatifs comportent un cadre relatif au choix de la monnaie dans laquelle le débiteur des revenus souhaite compléter le document. Chaque relevé ne pourra comporter que des mentions libellées uniquement en francs belges ou uniquement en euros. La monnaie choisie, par le débiteur des revenus, pour le complétage des relevés récapitulatifs doit correspondre à celle utilisée pour les déclarations introduites en matière de précompte professionnel.

Si vous avez opté pour le passage à l'euro en cours d'année 1999 et avez, par conséquent, introduit des déclarations au précompte professionnel dans les deux monnaies pour cette année, vous pouvez opter librement pour l'une OU l'autre des monnaies pour le complétage des relevés récapitulatifs.

REGLES DE CONVERSION Conversion des BEF en EUR La conversion en EUR d'un montant libellé en BEF s'opère en divisant ce montant par 40,3399. Le résultat doit être arrondi au cent. Les fractions de moins de 0,5 cent sont négligées; les fractions de 0,5 cent ou plus sont comptées pour un cent (le montant de 74,3681 EUR est donc arrondi à 74,37 EUR).

Conversion des EUR en BEF La conversion en BEF d'un montant libellé en EUR s'opère en multipliant ce montant par 40,3399. Le résultat doit être arrondi au franc. Les fractions de moins de 50 centimes sont négligées; les fractions de 50 centimes et plus sont comptées pour 1 franc.

L'attention est attirée sur le fait que que les montants en BEF doivent être mentionnés sans décimales (p.ex. 250) et les montants en Euro avec deux décimales (p.ex. 250,00).

Chaque montant doit être converti individuellement. Cela signifie que lorsque certains montants doivent être additionnés, tant les montants à additionner que le résultat de l'addition doivent être convertis individuellement. A cause des différences possibles dans les arrondissements, il se peut que le résultat de l'addition ainsi converti ne soit pas égal à l'addition des termes convertis.

Vous trouverez un exemple des règles des conversions précitées en annexe 3, n° 2 et note de bas de page 2.

REMARQUES IMPORTANTES 4. Les indemnités de maternité qui ont été payées ou attribuées à partir du 9 janvier 1990, en exécution de la législation relative à l'assurance en cas de maladie, doivent être indiquées sur les fiches n° 281.12. 5. Le complément d'indemnité d'invalidité, payé ou attribué à partir du 1er janvier 1990, en application de l'article 229, § 1er, 5°, de l'arrêté royal du 4 novembre 1963, aux titulaires non hospitalisés, détenus en prison ou internés dans un établissement de défense sociale, pour lesquels le Conseil médical de l'invalidité a décidé que l'aide d'une tierce personne est nécessaire du fait que leur état physique ou mental ne leur permet pas d'accomplir seuls les actes courants de la vie journalière, est considéré comme un revenu immunisé d'impôt. 6. Les prestations similaires (notamment le traitement d'attente égal à 60 % de leur traitement, alloué aux agents des services publics, qui sont mis en disponibilité par suite de maladie ou d'invalidité) attribuées aux travailleurs salariés qui ne tombent pas dans le champ d'application de la législation concernant l'assurance en cas de maladie ou d'invalidité, doivent cependant être indiquées sur des fiches individuelles n° 281.12. Les directives du présent aide-mémoire sont donc également destinées aux débiteurs de ces prestations, à l'exception toutefois des n°s 11, 2e alinéa, 18, 19, a, 2e tiret, et b, 25 et 29 ainsi que de la règle de la compensation visée aux n°s 20, 2e tiret et 21 (1).

