MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

29 SEPTEMBRE 2004. - Elaboration des budgets communaux 2005 et des plans pluriannuels de gestion

A mesdames et messieurs les bourgmestres et échevins de la Région de Bruxelles-Capitale Mesdames et messieurs les bourgmestres, Mesdames et messieurs les échevins, 1. Budget pour l'exercice 2005 1.1. Généralités La présente circulaire a pour objet l'élaboration des budgets communaux de l'exercice 2005.

J'attire votre particulière attention sur la nécessité absolue de présenter un budget conforme à l'article 252 de la nouvelle loi communale.

L'équilibre visé par cette disposition, tant au service ordinaire qu'à l'extraordinaire, ne peut en aucun cas être fictif. Les prélèvements éventuels sur réserves ou provisions ne pourront concourir au financement du budget que s'ils ont été réellement effectués.

L'équilibre dont il est question concerne tant le résultat de l'exercice propre après prélèvement aux fonctions que le résultat cumulé.

Les prélèvements fonctionnels concernent des prélèvements effectués sur des provisions ou réserves constituées de manière réelle à des fins spécifiques (exemple : déficit des hôpitaux, contrats de quartier,...).

Conformément aux articles 5, 10,15 et 16 du Règlement général de la Comptabilité communale, le budget et les modifications budgétaires comprennent toutes les recettes et dépenses susceptibles d'être effectuées en cours d'exercice. Les dépenses prévisibles avant la fin de l'exercice et qui seraient inscrites à la modification budgétaire de clôture sont susceptibles d'être rejetées.

Les dernières modifications budgétaires adoptées au cours de l'exercice devront parvenir à l'autorité de tutelle au plus tard le 1er novembre, afin de permettre à celle-ci de statuer avant la date de clôture comptable de l'exercice, soit le 31 décembre 2005. Ces modifications seront présentées selon le même modèle que celui du budget initial (détail des articles, justification des adaptations de crédits, tableaux récapitulatifs,...) et ne peuvent être transmises sans être reliées.

Les recettes et dépenses doivent être estimées de manière précise et inscrites à l'exercice concerné. A défaut d'éléments d'évaluations réglementaires ou d'instructions administratives, il sera référé aux recettes et dépenses effectivement réalisées au cours du dernier exercice pour lequel les comptes sont disponibles.

En cas d'inobservation des prescriptions figurant ci-avant, les budgets seront, le cas échéant, soit réformés, soit improuvés.

Présentation et contenu du budget ordinaire. a) La classification fonctionnelle et économique qui est une adaptation de la classification Benelux aux besoins propres des communes a été introduite dans la comptabilité des administrations communales le 1er janvier 1968. L'intérêt d'un classement par fonction est d'être un outil d'information d'ordre politique, économique ou statistique à l'attention de tous.

L'examen systématique des budgets et comptes successifs nous a permis de constater que le plan fonctionnel n'est plus suivi de manière uniforme par les 19 communes bruxelloises.

Ainsi par exemple, le salaire d'un imprimeur pouvait indifféremment se trouver au code fonctionnel 104, 134 ou 138.

Il est donc apparu nécessaire de clarifier certains concepts et d'arrêter une liste de codes fonctionnels ainsi que le regroupement de ces codes en fonctions telles que reprises dans le tableau récapitulatif du budget.

Cette répartition n'est pas nouvelle mais suppose l'utilisation de codes fonctionnels jusque là ignorés. Ainsi certaines communes regroupaient la majorité des recettes et dépenses « générales » au code fonctionnel 104 alors qu'il existe des codes fonctionnels plus précis.

L'utilisation de ces codes jusqu'alors inutilisés dans la plupart des communes risquait d'entraîner une multiplication des crédits et dès lors une surestimation globale des dépenses. Afin d'éviter ce phénomène d'inflation mais aussi de permettre l'inscription correcte des crédits budgétaires, une nouvelle présentation du budget avec une limite des crédits beaucoup plus souple a été défini.

