9 JUILLET 2010. - Décret relatif à l'organisation des archives administratives et de gestion (1)

Le Parlement flamand a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : Décret relatif à l'organisation des archives administratives et de gestion. CHAPITRE 1er. - Dispositions générales, définitions et champ d'application

Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire et régionale.

Art. 2.Le présent décret peut être cité comme : le décret sur les archives du 9 juillet 2010.

Art. 3.Dans le présent décret, on entend par : 1° gestion archivistique : l'action d'organiser et d'exécuter l'établissement des archives, d'ouvrir, de rendre accessibles, de sélectionner, de détruire ou de conserver et de rendre disponibles les documents d'archives;2° documents d'archives : tout document, quels que soient sa date, forme, stade de développement ou support, qui de part sa nature est destiné à être confié au garant qui l'a reçu, acquis ou établi du chef de ses activités ou tâches ou en vue du maintien de ses droits;3° charge archivistique : la responsabilité administrative de la gestion archivistique;4° liste de sélection : état des catégories de documents d'archives entrant en ligne de compte pour conservation permanente ou pour destruction, précédées d'une justification, avec mention des délais après lesquels la destruction peut avoir lieu, ou non.

Art. 4.Le présent décret est d'application aux instances suivantes : 1° les juridictions administratives établies par le législateur décrétal;2° les services, institutions et personnes morales relevant de la Communauté flamande ou de la Région flamande;3° les communes et les districts;4° les provinces;5° les structures de coopération intercommunale;6° les centres publics d'aide sociale et les associations, visées aux titres 7 et 8 du décret du 19 décembre 2008 relatif à l'organisation des centres publics d'aide sociale;7° les fabriques d'églises et les établissements chargés de la gestion du temporel des cultes reconnus;8° les polders et les wateringues;9° les autres institutions communales et provinciales, y compris les associations sans but lucratif dans lesquelles une ou plusieurs communes ou provinces ont au moins la moitié des voix dans l'un des organes de gestion. Chacun d'entre eux est appelé garant ci-après. CHAPITRE 2. - Charge et gestion

Art. 5.§ 1er. Tout garant a la charge archivistique des documents d'archives à lui confiés. Les documents d'archives sont inaliénables et ne sont pas susceptibles à la prescription. § 2. Tout garant assure la mise et la conservation en état de bonne qualité, d'ordre et d'accessibilité des documents d'archives à lui confiés durant tout leur cycle de vie à partir de leur création ou réception jusqu'à l'éventuelle destruction. § 3. Le Gouvernement flamand arrête les modalités relatives à l'état de bonne qualité, d'ordre et d'accessibilité.

Art. 6.§ 1er. La charge archivistique des garants dissous ou fusionnés est reprise par le successeur. § 2. Pour les documents d'archives de garants scindés, les successeurs conviennent un règlement de commun accord. § 3. Les documents d'archives des garants sans successeur sont confiés à un garant qui est désigné lors de la dissolution. § 4. A défaut d'un règlement dans un délai raisonnable, le Gouvernement flamand désigne un garant auquel sont confiés les documents d'archives.

Art. 7.§ 1er. La gestion archivistique répond aux critères suivants : 1° la manière dont le garant assure la mise et la conservation en état de bonne qualité, d'ordre et d'accessibilité, est fixée dans des procédures;2° les documents d'archives sont rendus accessibles dans des états publics, qui sont publiés;3° les documents d'archives que le garant n'a pas reçus ou établis du chef de ses activités ou tâches ou en vue du maintien de ses droits, mais qu'il a acquis d'un tiers, et qui par la manifestation de volonté de ce tiers ne sont pas ou que partiellement consultables, sont décrits dans un état public, qui est publié;4° les réalisateurs de la gestion archivistique sont suffisamment experts pour s'acquitter de cette tâche;5° les réalisateurs de la gestion archivistique sont soumis à un code de déontologie. § 2. Le Gouvernement flamand arrête les modalités pour les critères, visés au paragraphe 1er.

Art. 8.Pour ce qui concerne leur gestion archivistique, les garants peuvent coopérer entre eux, dans le respect de la réglementation en vigueur.