DOCUMENTS A UTILISER 7. Les documents à utiliser tant pour les indemnités effectivement payées ou attribuées que pour celles qui ont été récupérées sont les fiches individuelles n° 281.12. Revenus de remplacement (assurance maladie-invalidité) et les relevés récapitulatifs correspondants (intercalaires) n° 325.12, que la personne au nom de laquelle ces fiches sont établies soit un travailleur salarié ou un travailleur indépendant. 8. Dès qu'ils seront disponibles, ces imprimés seront fournis gratuitement par l'Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus - secteur Contributions directes - en tenant compte des indications des bons de commande.Ils peuvent être complétés à la main, à la machine à écrire ou par un procédé mécanographique. Les fiches du modèle officiel dont le fac-similé constitue l'annexe 1 du présent aide-mémoire se présentent sous format A4 sans ajout de papier carbone. Les débiteurs d'allocations sont instamment priés de compléter les fiches individuelles en deux exemplaires, l'un étant destiné au bénéficiaire des revenus pour lui permettre de compléter sa déclaration à l'impôt des personnes physiques ou à l'impôt des non-résidents; l'autre à l'Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus - secteur Contributions directes. Le relevé récapitulatif (intercalaire) n° 325.12, dont le fac-similé fait l'objet de l'annexe 2, se présente également sous un format A4, sans ajout de carbone. 9. Il est permis de faire usage de fiches individuelles et de relevés récapitulatifs (intercalaires) d'un modèle autre que le modèle officiel pour autant qu'ils contiennent toutes les indications du modèle officiel (notamment le n° de l'imprimé et les lettres conventionnelles d'identification qui y sont reprises) et qu'ils aient le même format (format A4 pour les fiches individuelles n° 281.12 et pour les relevés récapitulatifs (intercalaires) n° 325.12) et que le grammage du papier sur lequel ils sont établis ne soit pas inférieur à 60 gr/m2.

Leur utilisation n'est plus subordonnée à une autorisation de l'Administration.

Des exemplaires des modèles officiels peuvent être obtenus auprès des services visés au n° 28 ci-après.

A noter que les relevés récapitulatifs d'un modèle non officiel (notamment ceux qui sont établis par procédé mécanographique) doivent comporter des reports au bas de chaque page ou, si lesdits relevés sont constitués par un listing, des sous-totaux par 35 inscriptions au maximum.

LANGUE A UTILISER 10. Les documents doivent être rédigés dans la langue de la région où l'organisme qui les établit a son siège.Lorsque ce siège est situé à Bruxelles-Capitale, la langue à utiliser est celle du bénéficiaire des indemnités.

En aucun cas, les imprimés d'un modèle autre que le modèle officiel ne peuvent être bilingues.

PRECISIONS PRELIMINAIRES Numérotage des fiches individuelles 11. Les fiches individuelles à reprendre sur un même relevé récapitulatif doivent être numérotées de manière ininterrompue;si possible, elles sont d'abord groupées dans l'ordre des numéros postaux des communes du domicile des allocataires et classées ensuite, par numéro postal, dans l'ordre alphabétique des noms desdits allocataires.

Il est souhaitable que, dans la mesure du possible, tant les paiements que les récupérations d'indemnités relatifs à un même allocataire fassent l'objet (par le biais de la compensation en ce qui concerne les récupérations) d'une seule et même fiche annuelle.

Dans l'éventualité où une fiche distincte est néanmoins établie, soit pour chaque période d'indemnisation, soit pour les récupérations d'indemnités effectuées, il est recommandé de regrouper, si possible, toutes les fiches qui concernent une même personne et de les reprendre sur un même relevé récapitulatif; ces fiches peuvent alors porter le même numéro.

Remarque importante Les récupérations effectuées sont déduites d'abord des revenus de même nature (allocations de l'année même ou arriérés) que ceux qui sont à la base du remboursement. Le montant des récupérations qui n'a pu être entièrement imputé sur les revenus de même nature que ceux à la base du remboursement peuvent être déduit de l'autre revenu (allocations de l'année même ou arriérés). 12. Parmi les récupérations susvisées, il faut notamment comprendre les indemnités effectivement restituées en 1999 par les allocataires eux-mêmes et celles qui sont dues par le Fonds des maladies professionnelles, le Fonds national de retraite des ouvriers mineurs et/ou par le Fonds des accidents du travail en exécution d'engagements de remboursement pris par ces organismes et notifiés en 1999. Les indemnités récupérées en 1999 en vertu de tels engagements notifiés au cours des années 1998 et antérieures, ont dû normalement faire l'objet de fiches n° 281.12 pour l'année de la notification.

IDENTIFICATION DE L'ALLOCATAIRE 13. Il faut : - inscrire, en majuscules, le nom et, en minuscules, les prénoms (ou, à tout le moins, le premier prénom suivi des initiales des autres prénoms) exacts de l'allocataire (consulter, au besoin, sa carte d'identité); - pour les femmes mariées, indiquer obligatoirement le nom de l'époux; - mentionner le domicile (rue, numéro et commune) de l'allocataire au 1er janvier 2000 ou, à tout le moins, la dernière adresse antérieure à cette date, connue du débiteur des revenus. Le cas échéant, mentionner, à la suite du numéro de l'immeuble, le numéro de la boîte aux lettres, précédé de la mention "Bte".