Cette nouvelle présentation est recommandée pour l'élaboration des budgets pour 2005 mais sera rendue obligatoire dès 2006.

Soulignons ici que l'utilisation correcte du plan fonctionnel est une condition incontournable à l'introduction d'une comptabilité analytique comme outil de gestion. b) Le budget se compose de 6 parties : 1.Budget fonctionnel.

Les crédits budgétaires seront répartis dans les fonctions et selon les codes fonctionnels déterminés dans l'annexe n° 1.

Pour la présentation du budget, les articles budgétaires seront limités à 6 chiffres : 3 premiers chiffres du code fonctionnel et 3 premiers chiffres du code économique.

Vous trouverez un exemple de présentation pour le code fonctionnel 104 en annexe n° 2.

Il sera accepté que les crédits soient limités par fonction au groupe économique. En résumé, les limites de crédits correspondent aux montants repris au tableau récapitulatif.

Cette plus grande souplesse devrait réduire le nombre de modifications budgétaires et permettre l'imputation des dépenses aux articles adéquats. 2. Budget économique. Les crédits budgétaires seront également présentés par groupe économique et triés par code économique à 5 chiffres.

Cette présentation permet d'avoir une vue transversale sur les dépenses et les recettes de la commune. Elle permet par exemple de connaître le montant global des coûts de la téléphonie (123-11).

L'annexe 3 donne un exemple de présentation pour les dépenses de personnel et pour les recettes de prestations. 3. Tableau récapitulatif. L'annexe n° 4 reprend le modèle de tableau récapitulatif par groupe économique et fonction.

Il est toujours fait une distinction entre les prélèvements aux fonctions et les prélèvements généraux de la fonction 060. 4. Plan de gestion. Le modèle du plan de gestion est repris en annexe n° 5. Le support informatique vous sera envoyé sur disquette ou à une adresse électronique que vous nous communiquerez.

Le modèle fourni par la région doit impérativement être respecté. Le fichier transmis doit être en excel.

La présentation diffère quelque peu de celle des années précédentes.

Il est donc essentiel que la dernière version soit utilisée. 5. Tableau du personnel. Le tableau repris en annexe n° 6 sera complété avec les données au 30 juin 2004. Le comptage se fera en équivalent temps plein. 6. Annexes légales et autres. Les documents énumérés ci-dessous font partie intégrante du budget et doivent donc être obligatoirement transmis : - le rapport visé à l'article 96 de la nouvelle loi communale; - le rapport visé à l'article 12 de l'arrêté royal du 2 août 1990; - le procès-verbal du comité de concertation commune-C.P.A.S. fixant l'intervention communale; - le descriptif du programme extraordinaire et ses modes de financement; - l'évolution de la dette communale d'investissement, par organisme financier; - l'évolution des fonds de réserve (ordinaire, extraordinaire ou destination spécifique); - l'affectation des éventuelles provisions pour risques et charges.

L'absence totale ou partielle de ces documents entraînera ipso facto le refus de réception par l'autorité de tutelle au sens de l'article 4 de l' ordonnance du 14 mai 1998Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 14/05/1998 pub. 17/07/1998 numac 1998031259 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de BruxellesCapitale fermer organisant la tutelle administrative sur les communes de la Région de Bruxelles-Capitale. 1.2. Instructions budgétaires et paramètres : Remarque liminaire : en cas d'absence d'instructions ou de paramètres particuliers ci-dessous, il y a lieu de se référer aux instructions et paramètres contenus dans les circulaires antérieures. 1.2.1. Service ordinaire.