Art. 9.§ 1er. Le Gouvernement flamand peut effectuer, en consultation avec les garants concernés, un audit externe de la gestion archivistique auprès des garants. § 2. L'audit comprend au moins : 1° le contrôle du respect des dispositions relatives à la charge archivistique, visée aux articles 5 et 6;2° le contrôle de la gestion archivistique, visée à l'article 7;3° le contrôle du respect des listes de sélection, visées à l'article 12;4° le contrôle de l'autorisation d'accès aux documents d'archives à des fins scientifiques, visées à l'article 14;5° une identification des possibilité d'amélioration de l'effectivité et de efficacité de la gestion archivistique des garants concernés. § 3. Le Gouvernement flamand arrête les modalités relatives au fonctionnement, au financement et à la périodicité de l'audit. CHAPITRE 3. - Appui

Art. 10.Le Gouvernement flamand assure les tâches suivantes dans le cadre de l'appui à la charge et à la gestion archivistiques auprès des garants : 1° l'appui administratif des commissions de sélection;2° création de l'image et communication;3° gestion du registre central, visé à l'article 16;4° appui pratique;5° développement de la pratique;6° gestion de la compatibilité des listes de sélection. Le Gouvernement flamand peut concrétiser ou compléter les tâches visées à l'alinéa premier. CHAPITRE 4. - Sélection et destruction

Art. 11.§ 1er. Le Gouvernement flamand crée une commission de sélection par niveau administratif, chargée d'établir et d'actualiser régulièrement la liste de sélection générale pour ce niveau administratif. Les membres de la commission de sélection sont experts en la matière. § 2. Lorsqu'un ou plusieurs documents d'archives ou catégories de documents d'archives ne sont pas repris dans une liste de sélection générale, un garant peut soumettre une liste de sélection complémentaire et spécifique à la commission de sélection concernée.

La commission de sélection vérifie la conformité des listes de sélection spécifiques aux dispositions du paragraphe 3, et les transmet au Gouvernement flamand. § 3. Les éléments suivants doivent être pris en compte lors de l'établissement d'une liste de sélection : 1° la tâche du garant;2° la relation des garants vis-à-vis d'autres garants;3° la valeur des documents d'archives comme faisant partie du patrimoine culturel;4° l'importance des informations présentes dans les documents d'archives pour les garants, justiciables ou personnes en quête de certaines preuves ou pour des fins scientifiques. Une justification est jointe à la liste de sélection. § 4. Le Gouvernement flamand sanctionne les listes de sélection. Les listes de sélection sont publiées conformément aux dispositions du Gouvernement flamand. § 5. Le Gouvernement flamand arrête les modalités relatives aux listes de sélection, à la composition et au fonctionnement des commissions de sélection, ainsi qu'aux indemnités versées aux membres des commissions.

Art. 12.§ 1er. Les garants ne peuvent détruire les documents d'archives que lorsqu'ils disposent d'une liste arrêtée et que cette destruction correspond aux dispositions de la liste arrêtée. § 2. Les garants tiennent une déclaration datée de la destruction des documents d'archives. Cette déclaration contient au moins une spécification des documents d'archives détruits et indique également le motif de la destruction. Cette déclaration est publique et est publiée conformément aux dispositions du Gouvernement flamand. CHAPITRE 5. - Accès aux documents d'archives

Art. 13.§ 1er. Les documents d'archives autres que les documents administratifs au sens du décret du 26 mars 2004 relatif à la publicité de l'administration sont régis par analogie par le décret précité. § 2. A partir de 30 ans après l'établissement ou la réception, l'exigence de démontrer une importance telle que visée à l'article 17, § 2, et les motifs d'exception fixés aux articles 13, 14 et 15 du décret du 26 mars 2004 relatif à la publicité de l'administration, à l'exception de ceux visés aux articles 13, 2° et 6°, 14, 2° et 3°, et 15, § 1er, 1°, 5°, 6° et 7°, du décret précité, ne peuvent plus être invoqués pour refuser la publication.