La commune sera indiquée en toutes lettres et précédée de son numéro postal.

Pour les communes fusionnées, le numéro postal à indiquer est celui qui a été attribué à la nouvelle commune (commune fusionnée). Ce numéro postal doit être suivi uniquement du nom de cette nouvelle commune.

Pour les bénéficiaires qui ne sont pas domiciliés en Belgique, il convient de mentionner l'adresse complète à l'étranger (avec indication de l'Etat étranger). En l'espèce, il n'y a pas lieu de tenir compte de la nationalité du bénéficiaire des revenus.

Le cadre d'identification du destinataire de la fiche contient dans sa partie gauche, un espace réservé à l'identification de l'expéditeur de la fiche. Cet espace doit être complété en y mentionnant l'identité complète (Nom ou dénomination et adresse complète) de l'expéditeur.

PRECISIONS RELATIVES AUX RUBRIQUES ESSENTIELLES DE LA FICHE INDIVIDUELLE N° 281.12 Cadre 2 N° de réf. O.P. 14. Cette rubrique, prévue à la demande des organismes intéressés, doit être complétée par l'indication du numéro d'inscription de l'allocataire auprès de l'organisme de paiement. Cadre 3 Débiteur des revenus 15. Mentionner l'identité complète (Nom ou dénomination et adresse complète) de la personne physique, personne morale ou association quelconque qui a payé les revenus. Mentionner également le numéro national du débiteur des revenus précité en regard des lettres "NN".

Cadre 5 N° national, NIF ou date de naissance 16. Mentionner le numéro d'inscription au registre national attribué à l'allocataire, ou le numéro d'identification fiscale (en abrégé NIF) attribué au bénéficiaire non-résident des revenus par son pays de résidence ou, à défaut de tels numéros, sa date de naissance. Cadre 6 (2) Nombre de jours 17. Mentionner, sous cette rubrique, le nombre de jours de l'année 1999 qui ont donné lieu à indemnisation. Cadres 7 à 9 (3) Remarque préliminaire 18. Les indemnités, les arriérés taxables distinctement et le solde négatif sont à mentionner respectivement dans le cadre 7, 8 ou 9 de la fiche. Le montant à indiquer est le montant brut, diminué des retenues effectuées conformément à l'arrêté royal n° 33 du 30 mars 1982 (Moniteur belge du 1er avril 1982) relatif à une retenue sur des indemnités d'invalidité et des prépensions, tel qu'il a été modifié par la loi du 21 décembre 1994Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/1994 pub. 07/03/2012 numac 2012000130 source service public federal interieur Loi portant des dispositions sociales et diverses . - Traduction allemande d'extraits fermer (Moniteur belge du 23 décembre 1994) et conformément à l'arrêté royal du 24 septembre 1982 (Moniteur belge du 6 octobre 1982) portant exécution dudit arrêté royal n° 33.

Cadre 7 Indemnités (lettre d'identification "K") 19. a) Mentionner sous cette rubrique, même s'il s'agit d'indemnités provisionnelles : - soit le montant des indemnités payées ou attribuées en 1999 aux travailleurs salariés et se rapportant à cette année ou aux travailleurs indépendants, qu'elles se rapportent à cette année ou à une année antérieure; - soit, lorsqu'en 1999, il y a eu simultanément des paiements et des récupérations d'indemnités visées au premier tiret et qu'une seule fiche est établie (règle de la compensation), la somme algébrique, si celle-ci est positive, de tous ces paiements et récupérations de l'année même. b) Sont notamment à considérer comme se rapportant à l'année 1999, les indemnités dues pour le mois de décembre de ladite année et qui, bien que n'étant payées ou attribuées qu'au cours du mois de janvier 2000, sont néanmoins, lors de leur comptabilisation, rattachées à l'année 1999.c) S'il y a cession d'une partie des indemnités au profit d'un tiers (par exemple, cession à l'épouse dans le cas d'une séparation de fait), c'est néanmoins le montant total des indemnités qui doit être repris sous la lettre d'identification "K" de la fiche à établir au nom du titulaire. Cadre 8 Arriérés taxables distinctement (lettre d'identification "F") 20. Mentionner sous cette rubrique, même s'il s'agit d'indemnités provisionnelles : - soit le montant des indemnités payées ou attribuées en 1999 aux travailleurs salariés et se rapportant à une ou plusieurs années antérieures; - soit, lorsqu'en ce qui concerne les travailleurs salariés, il y a eu simultanément en 1999 des paiements et des récupérations d'indemnités se rapportant à une ou plusieurs années antérieures et qu'une seule fiche est établie (règle de la compensation), la somme algébrique, si celle-ci est positive, de tous ces paiements et récupérations.