A. Recettes : a) Les recettes de prestations devront être estimées le plus exactement possible, de manière telle qu'elles couvrent au moins le coût des prestations fournies par les services communaux.Au cas où ces recettes n'auraient pas été adaptées depuis plusieurs années, il y aurait lieu de revoir leur taux et d'améliorer leur rendement. b) Les recettes de transferts : - Dotation générale aux communes et dotation en exécution de l'article 46bis de la loi spéciale du 12 janvier 1989 : les montants des estimations seront communiqués à la demande par l'Administration des Pouvoirs locaux. - Taxes communales : les résultats du compte de l'exercice 2003 seront repris avec s'il échet, adaptation à la suite de changements de taux actés ou prévus.

Les communes veilleront tout particulièrement à rendre exécutoires le plus tôt possible au cours de l'exercice budgétaire les rôles afférents aux taxes spécifiquement communales. - Additionnels au précompte immobilier : l'estimation sera calculée sur base du revenu cadastral imposable au 1er janvier 2004, de son indexation, du taux de base de 1,25 %, du taux des centimes additionnels en vigueur ou prévu. Aucun correctif basé sur les perceptions des exercices antérieurs ne sera admis. Le coefficient d'indexation est de 1,3825 pour 2005. - Additionnels à l'impôt des personnes physiques : l'estimation mentionnée au budget 2005 sera conforme à celle du Ministère fédéral des Finances - Administration centrale des Contributions directes, communiquée aux communes en principe dans le courant d'octobre 2004.

Le cas échéant, une régularisation de ladite prévision peut être admise à l'occasion de la plus proche modification budgétaire de l'exercice 2005, sur base du dernier état prévisionnel transmis par l'Administration fédérale des Finances dans le courant du deuxième trimestre de l'exercice 2004. - Décimes additionnels à la taxe de circulation : montant perçu en 2003. - Subsides européens, fédéraux, communautaires et régionaux : les crédits seront prévus en fonction des conventions signées et des promesses confirmées par l'autorité subsidiante. c) Les recettes de dette seront enregistrées conformément aux montants communiqués par les débiteurs de revenus pour autant que ces montants soient compatibles avec ceux effectivement perçus au cours des exercices précédents.Les intérêts créditeurs seront estimés sur base d'un échéancier de trésorerie.

B. Dépenses : a) Personnel : Les prévisions par code économique seront établies comme suit : - Code 111 : traitement de juillet 2004 x 12,42 (salaire annuel + programmation sociale) x 1,013 (impact des augmentations barémiques) x Y (indexation) valant 1,02 pour 2005. Pour les communes qui n'ont pas atteint l'équilibre à l'exercice propre en 2004, la masse salariale ne pourra excéder le résultat de l'application de cette formule. Seules les dépenses subsidiées à 100 % pourront être admises en supplément. Ceci suppose donc que ces communes ne pourront procéder à l'engagement de personnel supplémentaire non subsidié.

Pour les communes qui ont présenté un budget à l'équilibre à l'exercice propre en 2004, la masse salariale pourra s'accroître de 1,5 % par rapport au résultat de l'application de la formule précitée pour autant que cette adaptation n'ait pas pour effet de créer un déséquilibre à l'exercice propre.

La mise en oeuvre de l'accord du Gouvernement prévoyant une augmentation barémique de 2 %, ainsi qu'un financement régional pour moitié de cette mesure, fera l'objet d'une circulaire séparée. - Code 112 : estimation suivant 111 et statut du personnel; en outre il sera tenu compte le cas échéant du protocole d'accord 2003/1 conclu au sein du Comité de négociation des services publics locaux en date du 9 mai 2003 et portant sur l'adaptation dès 2004 du montant du pécule de vacances pour le personnel statutaire. - Code 113 : voir instructions précédentes. En ce qui concerne les cotisations aux caisses de pensions, notamment pour l'O.N.S.S.-APL, le taux à prévoir reste inchangé, soit 20 % + 7,5 % de quote-part propre.

Pour les fonds de pension conclus auprès d'une société privée, il importe de joindre les prévisions d'évolution pour les exercices 2005 et suivants.