Art. 14.§ 1er. Par dérogation aux articles 13, § 2, chaque garant peut donner accès aux documents d'archives lorsque l'accès est demandé à des fins scientifiques. Le garant peut soumettre l'accès à des conditions particulières et spécifiques. § 2. La demande d'accès comprend au moins : 1° une preuve de l'identité du demandeur;2° la mention des documents d'archives à consulter;3° une motivation et une description circonstanciées des fins scientifiques et des méthodes de recherche à utiliser. La demande est adressée au garant auquel les documents d'archives en question sont destinés à être confiés en fonction de leur nature. Elle est introduite par écrit ou par voie électronique, ou par remise en main propre. § 3. La décision sur la demande est basée sur les critères suivants : 1° le caractère scientifique de la méthode de recherche;2° la plus-value scientifique des fins;3° la possibilité pour le garant de consulter le résultat non publié de la recherche;4° l'échelle de diffusion du résultat de recherche;5° la manière de traiter les informations sensibles;6° la manière d'anonymiser les données à caractère personnel;7° le degré de dérogation aux restrictions posées par loi ou par décret à la publicité de l'administration. § 4. Sans préjudice de la délégation, la décision sur la demande est prise par : 1° pour les juridictions administratives : le greffier;2° pour les garants, visés à l'article 4, § 1er, 2° : l'administrateur général;3° pour les communes et les districts : le secrétaire;4° pour les provinces : le greffier;5° pour les garants, visés à l'article 4, § 1er, 5° : le président de l'association; 6° pour les garants, visés à l'article 4, § 1er, 6° : le secrétaire du C.P.A.S. ou le fonctionnaire dirigeant de l'association; 7° pour les garants, visés à l'article 4, § 1er, 7° : le président;8° pour les polders et wateringues : le surintendant du polder ou le président du wateringue;9° pour les garants, visés à l'article 4, § 1er, 9° : le président du conseil d'administration. § 5. Sauf dans le cas où le garant a reçu la permission des parties concernées, il refuse cependant l'accès pour des fins scientifiques lorsque les documents : 1° sont soumis à des dispositions de secret professionnel;2° contiennent des informations fournies de manière volontaire et qualifiées explicitement de confidentielles par des tiers;3° contiennent des informations confidentielles de nature commerciale et industrielle, devant être protégées en vue de sauvegarder un intérêt économique légitime;4° ont été acquis sur une base contractuelle avec confidentialité temporaire. § 6. Le garant répond à la demande par écrit ou par voie électronique dans les plus brefs délais et au plus tard dans les soixante jours calendaires. La décision négative ou partiellement positive mentionne également les motifs du refus. L'obligation de motivation ne peut cependant pas : 1° porter atteinte à la sûreté de l'Etat;2° perturber l'ordre public;3° porter préjudice au respect de la vie privée;4° porter préjudice aux dispositions relatives au secret professionnel.

Art. 15.La consultation des documents d'archives est gratuite, mais la remise d'une copie peut être subordonnée au paiement d'un montant sur la base d'un coût raisonnable. CHAPITRE 6. - Ouverture centrale des documents d'archives

Art. 16.§ 1er. Le Gouvernement flamand établit un registre central automatisé en vue de réaliser l'ouverture des documents d'archives à conserver par les garants de manière permanente, et d'optimiser leur valorisation publique et scientifique.

Les banques de données établies dans ce cadre sont publiques. § 2. Le registre est propriété de la Communauté flamande. § 3. Le Gouvernement flamand fixe les modalités relatives à l'introduction des données et au fonctionnement du registre. CHAPITRE 7. - Dispositions finales

Art. 17.Les listes de sélection existantes, approuvées en vertu de l'article 5 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, sont maintenues jusqu'à leur remplacement par des listes de sélection fixées en vertu de l'article 11 du présent décret. Tant qu'elles sont maintenues, elles peuvent être utilisées par les garants pour la destruction de documents d'archives, conformément à l'article 12.

Art. 18.Le présent décret entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception de l'article 9 qui entre en vigueur à une date à fixer par le Gouvernement flamand.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 9 juillet 2010.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand des Affaires administratives, des Affaires intérieures, de l'Intégration civique, du Tourisme et de la Périphérie flamande de Bruxelles, G. BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Environnement, de la Nature et de la Culture, J. SCHAUVLIEGE _______ Note (1) Session 2009-2010. Documents. - Projet de décret : 547- N° 1. - Amendement : 547- N° 2. - Rapport : 547 - N° 3. - Texte adopté en séance plénière : 547 - N° 4.

Annales. - Discussion et adoption : séances du 30 juin 2010.