Cadre 9 Solde négatif 21. Mentionner sous cette rubrique, même s'il s'agit d'indemnités provisionnelles : - soit le montant des récupérations d'indemnités qui ont été effectuées en 1999 (cf.également n° 12); - soit, lorsqu'en 1999, il y a eu simultanément des paiements et des récupérations d'indemnités pour lesquels une seule fiche est établie (règle de la compensation), la somme algébrique, si celle-ci est négative, de tous les paiements et récupérations effectués au cours de ladite année et afférents à des indemnités se rapportant à cette même année ou à une ou plusieurs années antérieures (cf. également n° 12). 22. Le tableau repris en annexe 3 au présent aide-mémoire illustre la façon de compléter, dans les cas de compensation visés au n° 11, alinéa 2, les fiches n° 281.12 établies au nom d'un travailleur salarié.

Cadre 10 Précompte professionnel 23. Ce cadre n'est destiné qu'à l'indication du précompte professionnel éventuellement retenu sur les sommes analogues aux indemnités visées dans le présent avis, qui sont allouées aux travailleurs salariés exclus du bénéfice de la législation concernant l'assurance en cas de maladie ou d'invalidité. Cadre 11 Cotisation spéciale pour la sécurité sociale 24. Mentionner, en regard de cette rubrique, le montant total de la cotisation spéciale qui se rapporte aux traitements d'attente de l'année 1999 et visés au n° 6. REMARQUE IMPORTANTE 25. Il y a lieu d'apposer, dans la partie inférieure gauche des fiches n° 281.12 établies au nom des allocataires qui ont la qualité d'invalide-I.N.A.M.I. au 1er janvier 2000, les mentions suivantes : « Inv. I.N.A.M.I. 66 % au 1er janvier 2000 N° d'ordre d'inv. :........................".

PRECISIONS RELATIVES AUX RELEVES RECAPITULATIFS (FEUILLE DE TITRE N° 325 ET FEUILLES INTERCALAIRES N° 325.12) Modèle à utiliser 26. Les fiches individuelles n° 281.12 doivent être récapitulées sur des feuilles intercalaires n° 325.12, lesquelles doivent être jointes à une feuille de titre n° 325 dont les mentions "325..." et "281..." figurant dans l'intitulé sont à compléter par l'indice 12 et, dans l'éventualité visée au n° 23, à un relevé n° 325 Annexe.

Il y a lieu d'éviter, dans la mesure du possible, d'établir plusieurs relevés n° 325.12. Si plusieurs relevés sont néanmoins établis, ils doivent être numérotés.

Le numéro de référence communiqué par l'Administration des contributions directes ou par l'Administration du recouvrement doit également être mentionné sur chacune des feuilles intercalaires n° 325.12 utilisées et sur la feuille de titre qui les accompagne.

Lorsqu'il est fait usage de feuilles intercalaires n° 325.12 d'un modèle autre que le modèle officiel, il faut également y joindre une feuille de titre du modèle officiel.

DESTINATION DES FICHES INDIVIDUELLES N° 281.12 ET DES RELEVES RECAPITULATIFS N° 325.12 27. Un exemplaire des fiches individuelles n° 281.12 est à remettre aux personnes au nom desquelles elles ont été établies pour leur permettre de remplir leur déclaration aux impôts sur les revenus.

Aucun exemplaire n'est à délivrer pour les fiches dressées au nom de travailleurs étrangers qui ont quitté définitivement la Belgique avant le 1er janvier 1999. 28. Les fédérations ou les offices régionaux transmettent un exemplaire des fiches individuelles n° 281.12 accompagné des relevés récapitulatifs n° 325.12 (intercalaires et feuilles de titre), à leur union nationale ou à la Caisse auxiliaire d'assurance maladie-invalidité.