En ce qui concerne le calcul de la charge annuelle des pensions, il sera tenu compte des dispositions de la loi du 6 mai 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2002 pub. 30/05/2002 numac 2002022418 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi portant création du Fonds des pensions de la police intégrée et portant des dispositions particulières en matière de sécurité sociale fermer portant création du Fonds des pensions de la police intégrée, notamment en son article 7. b) Fonctionnement : En ce qui concerne les dépenses de fonctionnement, hormis les fluctuations du marché et les modifications imposées par les autorités européennes, fédérales, communautaires ou régionales, le principe est celui de la croissance de 1,5 % par rapport aux dépenses inscrites aux dernières modifications budgétaires votées par le conseil communal pour 2004. Lors de modifications budgétaires éventuelles, toute augmentation dans un poste devra nécessairement être compensée par une diminution équivalente dans un ou plusieurs autres postes ou par une augmentation des recettes concomitantes (subsides,...).

J'attire votre attention sur le respect du principe consistant à consacrer au moins 0,5 % des dépenses de personnel aux activités de formation du personnel, notamment les formations linguistiques, et ce conformément à la circulaire du 28 avril 1994, relative à l'harmonisation du statut administratif et révision générale des barèmes du personnel des pouvoirs locaux. c) Transferts : - couverture du déficit du C.P.A.S. : les prévisions seront conformes au montant arrêté au Comité de concertation Commune-C.P.A.S.. Les procès-verbaux de cette réunion seront annexés au budget 2005.

Au cas où le budget du C.P.A.S. serait arrêté après l'adoption du budget communal et qu'il y ait discordance au niveau de l'intervention communale entre les deux budgets, la commune devra adopter une modification budgétaire dans les meilleurs délais afin de rétablir la concordance des deux montants.

Les représentants de la commune au sein du comité de concertation veilleront à ce que des dépenses du C.P.A.S. ne résultant pas de l'exercice des missions qui lui sont légalement dévolues, mais ayant pour effet de majorer l'intervention communale, soient maîtrisées. Les communes prendront également les mesures adéquates en vue d'éviter les doubles emplois au niveau des prestations sociales rendues par les services communaux et par les C.P.A.S.. Au cas où le C.P.A.S. aurait dégagé un boni afférent à l'exercice précédent, il s'imposerait de réduire à due concurrence le montant de l'intervention communale. Les communes inviteront les C.P.A.S. à adopter leurs comptes dans les meilleurs délais, et en tout cas, avant le vote du budget communal; - dotation à la zone de police : elle sera conforme à la décision du Conseil de Police et aux normes établies par les autorités compétentes. Au cas où le budget de la zone serait arrêté après l'adoption du budget communal et qu'il y ait discordance au niveau de l'intervention communale entre les deux budgets, la commune devra adopter une modification budgétaire dans les meilleurs délais afin de rétablir la concordance des deux montants; - subsides facultatifs aux associations et aux ménages : les communes veilleront à ce que les subsides octroyés par une autorité supérieure soient redistribués à des associations bénéficiaires dans le strict respect des affectations fixées par lesdites autorités.

Les communes veilleront à appliquer les dispositions reprises dans la loi du 14 novembre 1983 relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions. Par ailleurs, elles ajusteront le subside en fonction du compte de résultats de l'association afin que celle-ci ne dégage par de bénéfice grâce à la contribution communale. d) Dette : - Intérêts débiteurs : suivant l'estimation de l'échéancier probable de la trésorerie communale. - Charges des emprunts : elles intégreront l'échéancier fourni par les organismes prêteurs et seront conformes aux dispositions du marché financier passé par la commune. - Les communes sont invitées aussi à une gestion plus dynamique de la dette d'investissements, notamment par une renégociation ou par d'autres outils de gestion. De même, une attitude plus performante est demandée en ce qui concerne l'attribution des marchés financiers, entre autre par le biais d'une véritable mise en concurrence et par une sélection plus rigoureuse.

En vue d'atteindre cet objectif, il y a lieu de se référer aux dispositions de l' ordonnance du 2 mai 2002Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 02/05/2002 pub. 22/05/2002 numac 2002031258 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales (1) fermer modifiant l'ordonnance du 8 avril 1993 portant création du Fonds régional bruxellois de Refinancement des Trésoreries communales. Les communes prendront toutes les mesures pour éviter une augmentation importante de la charge de la dette. e) Prélèvements : Déficit des hôpitaux : une provision pour risques et charges doit être constituée au budget 2005 pour la couverture du déficit estimé par les hôpitaux équivalant à 80 % du déficit arrêté par les hôpitaux pour l'exercice n-2, à concurrence de la quote-part qui incombe à la commune. 1.2.2. Service extraordinaire : Comme pour les années précédentes, il est recommandé aux communes d'être particulièrement vigilantes dans l'établissement des prévisions budgétaires afin d'en garantir toute la crédibilité et la réalisation.

Les communes veilleront en outre à ce que la charge qui résulterait du financement par emprunt de tout ou partie du programme des investissements, ne vienne pas créer ou aggraver un déficit budgétaire.

Il y a lieu de limiter les charges des nouveaux emprunts au volume des remboursements en capital au cours de l'exercice, afin de stabiliser le poids total de l'encours communal.

Il est également demandé aux communes d'élaborer un « plan triennal d'investissement », reprenant toutes les opérations envisageables au service extraordinaire (et non plus limité aux seuls travaux subsidiables par la Région).

Il est enfin rappelé que la réduction de l'endettement des pouvoirs locaux participe à la réalisation du Programme de Convergence de l'Etat belge et que dès lors, afin de participer au respect des engagements de la Belgique au sein de l'Europe, une réelle maîtrise de la dette communale est demandée.

Une circulaire relative à l'aliénation des terrains communaux vous sera prochainement adressée. 2. Plan de gestion. Ces plans visent à dégager l'impact financier des décisions de gestion pour les années 2005 à 2008. Ils sont obligatoires; leur élaboration complète et précise sera une condition à l'acceptation du budget par l'autorité de tutelle.

J'attire votre attention sur le fait que l'élaboration du plan financier quinquennal prévu dans la convention qui lie certaines communes au Fonds régional bruxellois de refinancement des trésoreries communales ne vous dispense pas de la rédaction de ces plans.

Les communes veilleront à faire correspondre les perspectives financières 2005 de ce plan avec leur budget. Toutes les mesures nécessaires seront prises en vue de garantir - pour 2005 et les années suivantes - l'équilibre budgétaire.

Les plans sont à présenter selon le modèle figurant en annexe (n° 5) à la présente circulaire. Les données de référence sont les comptes 2003. Pour 2004, les données reprises correspondent à celles des dernières modifications budgétaires votées par le conseil communal. Les plans complétés par la commune seront remis également sur le support informatique fourni par la Région, soit par e-mail, soit par disquette. Je vous invite à communiquer votre choix en la matière et l'adresse électronique éventuelle à l'Administration des Pouvoirs locaux. 2.1. Recettes : Les projections doivent être réalisées sur base des dernières données comptables disponibles (droits constatés nets). Elles doivent tenir compte des adaptations de taux, des indexations et des nouveautés éventuelles.

Les estimations pour la dotation générale et la dotation en exécution de l'article 46bis de la loi du 12 janvier 1989 seront communiquées par l'Administration des Pouvoirs locaux. 2.2. Dépenses : Les projections doivent tenir compte des engagements enregistrés au dernier compte disponible et les nouveaux paramètres qui sont susceptibles de les influencer à la hausse ou à la baisse.

Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé des Pouvoirs locaux, de l'Aménagement du Territoire, des Monuments et Sites, de la Rénovation urbaine, du Logement, de la Propreté publique et de la Coopération au Développement, Ch. PICQUE Pour la consultation du tableau, voir image