Ces unions nationales ou la Caisse auxiliaire précitée dressent un tableau récapitulatif desdits relevés et le remettent, en annexe aux documents reçus, pour le 28 avril 2000 au plus tard, au Centre de documentation-Précompte professionnel de : - Bruxelles, rue Belliard 45, 1040 Bruxelles; - Denderleeuw, Kruisstraat 28, 9470 Denderleeuw; - Mons, C.A.E. Chemin de l'Inquiétude, 7000 Mons; selon que le siège ou l'administration centrale de ces Unions ou Caisses est situé respectivement dans : - la Région de Bruxelles-Capitale; - la région de langue néerlandaise; - les régions de langue française et de langue allemande.

Avant leur remise à ce service, les fiches individuelles et les feuilles intercalaires doivent être rognées à leur format respectif et séparées.

PROCEDURE EN CAS D'ERREURS COMMISES DANS L'ETABLISSEMENT DES FICHES ET RELEVES 29. Lorsqu'il est constaté ultérieurement que les montants repris dans les cadres 7 à 11 d'une fiche individuelle n° 281.12 sont inférieurs ou supérieurs à ceux qui résultent des documents en possession de l'organisme de paiement, ou n'ont pas été mentionnés dans les cadres ad hoc, il y a lieu d'appliquer les directives ci-après : a) dresser pour chaque allocataire social concerné, une fiche n° 281.12 rectificative et y apposer la mention "FICHE RECTIFICATIVE : ANNULE ET REMPLACE LA PRECEDENTE", en rouge et en lettres majuscules; b) attribuer à cette fiche le même n° d'ordre que celui de la fiche erronée et compléter la nouvelle fiche en y reprenant toutes les mentions qui auraient dû figurer sur la fiche initiale y compris donc aussi celles qui étaient exactes (l'adresse de l'allocataire social doit cependant être la dernière connue) (4);c) remettre immédiatement un exemplaire à l'allocataire social concerné; d) établir un relevé 325.12 intercalaire rectificatif en tenant compte des directives ci-après : - reprendre dans les cases réservées aux reports, tous les totaux généraux du relevé à rectifier (4); - pour chaque allocataire social concerné porter 2 inscriptions; - toutes les anciennes données en négatif précédées de la mention "il y avait"; - toutes les nouvelles données en positif précédées de la mention "il faut"; - établir en fin de page du relevé rectificatif les nouveaux totaux généraux; - apposer la mention "RELEVE RECTIFICATIF" en rouge et en lettres majuscules sur les relevés 325 (intercalaire, feuille de titre et, éventuellement, annexe); e) remettre un exemplaire des fiches et relevés au service compétent (voir n° 28), par l'intermédiaire de l'institution nationale éventuelle dont dépend l'organisme de paiement, avant la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel ils ont été établis (la feuille de titre et le relevé 325 Annexe éventuel doivent être dûment signés par le délégué responsable). PRECISIONS COMPLEMENTAIRES 30. Toutes précisions complémentaires sur l'établissement des documents ici en cause peuvent être obtenues auprès des services ci-après des services centraux de l'Administration de la fiscalité des entreprises et des revenus, Tour des Finances, Boulevard du Jardin Botanique 50 - Bte 61, 1010 Bruxelles (tél.: 02/210.29.11) : - en ce qui concerne la façon de compléter les imprimés à utiliser : direction I/5 s'ils sont en langue française ou allemande et direction I/6 s'ils sont en langue néerlandaise; - en ce qui concerne la commande des imprimés : direction VIII/1. _______ Notes (1) Lorsqu'il s'agit de récupérer, à charge des agents des services publics, desdites indemnités relatives à une ou plusieurs années antérieures, les directives, en matière de récupération de rémunérations et pensions payées indûment au personnel de l'Etat, sont également applicables (cf.les circulaires Ci.RH.241/479.739 du 20 février 1996 - Bulletin des contributions directes n° 759, p. 614 - et du 12 juillet 1996 - Bulletin des contributions directes n° 763, p. 1434). (2) Les jours d'incapacité de travail de la 2e semaine qui sont, à partir du 1er novembre 1986, mis à charge de l'employeur en vertu de l'arrêté royal n° 465 (Moniteur belge du 18 octobre 1986) ne doivent pas être repris parmi le nombre de jours à mentionner dans cette rubrique.(3) Voir également n° 22.(4) En cas d'établissement de fiches et de relevés rectificatifs successifs, il y a lieu de reproduire sur les imprimés rectificatifs à établir, toutes les mentions figurant sur les derniers imprimés rectificatifs établis. Pour la consultation du tableau, voir image